Zarz ą dzenie nr 91/10 Burmistrza Miasta I Gminy w Koprzywnicy z dnia 21 grudnia 2010 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji sporządzania, obiegu I kontroli dowodów księgowych



Pobieranie 274,23 Kb.
Strona3/10
Data14.02.2018
Rozmiar274,23 Kb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

§ 9


  1. Dekretacją określa się ogół czynności związanych z przygotowaniem dowodów do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem jej wykonania.

Dekretacja obejmuje następujące etapy:

  1. segregacja dowodów,

  2. sprawdzenie prawidłowości dowodów,

  3. właściwa dekretacja (oznaczenie sposobu księgowania)




  1. Segregacja dowodów polega na:

  1. wyłączeniu z ogółu dowodów napływających do komórki księgowości tych dowodów, które nie podlegają księgowaniu (np. nie wyrażają operacji gospodarczych lub są ich zapowiedzią),

  2. podziale dowodów księgowych wg rachunków bankowych,

  3. kontroli kompletności dowodów na oznaczony okres (np. dzień, dekadę).




  1. Sprawdzenie prawidłowości dowodów polega na ustaleniu, czy są one podpisane na dowód skontrolowania pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, zgodności z ustawą o finansach publicznych. Sprawdzone dokumenty stanowią podstawę do zatwierdzenia ich do wypłaty. Zatwierdzenia do wypłaty dokonuje Burmistrz poprzez dokonanie adnotacji:


Zatwierdzono do wypłaty ze środków:

..............................................................

kwota: ................, słownie ....................

..............................................................

..............................................................

..................................., dnia .................



(podpis i pieczątka imienna)




  1. Na dowodzie zatwierdzonym do wypłaty, pracownicy księgowości po dokonaniu zapłaty, wystawieniu polecenia przelewu bądź obciążeniu rachunku bankowego zamieszczają klauzulę:


Zapłacono gotówką RK nr ...................

przelewem, czekiem nr ........................



..................................., dnia .................

(podpis i pieczątka imienna)




  1. Właściwa dekretacja polega na:

  1. nadaniu dowodom księgowym numerów, pod którymi zostaną one zaewidencjonowane,

  2. w celu uniemożliwienia wielokrotnego księgowania tego samego dowodu każdy zaksięgowany dowód jest zaopatrzony w numer ewidencyjny dowodu księgowego,

  3. umieszczaniu na dowodach adnotacji na jakich kontach ma być dowód zaksięgowany,

  4. wskazaniu sposobu rejestracji dowodu w urządzeniach (na kontach) analitycznych (pomocniczych),

  5. określeniu daty pod jaką dowód ma być zaksięgowany, jeżeli dowód ma być zaksięgowany pod inną datą niż data wystawienia przy dowodach własnych lub datą otrzymania - przy dowodach obcych,

  6. podpisaniu przez Skarbnika. W celu zmniejszenia pracochłonności dekretacji należy stosować pieczątki z odpowiednimi rubrykami, wg wzorów, które stanowią załącznik nr 3.

§ 10


  1. Wprowadza się ujednolicone zasady numerowania i archiwowania dowodów księgowych, umożliwiające jednoznaczną identyfikację dokonanych na ich podstawie zapisów księgowych.



  1. Zaleca się zamieszczenie na każdym dowodzie księgowym:

    1. numeracji, o której mowa w ust. 1 - w prawym górnym rogu. Przy komputerowym księgowaniu, numer wyciągu bankowego jest zgodny z numerem nadanym przez bank. Dowodom źródłowym pod każdym wyciągiem, nadaje się numery od liczby 1.

    2. pozycji księgi rachunkowej - kolorowym pisakiem, obok numeru, o którym mowa wyżej,

    3. dekretacji przy użyciu pieczęci (wzór - załącznik nr 3)

    4. adnotacji o ujęciu dowodu w księdze rachunkowej (data, podpis)

§ 11


1. Znane są i stosowane następujące kryteria klasyfikacyjne dowodów:

  1. według przeznaczenia :

  1. dyspozycyjne, zawierające polecenie dokonania operacji gospodarczej albo wykonania zapisu nie wyrażającego faktu dokonania operacji gospodarczej,

  2. wykonawcze, zawierające informacje o przebiegu lub skutku dokonanej operacji,

  3. kombinowane (dyspozycyjno-wykonawcze) - dowody w pewnym okresie dyspozycyjne a następnie wykonawcze (np. kwit rozchodowy materiałów, asygnata kasowa);

  1. według obowiązku rejestrowania w ewidencji księgowej lub nie podlegające księgowaniu;

  2. według jednostek wystawiających;

  1. własne wystawiane przez jednostkę dokonującą księgowań na podstawie tych dowodów,

  2. obce wystawiane przez inną jednostkę,

  1. według rodzaju odbiorcy:

  1. zewnętrzne, wystawiane dla kontrahenta jednostki wystawiającej,

  2. wewnętrzne, wystawiane dla własnych potrzeb jednostki wystawiającej;

  1. według podstawy sporządzania:

  1. pierwotne, zwane źródłowymi, wystawiane w wyniku bezpośredniego pomiaru, obserwacji operacji gospodarczych,

  2. wtórne, wystawione są na podstawie dowodów pierwotnych lub danych księgowości;

  1. według liczby operacji:

  1. pojedyncze,

  2. zbiorcze.

  1. według rodzajów operacji, których dotyczą (np. kosztów inwestycji).



§ 12


  1. Dowodami dotyczącymi zakupu towarów, materiałów i usług oraz rozrachunków z dostawcami są:

  1. umowy (w odniesieniu do materiałów i usług),

  2. oryginał faktury dostawcy,

  3. wezwanie do zapłaty (w odniesieniu do faktur inkasowych),

  4. korygowanie faktur - rachunków,

  5. dowody stwierdzające uregulowanie zobowiązania,

  6. dowód dostawy (w odniesieniu do towarów),

  7. dowód przyjęcia materiałów „Pz” (w odniesieniu do materiałów)


  1. Umowy:

Projekt umowy, sporządza upoważniony pracownik. Projekt umowy opiniuje radca prawny. Po podpisaniu umowy przez obie strony przedkłada się ją do kontrasygnaty skarbnikowi.



  1. Faktura - rachunek

Faktura -.rachunek jest dowodem księgowym. Zakupy rzeczowych składników majątkowych mogą być udokumentowane wyłącznie fakturami - rachunkami dostawców.

Faktura - rachunek obejmuje co najmniej:



  1. nazwę i adres jednostki wystawiającej,

  2. datę wystawienia i numer kolejny,

  3. nazwę i adres odbiorcy,

  4. numer identyfikacji podatkowej – NIP , w przypadku faktur vat

  5. sposób zapłaty,

  6. numer i datę zamówienia (umowy),

  7. wykaz ilości, rodzajów i cen zafakturowanych towarów, materiałów i usług,

  8. sumę brutto,

  9. informacje dotyczące opakowań i przewozów,

  10. kwoty potrąceń z określeniem ich tytułów (upusty, zaliczki, wydatki zwrotne dokonane za odbiorcę, przedpłaty, potrącenia podatkowe itp.)

  11. sumę należności,

  12. kwotę należności wpisaną słownie,

  13. pieczęć i podpis wystawcy,

  14. pokwitowanie zapłaty gotówkowej.

Ponadto faktura-rachunek może zawierać dodatkowe dane :

  1. adres magazynu wystawcy,

  2. termin zapłaty, nazwę banku i symbole rachunku bankowego wystawcy,

  3. podpisy pracowników wystawiających, sprawdzających i akceptujących fakturę - rachunek,

  4. powołanie na cenniki i symbole indeksów,

  5. określenie podstawy prawnej zastosowanej ceny, rabatów, kosztów podatkowych itd.

  6. datę i potwierdzenie przyjęcia faktury przez adresata.

Faktury - rachunki wpływające do stanowisk pracy Urzędu Miasta i Gminy w Koprzywnicy winny być sprawdzone pod względem merytorycznym przez te stanowiska, następnie przekazane do księgowości do sprawdzenia pod względem formalno - rachunkowym.




  1. Sprostowanie faktur

Dowodami, na podstawie których ewidencjonuje się sprostowanie pierwotnej sumy faktury - rachunku są odpowiednie faktury - rachunki korygujące i uznane przez jednostkę oryginały faktur- rachunki dostawców. Faktury - rachunki korygujące wystawia się w przypadku reklamacji sumy faktur - rachunków.

Faktury - rachunki własne sporządza pracownik na podstawie reklamacji na druku powszechnie stosowanym zewnętrznym w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem:



  1. oryginał dla dostawcy (przekazuje do sekretariatu, skąd następuje wysyłka pocztą do kontrahenta),

  2. pierwsza kopia dla komórki finansowo-księgowej (zostaje dołączona do własnej faktury - rachunku).

Fakturę - rachunek podpisuje osoba sporządzająca, Skarbnik lub osoba przez Skarbnika upoważniona oraz Burmistrz lub Sekretarz .


  1. Dowodami stwierdzającymi uregulowanie zobowiązania są np. wyciągi bankowe podające sumy zrealizowanych czeków, załączone do wyciągów kopie przelewów bankowych, dowody kasowe, rozliczenia pracowników z sum pobranych na zakup z dołączonymi dowodami stwierdzającymi poniesione wydatki.


1   2   3   4   5   6   7   8   9   10


©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna