Rozliczanie umowy przedmiot rozliczeń



Pobieranie 30,2 Kb.
Data01.03.2019
Rozmiar30,2 Kb.

Instrukcja rozliczeń umów – WFOŚiGW Poznań


Instrukcja rozliczeń umów zawartych z państwowymi jednostkami budżetowymi

Uwagi ogólne

Przedmiotem rozliczeń są poniesione nakłady/koszty zadania ustalone w harmonogramie rzeczowo–finansowym, stanowiącym załącznik do umowy przekazania środków (zwanej dalej umową).

Rozliczenie obejmuje koszty finansowane środkami Funduszu, koszty finansowane środkami własnymi oraz pozostałe koszty. Elementy kosztu finansowane ze środków Funduszu są wymienione w umowie jako pozycje harmonogramu przyjęte do dofinansowania.

Dokumenty do rozliczenia pomocy finansowej wraz z wypełnionym arkuszem rozliczenia wydatkowania środków należy składać w Funduszu zgodnie z terminami określonymi w umowie. Druk rozliczeń dostępne są na stronie internetowej Funduszu.

Środki przyznane umową objęte rozliczeniem będą wypłacane po przedstawieniu dokumentów spełniających warunki umowy, w terminach określonych w umowie, do wysokości przyznanych środków na daną pozycję harmonogramu rzeczowo-finansowego stanowiącego załącznik do umowy.

Instrukcja wypełniania arkusza rozliczenia częściowego/końcowego wydatkowania środków (z wyszczególnieniem kosztów kwalifikowalnych)

Beneficjent zobowiązany jest do przedłożenia w Funduszu 3 egzemplarzy wniosku o uruchomienie środków z rezerwy celowej, w terminach i na zasadach określonych w umowie przekazania środków wraz z arkuszem rozliczenia oraz dokumentami rozliczeniowymi. W przypadku pierwszego wniosku o płatność zaliczkową należy złożyć jedynie wniosek o uruchomienie środków z rezerwy celowej.

Arkusz rozliczenia składa się z pięciu punktów.

W nagłówku arkusza rozliczenia należy wybrać rodzaj rozliczenia (częściowe/końcowe), w przypadku gdy wszystkie koszty zadania są kosztami kwalifikowanymi z nagłówka należy wykreślić „z wyszczególnieniem kosztów kwalifikowanych”, wpisać nazwę zadania, wybrać rodzaj rozliczenia oraz uzupełnić o pieczątkę firmową.

Dane liczbowe podane w arkuszu oraz w załącznikach powinny zostać wyrażone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (stosując zaokrąglenie matematyczne).

Pkt. 1.:


  1. dane z umowy:

    1. numer raty / rozliczenie końcowe wraz z odpowiadającą kwotą (kwota raty w przypadku rozliczenia częściowego, kwota pomocy w przypadku rozliczenia końcowego), kwota rozliczanej zaliczki,

    2. numer umowy oraz data podpisania umowy (nie ma konieczności wpisywania aneksów do umowy),

    3. określenie czy VAT jest/nie jest kosztem zadania (zgodnie z oświadczeniem o podatku VAT) wraz z datą oświadczenia.

  1. w tabeli 2a lub 2b (jeden wiersz tabeli odpowiada jednej fakturze):

    1. kolumna 1 – liczba porządkowa kolejnej faktury,

    2. kolumna 2 – pozycja harmonogramu rzeczowo-finansowego stanowiącego załącznik do umowy której odpowiada dana faktura (jeśli faktura dotyczy więcej niż jednej pozycji harmonogramu rzeczowo-finansowego należy wpisać wszystkie numery pozycji z harmonogramu których dotyczy faktura),

    3. kolumna 3 – numer ewidencyjny lub księgowy potwierdzający zakwalifikowanie faktury w księgach rachunkowych,

    4. kolumna 4 – pełen numer faktury i data jej wystawienia (jeśli do faktury załączona jest faktura korygująca to w kolumnie należy wpisać także numer i datę wystawienia faktury korygującej); jeśli faktura wystawiona jest na zakres rzeczowy szerszy niż wynikający z harmonogramu rzeczowo-finansowego w tej kolumnie należy ponadto wpisać kwotę dotyczącą wyłącznie zakresu dotyczącego WFOŚiGW i w pozostałych kolumnach tabeli odnosić się do tej kwoty,

    5. kolumna 5 – kwoty faktury netto i brutto w przypadku gdy VAT nie stanowi kosztu zadania oraz tylko brutto gdy VAT stanowi koszt, z rozbiciem na kwoty dotyczące poszczególnych pozycji harmonogramu (jeśli faktura dotyczy więcej niż jednej pozycji harmonogramu rzeczowo-finansowego należy podać kwoty odpowiadające poszczególnym pozycjom harmonogramu których dotyczy faktura; suma tych kwot winna dać kwotę łączną faktury lub w przypadku gdy faktura dotyczy zakresu szerszego niż zakres wynikający z harmonogramu rzeczowo-finansowego suma tych kwot winna dać kwotę dotyczącą WFOŚiGW),

    6. kolumna 6 – określenie rodzaju kosztu kwalifikowany (K) / niekwalifikowany (N) wraz z odpowiadającą kwotą, w przypadku braku wyszczególnienia rodzaju kosztów w umowie wszystkie koszty są kwalifikowalne,

    7. kolumna 7 – kwota i data uregulowania/zapłaty faktury lub jej części; jeżeli rozliczenie końcowe jest składane bez wniosku o uruchomienie środków, wszystkie faktury muszą być zapłacone,

    8. kolumna 8 – koszt zadania sfinansowany ze środków własnych,

    9. kolumna 9 – koszt zadania sfinansowany innymi środkami ze wskazaniem ich źródła,

    10. kolumna 10 – wnioskowana wartość kosztu zadania do sfinansowania przez Fundusz w kwocie odpowiadającej wydatkom inwestycyjnym,

    11. kolumna 11 – wnioskowana wartość kosztu zadania do sfinansowania przez Fundusz w kwocie odpowiadającej wydatkom bieżącym,

    12. kolumna 12,13 – kwota przyjęta do dofinansowania przez Fundusz (wypełniana przez osobę weryfikującą arkusz rozliczenia w Funduszu)

Kolumny 8, 9, 10, 11 winny obrazować sytuację jaka będzie miała miejsce po dokonaniu płatności na rzecz Beneficjenta przez Fundusz.

Pkt. 2. Źródła finansowania kosztu kwalifikowalnego zadania (netto/brutto) z rozbiciem na środki Funduszu, środki własne i pozostałe oraz podziałem na lata . Tabela ta wypełniana jest narastająco z każdym rozliczeniem.

Pkt. 3. Sprawozdanie z realizacji zadania (tabela wypełniana narastająco, zatem zawierająca cały harmonogram rzeczowo-finansowy):


  • kolumna 1 – liczba porządkowa,

  • kolumna 2 – pozycja harmonogramu rzeczowo-finansowego przedsięwzięcia,

  • kolumna 3 – wyszczególnienie robót, dostaw, usług zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym przedsięwzięcia,

  • kolumna 4 – zakres rzeczowy planowany zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym przedsięwzięcia,

  • kolumna 5 – zakres rzeczowy wykonany (kolumna wypełniania narastająco),

  • kolumna 6 – różnica między wartościami w kolumnie 4 i kolumnie 5; w przypadku rozliczenia częściowego zakres rzeczowy pozostały do wykonania; w przypadku rozliczenia końcowego różnice między zakresem planowanym i wykonanym (różnice te ponadto muszą znaleźć swoje odzwierciedlenie w punkcie 4 arkusza rozliczenia wraz z uzasadnieniem),

  • kolumna 7, 8 – nakłady planowane zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym zadania,

  • kolumna 9, 10 – nakłady poniesione (kolumna wypełniana narastająco),

  • kolumna 11, 12 – wypełniana w przypadku rozliczenia końcowego: różnica między kolumną 10, 9 i kolumną 8, 7 określająca różnicę między nakładami poniesionymi a nakładami planowanymi.

Pkt. 4. Wypełniany tylko przy rozliczeniu końcowym zawiera oświadczenie o zrealizowaniu zadania w pełnym/niepełnym zakresie rzeczowym oraz informacje o zmianach w zakresie rzeczowym zadania (w takim przypadku konieczne jest pisemne uzasadnienie zmian), część dotycząca planowanego i faktycznego terminu zakończenia zadania.

Arkusz rozliczenia musi być opieczętowany pieczątką firmową Beneficjenta, podpisany przez kierownika jednostki i skarbnika/głównego księgowego oraz inspektora nadzoru tylko przy inwestycjach (z wyłączeniem zadań dotyczących wyłącznie zakupów gotowych dóbr inwestycyjnych) wraz z pieczątkami imiennymi w/w osób (w przypadku jej braku czytelnym podpisem).



Załączniki do arkuszu rozliczenia

Kserokopie faktur(y) za wykonane roboty/dostawy(potwierdzone obustronnie za zgodność z oryginałem), przyjętych do rozliczenia należy przedłożyć w Funduszu wraz z opisem „Dofinansowanie ze środków WFOŚiGW w Poznaniu - rezerwa celowa, o której mowa w art. 410 c ust. 2 Prawa Ochrony Środowiska w kwocie….…”. Ponadto do rozliczenia należy przedłożyć następujące dokumenty:



  1. kserokopie faktur, rachunków i innych dokumentów finansowych:

    1. faktury powinny być wystawione zgodnie z zapisami umowy pomiędzy Beneficjentem - inwestorem (inwestorem zastępczym) a wykonawcą, a także zapisami w harmonogramie rzeczowo-finansowym, stanowiącym załącznik do umowy pomiędzy Funduszem a Beneficjentem;

    2. do sfinansowania ze środków Funduszu może być przyjęta wyłącznie faktura wystawiona po dacie złożenia wniosku do Funduszu;

    3. do sfinansowania ze środków Funduszu może być przyjęta wyłącznie faktura, która wystawiona jest na elementy zadania uwzględnione w harmonogramie rzeczowo-finansowym i wskazane w umowie do dofinansowania;

    4. faktura powinna być sprawdzona pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzona do wypłaty. Czynności te muszą być potwierdzone podpisem wraz z imienną pieczątką (w przypadku jej braku czytelnym podpisem) i datą.

  2. kserokopie dokumentów potwierdzających dokonanie płatności:

    1. dokument świadczący o dokonaniu zapłaty to dokument bankowy z opisem formy dokonanej zapłaty – przelew/gotówka; odbiorcą musi być wykonawca, z którym podpisana jest umowa o realizację przedsięwzięcia; musi być opieczętowany stemplem bankowym potwierdzającym wykonaną operację finansową;

    2. jeżeli dokument świadczący o dokonaniu zapłaty jest wygenerowanym elektronicznie potwierdzeniem realizacji przelewu (zgodnie z art. 7 ustawy z dnia 29.09.1997r. Prawo Bankowe (Dz. U. Nr 72 z 2002r., poz. 665 z późn. zm.)) główny księgowy/skarbnik Beneficjenta opisuje dokument: „Stwierdzam zgodność dokumentu ze stanem rzeczywistym i księgowym”, podpisuje oraz pieczętuje pieczątką imienną, firmową oraz wpisuje datę;

Dodatkowo Fundusz może zażądać zaksięgowanego wyciągu bankowego z dnia operacji.

  1. kserokopie protokołów(u) odbioru częściowego robót budowlano-montażowych, tzw. „koszulka”:

    1. jest to dokument zawierający takie elementy jak: data sporządzenia, strony biorące udział w odbiorze i ich przedstawicieli, nazwa zadania, okres za jaki sporządzany jest protokół, opis szczegółowy wykonanych prac (powinien być zgodny z harmonogramem rzeczowo – finansowym stanowiącym załącznik do umowy), wartość odebranych prac oraz podpisy inspektora nadzoru i przedstawiciela Beneficjenta;

    2. „koszulka” powinna być dołączona do faktury (zawierać dane jak wyżej) lub w przypadku braku „koszulki” zakres rzeczowy powinien być opisany na odwrocie faktury i podpisany przez inspektora nadzoru i kierownika jednostki;

    3. protokół odbioru częściowego musi być wystawiony przed datą wystawienia faktury lub z tą samą datą co faktura oraz dotyczyć dofinansowanego zadania.

  2. kserokopie protokołów(u) odbioru ostatecznego i przekazania do eksploatacji robót budowlano-montażowych:

    1. jest to końcowy dokument zawierający termin zakończenia zadania, który musi być wcześniejszy lub dokładnie taki jak w umowie i harmonogramie

    2. protokół końcowego odbioru zawiera dane jak protokół odbioru częściowego.

  3. kserokopie protokołów(u) konieczności lub robót zamiennych:

  4. w przypadku inwestycji mających w elemencie kotłownię gazową kserokopie protokołów odbioru instalacji gazowej i przeprowadzenia głównej próby szczelności instalacji gazowej na obiekcie – z datą wystawienia taką samą lub wcześniejszą niż data sporządzenia protokołu końcowego odbioru;

  5. w przypadku przedsięwzięć termomodernizacyjnych oświadczenie o zrealizowaniu przedsięwzięcia zgodnie z założeniami harmonogramu rzeczowo-finansowego i audytu energetycznego:

  6. sprawozdanie merytoryczne z przebiegu realizacji zadania – w przypadku przedsięwzięć nieinwestycyjnych:

    1. jest to końcowy dokument zawierający takie elementy jak: data sporządzenia, nazwa zadania, termin rozpoczęcia i zakończenia zadania, opis zrealizowanego zadania zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym oraz podpisy.

W przypadku wątpliwości Fundusz może zażądać dostarczenia oryginałów ww. załączników przedkładanych wraz z arkuszem rozliczenia oraz złożenia dodatkowych wyjaśnień.


z





©operacji.org 2019
wyślij wiadomość

    Strona główna