Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 80/2007 z dnia 31. 08. 2007 r



Pobieranie 344,46 Kb.
Strona1/5
Data18.06.2018
Rozmiar344,46 Kb.
  1   2   3   4   5

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia Nr 80/2007

z dnia 31.08.2007 r.



Rektora SUM

INSTRUKCJA

O ORGANIZACJI I ZAKRESIE DZIAŁANIA

ARCHIWUM

ŚLĄSKIEGO UNIWERSYTETU MEDYCZNEGO

W KATOWICACH

SPIS TREŚCI





  1. Postanowienia ogólne

  2. Podział akt na kategorie archiwalne

  3. Zakres działania Archiwum Uczelni

  4. Pracownicy Archiwum Uczelni

  5. Lokal i wyposażenie archiwum

  6. Przekazywanie akt do Archiwum Uczelni

  7. Ewidencja i przechowywanie akt w Archiwum Uczelni

  8. Udostępnianie akt przez Archiwum Uczelni

  9. Brakowanie i wydzielanie akt

  10. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

  11. Postępowanie z aktami po ustaniu działalności

  12. Kontrole archiwum

  13. Postanowienia końcowe


SPIS ZAŁĄCZNIKÓW





  1. Słowniczek ważniejszych terminów archiwalnych

  2. Przykładowy opis teczki

  3. Spis spraw

  4. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej

  5. Spis zdawczo – odbiorczy materiałów archiwalnych przekazanych do Archiwum Państwowego

  6. Wykaz spisów zdawczo – odbiorczych

  7. Karta udostępnienia akt

  8. Karta zastępcza akt – zakładka

  9. Protokół braku (uszkodzenia) akt wypożyczonych z Archiwum

  10. Spis zdawczo – odbiorczy akt

  11. Spis dokumentacji niearchiwalnej (technicznej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie

  12. Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie


I. POSTANOWIENIA OGÓLNE


  1. Podstawę prawną działania Archiwum Uczelni stanowią:

    1. USTAWA z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
      (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.),

    2. USTAWA z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych
      (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631 z późn. zm.),

    3. USTAWA z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych
      (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.),

    4. USTAWA z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych
      (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631, z późn. zm.),

    5. ROZPORZĄDZENIE MINISTRA KULTURY z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców
      (Dz. U. Nr 68, poz. 596),

    6. ROZPORZĄDZENIE MINISTRA KULTURY z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad
      i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
      (Dz. U. Nr 167, poz. 1375),

    7. ROZPORZĄDZENIE MINISTRA KULTURY z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców
      (Dz. U. Nr 32, poz. 284),

    8. ROZPORZĄDZENIE MINISTRA KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO
      z dnia 13 grudnia 2000 r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 116
      z późn. zm.),


    9. STATUT Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach z dnia 14 czerwca 2006 r.,




  1. Instrukcja określa organizację i zakres działania Archiwum Śląskiego Uniwersytetu Medycznego, a w szczególności:

    1. tryb postępowania z dokumentacją przekazywaną do Archiwum,

    2. zasady przechowywania i udostępniania akt,

    3. organizację Archiwum Uczelni,

    4. zasady przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,

    5. zakres działania Archiwum Uczelni,

    6. zasady przekazywania dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę lub do zniszczenia,




  1. Miejsce Archiwum Uczelni w strukturze organizacyjnej Śląskiego Uniwersytetu Medycznego określa Statut i Regulamin Organizacyjny SUM.




  1. Słowniczek ważniejszych terminów archiwalnych stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszej instrukcji.



II. PODZIAŁ AKT NA KATEGORIE ARCHIWALNE





  1. Niezależnie od cech zewnętrznych, całą wytwarzaną dokumentację dzielimy na dwie kategorie:




    1. materiały archiwalne, oznaczone symbolem kwalifikacyjnym „A”,

    2. dokumentację niearchiwalną, oznaczoną symbolem kwalifikacyjnym „B”,




    1. Materiały archiwalne stanowią część składową państwowego zasobu archiwalnego
      i charakteryzują się następującymi najważniejszymi cechami:




      • mają wartość historyczną lub ważne znaczenie dla gospodarki narodowej,

      • przechowywane wieczyście,

      • nie mogą być nigdy brakowane i niszczone,

      • podlegają specjalnej ochronie prawnej, nie wolno ich wywozić za granicę oraz nie mogą być przedmiotem sprzedaży,




    1. Dokumentacja niearchiwalna ma jedynie czasową, praktyczną wartość i podlega brakowaniu po upływie obowiązujących okresów przechowywania, a ponadto:




      • w archiwum powinna być ewidencyjnie i fizycznie wyodrębniona,

      • jej niszczenie, utrata lub uszkodzenie przed upływem obowiązujących okresów przechowywania jest zagrożone sankcją karną.

Do oznaczenia kategorii dokumentacji niearchiwalnej, oprócz symbolu „B” stosuje się dodatkowo:


    1. dodanie do symbolu „B” cyfr arabskich określających liczbę lat przechowywania akt oznacza kategorię dokumentacji, która po upływie tego okresu podlega brakowaniu. Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych poczynając od 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, czyli po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia (np. w przypadku kategorii „B-5” teczka zawierająca akta sprawy zakończonej w 2000 r. może być wybrakowana po 1 stycznia 2006 r.),

    2. symbol „Bc”, oznacza kategorię dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Po pełnym jej wykorzystaniu może być przekazywana na makulaturę bezpośrednio z jednostek organizacyjnych, za wiedzą i zgodą Kierownika Archiwum,

    3. symbol „BE” z dodaniem cyfr arabskich, oznacza dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie archiwalnej przeprowadzanej przez przedstawiciela właściwego archiwum państwowego.




  1. Do określenia właściwej kategorii archiwalnej poszczególnych rodzajów spraw służy jednolity rzeczowy wykaz akt. Stanowi on, niezależną od charakteru działalności i struktury organizacyjnej klasyfikację akt oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie sprawy i zagadnienia z zakresu działalności danej jednostki organizacyjnej, zdefiniowane w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.





  1   2   3   4   5


©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna