Zasady przyznawania I rozliczania dotacji z budżetu Województwa



Pobieranie 464,21 Kb.
Strona5/6
Data14.02.2018
Rozmiar464,21 Kb.
1   2   3   4   5   6

5.3. Dokumentowanie wydatków

Dokumentami potwierdzającymi koszty kwalifikowalne, które mogą zostać ujęte w zestawieniu faktur, mogą być m.in.:



  1. faktury;

  2. faktury korygujące;

  3. rachunki;

  4. noty obciążeniowe;

  5. noty korygujące (wraz z dokumentami, których dotyczą);

  6. listy płac;

  7. pokwitowanie odbioru nagrody pieniężnej;

  8. umowy zlecenia, o dzieło oraz inne umowy cywilnoprawne, z zastrzeżeniem pkt. 8 – rachunki do tych umów wraz z obowiązującymi narzutami;

  9. umowy sprzedaży wraz z załączonym dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku w związku z zawarciem umowy np. dowód wpłaty, wyciąg z rachunku bankowego, polecenie przelewu;

  10. rozliczenie wyjazdów służbowych na podstawie druku delegacji oraz polecenia wyjazdu służbowego wraz ze sposobem obliczenia należnej diety i dokładnym opisem potwierdzającym powiązanie wyjazdu służbowego z celami zadania;

  11. zastępcze dowody księgowe, tj. dokumenty, które mogą być sporządzone na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych kosztów (wydatków), do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych dowodów źródłowych, Zleceniobiorca może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczych za pomocą dowodów zastępczych sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane VAT.

Dokumenty księgowe, dotyczące realizacji zadania, powinny być:



  • rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych;

  • wystawione na Zleceniobiorcę w terminie realizacji zadania publicznego;

  • określać datę sprzedaży towarów i usług lub wykonania usług w terminie realizacji zadania publicznego;

  • w całości opłacone.

Zleceniobiorca jest odpowiedzialny za prawidłowe opisanie dokumentów księgowych oraz ich przechowywanie zgodnie z obowiązującymi przepisami.


Uwaga! Na wezwanie Zleceniodawcy, Zleceniobiorca jest zobowiązany w wyznaczonym terminie do przedłożenia do wglądu oryginałów faktur i innych dowodów księgowych wykazanych w sprawozdaniu w celu kontroli i potwierdzenia wysokości pokrytych przez Zleceniobiorcę wydatków.

Wszelką dokumentację finansową, związaną z realizacją zadania, w tym dowody księgowe, Zleceniobiorca jest zobowiązany przechowywać przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym Zleceniobiorca realizował zadanie publiczne.


Dowodami zapłaty są w szczególności:

  1. wyciąg z rachunku bankowego Zleceniobiorcy potwierdzający dokonane operacje bankowe;

  2. rozliczenie pobranej zaliczki;

  3. raport kasowy uwzględniający dany wydatek;

  4. KW (Kasa Wypłaci) potwierdzające dokonanie zapłaty.


Wkład niefinansowywniesienie wkładu osobowegonieodpłatnej dobrowolnej pracy, w tym świadczeń wolontariuszy i pracy społecznej członków, zaangażowanych w realizację zadania może zostać rozliczony na podstawie zawartej umowy lub porozumienia o współpracy zawartego z wolontariuszem (lub członkiem stowarzyszenia), kartami czasu pracy lub oświadczeniami o wykonaniu powierzonych zadań.
Wkład własny rzeczowy zaangażowany w realizację projektu może zostać rozliczony w szczególności na podstawie:

  1. umowy użyczenia;

  2. oświadczenia Beneficjenta o zasobach rzeczowych wykorzystanych do realizacji zadania.

Wszystkie oryginały dokumentów stanowiących dowód poniesionych wydatków powinny być wystawione na Zleceniobiorcę oraz zawierać, sporządzony w sposób trwały, opis zawierający:



  1. opis wydatku;

  2. numer umowy;

  3. kwotę kosztu kwalifikowalnego w ramach zadania;

  4. wskazanie pozycji w kosztorysie oraz źródła finansowania (dofinansowanie ze środków Województwa czy wkład własny finansowy);

  5. oświadczenie dotyczące zgodności zakupu z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych (jeśli dotyczy);

  6. akceptację wydatku pod względem merytorycznym, rachunkowym i formalnym podpisaną przez osoby odpowiedzialne za koordynację zadania lub osoby uprawnione do reprezentacji Zleceniobiorcy oraz osobę odpowiedzialną za prowadzenie rachunkowości Zleceniobiorcy np. księgową/księgowego oraz zatwierdzenie do wypłaty.


Przykład:
Zakup art. spożywczych dla uczestników szkolenia, zgodnie z umową nr .... z dnia ..., . poz. kosztorysu…. Kwota ..... zł została sfinansowana ze środków Województwa Mazowieckiego, pozostała kwota .... zł została pokryta ze środków własnych.

Zakup został dokonany zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych (jeśli dotyczy).



Zatwierdzam pod względem merytorycznym.

……….............……(data i podpis)



Zatwierdzam pod względem rachunkowym i formalnym.

…………..............…(data i podpis)



Zatwierdzam do wypłaty.

…………..............…(data i podpis)


Przy dokonywaniu opisu dokumentów dopuszcza się zastosowanie pieczątki lub wydruku na odwrocie dokumentu.


5.4. Zatwierdzenie sprawozdania

Sprawozdanie jest analizowane i sprawdzane przez pracownika Urzędu lub wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej, akceptowane przez kierownika biura/wydziału, a następnie zatwierdzane przez dyrektora lub zastępcę dyrektora właściwego merytorycznie departamentu/kancelarii Urzędu lub wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej.


Ostatecznego zatwierdzenia sprawozdania dokonuje właściwy merytorycznie departament/kancelaria (wojewódzka samorządowa jednostka organizacyjna w przypadku konkursów prowadzonych przez daną jednostkę).
W przypadku braku uchybień Zleceniobiorca zostaje poinformowany na piśmie (ewentualnie pocztą elektroniczną) o zatwierdzeniu sprawozdania i rozliczeniu dotacji.
Błędy lub braki w złożonym przez Zleceniobiorcę sprawozdaniu winny być przez niego usunięte lub uzupełnione w terminie wskazanym w pisemnym (w tym także przesłanym pocztą elektroniczną) wezwaniu Zleceniodawcy. Nieusunięcie błędów lub nieuzupełnienie braków w sprawozdaniu, we wskazanym przez Zleceniodawcę terminie, może skutkować odmową zatwierdzenia sprawozdania, przeprowadzeniem kontroli lub wezwaniem do zwrotu dotacji.

Zleceniobiorca otrzymuje informację o zatwierdzeniu sprawozdania i rozliczeniu dotacji lub konieczności usunięcia błędów czy uzupełnienia braków najpóźniej w terminie 30 dni od daty złożenia sprawozdania.

5.5. Brak sprawozdania


W przypadku niezłożenia sprawozdania w terminie określonym w umowie (liczy się data stempla pocztowego lub data nadania przesyłki kurierskiej) Zleceniodawca dodatkowo wzywa na piśmie Zleceniobiorcę do złożenia sprawozdania w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania. Niezastosowanie się do wezwania skutkuje uznaniem dotacji za wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem i może być podstawą do natychmiastowego rozwiązania umowy przez Zleceniodawcę.
Niezłożenie sprawozdania w terminie skutkuje przygotowaniem zawiadomienia o naruszeniu przez Zleceniobiorcę dyscypliny finansów publicznych i skierowania go do Rzecznika dyscypliny finansów publicznych działającego przy Regionalnej Izbie Obrachunkowej.

5.6. Kontrola i ocena realizacji zadań

Kontrola i ocena realizacji zadania dotyczy w szczególności:



  1. stanu realizacji zadania;

  2. efektywności (opartej na zakładanych przez Zleceniobiorcę rezultatach realizacji zadania), rzetelności i jakości wykonania zadania;

  3. prawidłowości wykorzystania środków przeznaczonych na realizację zadania;

  4. prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy.

Kontrola i ocena realizacji zadania publicznego jest dokonywana w formie:



  1. weryfikacji i analizy sprawozdania z realizacji zadania publicznego, w sposób wskazany w rozdziale „5. Rozliczenie dotacji”;

  2. wizytacji;

  3. kontroli.

Wizytacje mogą być przeprowadzane w trakcie realizacji zadania. Wizytacji dokonuje pracownik właściwego departamentu/kancelarii/wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej wyznaczony przez dyrektora właściwego departamentu/kancelarii/ wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej. Wizytacje mają na celu merytoryczną ocenę realizacji zleconego zadania lub jego poszczególnych części. Wizytacje polegają w szczególności na uczestnictwie w działaniach związanych z realizacją zadania publicznego (np. zawodach, koncertach, szkoleniach, seminariach, konferencjach itp.), które nie odnoszą się do indywidualnej pracy z uczestnikiem projektu dotyczącej prowadzenia działań/czynności, które wymagają zachowania poufności (np. poradnictwo indywidualne, w tym prawne, obywatelskie, terapia indywidualna i grupowa).

Czynności przeprowadzane w ramach wizytacji dokumentuje pracownik dokonujący wizytacji w notatce, która powinna zawierać datę i przedmiot wizytacji, nazwę Zleceniobiorcy, imię, nazwisko i stanowisko osoby wizytującej oraz zwięzły opis wraz z uwagami odnoszącymi się w szczególności do stanu zaawansowania realizowanego zadania. Notatkę podpisuje osoba wizytująca i przekazuje do wiadomości Zleceniobiorcy.
Kontrola może być przeprowadzona przez upoważnionych pracowników Departamentu Kontroli Urzędu lub pracowników wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej zarówno w toku realizacji zadania oraz po jego zakończeniu – co do zasady do momentu rozliczenia dotacji i pisemnego poinformowania o tym Zleceniobiorcy. W wyjątkowych sytuacjach, np. po uzyskaniu informacji o nieprawidłowościach przy wydatkowaniu dotacji kontrola może być przeprowadzona mimo wcześniejszego zatwierdzenia sprawozdania przez Zleceniodawcę przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym Zleceniobiorca realizował zadanie publiczne. Kontrola może być przeprowadzona zarówno w siedzibie Urzędu/wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej, jak i w siedzibie Zleceniobiorcy lub w miejscu realizacji zadania.

Kontrolą mogą zostać objęte dokumenty i inne nośniki informacji, które mają lub mogą mieć znaczenie dla oceny prawidłowości wykonywania zadania, a pracownicy dokonujący kontroli mogą żądać udzielania ustnie lub na piśmie informacji dotyczących wykonania zadania. Zleceniobiorca na żądanie kontrolującego jest zobowiązany dostarczyć lub udostępnić dokumenty i inne nośniki informacji oraz udzielić wyjaśnień i informacji w terminie określonym przez kontrolującego. Kontrolujący ma prawo przeprowadzić oględziny w obecności przedstawiciela Zleceniobiorcy.


O wynikach kontroli Zleceniodawca pisemnie informuje Zleceniobiorcę, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przekazuje mu wnioski i zalecenia mające na celu ich usunięcie. Zleceniobiorca w terminie określonym w umowie jest zobowiązany do wykonania zaleceń i poinformowania o tym Zleceniodawcę.
Wizytacjami i kontrolami objętych będzie łącznie minimum 10% zleceniobiorców w każdym konkursie ofert.


6. Zwrot dotacji

6.1. Powstanie obowiązku zwrotu dotacji

Obowiązek zwrotu dotacji, w całości lub w części, powstaje w przypadkach określonych w przepisach o finansach publicznych oraz w umowie o wsparcie/powierzenie realizacji zadania publicznego, zawartej między Województwem a Zleceniobiorcą. Dotacje podlegają obowiązkowi zwrotu wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych.


6.1.1. Przyczyny powstania obowiązku zwrotu dotacji na podstawie ustawy o finansach publicznych


Art. 252 ustawy o finansach publicznych określa następujące przyczyny powstania obowiązku zwrotu dotacji:

  1. dotacja w całości lub części została wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem;

  2. dotacja w całości lub części została pobrana nienależnie;

  3. dotacja została pobrana w nadmiernej wysokości.



6.1.2. Przyczyny powstania obowiązku zwrotu dotacji na podstawie umowy


Obowiązek zwrotu dotacji następuje w wyniku rozwiązania umowy przez Zleceniodawcę ze skutkiem natychmiastowym, w przypadkach wskazanych w umowie.

6.1.3. Obowiązek zwrotu dotacji w związku z rozwiązaniem umowy za porozumieniem stron


Obowiązek zwrotu całości lub części dotacji może powstać również w przypadku rozwiązania umowy za porozumieniem stron. W przypadku rozwiązania umowy za porozumieniem stron rozliczenie finansowe i ewentualny zwrot środków finansowych strony określą w stosownym porozumieniu.

6.1.4. Stwierdzenie obowiązku zwrotu dotacji


Zaistnienie okoliczności powodujących obowiązek zwrotu dotacji, wskazany w punktach 6.1.1 i 6.1.2, może zostać stwierdzony:

  1. na podstawie wyników kontroli w trakcie realizacji zadania publicznego;

  2. na podstawie analizy złożonego przez Zleceniobiorcę sprawozdania;

  3. na podstawie wyników kontroli po zakończeniu realizacji zadania.



6.2.Tryb postępowania w przypadku zwrotu dotacji




6.2.1. Tryb postępowania w przypadku stwierdzenia obowiązku zwrotu dotacji na podstawie wyników kontroli w trakcie realizacji zadania:


  1. stwierdzenie nieprawidłowości w trakcie realizacji zadania na podstawie wyników kontroli oraz ich nieusunięcie w terminie określonym przez Zleceniodawcę w wystąpieniu pokontrolnym może prowadzić do rozwiązania przez Zleceniodawcę umowy ze skutkiem natychmiastowym;

  2. departament/kancelaria właściwy merytorycznie/wojewódzka samorządowa jednostka organizacyjna prowadząca konkurs przygotowuje informację na posiedzenie Zarządu, w której przedstawia stanowisko merytoryczne oraz uzasadnienie faktyczne i prawne dla rozwiązania umowy. Załącznikiem do informacji jest projekt oświadczenia o rozwiązaniu umowy ze skutkiem natychmiastowym, w którym określona została kwota dotacji podlegająca zwrotowi oraz termin zwrotu;

  3. Zarząd, uznając zasadność rozwiązania umowy, podejmuje uchwałę w tym zakresie oraz wskazuje osoby upoważnione do złożenia oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy;

  4. upoważnione przez Zarząd osoby składają oświadczenie, o którym mowa w pkt. 3;

  5. w przypadku niekwestionowania przez Zleceniobiorcę obowiązku zwrotu dotacji Zleceniobiorca zwraca wskazaną kwotę a dotację uznaje się za rozliczoną;

  6. jeżeli we wskazanym terminie Zleceniobiorca nie dokona zwrotu dotacji:

      1. w przypadku, kiedy przyczyny zwrotu dotacji wynikają z przepisów ustawy o finansach publicznych wszczynane jest postępowanie prowadzące do wydania decyzji Marszałka Województwa nakazującej zwrot dotacji i wskazującej termin, od którego nalicza się odsetki,

      2. w przypadku, kiedy przyczynami zwrotu dotacji są niewykonanie lub nienależyte wykonanie innych postanowień umowy niż te, o których mowa w lit. a sprawa jest kierowana na drogę postępowania sądowego.



6.2.2. Tryb postępowania w przypadku stwierdzenia obowiązku zwrotu dotacji na podstawie analizy sprawozdania z realizacji zadania publicznego:


  1. departament/kancelaria właściwy merytorycznie/wojewódzka samorządowa jednostka organizacyjna prowadząca konkurs ustaliwszy na podstawie analizy złożonego sprawozdania z realizacji zadania publicznego, że istnieją przesłanki do zwrotu dotacji lub jej części, informuje pisemnie Zleceniobiorcę o powyższym i o kwocie dotacji, jaka powinna być zwrócona w terminie wynikającym z ustawy o finansach publicznych;

  2. w przypadku niekwestionowania przez Zleceniobiorcę obowiązku zwrotu dotacji w wysokości i terminie wskazanym w punkcie 1, Zleceniobiorca zwraca określoną kwotę, a dotację uznaje się za rozliczoną;

  3. w przypadku, gdy Zleceniobiorca nie dokona zwrotu całości lub części dotacji w określonym terminie, właściwy merytorycznie departament/kancelaria/samorządowa jednostka organizacyjna prowadząca konkurs przygotowuje informację na posiedzenie Zarządu, w której przedstawia stan faktyczny, uzasadnienie merytoryczne i prawne żądania zwrotu dotacji. Na podstawie ww. informacji i ewentualnych wyjaśnień złożonych przez Zleceniobiorcę w sprawie zwrotu dotacji Zarząd zajmuje stanowisko dotyczące zasadności żądania zwrotu dotacji;

  4. jeżeli Zarząd uzna zasadność żądania zwrotu dotacji:

    1. w przypadku, kiedy przyczyny zwrotu dotacji wynikają z przepisów ustawy o finansach publicznych wszczynane jest postępowanie prowadzące do wydania decyzji Marszałka Województwa nakazującej zwrot dotacji i wskazującej termin, od którego nalicza się odsetki,

    2. w przypadku, kiedy przyczynami zwrotu dotacji są niewykonanie lub nienależyte wykonanie innych postanowień umowy niż te, o których mowa w lit. a sprawa jest kierowana na drogę postępowania sądowego.



6.2.3. Tryb postępowania w przypadku stwierdzenia obowiązku zwrotu dotacji na podstawie wyników kontroli po zakończeniu realizacji zadania publicznego


Kontrola po zakończeniu realizacji zadania, co do zasady, może być prowadzona do chwili zatwierdzenia przez Zleceniodawcę sprawozdania końcowego. W wyjątkowych sytuacjach, np. po uzyskaniu informacji o nieprawidłowościach przy wydatkowaniu dotacji kontrola może być przeprowadzona mimo wcześniejszego zatwierdzenia sprawozdania przez Zleceniodawcę.

O ile w wystąpieniu pokontrolnym zostało ustalone, że istnieją przesłanki do zwrotu dotacji lub jej części, Zleceniobiorca ma możliwość dobrowolnego zwrotu kwoty dotacji wynikającej z tego wystąpienia.

Jeżeli Zleceniobiorca nie dokona zwrotu dotacji:


  1. w przypadku, kiedy przyczyny zwrotu dotacji wynikają z przepisów ustawy o finansach publicznych wszczynane jest postępowanie prowadzące do wydania decyzji Marszałka Województwa nakazującej zwrot dotacji i wskazującej termin, od którego nalicza się odsetki,

  2. w przypadku, kiedy przyczynami zwrotu dotacji są niewykonanie lub nienależyte wykonanie innych postanowień umowy niż te, o których mowa w lit. a sprawa jest kierowana na drogę postępowania sądowego.


Uwaga! Postępowanie w sprawie wydania decyzji administracyjnej dotyczącej określenia obowiązku zwrotu dotacji jest prowadzone w Departamencie Budżetu i Finansów Urzędu. Postępowanie cywilne prowadzi departament/kancelaria merytoryczny w porozumieniu z Wydziałem Prawno-Legislacyjnym w Departamencie Organizacji w Urzędzie zgodnie z Zasadami obsługi prawnej w Urzędzie /wojewódzkiej samorządowej jednostce organizacyjnej.




1   2   3   4   5   6


©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna