Załącznik nr 2 do siwz znak sprawy: aez/S-088/2014 Opis wymagań Zintegrowanego Systemu Informatycznego Zarządzania Uczelnią



Pobieranie 0,68 Mb.
Strona7/13
Data14.02.2018
Rozmiar0,68 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   13

Moduł Finansowy

Rejestry


LP.

Wymagania systemu



Wspólna dla całego systemu kartoteka kontrahentów (dostawców) - Możliwość integracji kartoteki pracowników z modułem kadrowo-płacowym .

- wyodrębnienie grupy pracowników i osób obcych delegowanych na podst. umowy cywilno-prawnej ,

- możliwość bezpośredniego wprowadzania nowego kontrahenta podczas rejestrowania dokumentu finansowego,

- wprowadzanie wszystkich wymaganych danych nowego kontrahenta w jednym oknie, bez konieczności wielokrotnej zmiany zakładek,

- możliwość wprowadzenia wielu rachunków bankowych dla kontrahenta,




Tworzenie rejestrów dokumentów podlegających księgowaniu , w szczególności

rejestru faktur, w którym rejestruje się np.:



  • faktury krajowe i zagraniczne,

  • faktury korygujące,

  • rachunki,

  • noty obciążeniowe

  • noty uznaniowe,

  • rozliczenia delegacji krajowych i zagranicznych itp.

Po zaksięgowaniu dokumentu wszystkie dane wprowadzone do rejestru (włącznie z pełnymi danymi dot. jego obiegu oraz skanem będą dostępne przy przeglądaniu transakcji.



Możliwość rejestrowania dokumentów stanowiących podstawę do dokonania płatności, które nie podlegają księgowaniu , w szczególności np.

  • rejestru pism z dyspozycją płatności w którym rejestrowane są np. pisma dot. zwrotów za kursy, opłat sądowych, zwroty za akademiki, za czesne, zwroty wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania zamówienia.

  • rejestru przedpłat np. składek członkowskich, przedpłat za uczestnictwo i hotele dot. delegacji krajowych i zagranicznych.

Zapewnienie dostępu do danych rejestru (co najmniej) z roku bieżącego i poprzedniego z możliwością filtrowania np. przedpłat dot. składek członkowskich i delegacji.



Rejestrowanie dokumentów finansowych w odpowiednich rejestrach z uwzględnieniem ich specyfiki i wprowadzanie danych księgowych. Stanowiska rejestracji zlokalizowane w różnych obiektach WUM np. Dział Finansowy, Logistyka. Możliwość dołączania skanów faktur i załączników.



Wprowadzanie wszystkich wymaganych danych w jednym oknie , bez konieczności wielokrotnej zmiany zakładek. Możliwość zamieszczenia dodatkowego opisu (informacji dotyczących dokumentu i jego obiegu) wraz z możliwością jego edytowania do momentu zaksięgowania dokumentu.

Możliwość grupowego przypisania jednostki organizacyjnej do której zostaną przekazane (lub z której otrzymano) dokumenty.





Zapewnienie jednoznacznej identyfikacji faktur korygujących i anulowanych (np. omyłkowo wprowadzonych lub odesłanych do wystawcy).



Rejestracja dokumentu lub jego anulowanie np. w przypadku błędnego wprowadzenia lub odesłania, nie może się wiązać z widocznymi dla użytkownika ewentualnymi czynnościami pomocniczych księgowań.



Ochrona przed powtórnym zarejestrowaniem dokumentu (z uwzględnieniem możliwości stosowania takiej samej numeracji faktur przez różnych kontrahentów)



Zapewnienie możliwości sprawdzenia podczas rejestracji dokumentu, a przed jego zapłaceniem czy do danej operacji została dokonana przedpłata. Ochrona przed dokonaniem powtórnej zapłaty.



Zapewnienie możliwości drukowania zestawień zarejestrowanych dokumentów (wybranych wg daty przekazania i jednostki organizacyjnej) w celu uzyskania pisemnego pokwitowania odbioru tych dokumentów przez jednostki do których zostały przekazane.



Monitorowanie „obiegu” dokumentów finansowych od daty wpływu do Uczelni do zrealizowania płatności (przelewem lub gotówką w kasie) i przekazania dokumentu do księgowania lub archiwizacji . Monitorowanie terminów płatności.

Rejestrowanie przez Dział Finansowy na jakim etapie procesu opisu i zatwierdzania znajdują się poszczególne dokumenty finansowe. Możliwość bieżącego przeglądania rejestrów w celu kontrolowania dat przekazania dokumentów między komórkami i zwrotu do Działu Finansowego. Stworzenie systemu raportów i alertów w tym zakresie i powiązanie z pocztą wewnętrzną Uczelni.





Tworzenie raportów definiowanych przez Użytkownika na podstawie danych z rejestrów bez konieczności exportu do Excela.

Możliwość przeglądania danych, filtrowania (np. wg rodzajów dokumentów – faktur krajowych, faktur zagranicznych,rozliczeń delegacji zagranicznych, przedpłat z tytułu składek członkowskich itp.) , drukowania wybranego zakresu.



Możliwość przesyłania generowanych raportów do Excela



Możliwość pełnej, elektronicznej wymiany informacji z bankiem, w tym:

  • tworzenie przelewów elektronicznych na podstawie zarejestrowanych faktur i innych dokumentów z dyspozycją płatności z możliwością ustalania daty realizacji dla każdego przelewu oraz z możliwością dokonywania korekt;

  • automatyczne generowanie plików wychodzących z WUM (paczek przelewów) i eksport do systemu bankowego (np. Multicash);

  • pobieranie informacji zwrotnej z systemu bankowego (wyciągi bankowe) w celu dokonania rozliczeń na kontach rozrachunkowych.



Możliwość grupowego przypisania rachunków bankowych z których dokonywana jest płatność oraz przypisania wielu rachunków do jednej faktury ze wskazaniem kwot na każdym etapie procesu (od rejestracji do utworzenia listy płatności)



Automatyczne przekazywanie zatwierdzonych dokumentów do księgowania.




1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   13


©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna