Załącznik nr 2 do siwz znak sprawy: aez/S-088/2014 Opis wymagań Zintegrowanego Systemu Informatycznego Zarządzania Uczelnią



Pobieranie 0,68 Mb.
Strona9/13
Data14.02.2018
Rozmiar0,68 Mb.
1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   13

Kartoteka socjalna




SYSTEM umożliwia obsługę procesów i czynności związanych z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych oraz zapewnia zachowanie pełnej historii wszystkich danych i operacji, w tym umożliwia prowadzenie ewidencji zawartych umów o pożyczkę.

Do obsługi ZFŚS wykorzystywane są dane zgromadzone w kartotece kadrowej. Do kartoteki socjalnej wprowadzane są wyłącznie dane, których nie ma w kartotece kadrowej.

SYSTEM automatycznie nadaje uprawnienia do otrzymywania świadczeń socjalnych dla: pracowników, dzieci pracowników oraz emerytów i rencistów, dla których uczelnia była podstawowym miejscem pracy.

SYSTEM automatycznie aktualizuje (pozbawia lub nadaje) uprawnienia, zgodnie z aktualnym statusem danej osoby, np. rozwiązanie umowy o pracę – utrata uprawnień, rozwiązanie umowy o pracę w związku z przejściem na rentę/emeryturę – utrata uprawnień pracowniczych i nabycie uprawnień emeryta/rencisty WUM, wpisanie dziecka pracownika do SYSTEMU – uzyskanie uprawnień, ukończenie przez dziecko określonego wieku – ograniczenie lub utrata uprawnień, śmierć rencisty/emeryta – utrata uprawnień; wyjątkiem jest osoba, która przed dniem rozwiązania stosunku pracy złożyła wniosek o wypłatę danego świadczenia (liczy się data wniosku).





Osoby uprawnione do otrzymywania świadczeń socjalnych to:

  1. pracownicy,

  2. emeryci i renciści dla których uczelnia była podstawowym miejscem pracy; ewidencja zawiera: imię i nazwisko, jednostka organizacyjna WUM w której emeryt, rencista pracował, adres zamieszkania, telefon, nr świadczenia emerytalnego, nr PESEL, nr konta bankowego, dochód netto na członka rodziny emeryta, rencisty, rok za który wpisano dochód, data przejścia na emeryturę,

  3. dzieci pracowników:

      • od 1 r.ż. do 18 r.ż. - (liczy się rok kalendarzowy, w którym urodziło się dziecko) – uprawnienie do świadczeń świątecznych,

      • do 19 r.ż. – uprawnienie do wszystkich pozostałych świadczeń,

      • do 20 r.ż. – j. w. – pod warunkiem, że dziecko nadal kontynuuje naukę w szkole średniej (możliwość wpisania w SYSTEMIE daty złożenia zaświadczenia oraz roku, którego zaświadczenie dotyczy),

      • przy obojgu rodzicach zatrudnionych w WUM, wypłaty na dziecko nie mogą się dublować (przy ewidencjonowaniu dziecka SYSTEM nie pozwala wpisać dziecka dwa razy do dwóch różnych pracowników).

  1. współmałżonkowie – którzy nie osiągają własnych dochodów, a dochody uprawnionego pracownika/emeryta/rencisty mieszczą się w najniższym progu dochodowym. SYSTEM umożliwia wpisanie zaświadczenia z Urzędu Skarbowego, że współmałżonek nie osiągnął w danym roku dochodu.

  2. członkowie rodzin po zmarłych pracownikach, emerytach i rencistach – uprawnione tylko dzieci zmarłych – SYSTEM ma możliwość wpisania daty śmierci pracownika/emeryta/rencisty.



SYSTEM zawiera:

  1. katalog świadczeń - rodzaje świadczeń finansowanych z ZFŚŚ,

  2. kwoty bazowe (maksymalne kwoty dofinansowania w danym okresie dotyczącego danego rodzaju świadczeń),

  3. przedziały dochodowe (min. 5 przedziałów, podlegają corocznej zmianie) i odpowiadający im procent kwoty bazowej dofinansowania do świadczeń lub odpowiadającą im kwotę świadczenia;

  4. informację o dochodzie/przychodzie każdej uprawnionej osoby na dany okres;

  5. okres (słownik: jednorazowo, miesięcznie, kwartalnie, rocznie), w którym obowiązuje limit kwoty bazowej (maksymalnej kwoty świadczenia),

  6. budżet świadczeń na dany rok kalendarzowy w rozbiciu na poszczególne kategorie świadczeń.

SYSTEM umożliwia łatwą zmianę parametrów udzielanych świadczeń, np. kwoty bazowej, przedziałów dochodowych i in.,



SYSTEM automatycznie oblicza wysokość danego rodzaju świadczenia dla każdego uprawnionego, w zależności od procentu dofinansowania świadczenia dla przedziału dochodowego pracownika oraz kwoty bazowej dla danego świadczenia na dany okres. Jeżeli wypłata danego świadczenia, np. za wypoczynek dziecka, odbywa się w kilku etapach rozdzielonych czasowo (np. z powodu korekty kwoty dochodu), to SYSTEM sumuje narastająco wartość przyznanych świadczeń i kontroluje (blokada), aby nie nastąpiło przekroczenie limitu danego typu wypłaty dla uprawnionej osoby.



W SYSTEMIE istnieje możliwość określenia limitu świadczenia nieopodatkowanego podatkiem dochodowym, zgodnie z obowiązującymi przepisami. SYSTEM kontroluje wykorzystanie tej kwoty sumując narastająco wartość przyznanych świadczeń w celu ustalenia kwoty granicznej wolnej od opodatkowania. SYSTEM sygnalizuje moment przekroczenia dopuszczalnej wartości.



SYSTEM umożliwia kontrolę (poprzez raportowanie) wykorzystania środków w ramach poszczególnych kategorii świadczeń (odpisy środków).



Rodzaje świadczeń:

  1. Zapomogi socjalne,

  2. Zapomogi losowe,

  3. Ekwiwalenty za wypoczynek:

  1. dla pracowników: powiązanie z wykorzystaniem urlopu wypoczynkowego – 14 dni kalendarzowych kolejno lub 14 dni roboczych w ciągu roku - oznacza nabycie przez pracownika uprawnień do ekwiwalentu; do SYSTEMU wprowadza się datę złożenia przez pracownika wniosku o wypłatę,

  2. dla dzieci pracowników za zorganizowany wypoczynek - wypłata na podstawie faktury lub rachunku; wiek dziecka oblicza SYSTEM na podstawie kartoteki rodzinnej; do SYSTEMU wprowadza się datę złożenia przez pracownika wniosku o wypłatę;

  3. dla dzieci za wypoczynek samodzielnie zorganizowany, na wniosek pracownika, badanie uprawnień analogicznie j. w., tj. na podstawie wieku dziecka i daty złożenia wniosku.

Jeżeli oboje rodzice pracują w WUM to dofinansowanie otrzymuje jedno z nich w najwyższej przewidzianej kwocie. System umożliwia wypłatę ekwiwalentu dla dzieci w sposób mieszany, tzn. część na podstawie faktury za zorganizowany wypoczynek, część jako ekwiwalent za samodzielnie zorganizowany wypoczynek. System kontroluje, aby suma wypłat realizowanych w sposób mieszany nie powodowała przekroczenia kwoty bazowej w danej grupie dochodowej.

  1. dla rencistów i emerytów za samodzielnie zorganizowany wypoczynek. SYSTEM zapewnia możliwość wprowadzenia daty złożenia wniosku, co oznacza nabycie uprawnień.

  1. Dofinansowanie do rekreacji organizowanej przez usługodawców zewnętrznych, np. basen, joga, łyżwy, aerobik, fitness: dla pracowników, dla dzieci, rencistów/emerytów.

Refinansowanie kosztów na podstawie przedstawionego rachunku lub faktury. W danym miesiącu uprawniona osoba może skorzystać z jednej formy rekreacji. SYSTEM zapewnia możliwość wpisania okresu (rok, miesiąc), którego faktura dotyczy.

  1. Dofinansowanie do zajęć sportowych organizowanych przez WUM.

Do SYSTEMU można wpisać okres (rok, miesiąc), którego dofinansowanie dotyczy, kwotę dofinansowania, oświadczenie o wyrażeniu zgody na potrącenie z wynagrodzenia podatku dochodowego od otrzymanego świadczenia. Łączna kwota dofinansowania zajęć wymienionych w pkt. 4 i 5 nie może przekroczyć kwoty bazowej dla danej uprawnionej osoby.

  1. Dofinansowanie do wycieczki

Do SYSTEMU wprowadza się: datę oświadczenia o zgodzie na potrącenie z wynagrodzenia części kosztów wycieczki i kwotę potrącenia, datę oświadczenia o zgodzie na potrącenie z wynagrodzenia podatku dochodowego od kwoty dofinansowania świadczenia, kwotę dofinansowania.

  1. Działalność kulturalno-oświatowa (obecnie świadczenie nie jest wykorzystywane, ale w SYSTEMIE jest możliwość wprowadzenia budżetu na ten cel i monitorowania stopnia jego wykorzystania),

  2. Świadczenia świąteczne: dla pracownika, dla dzieci pracowników, dla emerytów/ rencistów.

Do SYSTEMU wprowadzane są kwoty świadczenia dla poszczególnych przedziałów dochodowych, data graniczna (jeśli pracownik został zatrudniony po tej dacie, to nie nabywa uprawnień do tego świadczenia), data złożenia wniosku o wypłatę świadczenia. SYSTEM bada uprawnienia do świadczenia oraz przyporządkowuje odpowiednią kwotę świadczenia dla danego pracownika w zależności od przedziału dochodowego. Generuje wykaz wypłat.

  1. Pomoc materialna dla pracowników oraz emerytów/rencistów:

Zapomogi okresowe: stała kwota miesięcznie lub kwartalnie przyznana na dany okres, np. rok; SYSTEM zapewnia możliwość wprowadzenia danych: kwota, okres wypłaty, cykl płatności (miesięcznie, kwartalnie),

Zapomogi na spłatę zadłużenia: za czynsz, energię nie są wypłacane pracownikowi. Pracownik socjalny wprowadza do SYSTEMU dla uprawnionej do świadczenia osoby: kwotę przyznanej zapomogi, numer konta, na które ma być przekazana zapomoga (konto wierzyciela), nazwę i adres wierzyciela. Wypłata jest dokonywana na konto wierzyciela.



  1. Dofinansowanie do żłobka i przedszkola:

SYSTEM bada uprawnienia do dofinansowania, uzależnione od: przedziału dochodowego, złożenia wniosku o dofinansowanie (do SYSTEMU wprowadzana jest data złożenia wniosku), złożenia dowodu zapłaty (do SYSTEMU wprowadzany jest okres, jakiego dotyczy dowód zapłaty).


Pożyczki z ZFŚS


SYSTEM umożliwia obsługę pożyczek z ZFŚS na zakup lub budowę domu/mieszkania dla pracowników (po 2 latach zatrudnienia) oraz na remont i modernizację mieszkania/domu – dla pracowników (po 1 roku zatrudnienia) i emerytów/rencistów WUM.

Do SYSTEMU wprowadza się: kwotę pożyczki, oprocentowanie, okres spłaty (liczba miesięcznych rat), datę spłaty pierwszej raty (nie później niż po upływie 2 miesięcy od dnia zawarcia umowy), dane osobowe żyrantów

SYSTEM kontroluje uprawnienia do pożyczki (np. staż pracy w WUM) i uprawnienia żyrantów (zatrudnienie w okresie spłaty pożyczki, maksymalna liczba udzielanych poręczeń dot. pożyczek w WUM).

SYSTEM automatycznie ewidencjonuje liczbę umów, które dany pracownik żyrował i prezentuje w jednym oknie informację o numerach umów, okresie ich trwania oraz danych osobowych pożyczkobiorców. SYSTEM blokuje możliwość żyrowania większej liczby umów o pożyczkę, niż dopuszczalna. SYSTEM automatycznie usuwa status żyranta w przypadku, gdy okres poręczenia się zakończył.

SYSTEM generuje harmonogram spłaty pożyczki, uwzględniając oprocentowanie pożyczki. Odsetki obliczane są według wzoru: (kwota pożyczki x % / 100) x (ilość rat + 1) / 24.

Z danych zawartych w SYSTEMIE generowana jest umowa o pożyczkę i harmonogram spłat.

SYSTEM automatycznie potrąca kolejne raty pożyczki, przy każdej wypłacie wynagrodzenia, bez konieczności dokonywania odrębnych operacji.

Raty z zaksięgowanych list wynagrodzeń są rejestrowane automatycznie w harmonogramie spłat.

SYSTEM tworzy raport salda pożyczki każdej osoby różny od 0 (mniejszy od 0 i większy od 0) oraz w jednym oknie prezentuje dane dotyczące: spłaty kolejnych rat pożyczki, rat pozostałych do spłaty, rat przeterminowanych (do windykacji).

SYSTEM zapewnia możliwość generowania pism windykacyjnych wg wzorów określonych w WUM. Daty pism windykacyjnych są ewidencjonowane przez SYSTEM. SYSTEM sygnalizuje komunikatem trzecie wezwanie do zapłaty, ponieważ może ono skutkować potrącaniem z wynagrodzeń żyrantów.

SYSTEM umożliwia zmianę harmonogramu spłat, np. zmianę terminu spłaty pożyczki lub zmianę liczby albo wysokości rat. W przypadku braku możliwości potrącania ustalonej w harmonogramie kwoty raty, SYSTEM automatycznie zgłasza ostrzeżenie, że nie jest możliwa spłata pożyczki w celu zmiany harmonogramu.

Po wprowadzeniu zmiany danych z SYSTEMU generowany jest aneks do umowy, wg wzorów określonych w WUM.





Listy wypłat świadczeń/potrąceń

SYSTEM zapewnia import danych na listy płacowe i do kartoteki płacowej. Wypłaty świadczeń/ potrącenia są naliczane w module ZFŚS i pobierane na listy płac. Rata pożyczki jest potrącana na kolejnych listach wypłat wynagrodzeń w okresie spłaty pożyczki.

Lista wypłat dla emerytów i rencistów ma charakter listy dodatkowej. SYSTEM generuje dyspozycję przesunięcia środków z konta socjalnego na wydzielone konto do Działu Finansowego, który realizuje przelewy, przekazy, wypłatę w kasie dla emerytów i rencistów.

Świadczenia przekazywane są przelewem, płatne z kasy oraz przekazem pocztowym. Świadczenia wypłacane w kasie mogą być wypłacane jednorazowo dla 50 osób. Lista wypłat dla pracowników sporządzana jest w terminie wypłaty wynagrodzeń a dla innych osób uprawnionych do wypłat terminy określane są wewnętrznie. SYSTEM umożliwia zaznaczenie i wydrukowanie przekazów dla wybranych osób z danej listy.

Po przekazaniu świadczeń/rozliczeniu potrąceń w części SYSTEMU dotyczącej ZFŚS automatycznie aktualizowane są salda pożyczek oraz budżet ZFŚS.




Wydruki/raporty

SYSTEM umożliwia tworzenie dowolnych raportów, np.: uprawnionych do ZFŚS w podziale na grupy uprawnionych (dane imienne i/lub liczbowe), imiennych raportów niespłaconych pożyczek, z informacją o wysokości poszczególnych przeterminowanych rat i sumą zaległości, imiennych raportów nadpłaconych pożyczek z informacją o wysokości nadpłaty, raportów zawartych umów w danym okresie, imiennych raportów zawartych umów z numerem umowy, kwotą przyznanej pożyczki okresem spłaty pożyczki datą zawarcia umowy oraz kwotą naliczonych odsetek, raportów żyrantów, z numerem umowy której są poręczycielami i okresem poręczenia, raportów świadczeń realizowanych, raportów wypłat comiesięcznej zapomogi, raportów wykorzystania budżetu (w układzie: świadczenia wypłacone i świadczenia przyznane – raport pozwala na sprawdzenie bieżącego wykorzystania stanu budżetu funduszu socjalnego, z podziałem na uprawnione grupy świadczeniobiorców: pracowników, dzieci, emerytów/rencistów, dzieci emerytów/rencistów, na grupy pracowników (NA i pracownicy niebędący NA), miesiące/ lata, typy świadczeń), raportów przyznanych oraz wypłaconych w danym okresie kwot poszczególnych rodzajów świadczeń, indywidualnych dla każdego uprawnionego (raport imienny i/lub raport zbiorczy), raportów udzielonych pożyczek z uwzględnieniem wysokości odsetek.

SYSTEM umożliwia generowanie dokumentów informacji z wykorzystaniem danych zawartych w SYSTEMIE, np.: wydruk umowy o pożyczkę, aneksu, harmonogramu spłaty, informacja o terminie końca wypłaty zapomogi.




SYSTEM przechowuje historię udzielonych świadczeń w poprzednich latach.



Planowana późniejsza rozbudowa funkcjonalna:

Kartoteka „bilety”: przyporządkowanie do jednostki, podział na bilety jednorazowe, na okaziciela, imienne z możliwością zmiany kwoty; realizacja kwartalna; możliwość raportowania wg jednostki rodzaju i ilości biletów; umieszczenie bazy wszystkich jednostek WUM z możliwością samodzielnego wyboru informacji z jakich biletów jednostka korzysta, ilość, miesiące, kwartał, rok; możliwość śledzenia ile wydatkowano w ciągu roku, ile jeszcze w realizacji.

Rozliczanie pensum




Integracja z systemem Pensum

SYSTEM zapewnia integrację danych kadrowo-płacowych z danymi zawartymi w systemie Pensum funkcjonującym w WUM.

SYSTEM umożliwia eksport danych kadrowo-płacowych pracowników zatrudnionych w WUM do programu Pensum – nazwisko, imię, PESEL, NIP, stanowisko, tytuł/stopień, okres zatrudnienia, etat, jednostka, funkcja, absencje, specjalizacja, prawa autorskie i in. danych, które wpływają na wysokość indywidualnego pensum pracownika i stawkę. SYSTEM kadrowo-płacowy jest nadrzędny, jeżeli chodzi o dane osób zatrudnionych w WUM.

Z programu Pensum możliwy jest import danych do SYSTEMU, np. kwota do wypłaty za godziny ponadwymiarowe dla nauczycieli akademickich zatrudnionych w WUM, kwota do wypłaty za godziny dydaktyczne zrealizowane na podstawie umów o dzieło oraz informacja o źródłach finansowania godzin ponadwymiarowych.

Z programu Pensum możliwy jest import danych dotyczących osób niezatrudnionych w WUM do SYSTEMU kadrowo-płacowego, np. imię, nazwisko, PESEL, NIP, US, nr rachunku bankowego, adres zamieszkania, % praw autorskich oraz dane do rozliczenia umów cywilno-prawnych – liczba godzin, kwota do wypłaty i źródło finansowania. SYSTEM Pensum jest nadrzędny, jeżeli chodzi o dane osób niezatrudnionych w WUM.

SYSTEM generuje ostrzeżenie w przypadku rozbieżności danych. W takiej sytuacji synchronizacji danych osobowych pomiędzy Pensum a SYSTEMEM dokonuje pracownik płac.

SYSTEM umożliwia korektę danych w sytuacjach zmiany statusu pracownika, np. osoba była pracownikiem WUM, została zwolniona i prowadzi zajęcia na podstawie umowy cywilno-prawnej.

SYSTEM umożliwia przypisywanie kosztów godzin ponadwymiarowych i godzin dydaktycznych realizowanych na podstawie umów cywilnoprawnych do właściwych komórek kosztowych, np. jednostek i źródeł finansowania.

Wymiana danych pomiędzy systemami, zarówno dla godzin ponadwymiarowych nauczycieli jak i dla umów cywilno-prawnych następuje z częstotliwością dostosowaną do potrzeb WUM.




Prowadzenie kartoteki stypendystów, którym wypłacane są stypendia doktoranckie. Dane z zawartych umów stanowią podstawę do naliczenia, sporządzenia przelewów oraz prawidłowego zaksięgowania stypendiów doktorskich.

Dane wymagane:



  • dane identyfikacyjne stypendysty (imię , nazwisko, kod jednostki, PESEL, numer paszportu, adres e-mail lub tel. kontaktowy), nr rachunku bankowego,

  • rodzaj/ wysokość przyznanego stypendium,

  • okres przyznanego stypendium, rok studiów

  • możliwość wprowadzenia informacji o wstrzymaniu, zawieszeniu, cofnięciu stypendium.





1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   13


©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna