Regulamin kontroli zarządczej



Pobieranie 159,08 Kb.
Data23.02.2018
Rozmiar159,08 Kb.

Załącznik Nr 1

do zarządzenia Nr 84./2011

z dnia 29 kwietnia 2011r.


REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ

W URZĘDZIE GMINY KOBYLNICA
Rozdział I

Postanowienia wstępne
§ 1

W celu zapewnienia prawidłowej realizacji zadań jednostki wprowadza się w Urzędzie Gminy Kobylnica spójny i jednolity system kontroli zarządczej.


§ 2

  1. Kontrolę zarządczą w Urzędzie Gminy stanowi ogół działań niezbędnych dla zapewnienia realizacji pożądanych celów i zadań jednostki, w sposób zgodny z prawem, skuteczny i efektywny, oszczędny oraz terminowy.

  2. Kontrola zarządcza obejmuje ustalenie (wyznaczenie) stanu obowiązującego (planu, programy, strategie), ustalenie stanu rzeczywistego (wykonania), konfrontację tych stanów w badanym okresie i wyjaśnienie przyczyn ewentualnych odchyleń między nimi oraz podejmowanie czynności zarządzających (decyzji) mających na celu doprowadzenie do zgodności stanu rzeczywistego z postulowanym.

  3. Za najistotniejszy element kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Kobylnica uznaje się system wyznaczania celów i zadań oraz system monitorowania realizacji wyznaczonych celów i zadań.


§ 3

  1. Bezpośredni nadzór nad funkcjonowaniem kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Kobylnica sprawuje Wójt.

  2. Z upoważnienia Wójta jako koordynatora do zorganizowania systemu kontroli zarządczej oraz sprawowania ogólnego nadzoru nad skutecznością wdrożenia i działania tego systemu, a także sprawowania ogólnego nadzoru nad skutecznością wdrożenia i działania tego systemu, a także nad prawidłowością wykorzystania sygnałów pochodzących z prowadzonych działań kontrolnych wyznacza się Sekretarza Gminy.

  3. Obowiązki dotyczące kontroli zarządczej, w szczególności z zakresu zarządzania ryzykiem i dokonywania procesu samooceny prowadzi wskazany przez Wójta Zespół ds. kontroli zarządczej.

  4. Audytor wewnętrzny w ramach czynności doradczych wspiera Wójta w realizacji zadań wynikających z wdrożenia i funkcjonowania kontroli zarządczej.


§ 4

  1. Plan działalności Urzędu Gminy Kobylnica określający podstawowe zadania, cele i mierniki ich realizacji zatwierdza Wójt w terminie do końca grudnia każdego roku na rok następny.

  2. Projekt rocznego planu działalności Urzędu Gminy na rok następny sporządza do 30 listopada danego roku Zespół ds. kontroli zarządczej.

  3. Monitorowanie oraz ocenę realizacji zadań i celów zapewnia:

  1. roczny plan działalności Urzędu Gminy Kobylnica, sporządzony przez Zespół ds. kontroli zarządczej i zatwierdzony przez Wójta;

  2. kontrola jego wykonania poprzez sporządzenie sprawozdania;

  3. analiza odchyleń od planowanych wartości.

  1. Sprawozdanie z wykonania rocznego planu działalności sporządza Zespół ds. kontroli zarządczej i przedkłada je do końca pierwszego kwartału roku następnego Wójtowi wraz z analizą odchyleń od planowanych wartości.


Rozdział II

Cele kontroli zarządczej
§ 5

Procedury i wytyczne kontroli zarządczej służą zapewnieniu w Urzędzie Gminy Kobylnica w szczególności:



  1. zgodności działalności z przepisami powszechnie obowiązującego prawa oraz przepisami i procedurami wewnętrznymi;

  2. skuteczności i efektywności działania;

  3. wiarygodności sprawozdań, raportów i informacji dotyczących wszystkich aspektów aktywności Urzędu Gminy, w tym sytuacji finansowej;

  4. ochrony przed utratą wszelkich wykorzystywanych przez komórki organizacyjne zasobów, w związku z wykonywanymi zadaniami, niezależnie od tytułu prawnego;

  5. przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, w tym wynikających z kodeksu etyki zawodowej urzędników Urzędu Gminy Kobylnica;

  6. skuteczności i efektywności przepływu informacji;

  7. zarządzania ryzykiem w sposób skutecznie ograniczający prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzeń, które mogą spowodować zagrożenie dla realizacji zadań i osiągnięcia zamierzonych celów.


Rozdział III

System kontroli zarządczej
§ 6

  1. System kontroli zarządczej stanowi zintegrowany zbiór procedur uchwał Rady Gminy, instrukcji i zarządzeń wewnętrznych, wydanych przez Wójta Gminy Kobylnica, określających mechanizmy kontroli, zgodności działania z przepisami prawa oraz efektywności i skuteczności realizacji zadań, mechanizmy kontroli operacji finansowych i gospodarczych, mechanizmy kontroli systemów informatycznych oraz zapewniające ciągłość działania jednostki, zasady samooceny i zasady zarządzania ryzykiem oraz procedury w zakresie działalności podstawowej.

  2. Świadomość przyjętych wartości etycznych i ich przestrzeganie przy podejmowaniu decyzji oraz przy codziennym wykonywaniu powierzonych zadań przez osoby zarządzające i pozostałych pracowników opiera się na zasadach etycznych określonych w załączniku nr 1 niniejszego Regulaminu.

  3. Procedury zarządzania ryzykiem określa polityka zarządzania ryzykiem stanowiąca załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

  4. Działania kontrolne (mechanizmy kontrolne) określone sa w dokumentacji systemu kontroli zarządczej Urzędu Gminy Kobylnica. Dokumentację systemu kontroli zarządczej stanowią procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników.

  5. Wykaz dokumentacji tworzącej system kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Kobylnica, treść obowiązujących przepisów wewnętrznych dostępna jest na stanowisku ds. kontroli zarządczej i zarządzania jakością, które obowiązane jest do dbałości o ich kompletność i aktualizację.

  6. Efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań wspomagany jest poprzez:

  1. stronę podmiotowa BIP;

  2. tablice informacyjne;

  3. pocztę elektroniczną;

  4. komunikaty prasowe.

  1. System komunikacji wewnętrznej oparty jest na efektywnych mechanizmach przekazywania informacji w ramach struktury organizacyjnej:

  1. internet;

  2. dostęp do systemów informacji prawnej;

  3. komunikaty;

  4. narady i spotkania.

  1. System kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Kobylnica podlega bieżącemu monitorowaniu i ocenie.

  2. Zobowiązuje się kierowników komórek organizacyjnych do bieżącego monitorowania poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej w zakresie zadań realizowanych przez kierowane przez nich komórki organizacyjne, w celu bieżącego identyfikowania problemów.

  3. Samoocena systemu kontroli zarządzania przeprowadzana jest przez osoby zarządzające oraz pracowników Urzędu Gminy Kobylnica raz w roku. Każdy pracownik ma możliwość zgłaszania uwag na temat funkcjonowania kontroli zarządczej oraz sugestii dotyczących jej usprawnienia lub modyfikacji bezpośredniemu przełożonemu.

  4. Samoocena odnosi się do stanu wdrożenia poszczególnych standardów kontroli zarządczej oraz zarządzania ryzykiem i dokonywana jest na podstawie kwestionariusza oceny kontroli i ryzyka.

  5. Zespół ds. kontroli zarządczej koordynuje proces samooceny, sporządza projekty kwestionariuszy, zbiorczy raport w zakresie stanu wdrożenia oraz funkcjonowania poszczególnych standardów kontroli zarządczej oraz zarządzania ryzykiem.

  6. Źródła informacji o stanie kontroli zarządczej w szczególności obejmują:

  1. sprawozdanie z wykonania planu działalności na dany rok;

  2. wyniki monitorowania;

  3. ocenę systemu zarządzania ryzykiem wg kwestionariusza kontroli/ryzyk;

  4. wyniki samooceny kontroli zarządczej;

  5. wyniki przeprowadzonych kontroli i audytów.

  1. Audyt wewnętrzny w ramach realizowanych zadań oraz czynności doradczych wspiera Wójta w realizacji celów i zadań poprzez systematyczną ocenę funkcjonującego systemu kontroli zarządczej oraz czynności doradcze. Zasady funkcjonowania audytu określa ustawa o finansach publicznych i karta audytu.

  2. Opinia audytu wewnętrznego oparta jest na wynikach zadań audytowych zapewniających i doradczych, realizowanych w danym roku.


Załącznik nr 1

do Regulaminu kontroli zarządczej

w Urzędzie Gminy Kobylnica

KODEKS ETYCZNY

PRACOWNIKÓW URZĘDU GMINY KOBYLNICA
Preambuła
Głównym zadaniem samorządów jest służebność wobec mieszkańców, rola rzecznika i lidera, wyrażanie aspiracji i przewodzenie w ich urzeczywistnianiu. Jest to możliwe wówczas, gdy zaplecze samorządu stanowią pracownicy zapewniający najwyższy standard usług świadczonych społeczności lokalnej.

Samo przestrzeganie litery prawa nie zapewnia jeszcze właściwych relacji pracowników samorządowych z mieszkańcami. Niezbędna jest szeroko rozumiana przyzwoitość w działaniu, wyrażająca się w życzliwości, otwartości i partnerskim traktowaniu mieszkańców.


Kodeks etyczny pracowników Urzędu Gminy Kobylnica służy:

    1. lepszemu, wiarygodnemu wizerunkowi urzędników i urzędu;

    2. wyeliminowaniu sytuacji mogących powodować możliwość korupcji;

    3. przejrzystości pracy urzędnika i urzędu;

    4. poprawnie jakości pracy urzędnika i relacji występujących między pracownikami oraz między pracownikami i klientami;

    5. zmianie stereotypów, które przez lata przylgnęły do urzędnika;

    6. zachowaniu fundamentalnych zasad etyki;

    7. kształtowaniu postaw urzędnika, pozwalających na zwiększenie szacunku i podniesienie poziomu zaufania do urzędnika;

    8. informacją i pomocą w określeniu postępowania urzędnika, który często ma do czynienia z sytuacjami etycznie niejednoznacznymi.

Niniejszy Kodeks etyczny zawiera wartości określające podstawowe zasady współżycia społecznego oraz zasady konstytucyjne Rzeczypospolitej Polskiej, tj.:



  1. zagwarantowanie praw obywatelskich;

  2. zapewnienie rzetelności i sprawności w działaniu instytucji publicznych;

  3. poszanowanie wolności i sprawiedliwości;

  4. współdziałanie władz;

  5. dialog społeczny;

  6. przestrzeganie zasady pomocniczości, umacniającej uprawnienia obywateli i ich wspólnot;

  7. dbałość o zachowanie przyrodzonej godności człowieka, jego prawa do wolności o obowiązku solidarności z innymi.

Mając na względzie podstawowe kryteria wykonywania zadań powierzonych pracownikom Urzędu Gminy Kobylnica oraz dostrzegając konieczność pełnej ich realizacji w praktyce ustanawia się Kodeks Etyczny pracowników Urzędu Gminy Kobylnica.

Celem niniejszego Kodeksu jest sprecyzowanie wartości i standardów zachowania pracowników Urzędu Gminy Kobylnica, związanych z pełnieniem przez nich obowiązków oraz poinformowanie klientów o standardach zachowania, jakich mają prawo oczekiwać od pracowników Urzędu.

Kodeks Etyczny Pracowników Urzędu Gminy Kobylnica został oparty na fundamentalnych wartościach: sprawiedliwości, równości, prawdzie, bezstronności, rzetelności, uczciwości, szacunku, uprzejmości, odpowiedzialności, godności i lojalności.


Postanowienia wstępne
Ilekroć w niniejszym kodeksie jest mowa o:

    1. Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy Kobylnica;

    2. kodeksie – należy przez to rozumieć Kodeks Etyczny Pracowników Urzędu Gminy Kobylnica;

    3. pracowniku – należy przez to rozumieć pracownika Urzędu gminy Kobylnica, posiadającego status pracownika samorządowego, o którym mowa w art. 1 ustaw z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2008r. Nr 223, poz. 1458 z późn. zm.).


Zasady ogólne
§ 1

Kodeks wyznacza zasady (standardy) postępowania pracowników Urzędu w związku z wykonywaniem przez nich zadań publicznych, tj. pełnieniem służby publicznej.


§ 2

  1. Pracownik samorządowy traktuje pracę jako służbę publiczną, ma zawsze na względzie dobro wspólnoty samorządowej.

  2. Działa zawsze tak, aby być wzorem praworządności i prowadzić do pogłębienia zaufania mieszkańców do Urzędu.

  3. Pamięta, ze swoim postępowaniem daje świadectwo o Gminie Kobylnica oraz współtworzy wizerunek pracownika samorządowego.

  4. Przedkłada dobro publiczne nad interesy własne i swojego środowiska.

  5. Pamięta o służebnym charakterze swojej pracy, wykonuje ją z poszanowaniem godności innych i poczuciem godności własnej.


Wykonywanie obowiązków
§ 3

Pracownik wykonuje obowiązki rzetelnie i bezstronnie, wykorzystując w sposób najlepszy swoją wiedzę i umiejętności.


Pracownik w szczególności:

    1. rozpatruje sprawy zgodnie z prawem i bez zbędnej zwłoki, z wrażliwością, mając na względzie wiek, zdolność rozumienia przez klienta Urzędu skomplikowanych przepisów;

    2. pracuje sumiennie, dążąc do osiągnięcia najlepszych rezultatów swojej pracy i mając na względzie wnikliwe oraz rozważne wykonywanie powierzonych mu zadań;

    3. nie uchyla się od podejmowania rozstrzygnięć oraz odpowiedzialności za swoje postępowanie;

    4. jest twórczy w podejmowaniu i wykonywaniu zadań, a wyznaczone obowiązki realizuje aktywnie, z najlepsza wolą;

    5. w rozpatrywaniu spraw nie kieruje się emocjami;

    6. traktuje klientów w podobnych okolicznościach w taki sam sposób;

    7. powiadamia z odpowiednim wyprzedzeniem o zmianie przepisów, które niekorzystnie wpływają na uprawnienia mieszkańców;

    8. informuje mieszkańców, iż mogą się odwoływać od niekorzystnych dla nich decyzji;

    9. jest gotów do przyjęcia krytyki, uznania swoich błędów i do ich naprawienia;

    10. racjonalnie, oszczędnie i efektywnie gospodaruje gminnym majątkiem i środkami publicznymi., będąc gotowy do rozliczenia swoich działań w tym zakresie;

    11. dotrzymuje zobowiązań, kierując się prawem i przewidzianym trybem działania;

    12. jest lojalny wobec swoich zwierzchników, gotów do wykonywania służbowych poleceń w sposób gwarantujący poszanowanie prawa i ograniczający możliwość popełniania pomyłek;

    13. jest powściągliwy i rozważny w publicznym wypowiadaniu poglądów na temat pracy swojego Urzędu;

    14. zgłasza wątpliwości dotyczące celowości lub legalności decyzji podejmowanych w Urzędzie bezpośredniemu przełożonemu lub w przypadku braku reakcji odpowiednim organom.


Merytoryczne przygotowanie do pracy
§ 4

Pracownik dba o podnoszenie swoich kwalifikacji, kompetencji, wiedzy.

Pracownik w szczególności:


    1. dąży do pełnej znajomości aktów prawnych oraz wszystkich faktycznych i prawnych okoliczności sprawy;

    2. rozwija wiedzę zawodową, potrzebną do jak najlepszego wykonywania pracy w Urzędzie;

    3. jest przygotowany do racjonalnego, merytorycznego i prawnego uzasadnienia własnych decyzji i sposobu postępowania;

    4. jest otwarty na współpracę i korzystanie z doświadczenia i wiedzy zwierzchników, kolegów i podwładnych, a w przypadku braku wiedzy specjalistycznej, do korzystania z pomocy ekspertów;

    5. jeżeli w sprawie są wyrażane zróżnicowane opinie, dąży do uzgodnień opartych na rzeczowej, merytorycznej argumentacji;

    6. przestrzega zasad poprawnego zachowania, zapobiega napięciom w pracy i rozładowuje je.


Przejrzystość postępowania i zapobieganie korupcji
§ 5

  1. Pracownik dokłada wszelkich starań, aby jego postępowanie było jawne, zrozumiałe i wolne od podejrzeń o jakąkolwiek formę interesowności czy też korupcji.

  2. Pracownik w szczególności:

  1. w prowadzonych sprawach traktuje równo wszystkich uczestników, nie ulega żadnym naciskom;

  2. nie dopuszcza do podejrzeń o związek między interesem publicznym i prywatnym;

  3. nie demonstruje zażyłości z osobami publicznie znanymi ze swej działalności politycznej, gospodarczej, społecznej lub religijnej, wystrzega się promowania jakiejkolwiek grupy interesu;

  4. nie podejmuje żadnych prac ani zajęć, które kolidują z obowiązkami służbowymi;

  5. od uczestników prowadzonych spraw nie przyjmuje żadnych korzyści materialnych lub osobistych, ani obietnic takich korzyści;

  6. udostępnia klientom żądane przez nich informacje i umożliwia dostęp do publicznych dokumentów, zgodnie z zasadami określonymi w ustawach.

  7. nie ujawnia informacji poufnych, ani nie wykorzystuje ich do korzyści finansowych lub osobistych, zarówno w trakcie, jak i po zakończeniu zatrudnienia.


Neutralność polityczna
§ 6

Pracownik w wykonywaniu zadań i obowiązków jest neutralny politycznie.



Pracownik w szczególności:

  1. nie manifestuje publicznie w miejscu pracy i przy wykonywaniu obowiązków służbowych swoich poglądów i sympatii politycznych;

  2. rzetelnie realizuje swoje zadania i obowiązki bez względu na własne przekonania i polityczne poglądy;

  3. dystansuje się od wszelkich wpływów i nacisków politycznych, które mogą prowadzić do działań stronniczych;

  4. nie angażuje się w działania administracji samorządowej, które mogłyby służyć ugrupowaniom politycznym;

  5. zapewnia jasność i przejrzystość własnych relacji z osobami pełniącymi funkcje polityczne;

  6. nie wykorzystuje wpływów politycznych na rekrutację i możliwość awansu w Urzędzie.


Monitoring Kodeksu
§ 7

  1. Celem monitoringu jest poznanie opinii pracowników i społeczności lokalnej na temat funkcjonowania Kodeksu.

  2. Monitoring Kodeksu:

  1. ma za zadanie wskazać, czy Kodeks Etyczny jest skutecznym dokumentem w rzeczywistym kształtowaniu postaw etycznych pracowników i czy pracownicy postępują zgodnie z jego zasadami;

  2. prowadzony jest w oparciu o anonimowe badanie ankietowe skierowane osobno do pracowników i osobno do reprezentantów społeczności lokalnej;

  3. dokonywany jest raz w roku w terminie do 30 sierpnia;

  4. obejmuje wszystkich pracowników.

  1. Wynikiem przeprowadzonego monitoringu jest raport w formie sprawozdania, zawierającego wyniki ankiet oraz propozycje dotyczące modyfikacji Kodeksu.

  2. Raport z monitoringu zamieszczany jest na stronie internetowej Urzędu.


Postanowienia końcowe
§ 8

  1. Pracownicy są zobowiązani przestrzegać przepisów Kodeksu i kierować się jego zasadami.

  2. Pracownicy są gotowi poddać się wszelkim formom kontroli i ocenie pracy.


Załącznik nr 2

do Regulaminu kontroli zarządczej

w Urzędzie Gminy Kobylnica

POLITYKA ZARZĄDZANIA RYZYKIEM

W URZEDZIE GMINY KOBYLNICA
Rozdział I

Postanowienia ogólne
§ 1

    1. Polityka określa zasady i tryb zarządzania ryzykiem w Urzędzie Gminy Kobylnica.

    2. Polityka określa słownik pojęć:

  1. czynnik ryzyka – okoliczności, stan prawny, stan faktyczny, które mogą wywołać ryzyko wystąpienia nieprawidłowości;

  2. macierz (matryca ryzyka) – dokument odzwierciedlający ocenę skutków i prawdopodobieństwa zaistnienia ryzyka;

  3. mechanizm kontrolny – element systemu zarządzania, zasady określone przez przepisy prawa lub zarządzenia wewnętrzne (w formie pisemnej), mające ograniczyć prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka lub zniwelować skutki zaistniałego ryzyka;

  4. obszar działania – definiowany na poziomie strategicznym, obejmujący najczęściej kilka procesów tworzących logiczną całość i rządzący się podobnymi regułami;

  5. obszar ryzyka – to obszar w którym występują istotne z punktu widzenia Zespołu ds. kontroli zarządczej czynniki ryzyka;

  6. ocena ryzyka – ewaluacja ryzyka w odniesieniu do jego oddziaływania, jeśli ryzyko wystąpi oraz prawdopodobieństwa wystąpienia tego ryzyka;

  7. prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka – oszacowanie w oparciu o przeszłe zdarzenia przy założeniu, że w przyszłości nie zaistnieją w danym obszarze znaczne zmiany;

  8. proces – uporządkowany logicznie ciąg czynności, działań, decyzji i uzgodnień, których efektem jest powstanie pewnej wartości dodanej w postaci, dającej się określić zmiany w środowisku zewnętrznym, jako elekt pracy;

  9. ryzyko – prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzeń (pozytywnych i negatywnych), które mogą mieć wpływ na osiągnięcie zamierzonych celów lub powodują odchylenia od oczekiwanych stanów. Jest to kombinacja prawdopodobieństwa i oddziaływania (skutku), przy uwzględnieniu postrzeganego znaczenia. Ryzyko odnosi się zawsze do przyszłych zdarzeń, a oszacowanie jego rozmiarów jest projekcją w przyszłość. W procesie identyfikacji ryzyka uwzględnia się także ryzyko utracenia korzyści związanych z pojawiającymi się szansami, których Urząd Gminy Kobylnica może nie wykorzystać.

  10. właściciel ryzyka - osoba odpowiedzialna za zarządzanie ryzykiem, mająca kompetencje do podjęcia działań zaradczych w stosunku do obszaru, którym zarządza.

  11. zarządzanie ryzykiem - system metod i działań zmierzających do obniżenia ryzyka do poziomu akceptowalnego, przy uwzględnieniu kosztów działania oraz zabezpieczenia się w racjonalny sposób przed jego skutkami, obejmuje identyfikowanie i ocenę ryzyka oraz reagowanie na nie. Proces zarządzania ryzykiem obejmuje ryzyko występujące we wszystkich procesach decyzyjnych i każdy szczebel zarządzania.


§ 2

  1. W Urzędzie Gminy Kobylnica do dnia 30 listopada każdego roku ustala się cele i zadania, a także mierniki ich realizacji na rok następny.

  2. W Urzędzie Gminy Kobylnica monitoruje się realizację celów i zadań w zakresie zarządzania ryzykiem.

  3. Podstawowymi kryteriami oceny realizacji celów i zadań przez jednostki podległe są legalność, oszczędność, efektywność i skuteczność.

  4. Zarządzanie ryzykiem jest nieodłącznym elementem zarządzania działalnością jednostki i należy do odpowiedzialności Wójta Gminy Kobylnica.


Rozdział II

Cele i zasady zarządzania ryzkiem
§ 3

1. Zarządzanie ryzykiem jest procesem ciągłym, stanowiącym jeden z elementów kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy i ma na względzie zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań.

2. Celem zarządzania ryzykiem jest doprowadzenie do eliminacji lub ograniczenia ryzyka do akceptowanego poziomu.

3. Zarządzanie ryzykiem odbywa się w szczególności według zasad:

1) zgodności z przepisami prawa oraz wytycznymi w zakresie standardów kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych;

2) powiązania z celami i zadaniami Urzędu Gminy jako jednostki oraz jej komórek organizacyjnych;

3) integracji z innymi działaniami podejmowanymi w ramach zarządzania Urzędem Gminy Kobylnica;

4) zrozumienia i akceptacji przez pracowników roli zarządzania ryzykiem w realizacji celów Urzędu Gminy;

5) zaangażowania pracowników Urzędu Gminy w działania związane z zarządzaniem ryzykiem;

6) ciągłości procesu zarządzania ryzykiem;

7) podejmowania działań zaradczych proporcjonalnie do istotności danego ryzyka.
§ 4

Cykl zarządzania ryzykiem w Urzędzie Gminy Kobylnica obejmuje:

1) proces wyznaczania celów i zadań na rok następny oraz ich monitorowanie;

2) identyfikację ryzyka;

3) analizę ryzyka, mającą na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków;

4) ustalenie metod postępowania z ryzykiem (reakcja na ryzyko);

5) sporządzenie rejestru ryzyk;

6) stały monitoring ryzyka.


Rozdział III

Ustalenie celów i zadań oraz monitorowanie i ocena ich realizacji
§ 5

1. Plan działalności Urzędu Gminy, określający podstawowe zadania, cele i mierniki ich realizacji zatwierdza Wójt Gminy Kobylnica w terminie do końca grudnia każdego roku na rok następny.

2. Projekt rocznego planu działalności na rok następny sporządza do 30 listopada danego roku, Zespół ds. kontroli zarządczej.

3. Monitorowanie oraz ocenę realizacji zadań i celów zapewnia:

1) roczny plan działalności, sporządzony przez Zespół ds. kontroli zarządczej i zatwierdzony przez Wójta Gminy Kobylnica;

2) kontrola jego wykonania poprzez sporządzanie sprawozdań;

3) analiza odchyleń od planowanych wartości.

4. Sprawozdanie z wykonania rocznego planu działalności sporządza Zespół ds. kontroli zarządczej i przedkłada je do końca pierwszego kwartału roku następnego wraz z analizą odchyleń od planowanych wartości.
Rozdział IV

Identyfikacja ryzyka
§ 6

1. Identyfikacja i ocena czynników ryzyka odbywa się w odniesieniu do zidentyfikowanych obszarów działania.

2. Identyfikację ryzyka przeprowadza Zespół ds. kontroli zarządczej.

3. Proces identyfikacji ryzyka polega na rozpoznaniu typów ryzyk i niepewności, które mogą zaistnieć, a których wystąpienie zmniejsza prawdopodobieństwo osiągnięcia celów i realizacji zadań jednostki.

4. W przypadku braku istotnej zmiany warunków funkcjonowania jednostki, identyfikacja obszarów ryzyka w odniesieniu do zadań i celów dokonywana jest raz na rok na podstawie analizy danych zawartych w informacji o wykonaniu wydatków w układzie zadaniowym oraz rocznym planie działalności.

5. Zespół ds. kontroli zarządczej dokonując identyfikacji ryzyka:



1) zwraca szczególną uwagę na zasadnicze ryzyka związane z realizacją najważniejszych celów;

2) identyfikuje ryzyka dotyczące zarówno całej jednostki, jak i ryzyko odnoszące się do każdego istotnego obszaru jej działalności, programu czy projektu;

3) zwraca uwagę na czynniki zewnętrzne sprzyjające wystąpieniu ryzyka wynikającego ze źródeł zewnętrznych, takie jak: zakłócenia w dostawach energii, w dostępie do Internetu i poczty elektronicznej, przerwy w łączności telefonicznej, zakłócenia związane z transportem, komunikacją i dostawcami usług, siła wyższa, stan finansów publicznych;

4) uwzględnia ryzyka związane z systemem organizacji jednostki i jakością zespołu zarządzającego oraz zarządzaniem zasobami ludzkimi;

5) istotną wagę przywiązuje do ryzyk związanych z funkcjonowaniem systemów informatycznych, w szczególności z: utrzymaniem ciągłości pracy systemów informatycznych, niekontrolowanym dostępem do zasobów informatycznych (włamanie do sytemu, wypływ danych itp.), wykorzystaniem infrastruktury informatycznej, np. awaria sprzętu, niedopasowanie systemu do bazy sprzętowej, wykorzystanie nielegalnego oprogramowania, rozwojem i wdrożeniem nowych systemów informatycznych, np. nieuprawnione wdrożenie zmian w oprogramowaniu i bazach danych,;

6) wykorzystuje ustalenia audytu wewnętrznego i zewnętrznego, wyniki ocen, kontroli, wizytacji i lustracji, itp.



6. W celu identyfikacji ryzyka w odniesieniu do ustalonych celów i zadań Zespół ds. kontroli zarządczej przeprowadza analizę wyników samooceny systemu kontroli zarządczej dokonywanej przez osoby zarządzające oraz pracowników jednostki.
Rozdział V

Analiza ryzyka
§7

Analiza ryzyka ma na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków.



§8

1. Zespół ds. kontroli zarządczej dokonuje szacowania ryzyka z wykorzystaniem tabel punktowych oddziaływania i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka, które zostały zamieszczone w tabeli nr l, nr 2 i nr 3.

2. W oparciu o dokonaną ocenę prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka i ocenę jego wpływu (skutków) ustalany jest poziom istotności ryzyka.

3. Ustala się następujące poziomy istotności ryzyka:



1) ryzyko wysokie, tj. ryzyko, którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia oraz jego wpływu na organizację wynosi od 25 do 15 punktów (kolor czerwony w matrycy punktowej oceny ryzyka);

2) ryzyko średnie, tj. ryzyko, którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia oraz jego wpływu na organizację wynosi od 12 do 4 punkty (kolor żółty w matrycy punktowej oceny ryzyka);

3) ryzyko niskie, tj. ryzyko, którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia oraz jego wpływu na organizację wynosi od 4 do l punktu (kolor zielony w matrycy punktowej oceny ryzyka).
§9

Ustala się ryzyko niskie jako ryzyko akceptowalne.


§10

Wyniki analizy ryzyka Zespół ds. kontroli zarządczej wprowadza do rejestru ryzyka.

§11

Za dokumentowanie przeprowadzenia identyfikacji i analizy ryzyka odpowiada Zespół ds. kontroli zarządczej.

Rozdział VI

Reakcja na ryzyko
§12

l. Przyjmuje się następujące sposoby postępowania z ryzykiem:



1) przeniesienie ryzyka na inną instytucję, np. poprzez ubezpieczenie;

2) tolerowanie ryzyka w przypadku, gdy istnieją określone trudności w przeciwdziałaniu ryzykom, a także, gdy koszty podjętych działań mogą przekroczyć przewidywane korzyści;

3) przeciwdziałanie przez działania pozwalające na ograniczenie ryzyka do akceptowalnego poziomu, np. dzięki wzmocnieniu mechanizmów kontroli wewnętrznej (poprzez procedury, wytyczne, zasady, nadzór, itd.) wbudowanych w realizowane procesy;

4) wycofanie się z danego rodzaju działalności.
Rozdział VII

Rejestr ryzyk
§ 13

1. Wyniki identyfikacji i analizy ryzyka wprowadzane są na bieżąco do rejestru ryzyka, o którym mowa w § 10.

2. Zespół ds. kontroli zarządczej prowadzi rejestr ryzyka, zgodnie ze wzorem określonym w tabeli nr 4.

3. Dostęp do rejestru ryzyk posiada: Wójt Gminy Kobylnica, audytor wewnętrzny oraz Zespół ds. kontroli zarządczej.
Rozdział VIII

Stały monitoring ryzyka
§ 14

1. Wójt, Sekretarz Gminy i kierownicy komórek organizacyjnych na bieżąco monitorują ryzyka występujące w Gminie.

2. W przypadku stwierdzenia występowania istotnego ryzyka Skarbnik, Sekretarz, kierownicy komórek organizacyjnych oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach przekazują niezwłocznie informację o zidentyfikowanym ryzyku Wójtowi Gminy.
§15

Pracownicy zobowiązani są do przestrzegania zasad i procedur określonych w polityce zarządzania ryzykiem.

Rozdział IX

Aktualizacja polityki zarządzania ryzykiem
§16

1. Polityka zarządzania ryzykiem podlega raz na rok przeglądowi dokonywanemu w celu jej aktualizacji.

2. Projekt aktualizacji polityki zarządzania ryzykiem przygotowuje Zespół ds. kontroli zarządczej.

3. Każda aktualizacja polityki zarządzania ryzykiem podlega akceptacji Wójta.

Tabela nr l

Oddziaływanie (skutki) ryzyka



Punktacja


Ocena Skutku


Opis

Skutki Finansowe


5


Katastrofalne


Bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia i życia. Ogromne skutki finansowe. Doniesienia medialne w całym kraju.


Pow. 500.000


4


Poważne


Poważne pogorszenia wizerunku publicznego. Poważne zagrożenie dla ludzi. Poważne straty finansowe.


pomiędzy 100.000 a 500.000


3


Średnie


Umiarkowane konsekwencje publiczne i prawne. Brak wpływu na bezpieczeństwo ludzi. Poważne straty finansowe.


pomiędzy 10.000 a 100.000


2


Małe


Brak skutków o wymiarze publicznym lub prawnym. Brak wpływu na bezpieczeństwo ludzi. Mały skutek finansowy.


pomiędzy 100 a 10.000


1


Nieznaczne


Brak skutków o wymiarze publicznym i prawnym. Brak wpływu na bezpieczeństwo ludzi. Bardzo mały skutek finansowy.


poniżej 100

Tabela nr 2

Prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka




Punktacja

Hasłowy opis prawdopodobieństwa

Opis

Miara prawdopodobieństwa

5


Prawie pewne


Oczekuje się, że takie zagrożenie wystąpi


> 50 %


4


Bardzo prawdopodobne


Wystąpienie zagrożenia jest bardzo prawdopodobne


20 % - 50 %


3


Prawdopodobne


Zagrożenie może wystąpić w określonych przypadkach


10% -20%


2


Mało prawdopodobne


Istnieje niewielkie prawdopodobieństwo wystąpienia zaistnienia zagrożenia


1 %- 10%


1


Znikome


Zagrożenie może wystąpić jedynie w wyjątkowych okolicznościach


<1%


Tabela nr 3
Matryca punktowej oceny ryzyka


Oddziaływanie




Katastrofalne

5

10

15

20

25




Poważne

4

8

12

16

20


Średnie

3

6

9

12



15

Małe

2

4

6


8

10


Nieznaczne

1

2

3

4

5



Rzadkie


Mało prawdopodobne



Średnie



Prawdopodobne



Prawie pewne



Prawdopodobieństwo








Tabela nr 4

Rejestr ryzyka




Numer identyfikacyjny ryzyka

Opis, przyczyna i skutek ryzyka

Kategoria ryzyka

Oddziaływanie

Prawdopodo

bieństwo


Punktowa ocena ryzyka

Wymagane działania


Osoby odpowiedzialne i data wykonania































































































































©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna