Załącznik nr 2 do siwz znak sprawy: aez/S-088/2014 Opis wymagań Zintegrowanego Systemu Informatycznego Zarządzania Uczelnią



Pobieranie 0,68 Mb.
Strona12/13
Data14.02.2018
Rozmiar0,68 Mb.
1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   13

Obsługa zakupu


LP.

Wymagania systemu



Rejestracja wniosków (zapotrzebowań na zakupy składane przez jednostki organizacyjne Zamawiającego). Zamawiający posiada własny system składania wniosków, z którego oferowany system powinien importować dane w zakresie niezbędnym do utworzenia zapotrzebowania w systemie w tym kod i nazwę jednostki wnioskującej o zakup, dostaw i usług, ilość zapotrzebowanych przedmiotów, jednostkę miary, datę oczekiwanej realizacji, kwotę przeznaczonych środków finansowych



System powinien zapewnić możliwość dołączenia do zapotrzebowań załączników w postaci dokumentów w formacie minimum pdf, doc, docx, xls, xlsx, i w formacie graficznym np. bmp.



System powinien umożliwić ręczną edycję zapotrzebowania i jego zmianę lub inny mechanizm umożliwiający nanoszenie korekt do zapotrzebowania.



Możliwość utworzenia planu zakupów na podstawie zapotrzebowań



Możliwość dodawania i usuwania zapotrzebowań z planu zakupów



Możliwość oznaczania w planie zakupów pozycji zgodnie z PZP (tryb zakupu)



Możliwość łączenia zapotrzebowań ze sobą



System powinien zapewnić możliwość tworzenia raportów na podstawie zapotrzebowań i planów zakupów w zakresie danych zawartych w tych dokumentach. Szczegółowy wykaz potrzebnych raportów Zamawiający poda w trakcie wdrożenia.



System powinien zapewnić rozliczenie zapotrzebowań na podstawie zamówień/umów do dostawców lub bezpośrednio na podstawie dokumentów przyjęcia/dokumentów finansowych (faktura)



Generowania zapytań ofertowych do potencjalnych dostawców w powiązaniu z zapotrzebowaniami z jednostek Zamawiającego.



Rejestrowanie ofert od dostawców w zakresie umożliwiającym tworzenie zamówienia/umowy na podstawie oferty i z możliwością dołączenia pliku oferty w jednym z formatów opisanych w pkt 2



Możliwość generowania umów/zamówień do dostawców na podstawie ofert od dostawców , zapotrzebowań lub planu zakupów.



Możliwość generowania zamówień do dostawców do umów realizowanych w częściach. Zamówienia powinny być generowane w sposób opisany w punkcie 12.



Możliwość generowania zamówień bez powiązania z zapotrzebowaniem



Możliwość wprowadzania korekt do zamówień/umów.



System powinien pozwolić drukować na wydruku zamówienia/umowy numer zapotrzebowania do zamówienia umowy, aa w przypadku zamówienia do umowy także numeru umowy. Minimum 20 znaków na każdy



Zamówienie/umowa powinna zawierać minimum danych:

  • Dostawca dane adresowe

  • Zamawiający dane adresowe

  • adres dostawy,

  • płatnik dane

  • data zamówienia,

  • kolejny nr zamówienia,

  • przedmiot zamówienia, indeks, ilość, jm, cena netto/brutto, stawka VAT, wartość netto/brutto,

  • kosztów dodatkowych (transport itp.),

  • kod, adres jednostki/jednostek zzz zapotrzebowania,

  • CPV, PKWiU,

  • miejsce dostawy,

  • termin realizacji,

  • rodzaj waluty,

  • warunki płatności,

  • informacja o wymaganiach specjalnych towaru w czasie transportu i przechowywania,

  • miejsce na uwagi

wyszczególniony zakres musi znaleźć się na wydruku zamówienia/umowy Zamawiający pozostawia sobie możliwość rozszerzenia lub zmniejszenia ilości danych znajdujących się na wydruku. W przypadku rozszerzenia dotyczy to tylko danych które znajdują się w systemie





Możliwość odnotowywania w systemie potwierdzeń przyjęcia zamówienia/umowy przez dostawców w zakresie minimum daty potwierdzenia i daty potwierdzonej dostawy



System powinien umożliwić dostęp do informacji dotyczącej zamówienia/umowy minimum w zakresie: zamówienia wystawił, zamówienie zatwierdzone (osoba zatwierdzająca), zamówienie potwierdzone przez dostawcę z datą, realizacja zakończone lub częściowa dostawa.



System powinien zapewnić możliwość połączenia zamówienia/umowy z fakturą dokumentem przyjęcia.



System powinien umożliwić rozliczenie zmówienia/umowy i zamówień do umów dokumentami przyjęcia dostawy na magazyn i fakturą, przyjęcia dostawy poza magazynem (towary, usługi) i faktura oraz tylko fakturą



Możliwość dostępu do historii zakupów w wybranym okresie (rok, miesiąc itp.)



System musi posiadać wspólne kartoteki dostawców i odbiorców zamawiający dopuszcza jedną bazę z możliwością oznaczania dostawca, odbiorca lub dostawca i odbiorca.



System powinien zapewnić możliwość dołączenia do zamówień/umów załączników w postaci dokumentów w formacie minimum pdf, doc, docx, xls, xlsx, i w formacie graficznym np. TIF.



System umożliwi rozliczenie dostaw i usług zagranicznych w zakresie:

Wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, nabycia usług, nabycia z obowiązkiem odprawy celnej (akcyza cło podatki itp.)





System umożliwi tworzenie rejestrów sprzedaży WNT i IU za dany miesiąc w celu stworzenia deklaracji VAT UE



System umożliwi przygotowanie i składanie deklaracji INTRASTAT bezpośrednio z systemu.



System zapewni obsługę elektronicznej wymiany danych od Zamawiającego do dostawcy w obydwie strony standard minimum w standardzie EDI i XML



System zapewni eksport danych do programów zewnętrznych posiadanych przez Zamawiającego – minimum w formacie txt, xls, xlsx, doc, docx, pdf. W zakresie danych znajdujących się w systemie.



System zapewni import danych z programów biurowych posiadanych przez Zamawiającego (minimum Excel Microsoft Office) import obsługiwany przez użytkownika




1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   13


©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna