Zarz ą dzenie nr 91/10 Burmistrza Miasta I Gminy w Koprzywnicy z dnia 21 grudnia 2010 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji sporządzania, obiegu I kontroli dowodów księgowych



Pobieranie 274,23 Kb.
Strona10/10
Data14.02.2018
Rozmiar274,23 Kb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

Część 9. Archiwizacja

§ 40


Dokumenty należy przechowywać w sposób zapewniający ich nienaruszalność i łatwość odszukania. Dowody księgowe oznacza się:

  1. nazwą jednostki do której należą

  2. znakiem wskazującym rodzaj grupy tematycznej zbioru

  3. symbolem kwalifikacyjnym akt (kategoria A i B)

  • symbol A oznacza materiały archiwalne przechowywane trwale

  • symbol B wraz z liczbą lat przechowywania oznaczoną cyfrą arabską oznacza dokumentację którą po upływie czasu przechowywania przekazuje się na makulaturę

  1. określeniem roku obrotowego i miesiąca, którego grupa tematyczna zbioru dotyczy

  2. pierwszym i ostatnim nr dowodów księgowych itp. lub innym oznaczeniem części zbioru pozwalającym stwierdzić jego kompletność

§ 41





  1. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych i ich archiwizacja, polega na stosowaniu środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości przez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

  2. Jeżeli jednak system ochrony zbiorów danych rachunkowości, utrwalonych na nośnikach komputerowych, nie spełnia wymagań określonych w ust. 1, zapisy te powinny być wydrukowane w terminach nie późniejszych niż na koniec roku obrotowego.



§ 42





  1. Dowody księgowe przechowuje się w siedzibie urzędu w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalających na ich łatwe odszukanie.

  2. Roczne zbiory dowodów księgowych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

§ 43


  1. Terminy przechowywania:

  1. księgi rachunkowe - 5 lat,

  2. karty wynagrodzeń pracowników, bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikających z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 50 lat,

  3. dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdani finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,

  4. dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz pomocy publicznej - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,

  5. dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,

  6. dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat

  7. dokumenty związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków unijnych – przez okres wymagany w umowie o dofinansowanie.

  8. pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat

Okresy przechowywania opisane w ust. 1 oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.






Załącznik nr 1


do instrukcji

Notatka służbowa
z dnia ................................

w sprawie zakupu / dostawy .................................................................................................................

................................................................................................................................................................

uzasadnienie celowości zakupu:

................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................

Wydatek zgodny z planem finansowym ...............................................................................................

................................................................................................................................................................

klasyfikacja budżetowa: Dz. ........, rozdz. ........... § ........

Wybór trybu zamówienia publicznego .................................................................................................

................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................

wartość w zł ............w EURO.............zł wg notowań kursu średniego Narodowego Banku Polskiego w PLN ............. zł z dnia .................. roku.


Stwierdzam zgodność
wydatku z budżetem
Miasta
............................................

Skarbnik

Zatwierdzam wybór trybu

zamówienia publicznego

...........................................

Wójt

Sporządzający

................................



podpis


Załącznik nr 2

do instrukcji
      1. S
              1. Sekretariat


        Wpływ dowodów

        • rejestr w dzienniku podawczym

        W dniu otrzymania
        CHEMAT OBIEGU DOWODÓW KSIĘGOWYCH




Referat finansowy – upoważniony pracownik:

  1. rejestracja dowodu

  2. zgodność ze zleceniem

W ciągu 2 dni

Upoważniony pracownik, który złożył zlecenie:
          1. W ciągu 2 dni
        1. Referat finansowy – upoważniony pracownik


  • sprawdzenie dowodu pod względem formalno - rachunkowym

  • dokonanie dekretacji

  • zgodność zakupu z ustawą o zamówieniach publicznych
          1. W ciągu 2 dni
        1. Skarbnik


  • sprawdzenie dowodu pod względem zgodności z ustawą o finansach publicznych

  • zgodność z planem finansowym

  • wstępna kontrola kompletności i rzetelności
          1. W dniu otrzymania
        1. Burmistrz


  • zatwierdzenie do wypłaty

W dniu otrzymania

        1. Referat finansowy – upoważniony pracownik


  • księgowanie dowodu

Na bieżąco


Załącznik nr 3

do instrukcji

Załącznik nr 4



do instrukcji
WYKAZ OSÓB UPOWAŻNIONYCH DO

SPRAWDZANIA POD WZGLĘDEM MERYTORYCZNYM


Lp.

Imię i Nazwisko – stanowisko

Dokumenty dotyczące:

1.

Teresa Korzysz – sp. ds. drogownictwa i urbanistyki

budowa i utrzymanie dróg, w tym projekty unijne w zakresie dróg, urbanistyka

2.

Maria Rynkowska – kier. ref. usług publicznych, planowana, rozwoju gosp. rolnictwa i ochrony środowiska

inwestycje gminne, w tym projekty unijne

3.

Barbara Toś – insp. ds. informacji

OSP, kultura, kultura fiz.i sport, zakup materiał.( do urzędu) i wyposażenia, BHP, prenumeraty, wydawnictwa i środków trwałych

4.

Janina Podobińska

Rada Miejska, ubezpieczenia

5.

Renata Krakowiak – ref.d/s usług administr. działalności gospodarczej, OC

działalność gospodarcza, czynsze

6.

Maria Dybus

szkolenia, delegacje służbowe

7.

Adam Gawroński – ref. ds. gospodarki komunalnej i opłat lokalnych

hydrofornie, ujęcia wodne, oczyszczalnia ścieków, kanalizacja, zalew

8.

– insp. ds. rolnictwa, ochrona środowiska i gosp. gruntami

rolnictwo i gospodarka gruntami, ochrona środowiska, menie komunalne

9.

Małgorzata Zwolska – insp. ds. rozliczeń remontów, gosp. komunalnej pracy jednostek sprzętowo-transportowych

usługi pocztowe i telekomunikacyjne, zakupy dot. bieżących remontów, gosp. komun., grup do robót publiczn., utrzymanie pojazdów

10.

Anna Mianowska – ref. ds. funduszy unijnych

kwalifikowanie wydatków strukturalnych, promocja gminy, promocja i wdrażanie projektów unijnych, fundusz sołecki

11.

Janina Mazurkiewicz – z-ca kierownika d/obywatelskich USC

zakupy do USC

12.

Teresa Koziarska – insp. ds. gosp. komunalnej i opłat lokalnych

oświetlenia uliczne, gosp. odpadami, cmentarnictwo, przeciwdziałanie alkoholizm.

13.

Mirosława Krawczyk – insp. ds. płac i rozliczeń

listy płac i inne dokumenty płacowe


1   2   3   4   5   6   7   8   9   10


©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna