Załącznik nr 2 : Procedury dokonywania ewaluacji I monitoringu wdrażania lsr I funkcjonowania lgd kold



Pobieranie 70,42 Kb.
Data28.12.2017
Rozmiar70,42 Kb.

Załącznik nr 2 : Procedury dokonywania ewaluacji i monitoringu wdrażania LSR i funkcjonowania LGD KOLD.

1. Opis elementów funkcjonowania LGD, które będą podlegać ewaluacji
- wraz z opisem procedury: sposobami działania, odpowiedzialnością za realizację poszczególnych zadań oraz wskazaniem czasu i okresu objętego pomiarem.

Lp.

Nazwa procedury

Treść procedury / sposoby działania

Odpowiedzialność
za realizację procedury


Termin stosowania procedury - czas i okres objęty pomiarem

UWAGI

Ewaluacja:

1

Okresowe podsumowanie danych dotyczących funkcjonowania LGD, w tym ocen pracy Biura LGD oraz działalności szkoleniowej i aktywizacyjnej

1. Funkcjonowanie Biura :analiza funkcjonowania Biura LGD / wywiady z pracownikami, przedstawicielami Rady i Zarządu LGD, ankiety od osób obsługiwanych przez Biuro i uczestników szkoleń organizowanych przez LGD (dane źródłowe patrz: monitoring).

Wzór ankiety - pracownicy Biura LGD. opracowują wyniki badania, wnioski i rekomendacje.

Ewaluacja:

a) on-going - na zakończenie etapów realizacji LSR,;

b) ex-post - po zakończeniu wdrażania LSR)


Dane na podstawie rekomendacji nr 1/2015 z ewaluacji wykonanej w okresie 2007-2013.

2

Okresowa ocena wizerunku/rozpoznawalności LGD na obszarze jej działania

1. Rozpoznawalność LGD – analiza oparta na ankietach ,wywiady prowadzone będą w sposób wyrywkowy, z przedstawicielami LGD głównie tych, które przyczyniają się do podwyższania rozpoznawalności LGD. Wnioski i rekomendacje będą dotyczyć podejmowanych przez LGD działań w tym informowania mieszkańców o prowadzonych działaniach.

Wzór ankiety - pracownicy Biura LGD lub eksperci opracowują wyniki badania, wnioski i rekomendacje.


Ewaluacja:

a) on-going - na zakończenie etapów realizacji LSR, określonych w Planie Działania;

b) ex-post - po zakończeniu wdrażania LSR)


Dane wprowadzone na podstawie rekomendacji nr 3/2015 z ewaluacji wykonanej w okresie 2007-2013.

1A. Kryteria, na podstawie których będzie przeprowadzana ewaluacja funkcjonowania LGD

Kryteria, na podstawie których będzie przeprowadzana ewaluacja funkcjonowania LGD odpowiadają danym z monitoringu, pozyskiwanym w ramach badanych zagadnień dotyczących funkcjonowania, a określonych poniżej, w pkt. 4 (Monitoring), w podpunktach 4 (Stałe monitorowanie jakości pracy Biura LGD) i 5 (Stałe monitorowanie jakości działań szkoleniowych i aktywizacyjnych LGD):

a) W ramach stałego monitorowania jakości pracy Biura LGD osoby korzystające z doradztwa, konsultacji, informacji oraz innego wsparcia oferowanego przez Biuro LGD wypełniają dobrowolną ankietę, wyłożoną w Biurze LGD (wzór ankiety jest dołączony do niniejszego opisu procedur). Kryteriami oceny jakości pracy Biura zastosowanymi w narzędziu badawczym są tutaj:

- ocena merytoryczna pomocy uzyskanej podczas indywidualnych konsultacji/doradztwa w Biurze LGD (adekwatność do problemu, aktualność, przydatność);


- ocena materiałów pomocniczych otrzymanych podczas indywidualnych konsultacji/doradztwa w Biurze LGD;
- ocena obsługi w Biurze LGD (atmosfera, przyjazność, otwartość na problemy itp.);
- ocena warunków lokalowych Biura LGD do prowadzenia doradztwa/konsultacji indywidualnych;

Oprócz analizowanych wartości ocen przypisywanych ww. kategoriom, Biuro LGD zbiera także za pomocą tej samej ankiety uwagi respondentów dot. dotychczasowych konsultacji i doradztwa w Biurze LGD oraz ich oczekiwania co do przyszłych konsultacji indywidualnych i doradztwa w Biurze LGD.

b) W ramach stałego monitorowania jakości działań szkoleniowych i aktywizacyjnych LGD prowadzone jest badanie ankietowe wśród uczestników / odbiorców, na zakończenie danego działania (wzór ankiety jest dołączony do niniejszego opisu procedur). Kryteriami oceny jakości działań szkoleniowych i aktywizacyjnych LGD zastosowanymi w narzędziu badawczym są tutaj:

- ocena zawartości merytorycznej szkoleń, spotkań, warsztatów (treść - aktualność, przydatność);


- ocena materiałów szkoleniowych otrzymanych podczas szkoleń, spotkań, warsztatów;
- ocena organizacji szkoleń, spotkań, warsztatów (informacja, nabór, miejsce szkolenia itp.);
- ocena prowadzących szkolenia, spotkania, warsztaty (wiedza, przystępność przekazywania itp.).

Oprócz analizowanych wartości ocen przypisywanych ww. kategoriom, Biuro LGD zbiera także za pomocą tej samej ankiety uwagi respondentów dot. dotychczasowych szkoleń, spotkań, warsztatów organizowanych przez LGD oraz ich oczekiwania co do przyszłych szkoleń, spotkań, warsztatów jakie mogłaby organizować na swoim terenie LGD.

Kryteria, na podstawie których będzie przeprowadzana ewaluacja funkcjonowania LGD wynikają także z okresowych wywiadów przeprowadzanych z Pracownikami Biura LGD oraz przedstawicielami organów LGD oraz badań ankietowych - opisanych powyżej w pkt. 1, podpunkt 1 i 2 niniejszego dokumentu - (analiza funkcjonowania Biura LGD oparta na wywiadzie z jego pracownikami, jak i z przedstawicielami Rady i Zarządu LGD oraz analiza rozpoznawalności LGD oparta na ankietach kierowanych do mieszkańców obszaru LGD, wywiadach uzupełniających kierowanych do samorządowców, beneficjentów, mieszkańców, a także wywiadach z przedstawicielami LGD na temat działań prowadzonych na terenie wdrażania LSR, przyczyniających się do podwyższania rozpoznawalności LGD (wzory formularzy są dołączone do niniejszego opisu procedur i przedstawiają dodatkowe kryteria badawcze omawianego zagadnienia).

2. Opis elementów wdrażania LSR, które będą podlegać ewaluacji - wraz z opisem procedury: sposobami działania, odpowiedzialnością za realizację poszczególnych zadań oraz wskazaniem czasu i okresu objętego pomiarem.


Ewaluacja:

1

Okresowe podsumowanie poziomu wskaźników realizacji LSR

1. Skuteczność wdrażania LSR pod kątem osiągania wskaźników realizacji strategii - wynik i plan naborów; wywiady z przedstawicielami Biura i Rady LGD, wynikach z monitoringu.

Biuro LGD: dostarcza zagregowanych danych dot. wskaźników LSR, Pracownicy Biura Rady -wywiady;

Eksperci: -badanie ewaluacyjne.

Zarząd LGD: Zapoznaje się z wynikami ewaluacji i podejmuje odpowiednie decyzje w tym zakresie.

Ewaluacja:

a) on-going - na zakończenie etapów realizacji LSR, określonych w Planie Działania;

b) ex-post - po zakończeniu wdrażania LSR)


Dane wprowadzone na podstawie rekomendacji nr 2/2015 z ewaluacji wykonanej w okresie 2007-2013.

1a

Ankieta monitorująca beneficjenta - uwagi

Ankieta monitorująca beneficjenta(obowiązkowa) ma być - podstawowe narzędzie weryfikacji danych o zrealizowanych operacjach, wydatkowanych kwotach i kwotach pozyskanych dotacji i wskaźnikach.- na www wraz z instrukcją.

Biuro: aktualizacja danych w ankiecie monitorującej; udostępnianie wzoru ankiety na www, zbieranie oświadczeń, zbieranie ankiet, analiza


Udostępnianie ankiety na bieżąco. Wypełnianie ankiety zakończenie operacji (po otrzymaniu płatności końcowej).

Monitorowanie wskaźników realizacji LSR: na bieżąco.



Dane wprowadzone na podstawie rekomendacji nr 1/2015 z ewaluacji wykonanej w okresie 2007-2013.

2

Okresowe podsumowanie poziomu realizacji budżetu LSR

1. Skuteczność wdrażania LSR pod kątem realizacji budżetu LGD - na: wynikach naborów; wywiadzie z przedstawicielami Biura i Rady LGD, wynikach z monitoringu. Wnioski i rekomendacje dotyczyć będą zakresu wymienionego powyżej, dla Ewaluacji, w pkt. 1

Zakresy odpowiedzialności -
jak wyżej.


Ewaluacja:

a) on-going - na zakończenie etapów realizacji LSR, określonych w Planie Działania;

b) ex-post - po zakończeniu wdrażania LSR)






3. Raporty z badań ewaluacyjnych

Lp.

Nazwa procedury

Treść procedury / sposoby działania

Odpowiedzialność
za realizację procedury

Termin stosowania procedury - czas i okres objęty pomiarem

UWAGI

Ewaluacja:

1

Raport z ewaluacji LSR/LGD

1. Działania związane z ewaluacją -("Raport z ewaluacji LSR/LGD"), 2. Dokument wzorcem do ewaluacji on-going/ex-post, 3. Ostateczna treść "Raportu..." ustalona z Biurem LGD i uwagi Zarządu LGD. 4. Badania ekspertom- protokoł odbioru.

Raport - (Biuro /eksperci zewnętrzni w formie projektu Zarządowi

Zarząd analizuje wnioski i rekomendacje, podejmuje decyzję do wdrażania przez Biuro LGD.



Ewaluacja:

a) on-going - na zakończenie etapów realizacji LSR, określonych w Planie Działania;

b) ex-post - po zakończeniu wdrażania LSR)


Dane wprowadzone na podstawie rekomendacji nr 3/2015 z ewaluacji wykonanej w okresie 2007-2013.


4. Opis elementów, które zamierza monitorować LGD - wraz z opisem procedury: sposobami działania, odpowiedzialnością za realizację poszczególnych zadań oraz wskazaniem czasu i okresu objętego pomiarem.

Lp.

Nazwa procedury

Treść procedury / sposoby działania

Odpowiedzialność
za realizację procedury


Termin stosowania procedury - czas i okres objęty pomiarem

UWAGI

Monitoring:

1

Stałe monitorowanie osiągania poziomu wskaźników realizacji LSR

1. bieżące monitorowanie osiąganych wskaźników, Radni–otrzymają informacje- jakiego typu operacje – są oczekiwane w danym naborze).

2. Dofinansowane tylko te operacje, które mieszczą się w wartościach wskaźników. Podczas posiedzenia Rady -na monitorowanie

3.Po podjęciu przez Radę odpowiednich uchwał, Biuro LGD zbiera dane dot.wskaźników
4. Na zakończenie realizacji operacji beneficjenci składają ankietę monitorującą, ze strony www. Biuro analizuje na bieżąco dane z ankiet

5. Instytucja Wdrażająca (UMWW) udostępnia okresowo dane dot. poziomu wdrażania poszczególnych typów operacji. Biuro analizuje te dane .



Biuro: przygotowanie informacji dla Radnych i wspieranie Radnych podczas naboru (informowanie o wskaźnikach); zbieranie danych wynikowych dotyczących wskaźników LSR.

Radni: bieżące monitorowanie przypisywania ocenianych operacji wskaźnikom LSR podczas wyboru operacji; Monitorowanie maksymalnych wartości wskaźników, do których można przyjmować operacje.

Przed każdym planowanym naborem przewidywane jest bieżące szkolenie radnych. Podczas naborów operacji,
w tym podczas posiedzeń Rady oraz bezpośrednio po nich.
W przypadku danych wynikowych z Instytucji Wdrążających - po otrzymaniu aktualnych danych.

Dane elementy zostały wprowadzone na podstawie rekomendacji nr 5/2015 z ewaluacji wykonanej w okresie 2007-2013.

2

Stałe monitorowanie poziomu realizacji budżetu LSR -
a) działanie 19.2 (Wdrażanie operacji)

1. W wyniku naboru do dofinansowania mogą być przyjęte tylko te operacje, które mieszczą się w budżecie przeznaczonym dla danego typu operacji, przyjętym w LSR (w ramach dz. 19.2).

2. Po posiedzeniu Rady, Biuro LGD zbiera dane dotyczące realizacji budżetu LSR.

4. Na zakończenie realizacji operacji beneficjenci składają ankietę monitorującą, ze strony www. Biuro analizuje na bieżąco dane z ankiet

5. Instytucja Wdrażająca (UMWW) udostępnia okresowo dane dot. poziomu wdrażania poszczególnych typów operacji. Biuro analizuje te dane .



Biuro: przygotowanie informacji dla Radnych i wspieranie Radnych podczas naboru (informowanie o wskaźnikach); zbieranie danych wynikowych dotyczących wskaźników LSR.

Radni: bieżące monitorowanie przypisywania ocenianych operacji wskaźnikom LSR podczas wyboru operacji; Monitorowanie maksymalnych wartości wskaźników, do których można przyjmować operacje.

Przed każdym planowanym naborem przewidywane jest bieżące szkolenie radnych. Podczas naborów operacji,
w tym podczas posiedzeń Rady oraz bezpośrednio po nich.

W przypadku danych wynikowych z Instytucji Wdrążających - po otrzymaniu aktualnych danych.






Stałe monitorowanie poziomu realizacji budżetu LSR -
b) działanie 19.4 (Funkcjonowanie, aktywizacja...)

1. Bieżące monitorowanie osiągania celów LSR (wskaźników) prowadzone równolegle z monitorowaniem wydatków własnych LGD. Bieżące sprawdzanie środków do wykorzystania oraz oszczędności w wydatkowaniu.

Biuro: bieżące monitorowanie wydatków LGD.

Na bieżąco.




3

Stałe monitorowanie postępu realizacji operacji grantowych na terenie LGD

1. LGD, jako beneficjent operacji grantowej, monitoruje postęp realizacji małych grantów. Od skuteczności wdrażania poszczególnych grantów zależy osiąganie przypisanych im wskaźników, jak również rozliczenie całej operacji grantowej.

Biuro: zebranie danych na temat realizowanych grantów: telefony do beneficjentów, wizytacje terenowe ,uczestnictwo w wydarzeniach, kontrola dokumentacji

Na bieżąco, w całym okresie wdrażania danej operacji grantowej, na realizację której LGD podpisało umowę z UMWW

Dane elementy wprowadzone na podstawie rekomendacji nr 5/2015 z ewaluacji w 2007-2013.

4

Okresowe monitorowanie jakości pracy Biura LGD

1. Osoby korzystające z doradztwa, konsultacji, informacji oraz innego wsparcia wypełniają dobrowolną ankietę, wyłożoną w Biurze LGD. Wzór ankiety jest dołączony do niniejszego opisu procedur.

2. Biuro dokonuje okresowego podsumowania danych z ankiet.



Klienci Biura: wypełniają ankietę.
Biuro LGD: analizuje dane z ankiet.

Ankieta wypełniana na bieżąco. Dane z ankiet Biuro podsumowuje okresowo, w celu zebrania danych do ewaluacji (przed terminem ewaluacji).

Dane elementy wprowadzone na podstawie rekomendacji nr 1/2015 z ewaluacji w 2007-2013.

5

Okresowe monitorowanie jakości działań szkoleniowych i aktywizacyjnych LGD

1. Monitoring prowadzonych działań (szkoleniowych, aktywizacyjnych) prowadzony w formie ankiety wypełnianej przez uczestników/odbiorców na zakończenie danego działania. Wzór ankiety jest dołączony do niniejszego opisu procedur.

Uczestnicy szkoleń i działań aktywizacyjnych LGD: wypełniają ankietę.

Biuro LGD: prowadzenie badań ankietowych na zakończenie działań szkoleniowych i aktywizacyjnych LGD i analiza.

Ankieta wypełniana na bieżąco, na zakończenie działań szkoleniowych i aktywizacyjnych LGD.

Dane z ankiet Biuro podsumowuje okresowo, w celu zebrania danych do ewaluacji (przed terminem ewaluacji).



Dane elementy wprowadzone na podstawie rekomendacji nr 1/2015 z ewaluacji w 2007-2013.

6

Okresowe monitorowanie aktualności zapisów LSR

1. Zmiany przepisów muszą znajdować szybkie odzwierciedlenie w zmianach zapisów LSR (np. zmiany rozporządzeń dot. wdrażania LSR)- partnerzy i odbiorcy usług/działań LGD opierają swą wiedzę o tych programach m.in. na treści strategii.

2. LSR jest dokumentem wiodącym dla LGD – zawsze aktualna



Biuro LGD: zgłaszanie do Zarządu koniecznych zmian w treści LSR wynikających ze zmian przepisów i propozycje.

Zarząd LGD: Zatwierdzanie zmian w treści LSR.

Zmiany powinny być dokonywane na bieżąco w konsekwencji wejścia w życie nowych przepisów (np. zmiany rozporządzeń, interpretacje zapisów prawnych etc.)

Dane elementy wprowadzone na podstawie rekomendacji nr 4/2015 z ewaluacji w 2007-2013.

7

Okresowe monitorowanie struktur organów LGD

1. Monitorowanie właściwej struktury organów LGD, w tym w szczególności Rady LGD, (parytet),

2. Zapisy monitoringu zgodne z Regulaminem Rady

3. Monitorowanie właściwego przypisania czynności wykonywanych przez poszczególne osoby organów LGD, wynikającego z regulaminów


Biuro LGD: bieżące monitorowanie składu Rady, monitorowanie poprawności zapisów LSR dotyczących składu Organów LGD, Monitorowanie zakresów czynności osób w organach LGD.

Monitorowanie składu (struktury sektorów) Rady - podczas posiedzeń mających na celu wybór operacji;

Monitorowanie zapisów LSR, w tym Regulaminów – zawsze w przypadku zmian prawnych.

Monitorowanie zakresów czynności - na bieżąco.





8

Okresowe spotkania koordynacyjne władz LGD

1. Spotkania koordynacyjne Zarządu z udziałem pracowników Biura LGD, - wdrażanie LSR i funkcjonowanie LGD, wyniki monitoringu/ewaluacji LSR, interpretacji, wdrażanie zmian ;

- bieżącego planow. i sprawozdawczość



Biuro LGD: zgłaszanie potrzeby spotkania i przygotowanie materiałów

Zarząd LGD: Interpretowanie wyników i podejmowanie decyzji

Spotkania koordynacyjne Zarządu - co miesiąc.

W razie konieczności zwołania spotkania - na wniosek Biura LGD, Zarządu LGD, w wymagającym tego momencie.



Dane elementy wprowadzone na podstawie rekomendacji nr 6/2015 z ewaluacji w 2007-2013.

9

Okresowy przegląd systemu monitoringu i ewaluacji

1. Przegląd systemu monitorowania LSR, w tym funkcjonowania jego elementów i narzędzi (opisanych w niniejszej tabeli) oraz dokonywanie zmian w stosowanym systemie monitoringu.

Biuro LGD: okresowe sprawdzenie funkcjonowania systemu monitorowania,

Zarząd LGD: - decyzje dotyczące zmian w systemie monitorowania, zmian zapisów LSR.

W przypadkach niezwłocznej konieczności wdrożenia zmian - na bieżąco, w razie potrzeby;

W innych sytuacjach: corocznie, bądź w formie zebranych wniosków do ewaluacji - przed terminem ewaluacji.



Dane elementy wprowadzone na podstawie rekomendacji nr 4/2015 z ewaluacji w 2007-2013.







©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna