Załącznik nr 2 do siwz znak sprawy: aez/S-088/2014 Opis wymagań Zintegrowanego Systemu Informatycznego Zarządzania Uczelnią



Pobieranie 0,68 Mb.
Strona2/13
Data14.02.2018
Rozmiar0,68 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   13

Moduł Księgowości

Księga Główna


LP.

Wymagania systemu

Księgi rachunkowe




Pełna zgodność systemu z polskimi przepisami o rachunkowości potwierdzona certyfikatem.



Dowolna liczba lat obrotowych i okresów rozliczeniowych w roku (dni, tygodnie, miesiące, kwartały).



Utrzymanie dwóch jednoczesnych okresów obrachunkowych z możliwością dostępu do przeglądu danych historycznych t.j. stanów kont oraz transakcji z lat ubiegłych.



Prowadzenie księgi głównej i ksiąg pomocniczych.



Możliwość równoległego prowadzenia zapisów księgowych jednocześnie w kilku miesiącach i księgowania dowodów księgowych w miesiącach następnych pomimo braku zamknięcia i uzgodnienia miesięcy poprzednich.



Zachowanie ciągłości zapisów księgowych na przełomie dwóch otwartych lat obrotowych.

Komentarz:

Każda operacja księgowania i wpisana w poprzednim roku musi być widoczna w następnym otwartym roku obrotowym.

Przykład:

- dopisanie każdego kontrahenta w starym roku nie wymaga ponownego wprowadzenia w nowym roku do bazy kontrahentów,

- dopisanie środka trwałego w starym roku jest widoczne w otwartym nowym roku.

Wszystkie operacje wprowadzone dodatkowo w starym roku muszą być widoczne w otwartym nowym roku bez dokonywania powtórnej operacji.




Możliwość śledzenia każdej transakcji (zapisu) od źródła jej pochodzenia . Każdy wydrukowany dokument musi zawierać dane użytkownika (identyfikator) i datę.



Możliwość etapowego zatwierdzania dokumentów przez wybranych użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami z możliwością weryfikacji poprawności ostatecznej dekretacji przez dział księgowości.



Definiowanie rodzajów dowodów księgowych, m.in.:



Możliwość definiowania słowników, wyróżników, klasyfikatorów dla istotnych danych z możliwością podpinania ich do wybranych pól.



Dla każdego dowodu księgowego możliwość zapisania informacji o miejscu jego archiwizacji (nr teczki -teczka).

Przy wprowadzaniu każdego dowodu księgowego (z wyłączeniem wyciągów bankowych) konieczne dodatkowe pole o ilości min.20 znaków alfanumerycznych celem wprowadzenia numeru teczki jako miejsca archiwizacji dokumentu.





Możliwość grupowego przetwarzania dokumentów w grupach (paczkach, arkuszach itp) jednokrotnych i wielokrotnych (powtarzalnych)..

Paczka (arkusz) jest to zbiór dokumentów wprowadzanych przez użytkownika z możliwością ich modyfikowanie ,usuwanie, dopisywanie, księgowanie jednorazowego lub wielokrotnego (celem powielania dekretów przy powtarzalnych operacjach np. rozdzielnik kosztów energii dla cyklicznych faktur).





Po zaksięgowaniu informacja o numerze paczki, arkusza musi być zapamiętana dla danego dokumentu i widoczna w przeglądzie poszczególnych dokumentów .



Możliwość księgowania pojedynczych transakcji, arkuszy lub kilku arkuszy (poprzez zaznaczenia ich wyróżnikiem lub podania zakresu dat, ewentualnie numerów kolejnych paczek od-do) księgowania paczek tematycznych z oddzielnym wydrukiem dla każdej paczki.



Możliwość automatycznej dekretacji typowych operacji według ustalonych schematów księgowania.



Możliwość przywołania (kopiowania) treści, dekretu i kwoty poprzednio wprowadzanej operacji – dla identycznych operacji z możliwością auto uzupełnienia.



Możliwość kopiowania i automatycznego stornowania dowodów księgowych (np. korekta dowodu wprowadzonego pod błędną datą).



Korekta poprzez storno czerwone i czarne. Nieodwracalność zapisów storna czerwonego dla okresów historycznych – po zamknięciu ksiąg za dany okres.



Możliwość podglądu kont księgowych z uwzględnieniem niezaksięgowanych transakcji.



Zabezpieczenie przed powtórną rejestracją dowodu księgowego.



Prowadzenie rejestrów VAT.



Wielowalutowość - możliwość prowadzenia kont księgowych w dowolnych walutach i PLN – możliwość równoległej dekretacji w walucie innej niż podstawowa waluta księgowa.



Ustalanie i automatyczne wyksięgowanie różnic kursowych po rozliczeniu operacji, zarówno dla transakcji dokonywanych na rachunkach bankowych walutowych jak i prowadzonych w PLN w zakresie operacji wyrażonych w walucie obcej



Wyliczanie różnic kursowych bilansowych na dzień bilansowy i automatyczna dekretacja.



Możliwość definiowania i/lub automatycznego pobierania z banków obsługujących jednostkę i NBP aktualnych kursów walut na podstawie tabel kursów.



Automatyczne zamknięcie kont wynikowych na koniec roku obrotowego – utworzenie dokumentu PK



Automatyczne przeniesienie bilansu zamknięcia jako bilansu otwarcia nowego roku obrotowego.



Blokowanie podokresów sprawozdawczych z możliwością ich odblokowania i Zamykanie okresów sprawozdawczych (miesiąc, rok) ostatecznie.



Zachowanie w pamięci danych liczbowych z lat poprzednich np. stany i obroty kont wynikowych przed ich zamknięciem na koniec roku obrotowego



Możliwość generowania/lub przygotowania danych do deklaracji podatkowych oraz sprawozdań do GUS , Ministerstwa i innych (tzn. nowo definiowanych na dzień dzisiejszy nieokreślonych).



Możliwość definiowania i generowanie własnych raportów.



Wyszukiwanie operacji w roku bieżącym i historycznym po kwocie, numerze dokumentu, treści operacji.



Wymagane jest aby widok na ekranie jak i wydruk raportu przedstawiał transakcje księgowe w osobnych kolumnach oznaczonych stronami debet i kredyt zgodnie z wartością dokumentu.

Plan kont




Dowolna struktura analityki konta (wymiaru) definiowana przez użytkownika.



Możliwość tworzenia planu kont z wieloma analitykami (wymiarami).



Możliwość opisu Konta przy pomocy znaków alfanumerycznych (cyfr i liter).



Definiowanie przez użytkownika słowników dla określonych (wymiarów) analityk konta.




Uzupełnianie planu kont Księgi Głównej w dowolnym momencie.



Blokada usuwania konta w przypadku, gdy występowały na nim obroty.



Możliwość blokowania kont z saldem „0” jako nieaktywnych w trakcie roku obrotowego tak aby nie występowały w wybranych zestawieniach i raportach oraz niewykazujących obrotów.




Obsługa kont pozabilansowych według zasad analogicznych tak jak na kontach bilansowych (dowolna definiowana przez użytkownika struktura konta z sumowaniem obrotów i sald).



Możliwość prowadzenia kont księgowych /pozabilansowych w dowolnych walutach z prezentacją danych w walucie obcej jak i w PLN.



Ciągłość planu kont i danych słownikowych w kolejnych latach obrachunkowych.

Koszty i przychody




Definicje kont kosztów w układzie rodzajowym (zespół 4).



Definicje kont kosztów według typów działalności (zespół 5).



Definicja kont kosztów według ich miejsc powstawania (MPK).



Bieżące, równoległe księgowanie kosztów jedną kwotą w zespole 4 i 5 z jednoczesnym automatycznym zapisem na koncie 490.



Ewidencja i rozliczanie kosztów według rodzajów i funkcji.

Według przepisów ustawy o rachunkowości t j. księgowanie w zespole 4 i 5.





Możliwość automatycznego dokonywania rozliczeń międzyokresowych kosztów w podziale na krótkoterminowe i długoterminowe.



Możliwość zdefiniowania struktury organizacyjnej jednostki i automatycznego kopiowania w celu wskazania miejsca powstawania kosztów (obsługa bardzo dużej liczby ośrodków kosztów).



Możliwość zdefiniowania tzw. statystyki tzn. grupowanie kosztów według pozycji określonych w sprawozdaniach.

Możliwość zdefiniowania kluczy tzn. zbieranie kosztów według rodzajów z różnych kont według zadanego kryterium.





Kontrola kręgu kosztów.



Możliwość zdefiniowania kosztów dla jednostkowych prac badawczych, innych projektów, kursów itp.



Możliwość rozdekretowania dowodów memoriałowych na kilka kont kosztowych – rozdzielnik kosztów.



Analiza według grup analitycznych (wg zespołu 4 i asortymentu np. media, pozostałe usługi).



Możliwość automatycznego naliczania narzutów kosztów wydziałowych i kosztów ogólnych (pośrednich) na jednostki, wydziały, tematy badawcze, kursy według zdefiniowanych przez użytkownika kryteriów podziału, w tym indywidualnie ustalonych np. według umowy dla danego tematu badawczego dla ustalonej grupy kont księgowych.

Automatyczne naliczanie narzutów:



  • przy każdym księgowaniu

  • zbiorczo – tak dla określonego konta lub wskazanej grupy kont z możliwością autopoprawki dla pojedynczych operacji

  • za dany okres wstecz – tak zawsze.

Naliczenie narzutów według dwóch metod:



Wymagana jest możliwość zmiany naliczenia % narzutu w ciągu roku obrotowego z funkcją ponownego przeliczenia (korekty) licząc z datą od początku roku.



Koszty prac badawczych w układzie rodzajowym w rozbiciu na poszczególne tematy prac i rodzaje działalności.



W procesie rozliczenia, naliczenia kosztów musi istnieć możliwość wygenerowania naliczenia kosztów do arkusza (przebieg próbny) , z możliwością weryfikacji przed zaksięgowaniem na poziomie każdej pozycji, tematu, grupy kont lub wydziału, z możliwością ponownego naliczenia przy zmienionych parametrach – np. procent narzutu kosztów.



Definiowanie przychodów odpowiednio do miejsca powstawania kosztów , ich rodzajów i źródła finansowania oraz jednostkowych tematów, prac itp.



Możliwość powiązania kosztów i przychodów tematu, projektu w okresie roku obrotowego jak i narastająco za cały okres realizacji na bazie roku bieżącego i lat historycznych.



Możliwość automatycznego przenoszenia rozliczenia kosztów na koszt własny wskazanych tematów, projektów itp. i przychodów w trakcie roku i na koniec roku.

Np. poprzez ustalone powtarzalne schematy przeksięgowań i automatyczne tworzenie dowodów PK.





Możliwość przeglądania obrotów i sald kont kosztów z opcją pełnego lub według zapytania podglądu kont kosztów rodzajowych oraz według typów działalności i stanowisk kosztów dla wybranego okresu z opcją sumowania wybranych pozycji z uwzględnieniem dowodów zaksięgowanych i nie zaksięgowanych.

Dziennik główny




Automatyczne tworzenie się dziennika zapisów zawierających chronologiczne ujęcie zdarzeń jakie nastąpiły w danym lub wskazanym okresie sprawozdawczym, z możliwością zapisu na trwały nośnik oraz wydruku wybranych stron dziennika na przykład od-do, ostatniej strony dziennika, itp.

Sprawozdania




Automatyczne tworzenie sprawozdań (lub przygotowanie danych do nich) z uwzględnieniem obowiązujących wzorów i przepisów.

Przykładowe sprawozdania określone są w punkach 2,3,4.





Wsparcie przy przygotowaniu rocznych sprawozdań finansowych.

  • Bilans,

  • Noty do informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego,

  • Rachunek Zysków i Strat,

  • Rachunek przepływów pieniężnych,

  • Zestawienie Zmian w Kapitale (Funduszu) Własnym.



Wsparcie przy przygotowaniu sprawozdań GUS

  • Sprawozdanie F-01/s o przychodach ,kosztach i wyniku finansowym szkół wyższych;

  • Sprawozdanie PNT-01/s o działalności badawczej i rozwojowej (B+R) w szkołach wyższych;

  • Sprawozdanie F-03 o stanie i ruchu środków trwałych;

  • Sprawozdanie G-05 o wartości zużytych materiałów , energii i usług obcych oraz zapasów materiałów;



Wsparcie przy przygotowaniu pozostałych sprawozdań:

  • Sprawozdanie Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń;

  • Sprawozdanie Rb-N o stanie należności;

  • Rb-70 Sprawozdanie o zatrudnieniu i wynagrodzeniach,

  • Z-03 Sprawozdanie kwartalne o zatrudnieniu i wynagrodzeniach w formie elektronicznej do GUS,

  • Z-02 Sprawozdanie o kosztach pracy,

  • Z-06 Sprawozdanie o pracujących, wynagrodzeniach i czasie pracy ,

  • Wzory MZ Plan rzeczowo-finansowy na rok bieżący,

  • Wzory MZ Wykonanie planu rzeczowo-finansowego za rok poprzedni,

  • DNU-K Sprawozdanie o usługach nabytych i dostarczonych nierezydentom – w formie elektronicznej do GUS [ konieczność kodowania faktur na etapie opisu merytorycznego],

  • SW-1 Projekt budżetu państwa na rok następny – szkolnictwo wyższe,

  • SW-2 Projekt budżetu państwa na rok następny – wybrane elementy planu finansowego szkół wyższych,

  • PF-OSPR Projekt budżetu państwa na rok następny –wybrane elementy planu finansowego



Raportowanie




Wykaz rodzajów dowodów księgowych.



Plan kont.



Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej.



Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych.



Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych według okresów lub na wskazany dzień.



Analiza obrotów i sald kont na dowolnie wybrany dzień roku obrotowego.



Porównawcza analiza obrotów i sald dla kilku okresów sprawozdawczych.



Zestawienie obrotów i sald dla wskazanego zakresu kont.



Możliwość ustalania salda dwustronnego dla analitycznych kont rozrachunkowych i odpowiednie ich sumowanie na poziomie kont syntetycznych.



Dzienniki i obroty w dziennikach.



Wydruk dowodu księgowego wraz z dekretem księgowym ,numerem paczki i numerem teczki (archiwum).



Oddzielne wydruki kontrolne wraz z dekretami księgowymi dla każdej księgowanej paczki (arkusza ).



Wydruki wraz dekretami księgowymi oddzielne dla każdej paczki przy księgowaniu paczek tematycznych.



Bilans otwarcia i bilans zamknięcia



Zestawienie dowodów księgowych według rodzajów.



Raporty kasowe.



Obroty w kasach za wybrany okres.



Stany kas na wybrany dzień.



Rejestry zakupu VAT (rozliczenie VAT-u naliczonego) z uwzględnieniem wskaźnika struktury.



Rejestry zakupu ( rejestr faktur za miesiąc i kwartał) bieżący i oczekujący.



Definicje rejestrów zakupu.



Definicje schematów dekretacji rejestrów zakupu.



Zestawienie faktur zakupu w powiązaniu z dokumentami przyjęcia do magazynu.



Rejestry sprzedaży VAT bieżący i oczekujący.



Rejestry sprzedaży (rejestr faktur za miesiąc i kwartał).



Definicje rejestrów sprzedaży.



Definicje schematów dekretacji rejestrów sprzedaży.



Katalog kontrahentów (dostawców, odbiorców).



Wykaz grup kontrahentów z uwzględnieniem grup podmiotów gospodarczych ( na potrzeby sprawozdawczości ), branż itp.



Wykaz sposobu i terminów płatności.



Zestawienie rozrachunków z kontrahentami:

  • Analityczne zestawienie rozrachunków z kontrahentami,

  • Syntetyczne zestawienie rozrachunków z kontrahentami.



Zestawienie należności:

  • Analityczne zestawienie należności,

  • Syntetyczne zestawienie należności.



Zestawienie zobowiązań:

  • Analityczne zestawienie zobowiązań,

  • Syntetyczne zestawienie zobowiązań.



Zestawienie struktury wiekowej rozrachunków:

  • Szczegółowe zestawienie struktury wiekowej należności,

  • Szczegółowe zestawienie struktury wiekowej zobowiązań,

  • Syntetyczne zestawienie struktury wiekowej należności,

  • Syntetyczne zestawienie struktury wiekowej zobowiązań,

  • Szczegółowe zestawienie rozrachunków wg grup podmiotów gospodarczych w podziale na należności wymagalne i niewymagalne odrębnie dla kontrahentów krajowych i zagranicznych.






Wykaz nierozliczonych transakcji należności i zobowiązań dla kontrahenta na wskazany dzień.



Wykaz nierozliczonych transakcji należności i zobowiązań przeterminowanych na dany dzień.



Definiowanie okresów przeterminowanych dowolnie formułowanych przez użytkownika z możliwością zmiany w podziale na okresy zadłużenia np. do 3 m-cy, 3–6 m-cy, 6-9 m-cy, 6–12 m-cy, 1-3 lata, powyżej 3 lat, bądź inne ustalone przez użytkownika.



Potwierdzenie sald z kontrahentami:

  • Definicje wzorów treści potwierdzeń sald,

  • Definicje wzorów treści kompensat (możliwość zmiany treści kompensat w zależności od pojawiających się potrzeb),

  • Definicje wzorów treści monitów.



Noty odsetkowe:

  • Definicje wzorów treści not odsetkowych (z możliwością zmian),

  • Zestawienie not odsetkowych wychodzących.



Wydruk listy kompensat według treści.



Zestawienie rozrachunków z pracownikami:



Koszty działalności:

  • Według typów i miejsc powstawania,

  • Według typów, miejsc powstawania i rodzajów,

  • Według jednostek organizacyjnych i ośrodków powstawania kosztów, według wydziału, źródła finansowania, symbolu prac badawczych i zdefiniowanych klasyfikatorów,

  • Tworzenia raportów kosztowych z możliwością ustawienia według kilku źródeł finansowania, kodów jednostek organizacyjnych, wybranych kosztów rodzajowych,

  • Tworzenie wydruków według dowolnie wybranych kont oraz ich sumowanie zarówno dla kont księgowych jak i pozabilansowych,

  • Tworzenie raportów z danymi z kilku okresów obrachunkowych ( bieżący i historyczne) i ich sumowanie,

  • Tworzenie raportów wynikowych – koszty i przychody dla pracy badawczej ,źródła finansowania ,kursów, zadań itp.,

  • Definicje naliczenia i rozliczenia kosztów pośrednich,

  • Tworzenie raportów z naliczenia i rozliczenia kosztów pośrednich,

  • Tworzenie raportu z zamknięcia kont wynikowych na koniec roku obrotowego.






Tworzenie raportów walutowych dla transakcji księgowanych w walutach obcych.



Tworzenie szczegółowych i zbiorczych raportów (również dla kont pozabilansowych).



Do wszystkich typów raportów możliwość tworzenia wydruków syntetycznych i analitycznych.



Możliwość prezentacji na wydrukach raportów szczegółowych konta przeciwstawnego, transakcje księgowe w osobnych kolumnach oznaczonych stronami debet i kredyt, przy wartościach ujemnych zapis minusem, a nie zapis dodatni ze zmianą strony.



Drukowania danych z pozycji przeglądu kont księgowych oraz wybranych fragmentów.



Drukowanie wybranej strony każdego raportu oraz możliwość wklejenia wybranego obszaru ekranu do Excela, Worda, etc.



Przenoszenie dowolnej informacji wyświetlonej na ekranie lub utworzonego wydruku do Excela.


1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   13


©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna