Załącznik Nr 4



Pobieranie 79,66 Kb.
Data02.11.2017
Rozmiar79,66 Kb.




Z A R Z Ą D Z E N I E N r 29/09

PREZYDENTA MIASTA SKARŻYSKA – KA MIENNEJ

z dnia 03 lutego 2009r
w sprawie : zmiany Zarządzenia Prezydenta Miasta Nr 262/2005 z dnia

01.12.2005 r w sprawie ustalenia procedur wstępnej kontroli

oraz zasad wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań

finansowych i dokonywania wydatków w Urzędzie Miasta

Skarżysko - Kamienna

Na podstawie art. 31, 33 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym / Dz .U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1591 z późn. zm./ art. 47 ustawy z dnia 30czerwca 2005 r. o finansach publicznych /Dz. U. z 2005 r. Nr 249 z późn. zm./



z a r z ą d z a m co następuje :

§ 1.Dokonuje się zmiany w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych poprzez :

dopisanie w tabeli „Wzory podpisów osób uprawnionych do podpisywania dokumentów

księgowych pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym zapisów o treści:

- „Urszula Sasal” – kierownik referatu podatków i opłat


Wzór podpisu stanowi załącznik Nr 1 do Zarządzenia.

§ 2. . Dokonuje się zmiany w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych poprzez:


  1. W § 2 „Rozliczenia pieniężne w formie gotówkowej” w pkt.2 ppkt. 2.5 zostaje skreślony. W to miejsce wpisuje się słowa:

„Dowodem zbiorczym są raporty kasowe prowadzone oddzielnie dla każdego stanowiska kasowego. Raporty kasowe są sporządzane:

- za okresy dzienne – dla dochodów,

- za okres 7 dni - dla wydatków.”

2. W punkcie „5” dopisuje się: „Dokument KP wystawia się komputerowo w trzech

egzemplarzach, z których oryginał otrzymuje wpłacający, pierwszą kopie dołącza

się do raportu kasowego, druga kopia pozostaje w bloczku.”


§ 3. Dokonuje się również zmiany załącznika Nr 4 „Instrukcja kasowa”. Obecnie obowiązująca Instrukcja kasowa stanowi załącznik Nr 2 do Zarządzenia.
§ 4. Pozostałe zapisy Zarządzenia pozostają bez zmian.
§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia

Prezydenta Miasta Skarżyska – Kamiennej

Nr29 /2009



Wzór podpisu



WF

Urszula Sasal

Kierownik Referatu



Załącznik Nr 2



do Zarządzenia Nr29

Prezydenta Miasta



z dnia 03.02.2009r.

I N S T R U K C J A K A S O W A

Wprowadzenie



  1. Instrukcja kasowa określa zasady i warunki jakie powinny być spełnione przy prowadzeniu gospodarki kasowej w Urzędzie Miasta Skarżyska – Kamiennej oraz zabezpieczenia i przechowywania wartości pieniężnych.

  2. Instrukcja została opracowana na podstawie przepisów :

  1. ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości /tekst jednolity: Dz. U. Nr 76 z 2002 roku poz. 694 z późn. zm./,

  2. ustawa z dnia 28 kwietnia 1936 roku prawo czekowe /Dz. U. Nr 37 poz. 283 z późn. zm./,

  3. rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 października 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad i wymagań jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne / Dz. U. Nr 129 poz. 858 z późn. zm./,

  4. zarządzenie Prezesa Narodowego Banku Polskiego z dnia 31 sierpnia 1989 roku w sprawie zatrzymywania fałszywych znaków pieniężnych /MP Nr 32 poz. 255 z późn. zm/,

  5. ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks Pracy./Dz. U. Nr 21 poz.94 z 1998r z późn.zm/.

Gospodarka kasowa jednostki budżetowej



Urząd Miasta w Skarżysku – Kamiennej

§ 1. Zasady ogólne


  1. Urząd Miasta w Skarżysku – Kamiennej może posiadać w kasie:

  1. niezbędny zapas gotówki na bieżące wydatki ustalony jest zarządzeniem Prezydenta Miasta na wniosek Skarbnika Miasta,

  2. gotówkę podjętą z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajów wydatków,

  3. gotówkę pochodzącą z bieżących wpływów do kasy jednostki,

  4. gotówkę przechowywaną w formie depozytu otrzymanego od osób prawnych i fizycznych.




  1. Niezbędny zapas gotówki w kasie w miarę wykorzystywania może być uzupełniony do ustalonej wysokości ze środków podjętych z rachunku bankowego jednostki.




  1. Nadwyżkę ponad ustaloną wysokość kasjer winien odprowadzić do banku w dniu powstania nadwyżki.




  1. Gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków winna być przeznaczona na cel określony przy jej podjęciu.




  1. Gotówka podjęta z rachunku bankowego jednostki na pokrycie określonych rodzajowo wydatków może być przechowywana w kasie jednostki do 7 dni i nie wlicza się jej do niezbędnego zapasu ustalonego zarządzeniem Prezydenta Miasta Skarżyska – Kamiennej a po tym terminie nie wypłacona kwota zostaje zwrócona do banku.




  1. Urząd Miasta w Skarżysku – Kamiennej nie dokonuje wypłat gotówkowych z bieżących wpływów własnych do kasy ponieważ odprowadza te wpływy na rachunki bankowe w dniu ich przyjęcia do kasy.




  1. Gotówka przechowywana w kasie w formie depozytu podlega zwrotowi w określonym terminie osobie prawnej lub fizycznej, która złożyła depozyt. Kwota depozytu nie może być wykorzystana na pokrycie wydatków bieżących jednostki jak również do uzupełnienia zapasu gotówki.




  1. Urząd Miasta dokonuje płatności za pośrednictwem rachunku bankowego w każdym przypadku gdy transakcja z innym przedsiębiorcą przekracza kwotę 3.000 EURO. Gdy wielkość wzajemnych należności i zobowiązań powstałych w miesiącu poprzednim przekracza równowartość 10.000 EURO rozliczenie gotówkowe może nastąpić do kwoty 1.000 EURO.

Wielkości te przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonywane są operacje finansowe.
§ 2.Szczegółowe zasady funkcjonowania kas urzędu
1. Obecnie w celu zabezpieczenia płynnej obsługi petentów oraz bezpieczeństwa pracy kasjerów w urzędzie funkcjonuje jedna kasa z dwoma stanowiskami.

Kasa prowadzona jest komputerowo.

2. Raporty kasowe każdy kasjer sporządza oddzielnie dla poszczególnych tytułów operacji kasowych. Raporty kasowe podlegają ewidencji z zachowaniem dziennej chronologii. Muszą one być także rejestrowane w ciągu dnia, w którym dokonano wpłaty lub wypłaty.

3. Raporty numeruje się oddzielnie na każdym stanowisku w obrębie roku obrotowego kolejno: w nagłówku powinny one zawierać określenie dnia lub okresu, którego dotyczą. Powiązanie między zapisami raportu a właściwymi dowodami zapewnia numeracja pozycji zapisów raportu. Po zamknięciu raportu kasjer przekazuje go, wraz z wpisanymi do raportu dowodami wpłat i wypłat osobie wyznaczonej do przeprowadzenia wtórnej kontroli prawidłowości jego danych, pozostawiając sobie kopie raportu wraz z kopiami załączników.


§ 3. Numeracja zamykania raportów kasowych
Numer raportu nadawany przez system /program/ KORELACJA zawiera w pierwszej pozycji kolejny numer raportu, a w drugiej bieżący miesiąca. Numerację pokwitowań /wpłat i wypłat/ generowanych przez program uważa się za ciągłą jeżeli:

- pierwsza cyfra jest kolejnym numerem pokwitowania w danym dniu, druga to kolejny numer raportu,

- w kolejnym dniu numeracja rozpoczyna się od poz.1 a dla identyfikacji ciągłości należy rozpatrywać dwa kolejne elementy numeru identyfikacyjnego tj. kolejny numer pokwitowania i kolejny numer raportu. /np. ostatnie pokwitowanie nosiło numer 48/22, a następnego dnia pierwsze pokwitowanie ma numer 1/23 – ciągłość jest zachowana/.

§ 4.Ustala się pogotowie kasowe:
- na jedno stanowisko kasowe w wysokości 1 500,00 zł / jeden tysiąc pięćset złotych/

- na drugie stanowisko kasowe w wysokości 1 500,00 zł / jeden tysiąc pięćset złotych/

Pogotowie kasowe ustala się na okres roku budżetowego / od 01.01 do 31.12 /.

W ostatnim dniu roboczym roku budżetowego kasjer / odpowiednio na każdym stanowisku kasowym / wpłaca pogotowie kasowe na rachunek bankowy, a następnego dnia roboczego nowego roku budżetowego pobiera je ponownie na następny rok budżetowy.


§ 5. Dokumentacja obrotu kasowego


  1. Wykaz dowodów i dokumentów stosowanych w kasie jednostki budżetowej Urząd Miasta w Skarżysku – Kamiennej :

  1. czeki gotówkowe,

  2. dowody wpłat „KP”,

  3. dowody wypłat „KW”, lub kwity z kwitariusza K – 103,

  4. rachunki /na żądanie kupującego lub usługobiorcy nie będącego płatnikiem VAT/,

  5. faktury VAT,

  6. bankowy dowód wpłaty,

  7. raporty kasowe

  8. dowody wpłat komputerowe,

  9. raporty wpłat – wydruk komputerowy,

  10. listy płac,

  11. wnioski o zaliczki,

  12. rozliczenia zaliczki,

  13. rozliczenie delegacji,

  14. rachunki i faktury obce,

  15. paragony kasy rejestrującej,

  16. raport fiskalny dobowy,

  17. raport fiskalny miesięczny.




  1. Wszelkie obroty gotówkowe powinny być udokumentowane dowodami kasowymi:

  1. wpłaty gotówkowe - własnymi przychodowymi dowodami kasowymi,

  2. wypłaty gotówkowe – rozchodowymi dowodami kasowymi, którymi są źródłowe dowody kasowe lub zastępcze własne dowody wypłat gotówki.

  1. Źródłowymi dokumentami obrotu kasowego są listy płac, wnioski o wypłatę zaliczek, rozliczenia zaliczek , rachunki, faktury VAT, rozliczenia kosztów delegacji, dowody wpłat na rachunki bankowe, pokwitowania wpłat dokonywanych w instytucjach publiczno – prawnych.




  1. Zastępcze dowody kasowe /asygnaty kasowe/ wystawiane są w przypadku braku innego dokumentu źródłowego. Występują one jako dowody KP „Kasa Przyjmie” i KW „Kasa Wypłaci”.




  1. Przychodowe dowody kasowe wystawia się w trzech egzemplarzach /techniką komputerową/. Przy czym kopia egzemplarza przychodowego dowodu kasowego przeznaczona jest dla księgowości, druga kopia zostaje do rozliczenia i kontroli a oryginał wpłaty gotówki wręczony zostaje wpłacającemu.




  1. Przed wypłatą gotówki kasjer zobowiązany jest sprawdzić czy odpowiednie dowody kasowe są podpisane przez osoby upoważnione do zlecenia wypłat. Dowody kasowe nie podpisane przez osoby do tego upoważnione nie mogą być przyjęte do realizacji.




  1. Wpłaty gotówki przyjmowane są do kasy na podstawie faktur VAT, do których wystawiane są techniką komputerową dowody wpłat numerowane kolejno – są to druki ścisłego zarachowania.

Codziennie sporządzany jest automatycznie raport z kolejno naniesionymi wpłatami podsumowany na koniec dnia z kwotą wpłaty do banku.

W przypadku gdy faktura VAT dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej do kopii faktury dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. Warunkiem wystawienia faktury po zakończeniu sprzedaży i wydaniu paragonu kupującemu ma być zwrot oryginału paragonu wystawionego w związku z tą sprzedażą sprzedającemu.




  1. Formularze dowodów wpłat „KP” powinny być połączone w bloki przychodowych dowodów kasowych, które należy ponumerować przed oddaniem ich do użytku. Przychodowe dowody kasowe należy ponumerować, zachowując ciągłość numeracji ale oddzielnie w okresie każdego roku sprawozdawczego. Liczba formularzy powinna być poświadczona podpisem pracownika prowadzącego ewidencję druków ścisłego zarachowania .

Na okładce każdego bloczka należy odnotować:

  1. numer kolejny bloku formularzy,

  2. numer karty bloku formularzy /od nr do nr/,

  3. okres, w którym wykorzystano z bloku formularzy /od dnia do dnia/.

Dokumentem, który jest wydawany w przypadku zaewidencjonowania sprzedaży w kasie rejestrującej jest paragon.

Paragon fiskalny drukowany przez kasę musi zawierać następujące informacje:



  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres miejsca sprzedaży,

  • numer identyfikacji podatkowej podatnika „NIP”,

  • numer kolejny wydruku,

  • datę i czas /godzinę i minutę/ sprzedaży,

  • nazwę towaru lub usługi,

  • cenę jednostkową towaru lub usługi,

  • ilość i wartość sprzedaży,

  • wartość sprzedaży i kwoty podatku według poszczególnych stawek,

  • wartość sprzedaży zwolnionej z podatku,

  • łączną kwotę podatku,

  • łączną kwotę należności,

  • kolejny numer paragonu fiskalnego,

  • kolejny numer kasy i oznaczenie kasjera /przy więcej niż jednym stanowisku kasowym/,

  • logo fiskalne oraz numer unikatowy pamięci fiskalnej kasy.




  1. Bloki formularzy przychodowych dowodów kasowych mogą być wydawane osobom pisemnie upoważnionym za pokwitowaniem uprzednio wpisanych do ewidencji druków ścisłego zarachowania, która powinna umożliwiać kontrolę przychodu, rozchodu oraz stan bloków formularzy.




  1. Wypłata gotówki z kasy może występować na podstawie źródłowych dowodów uzasadniających poszczególne wypłaty, na podstawie:

  1. dowodów wpłat na własne rachunki bankowe, przy czym fakt dokonania wpłaty powinien potwierdzić stempel banku na dowodzie wpłaty,

  2. rachunków, faktur,

  3. list wypłat dotyczących wynagrodzeń, stałych świadczeń pieniężnych, premii, nagród oraz zbiorczych zestawień wypłat sporządzonych na podstawie rejestru nie podjętych płac,

  4. własnych źródłowych dowodów kasowych,

  5. dowodów wypłaty – „Kasa Wypłaci” .




  1. Własne źródłowe dowody kasowe wystawiane w związku z wypłatą zaliczek do rozliczenia, w tym także zaliczek na koszty podróży, powinny określać termin w jakim zaliczka ma być rozliczona.

  2. Źródłowe dowody kasowe i zastępcze dowody wpłat gotówki powinny być właściwie określone czego dotyczą, natomiast dowody wypłat gotówki sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty według właściwej klasyfikacji budżetowej, przez Skarbnika Miasta lub jego Zastępcę, oraz Prezydenta Miasta względnie jego Zastępców.




  1. Gotówkę wypłaca kasjer Urzędu osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Odbiorca gotówki kwituje jej odbiór na rozchodowym dowodzie kasowym w sposób trwały atramentem lub długopisem, wpisując słownie kwotę, datę otrzymania zamieszczając swój podpis.

Jeżeli rozchodowy dowód kasowy wystawiony jest na więcej niż jedną osobę to każdy odbiorca kwituje kwotę gotówki otrzymaną przez siebie.


  1. Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer obowiązany jest żądać dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki wpisując na rozchodowym dowodzie kasowym numer, datę wydania oraz wystawcę okazanego dokumentu.




  1. Jeżeli wypłata z kasy następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym to w dowodzie tym należy określić, że wypłata została dokonana osobie do tego upoważnionej. Upoważnienie powinno być dołączone do rozchodowego dowodu kasowego, przy odbiorze gotówki z potwierdzeniem tożsamości i własnoręcznym podpisem osoby wystawiającej to upoważnienie. Potwierdzenie powinno być dokonane przez notariusza, właściwy urząd administracji państwowej czy samorządowej, lub zakład leczniczy państwowej służby zdrowia. Przy wypłacie gotówki osobie nie mogącej się podpisać na jej prośbę lub na prośbę kasjera na rozchodowym dowodzie kasowym może być podpisana inna osoba / z wyjątkiem pracownika zlecającego wypłatę/ stwierdzająca jako świadek swoim podpisem fakt wypłaty gotówki osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Należy w nim wpisać również dane z dokumentu tożsamości osoby podpisującej jako świadek – imię, nazwisko, numer i datę wystawienia dowodu tożsamości oraz określenie jego wystawcy.




  1. Zrealizowane rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone wpisaniem na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, w którym objęte nim wypłaty zostały poprzednio zaewidencjonowane. Wszystkie dowody kasowe dotyczące zarówno wpłat jak i wypłat gotówki, dokonywanych w danym dniu, powinny być w tym dniu wpisane do właściwego raportu kasowego, sporządzonego przez kasjera, który prowadzi w/w raporty kasowe zarówno komputerowo i na drukach znormalizowanych „Raport Kasowy RK”.

Wypłaty z list płac mogą być ewidencjonowane w raporcie kasowym w kwocie obejmującej sumę poszczególnych wypłata dokonywanych w danym dniu lub też w kwocie równej sumie ogółem wypłat przekazywanych do wypłacenia ewentualnym płatnikom. Gotówka znajdująca się w kasie do wypłaty z list płacy w okresie nie przekraczającym 7 dni, traktowana jest jako depozyt. W razie nie dokonania pełnego rozchodu z kasy jednostki, kasjer obowiązany jest przyjąć do raportu nie podjęte wynagrodzenia z list na podstawie przychodowego dowodu kasowego.

Dowody kasowe wpłat i wypłat mogą być ujmowane w raportach kasowych sporządzanych zarówno techniką komputerową jak również na drukach znormalizowanych „RK” zbiorczo na podstawie odpowiednich zestawień wpłat i wypłat gotówkowych jednorodnych operacji gospodarczych.




  1. Raporty kasowe dochodów muszą być sporządzane codziennie w sposób chronologiczny. Raporty kasowe wydatków gdy liczba wypłat i wpłat w poszczególnych dniach jest niewielka może obejmować okres kilkudniowy lecz nie więcej niż 7 dni.

Po wpisaniu do raportu kasowego wpłat lub wypłat za dany dzień i ustaleniu pozostałości gotówki w kasie na koniec dnia, kasjer podpisuje sporządzony raport następnie przekazuje oryginał wraz ze wszystkimi załączonymi dowodami za pisemnym potwierdzeniem Głównemu Księgowemu lub osobie przez niego upoważnionej.

Kasjer ma obowiązek sporządzania raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym oraz raport fiskalny za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca. Kasjer ma również obowiązek dokonania wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i ich kopii na taśmie papierowej z rolki. Raporty fiskalne są przekazywane Głównemu Księgowemu lub osobie przez niego upoważnionej celem sprawdzenia. Raport fiskalny dobowy pozostaje w kasie natomiast raport fiskalny miesięczny w komórce księgowości . Prowadząc ewidencję przy zastosowaniu kasy rejestrującej kopie dokumentów kasowych należy przechowywać przez 5 lat kalendarzowych licząc od końca roku w którym je wystawiono.




  1. Rozchodu gotówki z kasy nie udokumentowanego rozchodowymi dowodami kasowymi nie uwzględnia się przy ustaleniu gotówki w kasie. Rozchód taki stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera. Niedoborem kasowym są fałszywe banknoty i monety ujawnione w kasie. Gotówka w kasie nie udokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową. Nadwyżka kasowa podlega przekazaniu w ciągu 30 dni od daty stwierdzenia jej na dochody budżetowe.


§ 6. Objaśnienia dotyczące sposobu zasad wypełniania formularzy i druków

kasowych


  1. Czek gotówkowy – jest drukiem ścisłego zarachowania; ewidencjonuje się go w książce druków ścisłego zarachowania po pobraniu z banku. Czek gotówkowy jest podpisywany przez osoby do tego upoważnione, zgodnie ze złożonymi wzorami podpisów w banku. Na czeku nie są dozwolone wszelkiego rodzaju poprawki, skreślenia, wymazywania. W razie popełnienia pomyłki w jego wypełnieniu - blankiet czeku należy anulować przez napisanie „anulowany” oraz postawienie daty i podpisu osoby anulującej czek. Czek anulowany pozostaje do rozliczenia.




  1. Dowód wpłaty „KP” Kasa Przyjmie, dotyczący przyjęcia gotówki z banku – jest drukiem ścisłego zarachowania. Wystawiany jest przez kasjera w dwóch egzemplarzach odręcznie. Oryginał dołącza się do raportu kasowego, kopia pozostaje w bloczku.

Dowód wpłaty „KP” Kasa Przyjmie dotyczący wpłat bieżących do kasy jest

drukiem ścisłego zarachowania wystawianym przez kasjera w trzech

egzemplarzach komputerowo lub odręcznie, z których jeden /oryginał/

wręczany jest wpłacającemu jako dowód wpłaty, kopia dołączona jest do

raportu kasowego, zaś trzeci pozostaje do rozliczenia i kontroli.


  1. Dowód wypłaty „KW” Kasa Wypłaci – jest znormalizowanym drukiem ścisłego zarachowania. Wystawiany jest przez kasjera lub upoważnionego pracownika księgowości jako dowód zastępczy. Dowód wystawiany jest w trzech egzemplarzach, podpisywany jest przez kasjera lub osobę wystawiającą oraz osobę otrzymującą należność. Oryginał zastępczego dowodu „Kasa Wypłaci” załącza się do raportu kasowego, jedną kopię otrzymuje osoba pobierająca gotówkę, druga kopia pozostaje do rozliczenia.




  1. Raport kasowy służy do szczegółowej ewidencji wszystkich dowodów kasowych dotyczących wpłat i wypłat dokonywanych przez kasjera w danym okresie.

Raporty kasowe sporządza kasjer w dwóch egzemplarzach; oryginał raportu kasowego wraz z załączonymi dowodami wpłat i wypłat gotówki z kasy przekazuje Głównemu Księgowemu lub osobie upoważnionej za pokwitowaniem. Zrealizowane dowody kasowe winny być oznaczone numerem raportu kasowego i pozycji pod którą zostały ujęte w raporcie kasowym. Każda strona raportu kasowego podlega zsumowaniu i ustalone łączne obroty raportu kasowego , stan początkowy oraz pozostałość gotówki w kasie - stan końcowy.

Raporty kasowe dochodów podatkowych i budżetowych należy sporządzać za okresy jednodniowe. Raport kasowy wydatków budżetowych może obejmować okresy 7 – dniowe, z tym że zapisów dotyczących wypłat należy dokonywać w tym samym dniu w którym dokonano wypłaty gotówki z kasy. Obowiązkowo należy go sporządzać na ostatni dzień miesiąca.

W raporcie kasowym wszystkie dowody wpłat i wypłat wpisuje się indywidualnie; dowody kasowe ujęte w raporcie kasowym winny być kompletne i wraz z raportem przekazywane za pokwitowaniem do księgowości.

Dla potrzeb Urzędu Miasta należy sporządzać odrębne raporty kasowe dla:



  • dochodów budżetowych,

  • wydatków budżetowych,

  • odrębne raporty kasowe mogą być prowadzone dla działalności socjalnej lub innej w zależności od potrzeb / np. depozytów/.

Jeżeli obrót kasowy dotyczy walut obcych należy sporządzać odrębny raport kasowy.

Przekazane do księgowości raporty kasowe wraz z załącznikami podlegają kontroli przez Głównego Księgowego lub upoważnionego przez niego pracownika pod kątem prawidłowości udokumentowania operacji kasowych, prawidłowości sporządzenia raportów kasowych oraz kompletności załączonych do raportów kasowych dowodów wpłat i wypłat gotówki z kasy a zwłaszcza czy:



  • operacje kasowe są udokumentowane dowodami kasowymi dopuszczonymi do stosowania w jednostce,

  • wypłaty gotówkowe są udokumentowane dowodami kasowymi sprawdzonymi pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym,

  • dowody źródłowe zostały zatwierdzone do wypłaty przez Głównego Księgowego i kierownika jednostki lub osoby upoważnione,

  • stosowane dowody „KP” Kasa Przyjmie i „KW” Kasa Wypłaci są drukami ścisłego zarachowania,

  • przyjęta do kasy gotówka z tytułu wpłat dochodów budżetowych jest odprowadzana do banku w ustalonych terminach,

  • operacje kasowe ujmowane są w raporcie kasowym w dniu ich wystąpienia,

  • zachowano zgodność przychodu gotówki do kasy pobranej z banku z dokumentami potwierdzającymi jej przyjęcie oraz czekami gotówkowymi i wyciągami bankowymi,

  • dowody kasowe załączone do raportu kasowego są prawidłowe i kompletne,

  • zachowano zgodność zapisów w raporcie kasowym z dowodami źródłowymi,

  • zachowano poprawność rachunkową obrotów i sald raportu kasowego oraz ciągłość sald w raportach kasowych,

  • w raporcie ujmowane są operacje kasowe tylko z bieżącego miesiąca,

  • wypłaty gotówki z kasy dokonano wyłącznie za pokwitowaniem jej odbioru.

Pracownik dokonujący kontroli raportu kasowego winien dokonać kontroli zgodności wpłat z tytułu podatków i opłat ujętych w raporcie kasowym z pokwitowaniami wpłat oraz bankowymi dowodami wpłat na rachunek bankowy przyjętych do kasy dochodów i dokonać potwierdzenia tej zgodności własnoręcznym podpisem, stosownie do przepisu § 3 pkt 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego /Dz. U. Nr 112 poz. 761.


Dowody kasowe załączone do raportu kasowego powinny być prawidłowe i kompletne. W przypadku przechowywania dowodów kasowych dotyczących przyjętych do kasy wpłat z tytułu dochodów budżetowych w odrębnych zbiorach na raporcie kasowym pracownik księgowości dokonujący kontroli raportu dokonuje adnotacji o miejscu przechowania dokumentów dotyczących wpłat z tytułu dochodów budżetowych.

W przypadku przechowywania źródłowych dowodów kasowych dotyczących wypłat gotówki z kasy takich jak: listy wypłat, rachunki dotyczące umów zlecenia bądź umów o dzieło itp. w odrębnych zbiorach, pracownik księgowości dokonujący kontroli raportu winien sporządzić dokumenty zastępcze w miejsce odłączonych dowodów źródłowych /mogą to być kserokopie list płacy, zestawienie zbiorcze list płacy, zestawienie wypłaconych rachunków itp./.


Kopie raportów kasowych, dowodów wpłaty i dowodów wypłaty przechowuje się w kasie przez okres 3 lat po zakończeniu roku obrotowego. Oryginał raportu kasowego wraz z załączonymi dowodami przechowuje się łącznie z innymi dowodami księgowymi przez okres 5 lat od zakończenia roku obrotowego z wyłączeniem list płacy, znaczących umów i innych ważnych dokumentów przechowywanych przez okres 50 lat.


  1. Bankowy dowód wpłaty – wystawia kasjer w 4 egzemplarzach z przeznaczeniem:

  • 3 egzemplarze dla banku,

  • czwarty egzemplarz jest załączony do raportu kasowego.

Na dowód wpłaty gotówki bank stawia dzienny stempel banku; kasjer załącza do raportu potwierdzony przez bank bankowy dowód wpłaty.

Po otrzymaniu wyciągu bankowego upoważniony pracownik księgowości sprawdza zgodność wpłaconej na rachunek bankowy kwoty z zapisem raportu kasowego.


§ 7. Depozyty


  1. Kasjer może przechowywać w kasie w formie depozytu otrzymane zaplombowane kasety zawierające gotówkę, pieczątki, druki ścisłego zarachowania.




  1. Ewidencję przyjętych i wydanych depozytów prowadzi kasjer. Ewidencja ta powinna zawierać co najmniej następujące dane:

  • kolejny numer depozytu,

  • określenie deponowanego przedmiotu lub kwotę gotówki,

  • określenie jednostki której własność stanowi depozyt,

  • datę i godzinę przyjęcia depozytu,

  • datę i godzinę zwrotu depozytu oraz podpis osoby upoważnionej do podjęcia depozytu i podpis kasjera.

Na dowód przyjęcia depozytu kasjer wystawia pokwitowanie, które podpisuje wraz z osobą upoważnioną do składania depozytu.



Przechowywana w formie depozytu w kasie Urzędu Miasta gotówka nie może być łączona z gotówką jednostki.
§ 8. Poprawianie błędów w dowodach księgowych


  1. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych własnych i obcych koryguje się jedynie poprzez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu – korekty zawierającej sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem.




  1. Błędy w dowodach wewnętrznych poprawiane są przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czystości skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawianej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby upoważnionej.




  1. Niedopuszczalne jest poprawianie błędów w dowodach kasowych poprzez wymazywanie treści, używanie korektorów. Błędów nie należy poprawiać zwykłym ołówkiem. Naniesiona poprawka powinna być czytelna i trwała.




  1. Błędy popełnione w asygnatach kasowych poprawia się przez anulowanie błędnych asygnat przychodowych lub rozchodowych i wystawienie nowych prawidłowych asygnat. Asygnata anulowana pozostaje w bloczku.




  1. Niedopuszczalne jest dokonywanie w raportach kasowych przeróbek. Wszelkie błędy mogą być poprawione poprzez skreślenie błędnej treści lub kwoty z zachowaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb i wpisanie treści poprawionej.

  2. W przypadku popełnienia błędu w dowodach kasowych należy je anulować i wystawić nowy prawidłowy dowód kasowy.


§ 9. Kontrola obrotu kasowego


  1. Gospodarka kasowa podlega kontroli przez Głównego Księgowego lub upoważnionego przez niego pracownika.




  1. Główny Księgowy lub osoba przez niego upoważniona dokonuje doraźnych kontroli zgodności stanu gotówki w kasie ze stanem ewidencyjnym oraz kontroli depozytów i niepodjętych wypłat w terminach niezapowiedzianych nie rzadziej niż raz na kwartał. Z przeprowadzonej kontroli doraźnej należy sporządzić protokół lub dokonać adnotacji w raporcie kasowym.




  1. Rozchody gotówki z kasy nie udokumentowane dowodami kasowymi przyjętymi do stosowania w jednostce nie będą uwzględniane przy ustalaniu stanu gotówki w kasie, a rozchód taki będzie traktowany jako niedobór kasowy obciążający kasjera. Nieudokumentowany dowodami kasowymi przychód gotówki do kasy stanowi nadwyżkę kasową podlegającą odprowadzeniu na dochody budżetu.


§ 7. Inwentaryzację stanu gotówki w kasie przeprowadza się na :

  • ostatni dzień roku obrotowego /inwentaryzacja roczna/,

  • w dniu w którym stwierdzono powstanie szkody np. włamanie do kasy,

  • w przypadku zmiany na stanowisku kasjera.


§ 10. Ochrona wartości pieniężnych


  1. Wartości pieniężne powinny być przechowywane w warunkach zapewniających należną ochronę.




  1. Jednostka obowiązana jest przechowywać wartości pieniężne:

  1. w kasecie stalowej, jeżeli zapas wartości pieniężnych nie przekracza 0,3 J.O.

  2. w kasecie stalowej, jeżeli zapas wartości pieniężnych nie przekracza 1 J.O.

  3. w szafie pancernej do 20 J.O.



§ 11. Transport wartości pieniężnych


  1. Transport wartości pieniężnych z kasie przekraczającej 1,5 J.O. podlega ochronie przez uzbrojony konwój i transport powinien odbywać się samochodem.




  1. Pracownikowi przewożącemu /transportującemu/ wartości pieniężne należy przydzielić co najmniej:

  1. jednego uzbrojonego konwojenta, jeżeli kwota transportowanych wartości wynosi do 5 J.O.

  2. dwóch uzbrojonych konwojentów, jeżeli kwota transportowanych wartości wynosi od 5 J.O. do 15 J.O.

  3. trzech i więcej uzbrojonych konwojentów, jeżeli kwota transportowanych wartości przekracza 15 J.O.




  1. W przypadku gdy przewożone wartości pieniężne przekraczają 0,3 J.O. osoba transportująca jest chroniona przez co najmniej jednego pracownika ochrony, który może być nie uzbrojony.

Transport wartości pieniężnych pomiędzy Urzędem Miasta i bankiem do wysokości 0,3 % jednostki obliczeniowej odbywa się pieszo przez osobę transportującą. Na wniosek osoby transportującej kierownik jednostki może wyznaczyć jedną osobę transportującą.
J.O. Jednostka Obliczeniowa – jednostka używana do określenia limitu przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych, wynoszącą 120 – krotność przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce uspołecznionej za ubiegły kwartał według Obwieszczenia Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.

§ 12. Odpowiedzialność kasjera


  1. Osobą odpowiedzialną za stan gotówki w kasie oraz za prawidłowość operacji kasowych jest kasjer. Składa on pisemne zobowiązanie do ponoszenia odpowiedzialności materialnej. Odpowiedzialność materialna kasjera rozpoczyna się od momentu protokolarnego przekazania – przyjęcia kasy, a kończy z chwilą dokonania inwentaryzacji zdawczo – odbiorczej i ostatecznym rozliczeniem potwierdzonym protokołem.

  2. Kasjer winien mieć jednoznacznie określony zakres czynności i odpowiedzialności , zgodny z obowiązującymi przepisami.




  1. Kasjerem powinna być osoba posiadająca minimum średnie wykształcenie, nienaganną opinię, nie karana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko mieniu oraz posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.




  1. Funkcji kasjera nie powinno się łączyć z innymi funkcjami o charakterze dyspozycyjnym i kontrolnym w zakresie obrotu pieniężnego. Kasjer nie może prowadzić konta księgowego kasy, ani też decydować o wypłatach.




  1. Kasjer ponosi odpowiedzialność w zakresie znajomości i stosowania obowiązujących przepisów dotyczących dokonywania operacji kasowych, zabezpieczenia i przechowywania gotówki oraz jej transportu.




  1. Ponosi pełną odpowiedzialność za właściwe funkcjonowanie kasy oraz materialną za powierzenie mienie.




  1. Kasjer musi posiadać wykaz osób oraz wzory podpisów upoważnionych do dysponowania gotówką i zatwierdzania kasowych dowodów do wypłaty.




  1. Przejęcie stanu kasy, np. z powodu urlopu kasjera, powinno następować na podstawie protokołu, w którym podaje się wyniki wszelkich wartości jakie są przekazywane pracownikowi czasowo przejmującemu kasę.




  1. Funkcjonowanie kasy podlega okresowym kontrolom przeprowadzanym przez osoby upoważnione przez Skarbnika Miasta. Z dokonanej kontroli winien być sporządzony protokół. Kontrole doraźne mogą być dokonywane w raporcie kasowym.




©operacji.org 2019
wyślij wiadomość

    Strona główna