„Zasady załatwiania spraw związanych z wyjazdem służbowym



Pobieranie 33,91 Kb.
Data26.03.2018
Rozmiar33,91 Kb.

Zasady ustalania i rozliczania należności przysługujących pracownikom UO z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju”
Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. (Dz. U. z 2013 r. poz.167).


1.

Podróżą służbową odbywaną poza granicami kraju, jest wykonywanie zadania
w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę.

1.1.

W celu odbycia podróży służbowej poza granicami kraju należy wypełnić „Wniosek na wyjazd służbowy za granicę” i uzyskać:

  1. akceptację Dyrektora jednostki organizacyjnej wraz ze wskazaniem źródeł pokrycia kosztów wyjazdu

  2. potwierdzenie Działu ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą posiadanych na ten cel środków

  3. decyzję Prorektora ds. nauki i finansów zatwierdzającą wyjazd.

1.2.

Do wniosku należy załączyć zaproszenie lub komunikat o konferencji.

2.

Z tytułu podróży służbowej przysługują:

  1. diety

  2. koszty noclegów

  3. koszty przejazdu i dojazdu

  4. inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb,

do wysokości środków finansowych przyznanych pracownikowi na wyjazd służbowy.

3.

Czas pobytu pracownika za granicą liczy się przy podróży służbowej odbywanej środkami komunikacji:

  1. lądowej – od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju

  2. lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska
    w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku
    w kraju

  3. morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku w drodze powrotnej do portu polskiego.

3.1.

Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

3.2.

Wysokość diety za dobę podróży służbowej w poszczególnych państwach określa załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29.01.2013 r., do wglądu w Dziale ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą oraz na stronie internetowej Działu.

3.3.

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. Pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

3.4.

Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady:

  1. za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości

  2. za niepełną dobę:

  • do 8 godzin przysługuje ⅓ diety

  • ponad 8 – 12 godzin przysługuje ½ diety

  • ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

3.5.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie przysługuje 25 % diety.

3.6.

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie 15 % diety

2) obiad 30 % diety

3) kolacja 30 % diety



3.7.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje.

3.8.

Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą pracownikowi przysługuje 25 % diety.

4.

Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia z 29.01.2013 r., do wglądu w Dziale ds. Badań Naukowych i Współpracy
z Zagranicą oraz na stronie internetowej Działu.

4.1.

W razie nie przedłożenia rachunku za nocleg pracownikowi przysługuje ryczałt
w wysokości 25 % limitu.

Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.



4.2.

Zwrot kosztów za nocleg nie przysługuje, gdy strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg.

5.

Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety
w miejscowości docelowej za granicą (dieta podróżna). W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.

5.1.

Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

5.2.

Ryczałt, o którym mowa w p. 5 i 5.1. nie przysługuje, jeżeli pracownik odbywa podróż służbową pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem, ma zapewnione bezpłatne dojazdy, nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

6.

Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa pracodawca na wniosek wyjeżdżającego.

6.1

Pracownicy wyjeżdżający służbowo za granicę dokonują osobiście rezerwacji i odbioru biletów lotniczych, kolejowych, autokarowych i promowych.

6.2.

Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, wraz
z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga na dany środek transportu przysługuje.




Zwrot kosztów może nastąpić na podstawie faktury lub pisemnej prośby pracownika adresowanej do Kwestury z dołączonymi biletami za przejazd, złożonej w Dziale ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą.

6.3.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę.






Zwrot kosztów nastąpi na podstawie pisemnej prośby pracownika adresowanej do Kwestury z dołączoną ewidencją przebiegu pojazdu, złożonej w Dziale ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą.

6.4.

Na okoliczność użycia do celów służbowych pojazdu niebędącego własnością Uczelni, zawierana jest umowa (dostępna na stronie internetowej Działu). Umowę w imieniu UO podpisuje Prorektor ds. nauki i finansów.

7.

W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą.

Zwrot kosztów następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej.



8.

Pracownik odbywający podróż służbową otrzymuje zaliczkę w walucie obcej w kwocie wynikającej z obowiązujących limitów diet i czasu podróży.

8.1.

Rozliczenia kosztów podróży służbowej należy dokonać w walucie otrzymanej zaliczki
w terminie 14 dni od zakończenia podróży, na odpowiednim druku, dołączając rachunki potwierdzające poszczególne wydatki (nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami). Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Druk rozliczenia zaliczki otrzymać można w Dziale ds. Badań Naukowych
i Współpracy z Zagranicą oraz na stronie internetowej Działu.

8.2.

Do rozliczenia kosztów należy dołączyć sprawozdanie (napisane na komputerze)
z wykonania zadania służbowego za granicą.

Powinno ono obejmować ważne informacje z pobytu (dane pracownika, okres i miejsce pobytu, dokonane uzgodnienia, wygłoszone referaty itp.).



8.3.

W razie, gdy wniosek na podróż służbową za granicę zostanie złożony z ważnych przyczyn w terminie niewystarczającym na wypłacenie zaliczki w walucie obcej lub po terminie wyjazdu, refundacja kosztów związanych z pobytem za granicą może nastąpić
w PLN na podstawie pisemnej prośby pracownika adresowanej do Kwestury, złożonej
w Dziale ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą.

9.

Inne koszty związane z podróżą służbową za granicę.

9.1.

Pracownikowi przysługuje także zwrot kosztów innych niezbędnych wydatków związanych z podróżą, określonych lub uznanych przez pracodawcę. Zwraca się je w udokumentowanej wysokości (np. opłata konferencyjna itp.) na podstawie pisemnej prośby pracownika adresowanej do Kwestury z dołączonymi fakturami, dowodami wpłaty, złożonej w Dziale ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą.

9.2

W przypadku konieczności wcześniejszego wniesienia opłaty konferencyjnej zlecenie dokonania przelewu podpisane przez Dyrektora Instytutu winno być złożone w Kwesturze łącznie z komunikatem (zaproszeniem) zawierającym dane niezbędne do dokonania operacji bankowej tj. :

  1. kwota do przelania

  2. właściciel konta

  3. nazwa banku

  4. numer konta

  5. tytuł przelewu



Pismo winno wskazywać źródło pokrycia wydatku, potwierdzone przez Dział ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą. Po powrocie z konferencji / sympozjum należy dostarczyć fakturę dokumentującą wniesioną opłatę.




Wniosek na wyjazd służbowy za granicę zaopiniowany przez Dyrektora Instytutu z podanym źródłem finansowania należy złożyć w Dziale ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą, co najmniej 10 dni roboczych przed terminem wyjazdu.

z




©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna