Załącznik nr 2 do siwz znak sprawy: aez/S-088/2014 Opis wymagań Zintegrowanego Systemu Informatycznego Zarządzania Uczelnią



Pobieranie 0,68 Mb.
Strona5/13
Data14.02.2018
Rozmiar0,68 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   13

Zakup/sprzedaż


LP.

Wymagania systemu

Zakup




Możliwość kontroli dekretacji dla wprowadzanych i nie zaksięgowanych dokumentów zakupowych (faktury, rachunki, itp.). Jeśli to możliwe księgowanie dokumentów grupami.



Wprowadzanie i dekretacja dokumentów:

  • Definiowanie własnych schematów dekretacji dokumentów zakupu;

  • Możliwość dodawania, poprawiania, usuwania oraz zapisywania i odczytywania wzorców (schematów dekretacji) księgowań;

  • Podpowiedź automatycznego dekretu dla wcześniej zdefiniowanego (wzoru, schematu) rodzaju zakupu;

  • Możliwość automatycznego stornowania dowodów księgowych błędnie wprowadzonych z możliwością „przywrócenia dowodu” do ponownej dekretacji i księgowania;

  • Powiązania daty odliczenia podatku VAT naliczonego z datą wpływu faktury do jednostki z możliwością ręcznej zmiany; (warunek konieczny)

  • Możliwość wyboru ujęcia w księgach dokumentu księgowego równolegle na kontach księgowych bilansowych pod datą wystawienia faktury, na kontach pozabilansowych pod datą poniesienia wydatku (inny okres obrachunkowy) lub możliwość uzupełnienia księgowania dokumentu zakupu na koncie pozabilansowym po dokonaniu zapłaty, np. zakupy finansowane z funduszy UE rozliczane kasowo



Rejestry zakupu VAT

  • Rejestr zakupu VAT systemowy (tabelaryczny, czytelny graficznie), zgodny z obowiązującą ustawą o podatku od towarów i usług z możliwością definiowania (tworzenia) rejestrów zakupu VAT według potrzeb użytkownika oraz wprowadzania i aktualizacji stawek podatku VAT;

  • Możliwość tworzenia rejestrów zakupu dotyczących korekty sporządzonych deklaracji VAT za okresy poprzednie;

  • Automatyczne tworzenie rejestrów VAT (miesięcznych, kwartalnych) na podstawie zaewidencjonowanych dokumentów zakupu według zdefiniowanych rejestrów VAT z uwzględnieniem zakupów dotyczących działalności opodatkowanej, opodatkowanej i nieopodatkowanej lub zwolnionej oraz nieopodatkowanej lub zwolnionej:

  • Rejestr VAT nabycia towarów i usług zaliczanych do środków trwałych,

  • Rejestr zakupu VAT nabycia towarów i usług od pozostałych zakupów,

  • Rejestr VAT zakupu oczekujący (bez ustalonej daty odliczenia podatku VAT)

  • Możliwość nie wprowadzania do ewidencji VAT zakupów dotyczących działalności nieopodatkowanej oraz zakupów ze stawkami zw. i 0% bądź nieuwzględniania ich w deklaracjach podatku VAT.



Możliwość automatycznej podpowiedzi stawki podatku VAT najczęściej występującej z możliwością dokonania ręcznej korekty.



Automatyczne wyliczenie podatku naliczonego VAT z możliwością ręcznej korekty (zaokrąglenia kwot).



Możliwość automatycznego wyliczenia wartości podatku naliczonego VAT podlegającego odliczeniu, wyliczonego na podstawie wstępnego wskaźnika proporcji zgodnie art. 90 ustawy o VAT, dla potrzeb utworzenia deklaracji VAT.

Automatyczne wyliczenie wartości podatku VAT naliczonego np. poprzez stworzenie dodatkowego pola, w którym użytkownik corocznie wprowadza wartość wskaźnika struktury sprzedaży VAT wyliczonego za rok poprzedni.

Podpięcie wskaźnika do rejestrów VAT naliczonego dla zakupów dot. działalności opodatkowanej i nieopodatkowanej lub zwolnionej. Automatyczne wyliczenie kwoty podatku na poziomie każdej pozycji zarejestrowanej w tym rejestrze, możliwość stworzenia raportów z wyliczenia podatku VAT podlegającego odliczeniu oraz automatyczne przeniesienie ustalonego podatku VAT do deklaracji VAT .




Możliwość automatycznego wyliczenia jednorazowej korekty odliczonego w roku poprzednim podatku VAT naliczonego w oparciu o wskaźnik proporcji końcowej za rok poprzedni dla potrzeb prawidłowego (automatycznego) sporządzenia pierwszej deklaracji VAT w następnym roku podatkowym w zakresie:

  • zakupów pozostałych dotyczących działalności opodatkowanej i nieopodatkowanej lub zwolnionej,

  • zakupów środków trwałych dotyczących działalności opodatkowanej i nieopodatkowanej lub zwolnionej do wartości określonej przepisami podatku VAT (aktualnie do 15 000 zł).

Sporządzenie rocznej korekty VAT musi nastąpić w terminie złożenia pierwszej deklaracji za rok następny- aktualnie przy deklaracjach kwartalnych jest to 25.IV, przy miesięcznych 25.II.

Funkcja umożliwiająca wykorzystanie pola wskaźnika proporcji wprowadzonego na dany rok podatkowy do przeliczenia podatku VAT naliczonego podlegającego odliczeniu od zakupów zrealizowanych w poprzednim roku podatkowym rozliczanym wg wskaźnika struktury sprzedaży np. wg aktualnego stanu prawnego w przypadku różnicy między wstępnym wskaźnikiem struktury za dany rok, a ostatecznie wyliczonym po zakończeniu tego roku konieczne jest sporządzenie korekty rocznej VAT. Funkcja powiązana z deklaracją VAT celem automatycznego przeniesienia ustalonej różnicy w odpowiednie pola deklaracji.





Możliwość automatycznego wyliczenia przypadającej na dany rok (dla zakupów powyżej 15000,00 zł - aktualnie 1/5 lub 1/10 podatku VAT) korekty odliczonego w roku poprzednim podatku VAT naliczonego w oparciu o wskaźnik proporcji końcowej za rok poprzedni dla potrzeb prawidłowego (automatycznego) sporządzenia pierwszej deklaracji VAT w następnym roku podatkowym w zakresie:

  • zakupów środków trwałych dotyczących działalności opodatkowanej i nieopodatkowanej lub zwolnionej do wartości określonej przepisami podatku VAT (1/5 podatku);

  • zakupów nieruchomości i gruntów dotyczących działalności opodatkowanej i nieopodatkowanej lub zwolnionej do wartości określonej przepisami podatku VAT (1/10 podatku).

Zgodnie z wyjaśnieniem do podpunktu 7 z zastrzeżeniem wydłużenia okresu oraz ustalenia i rozliczenia korekty podatku VAT naliczonego od zakupów środków trwałych i WNiP.



Powiązanie rejestrów VAT dla zakupów środków trwałych podlegających korekcie z datą przyjęcia środków trwałych do użytkowania (z dowodem OT) celem ustalenia właściwych terminów dokonania korekty odliczenia podatku VAT naliczonego.

Komentarz: Obowiązek korekty podatku VAT naliczonego od zakupów środków trwałych i WNiP rozliczanych według wskaźnika struktury ściśle powiązany jest z datą przyjęcia środka trwałego uwidocznioną na dowodzie OT. Stąd konieczność powiązania rejestru VAT z dokumentem źródłowym i funkcja kontrolna w tym zakresie.





Możliwość wskazania daty odliczenia podatku VAT naliczonego w co najmniej w 3 przyszłych okresach rozliczeniowych – rejestrów oczekujących z możliwością importu dokumentów do właściwego okresu podatkowego.

Komentarz: Aktualnie okres rozliczeniowy wybrany w zakresie rozliczeń podatku VAT Uczelni to kwartał, stąd co najmniej przez trzy kolejne kwartały możliwość wprowadzenia i oczekiwania dokumentów w rejestrze oczekującym.


Sprzedaż




Przyjazny dla użytkownika sposób wystawianie dokumentów sprzedaży: faktury VAT, faktury VAT zaliczka, zbiorcze dowody wewnętrzne z uwzględnieniem powiązania z systemem dziekanatowym i DS-ów, korekty faktur, duplikaty z wykorzystaniem istniejącej bazy danych, kontrahentów, schematów zdefiniowanych usług, symbolu PKWiU dla preferencyjnych stawek VAT.

Dla faktur wystawianych poza systemem możliwość ich importu.





Dla faktur VAT cyklicznie wystawianych możliwość ich kopiowania z edytowaniem zmieniających się danych – data wystawienia, data sprzedaży , ewentualnie kwota itp.



Dla faktur VAT wystawianych masowo możliwość kopiowania ich treści dla różnych kontrahentów np. kursy, konferencje.



Możliwość wystawiania faktur VAT przez wiele jednostek w tym zlokalizowanych poza siedzibą Uczelni z zachowaniem odrębnej (automatycznej) numeracji, według schematu numeracji odrębnego dla każdej jednostki z możliwością rozszerzenia numeru faktury dostosowanego do wymogów użytkownika lub specyfiki sprzedaży np. Zakład Medycyny Sądowej.



Możliwość nadania ID osobom uprawnionym do wystawiania faktur z koniecznością jej identyfikacji na fakturze.



Wystawianie zbiorczych dowodów wewnętrznych VAT dla udokumentowania sprzedaży niefakturowanej dla osób fizycznych, również w powiązaniu z systemem dziekanatowym, DS.-ów i czynszów lokatorskich.



Wystawianie faktur wewnętrznych WNT i IU oraz faktur WNT i IU korygujących z automatycznym ustaleniem wartości w powiązaniu z rejestrami tabel kursów walut (odrębna numeracja faktur dla jednostek w podziale na WNT i IU).



Możliwość wystawiania faktur VAT bez konieczności ujmowania ich w rejestrze sprzedaży, dotyczących sprzedaży zaewidencjonowanej w oparciu o dowody wewnętrzne VAT (faktury VAT wystawione na żądanie osób fizycznych w terminie późniejszym).



Możliwość definiowania różnych terminów płatności na fakturach VAT sprzedaży z możliwością ręcznego dokonania zmian.



Możliwość definiowania i wykorzystywania przez jednostki wzorów faktur VAT i faktur wewnętrznych z uwzględnieniem specyfiki sprzedaży, w szczególności wymagania dot. kilkunastu wierszy na opis przedmiotu sprzedaży (usługi) i jego rozliczenia.



Możliwość wystawiania faktur VAT w walucie obcej w powiązaniu z rejestrem tabel kursu walut i przeliczeniem ich na PLN oraz wykazaniem na fakturze kwot w walucie obcej i PLN wraz z informacją na fakturze o zastosowanym kursie dla jednej jednostki waluty.



Definiowanie schematów dekretacji dokumentów sprzedaży oraz WNT i IU z automatyczną dekretacją dokumentów sprzedaży, z możliwością dokonania korekty dekretu ręcznie (podział kwoty na różne konta księgowe).



Automatyczne dekretowanie wystawionych faktur VAT oraz faktur WNT i IU i księgowanie dokumentu w momencie wybranym przez użytkownika .



Rejestry VAT sprzedaży bieżące i oczekujące (bez ustalonej daty obowiązku podatkowego).

Możliwość wyboru w momencie wprowadzania faktur VAT sprzedaży:

- rejestru VAT sprzedaży „bieżącego” dla faktur gdzie obowiązek podatkowy (data zapłaty podatku) powstaje w dacie wystawienia faktury bądź w innej określonej znanej dacie,

- rejestru VAT sprzedaży „oczekującego” dla faktur, dla których w momencie wprowadzania faktury nie jest znana data obowiązku podatkowego.

Możliwość wyboru - wskazania dla rejestru VAT sprzedaży „bieżącego” dwóch kont księgowych:

- dla podatku VAT okresu bieżącego,

- dla podatku VAT innego okresu podatkowego,

przy automatycznym księgowaniu podatku VAT na odpowiednich kontach.

Możliwość wskazania konta właściwego dla podatku VAT innego okresu podatkowego, w przypadku rejestru VAT sprzedaży „oczekującego”.

Rejestr „oczekujący” musi umożliwiać wprowadzenie faktur VAT sprzedaży bez wskazania daty obowiązku podatkowego, przy jednoczesnym wskazaniu granicznej daty obowiązku podatkowego np. dla sprzedaży usług, dla których określono szczególny moment obowiązku podatkowego t.j. obowiązek podatkowy powstaje w dacie zapłaty faktury, nie później jednak niż w dacie terminu płatności faktury. Możliwość importu pozycji z rejestru VAT „oczekującego” do rejestru VAT bieżącego okresu w oparciu o funkcję automatyczną oraz ręczną poprzez wskazanie konkretnej faktury, dla której uzupełniono datę obowiązku podatkowego.

Wymagana funkcja ostrzeżenia poprzez np. zaznaczenie w innym kolorze pozycji rejestru, dla których data graniczna obowiązku podatkowego przypada w bieżącym okresie.

Funkcja kontrolna zgodności rejestrów VAT z ewidencją księgową – celem weryfikacji zgodności wprowadzonej daty obowiązku podatkowego dla pozycji wprowadzonych w danym miesiącu ze wskazaniem innej daty obowiązku podatkowego.





Możliwość prowadzenia dowolnej ilości rejestrów sprzedaży oraz rejestrów WNT i IU zdefiniowanych przez użytkownika, odrębnych dla jednostek uprawnionych do wystawiania faktur VAT i faktur wewnętrznych.



Możliwość tworzenia rejestru VAT zbiorczego.



Automatyczne powiązanie wpłat rejestrowanych przy użyciu kas fiskalnych w siedzibie i poza siedzibą jednostki z rejestrem sprzedaży VAT.



Możliwość importu danych z systemu dziekanatowego i systemu obsługi domów studenckich w zakresie rozliczeń ze studentami i automatyczne ujęcie w rejestrach VAT.



Możliwość ujmowania faktur VAT sprzedaży zgodnie ze wskazanym obowiązkiem podatkowym w różnych okresach podatkowych, również faktury VAT bez wskazania obowiązku podatkowego z możliwością importu do rejestru VAT w późniejszym okresie (rejestr sprzedaży oczekujący) np. obowiązek podatkowy powstaje w dacie zapłaty faktury i powiązanie ich z tą datą.



Możliwość podglądu kont księgowych z uwzględnieniem nie zaksięgowanych transakcji sprzedaży zapisanych w arkuszach.



Przy dokumentach wprowadzanych ręcznie automatyczne naliczanie podatku VAT.



Możliwość uwzględnienia przy tworzeniu kontrolnych rejestrów sprzedaży również dokumentów niezaksięgowanych z możliwością filtrowania według zadanych przez użytkownika kryteriów.



Możliwość tworzenia raportów z rejestru VAT z uwzględnieniem daty powstania obowiązku podatkowego i filtrowania rejestru według kryteriów zadanych przez użytkownika w różnych przekrojach i okresach.



Wyliczenie wskaźnika struktury sprzedaży zgodnie z art. 90 ustawy o VAT.



Definiowanie rodzaju sprzedaży uwzględnianego do wyliczenia wskaźnika struktury.



Systemowe wyliczenie wskaźnika struktury sprzedaży VAT zgodnie z art. 90 ustawy VAT:

    1. W trakcie roku i wyliczenie wskaźnika ostatecznego na koniec roku podatkowego,

    2. Ponowne ustalenie wskaźnika struktury w przypadku konieczności dokonania korekty deklaracji VAT za lata poprzednie.

Deklaracje VAT




Automatyczne utworzenie z rejestrów VAT deklaracji VAT-7, VAT-7D, VAT-UE ,VAT-UE/B:

  • Automatyczne tworzenie deklaracji z rejestrów VAT z zastosowaniem wstępnie ustalonego wskaźnika struktury dla danego roku oraz końcowego wskaźnika proporcji (struktury) dla korekty zakupów roku poprzedniego,

  • Tworzenie deklaracji VAT korygujących w przypadku korekty rejestru VAT,

  • Automatyczne tworzenie korekt deklaracji w przypadku zmiany (korekty) wskaźnika proporcji(struktury),

  • Automatyczne sporządzanie deklaracji VAT-UE i VAT-UE/B - informacji podsumowującej o dokonanych wewnątrz wspólnotowych dostawach/nabyciach towarów z sumowaniem wg NIP – UE Kontrahenta



Wymagania księgowości dla gospodarki materiałowej




Z poziomu księgowości materiałowej możliwość weryfikacji dowodów magazynowych z uprawnieniem do ich weryfikacji oraz z możliwością dokonywania korekt i uszczegółowienia dekretu.

Komentarz: Możliwość rozbicia dekretu na kilka kont księgowych według rozdzielnika kosztów z uwzględnieniem różnych źródeł finansowania.

Pod pojęciem uszczegółowienia dekretu rozumiemy – podanie wymaganych wymiarów finansowych tak żeby można uzyskać jak najwięcej informacji analitycznych.

To jest m.in.:

• Dokument PZ

• Konta magazynu 3XX – nr magazynu – kod asortymentu – nr umowy – nr dostawy – jednostka zamawiająca – źródło finansowania

• Dokument RW

• Miejsce powstawania kosztów - wydziału - kod jednostki – koszt rodzajowy – źródło finansowania, projekt etc.





Definiowania wzorów schematów dekretacji dowodów magazynowych.



Automatyczne dekretowanie z pełną kontrolą poprawności danych na wielu płaszczyznach.

Wyżej zadekretowany dokument winien być zweryfikowany ,ewentualnie uzupełniony i zaakceptowany a na końcu zaksięgowany (wielopoziomowa akceptacja operacji z zastrzeżeniem ostatecznego księgowania przez określonego użytkownika systemu).



4

Możliwość wyboru zasad wyceny rozchodów magazynowych wg metod przewidzianych w ustawie o rachunkowości tj. FIFO, LIFO, średniej ważonej oraz ceny rzeczywistej (identyfikowanej).


1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   13


©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna