Załącznik Nr 4 do zarządzenia Nr 557/2010 Prezydenta Miasta Kielce z dnia 31 grudnia 2010 r. Zasady gospodarki drukami ścisłego zarachowania



Pobieranie 0,64 Mb.
Data25.03.2018
Rozmiar0,64 Mb.

Załącznik Nr 4

do zarządzenia Nr 557/2010

Prezydenta Miasta Kielce

z dnia 31 grudnia 2010 r.
ZASADY GOSPODARKI DRUKAMI ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA
1.Druki ścisłego zarachowania są to formularze powszechnego użytku, podlegające specjalnej ewidencji, która ma zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich stosowania.

2. Druki ścisłego zarachowania podlegają oznakowaniu (ponumerowaniu), ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej księdze. W księdze tej rejestruje się pod odpowiednią datą liczbę i numery przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy i wyprowadza się każdorazowo stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania.

3. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się formularze, w stosunku do których wskazana jest wzmożona kontrola. W Urzędzie Miasta Kielce do druków ścisłego zarachowania zalicza się między innymi:

1) druki dotyczące operacji finansowych ewidencjonowane i rozliczane przez Wydział

Księgowości Urzędu:

a) czeki gotówkowe,

b) czeki rozliczeniowe,

c) mandaty karne,

d) kwitariusze przychodowe,

e) dowody wpłaty - KP „kasa przyjmie”,

f) dowody wypłaty – KW „kasa wypłaci”,

g) raporty kasowe,

h) druki arkuszy spisu z natury wykorzystywane dla potrzeb inwentaryzacji .

2) druki dotyczące opłat i operacji finansowych, ewidencjonowane i rozliczane przez Wydział Podatków:

a) druki biletów opłaty targowej jednorazowej,

b) kwitariusze przychodowe na potrzeby przyjęć opłaty skarbowej uiszczonej w drodze inkasa i należności ściąganych w drodze egzekucji administracyjnej.

3) druki kart wędkarskich i kart wędkarstwa podwodnego ewidencjonowane i rozliczane przez Wydział Ochrony Środowiska,

4) druki kart parkingowych dla osób niepełnosprawnych ewidencjonowane i rozliczane przez Wydział Edukacji, Kultury i Sportu,

5) druki dokumentów ewidencjonowane i rozliczane przez Wydział Spraw Obywatelskich:

a) międzynarodowe prawa jazdy,

b) karty rowerowo – motorowe,

c) pozwolenia czasowe,

d) pozwolenia czasowe wielokrotne,

e) karty pojazdu,

f) legitymacje instruktora nauki jazdy,

g) licencje na wykonywanie transportu drogowego,

h) wypisy z licencji na wykonywanie transportu drogowego,

i) zaświadczenia na przewozy drogowe na potrzeby własne,

j) wypisy z zaświadczeń na przewozy drogowe na potrzeby własne,

k) zezwolenia na wykonywanie regularnych przewozów osób w

krajowym transporcie drogowym,

l) wypisy z zezwoleń na wykonywanie regularnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym,

ł) zezwolenia na wykonywanie regularnych specjalnych przewozów

osób w krajowym transporcie drogowym,

m) wypisy z zezwoleń na wykonywanie regularnych specjalnych

przewozów osób w krajowym transporcie drogowym.



4. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na:

1) przyjęciu druków ścisłego zarachowania i zaewidencjonowaniu niezwłocznie po ich otrzymaniu,

2) bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapasów druków w księgach ewidencyjnych, prowadzonych przez odpowiedzialne wydziały i inne  równorzędne komórki organizacyjne Urzędu,

3) oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nie posiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię.

5. Pracownikami odpowiedzialnymi za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania są pracownicy wyznaczeni przez dyrektorów wydziałów oraz kierowników równorzędnych komórek organizacyjnych.

6. Dyrektorzy wydziałów oraz kierownicy, o których mowa w pkt. 5, są zobowiązani stworzyć warunki do należytego przechowywania tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem.

7. Druki ścisłego zarachowania, które nie posiadają nadanych przez drukarnię serii i numerów, oznacza przy pomocy numeratora pracownik odpowiedzialny w wydziale za gospodarkę drukami bezpośrednio po otrzymaniu druków po czym ujmuje druki w prowadzonej ewidencji.

8. W przypadku druków broszurowych (w blokach) należy dodatkowo na okładce każdego bloku odnotować (dotyczy również druków posiadających serie i numery nadane w drukarni):

1) numer kolejny bloku,

2) numer kart bloku od nr....... do nr ....... ,

3) liczbę kart każdego bloku poświadczoną podpisem osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania, a w odniesieniu do dowodów wpłaty – przez głównego księgowego lub osobę przez niego upoważnioną.



9. Poszczególne bloki dowodów wpłaty i wypłaty należy ponumerować w momencie przyjęcia i zaprzychodować w księdze druków ścisłego zarachowania. Poszczególne karty bloków należy numerować bezpośrednio przed wydaniem ich do użytku, w celu zachowania ciągłości numerów w ciągu roku. Na okładce należy wpisać – ilość kart bloku. Po wyczerpaniu bloku, przy wydawaniu następnego, na okładce należy wpisać okres, w którym druki zostały wykorzystane.

10. Sposób numerowania kart pojazdów podany jest na okładce bloku. Pozostałe druki ścisłego zarachowania należy numerować w sposób uniemożliwiający ich zmianę np. ustalenia znaku i serii, nadanie numeru porządkowego łamanego przez rok i podpisanie przez osobę odpowiedzialną za ewidencje druków ścisłego zarachowania.

11. Niedopuszczalne jest wydanie do użytku druków ścisłego zarachowania nie ujętych w ewidencji oraz nie posiadających wszystkich wymienionych wyżej oznaczeń.

12. Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania należy prowadzić odrębnie dla każdego rodzaju druków w księdze o ponumerowanych stronach. Na ostatniej stronie należy wpisać: księga zawiera ilość stron, kolejno ponumerowanych i zalakowanych przez osobę upoważnioną.

13. Podstawę zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania stanowią:

1) dla przychodu kserokopia rachunku dostawcy, ewentualnie dowodu przyjęcia,

2) dla rozchodu – pokwitowanie osoby upoważnionej do odbioru druków, udokumentowane upoważnieniem.

14. Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie atramentem lub długopisem. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie lub wyskrobywanie omyłkowych zapisów. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można go było odczytać i wpisać zapis prawidłowy. Osoba dokonująca poprawki powinna obok wniesionej poprawki umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności.

15. Wydział Księgowości Urzędu wydaje druki mandatów karnych dla Straży Miejskiej, wyłącznie na pisemne zapotrzebowanie Straży Miejskiej określające liczbę druków i wskazanie osoby upoważnionej do ich odbioru.

16. Wydział Podatków wydaje druki biletów opłaty targowej dla Inkasentów wyłącznie na pisemne zapotrzebowanie podpisane przez dyrektora jednostki. Zapotrzebowanie powinno określać żądaną liczbę druków i imiennie osobę upoważnioną do ich odbioru.

17. Wydawanie druków ścisłego zarachowania wykorzystywanych w ramach wydziału prowadzącego ewidencję i rozliczenie następuje na podstawie dyspozycji dyrektora Wydziału.

18. Księgi ewidencyjne, protokoły przyjęcia i ocechowania oraz wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania (zapotrzebowania, rozliczenia itp.) należy przechowywać przez okres 5 lat.

19. Egzemplarze wykorzystanych druków ścisłego zarachowania pozostające

w jednostce wystawiającej podlegają komisyjnej likwidacji w tej jednostce na podstawie decyzji kierownika jednostki.



20. Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji „unieważniam” wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tych czynności. Anulowane druki, o ile są broszurowe, należy pozostawić w bloku, a luźne druki należy przechowywać w przeznaczonym do tego celu segregatorze lub teczce.

21. Gospodarka drukami ścisłego zarachowania podlega okresowej kontroli nie rzadziej niż raz w roku. Kontrola druków polega na stwierdzeniu zgodności rzeczywistego stanu druków ze stanem wykazanym w ewidencji druków. Kontrolę przeprowadzają pracownicy wyznaczeni przez dyrektorów wydziałów. Prezydent Miasta może zarządzić inwentaryzację druków ścisłego zarachowania w drodze spisu z natury. Na dowód stwierdzenia zgodności stanu druków z ewidencją osoba dokonująca kontroli zamieszcza klauzulę o następującej treści „stwierdza się zgodność stanu druków ścisłego zarachowania według stanu na dzień .....................” oraz zamieszcza swój podpis i datę. Klauzulę zamieszcza się pod ostatnią pozycją w księdze.

22. W przypadku zaginięcia (zgubienia lub kradzieży) druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków i ustalić liczbę i cechy (numery, serie, pieczęci) zaginionych druków.

23. Natychmiast po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy:

a) sporządzić protokół zaginięcia,

b) w przypadku zaginięcia czeków powiadomić niezwłocznie bank finansujący, który czeki wydał,

c) w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa zawiadomić policję.



24. Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać następujące dane:

1) liczbę zaginionych druków luźnych, względnie bloków, z podaniem ilości egzemplarzy w każdym komplecie druków,



2) dokładne cechy zaginionych druków – numer, seria, nadana przez drukarnię lub parafowanie druków numerowanych we własnym zakresie, symbol druku oraz rodzaje i nazwy pieczęci,

3) datę zaginięcia druków,

4) okoliczności zaginięcia druków,

5) miejsce zaginięcia druków,

6) nazwa i dokładny adres (miejscowość, ulica, nr domu) osoby ewidencjonującej druki.

25. W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół, który powinien być przechowywany w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.
26. Wzór druku biletu opłaty targowej jednorazowej

Urząd Miasta Kielce data.................................... Urząd Miasta Kielce data...............................

Seria C 999999 Seria C 9999999

WZÓR
Kwota 0,00 zł Kwota 0,00 zł

OPŁATA TARGOWA JEDNORAZOWA OPŁATA TARGOWA JEDNORAZOWA

Pieczęć Urzędu ............................................................ Pieczęć Urzędu ......................................................

Podpis inkasenta Podpis inkasenta





27.Wzór druku kwitariusza przychodowego



28.Wzór druku raportu kasowego








©operacji.org 2019
wyślij wiadomość

    Strona główna