Zarz ą dzenie nr 91/10 Burmistrza Miasta I Gminy w Koprzywnicy z dnia 21 grudnia 2010 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji sporządzania, obiegu I kontroli dowodów księgowych



Pobieranie 274,23 Kb.
Strona2/10
Data14.02.2018
Rozmiar274,23 Kb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

§ 6


1. Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

  1. zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

  2. korygujące poprzednie zapisy,

  3. zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,

  4. rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych

  5. polecenia księgowania - w celu dokonania zapisu księgowego nie wyrażającego faktu dokonania operacji gospodarczej (np. wystornowanie błędnego zapisu, przeniesienie rozliczonych kosztów, otwarcie ksiąg), a w innych wypadkach ze stosowanej techniki księgowości.

  6. nota księgowa – jako szczególna odmiana księgowych dowodów źródłowych, mogą być wystawiane wyłącznie w sytuacji, gdy do określonej operacji nie mają zastosowania przepisy ustawy o VAT. Służy w szczególności do dokumentowania operacji związanych z rozrachunkami z kontrahentem, jeżeli przepisy nie wymagają operacji fakturą VAT, fakturą korygującą lub rachunkiem.

2. Do dowodów wymienionych w ust .l stosuje się odpowiednio przepisy § 5.


3. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródło-wych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług.

§ 7


  1. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie chyba, że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.




  1. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują kompletne zawierające co najmniej dane określone w § 5 oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.




  1. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.




  1. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb oraz podpisanie poprawki
    i umieszczenie daty dokonania poprawy. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.
    W przypadku dokonywania poprawy w księgach rachunkowych poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca a w przypadku wprowadzenia do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów dokonuje się tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.




  1. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód (np. faktura zakupu i dowód Pz) lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu - w niniejszej instrukcji wskazuje się, który dowód lub jego egzemplarz, będzie podstawą do dokonania zapisu księgowego. W przypadku braku takich postanowień doraźne decyzje w tej sprawie podejmuje Skarbnik - Główny księgowy.




  1. Jeżeli jednostka otrzyma dokument, który jej nie dotyczy - należy go natychmiast zwrócić wystawcy, ewentualnie z pismem przewodnim, informującym o okolicznościach pomyłki.




  1. Udokumentowaniem zapisów księgowych mogą być wyłącznie prawidłowe dowody księgowe.




  1. Ustala się, że dowodem księgowym, który stanowi podstawę zapisów w księgach rachunkowych jest oryginał dowodu – kopia z potwierdzeniem zgodności z oryginałem.

§ 8


  1. W sprawdzaniu dowodów biorą udział pracownicy jednostki na skutek czego zachodzi konieczność przekazywania dowodów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami.




  1. Obieg dowodów księgowych rozpoczyna się w momencie złożenia lub wpływu drogą pocztową dowodów do sekretariatu, który następnie przekazuje te dowody do referatu finansowego, gdzie upoważniony pracownik rejestruje dowody księgowe nadając im kolejny numer i sprawdza ich zgodność z wcześniej złożonym zleceniem po czym przekazuje je upoważnionemu pracownikowi, który złożył zlecenie celem opisu merytorycznego oraz zgodność z planem finansowym i sprawdzenia zgodności zakupu z prawem zamówień publicznych. Upoważniony pracownik odpowiedzialny merytorycznie za realizację rachunku / faktury/ opisuje rachunek / fakturę sprawdzając je pod względem merytorycznym oraz zgodność z planem finansowym po czym przekazuje je do referatu finansowo-księgowego, celem sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowym oraz dokonania dekretacji, a następnie przekazana do zatwierdzenia do wypłaty.

  2. W przypadku realizacji konkretnego zadania procedura wygląda następująco:

  1. samodzielne stanowisko sporządza notatkę służbową w sprawie celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań, ich zgodność z planem finansowym oraz w sprawie wyboru trybu zamówienia publicznego. Wzór notatki stanowi załącznik nr 1

  2. samodzielne stanowiska składają co miesiąc zapotrzebowanie środków pieniężnych na realizowane zadania.

  3. samodzielne stanowiska opracowują projekty umów na realizację zadania w trzech egzemplarzach z określeniem terminu, wartości i kontrahenta

oryginał - wykonawca,

I kopia – stanowisko ds. księgowości budżetowej,

II kopia - w miejscu.


  1. obieg faktur i rachunków wpływających do jednostki za realizację zadania jest dokładnie taki sam jak przedstawiony w ust 2.




  1. W wyżej omawiany sposób powstaje więc tzw. obieg dowodów księgowych, który obejmuje drogę dowodów od chwili sporządzenia względnie wpływu do jednostki aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania.

  2. Poszczególne dowody mają różne drogi obiegu. Bez względu na rodzaj dowodów, należy zawsze dążyć do tego, aby ich obieg odbywał się najkrótszą drogą. W tym celu należy stosować następujące zasady:

  • terminowości – przestrzeganie terminu przekazania dokumentów pomiędzy ogniwami, skrócenie do minimum czasu przetwarzania dokumentów przez poszczególne ogniwa,

  • systematyczności – wykonywanie czynności związanych z obiegiem dokumentów w sposób systematyczny, ciągły, zapobiegający okresowemu spiętrzeniu prac, powodującemu możliwości zwiększenia pomyłek,

  • częstotliwości – przepływ tych samych dokumentów przy określonej powtarzalności,

  • odpowiedzialności indywidualnej – imienne wyznaczenie osób odpowiedzialnych za konkretne czynności przynależne do systemu obiegu dokumentów, przekazywanie dokumentów tylko do tych ogniw, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych i są kompetentne do ich sprawdzenia,

  • samokontroli obiegu – poszczególne ogniwa kontrolują się nawzajem i wymuszają ciągły ruch obiegowy.

Sprawdzenia dokumentów pod względem merytorycznym dokonują: pracownicy, którym powierzono taki obowiązek. Dokonane sprawdzenia pod względem merytorycznym winno być stwierdzone na dowodzie przez umieszczenie i podpisanie klauzuli:


Wydatek zgodny z planem finansowym, Klasyfikacja Budżetowa:

Dz. .........., Rozdz. ............, § ......................

Sprawdzono pod względem merytorycznym

....................................., dnia .......................



podpis i pieczątka imienna

Podczas sprawdzania dowodu księgowego pod względem merytorycznym na poniższych dowodach


księgowych należy dodatkowo zamieszczać adnotacje:

    1. na fakturach obcych dotyczących dostaw (robót i usług) - o przyjęciu dostawy, w postaci nr PZ lub podpisu magazyniera (kierownika referatu, na rzecz którego były wykonane usługi)

    2. na fakturach dotyczących zakupu środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia - o ujęciu w stosownej ewidencji szczegółowej (strona i pozycja tej ewidencji)



Określone w dowodzie księgowym dostawy zostały wykonane, przyjęte i ujęte w ewidencji szczegółowej:

...................................................................................



(nr dowodu PZ, pozycja księgi, itp.)

Dodatkowe objaśnienia: ............................................

...................................................................................

............................................, dnia .............................



(podpis i pieczątka imienna)



  1. Na fakturach / rachunkach powinien być umieszczony opis mówiący o celowości wydatku oraz stwierdzenie, gdzie środek został przekazany, stwierdzenie czy usługa , dostawa i roboty budowlane zostały wykonane zgodnie z zawartą umową. Po dokonaniu tych czynności dokumenty finansowo-księgowe przekazuje się natychmiast do księgowości w celu ich realizacji. Przetrzymywanie dokumentów jest niedopuszczalne, gdyż powoduje wystąpienie dodatkowych opłat (odsetek za zwłokę) w przypadku nieuregulowania należności w terminie. W przypadku stwierdzenia takich uchybień winni zostaną obciążeni sumą odsetek lub będą w stosunku do nich zastosowane inne sankcje służbowe wynikające z Kodeksu Pracy.

Na fakturze / rachunku powinna znajdować się również adnotacja:

Wydatek zrealizowany zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.z 2010 Nr 113, poz. 759) w trybie:

.............................................................................

..........................................., dnia ........................

(podpis i pieczątka imienna)


Pod względem formalno - rachunkowym dokumenty sprawdzają i podpisują: skarbnik i upoważnieni pracownicy. Sprawdzenie rachunków pod względem formalno-rachunkowym polega na zbadaniu:


  1. czy poszczególne dowody odpowiadają postanowieniom przepisów ustawy o rachunkowości

  2. czy dowody są kompletne, zawierają wszystkie wymagane załączniki,

  3. czy dowody są zupełne, tj. zawierają wszystkie dane niezbędne do zobrazowania czynności, dla których udowodnienia mają służyć,

  4. czy nie zawierają błędów arytmetycznych,

  5. czy zawiera adnotację udzielenia zamówienia publicznego zgodnie z prawem zamówień publicznych,

  6. czy dowód został wpisany do rejestru udzielonych zamówień publicznych W przypadku stwierdzenia, że dowód nie odpowiada w/w wymogom jest zwracany do uzupełnienia.

Dokonanie sprawdzenia winno być stwierdzone na dowodzie poprzez umieszczenie i podpisanie następującej klauzuli:


Sprawdzono pod względem formalno – rachunkowym

dnia ....................................

............................................

(podpis i pieczątka imienna)




  1. Na fakturach / rachunkach Skarbnik - Główny Księgowy umieszcza adnotację o zgodności operacji gospodarczych i finansowych z ustawą o finansach publicznych:




Dokonano wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów.

..................................., dnia ....................



(podpis i pieczątka imienna)




  1. Obieg dokumentów (dowodów) obrazuje schemat, który stanowi załącznik nr 2





1   2   3   4   5   6   7   8   9   10


©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna