Załącznik Nr 3 do Zarządzenia nr 1/07



Pobieranie 37,22 Kb.
Data12.12.2017
Rozmiar37,22 Kb.

Załącznik Nr 3 do Zarządzenia nr 1/07

Dyrektora ZEAS

w Iłży z dnia 01.03.2007r.

INSTRUKCJA

W SPRAWIE OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH
Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania i obiegu dokumentów w Zespole Ekonomiczno-Administracyjnym Szkół w Iłży.

Instrukcja została opracowana na podstawie:

- ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku (Dz. U. z 2002r, Nr 76, poz. 694 z późn. zm),

- rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie szczególnych zasad prowadzenia rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752),

- ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005r.(Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.),



  1. Pojęciem dokumentu określa się każdy dokument świadczący o zaszłym lub zamierzonych czynnościach albo stwierdzający pewien stan rzeczy. W odróżnieniu od ogólnego dokumentu, dokumentem księgowym nazywamy tę część odpowiednio opracowanych dokumentów, które stwierdzają dokonania lub rozpoczęcie operacji gospodarczych i podlegają ewidencji księgowej. Dokumenty te są podstawowym uzasadnieniem zapisów księgowych.

Poza spełnieniem podstawowej roli, jaką jest uzasadnienie zapisów księgowych oraz odzwierciedleniem operacji gospodarczych - prawidłowo, rzetelnie i starannie opracowana dokumentacja księgowa ma następujące zadania:

-stworzenie podstaw zarządzania, kontroli i badania działalności gospodarczej, szczególnie z punktu widzenia legalności i celowości dokonywanych operacji gospodarczych,

-stworzenie podstaw dla dochodzenia praw i udowodnienia dopełnienia obowiązków.
2. Za prawidłowy uważa się dowód księgowy:

- stwierdzający stan dokonanej operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierający co najmniej:

a) określenie rodzaju dowodu,

b) określenie strony (nazwy, adresu) dokonanych operacji gospodarczych,

c) opis operacji oraz jej wartość, jeśli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

d) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

e) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe,

f) stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania oraz ile nie wynika to z techniki dokonywania zapisów - sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania,

g) numer identyfikacyjny dowodu

- sprawdzony pod względem merytorycznym przez pracowników,

- sprawdzony pod względem rachunkowym przez upoważnionych pracowników,

- zatwierdzony do wypłaty przez Kierownika jednostki oraz główną księgową,

- oznaczony numerem.
3. Zespół Ekonomiczno-Administracyjny dokonujący księgowania dowodu jest właściwy do wystawiania własnych wewnętrznych dowodów księgowych w celu:

- udokumentowania wewnętrznych operacji,

- udokumentowania poniesionych kosztów nie wynikających ze świadczeń innych jednostek, banków i osób fizycznych, ustalenia powstałych strat lub osiągnięć zysków, potwierdzenia ilości i wartości otrzymanych od kontrahentów składników majątku i usług, jak też powierzenia składników majątku pracownikom.
4. Za dowody obce uważa się dowody wystawione przez kontrahentów (faktury VAT, rachunki uproszczone).
5. Sprawdzanie pod względem merytorycznym dowodów księgowych polega na ustaleniu rzetelności danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych wyrażonych w dowodach, a także na stwierdzeniu, że dowody zostały wystawione przez właściwe jednostki.

Sprawdzanie pod względem formalno - rachunkowym polega na ustaleniu czy dowody księgowe wystawione zostały w sposób technicznie prawidłowy, zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu oraz że są wolne od błędów rachunkowych.

Niedopuszczalne jest w dowodach księgowych dokonywanie wymazywania i przeróbek.

Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych, obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem.

W dowodach wewnętrznych (które nie wyszły na zewnątrz) błędy mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty z utrzymaniem czytelności określonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenia podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

Błędy w dowodach gotówkowych i czekach mogą być poprawione wyłącznie przez anulowanie dowodu zawierającego błąd tj. skreślenie i wpisanie klauzuli „anulowano” i zaparafowanie przez osobę wypisującą dowód. Po anulowaniu wystawia się właściwy dowód.

Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.
6. Za dowody księgowe uważa się również:

- zestawienia dowodów księgowych przygotowane do zaksięgowania zapisem zbiorczym,

- polecenia księgowania,

- noty księgowe.


7. Zestawienia dowodów księgowych powinny:

- składać się z określenia jednostki występującej, kwot do księgowania oraz podpisu osoby sporządzającej,

- zapewnić sprawdzalne powiązanie ujętych w nich kwot z dowodami na podstawie, których zostały sporządzone.
8. Polecenie księgowania sporządza się w celu dokonania zapisu księgowego operacji gospodarczej.

Polecenie księgowania jest szczególnym dokumentem wewnętrznym. Jest ono wystawiane dla udokumentowania tych zapisów, które nie odzwierciedlają operacji gospodarczej i dlatego nie mogą być uzasadnione ani dokumentami zewnętrznymi ani wewnętrznymi (np. przeniesienie kosztów i przychodów na konto „Wynik finansowy”),


9. Za noty księgowe uważa się dowody wystawione przez pracowników dokonujących ich księgowania.
10. Dowody księgowania wystawia się w języku polskim, w sposób staranny, czytelny i trwały (atramentem, długopisem lub pismem maszynowym).

Podpisy na dowodach składa się odręcznie, atramentem lub długopisem. Zakupy rzeczowych składników majątku mogą być udokumentowane rachunkami uproszczonej postaci. Nie stanowią dowodu zakupu rzeczowych składników majątku paragony i inne dowody.


11. Udokumentowaniem zapisów księgowych muszą być wyłącznie prawidłowe dowody księgowe.
12. Obieg dokumentów odbywać powinien się drogą najkrótszą i najprostszą, w tym celu należy stosować następujące zasady:

- całość korespondencji napływającej z zewnątrz winna być przedłożona w tym samym dniu Kierownikowi do rozdysponowania poszczególnym pracownikom w celu dalszej realizacji.

- przekazywać dokumenty pracownikom ZEAS, którzy istotnie korzystają z zawartych w nich danych i są kompetentnymi do ich sprawdzenia,

- przestrzegać równomiernego obiegu wszystkich dokumentów w celu zapobiegania spiętrzenia pracy,

- dążyć do skrócenia czasu przetrzymywania dokumentów przez odpowiedzialnych pracowników do minimum i przekazywania ich do księgowej.
13. Dekretacją określa się ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem ich księgowania.

Dekretacja obejmuje następujące etapy:

- segregacja dokumentów,

- sprawdzenie prawidłowości dokumentów,

- właściwa dekretacja.

Segregacja dokumentów polega na wyłączeniu z ogółu dokumentów napływających do księgowania, tych dokumentów, które podlegają księgowaniu, kontroli kompletności dokumentów.

Sprawdzenie prawidłowości dokumentów polega na ustaleniu czy są one podpisane na dowód skontrolowania pod względem merytorycznym i formalno- rachunkowym.

W odniesieniu do dowodów stanowiących podstawę wypłatę gotówki należy sprawdzić, czy są one akceptowane przez Dyrektora, księgową lub upoważnione osoby. W przypadku stwierdzenia, że dokumenty nie były skontrolowane należy je zwrócić do właściwego pracownika celem uzupełnienia. Właściwa dekretacja polega na nadaniu dokumentom księgowym kolejnych numerów (obowiązuje numeracja chronologiczna na okres od początku do końca danego roku), pod którymi zostaną zaewidencjonowane, umieszczaniu na dokumentach adnotacji, na jakich kontach syntetycznych ma być dokument zaksięgowany, ustaleniu i oznaczeniu na dowodzie sposobu jego ewidencji tj. z jakich środków dowód ten jest płatny, oznaczenie klasyfikacji budżetowej, wskazanie rejestracji dowodu w urządzeniach analitycznych. W celu zmniejszenia pracochłonności dekretacji należy stosować pieczątkę z odpowiednimi rubrykami.

W celu ułatwienia odnalezienia dokumentu odnoszącego się do określonej operacji, na każdym dowodzie w wolnym polu należy nanieść jego numer pozycji, według zapisów w księgowości syntetycznej.
14. Kryteria klasyfikacyjne dokumentów:

- według przeznaczenia,

- według obowiązku rejestrowania w ewidencji księgowej.

- według rejestracji operacji, której dotyczą np. koszty magazynowe.

15. Przekwalifikowanie środków trwałych na wyposażenie lub wyposażenia na środek trwały może mieć miejsce na wskutek zmiany kryterium zaliczania środków pracy do środków trwałych lub wyposażenia oraz niewłaściwe ich zakwalifikowanie w przeszłości. Przekwalifikowanie musi być udokumentowane przez sporządzenie odpowiedniego protokołu oraz powołania do tego celu komisji, względnie wydane rozporządzenie MF.
16. Podstawowym dokumentem stwierdzającym wypłatę wynagrodzeń jest lista. Podstawowymi dokumentami do sporządzania lisy płac są:

- umowa o pracę,

- umowa zlecenie,

- zmiany umowy o pracę,

- rachunki za wykonane prace zlecone

Listę płac sporządza upoważniony pracownik na podstawie dowodów źródłowych.

Angaże pracowników, dokumenty potwierdzające przerwy w zatrudnieniu tj. zwolnienia lekarskie, podania o urlop bezpłatny powinny być dostarczone do księgowej w ciągu 2 dni przed datą dokonania wypłaty.

Listy płac zawierają następujące dane:

- okres, za jaki obliczono wynagrodzenie,

- łączną sumę wypłaty,

- nazwisko i imię pracownika,

- sumę należnego każdemu pracownikowi wynagrodzenia brutto w rozbiciem na poszczególne składniki funduszu płac,

- sumę wynagrodzeń netto,

- sumę potrąceń na poszczególne tytuły,

- kwotę dodatków przejściowych i stałych,

Listy płac nie mogą zawierać żadnych nieomówionych poprawek. Wynagrodzenia przekazywane są na konta osobiste pracowników w bankach wg oświadczeń poszczególnych pracowników .
17. Rachunek koszów podróży – (delegacja) zawiera w swej treści numer kolejny wystawionego dokumentu, imię i nazwisko pracownika delegowanego do odbycia podróży służbowej, miejscowość do której się udaje oraz cel wyjazdu. W dokumencie tym kierownik jednostki określa środek lokomocji, jakim podróż ma się odbyć. Rozliczenie wyjazdu służbowego następuje po odbyciu podróży. Rozliczenie następuje wg zasad określonych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).
18. Decyzje w sprawie nagród dla pracowników sporządza Dyrektor ZEAS i przekazuje Głównemu Księgowemu celem realizacji wypłat. Wypłata następuje na podstawie sporządzonej listy płac.

19. Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczania składek i zasiłków z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz ich udokumentowania zawarte są w instrukcjach i zarządzeniach ZUS.


20. Gospodarka kasowa.

Wszelkie wpływy gotówkowe powinny być udokumentowane przychodowymi dokumentami (kwitami) kasowymi, natomiast wypłaty gotówkowe źródłowymi dowodami wypłat gotówkowych. Po zamknięciu kasy kasjer dokonuje uzgodnień kasy. Raport kasowy z uwagi na małą ilość obrotów sporządza się w dniu podjęcia.. Główny księgowy po sprawdzeniu kwituje odbiór raportu kasowego wraz z dokumentami.


21. Przyjęcie na ewidencje zakupionych środków trwałych i pozostałych środków trwałych odbywa się na zasadzie dokumentacji stanowiącej podstawę ewidencji danej operacji tj. faktury lub rachunku uproszczonego. Oprócz rachunków muszą być sporządzone dokumenty OT - przyjęcie na stan w/w środków. OT sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego oryginał OT przeznaczony jest dla księgowego. Do udokumentowania obrotu środkami trwałymi i pozostałych środków trwałych (wyposażenia) stosuje się formularze powszechnego użytku:

a) przyjęcie środka trwałego OT,

b) protokół zdawczo- odbiorczy środka trwałego,

c) likwidacja środka trwałego i nietrwałego LT,

d) protokoły zniszczenia inwentarza sporządzane komisyjnie.

Ewidencje analityczną prowadzi osoba materialnie odpowiedzialna oraz główny księgowy. Numerem inwentarzowym przedmiotu jest numer kolejny przychodu, pod którym przedmiot został zapisany w księdze inwentarzowej. Księgę inwentarzową prowadzi główny księgowy na bieżąco, w sposób ciągły nadając kolejne numery, które umieszczane są – takie same w książce i na poszczególnych składnikach majątkowych w miejscu widocznym.


22. W ZEAS w Iłży ewidencja druków ścisłego zarachowania prowadzona jest przez pracownika ZEAS- główny specjalista ds. księgowości. Druki ścisłego zarachowania (kwitariusz, czeki bankowe, arkusze spisu z natury) wypisywane i wydawane są w razie potrzeby na bieżąco. Numery z czeków wpisuje się do ewidencji zgodnie z nadrukiem, a na arkuszach spisu z natury i dowodach KP i KW nadawane są przez pracownika i rejestrowane w księdze kolejno, numer/rok. Odbiór kwitują osoby odpowiedzialne materialnie.
Zabezpieczenie Mienia
Mienie będące własnością ZEAS musi być zabezpieczone w sposób wykluczający możliwość kradzieży. Pomieszczenia służbowe, w których chwilowo nie przebywa pracownik powinny być zamknięte na klucz, a klucze odpowiednio zabezpieczone. Po zakończeniu pracy budynek, a także wszystkie pomieszczenia muszą być zamknięte na klucz, okna pozamykane. Na przebywanie w budynku po godzinach pracy konieczna jest zgoda Dyrektora.

Maszyny biurowe i sprzęt o większej wartości, pieczątki oraz wszelkie dokumenty po zakończeniu pracy winny być zabezpieczone przed kradzieżą. Transport gotówki z banku do ZEAS odbywa się w sposób gwarantujący bezpieczeństwo przenoszonych pieniędzy. Gotówka w czasie pracy przechowywana jest w kasetce metalowej umieszczonej w szafie zamykanej na klucz w pomieszczeniu z oknami z kratą. Odpowiedzialność za prawidłowe zabezpieczenie mienia ZEAS ponosi Dyrektor jednostki .











©operacji.org 2019
wyślij wiadomość

    Strona główna