Temat: "Dokumentacja księgowa": Dokumentacją księgową



Pobieranie 83,71 Kb.
Data02.06.2018
Rozmiar83,71 Kb.

Temat: "Dokumentacja księgowa":
Dokumentacją księgową nazywamy zbiór prawidłowo sporządzonych dowodów księgowych, odtwarzających w skróconej formie treść operacji i zdarzeń gospodarczych, podlegających ewidencji księgowej. Każdy prawidłowy dowód księgowy powinien posiadać swoją nazwę i ewentualnie symbol, określenie wystawcy i wskazanie stron, w tym nazwy i adresy, uczestniczących w operacji gospodarczej, a w odniesieniu do wewnętrznych operacji, wskazanie uczestniczących komórek organizacyjnych, przedmiot oraz ilościowe i wartościowe określenie operacji gospodarczej, własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji gospodarczej i jej udokumentowanie, oznaczony jest numerem określającym powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie w dzienniku i księdze głównej i zakwalifikowany do ujęcia w księgach rachunkowych. Dokument taki stwierdza fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Dokument ten musi być również sprawdzony pod względem:

a) merytorycznym (celowości i gospodarczego uzasadnienia operacji). Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, czy wyrażona w dokumencie operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia gospodarczego, czy jest zgodna z obowiązującymi przepisami w zakresie stosowanych norm i cen oraz zgodna z treścią umowy lub zlecenia a w szczególności:

- czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot,

- czy operacji gospodarczej dokonały osoby do tego upoważnione,

- czy operacja gospodarcza, znajduje potwierdzenie w założeniach zatwierdzonego planu finansowego,

- czy operacja gospodarcza była celowa. tj. czy była zaplanowana do realizacji w okresie, w którym została dokonana, albo wykonanie jej było niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania Kliniki itp.,

- czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, np.: czy dane dotyczące wykonania rzeczowego faktycznie zostały wykonane i zostały wykonane w sposób rzetelny i zgodnie z obowiązującymi normami,

- czy na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta: umowa, umowa usług, umowa dostawy, względnie czy złożono zamówienie,

- czy transakcja jest zgodna z przepisami ustawy o zamówieniach publicznych,

- czy zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami obowiązującymi w danym zakresie,

- czy zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem.

Gdy stwierdzone są nieprawidłowości merytoryczne, powinny być uwidocznione na załączonym do dowodu szczegółowym opisie nieprawidłowości, który powinien zawierać datę i podpis sprawdzającego i osobę do tego upoważnioną. Stwierdzone nieprawidłowości stanowią podstawę do ewentualnego dochodzenia odszkodowania od osób materialnie odpowiedzialnych, względnie sporządzenia reklamacji i wystąpienie do kontrahenta o wystawienie faktury korygującej.



b) formalnym (zgodności z przepisami prawa). Dokument księgowy musi się zgadzać z Ustawą o Rachunkowości i powinien zawierać:

- czy operacja gospodarcza jest udokumentowana odpowiednim dokumentem,

- określenie stron dokonujących operacji gospodarczej,

- opis operacji gospodarczej,

- wartość operacji gospodarczej, także w jednostkach naturalnych,

- datę dokonania operacji,

- datę sporządzenia dowodu,

- podpis wystawcy dowodu,

- podpis osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe,

- stwierdzenie sprawdzenia dowodu, potwierdzone podpisem osoby odpowiedzialnej za sprawdzenie dowodu,

- stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych.

c) rachunkowym (nie zawiera błędów rachunkowych),

Dokumenty sprawdzone zatwierdza do realizacji Główny Księgowy lub upoważnione przez niego osoby. Dokumenty stają się w tym momencie dowodami księgowym i są podstawą ewidencji operacji i zdarzeń gospodarczych.

Dokument księgowy oznaczony jest numerem określającym powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie w dzienniku i księdze głównej i zakwalifikowany do ujęcia w księgach rachunkowych.

Aby wystawiony dowód (dokument) księgowy był prawidłowy wszystkie rubryki w dokumencie wypełniane są zgodnie z ich przeznaczeniem piórem, długopisem, atramentem, tuszem lub pismem maszynowym bądź niektóre informacje jak nazwa jednostki gospodarczej, nazwa komórki organizacyjnej, data, numer porządkowy dowodu, mogą być nanoszone pieczęciami lub numeratorami, podpisy osób uczestniczących w dokonywaniu operacji gospodarczej muszą być autentyczne i składane w dowodzie atramentem lub długopisem, treść dowodu powinna być pełna i zrozumiała. Formułując treść dokumentu należy używać wyłącznie skrótów powszechnie przyjętych oraz symboli ujętych w aktualnie obowiązujących indeksach. Błędne zapisy w dowodach księgowych mogą być korygowane w ściśle określony sposób. Wyłącznym sposobem korygowania błędów powstałych na dokumencie jest przekreślenie błędnych zapisów z całkowitym zachowaniem ich czytelności, wpisanie zapisów poprawnych, daty dokonania korekty oraz złożenie podpisu przez osobę, która dokonała poprawki. Treść i wszelkie dane liczbowe naniesione na dowody księgowe nie mogą być zamazywane, przerabiane czy wycierane. Zasady te nie mają zastosowania do dowodów obcych i własnych, które wyszły na zewnątrz jednostki. Mogą być one poprawiane wyłącznie przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego (noty księgowe) lub korekty faktury VAT. Błędy w dowodach gotówkowych i czekach mogą być poprawiane jedynie przez unieważnienie dowodu zawierającego błąd i wystawienie nowego właściwego dowodu. Takie dokumenty "otrzymują" numer, po którym będzie można znaleźć je w danum segregatorze.



Jako dokument księgowy, sporządzany jest zgodnie z ustawą o rachunkowości na koniec roku obrotowego, który na ogół pokrywa się z rokiem kalendarzowym. W takim przypadku dniem bilansowym jest dzień 31 grudnia. Zdarza się jednak, że jednostka może jako rok obrotowy przyjąć kolejne 12 miesięcy nie pokrywające się z rokiem kalendarzowym. W praktyce spotkamy się również ze sporządzeniem bilansu za okres dłuższy niż 12 miesięcy. Ma to miejsce wówczas, gdy jednostka gospodarcza rozpoczyna działalność w drugiej połowie roku przyjętego przez nią za obrotowy. Może wtedy bilans sporządzany za ten okres połączyć z bilansem sporządzanym za rok następny.
Podział dokumentów:

1. Podział dokumentów ze względu na funkcję:

- dokumenty dyspozycyjne, zawierające polecenia dokonania pewnych czynności lub zapisów, często nie stanowią one potwierdzenia operacji lub zdarzeń gospodarczych. Zalicza się do nich zarządzenia wewnętrzne, polecenia przyjęcia lub wydania środków trwałych, materiałów, gotówki;

- dokumenty wykonawcze, stanowiące potwierdzenie powstania operacji gospodarczej podlegającej ewidencji księgowej. Zalicza się do tej grupy dokumentów między innymi faktury VAT, rachunki, pokwitowanie odbioru gotówki, wyciągi z konta bankowego itp.;

- dokumenty dyspozycyjno-wykonawcze, które w pewnym okresie są poleceniem do wykonania określonej operacji, a po jej wykonaniu przybierają charakter dokumentów wykonawczych (potwierdzających);

2. W ramach kryterium chronologii wystawiane dokumenty dzielą się na:

- dokumenty, które powinny być wystawione przed dokonaniem operacji gospodarczej. Do tej grupy dokumentów zalicza się zamówienia, umowy, zlecenia, zlecenia na pracę w godzinach nadliczbowych, karty pracy;

- dokumenty wystawiane w trakcie dokonywania operacji gospodarczych. Zalicza się do nich np. dokumenty obrotu materiałowego Pz, Rw, Zw, Wz, protokoły reklamacji itp.;

- dokumenty wystawiane w określonym czasie po dokonaniu operacji. Zalicza się do nich dokumenty wtórne, powstające na podstawie dokumentów wystawianych przed lub w trakcie operacji gospodarczych, np. karty zarobkowe powstające jako dokumenty wtórne z karty pracy; arkusze wyceny ostatecznej powstają jako dokumenty wtórne po zakończeniu napraw (remontów).

3. Według kryterium rodzaju operacji lub zdarzenia gospodarczego dokumenty dzieli się na następujące grupy:

- dokumenty kasowe (faktury dostawcy, lista płac, polecenie wjazdu służbowego),

- dokumenty bankowe,

- dokumenty materiałowe,

- dokumenty kosztowe,

- dokumenty przychodowe,

- dokumenty inwestycyjne,

- dokumenty dotyczące majątku trwałego.

4. Podział dokumentów według miejsca ich wystawiania:

- dokumenty obce, np. faktury VAT dostawców;

- dokumenty własne, np. polecenia księgowania komórki księgowości lub dokumenty wystawiane przez inne komórki organizacyjne jednostki gospodarczej, jak faktury VAT dla odbiorców, zamówienia kierowane do dostawców;

5. Ze względu na przeznaczenie dowody księgowe dzielimy na :

- dowody zewnętrzne (wystawione przez daną jednostkę z przeznaczeniem dla kontrahentów i im przekazywane, np faktury dla odbiorców).

- dowody wewnętrzne (wystawione przez daną jednostkę dla własnych potrzeb, np karty pracy, dowody wydania materiałów).

6. Ze względu na rodzaj operacji:

- gotówkowe;

- bezgotówkowe (materiałowe);
Do dokumentów księgowych należą:

- czek gotówkowy,

- dowód wpłaty KP,

- dowód wypłaty KW,

- bankowy dowód wpłaty,

- faktura VAT zakupu,

- faktura VAT sprzedaży,

- faktura VAT korygująca,

- nota korygująca,

- nota odsetkowa,

- wniosek o zaliczkę,

- rozliczenie zaliczki,

- polecenie wyjazdu służbowego,

- przekaz pocztowy,

- raport kasowy,

- polecenie przelewu,

- wyciąg bankowy,

- polecenie księgowania,

- wezwanie do zapłaty,

- wezwanie do uzgodnienia sald.
Do dokumentacji księgowej należy takżę:

- polecenie księgowania sporządzone przez daną jednostkę dla udokumentowania jej niektórych operacji i zdarzeń gospodarczych,

- notę księgową wystawioną w celu dokonania wstępnej korekty operacji gospodarczej wynikającej z dowodu księgowego obcego,

- zestawienie dowodów księgowych sporządzone w celu dokonania w księgach rachunkowych księgowania zbiorczym zapisem operacji gospodarczych o jednakowym charakterze.
Cechy dowodów księgowych wymagane ustawą o rachunkowości powinny zawierać:

- czy operacja gospodarcza jest udokumentowana odpowiednim dokumentem,

- określenie stron dokonujących operacji gospodarczej,

- opis operacji gospodarczej,

- wartość operacji gospodarczej, także w jednostkach naturalnych,

- datę dokonania operacji,

- datę sporządzenia dowodu,

- podpis wystawcy dowodu,

- podpis osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe,

- stwierdzenie sprawdzenia dowodu, potwierdzone podpisem osoby odpowiedzialnej za sprawdzenie dowodu,

- stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych.
Podstawowe dane dowodów, wymagane przepisami o VAT :

- nazwy lub nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,

- numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,

- dzień, miesiąc i rok, albo miesiąc i rok sprzedaży,

- datę wystawienia,

- numer kolejny (faktury VAT, faktury korygującej, noty korygującej),

- nazwa towaru lub usługi, a w przypadku fakturowania towarów i usług objętych niższą stawką niż określoną w art. 41,ust. 1 Ustawy o podatku od towarów i usług oraz zwolnionych, również symbol określony w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej,

- jednostki miary i ilości fakturowane,

- cena jednostkowa bez kwoty podatku VAT,

- wartość netto (bez podatku VAT),

- stawka podatku,

- sumę wartości sprzedaży netto,

- kwotę podatku od sumy wartości netto,

- wartość sprzedaży brutto według poszczególnych stawek,

- kwotę należności ogółem wraz z podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie.
Podsumowując, dokument księgowy to dokument, który stwierdza zmiany w składnikach majątkowych podmiotu, który jest podstawą zapisów tych zmian w księgach rachunkowych. Dokument cechuje się rzetelnością, kompletnością i bezbłędnością rachunkową. Dowody księgowe dzielą się na: obce i własne ( ze względu na to, kto je wystawia), ze względu na przeznaczenie, wewnętrzne i zewnętrzne itp. Dzięki wstawianym dokumentom, firma nie ma bałaganu a wszystkie tranzakcje są dokładnie udokumentowane.x60



©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna