Załącznik Nr 2 do Polityki Rachunkowości



Pobieranie 85,69 Kb.
Data10.11.2017
Rozmiar85,69 Kb.

Załącznik Nr 2 do Polityki Rachunkowości
wprowadzonej Zarządzeniem Nr 54/2008
Burmistrza Zwolenia

INSTRUKCJA

SPORZĄDZANIA, KONTROLI I OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

URZĘDU MIEJSKIEGO W ZWOLENIU

DLA PROJEKTU „EDUKACJA TO MOJA PRZYSZŁOŚĆ” PROGRAM WYRÓWNYWANIA SZANS EDUKACYJNYCH GIMNAZJALISTÓW NA TERENACH WIEJSKICH WSPÓŁFINANSOWANEGO

Z EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU SPOŁECZNEGO W RAMACH

PROGRAMU OPERACYJNEGO KAPITAŁ LUDZKI
Nr projektu: POKL.09.05.00-14-117/07-00

Wykaz załączników:

Zał. Nr 1 - Wzory pieczątek


zatwierdzenia dowodu

- z klauzulą zapłaty



  • z logo Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Społecznego i Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

Zał. Nr 2 - Karta wzoru podpisów osób upoważnionych do dokonywania kontroli dokumentów i

zatwierdzania dowodów




Rozdział I

Postanowienia ogólne
§ 1


  1. Instrukcja określa zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych w ramach realizowanych projektów ze środków UE.

  2. Instrukcja została sporządzona na podstawie wypracowanych i sprawdzonych przez praktykę rozwiązań w zakresie organizacji, kontroli, obiegu i archiwizacji dokumentów księgowych na podstawie przepisów prawnych:

    1. ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości /Dz.U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm./,

    2. ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych /Dz.U.Nr 249, poz. 2104 z późn. zm./,

    3. zasad finansowania PO KL 2007 – 2013,

    4. komunikatu Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006r. w sprawie ogłoszenia Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych /Dz.Urz. Min.Fin. Nr 13, poz. 58/.

  3. Sprawy nieuregulowane niniejszą Instrukcją zostały uregulowane odrębnymi zarządzeniami.


Rozdział II

Dowody księgowe
§ 2

Pojęcie dowodu księgowego


  1. Wszystkie operacje gospodarcze muszą być udokumentowane odpowiednimi dowodami księgowymi (dowodami źródłowymi).

  2. Dowód księgowy jest dokumentem stwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej w określonym czasie i miejscu i stanowi podstawę do zaksięgowania go w wyodrębnionej ewidencji księgowej dla każdego realizowanego projektu.

  3. Każdy badany dowód księgowy powinien cechować:

    1. dokumentalność zaistniałych zdarzeń lub stanów /dokumentuje zdarzenia lub stany w danym miejscu lub czasie/,

    2. trwałość wpisanej treści i liczb /zapobiega usunięciu, wymazaniu, poprawieniu, wyblaknięciu z upływem czasu/,

    3. rzetelność danych /dane na dowodzie muszą odzwierciedlać stan faktyczny, realnie istniejący/,

    4. kompletność danych /dane na dowodzie muszą być kompletne, zawierać co najmniej elementy określone w § 3 ust. 1 niniejszej Instrukcji/,

    5. jednorodność dokumentowanych operacji gospodarczych lub finansowych na jednym dowodzie księgowym można dokonywać operacje tego samego rodzaju lub jednorodne, za wyjątkiem faktur VAT/,

    6. chronologiczność wystawionych kolejno dowodów księgowych /kolejne dowody tego samego rodzaju muszą być datowane zgodnie ze stanem faktycznym, nie wolno antydatować dowodów księgowych/,

    7. systematyczność numerowania dowodów księgowych /dowody tego samego rodzaju musza posiadać numerację kolejna od początku roku obrotowego/,

    8. identyfikacyjność każdego dowodu księgowego /np. dowody podłączone pod wyciąg bankowy winny mieć numer zgodny z numerem wyciągu, numer kolejny zapisu na zbiorczym dokumencie księgowym/,

    9. poprawność formalna, tj. zgodność wystawionego dowodu księgowego
      z przepisami prawa i niniejszą Instrukcją,

    10. poprawność merytoryczna, tj. zgodność przedmiotowa, cenowa, podatkowa, odpowiedniość zastosowanych miar,

    11. poprawność rachunkowa, tj. zgodność obliczeń rachunkowych ze stanem faktycznym i zasadami matematyki, przy czym wartość w dowodzie może być pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych, wyrażonych
      w jednostkach naturalnych, następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem,

    12. podmiotowość dowodu księgowego /każdy badany dowód księgowy musi zawierać dane o podmiocie lub podmiotach uczestniczących w operacji gospodarczej lub finansowej, wg tej cechy stosuje się podział kolejnych egzemplarzy, oryginał dla nabywcy, kopia dla sprzedawcy/.

  4. Dowód księgowy winien spełniać funkcję:

    1. dokumentu – prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem
      w rozumieniu prawa; dowody księgowe wchodzą do zbioru dokumentów,

    2. dowodową – opisane w nim operacje gospodarcze i finansowe rzeczywiście nastąpiły w określonym miejscu i czasie, w wymiarze wartościowym lub ilościowym – dowód w sensie prawa materialnego,

    3. księgową – jest podstawą do księgowania,

    4. kontrolną – pozwala na kontrolę analityczną /źródłową/ dokonanych operacji gospodarczych i finansowych.

  5. Za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzone automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzenie według algorytmu /programu/ na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

    1. uzyskają one trwale czytelną postać, zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,

    2. możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,

    3. stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,

    4. dane źródłowe w miejscu ich powstawania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

§ 3


Treść dowodu księgowego
Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

    1. określenie rodzaju dowodu,

    2. numer identyfikacyjny dowodu,

    3. określenie wystawcy i wskazanie stron /nazwy i adresy/ uczestniczących
      w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

    4. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji, której dowód dotyczy /jeżeli data operacji gospodarczej jest zbieżna z datą wystawienia dowodu, wystarczy podanie jednej daty,

    5. przedmiot i wartość operacji gospodarczej oraz ilościowe jej określenie, jeżeli operacja jest wymierna w jednostkach naturalnych,

    6. podpis wystawcy dowodu jak również osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe,

    7. stwierdzenie sprawdzenia dowodu pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, potwierdzone podpisami osób odpowiedzialnych za sprawdzenie dowodu,

    8. stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych /dekretacja/ przez wskazanie kont, na których widnieje dokonany zapis.

§ 4

Zasady sporządzania dowodów księgowych


  1. Prawidłowo sporządzony dowód księgowy powinien:

- zawierać zapisy dokonane w sposób trwały, wypełniony czytelnie, ręcznie /piórem, długopisem/ maszynowo lub komputerowo, zapobiegający ich usunięciu, poprawieniu lub uzupełnieniu

- kompletny, a treść i liczby w poszczególnych polach /rubrykach/ winny być nanoszone starannym pismem, w sposób poprawny i bezbłędny, nie budzący żadnych wątpliwości,

- poszczególne pola /rubryki/ wypełnione zgodnie z przeznaczeniem,

- być wypełniony rzetelnie, rzeczowo, wiarygodnie, w sposób wolny od błędów rachunkowych,

- kompletny, zawierający wszystkie dane wymagane przepisami i wynikający
z operacji, którą dokumentuje,

- zawierać elementy, o których mowa w § 3,

- zawierać pieczątki, daty oraz podpisy,

- posiadać numeracje kolejno wystawionych dowodów księgowych – numeracja musi być ciągła, bezpośrednio przyporządkowana chronologii /wg kolejności dat/


i przyjętych w jednostce zasad numerowania dowodów księgowych,

- w przypadku zbiorczych dowodów księgowych być sporządzony na podstawie prawidłowo wystawionych dokumentów źródłowych, które muszą być


w dowodzie zbiorczym prawidłowo wypełnione,

- pozbawione jakichkolwiek przeróbek, wymazywania.

2. Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim.

3. Treść dowodu powinna być pełna i zrozumiała, dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych w języku polskim.

4. Jeśli określone operacje gospodarcze są udokumentowane dwoma lub więcej dowodami lub egzemplarzami tego samego dowodu ustala się na stałe, że oryginał dowodu stanowi podstawę zapisu w księgach rachunkowych.

5. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

- błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba, że inne przepisy stanowią inaczej.

- błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub

kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej

i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej , o ile odrębne przepisy

stanowią inaczej .

6.Zasady wyrażone w pkt 5 nie mają zastosowania do dowodów księgowych, dla których został

ustalony przepisami szczególnymi zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek (czeki, weksle

itp.)


7. Dokumenty księgowe własne są wystawiane przez upoważnionych do tego pracowników :

Księgowość :

dokumenty kasowe – dowody wpłat , czeki , przelewy ,

deklaracje ZUS i deklaracje podatkowe ,

sprawozdania finansowe i budżetowe ,

dowody księgowe - PK polecenie księgowania

8. Dowody obce (faktury, rachunki) są przyjmowane przez pracownika Sekretariatu Urzędu

Miejskiego, gdzie zostaje wpisana data wpływu a następnie przekazane są do prowadzącego

projekt ( kierownik projektu, koordynator).

Rozdział III

Kontrola dowodów księgowych
§ 5


  1. Każdy badany dowód księgowy winien być sprawdzony przed dokonaniem realizacji księgowej, kasowej lub bankowej. Kontrola dokumentów księgowych ma na celu ustalenie prawidłowości, zgodności z przepisami normującymi budowę dokumentów, samych dokumentów oraz prawidłowości operacji gospodarczych, których te dokumenty dotyczą.

  2. Sprawdzenia dowodów księgowych dokonuje się pod względem merytorycznym
    i formalno-rachunkowym.




Rozdział IV

Kontrola merytoryczna
§ 6


  1. Sprawdzenie pod względem merytorycznym dowodów księgowych polega na sprawdzeniu rzetelności zawartych w nich danych, celowości, gospodarności
    i legalności operacji gospodarczych, a także na stwierdzeniu, że dowody zostały wystawione przez właściwe jednostki.

  2. Kontrola merytoryczna polega w szczególności na sprawdzeniu:

  1. czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot,

  2. czy operacji gospodarczej dokonały osoby do tego upoważnione,

  3. czy planowana operacja gospodarcza znajduje potwierdzenie w założeniach zatwierdzonego planu finansowego,

  4. czy dokonana operacja gospodarcza była celowa, tj. czy była zaplanowana do realizacji w okresie, w którym została dokonana,

  5. czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, np. czy dane dotyczące wykonania rzeczowego, faktycznie zostały wykonane /kontrola na gruncie/, czy zostały wykonane w sposób rzetelny i zgodnie z obowiązującymi normami

  6. czy na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta: umowa o pracę lub wykonawstwo usługi, umowa o dostawy, względnie czy złożono zamówienie zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie udzielania zamówień publicznych.

  7. czy zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami obowiązującymi w danym zakresie,

8) czy zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem.

  1. Przygotowanie dokumentu do kontroli merytorycznej przez upoważnione osoby dokonuje pracownik zajmujący się sprawą – koordynator projektu. Przygotowanie dokumentu polega na:

1) opisie dokumentu:

- numer umowy o dofinansowanie projektu

- informacja o współfinansowaniu projektu w EFS

- opatrzenie dokumentu pieczątkami z logo nadanymi dla realizacji Projektu –

wzory w załączniku Nr 1 niniejszej Instrukcji.

2) opisie operacji gospodarczej:

* nazwa zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie w ramach którego wydatek jest ponoszony lub adnotacja, że dokument dotyczy wydatków pośrednich,

* nazwa wydatku oraz z jakiego tytułu wynika (nr umowy z dnia, nr zlecenia z dnia)

* kwota kwalifikowana, jeżeli dokument księgowy dotyczy kilku zadań – wyszczególnienie kwot w odniesieniu do każdego zadania,

* potwierdzenie dostarczenia dostawy, wykonania usługi – adnotacja o wykonaniu, odbiorze usługi, dostawy.

* potwierdzenie dokonania operacji gospodarczej zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych.


  1. Opis, o którym mowa w pkt.3 dokonuje pracownik zajmujący się sprawą, podpisując się poniżej czytelnym podpisem – imieniem i nazwiskiem lub umieszczając parafę wraz z pieczątką imienną.

  2. Kontroli merytorycznej dokonują wyłącznie osoby upoważnione przez kierownika jednostki.

  3. Kontrolujący na dowód dokonania kontroli merytorycznej zamieszcza na dokumencie klauzulę stwierdzającą dokonanie kontroli, a w szczególności umieszcza datę dokonania kontroli i własnoręczny czytelny podpis.

  4. Kontroli merytorycznej dokumentu dokonuje się w terminie 3 dni od jego otrzymania.

  5. Wzór pieczęci z klauzulą opisującą dokument i dokonania kontroli merytorycznej stanowi załącznik Nr 1 do niniejszej Instrukcji.

Rozdział V

Kontrola formalno-rachunkowa
§ 7

  1. Kontrola formalno-rachunkowa polega w szczególności na sprawdzeniu czy:

  1. dowód księgowy posiada cechy wymienione w § 3,

  2. czy dokonano kontroli merytorycznej, tj. czy dowód księgowy jest opatrzony odpowiednia klauzulą o dokonaniu tej kontroli oraz czy wynik dokonania kontroli merytorycznej umożliwia prawidłowe ujęcie zdarzenia gospodarczego w księgach rachunkowych.

2. Zadaniem kontroli formalno-rachunkowej jest niedopuszczenie do zaksięgowania dokumentu posiadającego wady formalne i merytoryczne.

3. Kontroli formalno-rachunkowej dokonuje pracownik obsługi finansowej Projektu.

4. Kontrolujący w dowód wykonania kontroli formalno-rachunkowej zamieszcza na dokumencie klauzule stwierdzającą dokonanie kontroli, a w szczególności umieszcza datę dokonania kontroli i własnoręczny czytelny podpis. Wzór pieczęci z klauzulą dokonania kontroli formalno-rachunkowej stanowi załącznik Nr 1 do niniejszej Instrukcji.

5. Do kontrolującego pod względem formalno-rachunkowym należy również:



  1. przygotowanie dowodu księgowego do zatwierdzenia, poprzez wprowadzenie klauzuli zatwierdzającej kwotę, na która opiewa dowód, liczbą i słownie, oraz zadbanie o to, by dowód księgowy został zakwalifikowany i zatwierdzony /przed zaksięgowaniem/ do ujęcia w księgach rachunkowych przez osoby upoważnione. Wzór pieczęci z klauzulą przygotowującą dowód księgowy do zatwierdzenia stanowi Zał. Nr 1 do niniejszej Instrukcji.

2) dekretacja dokumentu zgodnie z przyjętym planem kont dla projektu.

6. Kontroli formalno-rachunkowej dokonuje się w terminie 3 dni od otrzymania dokumentu.

7. Sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym dokument jest podstawą stwierdzenia celowości, legalności oraz gospodarności operacji gospodarczej, której dotyczy i zatwierdzenia do realizacji księgowej /zapłaty/ przez Burmistrza.. Podpis Skarbnika na pieczęci zatwierdzającej oznacza dokonanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym zgodnie z art.45 ust.1 ustawy o finansach publicznych .


  1. Wzory podpisów osób upoważnionych do dokonywania kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej oraz zatwierdzania dokumentów umieszcza się w karcie wzorów podpisów, stanowiącej Zał. Nr 2 do niniejszej Instrukcji. Karta podlega aktualizacji w przypadku zmiany osób upoważnionych.


Rozdział VI

Postanowienia końcowe
§ 8
Nieprzestrzeganie niniejszej Instrukcji uprawnia kierownika jednostki do zastosowania regulaminowych środków służbowych, a w przypadku powstania strat i szkód do dochodzenia ich na drodze prawnej w stosunku do osób, które je spowodowały.

Zał. Nr 1

do Instrukcji sporządzania, kontroli

i obiegu dokumentów księgowych

UM w Zwoleniu dla projektu „Edukacja to moja przyszłość” w ramach Programu

Operacyjnego Kapitał Ludzki




WZORY PIECZĄTEK



  • klauzula dokonania kontroli merytorycznej


- klauzula kontroli formalno-rachunkowej

- klauzula zatwierdzenia dowodu



  • klauzule zapłaty :


- logo:

Zał. Nr 2

do Instrukcji sporządzania, kontroli

i obiegu dokumentów księgowych

w UM Zwoleń dla projektu „Edukacja

to moja przyszłość” w ramach Programu

Operacyjnego Kapitał Ludzki


Karta wzorów podpisu osób upoważnionych do kontroli merytorycznej

w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

„Edukacja to moja przyszłość”


Rrodzaj dokumentów księgowych

Imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe upoważnionego

Wzór podpisu upoważnionego

Faktury,rachunki

Listy płac

PK/pol. księ/


Tomasz Kwaśnik

Kierownik








Karta wzorów podpisu osób upoważnionych do kontroli formalno-rachunkowej

w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

„Edukacja to moja przyszłość”


Rodzaj dokumentów księgowych

Imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe upoważnionego

Wzór podpisu upoważnionego

Faktury,rachunki

Listy płac

PK/pol. księ/


Aneta Kozakiewicz

obsługa finansowa








Karta wzorów podpisu osób upoważnionych do zatwierdzania dowodu

w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

„Edukacja to moja przyszłość”


Imię i nazwisko osoby upoważnionej

Wzór podpisu upoważnionego

Bogusława Jaworska

burmistrz





Maria Kalbarczyk

skarbnik


Zatwierdzenie zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym zgodnie z art.45 ust.1 ustawy o finansach publicznych

































©operacji.org 2019
wyślij wiadomość

    Strona główna