Zarządzenie nr /07



Pobieranie 150,27 Kb.
Data18.03.2018
Rozmiar150,27 Kb.

ZARZĄDZENIE Nr 31/07

Dyrektora Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych w Białymstoku

z dnia 30 listopada 2007 roku

w sprawie zasad kontroli wewnętrznej w Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych w Białymstoku

znak: EF-093- 47/07

W związku ze zmianą struktury organizacyjnej biura Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych w Białymstoku zarządzam, co następuje:


§ 1.
1. Wprowadzam w życie:

- regulamin kontroli wewnętrznej Regionalnej Dyrekcji Lasów

Państwowych w Białymstoku (zał. nr 1)

- wytyczne udokumentowania kontroli operacji gospodarczych w Regional-

nej Dyrekcji Lasów Państwowych w Białymstoku (zał. nr 2, cz. I),

- wykaz operacji gospodarczych, ich udokumentowania i kontroli (zał. nr 2,

cz. II),
2. Zobowiązuję:

- Kierowników komórek organizacyjnych Regionalnej Dyrekcji Lasów Pań-

stwowych w Białymstoku do ścisłego przestrzegania postanowień regula-

minu oraz ustalonych w załącznikach zasad sporządzania dokumentacji

z przebiegu i kontroli operacji gospodarczych.

- Kierowników komórek organizacyjnych Regionalnej Dyrekcji Lasów Pań-

stwowych w Białymstoku do niezwłocznego uaktualnienia zakresów czyn-

ności odpowiednich pracowników przez wprowadzenie do nich obowiązków

wynikających z zasad kontroli wewnętrznej, 1 egz. uaktualnionych zakresów

czynności należy doręczyć Wydziałowi DO RDLP.


3. Upoważniam Głównego Księgowego RDLP do interpretacji – w razie zaist-

niałych wątpliwości – postanowień zawartych w załączniku do regulaminu,

jak również do wnioskowania w miarę potrzeb zmian dotyczących zarówno

liczby operacji gospodarczych, jak i ich udokumentowania. Zmiany powyższe

mogą być wnioskowane na podstawie propozycji komórek organizacyjnych

lub z inicjatywy Głównego Księgowego.

§ 2.
1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

2. Traci moc obowiązującą Zarządzenie nr 18/07 Dyrektora Regionalnej Dyre-

kcji Lasów Państwowych w Białymstoku z dnia 16 maja 2007 roku znak:

EF-093-20/07.

Zał. 3 DYREKTOR

mgr inż. Piotr Zbrożek

Otrzymują:

- Zastępcy Dyrektora RDLP,

- Kierownicy komórek

organizacyjnych RDLP

Załącznik nr 1

do Zarządzenia Nr 31 /07

DYREKTORA

Regionalnej Dyrekcji Lasów

Państwowych w Białymstoku

z dnia 30 listopada 2007 r.

w sprawie kontroli

wewnętrznej RDLP



REGULAMIN
KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
REGIONALNEJ DYREKCJI LASÓW PAŃSTWOWYCH
w Białymstoku

ZATWIERDZAM:


D Y R E K T O R

Regionalnej Dyrekcji L.P.

mgr inż. Piotr Zbrożek

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1.1. Niniejszy regulamin kontroli wewnętrznej został opracowany na podstawie:

a) Ustawy o lasach z dnia 28 września 1991 r. (Dz. U. Nr 101/91, poz.444),

b) Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 grudnia 1994 r. w sprawie

szczegółowych zasad gospodarki finansowej Lasów Państwowych

(Dz. U. Nr 134/94, poz. 692),

c) Zarządzenia Nr 50 Ministra Ochrony Środowiska, Zasobów Naturalnych

i Leśnictwa z dnia 18.05.1994 r. o nadaniu statutu PGL Lasy Państwowe,

d) Ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121/94),

e) Regulaminu Organizacyjnego Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych

w Białymstoku.

1.2. Kontrola wewnętrzna stanowi kompleksowy system, którym są objęte

wszystkie problemy związane z działalnością RDLP, więc: techniczne,

ekonomiczne, finansowo-księgowe oraz prawno-organizacyjne, realizo-

wanych przez komórki biura RDLP oraz zadań realizowanych przez

nadzorowane jednostki (nadleśnictwa i zakład).

System ten obejmuje:


  1. kontrolę funkcjonalną

- wykonywaną przez wszystkich pracowników Regionalnej Dyrekcji LP

sprawujących z uwagi na zajmowane stanowisko – funkcję nadzoru

oraz pracowników mających obowiązek kontrolowania określonych

zagadnień jak również te osoby, których obowiązki w zakresie kontroli

wynikają z przepisów szczególnych i doraźnych poleceń zwierzchników.


  1. kontrolę instytucjonalną

- sprawowaną przez wyodrębnione organizacyjnie komórkę kontroli,

których wyłącznym zadaniem jest wykonywanie, w określonym zakresie

funkcji kontrolnych w stosunku do innych komórek i jednostek organiza-

cyjnych.

3.1. Regulamin niniejszy ma na celu zwiększenie efektywności i gospodarności działania RDLP dla skuteczniejszej realizacji postawionych do wykonania zadań i zwiększenia ochrony mienia społecznego poprzez:

a) usprawnienie ewidencji majątku RDLP i dokonywanych operacji gospo-

darczych,

b) zapewnienie terminowego obiegu rzetelnie sporządzonych, oraz prawi-

dłowo kontrolowanych dokumentów stanowiących podstawę przyjmo-

wania i wydawania składników majątkowych,



  1. zlokalizowanie odpowiedzialności za podejmowane decyzje oraz wyko-

nywanie czynności w obrocie składników majątkowych lub wpływają­cych na wysokość kosztów, stanu zapasów obrotowych itp.

  1. umożliwienie wykrywania błędów i ewentualnych nadużyć w kontroli

dokumentów przez osoby nie biorące udziału w danej operacji gospo­darczej.

2. RODZAJE KONTROLI

2.1. Kontrola wewnętrzna jest sprawowana w postaci:

a) kontroli wstępnej,

b) kontroli bieżącej,

c) kontroli następnej.

2.2. Kontrola wstępna:

Polega na kontroli czynności zamierzonych, mających na celu zapobieganie

niepożądanym lub nielegalnym działaniom przez badanie zamierzonych

dyspozycji i czynności przed ich dokonaniem. Kontrola wstępna obejmuje

także badanie projektów umów, porozumień i innych dokumentów powodu-

jących powstanie zobowiązań.

2.3. Kontrola bieżąca:

Polega na badaniu czynności i wszelkiego rodzaju operacji w toku ich

wykonywania, w celu stwierdzenia czy wykonanie to przebiega prawidłowo

i zgodnie z ustalonymi wzorcami (normami, przepisami itp.). W czasie kon-

troli bieżącej bada się również rzeczywisty stan rzeczowych i pieniężnych

składników majątkowych oraz prawidłowości ich zabezpieczenia przed

kradzieżą, zniszczeniem i innymi szkodami.

2.4. Kontrola następna:

Obejmuje badanie dokumentów odzwierciedlających czynności dokonane

(sprawdzenie zużycia materiałów, rozliczenie za roboty i usługi, wykonanie

planu funduszu płac itp.).

2.4.1. Czynności kontrolne dokonywane po okresie sprawozdawczym są oceną

kompleksową badanego materiału przede wszystkim pod względem osią-

gnięcia założonych efektów gospodarczych i ujawnienia ewentualnych błę-

dów popełnionych w trakcie realizacji, w celu opracowania odpowiednich

wniosków na przyszłość.

3. CHARAKTER (ZAKRES) KONTROLI.

3.1. W zależności od zakresu kontroli wewnętrznej może ona mieć następujący

charakter:


  1. kontroli merytorycznej,

  2. kontroli formalnej,

  3. kontroli rachunkowej.

3.1.1. Kontrola pod względem merytorycznym polega na ustaleniu celowości

i gospodarności zamierzonego lub realizowanego przedsięwzięcia, a w

szczególności na:

- sprawdzeniu ilości rzeczowych lub finansowych elementów składowych

operacji (materiałów, usług, odległości, czasu trwania itp.),

- sprawdzeniu prawidłowości stawek, cen i płac,

- sprawdzeniu legalności operacji (zgodności z obowiązującymi przepisami),

- ustaleniu najkorzystniejszego wariantu operacji pod względem ekonomicz-

nym,

- ustaleniu celowości i zgodności operacji z zasadami techniczno-produkcyj-



nymi uwzględniającymi przede wszystkim osiągnięcie możliwie najlep-

szych efektów gospodarowania zarówno pod względem technicznym jak

i ekonomicznym.

Wydziały RDLP sprawują nadzór nad nadzorowanymi jednostkami w zakre-

sie zagadnień będących w kompetencji wydziału zgodnie z regulaminem

organizacyjnym.

3.1.2. Kontrola pod względem formalnym polega na ustaleniu, że:

- operacja została prawidłowo udokumentowana zgodnie z Ustawą z dnia

29 września 1994 r. o Rachunkowości i innymi przepisami oraz spraw-

dzona pod względem merytorycznym,

- zamierzone wydatki mieszczą się w ustalonych limitach finansowych,

o ile takowe zostały ustalone odrębnymi przepisami, np. wydatki repre-

zentacyjne, koszty podróży, szkolenia, zamówień.

3.1.3. Kontrola pod względem rachunkowym polega na sprawdzeniu czy

dokumenty nie zawierają błędów rachunkowych.

4. KOMÓRKI ORGANIZACYJNE DO SPRAWOWANIA KONTROLI

WEWNĘTRZNEJ.

4.1. Do sprawowania kontroli wewnętrznej w Regionalnej Dyrekcji Lasów

Państwowych powołani są:

- Dyrektor RDLP,

- Zastępcy Dyrektora,

- Główny Księgowy,

- Naczelnicy i kierownicy komórek organizacyjnych biura RDLP.

5. ZADANIA I OBOWIĄZKI PRACOWNIKÓW NA STANOWISKACH

KIEROWNICZYCH W ZAKRESIE KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

FUNKCJONALNEJ.

5.1. Pracownicy zajmujący stanowiska kierownicze zobowiązani są w ramach

kontroli wewnętrznej do:


  1. sprawdzania i analizowania pod względem celowości i gospodarności podejmowanych zadań gospodarczych,

  2. opracowania dla pracowników swojej komórki zakresów obowiązków z określeniem zakresu kontroli wewnętrznej i zakresu odpowiedzialności,

  3. nadzorowania i kontrolowania pracy wykonywanej przez podległych pracowników w ramach powierzonych im obowiązków, w przypadkach ujawnionych nieprawidłowości – wyciągania konsekwencji,

  4. kontrolowania dyscypliny pracy i wykorzystania czasu pracy przez podległy personel,

  5. kontrolowania zabezpieczenia pomieszczeń biurowych i gospodarczych,

  6. informowania bezpośredniego przełożonego o ujawnionych nieprawidłowościach lub nadużyciach z jednoczesnym zabezpieczeniem dokumentów i przedmiotów stanowiących dowód nadużycia,

  7. prowadzenia działalności profilaktycznej w zakresie ochrony zabezpieczenia mienia oraz gospodarności działania,

  8. w ramach sprawowanego nadzoru nad nadleśnictwami i zakładem:

- przeprowadzania kontroli w zakresie przewidzianych w Regulaminie Organizacyjnym kompetencji,

- w przypadku stwierdzenia istotnych nieprawidłowości przygotowania do akceptacji Dyrektora projektów zarządzeń pokontrolnych,

- czuwania nad pełnym i terminowym wykonaniem zarządzeń pokontrolnych,

- prowadzenia ewidencji kontroli umożliwiającą bieżącą ocenę stopnia realizacji poleceń,

- dostarczania kopii zarządzeń pokontrolnych do DK.

6. OBOWIĄZKI W ZAKRESIE KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

6.1. DYREKTOR RDLP ponosi odpowiedzialność w ramach nadzoru

zwierzchniego za:


  1. zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej w RDLP,

  2. sprawowanie osobistego ogólnego nadzoru nad skutecznością działania tego systemu,

  3. prawidłowe wykorzystanie sygnałów kontroli wewnętrznej,

  4. wykorzystanie wyników kontroli z Dyrekcji Generalnej, zewnętrznej i społecznej oraz sądów i organów powołanych do ścigania przestępstw,

  5. badanie przyczyn powstawania nadużyć oraz ustalania, jakie warunki umożliwiły ich powstanie lub sprzyjały ich powstaniu,

  6. wyciąganie konsekwencji służbowych i podejmowanie środków organizacyjnych w celu zapobieżenia powstawania podobnych nieprawidłowości w przyszłości,

  7. sprawowanie kontroli i nadzoru nad pracą Zastępcy Dyrektora ds. Gospodarki Leśnej i Zastępcy Dyrektora ds. Ekonomicznych, Wydziału Organizacji i Kadr (DO), Wydziału Kontroli i Ochrony Mienia (DK), Stanowiska ds. BHP, Obronności i Ochrony Informacji Niejawnych (DB), Stanowiska Radcy Prawnego (DR) i Naczelników tych Wydziałów oraz specjalistów tych stanowisk,

  8. sprawowanie kontroli i nadzoru nad nadzorowanymi jednostkami.

6.2. ZASTĘPCA DYREKTORA DS. GOSPODARKI LEŚNEJ

ponosi odpowiedzialność za prawidłowe wykonanie zadań:



  1. w zakresie przydzielonym przez Dyrektora RDLP,

  2. sprawowania kontroli i nadzoru nad działalnością Wydziału Zagospodarowania Lasu (ZL), Wydziału Ochrony Lasu (ZO), Wydziału Zasobów (ZZ) i sprawuje bezpośredni nadzór nad Naczelnikami tych Wydziałów,

  3. sprawowania kontroli i nadzoru nad nadzorowanymi jednostkami w zakresie zagospodarowania lasu.

6.3. ZASTĘPCA DYREKTORA DS. EKONOMICZNYCH

ponosi odpowiedzialność za prawidłowe wykonanie zadań:



  1. w zakresie przydzielonym przez Dyrektora RDLP,

  2. sprawowania kontroli i nadzoru nad działalnością wydziału Finansowo-Księgowego (EF),Wydziału Marketingu (EM), Wydziału Infrastruktury i Zamówień Publicznych (EZ), Zespołu Planowania i Analiz Ekonomicznych (EA), Zespołu Informatyki (EI) i sprawuje bezpośredni nadzór nad Głównym Księgowym i Naczelnikami i Kierownikami tych wydziałów i zespołów,

  3. sprawowania kontroli i nadzoru nad nadzorowanymi jednostkami w zakresie spraw ekonomicznych i finansowych.

6.4. WYDZIAŁ ORGANIZACJI I KADR (DO)

Do zadań Wydziału należy kontrola merytoryczna na odcinku spraw z za-

kresu kadr, organizacji, spraw socjalnych, szkoleń oraz komunikacji spo-

łecznej Regionalnej Dyrekcji, a w szczególności:



  1. sprawowania merytorycznego nadzoru nad ustalaniem struktur organizacyjnych biura RDLP i nadzorowanych jednostek, nadzoruje tworzenie, podział i likwidację jednostek oraz odpowiada i prowadzi nadzór na prawidłowym przekazaniem i przyjmowaniem jednostek terenowych i kierowniczych stanowisk RDLP,

  2. odpowiada merytorycznie za koordynację prac dotyczących wydawania aktów normatywnych i zarządzeń organizacyjnych oraz innych dokumentów regulujących działalność RDLP i nadzorowanych jednostek oraz prowadzi ich ewidencję,

  3. odpowiada merytorycznie za organizacje narad, konferencji, spotkań łącznie z przygotowaniem niezbędnych materiałów, jak również współpracę naukowo-technicznej z zagranicą,

  4. odpowiada za uchylanie zarządzeń, wytycznych i decyzji nadleśniczych wydanych sprzecznie z przepisami lub niespójnych,

  5. odpowiada za zamówienia i ewidencję pieczęci RDLP, ewidencję unieważnionych zagubionych cechówek,

  6. sprawuje nadzór i kontrolę w zakresie organizacji szkoleń, współpracuje w tym zakresie z uczelniami, szkołami i zakładami,

  7. sprawuje nadzór i merytoryczną kontrolę w zakresie prowadzenia ewidencji pracowników, akt osobowych, udokumentowanie przyjęć i zwolnień z pracy, awansowania, nagradzania i karania pracowników będących w dyspozycji Dyrektora RDLP,

  8. sprawuje nadzór i kontrolę merytoryczną w zakresie dyscypliny pracy pracowników biura, przestrzegania regulaminu pracy i regulaminów organizacyjnych w jednostkach podległych RDLP,

  9. sprawuje nadzór nad polityką kadrową biura i nadzorowanych jednostek łącznie z tworzeniem rezerwy kadrowej na stanowiska kierownicze,

  10. sprawuje nadzór merytoryczny dotyczący kierowania pracowników na emeryturę lub rentę,

  11. kontroluje realizację przepisów odnośnie płac i świadczeń wynikających z stosunku pracy,

  12. potwierdza na listach płac zgodność wykazanych w nich pracowników z ewidencją zatrudnienia i obecności w pracy, przedkłada dane merytoryczne w zakresie czasu pracy do obliczenia nagród jubileuszowych, odpraw oraz ewidencję i wykorzystanie urlopów,

  13. prowadzi nadzór merytoryczny w zakresie przyznawania odznaczeń państwowych i resortowych oraz regionalnych,

  14. zapewnia merytoryczną kontrolę nad wykorzystaniem środków funduszu świadczeń socjalnych poprzez przestrzeganie ustaleń regulaminu tworzenia i podziału funduszu, zgodnie z ustawą,

  15. zapewnia i sprawuje kontrolę w zakresie świadczeń socjalnych pracowników i ich rodzin oraz emerytów i rencistów,

  16. zapewnia kontrolę przepływu i ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz obiegu informacji wewnątrz RDLP i z nadzorowanymi jednostkami,

  17. zapewnia kontrolę zakupu znaczków pocztowych,

  18. sporządzanie dokumentacji płac pracowników umysłowych biura RDLP,

  19. zapewnia i kontroluje prawidłowość archiwowania dokumentów działalności RDLP ( z wyjątkiem archiwowania akt dotyczących urządzania lasu), zgodnie z instrukcją kancelaryjną i ogólnymi aktami prawnymi w tym zakresie,

  20. sprawuje nadzór i kontrolę współpracy z redakcjami prasy leśnej i innych czasopism w zakresie popularyzacji i promocji leśnictwa oraz wizerunku LP,

  21. sprawuj nadzór i kontrolę w zakresie prowadzenia i organizacji konferencji prasowych, wystaw, pokazów, konkursów, zawodów i promocji o charakterze lokalnym,

  22. sprawuje nadzór i kontrolę w zakresie kontaktów ze środkami masowego przekazu i właściwej współpracy z organizacjami społecznymi związanymi z ochroną przyrody i ruchami ekologicznymi,

  23. kontroluje prawidłowość wprowadzania danych do Biuletynu Informacji Publicznej w biurze RDLP i nadzorowanych jednostkach,

  24. sprawuje nadzór i kontrolę w zakresie prowadzenia i redakcji strony internetowej,

  25. sprawuje nadzór i kontrolę w zakresie wyodrębnionych stron BIP nadleśnictw i zakładów o zasięgu regionalnym oraz biura RDLP,

  26. sprawuje nadzór i kontrolę nad biblioteką biura RDLP,

  27. odpowiada merytorycznie za pozostałe wykonanie zadań wynikających z regulaminu organizacyjnego,

ab)sprawuje nadzór i kontrolę w zakresie prawidłowości stosowania i przestrzega-

nia w biurze RDLP Instrukcji Kancelaryjnej.



    1. . WYDZIAŁ KONTROLI I OCHRONY MIENIA (DK)

Do zadań Wydziału należy kontrola jednostek organizacyjnych oraz koordynacja w tym zakresie komórek organizacyjnych RDLP, współpraca z organami kontroli DGLP i państwowej, całokształtu spraw związanych ze skargami i wnioskami oraz ochrony lasu przed szkodnictwem leśnym, a w szczególności:

  1. prowadzenie na zlecenie Dyrektora RDLP kontroli problemowych, doraźnych i sprawdzających w biurze RDLP oraz nadzorowanych jednostkach wg zasad określonych zarządzeniem Dyrektora Generalnego L. P.

  2. prowadzenie czynności wyjaśniających wnioskowanych przez Inspekcję Lasów Państwowych, organy ścigania lub inne organy kontrolne w przypadku podejrzeń udziału pracownika Lasów Państwowych w przestępstwie gospodarczym,

  3. prowadzenie rejestru kontroli własnych i Inspekcji Lasów Państwowych, uzgadnianie z kompetentnymi komórkami RDLP co do ustaleń tych kontroli, przygotowywanie projektu zarządzeń pokontrolnych do akceptacji Dyrektora RDLP oraz czuwanie nad pełnym i terminowym ich wykonaniem,

  4. sprawuje nadzór merytoryczny na odcinku ewidencji skarg, kieruje i nadzoruje sposób ich rozpatrywania, załatwiania i udzielania odpowiedzi w terminach przewidzianych w KPA,

  5. sprawuje ogólny nadzór i kontrolę nad działalnością strażników leśnych jednostek terenowych w zakresie ochrony lasu przed szkodnictwem leśnym, kontroluje dokumentację prowadzoną przez Straż Leśną,

  6. nadzór i kontrola reakcji nadzorowanych jednostek na ukazującą się krytykę w zakresie nieprawidłowości w funkcjonowaniu jednostek Lasów Państwowych,

  7. wykonuje kontrole pozostałych zjawisk i działań opisanych w regulaminie organizacyjnym w zakresie kompetencji Wydziału.

6.6. STANOWISKO DS. BHP i OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH (DB)

Do zadań stanowiska należy w szczególności nadzór i kontrola merytoryczna w

zakresie:

a) spraw związanych z przestrzeganiem zasad i przepisów BHP w biurze RDLP i nadzorowanych jednostkach,

b) przyczyn powstawania wypadków przy pracy oraz chorób zawodowych,

c) przedsięwzięć zmierzających do poprawy warunków pracy,

d) poprawnością prowadzenia dochodzenia powypadkowego w odniesieniu do wypadków śmiertelnych, ciężkich i zbiorowych w jednostkach organizacyjnych RDLP,

e) działalności służb BHP w jednostkach organizacyjnych RDLP,

f) przygotowaniem i przebiegiem szkoleń z zakresu BHP,

g) spraw gospodarczo – obronnych, obrony cywilnej i kancelarii tajnej w biurze RDLP i podległych jednostkach,

h) procedur sprawdzających w stosunku do osób zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych RDLP, których praca wiąże się z dostępem do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową oraz uzyskiwania poświadczeń bezpieczeństwa ww. osób,

6.7. STANOWISKO RADCA PRAWNY (DR)

Do zadań stanowiska należy nadzór i kontrola merytoryczna na odcinku ob-

sługi prawnej biura RDLP i jednostek nadzorowanych w zakresie wynikają-

cym z Ustawy z dnia 6.07.1982 r. o radcach prawnych z późniejszymi zmia-

nami a w szczególności:



  1. udzielanie informacji o zmianach w przepisach prawnych mających znaczenie w funkcjonowaniu Lasów Państwowych na wszystkich szczeblach

zarządzania w RDLP i jednostkach nadzorowanych,

  1. udzielania porad, opinii i wyjaśnień prawnych w zakresie prawidłowego stosowania prawa,

  2. udział w postępowaniu sądowym, administracyjnym przed organami orzekającymi, w zakresie działalności RDLP oraz nadzór prawny w sprawach egzekucji należności lub zobowiązań na rzecz lub przeciwko RDLP,

  3. opracowywanie lub opiniowanie pod względem prawnym wszelkich projektów umów, zarządzeń, instrukcji i regulaminów wywołujących skutki prawne na majątek Lasów Państwowych.

6.8. WYDZIAŁ ZAGOSPODAROWANIA LASU (ZL)

Do zadań Wydziału należy w szczególności kontrola merytoryczna w zakresie:



  1. prawidłowości rzeczowego, jakościowego i terminowego wykonywania zadań hodowlanych w zakresie: nasiennictwa, szkółkarstwa, zalesień, odnowień, zadrzewień, plantacji drzew szybkorosnących, pielęgnowania lasu i melioracji agrotechnicznych,

  2. uproduktywnienia gruntów leśnych nie produkujących i przebudowy drzewostanów źle produkujących,

  3. wdrażanie i upowszechnianie nowoczesnych metod hodowli lasu a głównie w zakresie: nasiennictwa i selekcji, nowoczesnej agrotechniki i nawadniania oraz kompleksowej mechanizacji i organizacji prac w szkółkach leśnych i zadrzewieniowych, metod uprawy gleby, agromelioracji oraz mechanizacji tych prac, prawidłowości działalności nadleśnictw w zakresie zagadnień dotyczących nadzoru nad lasami niepaństwowymi,

  4. sprawowanie nadzoru i kontroli w zakresie efektywnego wykorzystania gruntów ekonomicznych i zbiorników wodnych w podległych jednostkach,

  5. kontrola wniosków nadzorowanych jednostek związanych z pozyskaniem środków pomocowych na realizację zadań gospodarczych w jednostkach organizacyjnych RDLP a wynikających z art. 12, 54, 58 Ustawy o lasach,

  6. kontrola merytoryczna nad rozliczaniem wszelkich środków pomocowych związanych z zagospodarowaniem lasu,

  7. monitorowanie kosztów i opiniowanie planów jednostek organizacyjnych.

6.9. WYDZIAŁ OCHRONY LASU (ZO)

Do zadań Wydziału należy nadzór i kontrola merytoryczna w zakresie spraw

związanych z ochroną lasu, ochroną lasu przed pożarami, ochroną środowi-

ska, przyrody i krajobrazu, udostępniania lasu dla turystyki i rekreacji, gospo-

darki łowieckiej i biura polowań, a w szczególności:


  1. w zakresie ochrony lasu:

- usuwanie skutków w przypadku klęsk żywiołowych i nadzwyczajnych zagrożeń dla środowiska leśnego, zwłaszcza w razie przekroczenia przez te zjawiska obszaru jednej jednostki organizacyjnej,

- stanu sanitarnego i zdrowotnego lasu i podejmowania niezbędnych zabiegów przeciwko szkodnikom, a także zabiegów mających na celu ochronę upraw i młodników przed szkodami wyrządzanymi przez zwierzynę,

- postępowania ochronnego i zapobiegawczego w odniesieniu do terenów leśnych narażonych na występowanie i dochodzenie naprawiania tych szkód,

- zaopatrzenie jednostek w niezbędne środki chemiczne zwalczające szkodniki,

- monitorowanie kosztów i opiniowanie planów jednostek organizacyjnych,

b) w zakresie ochrony przed pożarami:

- analizy przyczyn i skutków zagrożenia pożarowego,

- zabezpieczenia przeciwpożarowego lasów i obiektów znajdujących się na terenie lasów,

- działalności w zakresie doskonalenia i modernizowania techniki zapobiegania i gaszenia pożarów leśnych oraz sygnalizacji pożarowej,

- prawidłowości zaopatrzenia w środki i urządzenia gaśnicze, sygnalizacyjno-alarmowe, sprzęt specjalny itp.,

- współpracy i współdziałania z terenowymi organami administracji państwowej i organizacjami społecznymi w zakresie ochrony ppoż.

c) w zakresie ochrony przyrody, udostępniania lasu dla turystyki i rekreacji:

- koordynacja i prowadzenie całokształtu spraw z zakresu ochrony środowi-

ska i krajobrazu,

- realizacji zadań w zakresie turystycznego zagospodarowania lasu dla celów rekreacji i wypoczynku,

- prawidłowego korzystania przez turystów z wybranych terenów i obiektów,

- koordynacja działalności nadleśnictw w zakresie edukacji leśnej,

- koordynacja działań w zakresie współpracy z młodzieżą szkolną i jej organizacjami w zakresie podnoszenia wiedzy ekologicznej i o pracy leśników,

d) w zakresie gospodarki łowieckiej:

- kontrola gospodarki łowieckiej oraz koordynacja działań zarządców w OHZ - tach,

- opracowania i realizacji wieloletnich łowieckich planów hodowlanych,

- kategoryzacji obwodów łowieckich w terenie, ich wydzierżawiania, przestrzegania warunków określonych w umowach dzierżawnych, rozliczania czynszów dzierżawnych za obwody leśne pomiędzy gminami,

e) w zakresie Biura Polowań:

- kontrola opracowywania, zawierania i egzekwowania umów w zakresie sprzedaży imprez myśliwskich,

- kontrola obsługi zleconych polowań,

- kontrola rozliczenia finansowego polowań z nadleśnictwami i kontrahentami,

f) nadzorowanie i kontrola całokształtu procesu związanego z certyfikacją gospodarki leśnej.

6.10. WYDZIAŁ ZASOBÓW

Do zadań wydziału należy nadzór i kontrola merytoryczna w zakresie gospodarki zasobami leśnymi w celu zachowania zasady utrzymania trwałości lasów i ciągłości ich użytkowania, a w szczególności:


  1. stanu zasobów drzewnych i możliwości produkcyjnych lasów,

  2. prawidłowości prowadzenia spraw związanych z ewidencją gruntów oraz z przejmowaniem i przekazywaniem gruntów, budynków, ich dzierżawa, sprzedaż i wymiana,

  3. przestrzegania zasad rozdziału deputatów rolnych i prawidłowości zawierania umów w tym zakresie,

  4. projektów planów zagospodarowania przestrzennego w zakresie dotyczącym stanu posiadania,

  5. metod i zasad wykonywania cięć, koordynacja planów, analiza wykonywania rozmiaru cięć,

  6. prawidłowości działalności w zakresie urządzania lasu, nadzór i czuwanie nad terminową realizacją prac urządzeniowych i map numerycznych,

  7. rozliczania zobowiązań wobec jednostek wykonujących prace urządzeniowe,

  8. prawidłowości decyzji w sprawie wyłączenia gruntów leśnych z produkcji oraz odwołań z tego zakresu,

  9. nadzór nadleśnictw w zakresie stanu posiadania.

6.11. WYDZIAŁ INFRASTRUKTURY I ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH (EZ)

Do zadań Wydziału należy w szczególności nadzór i kontrola merytoryczna

w zakresie:



  1. prawidłowości wykorzystania środków technicznych będących w użytkowaniu biura RDLP i nadzorowanych jednostek organizacyjnych,

  2. prawidłowości wdrażania nowoczesnych technik i technologii pracy przyjaznych dla środowiska przy ścince, zrywce i transporcie drewna,

  3. funkcjonowania zakładu podległego RDLP,

  4. nad restrukturyzacją i przekształcaniem zakładu,

  5. koordynacja działań, współuczestniczenie w procesach prywatyzacyjnych wykonawstwa prac leśnych,

  6. celowości i stanu przygotowania inwestycji do realizacji oraz działalności inwestycyjno-remontowej w nadzorowanych jednostkach,

  7. nad przestrzeganiem ustawy „Prawo zamówień publicznych” w biurze RDLP i nadzorowanych jednostkach,

  8. przestrzegania zasad konserwacji budynków i budowli oraz ich eksploatacji jak również prawidłowości użytkowania maszyn budowlanych i drogowych w nadzorowanych jednostkach,

  9. działań na rzecz zagospodarowania lub zbywania zbędnych maszyn i urządzeń,

  10. sprawdzanie i weryfikacja prac oraz dokumentacji projektowej i kosztorysowej oraz rozliczeniowej powykonawczej,

  11. zasad racjonalnej gospodarki inwestycyjno-remontowej oraz prowadzenie spraw inwestycji i remontów biura RDLP,

  12. rozliczeń zużycia paliwa wg norm oraz ustala zawinione przepały w pojazdach biura RDLP,

  13. gospodarki mieszkaniowej łącznie z opłatami czynszowymi w biurze RDLP,

  14. nad lokalami biurowymi RDLP łącznie z opłatami z tytułu dzierżawy,

  15. nad środkami trwałymi i wyposażeniem biura RDLP łącznie z prowadzeniem ich ewidencji w podsystemie infrastruktura,

  16. nieruchomościami biura RDLP łącznie z utrzymaniem czystości i porządku,

  17. obsługi środków łączności wraz z rozliczaniem rozmów telefonicznych,

  18. pracy transportu biura oraz kontroluje rozliczenia transportu prywatnego wykorzystywanego do celów służbowych.

6.12. WYDZIAŁ FINANSOWO – KSIĘGOWY (EF)

Do zadań tego Wydziału w zakresie sprawowania kontroli formalno-rachun-

kowej i kontroli wewnętrznej oraz funkcjonalnej ze strony Głównego Księgo-

wego należy:

Główny Księgowy uprawniony jest do podejmowania decyzji wiążących

wszystkie komórki organizacyjne w przedmiocie przestrzegania przepisów

finansowych, zasad wystawiania i obiegu dokumentów księgowych celu

zapobieżenia niezgodności i marnotrawstwa mienia oraz wyeliminowania

wszelkich strat. Główny Księgowy ponosi odpowiedzialność za prawidłowe

funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej w nadzorowanym wydziale,

oraz koordynuje i nadzoruje przebieg prac i zadań wykonywanych w tym za-

kresie. Do realizacji zadań kontrolnych wyznaczonych Głównemu Księgo-

wemu, może on żądać od innych służb:


  1. udzielenia w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienie do wglądu dokumentów i wyliczeń, będących źródłem informacji i wyjaśnień,

  2. usunięcia w wyznaczonym terminie nieprawidłowości dotyczących zwłaszcza:

- systemu wewnętrznej informacji ekonomicznej,

- sprawozdawczości przedstawionej na zewnątrz,

- przyjmowania, wystawiania i obiegu dokumentów.

Do obowiązków Głównego Księgowego należy:



  1. kontroli funkcjonalnej w ramach kierowania pracami finansowo- księgowymi i opracowania sprawozdawczości finansowej w RDLP,

  2. wstępnej kontroli operacji gospodarczych wiążących się z:

- wydawaniem środków pieniężnych,

- obrotami pieniężnymi na rachunkach bankowych i zaciąganiem kredytów bankowych,

- przyjmowaniem, zakupem materiałów, środków trwałych i innych rzeczowych składników majątkowych,

- zlecaniem wykonania dostaw, robót i usług na podstawie wyboru ofert i zawieranie umów z tymi jednostkami,

- innymi operacjami określonymi w odrębnych przepisach.


  1. nadzoru działalności wszystkich jednostek organizacyjnych RDLP, w zakresie całokształtu gospodarki finansowej,

  2. następnej kontroli operacji gospodarczych stanowiących przedmiot księgowań.

Kontroli Głównego Księgowego podlegają ponadto pisma wychodzące z RDLP do jednostek dotyczące wytycznych powodujących:

- zmiany w stanie rzeczowych i pieniężnych składników jednostek,

- zmiany w stanie dokumentacji lub sprawozdawczości,

- zmiany w zakresie ewidencji,

- zmiany w rozliczeniu kosztów i kalkulacji,

- zmiany w zakresie rozliczeń i porozumień z odbiorcami i dostawcami,

- zmiany w zakresie gospodarki funduszami specjalnymi.

Pisma dotyczące powyższych zagadnień parafowane są przez Głównego Księgowego na kopiach bez względu na to z którego wydziału wychodzą. Parafowane są również wszelkie pisma kierowane przez RDLP do innych instytucji, z których wynikają zobowiązania majątkowe RDLP.

Dokumenty przedkładane Głównemu Księgowemu winny być podpisane przez osoby odpowiedzialne za kontrolę merytoryczną (Naczelnicy Wydziałów lub osoby upoważnione).

Dokumenty mające charakter oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych RDLP, po kontroli Głównego Księgowego – stają się dokumentami prawnymi dopiero po akceptacji Dyrektora RDLP, jego zastępcy lub pełnomocnika.

Głównemu Księgowemu bezpośrednio podlega Wydział Finansowo-Księgowy, do którego zadań należy w szczególności kontrola:


  1. prawidłowości i zgodności ze wskaźnikami planów finansowych jednostek organizacyjnych,

  2. gospodarowania funduszami specjalnymi w RDLP,

  3. prawidłowości i terminowości rozliczeń z budżetem i ZUS,

  4. prawidłowości sporządzania sprawozdań finansowych i rozliczeń finansowych,

  5. zasadności wniosków jednostek o umorzenie i rozkładanie na raty należności,

  6. wielkości strat i zysków nadzwyczajnych występujących w jednostkach,

  7. pod względem formalnym i rachunkowym oraz terminowości obiegu wszelkich dokumentów księgowych dotyczących między innymi: faktur i rachunków za dostawy, roboty i usługi, przelewów, czeków, not księgowych i innych dowodów dotyczących rozliczeń i rozrachunków z różnych tytułów (narzuty, fundusze i inne) z DGLP, innymi RDLP i jednostkami,

  8. dowodów zmian w stanie składników majątkowych RDLP,

  9. rozliczeń z tytułu delegacji służbowych,

  10. dokumentów stanowiących podstawę do odliczania należności pracownikom w listach płac, oraz obciążeń i potrąceń z płac,

  11. dokumentów związanych z ustalaniem emerytur, rent i odszkodowań z tytułu ubezpieczenia,

  12. zawierania umów i udzielonych zleceń płatnych z funduszu wynagrodzeń biura RDLP,

  13. wstępna i bieżąca kontrola wykonywana z upoważnienia Głównego Księgowego w zakresie operacji gospodarczych powodujących zaangażowanie środków w odniesieniu do wszystkich działań prowadzonych w RDLP,

  14. organizacji inwentaryzacji składników majątkowych oraz rozliczanie wyników inwentaryzacji w biurze RDLP,

  15. prowadzenie ubezpieczeń majątkowych,

  16. nadzór i kontrola nad całokształtem prac związanych z terminowym i prawidłowym sporządzeniem sprawozdań finansowych przez podległe jednostki, badaniem, weryfikacją oraz zatwierdzaniem rocznych sprawozdań finansowych,

  17. windykacji należności w podległych jednostkach,

  18. stanu należności w podległych jednostkach,

  19. stanu rezerw na należności za drewno i pozostałe należności.

6.13. WYDZIAŁ MARKETINGU (EM)

Do zadań tego Wydziału należy w szczególności kontrola:



  1. prawidłowego i terminowego wykonawstwa zadań w pozyskaniu drewna i produktów użytkowania ubocznego,

  2. racjonalnego wykorzystania surowca drzewnego i baz surowcowych,

  3. prawidłowości szacunków brakarskich, sortymentacji drewna,

  4. prawidłowości obrotu i zaopatrzenia odbiorców regionalnych, krajowych i zagranicznych w drewno i użytki uboczne,

  5. badanie rynku oraz ustalanie renomy solidności, rzetelności i wypłacalności nabywców drewna,

  6. prawidłowość stosowania obowiązujących cen i cenników na wyroby i usługi,

  7. prawidłowość stosowania norm jakościowych,

  8. ustalanie sposobów postępowania w zakresie ściągania należności,

  9. stanu należności w tym przeterminowanych,

  10. opiniowania wniosków w zakresie rozkładania na raty, przesuwania terminów płatności i umarzania należności za sprzedane drewno oraz odsetek od nieterminowych płatności za drewno.

6.14. ZESPÓŁ PLANOWANIA I ANALIZ EKONOMICZNYCH (EA)

Do zadań tego Zespołu należy w szczególności:



  1. zbieranie i analiza wszelkich danych liczbowych do opracowywania planów ekonomiczno-gospodarczych i programów działania w układzie rocznym lub krótszym w skali całego RDLP z rozbiciem na poszczególne jednostki w tym dla biura RDLP oraz opracowywanie tych planów i analiz z ich wykonania,

  2. sprawowanie nadzoru oraz zbieranie niezbędnych materiałów informacyjnych w zakresie zbiorczych planów zatrudnienia, kontroli ich wykonania oraz planowanie i kontrola nad wykorzystaniem środków na wynagrodzenia,

  3. sprawowanie nadzoru i kontrola w zakresie zasad nagradzania, premiowania i opracowywania regulaminów w tym zakresie oraz kontrola ich przestrzegania,

  4. nadzór i kontrola w zakresie sprawozdawczości z zakresu zatrudnienia i wynagrodzeń,

  5. koordynacja w zakresie planowania, przydziału i wykorzystania przez jednostki pożyczek i dotacji,

  6. prowadzenie prac analitycznych w zakresie przebiegu i realizacji planów rzeczowych, kosztów i dochodów,

  7. sprawowanie nadzoru i kontroli nad hurtownią danych.

6.15. ZESPÓŁ INFORMATYKI (EI)

Do zadań Zespołu należy w szczególności kontrola:



  1. zakupów przez nadzorowane jednostki sprzętu informatycznego oraz oprogramowań użytkowych,

  2. pracy administratorów SILP w biurze RDLP i nadzorowanych jednostkach,

  3. terminowego wprowadzania wszelkich aktualizacji do SILP w biurze RDLP i nadzorowanych jednostkach,

  4. stosowania we wszystkich jednostkach organizacyjnych przepisów zawartych w ustawie o prawie autorskim w odniesieniu do używanych aplikacji użytkowych i oprogramowań systemowych,

  5. użytkowania sieci internetowej i poczty elektronicznej,

  6. prawidłowego wykorzystywania sprzętu informatycznego w biurze RDLP we współpracy z Wydziałem EZ.

Opracował: M. Tyszków



Załącznik nr 2 – cz. I do Zrządzenia nr 31/07

Dyrektora Regionalnej Dyrekcji Lasów

Państwowych w Białymstoku

z dnia listopada 2007 r.

w sprawie kontroli wewnętrznej

w Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych
W Y T C Z N E

udokumentowania i kontroli operacji gospodarczej w Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych w Białymstoku.
CZ. I. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Każda operacja gospodarcza oznaczająca działanie zmierzające do

zmiany w stanie majątkowym Biura RDLP bądź jednostek podległych

jak również skutki tej operacji – podlegają kontroli wewnętrznej w

rozumieniu przepisów punktu 2 i 3 Regulaminu kontroli wewnętrznej

Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych.

Kontroli wewnętrznej podlegają w szczególności:



  1. wszystkie czynności, które w skutkach mogą wywołać zobowiązania

majątkowe Biura RDLP lub w jednostkach organizacyjnych jak np.

zamówienia, zlecenia, umowy, porozumienia itp.



  1. operacje związane z dysponowaniem rzeczowymi i finansowymi

składnikami Biura RDLP lub jednostek organizacyjnych,

  1. skutki operacji wymienionych w pkt. a i b.

2. Operacje wymienione w pkt. 1 podlegają kontroli wewnętrznej zgodnie

z pkt. 3.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej. Osoby zobowiązane do

kontroli wymienione zostały w wykazie operacji gospodarczych

(rubr.9) stanowiącego cz. II niniejszych wytycznych.

3. Dokonywana kontrola pod względem merytorycznym polega na

ustaleniu celowości i gospodarności zamierzonego i lub realizowanego

przedsięwzięcia, a w szczególności na sprawdzeniu:

- ilości rzeczowych lub finansowych elementów składowych operacji

(materiałów, usług, odległości, czasu trwania itp.),

- prawidłowości stawek, cen i płac,

- legalności operacji (zgodności z obowiązującymi przepisami),

- ustaleniu najkorzystniejszego wariantu operacji pod względem

ekonomicznym,

- ustaleniu celowości i zgodności operacji z zasadami techniczno-

produkcyjnymi.

4. Do obowiązków kontrolującego należy również wykrywanie odchyleń

i nieprawidłowości, oraz ewentualnych nadużyć, marnotrawstwa i

niegospodarności.

5. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania kontroli

wstępnej kontrolujący ma obowiązek:



  1. zwrócić niezwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym

komórkom z wnioskiem o dokonanie odpowiednich zmian lub

uzupełnień,



  1. odmówić podpisu dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub

dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami,

zawiadamiając równocześnie Dyrektora RDLP o ujawnionym fakcie:

decyzję w sprawie dalszego toku postępowania podejmuje Dyrektor.

6. W razie ujawnienia w toku wykonywania kontroli bieżącej lub następnej,

nieprawidłowego przebiegu operacji gospodarczej osoba odpowiedzialna

za kontrolę danego odcinka pracy obowiązana jest niezwłocznie

zawiadomić bezpośredniego przełożonego oraz przedsięwziąć niezbędne

kroki zmierzające do usunięcia wykrytych nieprawidłowości.

7. W razie ujawnienia w toku kontroli nadużycia, kontrolujący obowiązany

jest niezwłocznie zawiadomić o tym Dyrektora RDLP jak również

zabezpieczyć dokumenty i przedmioty stanowiące dowód nadużycia.

8. W wypadku wątpliwości co do uznania operacji gospodarczej za zgodną

z obowiązującymi przepisami, względnie za zabezpieczająca interesy

społeczne – pracownik dokonujący kontroli merytorycznej powinien

zażądać stanowiska – opinii radcy prawnego. Dotyczy to w

szczególności: projektów zawieranych umów, umorzeń należności,

odpisywania na straty składników majątkowych, przekazywania, zakupu

lub odsprzedaż druków środków trwałych i przedmiotów nietrwałych.

Do obowiązków radcy prawnego w tych przypadkach należy

parafowanie przygotowanego dokumentu na znak zgodności z

obowiązującymi przepisami lub przedstawienia propozycji zmian w

przedkładanym mu dokumencie.

9. Osoby zobowiązane do sprawowania kontroli z tytułu zajmowanego

stanowiska kierowniczego mogą upoważnić swoich zastępców lub

innych pracowników – z wyjątkiem odpowiedzialnych za wystawienie

dokumentów – do wykonywania w określonych granicach nałożonych

na nich obowiązków w zakresie kontroli. Upoważnienie takie nie

zwalnia jednak tych osób do odpowiedzialności za należyte wykonanie

obowiązków kontrolnych.

Zakres kontroli wykonywanej przez poszczególnych pracowników

powinien być określony w ich zakresach czynności.

10. Niezależnie od kontroli merytorycznej określone operacje gospodarcze

podlegają kontroli społecznej realizowanej w formie ogłoszenia na

tablicy informacyjnej podanego do wiadomości całej załogi lub w formie

zasięgnięcia opinii przedstawicielstwa załogi przed dokonaniem operacji

takich jak:



  1. wypłaty nagród z zakładowego funduszu nagród,

  2. wypłaty wszelkich innych nagród i premii,

  3. wypłaty z zakładowego fundusz świadczeń socjalnych,

  4. udzielenia pomocy z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,

  5. udzielenie pomocy materialnej pracownikom i byłym pracownikom

z zakładowego fundusz świadczeń socjalnych,

f) wynagrodzenie i karanie pracowników.

11. Kontrola pod względem formalnym polega m. in. na ustaleniu, że

operacja została prawidłowo i zgodnie z przepisami udokumentowana,

oraz zamierzone wydatki mieszczą się w limitach finansowych

ustalonych odrębnymi przepisami dla wydatków takich jak:

reprezentacyjne, szkolenia, koszty podróży, funduszu wynagrodzeń,

remonty, ogólny limit kosztów utrzymania RDLP. Kontroli formalno-

-rachunkowej operacji na dokumentach w Regionalnej Dyrekcji Lasów

Państwowych dokonuje upoważniony przez Głównego Księgowego

Pracownik likwidatury finansowo-księgowej RDLP.

12. Skontrolowana pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym

dokumentacja operacji gospodarczych przedkładana jest kolejno:


  1. Głównemu Księgowemu RDLP lub osobie upoważnionej do podpisu,

który oznacza że:

- sprawdzono iż operacja została uznana przez właściwych rzeczowo

pracowników RDLP za prawidłową pod względem merytorycznym,

- nie zgłasza zastrzeżeń co do legalności operacji,

- stwierdzono formalno-rachunkową prawidłowość dokumentu

dotyczącego danej operacji,

- potwierdza pokrycie finansowe realizowanej operacji.

Główny Księgowy może wnieść swoje uwagi do realizowanej operacji

gospodarczej, do odmowy podpisania dokumentu włącznie.


  1. Dyrektorowi Regionalnej Dyrekcji LP względnie Z-com Dyrektora

lub osobie upoważnionej do podpisu.

Podpis ten oznacza ostateczną decyzję na mocy której wnioskowana i

przygotowana pod względem udokumentowania operacja gospodarcza może być realizowana.

13. Każda operacja gospodarcza musi być udokumentowana na piśmie przez

właściwą jednostkę zgodnie z postanowieniami Ustawy o rachunkowości

z dnia 29..9.1994 r. (Dz. U. z 1994 r. nr 121, poz. 591).

Udokumentowanie to powinno zawierać co najmniej:


  1. określenie wystawcy i wskazanie stron (nazwy i adresy) uczestniczą-

cych w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy. Na dowodach

własnych wystawianych przez jednostkę dla obiegu wewnętrznego –

nazwy i adresy stron zastępują symbole komórek organizacyjnych,

których dowód dotyczy.



  1. datę wystawienia dokumentu, oraz datę lub okres dokonania operacji

gospodarczej, której ten dokument dotyczy,

  1. przedmiot oraz wartościowe i ilościowe określenie operacji gospodar-

czej jeżeli operacja jest wymierna w jednostkach naturalnych,

  1. podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji gospodarczej

i jej udokumentowanie,

e) oznaczenie numerem w sposób zezwalający na powiązanie dokumen-

tu z dokonanymi na jego podstawie zapisami księgowymi,


  1. stwierdzenie, że dowód został sprawdzony pod względem

merytorycznym.

Odpowiednia klauzula winna zawierać datę i podpis osoby kontrolującej.



  1. stwierdzenie, że dowód został sprawdzony pod względem formalnym

i rachunkowym.

Klauzula winna zawierać datę i podpis osoby która dokonała kontroli.



  1. decyzję (klauzulę) zatwierdzającą dokument do wypłaty, przelewu

lub memoriałowego zaksięgowania.

14. Wykaz operacji gospodarczych, ich udokumentowania i kontrola w

Regionalnej Dyrekcji LP podane są w cz. II niniejszych wytycznych.

Dowody wewnętrzne stosowane w RDLP ujęte SA w wykazie

Stanowiącym cz. III wytycznych.

15. Ogólne zasady i terminy obiegu dokumentów:

W zakresie dokumentów omówionych w pkt. 14 niniejszych wytycznych

ustala się następujące zasady i terminy obiegu:



  1. Faktury, rachunki i inne dokumenty obce z żądaniem wypłaty z tytułu

dostaw, robót i usług winny być przekazywane każdego dnia z kancelarii ogólnej (przez pracownika przyjmującego pocztę) za pokwitowaniem pracownikowi likwidatury. Następnie (najpóźniej w następnym dniu roboczym) za pokwitowaniem do właściwego merytorycznie Wydziału. Wydział ten dokonuje kontroli merytorycznej i ewentualnie (jeśli jest wymagane) dołącza inne dowody konieczne do udokumentowania danej operacji gospodarczej i zwraca sprawdzony dowód do Wydziału Finansowo-Księgowego w następnym dniu po otrzymaniu. Komórka finansowa sprawdza dokument pod względem formalno-rachunkowym i przygotowuje dokumentację płatniczą (przelewem itp.).

Realizacja dokumentu w formie złożenia odpowiednich dyspozycji do banku powinna nastąpić zgodnie z terminem płatności.



  1. Dokumenty gotówkowe za jednorazowe zakupy i usługi (w tym rozli -

czenie zaliczek pobranych na ten cel) należy przekazywać – po uprzednim dokonaniu kontroli merytorycznej Wydziałowi Finansowo-Księgowemu w terminie umożliwiającym rozliczenie nie później jak 6 dni kalendarzowych od dnia ostatniego zakupu, z tym że istnieje obowiązek rozliczenia zaliczek stałych do 31 grudnia każdego roku.

  1. Rachunki za koszty podróży (w tym rozliczone zaliczki pobrane na ten cel) po uprzednim ich sprawdzeniu pod względem merytorycznym przez bezpośredniego zwierzchnika – należy przekazywać likwidaturze komórki finansowo-księgowej w terminie 6 dni po zakończeniu podróży służbowej.

  2. Dokumentacja dotycząca wszczęcia postępowania sądowego winna

być przekazana Radcy Prawnemu w terminie do 10 dni po zaistnieniu okoliczności uzasadniających takie postępowanie, przy uwzględnieniu obowiązujących terminów przedawnienia roszczeń.

Informacje o prawomocnych wyrokach sądowych winny być przekazywane bezpośrednio przez Radcę Prawnego przekazującemu sprawę w terminie 5 dni po uprawomocnieniu się.



  1. Dowody własne (w tym faktury i noty obciążające) z tytułu sprzedaży

składników majątkowych RDLP i usług winny być wystawione w terminie 3 dni od daty powstania faktury stanowiącego podstawę obciążenia.

  1. Wypłaty wynagrodzeń dokonywane są przelewem na konto każdego

pracownika umysłowego do dnia 25-go każdego miesiąca i do dnia

10-go każdego miesiąca – pracownikom fizycznym.

g) Wypłaty zaliczek, wpłaty, wypłaty bieżące i inne (w tym zwrot kosz-

tów podróży służbowych) dokonują się codziennie w godz. 7.30-9.30

i 11.30-14.30.

Wszystkie dokumenty dotyczące operacji gospodarczych przechowuje i zabezpiecza przed zniszczeniem lub zaginięciem Wydział Finansowo-Księgowy RDLP. Dowody te nie mogą być wydawane poza pomieszczenie księgowości bez zgody Głównego Księgowego Regionalnej Dyrekcji LP.



Opracował: Mikołaj Tyszków



©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna