Wykaz dokumentóW, jakie należy przedłOŻYĆ do wniosku o płatnośĆ wraz z zasadami opisu dokumentów księgowych



Pobieranie 373,58 Kb.
Strona2/2
Data14.02.2018
Rozmiar373,58 Kb.
1   2


Sposób, w jaki należy opisać faktury/inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej potwierdzające poniesienie wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych w Projekcie
Każdy dokument księgowy wykazywany w „Zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki” stanowiącym integralną część wniosku o płatność musi być opisany (patrz dalej), w celu przyporządkowania danych wydatków do konkretnego projektu oraz zapewnienia przejrzystej ścieżki audytu w zakresie prawidłowości wydatkowania środków.
Opisu dokumentów należy dokonywać w sposób trwały na ich oryginałach. Informacja o dofinansowaniu Projektu musi się obowiązkowo znaleźć na pierwszej stronie dokumentu księgowego. Pozostałe elementy opisu mogą być umieszczone na jego odwrocie. W przypadku braku możliwości umieszczenia wymaganych zapisów na odwrocie dokumentu dopuszcza się ich naniesienie na odrębnej kartce, przy czym kartka ta musi być opisana przez podanie przynajmniej informacji, do jakiej faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej opis ten stanowi załącznik. Przedmiotowy załącznik musi znajdować się przy oryginale dokumentu.
Opis może być umieszczany w formie odręcznego zapisu, nadruku komputerowego lub pieczęci. Nie należy stosować naklejek.
Niedopuszczalne jest opisywanie kserokopii dokumentów księgowych przechowywanych
np. w komórkach merytorycznych instytucji Beneficjenta i/lub przechowywanie oryginałów załączników do faktury z wymaganym przez IPAW opisem przy kserokopiach dokumentów księgowych.

Zaleca się, by poszczególne elementy opisu na każdej fakturze/innym dokumencie księgowym
o równoważnej wartości dowodowej były podobnie rozmieszczone na każdym z dokumentów.
W przypadku zaistnienia konieczności dokonania korekt w adnotacjach - należy wszelkie wymagane poprawki dokonywać na oryginałach dowodów źródłowych. Zgodnie z krajowymi zasadami dotyczącymi rachunkowości błędy w adnotacjach powinny być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie czytelnego podpisu osoby do tego upoważnionej (lub pieczątki imiennej i podpisu). Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. Niedopuszczalne jest także dokonywanie wymazywania i przeróbek.
Faktury/inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej powinny zostać opisane
w zakresie:


  1. informacji, z jakich środków i w ramach jakiego programu Projekt jest dofinasowany


Uwaga:

Powyższą informację należy obowiązkowo zawrzeć na pierwszej stronie dokumentu księgowego.


np. „Projekt dofinansowany ze środków EFRR w ramach RPO WD 2014-2020”

a w przypadku projektów, w których część dofinansowania jest wypłacana dodatkowo ze środków budżetu państwa, np.:

Projekt dofinansowany ze środków EFRR i budżetu państwa w ramach RPO WD 2014-2020”
W powyższych adnotacjach można stosować pełną nazwę Funduszu (Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego) oraz programu (Regionalny Program Operacyjny Województwa Dolnośląskiego 2014-2020).


  1. numeru i daty zawarcia umowy o dofinansowanie Projektu, w ramach którego poniesiono wydatek,

np. „Umowa o dofinansowanie nr RPDS.04.02.01-02-010/15-00 z dnia 14.09.2015 r.”,

  1. numeru i daty protokołu odbioru robót/dostaw/usług lub innego dokumentu, na podstawie którego odebrano roboty/usługi/dostawy,

  2. numeru księgowego/ewidencyjnego pod którym zarejestrowano dokument,

Uwaga:
Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji Projektu.

  1. kwoty wydatków kwalifikowalnych objętych dokumentem księgowym, w tym kwoty podatku VAT zawartego w kwocie wydatków kwalifikowalnych,


Beneficjenci prowadzący pełną rachunkowość dodatkowo zobligowani są do wskazania
w opisie faktury informacji wynikających z krajowych przepisów dot. rachunkowości
(np. informacji o sprawdzeniu i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych wraz z miesiącem oraz sposobem ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja)
i podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania).

W przypadku prowadzenia ksiąg w wersji elektronicznej, gdy stosowne zapisy nie są już umieszczane na dowodach księgowych, należy załączyć do wniosku o płatność wydruk z ksiąg przedstawiający m.in. numer księgowy nadany dokumentowi oraz na jakich kontach i w jakiej kwocie dokument został zaksięgowany.
Niezależnie od rodzaju prowadzonej księgowości – wszyscy Beneficjenci, którzy posiadają dowód księgowy opiewający na waluty obce, powinni zawrzeć w opisie dokumentu przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia należy zamieścić bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk – w takim przypadku wydruk należy załączyć do wniosku o płatność.
W przypadku wykazania w „Zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki” dowodów księgowych w całości opiewających na wydatki niekwalifikowalne - dokumenty te powinny zawierać adnotację:

„Niniejszy dokument dotyczy w całości wydatków niekwalifikowalnych w Projekcie nr RPDS.0..0..0..-02-…/.. dofinansowanym ze środków EFRR w ramach RPO WD na lata 2014-2020”


Opisany oryginał faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej oraz wydruki z ksiąg rachunkowych należy zeskanować i załączyć do wniosku o płatność.
Zaleca się, by jeden plik elektroniczny zawierał komplet dokumentów powiązanych z danym dokumentem księgowym, tj. przynajmniej opis dokumentu księgowego (jeżeli znajduje się na odrębnej kartce), informacje z ksiąg rachunkowych (jeżeli Beneficjent nie uiszcza odpowiednich informacji w opisie dokumentu) oraz dowód zapłaty. Więcej informacji o tym, jak przygotować wersje elektroniczne dokumentów, celem załączenia do wniosku o płatność, zawarto w Podręczniku Beneficjenta w zakresie użytkowania SL2014.
Ze względu na różnorodną specyfikę realizowanych projektów, a także techniki finansowania wydatków, IPAW zastrzega sobie możliwość wniesienia dodatkowych uwag na etapie weryfikacji wniosku o płatność, celem uszczegółowienia zapisów (np. w zakresie dodatkowego podania pozycji z protokołu odbioru robót, gdy nie wszystkie wydatki widniejące na fakturze są kwalifikowalne).

Zestawienie składników wynagrodzenia personelu zaangażowanego w projekt – WZÓR

















































































pracodawca/Beneficjent








Zestawienie składników wynagrodzenia personelu zaangażowanego w projekt w miesiącu …. /20…. r.










Zestawienie nr

 

z dnia

 










za okres od

 

do

 










sporządzone na podstawie listy płac nr

 

z dnia

 































Pozycja księgowania

 































Lp.

Składniki Wynagrodzenia

Imię i nazwisko pracownika

Imię i nazwisko pracownika

Imię i nazwisko pracownika

SUMA

w tym wynagrodzenie za okres*:
- urlopu … (rodzaj urlopu),
- zwolnienia lekarskiego

w tym wynagrodzenie za okres*:
- urlopu … (rodzaj urlopu),
- zwolnienia lekarskiego

w tym wynagrodzenie za okres*:
- urlopu … (rodzaj urlopu),
- zwolnienia lekarskiego

 

 

 

SKŁADNIKI WYNAGRODZENIA - pracownik

1

Wynagrodzenie zasadnicze

 

 

 

 

2

Inne**

2.1

 

 

 

 

2.2

 

 

 

 

2.3

 

 

 

 

3

Inne ogółem (2.1+2.2+2.3)

 

 

 

 

4

Razem wynagrodzenie (1+3)

 

 

 

 

ODLICZENIA

5

Składki na ubezpieczenie społeczne

5.1 Ubezpieczenie emerytalne

 

 

 

 

5.2 Ubezpieczenie rentowe

 

 

 

 

5.3 Ubezpieczenie chorobowe

 

 

 

 

6

Razem składki na ubezpieczenie społeczne (5.1+5.2+5.3)

 

 

 

 

7

Ubezpieczenie zdrowotne

 

 

 

 

8

Zaliczka na podatek dochodowy

 

 

 

 

POTRĄCENIA*

9

rodzaj potrącenia- wskazać jeżeli dotyczy

 

 

 

 

10

rodzaj potrącenia- wskazać jeżeli dotyczy

 

 

 

 

DO WYPŁATY [4- (6+7+8+9+10)]

 

 

 

 

 
















 

SKŁADNIKI WYNAGRODZENIA - pracodawca

11

Ubezpieczenie emerytalne

 

 

 

 

12

Ubezpieczenie rentowe

 

 

 

 

13

Ubezpieczenie wypadkowe

 

 

 

 

14

Składka na Fundusz Pracy

 

 

 

 

15

Składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych

 

 

 

 

16

Składka na Pracowniczy Program Emerytalny

 

 

 

 

17

Razem składki ZUS pracowdawcy (11+12+13+14+15+16)

 

 

 

 






















CAŁKOWITY KOSZT WYNAGRODZENIA (4+17)

 

 

 

 




















Udział zaangażowania w Projekt w całkowitym koszcie wynagrodzenia (%)

 

 

 

 

KWOTA WYDATKÓW KWALIFIKOWALNYCH

 

 

 

 







* wykreślić, jeżeli nie dotyczy



















** wskazać, jeżeli dotyczy


































Oświadczam, że koszty związane z zaangażowaniem personelu wykazane w niniejszym zestawieniu nie obejmują:
- wpłat dokonywanych przez Beneficjenta na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON),
- świadczeń realizowanych ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS),
- kosztów ubezpieczenia cywilnego funkcjonariuszy publicznych za szkodę wyrządzoną przy wykonywaniu władzy publicznej (jeżeli dotyczy Beneficjenta),
- nagród jubileuszowych i odpraw pracowniczych,
- kosztów składek i opłat fakultatywnych, niewymaganych obowiązującymi przepisami prawa krajowego i nie przewidzianych w regulaminie pracy/regulaminie wynagradzania Beneficjenta lub wprowadzonych przez Beneficjenta w terminie późniejszym niż co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie oraz nie dotyczących potencjalnie wszystkich pracowników danej instytucji (tj. gdy zasady ich odprowadzania/przyznawania nie są takie same w przypadku personelu zaangażowanego do realizacji projektów oraz pozostałych pracowników Beneficjenta).
















 
















data i czytelny podpis Beneficjenta/osoby upoważnionej



W imieniu IPAW

……………………………………………………………………………







W imieniu Beneficjenta

………………………….………………….





1 W przypadku wystąpienia nieprawidłowości w zakresie spełnienia warunku, za niekwalifikowalne należy uznać wynagrodzenie personelu projektu (w całości lub w części) w tym projekcie, w ramach którego zaangażowanie personelu projektu spowodowało naruszenie tego warunku.

2 W przypadku wykonywania zadań w kilku projektach u tego samego Beneficjenta personelowi projektu przyznawany jest wyłącznie jeden dodatek rozliczany proporcjonalnie do zaangażowania pracownika w dany projekt.

Strona z



1   2


©operacji.org 2019
wyślij wiadomość

    Strona główna