Zarządzanie kontaktami



Pobieranie 1,11 Mb.
Strona2/16
Data18.06.2018
Rozmiar1,11 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   16

Definiowanie słowników

Słowniki do zdefiniowania:



  1. Grupy operatorów

Słowniki > Słownik dla operatorów > Grupy operatorów

System daje możliwość podziału operatorów na grupy. Każdy operator może należeć do wielu grup. Podział ten ułatwia grupowe operacje na operatorach.



  1. Typy nieobecności operatorów

Słowniki > Słownik dla operatorów > Typy nieobecności operatorów

System umożliwia ewidencjonowanie nieobecności operatora. Nieobecności te mogą być podzielone na określone grupy, np. choroba, urlop, delegacja itd.



  1. Operatorzy

Słowniki > Operatorzy

Lista operatorów zdefiniowanych w module Administratora – możliwość rozszerzenia ich danych o informacje wymagane w CRM:



    • listę telefonów

    • e-maili

    • kompetencji do zdarzeń CRM (poszczególnych projektów, spraw, zadań)

    • przynależności do grupy operatorów

    • dane GM – np. Kontakt na wydruku dokumentów (trzeba odpowiednio skonfigurować standardowy wzorzec wydruku odpowiedniego dokumentu)

    • grupy kartotek

    • grupy kontrahentów

  1. Dni pracy operatorów

Słowniki > Dni pracy operatorów

Dla każdego operatora można określić godziny w jakich pracuje, dni w których jest nieobecny oraz odnotować zwolnienia. Dane te potrzebne są do sprawnej organizacji pracy operatorów i pozwalają na szybkie określenie dostępności operatora w celu wykonywania zleconych zadań. W każdym dniu można określić dwa zakresy czasowe pracy. Godziny pracy są wykorzystywane przy rozplanowywaniu zadań, w celu sprawdzenia czy nie występują konflikty „dostępności” operatora, tzn. aby zabezpieczyć się przed przydzieleniem osobie dwóch zadań w tym samym czasie.



  1. Wzorce dni pracy operatorów

Słowniki > Wzorce dni pracy operatorów

Określanie czasu pracy może odbywać się automatycznie poprzez zdefiniowanie i wykonanie wzorców czasu pracy. Wzorce mogą być zdefiniowane dla wszystkich operatorów, dla operatorów z wybranej grupy lub indywidualnie dla każdego operatora.



  1. Słowniki do kartoteki kontrahentów

Słowniki > Słownik dla kontrahentów > Typy dodatkowych adresów

Słowniki > Słownik dla kontrahentów > Typy oddziałów kontrahentów

Słowniki > Słownik dla kontrahentów > Kompetencje osób kontaktowych

Słowniki > Słownik dla kontrahentów > Szczeble osób kontaktowych

Słowniki > Słownik dla kontrahentów > Funkcje osób kontaktowych

Ww. słowniki wykorzystywane są w dodatkowych danych opisujących kontrahentów – przy osobach kontaktowych oraz przy ewidencji oddziałów.



  1. Słowniki do kartoteki osób kontaktowych

Słowniki > Słowniki systemowe > Typy e-maili

Słowniki > Słowniki systemowe > Typy telefonów

Ww. słowniki wykorzystywane są w kartotekach osób kontaktowych u kontrahentów.


  1. Osoby kontaktowe

CRM > Osoby kontaktowe

Funkcja umożliwia zdefiniowanie katalogu osób kontaktowych oraz przypisanie ich do poszczególnych kontrahentów. Dla osób tych określa się: telefony, e-maile (do np. korespondencji seryjnej), kompetencje – można również zapisać uwagi i ostrzeżenia.

Ponadto w opcji tej dostępne jest definiowanie oddziałów kontrahenta. Określa się: nazwę, typ oddziału, dane adresowe, e-mail (do np. korespondencji seryjnej).


  1. Typy zasobów

Słowniki > Słowniki systemowe > Typy zasobów

Zdefiniowane w systemie zasoby można podzielić na grupy. Wprowadzenie podziału ułatwia zarządzanie zasobami np. zamiany zasobów w ramach grupy (np. zasób samochód A z grupy Samochody jest zajęty, ale inny zasób z grupy, samochód B jest wolny – można więc go wykorzystać).



  1. Zasoby

Słowniki > Zasoby

Zasoby wykorzystywane są w procesie realizacji zdarzeń - mogą to być samochody niezbędne do przejazdu, sale szkoleniowe , rzutniki wykorzystywane w prezentacjach itp.



W celu przypisania zasobu do konkretnego typu zasobów należy, przed dodaniem zasobu, wybrać wymagany typ posługując się ikoną Typ zasobów dostępną na pasku ikon.

Rys. Funkcja wyboru typu zasobów




  1. Czynności

Słowniki > Słowniki systemowe > Czynności

Słownik ten jest wykorzystywany podczas definicji typu zadania. Umożliwia wskazanie czynności wchodzących w skład zadania danego typu, w celu określenia tego co i w jakiej kolejności należy wykonać.



  1. Cechy zdarzeń

Słowniki > Słowniki systemowe > Cechy zdarzeń

System umożliwia stworzenie słownika cech charakteryzujących zdarzenia. Cechy mogą być zdefiniowane jako wspólne dla wszystkich typów zdarzeń lub związane z określonym typem. Aby przypisać cechę do wymaganego typu należy wybrać żądany typ posługując się ikonami dostępnymi na pasku ikon.


Rys. Funkcja wyboru typu zdarzenia




  1. Typy zdarzeń

Słowniki > Słowniki systemowe > Typy zdarzeń

Każde ze zdarzeń musi mieć określony typ. W systemie zdefiniowane są następujące typy zdarzeń:



  • Projekty - podstawowe, najbardziej rozbudowane zdarzenie. Zaleca się, aby projektów w programie było jak najmniej – aby zachować przejrzystość struktury zadań. Z natury rzeczy projekt jest czymś co trwa dłuższy czas oraz dzieli się na wiele wątków spraw i zadań do wykonania

  • Sprawy - sprawa to czynność do wykonania grupująca inne czynności. Sprawa ma określone ramy czasowe w formie planowanej oraz rzeczywistej daty rozpoczęcia i zakończenia. Za zakończenie sprawy jest odpowiedzialny “prowadzący”. Sprawy mogą być pierwszymi elementami drzewa spraw, mogą się dzielić na inne sprawy, podrzędne do sprawy głównej. Mogą też być podrzędne do projektów

  • Zadania - zadanie jest to czynność zaplanowana do wykonania w określonym czasie przez określoną osobę lub grupę osób. Ramy czasowe zdania są precyzyjnie określone jako planowana i rzeczywista data i godzina rozpoczęcia oraz planowana i rzeczywista godzina zakończenia. Zadanie musi się zaczynać i kończyć tego samego dnia. Zadanie jest specjalnym zdarzeniem, które pozwala na organizację pracy w postaci graficznego organizatora – Organizacja pracy operatora.

  • Kontakty - kontakt jest odnotowaniem faktu kontaktu pomiędzy osobami. Kontaktem jest zarówno rozmowa telefoniczna, osobista jak i list e-mail.

  • Dokumenty - dokument to dowolny plik dowolnego typu, który ma być przechowywany w systemie. Dokument może być załącznikiem do innych zdarzeń lub autonomicznym dokumentem bez kontekstu konkretnej sprawy

Dla każdego z typów zdarzeń zdefiniować można:

  • osoby kompetentne – lista osób, które będą miały kompetencje do realizacji zdarzeń - wybór spośród listy zdefiniowanych w systemie operatorów

  • czynności – lista czynności do wykonania w celu zrealizowania zdarzenia wraz z określeniem ile procent wykonania zdarzenia stanowi dana czynność

  • zasoby – lista zasobów niezbędnych do zrealizowania zdarzenia (definiując Projekty i Sprawy najlepiej nie wskazywać zasobów, szczególnie jeśli podpinać będziemy do nich Zadania i w nich będziemy wybierać zasoby – bo może dojść do konfliktu dostępności zasobów)

  • cechy – lista cech charakteryzujących zdarzenie

Przed rozpoczęciem definiowania nowych zdarzeń należy dobrze się zastanowić jak to zrobić. Nieprzemyślane definiowanie zdarzeń i przypisywanie im zasobów i osób kompetentnych łatwo może doprowadzić do konfliktu w ich dostępności. Dlatego wskazane jest przypisywanie ich do przyjętych jako najniższe w hierarchii typów zdarzeń (spraw, zadań) – chyba że dopuszczalne będą konflikty w dostępie.

Aby dopisać nowe zdarzenie do wymaganego typu należy, przed wywołaniem funkcji Dodaj, wybrać za pomocą ikony dostępnej na pasku ikon odpowiedni typ zdarzenia.


Rys. Wybór typu zdarzenia



  1. Organizacja pracy operatora / grupy

CRM > Organizacja pracy operatora

CRM > Organizacja pracy grupy

Organizacja pracy realizowana jest jako przydział zadań do wykonywania przez operatorów w ramach ich czasu pracy limitowanego przez nieobecności i zwolnienia. Funkcjonalność organizatora umożliwia dynamiczne przesuwanie zadań pomiędzy poszczególnymi dniami.


  1. Wykorzystanie zasobów

CRM > Wykorzystanie zasobów

Opcja umożliwia śledzenie wykorzystania zasobów w zdarzeniach wykonywanych przez operatorów. Dane przedstawione są graficznie na kalendarzu. Funkcjonalność umożliwia dynamiczne przesuwanie zasobów pomiędzy poszczególnymi dniami.





1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   16


©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna