Wprowadzenie do pełnienia funkcji skarbnika w oddziale



Pobieranie 158,93 Kb.
Data19.12.2017
Rozmiar158,93 Kb.

DOKUMENTACJA FINANSOWA W ODDZIALE



  1. Podstawowe pojęcia związane z finansami:

    • Wpływy to wszystkie środki pieniężne dopływające do KSM-u w danym okresie niezależnie od źródeł ich pochodzenia.

    • Przychody to te wpływy, które są korzyścią, a więc te wszystkie, które stanowią „zysk” dla KSM-u.

    • Wydatki to odpływ (rozchód) środków pieniężnych, niezależnie od celu tego rozchodu.

    • Koszt – jest to zużycie, wydatki, jakie ponosimy w związku z daną działalnością

    • Zobowiązania są to płatności, które mamy uregulować

    • Należności – są to płatności, które inni mają nam zapłacić

    • Cena – jest to kwota jaką musimy zapłacić za daną jednostkę (np. sztukę) danego towaru

    • Wartość – jest to łączna kwota, którą musimy zapłacić za wszystkie sztuki nabywanego towaru

    • Cena/wartość brutto – jest to cena/ wartość, która oprócz kwoty żądanej przez sprzedawcę zawiera wartość podatku

    • Cena/wartość netto - jest to cena/ wartość kwoty żądana przez sprzedawcę (nie zawiera wartość podatku)

    • Płatności gotówkowe – płatności dokonywane fizycznie za pomocą pieniędzy

    • Płatności niegotówkowe – płatność, w trakcie realizacji których nie występuje pieniądz w postaci fizycznej (banknoty i monety), są to np. płatności kartami kredytowymi, przelewy z kont bankowych

  2. Dokumenty księgowe:

W profesjonalnej księgowości ujmowanie w księgach odbywa się na podstawie tzw. dowodów księgowych. Stanowią też one podstawę do wszelkiego rodzaju rozliczeń z innymi podmiotami (np. w rozliczeniu otrzymanych środków z urzędów) Taki dowód księgowy powinien zawierać:

    • Określenie rodzaju dowodu (faktura, rachunek, itp.)

    • Określenie stron (zamawiający, wykonawca)

    • Opis operacji oraz jej wartość (np. kalendarze – 10 zł)

    • Datę wykonania operacji (fakturę sprzedawca ma obowiązek wystawić nam nie później niż siódmego dnia, od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, chyba, że według umowy wystawia nam fakturę zbiorczą np. na koniec miesiąca)

    • Podpis wystawcy dowodu lub osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe.

    • Stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych.

Najczęściej występującymi dowodami księgowymi są:

    • faktura VAT

    • rachunek

UWAGA! Paragon nie jest dokumentem księgowym!

  1. Oddział, a osobowość prawna:

Aby stowarzyszenie mogło być podmiotem różnego rodzaju transakcji oraz mogło wystawiać oraz otrzymywać w związku z tym dokumenty (umowy, faktury, posiadanie konta bankowego) musi posiadać osobowość prawną. W przypadku KSM taką osobowość posiadają KSM-y diecezjalne. W związku z tym oddział nie może figurować w umowach, nie może wystawiać rachunków, a ni być nabywcą na fakturach i rachunkach, nie może także być właścicielem rachunków bankowych. Jeśli oddział chce otrzymać pieniądze w ramach zadań dofinansowywanych przez różne urzędy, czy instytucje musi całość formalną realizować poprzez zarząd, a więc wniosku o dofinansowanie, umowie, rozliczeniu, na dokumentach potwierdzających wydatki będą widnieć dane KSM diecezjalnego, także środki finansowe będą przepływać przez rachunek KSM diecezjalnego. Zarząd powinien także ujęci wszystkie ww. w swoich książkach przychodów i rozchodów lub na kontach księgowych, jeżeli prowadzi pełną księgowość, a także wszystkie pisma związane z danym dofinansowaniem powinny być ujęte w jego pismach przychodzących i wychodzących.

  1. Możliwości pozyskania środków przez oddziały:

    • środki dla poszczególnych członków (ubiegają sie członkowie lub ich rodzice jako osoby fizyczne):

      • dofinansowanie w zakładzie pracy z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych uzyskane przez rodziców (uwaga nie każdy zakład ma ZFŚS muszą te, które zatrudniają powyżej 15 pracowników, a jak jest ZFŚS możliwość dofinansowania zależy od regulaminu

      • wsparcie w Miejskim lub Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej

      • poza powyższymi rozwiązaniami istnieje możliwość ubiegania się o dofinansowanie u różnego rodzaju sponsorów, darczyńców itp. m.in. firm, hurtowni, sklepów itp.

    • ubieganie się o dofinansowanie ze środków publicznych (urzędy marszałkowskie, gminne, miejskie, kuratoria oświaty itp.) – za pośrednictwem zarządu diecezjalnego

  2. Obowiązki oddziału:

    • regulować składki

    • powinien posiadać zeszyt składek

    • powinien posiadać zeszyt przychodów i rozchodów

    • korespondencje z zarządem i innymi instytucjami itp. (kopie pism wysłanych przez oddział i otrzymane odpowiedzi)

    • wszelkie możliwe dokumenty ponumerowane w odpowiedniej kolejności, potwierdzające wydatki i wpłaty

  3. Książka przychodów i rozchodów

    • powinna zawierać:

      • kolejny numer (w ramach miesiąca lub w ramach roku)

      • data operacji

      • treść (rodzaj operacji) – opis zdarzenia

      • numer dokumentu księgowego

      • kolumnę dotyczącą przychodów

      • kolumnę dotyczącą rozchodów

      • sumę przychodów i rozchodów po miesiącu lub po roku (zawsze po roku)

    • może zawierać

      • miejsce na podpis

  4. Zeszyt składek

    • podział na poszczególnych członków

    • podział na miesiące

    • zapis opłaconych składek

    • adnotacje o wszelkiego rodzaju ulgach i umorzeniach itp.

  5. Korespondencja finansowa z zarządem (zależy od zasad przyjętych w danej diecezji):

    • prośba o dofinansowanie

    • rozliczenie dofinansowania

    • prośba o umorzenie zaległych składek

    • prośba o zwolnienie z płacenie składek

    • prośba o zmniejszenie stawki składek

  6. Rozliczanie wewnątrz oddziału podejmowanych działań (imprezy sportowe, wycieczki itp.) powinno zawierać:

    • nazwę imprezy

    • datę, kiedy miała miejsce

    • przychody i ich źródła, jeśli możliwe dokumenty potwierdzające

    • rozchody wraz z dokumentami potwierdzającymi je

    • saldo

    • podpis skarbnika

PRZYKŁADOWY ZESZYT SKŁADEK

ROK 2003



LP.

OSOBA

I

II

III

IV

V

VI

VII

VIII

IX

X

XI

XII



Adam Adamski

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł



Bartek Bieniek

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

zwolniony

3 zł

3 zł

3 zł



Cecylia Curuś

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł



Dawid Drozd

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł



Ewa Elsner

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł



Franciszek Fircyk

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

wykreślony




…………








































…………





































n

Zofia Zaiwślak
















3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

3 zł

WZÓR PROŚBY O UMORZENIE ZALEGŁYCH SKŁADEK

M
Pieczęć nagłówkowa oddziału
iejscowość i data

Do Zarządu

Katolickiego Stowarzyszenia Młodzieży

Diecezji Rzeszowskiej
Oddział Katolickiego Stowarzyszenia Młodzieży przy parafii pod wezwaniem....................... w…………… zwraca się z uprzejmą prośbą o umorzenie zaległych składek członkowskich za okres………… w wysokości………. Prosimy o umorzenie kwoty w wysokości…………
(umotywowanie prośby) Prośbę swą motywujemy ……………………………
Prosimy o pozytywne rozpatrzenie naszej prośby


Ksiądz Asystent Prezes


(podpis) (podpis)

Skarbnik

(podpis)


WZÓR PROŚBY O ZWOLNIENIE Z OBOWIĄZKU PŁACENIE SKŁADEK


M
Pieczęć nagłówkowa oddziału
iejscowość i data

Do Zarządu

Katolickiego Stowarzyszenia Młodzieży

Diecezji Rzeszowskiej
Oddział Katolickiego Stowarzyszenia Młodzieży przy parafii pod wezwaniem....................... w…………… zwraca się z uprzejmą prośbą o zwolnienie oddziału z obowiązku płacenia comiesięcznych składek członkowskich w okresie od……… do………
(umotywowanie prośby) Prośbę swą motywujemy ……………………………
Prosimy o pozytywne rozpatrzenie naszej prośby


Ksiądz Asystent Prezes


(podpis) (podpis)

Skarbnik

(podpis)

WZÓR PROŚBY O ZMNIEJSZENIE STAWKI SKŁADEK


M
Pieczęć nagłówkowa oddziału
iejscowość i data

Do Zarządu

Katolickiego Stowarzyszenia Młodzieży

Diecezji Rzeszowskiej
Oddział Katolickiego Stowarzyszenia Młodzieży przy parafii pod wezwaniem....................... w…………… zwraca się z uprzejmą prośbą o zmniejszenie stawki comiesięcznych składek członkowskich na kwotę ………na okres ………
(umotywowanie prośby) Prośbę swą motywujemy ……………………………
Prosimy o pozytywne rozpatrzenie naszej prośby


Ksiądz Asystent Prezes


(podpis) (podpis)

Skarbnik

(podpis)


WZÓR PROŚBY O UDZIELENIE DOFINANSOWANIE



M
Pieczęć nagłówkowa oddziału
iejscowość i data



Do Zarządu


Katolickiego Stowarzyszenia Młodzieży

Diecezji Rzeszowskiej



Oddział Katolickiego Stowarzyszenia Młodzieży przy parafii pod wezwaniem....................... w…………… zwraca się z uprzejmą prośbą o dofinansowanie (cel, na który chcemy uzyskać dofinansowanie), która/który odbędzie się dnia ……………. w (miejsce i miejscowość).

(umotywowanie prośby) Prośbę swą motywujemy …………………………………………………

Dołączamy przewidywany plan kosztów.


Prosimy o pozytywne rozpatrzenie naszej prośby

Ksiądz Asystent Prezes


(podpis) (podpis)

Skarbnik

(podpis)

Załączniki:




  1. Plan Przewidywanych Kosztów



PRZEWIDYWANE KOSZTY (tutaj umieszczone są przewidywane koszty)




Lp

NAZWA

CENA

ILOŚĆ

KOSZT

1













2













3













...













n






















Razem





Skarbnik

(podpis)

WZÓR ROZLICZENIE OTRZYMANEGO DOFINANSOWANIA



M
Pieczęć nagłówkowa oddziału
iejscowość i data


Do Zarządu

Katolickiego Stowarzyszenia Młodzieży

Diecezji Rzeszowskiej


(Oddział Katolickiego Stowarzyszenia Młodzieży przy parafii pod wezwaniem....................... w…………… wyraża wdzięczność za udzielenie nam dofinansowanie w kwocie ……zł na organizowaną/organizowany przez nas (cel, na który uzyskaliśmy dofinansowanie) ,, która odbyła/ odbyła się dnia ……………..
Poniżej zamieszczamy rozliczenie kosztów. Do pisma dołączamy (dokumenty potwierdzające wydatki na kwotę w wysokości otrzymanego dofinansowania) na łączną kwotę …… zł.

Z poważaniem



Ksiądz Asystent Prezes


(podpis) (podpis)

Skarbnik

(podpis)

ZESTAWIENIE PONIESIONYCH KOSZTÓW (tutaj zamieszczamy wszystkie poniesione koszty wraz z określeniem dokumentów potwierdzających je)

LP.

NAZWA

NR FAKTURY/RACHUNKU ITP.

ILOŚĆ

WARTOŚĆ BRUTTO ZAKUPU

1













2













3













4













...













n

























SUMA


Skarbnik

(podpis)

Lp.

Data

Numer dokumentu księgowego

Nazwa/

Imię i nazwisko



Adres

Opis zdarzenia

Przychód

Rozchód

Uwagi




































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































SUMA STRONY










PRZENIESIENIE Z POPRZEDNIEJ STRONY










OD POCZĄTKU ROKU















©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna