Program szkolenia systemu dms



Pobieranie 57.66 Kb.
Data29.11.2019
Rozmiar57.66 Kb.






Szkolenie Operatorów
Dealerów Fiat Auto Poland
w zakresie obsługi

TESTOWEGO SYSTEMU DMS

Spis treści





0

Szkolenie Operatorów Dealerów Fiat Auto Poland w zakresie obsługi 0

TESTOWEGO SYSTEMU DMS 0

Spis treści 1

1. Wprowadzenie. 2

1.1.Dlaczego powinienem przeczytać tą ulotkę. 2

1.2.Szkolenia wstępne DMS. 2

1.3.Kto powinien uczestniczyć w szkoleniu wstępnym? 3

1.4.Jakie będą zadania uczestnika szkolenia podczas szkolenia oraz po nim. 3

2. Środowisko sprzętowe dla programu testowego DMS. 5

3. Jak wypełnić dokumenty przygotowujące do wygenerowania bazy wzorcowej dla systemu testowego. 6

4. Rozwój systemu testowego DMS i pomoc zdalna przy jego obsłudze firmy JBR. 9




1. Wprowadzenie.




    1. Dlaczego powinienem przeczytać tą ulotkę.

Niniejszy dokument adresowany jest do osób, którym na sercu leży odpowiednie prawidłowe i dające firmie jak najwięcej korzyści przejście z poprzedniego na nowy system DMS. Właściwe przygotowanie do tej operacji pozwoli Państwu szybko i sprawnie uruchomić nowy system na Waszej stacji oraz wykorzystywać w maksymalnym stopniu wszystkie jego funkcje.



    1. Szkolenia wstępne DMS.

Pierwszym elementem wprowadzenia systemu DMS na stacje dealerskie jest wprowadzenie systemu testowego. Aby było to możliwe firma J.B.R. Rogowiec zorganizuje szkolenia wstępne związane z obsługą systemu DMS mające na celu przygotowanie Dealera na uruchomienie oraz pracę i naukę na systemie testowym DMS.

Uczestnicy szkolenia wstępnego będą mogli:


  • poznać zasady pracy na systemie DMS, jego otoczenie, wymagania dotyczące obsługi, zalety i możliwości,

  • uzyskać informacje na temat przygotowania danych służących do przekładki z systemu RoWiL, między innymi instrukcje dotyczące wypełnienia dokumentów (w formie plików Excel) dostarczanych przez firmę JBR Rogowiec (struktura firmy, pracownicy, itp),

  • dowiedzieć się jak przygotować infrastrukturę sprzętową pod system testowy,

  • zapoznać się z proponowanymi procedurami obsługi procesów.

Podczas szkolenia zostanie uzgodniony termin instalacji systemu testowego, w taki sposób, aby był on dogodny dla Dealera.

Szkolenia te mają na celu przygotowanie dealera na jak najlepsze przejście przez cały proces wdrożenia nowego systemu DMS na stacji, począwszy od systemu testowego, szkolenia, na uruchomieniu właściwego systemu kończąc i bezproblemową pracę z nim już od pierwszych dni. Mając doświadczenia z poprzednich wdrożeń wiemy, iż szkolenia wstępne mają kluczowe znaczenie podczas całego procesu uruchomienia systemu na stacji dealerskiej, dlatego prosimy o poważne potraktowanie tego elementu.

    1. Kto powinien uczestniczyć w szkoleniu wstępnym?

Od odpowiedzi na to pytanie zależy efektywność szkolenia oraz ilość ewentualnych problemów podczas przyszłego wdrożenia nie tylko systemu testowego, któremu to szkolenie będzie poświęcone, ale również wersji produkcyjnej systemu DMS.

W kolejnym punkcie charakteryzujemy szczegółowo, jakie cechy i wiedzę powinien posiadać uczestnik szkolenia. W tym miejscu chcemy podkreślić dwa elementy, istotne ze względu na realizację tych zadań:


  • znajomość struktury organizacyjnej firmy, ogólnej charakterystyki pracy w różnych działach oraz przepływu informacji i dokumentów między działami (w tym dokumentów księgowych)

  • odpowiednie kompetencje pozwalające na zorganizowanie szkolenia pozostałych pracowników firmy i wyegzekwowanie od nich ćwiczeń na wersji testowej DMS.

Wybranie odpowiedniej osoby (osób) – pozwoli na przygotowanie operatorów systemu do jego poprawnej obsługi, a w ślad za tym skróci ekipie wdrożeniowej firmy JBR czas pobytu podczas wdrożenia właściwego, a co za tym idzie zmniejszy koszty poniesione za wdrożenie. W dzisiejszych czasach koszty są elementem, na który należy zwrócić uwagę i właśnie takie przygotowanie Dealera jak opisujemy w tym dokumencie pozwoli zaoszczędzić środki, zaprocentuje większą świadomością pracowników podczas wdrożenia, lepszym ich wyszkoleniem oraz mniejszą ilością problemów związanych z przełożeniem danych ze starego systemu. Zapewne doskonale sobie Państwo zdają sprawę, że to wszystko będzie miało bezpośredni wpływ na pracę Państwa firmy, jakość świadczonych przez nią usług, zadowolenie klientów w przyszłości, a to proporcjonalnie przekłada się na zyski.
    1. Jakie będą zadania uczestnika szkolenia podczas szkolenia oraz po nim.

W tym miejscu chcielibyśmy pomóc Państwu w wyborze osoby, która zostanie wyznaczona na szkolenie wstępne DMS.


Szkolenie to ma na celu przekazanie wiedzy ogólnej z systemu DMS.

Zalecamy, aby osoba udająca się na szkolenie posiadała ogólną wiedzę na temat pracy w starym systemie DMS. Powinna znać ogólną charakterystykę pracy w różnych działach stacji jak również znać przepływ informacji między nimi.


Uczestnik szkolenia będzie miał za zadanie przekazać zdobytą wiedzę pozostałym pracownikom.

Dlatego też powinna to być osoba kontaktowa, potrafiąca przekazać wiedzę i poinstruować pracowników o ogólnych zasadach pracy w systemie. Najważniejsze, aby pokazać pracownikom zasady poruszania się po systemie, obsługę menu, przechodzenie między oknami, obsługę prawego klawisza myszy, itp. Pozwoli to pracownikom oswoić się z systemem i uzyskać pewną wprawę w tzw. „klikaniu”. Zapewniamy, że będzie miało to bezpośredni wpływ na powodzenie i czas szkoleń dla pracowników, kiedy to oni będą musieli uczyć się pracować na systemie, jak najlepiej wykorzystując jego funkcje.


Uczestnik szkolenia będzie zobowiązany do opieki nad systemem testowym DMS.

Uczestnik szkolenia powinien zadbać, aby na stacji została uruchomiona wersja testowa systemu DMS. Wersja ta powinna zostać udostępniona pracownikom, aby mogli oni najlepiej ze swojego stanowiska oswajać się z nowym systemem DMS. Istotne jest również, aby osoba będąca na szkoleniu potrafiła wpłynąć na pracowników, aby korzystali oni z wersji testowej jak najczęściej.


Uświadomienie pracowników.

Ważnym zadaniem uczestnika szkolenia jest, aby jak najlepiej przekazał wagę wydarzenia, jakim będzie wdrożenie nowego sytemu. Chodzi tu o odpowiednie nastawienie pracowników do nadchodzących zmian w ich pracy. Odpowiednie podejście niejednokrotnie zapewnia znacznie lepszy komfort pracy podczas szkoleń, lepsze porozumienie pomiędzy szkolącym, a pracownikami, co bezpośrednio przekłada się na zakres wiedzy dotyczącej nowego systemu, a zarazem na jakość usług świadczonych przez pracowników.



Zachęcenie pracowników do zdwojonego wysiłku.

Jednym z najtrudniejszych zadań będzie przekonanie pracowników do „zdwojonego wysiłku”. Miałoby to polegać na wystawieniu dwukrotnie tych samych dokumentów. Pierwszy raz podczas normalnej pracy z klientem na starym systemie, drugi raz na tych samych danych w systemie testowym DMS. Takie działanie pozwoli pracownikom najlepiej zauważyć różnice i podobieństwa, jakie występują pomiędzy nowym i starym systemem oraz najszybciej nauczyć się podstawowych „ścieżek” pracy w systemie. Jeśli operator sam utrwali podstawowe procesy zachodzące w systemie podczas wdrożeń właściwych będzie mógł się on skupić na najlepszym jego wykorzystaniu, dodatkowych funkcjach i maksymalnej optymalizacji swojej pracy. Ideałem byłoby zakończenie takich ćwiczeń wewnętrznym egzaminem wstępnym.



Sprawdzenie przepływu dokumentów w firmie.

Uczestnik szkolenia będzie miał za zadanie sprawdzenie przepływu dokumentów finansowo księgowych na systemie testowym. Mamy tutaj na myśli pojawianie się dokumentów w kasie, przesyłanie dokumentów do systemu księgowego, itp. Wcześniejsze zlokalizowanie ewentualnych problemów w tych tematach pozwoli na uniknięcie trudnych sytuacji podczas wdrożenia właściwego, co jednocześnie skróci jego czas.



Uczestnik szkolenia powinien być optymistą – nie zrażać się zbyt szybko, ponieważ zdobywanie nowej wiedzy i doświadczeń czasami nie przychodzi w jednej minucie.

Przedstawiając powyższe „wymagania” chcieliśmy Państwu uświadomić, jakie zadania czekają na osobę, którą planujecie Państwo wysłać na szkolenie wstępne i mamy nadzieję, iż pomogą one Państwu dokonać właściwego wyboru. Jeśli uważacie Państwo, iż trudno będzie znaleźć odpowiednią osobę, zachęcamy do wyznaczenie dwóch lub większej ilości osób, które dzięki wzajemnej współpracy przyniosą największe korzyści dla firmy podczas wdrożenia.




2. Środowisko sprzętowe dla programu testowego DMS.

System testowy będzie zawierał następujące moduły:



  1. Obsługa słowników i parametrów,

  2. Obsługa kartotek: pojazdów, klientów, pracowników, dostawców, cenników, towarów, usług,

  3. Konfiguracja, ofertowanie, zamówiennictwo i obrót samochodów nowych,

  4. Obrót samochodów nowych i używanych,

  5. Zarządzanie samochodami dealerskimi,

  6. Obsługa kredytów, leasingów i ubezpieczeń,

  7. Obsługa dokumentów sprzedaży,

  8. Obsługa dokumentów zakupu,

  9. Obsługa kasy, rozrachunki z dostawcami i odbiorcami,

  10. Zasilenie systemu F-K w dokumenty elektroniczne,

  11. Obsługa zdarzeń.

System testowy nie będzie zawierał:



  1. Obsługi serwisu – rozliczeń protokołów gwarancyjnych,

  2. Obsługi zamówiennictwa części zamiennych,

  3. Obsługi obrotu części zamiennych.

Aby praca na środowisku testowym była możliwa należy odpowiednio przygotować środowisko sprzętowe dla testowego systemu DMS. Mając na uwadze ograniczenie Państwa kosztów, nie chcemy abyście Państwo już w tym momencie byli zmuszeniu do zakupu serwera docelowego pod produkcyjny system DMS. Dlatego też przedstawiamy wymagania, które pozwolą uruchomić system testowy na „silniejszym” komputerze biurkowym. Komputer taki mogą Państwo zakupić oczywiście w naszej firmie, łącznie z przygotowanym środowiskiem pod system testowy. Jeśli mają Państwo już taki komputer, bądź też zamierzacie się w niego zaopatrzyć we własnym zakresie, będziemy prosić o przesłanie go do nas w celu weryfikacji konfiguracji, przygotowania pod system testowy oraz instalacji testowej wersji systemu DMS. Komputer ten pozwoli Państwa pracownikom na ćwiczenia. Oczywiście nie można tutaj mówić o jakichkolwiek testach wydajnościowych gdyż sprzęt taki będzie dedykowany do pracy w grupach kilku osobowych, ale pozwoli on w pełni wykorzystać wszystkie możliwości, jakie będzie dawał system testowy DMS. W późniejszej fazie, po wdrożeniu systemu, komputer ten można wykorzystać jako stanowisko pracy w systemie produkcyjnym DMS. Naturalną rzeczą jest, iż jeśli posiadają Państwo serwer, który chcielibyście wykorzystać pod system testowy również po przesłaniu go do naszej firmy zostanie on odpowiednio skonfigurowany.


Wymagania komputera, który mógłby pracować jako „pseudoserwer” pod system testowy są następujące:

  • Procesor Pentium (nie Celeron) 2,4 GHz lub równoważny Athlon,

  • Pamięć RAM 1GB,

  • Licencja na Windows XP Professional.

Oczywiście komputer powinien być sprawny technicznie.

Zestaw taki powinien bez problemów obsłużyć kilku osobową (4-5) grupę szkoleniową.


3. Jak wypełnić dokumenty przygotowujące do wygenerowania bazy wzorcowej dla systemu testowego.

W tej części dokumentu chcielibyśmy wyjaśnić jak najlepiej wypełnić dokumenty, przekazane przez firmę JBR Rogowiec mające na celu przygotowanie stacji na wdrożenie systemu testowego. Odpowiednie wypełnienie tych dokumentów pozwoli nam poprawnie przygotować strukturę systemu pod potrzeby Państwa stacji. Jednocześnie chcemy przestrzec, iż nierzetelne przygotowanie tych informacji powoduje spore zamieszanie nie tylko podczas przygotowania systemu testowego, ale także systemu kompletnego, może również mieć skutki długo po uruchomieniu systemu i rozpoczęciu pracy.



Uwaga! Dokładne wypełnienie dokumentu zostanie omówione na szkoleniu wstępnym – poniżej podajemy zakres informacyjny jaki będzie objęty tymi dokumentami.
Arkusz Dane do umowy.

W tym miejscu należy umieścić dane Państwa firmy, które będą służyły do podpisania umowy pomiędzy Dealerem a firmą JBR Rogowiec.


Arkusz Magazyny.

W tym miejscu należy określić strukturę magazynów firmy, jaka znajduje się w systemie RoWiL, wraz z określeniem kodu magazynu, który się tam znajduje. Kod ten dostępny jest z menu Parametry systemu. Jeśli któryś z wymienionych tam magazynów nie znajduje się w strukturze Państwa firmy należy w polu posiada wpisać NIE. Magazyny, które nie są ujęte na liście dopisujemy jako kolejne wiersze w tabeli.


Arkusz Dystrybutory Olejowe.

W tym arkuszu należy umieścić informacje dotyczące używanego przez Państwa systemu olejowego. Domyślnie do wyboru są 3: Orion, Italcom, W.O.S.P.. Jeśli korzystają Państwo z dystrybutora nie umieszczonego na liście, bardzo prosimy o dopisanie go poniżej w kolejnym wierszu.


Arkusz Rodzaje Działalności.

W tym miejscu należy wymienić wszystkie rodzaje działalności, jakie są prowadzone na Państwa stacji Dealerskiej. Bardzo ważne jest zaznaczenie (TAK/NIE) w polach dotyczących prowadzonych przez Państwa marek samochodów (Fiat, Iveco, Hunday, Kia, inne). Jeżeli mają Państwo jakieś uwagi, które dotyczą którejś z wymienionych rodzajów działalności, bardzo prosimy o umieszczenie ich w polu uwagi. Pewne zagadnienia zostały już w wymienionym polu poruszone (rodzaje pozostałej działalności, ilość serwisów, umowy z towarzystwami ubezpieczeniowymi).


Arkusz Fiskalizacja faktur VAT Marża.

W tym miejscu należy określić sposób fiskalizacji faktur VAT Marża, który został przyjęty w Państwa firmie. Proponowane przez nas sposoby zostały opisane w kolejnych polach. Dla ułatwienia został tam również zamieszczony przykład na podstawie, którego sformułowane zostały poszczególne opisy.


Arkusz Drukarka Fiskalna.

W tym miejscu prosimy o wypisanie rodzajów drukarek fiskalnych, jakie używane są w Państwa firmie. Informacje dotyczące producenta, modelu i wersji należy wpisać w odpowiednie pola.


Arkusz Litery stawek PTU.

W arkuszu Litery stawek PTU, w pola kolumny Litery należy wprowadzić odpowiednie litery, odczytane z instrukcji serwisowej drukarki fiskalnej, przy odpowiednich stawkach podatku VAT. W pole Opis wprowadzamy ewentualny opis do wpisanej litery.



Uwaga! Litery stawek należy wypełnić dla poszczególnych drukarek fiskalnych.
Arkusz Wykaz pracowników.

W tym miejscu bardzo ważne jest, aby bardzo dokładnie wypełnić wszystkie dane pracowników, łącznie z funkcją, jaką pełnią w firmie. Pracownikom zgodnie z funkcją pełnioną w firmie zostaną nadane uprawnienia podstawowe związane z konkretnym stanowiskiem. Podczas wdrożenia, ewentualnie poprzez osoby uczestniczące w szkoleniu wstępnym, uprawnienia mogą zostać dostosowane pod bardzo specyficzne potrzeby stacji Dealerskiej. Pozwoli to uniknąć opóźnień związanych z wprowadzaniem pracowników podczas wdrożenia.


Arkusz Parametry systemu DMS.

W tym miejscu należy wypisać parametry, jakie mają być umieszczone w systemie DMS przygotowanym dla Państwa. Umieszczamy tutaj ceny netto za robociznę dla serwisów mechanicznego, blacharskiego i lakierniczego oraz stawkę dla usług gwarancyjnych. Procent prowizji dla dealera i sprzedawcy za umowy kredytowe, leasingowe i ubezpieczeniowe. W tym miejscu należy również umieścić dane, jakie zostaną ustawione w harmonogramie serwisu. Mamy tu na myśli układ harmonogramu (ze względu na stanowiska warsztatowe lub ze względu na pracowników), ilość minut, która będzie używana jako jednostka czasu (cykl) w harmonogramie (domyślnie jest to 30 minut) oraz godziny pracy serwisu na obu zmianach (godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy na pierwszej i drugiej zmianie). Prosimy również o umieszczenie w tym miejscu litery dysku, na którym zamierzają Państwo „mapować” dysk sieciowy, na którym znajdować się będzie system DMS.


Arkusz Hasła systemowe.

W tym arkuszu należy umieścić hasła zamieszczone w systemie RoWiL. W pierwszej fazie wdrażania systemu najważniejsze są hasła z systemu KOSMOT. Dla późniejszych bardzo istotne jest umieszczenie również haseł z programów STACJA i MAGAZYN.



Arkusz Pieczątki i Banki.

Tutaj należy wpisać opis pieczątki, jaka będzie znajdować się na dokumentach sprzedaży. Najczęściej są to dane firmy z adresem i numerem telefonów do firmy. Jeśli posiadają Państwo różne pieczątki w różnych punktach sprzedaży (BOK) należy wymienić je wszystkie. W tym miejscu należy również wymienić konta bankowe wraz z nazwą banku, które powinny się znaleźć na dokumentach sprzedaży z płatnościami przelewowymi.


Prawidłowe i dokładne wypełnienie powyższego dokumentu pozwoli firmie JBR na jak najlepsze przygotowanie dla Państwa stacji systemu testowego DMS. Pozwoli to oczywiście zaoszczędzić Państwa czas oraz umożliwi pracownikom Państwa firmy ćwiczenia w odpowiednio przygotowanym środowisku testowym.

4. Rozwój systemu testowego DMS i pomoc zdalna przy jego obsłudze firmy JBR.



System pomocy zdalnej.

Firma JBR dla Dealerów, którzy zdecydują się na instalację systemu testowego DMS uruchomi na stronie internetowej system pomocy. Użytkownik, który będzie miał problem z obsługą jakiegoś procesu w systemie testowym będzie mógł opisać na elektronicznym formularzu swój problem w systemie pomocy i otrzyma od specjalisty Działu Helpdesk odpowiedź, jaka jest prawidłowa ścieżka postępowania w tym procesie – będzie to mini instrukcja krok po kroku, co należy wykonać dla prawidłowej obsługi danego procesu.

W systemie pomocy zostanie tworzona baza wiedzy, z której będzie mógł korzystać każdy użytkownik pracujący na systemie testowym.
System aktualizacji zdalnej.

Firma JBR dla zmian wersji systemu testowego DMS (rozwoju systemu testowego) uruchomi centrum aktualizacji systemu DMS. Nowe wersje testowego systemu DMS będą produkowane i testowane w firmie JBR a następnie umieszczane w centrum aktualizacji. System testowy DMS zostanie wyposażony w odpowiednie serwisy, które zaimportują nowe wersje i w sesji nocnej dokona się modyfikacja systemu testowego DMS.


Uwaga! System pomocy zdalnej oraz system zdalnej aktualizacji w okresie pracy na systemie testowym DMS będzie dostępny bez opłat. Po wdrożeniu systemu produkcyjnego DMS serwisy te będą dostępne po wykupieniu takich usług.

Cena tych usług zostanie skalkulowana i będzie zależała od ilości Autoryzowanych Stacji Obsługi oraz od ilości korzystających użytkowników w danym ASO.



Szkolenie Operatorów Dealerów Fiat Auto Poland w zakresie obsługi testowego systemu DMS

Strona


Pobieranie 57.66 Kb.

Share with your friends:




©operacji.org 2020
wyślij wiadomość

    Strona główna