Zarz ą dzenie nr 91/10 Burmistrza Miasta I Gminy w Koprzywnicy z dnia 21 grudnia 2010 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji sporządzania, obiegu I kontroli dowodów księgowych



Pobieranie 274,23 Kb.
Strona4/10
Data14.02.2018
Rozmiar274,23 Kb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

§ 13


1. Dowody bankowe.

  1. dowód wpłaty

  2. polecenie przelewu - pobrania

  3. wyciągi z rachunków bankowych

  4. zrealizowane przez bank polecenie przelewu własne i obce.

ad. 1) Dowód wpłaty

Wszelkie wpłaty na rachunek własny lub obcy do banku dokonywane są przy pomocy specjalnych druków "Dowód wpłaty". Dowód wpłaty wypełniają upoważnieni pracownicy w trzech egzemplarzach.

Wpłat gotówkowych dokonuje się bezpośrednio w NBS O/Koprzywnica.


ad. 2) Polecenie przelewu i zbiorcze polecenie przelewu

Podstawą do wystawienia polecenia przelewu powinien być oryginał dowodu podlegający zapłacie lub polecenie przelewu - pobrania. Polecenie przelewu wystawia upoważniony pracownik w czterech egzemplarzach, które po podpisaniu przez upoważnione osoby składa się w banku.

Po zrealizowaniu przelewu jednostka utrzymuje wraz z wyciągiem bankowym ostatni egzemplarz (odcinek D) przelewu. W przypadku złożenia jednorazowo więcej niż trzech przelewów należy sporządzić zbiorcze polecenie przelewu w dwóch egzemplarzach, które składa się w banku wraz z poleceniami przelewu.

ad. 3) Wyciągi z rachunków bankowych

Otrzymane z banku wyciągi rachunków bankowych winny być sprawdzone przez głównego księgowego wraz z załączonymi do nich dokumentów.

Jeżeli zostaną stwierdzone niezgodności, należy pisemnie je uzgodnić z oddziałem banku obsługującego rachunek


§ 14


Podstawowym dowodem stwierdzającym wypłatę wynagrodzeń osobowych jest lista płac.

Podstawowymi źródłami do sporządzania listy płac są:



  1. pismo angażujące,

  2. umowa o pracę zleconą,

  3. zmiana umowy o pracę,

  4. rozwiązanie umowy o pracę,

  5. karta czasu pracy i zarobków,

  6. zlecenie na pracę w godzinach nadliczbowych,

  7. wnioski premiowe.

§ 15


  1. Listy płac sporządza stanowisko ds. płac i rozliczeń do 28 dnia miesiąca, w jednym egzemplarzu na podstawie odpowiednio sporządzonych i sprawdzonych dowodów źródłowych.




  1. Listy płac powinny zawierać co najmniej następujące dane:

  1. okres, za jaki obliczono wynagrodzenie,

  2. łączną sumę do wypłaty,

  3. nazwisko i imię pracownika,

  4. sumę należnego każdemu pracownikowi wynagrodzenia brutto z rozbiciem na poszczególne składniki wynagrodzenia,

  5. sumę wynagrodzeń netto,

  6. sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły,

  7. sumę zasiłku rodzinnego,

  8. sumę ewentualnych dodatków przejściowych i stałych (dodatek funkcyjny),

  9. pokwitowanie odbioru wynagrodzenia (podpis i data), lub przelew na rachunkach ROR pracownika nie później niż w dniu wypłaty.




  1. Zgodnie z ustaleniami, w listach płac dopuszczalne jest dokonywanie następujących potrąceń

  • należności egzekucyjnych na podstawie nakazów egzekucyjnych,

  • zaliczki na podatek dochodowy,

  • czynszu za lokal mieszkalny udostępniony przez zakład pracy,

  • inne potrącenia mogą być dokonywane wyłącznie za wyrażoną na piśmie zgodą pracownika.




  1. Listy płac nie mogą zawierać żadnych poprawek.




  1. Listy płac powinny być podpisane przez:

  1. osobę sporządzającą,

  2. osobę sprawdzającą,

  3. Skarbnika lub pracownika upoważnionego przez Skarbnika,

  4. Burmistrza lub osobę upoważnioną /Sekretarza/.




  1. Wypłata wynagrodzenia następuje 28 dnia każdego miesiąca, poprzez przelewy na rachunki oszczędnościowo - rozliczeniowe pracowników. Płatnicy rozliczani są najpóźniej w terminie do 15-go każdego miesiąca na podstawie zestawień list płatniczych. Jeśli dzień wypłaty jest dniem wolnym, to wypłaty dokonuje się w dniu roboczym poprzedzającym dzień wypłaty.




  1. Po zakończeniu rozliczeń związanych z wypłatą, listy płac są wpinane do skoroszytów, zestawienie list płac sporządza się na zestawieniu list, które służą do księgowości syntetycznej
    i analitycznej.




  1. Wszystkie naliczone potrącenia z płac odprowadzane są na właściwe rachunki bankowe za pomocą poleceń przelewów sporządzonych przez pracowników księgowości w dniu wypłaty
    i składane w NBS O/Koprzywnica.

§ 16


Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczania składek i zasiłków z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz ich udokumentowania zawarte są w instrukcjach i zarządzeniach ZUS-u.

§ 17


  1. Dany składnik majątku powinien spełnić następujące warunki, aby mógł być zaliczony do środków trwałych:

  1. być kompletny i zdatny do użytku w momencie przyjęcia do użytkowania

  2. przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż jeden rok

  3. stanowić własność (współwłasność) jednostki lub zostać przyjęty w najem, dzierżawę, leasing i jednostka ma prawo dokonywać od nich odpisów amortyzacyjnych

  4. przeznaczony na własne potrzeby jednostki lub do oddania w używanie .

Do udokumentowania ruchu środków trwałych służą następujące dowody księgowe:

A/ OT „ przyjęcie środka trwałego”

B/ MT „zmiana miejsca użytkowania środka trwałego”

C/ PT protokół przekazania – przyjęcia środka trwałego

D/ LT „likwidacja środka trwałego”

OT „ przyjęcie środka trwałego” służy do udokumentowania przyjęcia środka trwałego do użytkowania. Wystawiany jest przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami. Dowód ten sporządzany jest w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem:


    1. oryginał – referat finansowy

    2. pierwsza kopia – dla komórki organizacyjnej przyjmującej środki trwałe w użytkowanie,

    3. druga kopia – dla osoby materialnie odpowiedzialnej.

Sporządza się go na podstawie

    1. w przypadku zakupu środka trwałego nie wymagającego montażu – faktury dostawy, protokołu odbioru technicznego, dowodu odprawy celnej,

    2. w przypadku zakupu środka trwałego wymagającego montażu – oprócz dowodów wymiennych w pkt. 1, również faktury wykonawców montażu,

    3. w przypadku przyjęcia środka trwałego i inwestycji – protokołu odbioru technicznego,

    4. w przypadku ujawnienia środka trwałego podczas inwentaryzacji – protokołu różnic,

    5. inwentaryzacyjnych z decyzją komisji inwentaryzacyjnej.

Dowód OT powinien zawierać:

    1. numer dowodu OT i datę przyjęcia do użytkowania,

    2. symbol klasyfikacji środków trwałych oraz numer inwentarzowy,

    3. nazwę środka trwałego i jego krótką charakterystykę (np. rok produkcji, numer seryjny, wymiary, ciężar, itp.),

    4. miejsce użytkowania środka trwałego,

    5. określenie dostawcy środka trwałego,

    6. wartość początkową , stawkę amortyzacyjną, kwotę odpisu amortyzacyjnego,

    7. sposób ujęcia dowodu OT w księgach rachunkowych, (dekretacja wpisana przez upoważnionego pracownika referatu finansowego).

Sporządzony dowód OT podpisuje osoba , która dany środek przyjęła do użytkowania
i przechowuje do kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej. Skontrolowany dowód OT podlega zatwierdzeniu przez Burmistrza. Załącznikiem do dowodu OT jest protokół odbioru technicznego. W trakcie eksploatacji środka trwałego może nastąpić zmiana jego miejsca użytkowania (zmiana komórki organizacyjnej jednostki). Podstawą do udokumentowania zmian miejsca użytkowania środka trwałego jest dowód MT – zmiana miejsca użytkowania środka trwałego.

Dowód ten sporządza się na podstawie decyzji kierownika jednostki.

Wystawiany jest w dniu faktycznej zmiany miejsca użytkowania środka trwałego.

Powinien zawierać:



    1. nazwę środka trwałego i krotką jego charakterystykę

    2. numer inwentarzowy środka trwałego

    3. jego wartość początkową

    4. datę zmiany miejsca użytkowania i przyczyny zmiany

    5. dotychczasowe i nowe miejsce użytkowania

    6. podpisy kierowników komórki przekazującej i otrzymującej środek trwały

    7. datę sporządzenia dowodu

Dowody MT sporządza się w czterech egzemplarzach

    1. oryginał – stanowisko ds. księgowości budżetowej,

    2. pierwsza kopia – dla komórki organizacyjnej otrzymującej środek trwały,

    3. druga kopia – dla komórki organizacyjnej przekazującej środek trwały,

    4. trzecia kopia – dla osoby materialnie odpowiedzialnej.

Dowód ten podlega kontroli formalnej i rachunkowej oraz zatwierdzeniu przez Burmistrza.

Dowód PT „protokół przyjęcia – przekazania środka trwałego” służy do udokumentowania nieodpłatnego przekazania środka trwałego innej jednostce. Nieodpłatne przekazanie środka trwałego następuje na podstawie zarządzenia Burmistrza.

Zarządzenie stanowi podstawę do wystawienia dowodu PT „ protokołu przekazania – przyjęcia środka trwałego”

Dowód ten zawiera co najmniej:

- nazwę środka trwałego jego numer inwentarzowy i symbol klasyfikacji środków trwałych


    1. wartość początkową i wysokość dotychczasowego umorzenia

    2. nazwę i adres jednostki przekazującej i przyjmującej środek oraz podpisy osób reprezentujących jednostkę

Kontroli merytorycznej wystawionego dowodu PT dokonuje kierownik jednostki a kontroli formalno – rachunkowej Skarbnik.

Sporządzany jest w pięciu egzemplarzach:



    1. oryginał i czwarta kopia – dla jednostki otrzymującej środek trwały,

    2. pierwsza kopia – dla jednostki przekazującej środek trwały,

    3. druga kopia – dla stanowiska ds. księgowości budżetowej,

    4. trzecia kopia – dla osoby materialnie odpowiedzialnej.

Likwidacja środka trwałego następuje na skutek zużycia, zniszczenia, niedoboru lub sprzedaży. Do udokumentowania likwidacji środka trwałego służy dowód LT „likwidacja środka trwałego”.

Wystawiany jest przez osobę materialnie odpowiedzialną.

Dowód LT powinien zawierać:


    1. numer i datę dowodu

    2. nazwę środka trwałego i jego numer inwentarzowy

    3. wartość początkową i jego dotychczasowe umorzenie

    4. orzeczenie komisji likwidacyjnej (określenie przyczyn likwidacji)

    5. skład komisji likwidacyjnej oraz podpisy jej członków

Załącznikami do LT mogą być:

    1. orzeczenie techniczne rzeczoznawcy

    2. protokół fizycznej likwidacji

    3. faktura w przypadku sprzedaży

Jest sporządzany w trzech egzemplarzach:

    1. oryginał - stanowisko ds. księgowości budżetowej

    2. pierwsza kopia – dla komórki organizacyjnej w której środek trwały był używany

    3. druga kopia – dla osoby materialnie odpowiedzialnej.

Sprawdzony dokument pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym stanowi podstawę do wyksięgowania środka trwałego z ewidencji syntetycznej i analitycznej.


  1. Zasady stosowane przy opracowaniu i obiegu dowodów dotyczące działalności inwestycyjnej (np, w zakresie środków pieniężnych, rozrachunków) nie odbiegają od ogólnie obowiązujących zasad, które należy stosować podobnie jak w zakresie działalności eksploatacyjnej. Z tych względów w instrukcji ograniczono się do omówienia dowodów dotyczących inwestycji rozpoczętych i zakończonych. Przez środki trwałe w budowie (inwestycje) rozumie się zaliczone do aktywów trwałych środki trwałe w okresie ich budowy, montażu lub ulepszenia już istniejącego środka trwałego (art. 3 ust. 1 pkt 16 ustawy o rachunkowości). Wszystkie dowody dotyczące omawianych operacji powinny być skontrolowane przez pracownika nadzorującego wykonanie inwestycji.

Dowodami stanowiącymi podstawę do zaewidencjonowania operacji dotyczących inwestycji są:

faktury - rachunki zewnętrzne dostawców oraz wykonawców,

Dostawy środków transportowych, wyposażenia, maszyn i urządzeń przekazywanych do użytku równocześnie z ich odbiorem powinny być udokumentowane fakturami - rachunkami dostawców zgodnie z zamówieniami oraz dołączonymi do faktur - rachunków dowodami OT - przyjęcia środka trwałego względnie, jeżeli w ramach pierwszego wyposażenia nabyto środki obrotowe, zamiast dowodu OT wystawia się dowód PZ, na którym należy zaznaczyć "inwestycja".

W omawianym przypadku dowody OT i PZ stanowią również podstawę do zaewidencjonowania operacji w zakresie inwestycji zakończonych oraz przychodu środków trwałych i obrotowych. W protokóle tym należy również umieścić dane dotyczące osoby, której powierzono dokumentację do przechowania. W zakresie robót budowlano-montażowych oraz nakładów na remonty do faktury - rachunku wykonawcy powinien być dołączony protokół odbioru wykonanych i przekazanych robót, elementów robót lub obiektów, sprawdzony kosztorys wykonawczy (w przypadku ustalenia wynagrodzenia na podstawie kosztorysu umownego).

Dowodami stanowiącymi podstawę do zaewidencjonowania operacji dotyczących zakończonych inwestycji są:


  1. protokół odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji,

  2. dowody OT - przyjęcia środka trwałego,

  3. polecenie księgowania.

Protokół odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji stanowi podstawę udokumentowania przyjęcia do użytku z inwestycji obiektów majątku trwałego, w wyniku robót budowlano-montażowych.

Do omawianego protokółu powinny być dołączone dowody OT, w których zgodnie z wynikającą z protokółu faktyczną wartością inwestycji - ustala się wartość i granice poszczególnych składników obiektów otrzymanych z inwestycji. Protokół odbioru końcowego i przekazania inwestycji do użytku sporządza pracownik nadzorujący inwestycje w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem:



  1. oryginał - księgowość,

  2. pierwsza kopia - dla komórki eksploatującej przyjęty lub wyremontowany obiekt,

  3. druga kopia - dla referatu nadzorującego inwestycję.

Dowody OT stanowią udokumentowanie zakończonych inwestycji polegających na zakupach składników majątkowych przekazanych bezpośrednio do użytkowania oraz łącznie z protokółem odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji, są udokumentowaniem zakończonych robót budowlano-montażowych.

Polecenie księgowania, sporządzone przez pracownika księgowości na podstawie odpowiednich dowodów źródłowych, stanowi udokumentowanie wartości niematerialnych i prawnych na koncie inwestycji zakończonych.




  1. Ewidencja analityczna rzeczowych składników majątku prowadzona jest w księgach inwentarzowych zgodnie z obowiązującymi przepisami wg określonych grup przez upoważnionego pracownika.




  1. Księgi inwentarzowe winny być przesznurowane, końce sznurka przytwierdzone do ostatniej strony naklejką z pieczęcią urzędową. Oprócz pieczęci na ostatniej stronie Burmistrza i Skarbnik podpisują adnotację stwierdzającą ilość stron lub kart księgi.




  1. Wszystkie rzeczowe składniki majątku muszą być oznaczone trwałymi numerami inwentarzowymi.




  1. Ewidencję pozaksięgową umundurowania oraz ubrań służbowych lub ochronnych prowadzonej przez upoważnionego pracownika. prowadzi się na kartach imiennych dla każdego pracownika, któremu z mocy przepisów ubrania takie przysługują. W ewidencji tej należy również odnotować wypłatę ekwiwalentu pieniężnego, który pracownik otrzymał zamiast odzieży.


1   2   3   4   5   6   7   8   9   10


©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna