Załącznik nr 2 do siwz znak sprawy: aez/S-088/2014 Opis wymagań Zintegrowanego Systemu Informatycznego Zarządzania Uczelnią



Pobieranie 0,68 Mb.
Strona4/13
Data14.02.2018
Rozmiar0,68 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   13

Należności i zobowiązania


LP.

Wymagania systemu

Katalog kontrahentów




Zakładanie kartoteki kontrahenta z uwzględnieniem niezbędnych danych:

  • Symbol identyfikacji - id. Kontrahenta,

  • Nazwa pełna min. 50 znaków i skrócona min. 30 znaków,

  • NIP,

  • Prefiks oznaczający kod kraju w UE,

  • REGON,

  • Wiele adresów z możliwością przypisania roli (np. wysyłki, faktury), pozycje danych adresowych w osobnych polach,

  • Numer konta, bank,

  • Wiele danych kontaktowych (telefon, fax, e-mail, nazwiska osób upoważnionych do kontaktu),

  • Klasyfikacja kontrahenta wg własnych wzorców,

  • Pole na dodatkowe informacje, uwagi



Wymagany jest podział zbioru kontrahentów na kategorie według rodzaju rozrachunków np.:

  • rozrachunki z dostawcami krajowymi,

  • rozrachunki z dostawcami zagranicznymi,

  • rozrachunki z odbiorcami krajowymi,

  • rozrachunki z odbiorcami zagranicznymi,

  • rozrachunki ze studentami z tytułu: czesnego w podziale na kierunki studiów i specjalności, opłat za akademik,

  • rozrachunki ze studentami angielskojęzycznymi






Ochrona przed powtórnym zakładaniem kontrahenta – sprawdzanie np. po NIP, REGON.



Możliwość dokonywania zmian, aktualizacji danych kontrahenta.

Wydruki historyczne muszą odwoływać się do danych aktualnych w chwili ich realizacji (np. archiwalne faktury).






Możliwość definiowania klasyfikacji kontrahentów według pól dostępnych w systemie:

  • Możliwość dzielenia kontrahentów na grupy np. najemcy, studenci –czesne, studenci- mieszkańcy akademików, itp. oraz na branże,

  • Możliwość klasyfikacji kontrahentów według potrzeb sprawozdawczych (dodatkowe pola – wyróżniki , klasyfikatory, zakładki, klucze),np. kontrahent krajowy/ zagraniczny, według grup podmiotów gospodarczych itp.



Podpowiadanie wolnego indeksu (numeru kontrahenta), przypadku automatycznego nadawania numeru .



Wyszukiwanie kontrahenta według zadanych warunków (NIP, nazwa, część nazwy ,adres, część adresu itp. bez rozróżnienia dużych i małych liter).



Możliwość sortowania kartotek kontrahentów według różnych kluczy np. według alfabetu , numeru NIP, grup kontrahentów, branży, dodatkowych identyfikatorów np. dla potrzeb sprawozdawczych i innych.



Porządkowanie katalogu kontrahentów np. warunki usunięcia, możliwość zablokowania konta.



Jeżeli firma / osoba występuje w odrębnych kartotekach dostawców i odbiorców musi istnieć możliwość oznaczenia takiego powiązania dostawca-odbiorca np. do kompensat

Należności




Kojarzenie zapłaty należności:

  • Automatyczne i ręczne kojarzenie dokumentów (rozrachunków) z możliwością cofnięcia kojarzenia,

  • W momencie kojarzenia ręcznego lub automatycznego prezentacja na ekranie informacji wskazującej na obowiązek naliczenie odsetek – możliwość wygenerowania noty odsetkowej, możliwość automatycznego naliczania odsetek.,






Wspomaganie windykacji należności poprzez wystawianie n/w dokumentów i ich duplikatów:

  • wezwań do zapłaty,

  • not odsetkowych,

  • kompensaty,

  • potwierdzeń sald



Automatyczne generowanie not odsetkowych dla należności opłaconych po terminie:

  • Możliwość definiowania i tworzenia przez użytkownika wzorów (treści, kodów) not odsetkowych;

  • Możliwość naliczenia noty odsetkowej dla pojedynczej należności od konkretnego kontrahenta;

  • Możliwość naliczenia noty odsetkowej dla wybranych (wskazanych pozycji należności) od danego kontrahenta;

  • Możliwość naliczenia noty odsetkowej dla wszystkich należności od danego kontrahenta bądź we wskazanym przedziale czasowym;

  • Możliwość automatycznego generowania not odsetkowych dla wybranej grupy; kontrahentów ze wskazaniem okresu czasowego;

  • Kartoteka not odsetkowych wychodzących;

  • Możliwość wystawiania not od części uregulowanej oraz części nieuregulowanej należności;

  • Stosowanie różnych tabel odsetek za zwłokę





Automatyczne generowanie wezwań do zapłaty:

  • Możliwość definiowania przez użytkownika wzorów (treści, kodów) wezwań do zapłaty (wezwanie, wezwanie powtórne, wezwanie ostateczne, monity);

  • Możliwość tworzenia różnych typów wezwań do zapłaty wg zdefiniowanych wzorów;

  • Możliwość doboru treści monitu (kodu monitu) na podstawie ilości dni przeterminowania rozrachunku;

  • Możliwość wystawienia wezwania do zapłaty wraz z informacją o należnych na dzień wystawienia wezwania odsetkach



Możliwość definiowania wzorów kompensat przez użytkownika lub pracownika działu informatyki po odpowiednim przeszkoleniu.



Automatyczne generowanie potwierdzeń sald na wybrany dzień:

  • Możliwość definiowania i tworzenia wzorów potwierdzeń sald dla pojedynczego kontrahenta,

  • Możliwość automatycznego tworzenia potwierdzeń sald dla grupy kontrahentów,

  • Możliwość wystawienia potwierdzenia salda z uwzględnieniem wszystkich rozrachunków z kontrahentem w przypadku, gdy jest on zarówno odbiorcą i dostawcą.



Obsługa ratalnych terminów płatności należności. tzn. możliwość wprowadzenie kilku terminów i kwot płatności.



Możliwość zmiany terminu płatności i naliczania od niego odsetek np. w przypadku ugody.



Ewidencja należności na odrębnych kontach rozrachunkowych bilansowych.



Możliwość podglądu nie zaksięgowanej, a wprowadzonej do systemu transakcji dotyczącej kontrahenta.



Pełna obsługa rozrachunków walutowych:

  • Możliwość prowadzenia rozrachunków sprzedaży w PLN i dowolnych walutach obcych,

  • Automatyczne wyliczanie ,dekretowanie i rozliczanie różnic kursowych przy kojarzeniu zapłaty na rachunki walutowe za transakcje sprzedaży w walutach obcych,

  • Automatyczne wyliczanie ,dekretowanie i rozliczanie różnic kursowych wpływu należności w walucie obcej na rachunek prowadzony w PLN (możliwość wyboru waluty do rozliczenia transakcji),

  • Możliwość przeglądu i wydruku obrotów i sald rozrachunków danego kontrahenta w PLN lub wybranej walucie obcej.



Analiza według ustalonych kryteriów np. należności wymagalne i niewymagalne w podziale na grupy podmiotów gospodarczych i układzie przedmiotowym (charakter należności zdefiniowanych według wymogów sprawozdawczości).



Analiza struktury wiekowej należności wg okresu przeterminowania.



Szczegółowa analiza rozrachunków z kontrahentami w obrębie roku i dłuższych okresów czasu.

Zobowiązania




Automatyczne i ręczne kojarzenie dokumentów dotyczących zobowiązań (rozrachunków) z możliwością cofnięcia kojarzenia.



Windykacja w module zobowiązań:

  • z tytułu powstałych nadpłat np. korekt opłaconych faktur zakupu,

  • z tytułu nierozliczonych przedpłat.



Wspomaganie windykacji należności powstałych z tytułu rozliczeń z dostawcami poprzez wystawianie n/w dokumentów i ich duplikatów:

  • wezwań do zapłaty,

  • not odsetkowych,

  • kompensaty,

  • potwierdzeń sald

Wymóg możliwości jednoczesnego stosowania przez wielu pracowników wszystkich wzorów, które będą w systemie, z możliwością ich modyfikowania przez użytkownika np. w zakresie terminu płatności.



Definiowanie wzorów, treści , kodów dokumentów windykacyjnych określonych w pkt.3.




Automatyczne generowanie dokumentów windykacyjnych wg wybranego, zdefiniowanego wzoru.

W przypadku korekt, nadpłat możliwość wyboru zdefiniowanego wzoru dokumentów windykacyjnych:

• wezwanie do zapłaty

• powtórne wezwanie do zapłaty

• ostateczne wezwanie do zapłaty

Indywidualne stworzenie wzorów dla określonych grup kontrahentów np. dla sądu ,dla najemców.





Możliwość wystawienia potwierdzeń sald dla kont zobowiązań.



Możliwość wystawienia not odsetkowych z tytułu nadpłat np. nierozliczonych korekt na minus (-).



Możliwość wystawiania i dokonywania kompensat w ramach modułu zobowiązań np. rozliczenie faktury korygującej na minus (-) z fakturą do zapłaty.



Ewidencja zobowiązań na odrębnych kontach rozrachunkowych bilansowych.



Pełna obsługa rozrachunków walutowych:

  • Możliwość prowadzenia rozrachunków zakupu w PLN i dowolnych walutach obcych,

  • Automatyczne wyliczanie ,dekretowanie i rozliczanie różnic kursowych przy kojarzeniu zapłaty zobowiązań,

  • Automatyczne wyliczanie ,dekretowanie i rozliczanie różnic kursowych zobowiązań w walucie obcej z rachunku prowadzonego w PLN (możliwość wyboru waluty do rozliczenia transakcji),

  • Możliwość przeglądu i wydruku obrotów i sald rozrachunków danego kontrahenta w PLN lub wybranej walucie obcej.



Szczegółowa analiza rozrachunków z kontrahentami w obrębie roku i dłuższych okresów czasu.



Możliwość częściowego rozliczenia zobowiązań i przedpłat.



Możliwość tworzenia raportu przeterminowanych zobowiązań.

Rozrachunki z pracownikami




Ewidencja rozrachunków oparta na wspólnej kartotece osobowej.

Dla każdego pracownika przewidziane jest jedno konto analityczne z tytułu pozostałych rozrachunków z pracownikami dla konta 234 z możliwością wyodrębnienia podziału na zdefiniowane tytuły rozliczeń.





Możliwość definiowania własnego słownika z tytułu różnego rodzaju rozliczeń z pracownikami m.in. dla celów pdop . np. podział salda należności i zobowiązań z uwzględnieniem tytułów ich powstania:

  • rozliczeń delegacji krajowych,

  • rozliczeń delegacji zagranicznych,

  • przedpłat opłat zjazdowych,

  • opłat składek członkowskich,

  • pobranych zaliczek ,

  • zwrot poniesionych kosztów na rzecz WUM,

  • świadczeń BHP,

  • inne.



Podział rozrachunków i raportowanie według własnego słownika określonego w punkcie 2.



Analiza rozrachunków z podziałem na rodzaje np. z tyt. wynagrodzeń, zaliczek, delegacji, ZFM, KZP, innych rozrachunków z pracownikami.

Zamawiający nie przewiduje łączenia rozrachunków dla pracowników z różnych tytułów na jednym koncie księgowym.





Tworzenie wydruków z okresu bieżącego i okresów historycznych.



Tworzenie raportów z wszystkich rozrachunków z pracownikami dot. ratalnych terminów płatności.



Automatyczne naliczanie i rozliczanie miesięcznych rat zadłużeń z możliwością ręcznej zmiany (korekty).



Analiza i kontrola terminów płatności i szczegółowy wykaz zadłużeń ratalnych poszczególnych pracowników (ZFM, KZP)



Częściowe rozliczanie wszystkich należności i zobowiązań pracowniczych – przeglądanie i drukowanie operacji rozliczonych i nie rozliczonych.



Wzajemne rozliczenia rozrachunków z pracownikami (kompensata).



Kojarzenie pobranych i rozliczonych przez pracowników zaliczek.



Możliwość definiowania i tworzenia przez użytkownika lub (pracowników działu Informatyki) dodatkowych wzorów (treści, kodów) własnych rodzajów dokumentów windykacyjnych (wezwania do zapłaty, noty odsetkowe, potwierdzenia sald ).



Notatki i znaczniki nadawane transakcjom w rozrachunkach dla zamieszczenia dodatkowej informacji.



Tworzenie analitycznych i syntetycznych raportów stanu nierozliczonych rozrachunków na wskazany dzień w podziale na tytuły wg zdefiniowanego słownika.

Komentarz: Punkt powiązany z punktami 1 i 2.





Możliwość automatycznego rozliczania rozrachunków z pracownikami.

Komentarz: Punkt powiązany z punktami 4 i 5.





Automatyczne rozliczanie różnic kursowych z pracownikami analogicznie jak w przypadku należności i zobowiązań.



Przekrojowa analiza rozrachunków z pracownikami wg wybranych kryteriów, np. analiza według tytułów dłużnych..



Możliwość podglądu nie zaksięgowanej, a wprowadzonej do systemu transakcji dotyczącej pracowników.



Analiza struktury wiekowej należności wg okresu przeterminowania.



1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   13


©operacji.org 2019
wyślij wiadomość

    Strona główna