Przebieg I efekty kontroli



Pobieranie 107,31 Kb.
Data09.03.2018
Rozmiar107,31 Kb.



SPRAWOZDANIE Z KONTROLI ZARZĄDCZEJ ZA PIERWSZE PÓŁROCZE 2012 R

Z KONTROLI PRZEPROWADZONYCH W JEDNOSTKACH ORGANIZACYJNYCH, NAD KTÓRYMI WYDZIAŁ POLITYKI SPOŁECZNEJ SPRAWUJE NADZÓR
W związku z Zarządzeniem Wewnętrznym Nr 59/2010 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 11 lutego 2010r w sprawie systemu kontroli zarządczej sprawowanej przez komórki organizacyjne Urzędu Miasta Katowice.

W I półroczu 2012r zgodnie z planem kontroli przeprowadzono kontrolę zarządczą w:



  • Domu Dziecka ,,Stanica” w Katowicach,

  • Żłobku Miejskim w Katowicach,

  • Domu Dziecka ,,Tęcza” w Katowicach,

  • Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Katowicach.


Kontrole planowe


1

Znak sprawy:

PS-II.1711.4.2012.NK





2

Nazwa jednostki kontrolowanej:

Dom Dziecka ,,Stanica”





3

Adres jednostki kontrolowanej:

ul. Plebiscytowa 46, 40-041 Katowice





4

Tematyka przeprowadzonej kontroli:

Sprawdzenie czy zalecenia pokontrolne z dnia 01.06.2011r z kontroli przeprowadzonej w dniach od 18.04.2011r do 06.05.2011r zostały wykonane oraz czy na dzień kontroli sprawdzającej są one realizowane przez Dyrektora Domu Dziecka ,,Stanica”




5

Rodzaj przeprowadzonej kontroli:

Rekontrola





6

Data rozpoczęcia kontroli:


05.03.2012r





7

Data zakończenia kontroli:

14.03.2012r





8

Okres objęty kontrolą:

01.09.2011r – 29.02.2012r





9

Pracownik prowadzący kontrolę:


Natalia Kasperczyk





10

Wielkość dochodów i wydatków ujęta w planie finansowym jednostki:

Wielkość dochodów jednostki na dzień 01.01.2012r – 33 464,00 zł

Wielkość wydatków jednostki na dzień 01.01.2012r – 3 197 077,00 zł




11

Wielkość kwot objętych kontrolą (w tym wielkość w %)

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------




12

Wyniki kontroli, w tym stwierdzone nieprawidłowości:

  1. Aneks nr 8 z dnia 20.06.2011r do Regulaminu pracy nie został przygotowany zgodnie z wytycznymi zawartymi w protokole z kontroli z dnia 18 maja 2011r.

  2. W piśmie z dnia 30.06.2011r informującym o wykonaniu zaleceń pokontrolnych podano inną nazwę zarządzenia wewnętrznego dotyczącego korzystania z samochodu służbowego, niż obowiązująca.

  3. W Domu Dziecka ,,Stanica” nie realizuje się punktu siódmego zaleceń pokontrolnych z dnia 01.06.2011r, zgodnie z treścią którego każdy dokument wewnętrzny opatrzyć pieczątką oraz podpisem osoby wykonującej.

  4. W Zeszycie pouczeń i poleceń służbowych, który obowiązuje w Jednostce brak podpisu Dyrektora. Ponadto pod pouczeniami brak podpisu pracownika, którego dotyczy, w związku z czym Kontrolujący nie mógł stwierdzić czy pracownik został z pouczeniem zapoznany.

  5. Dom Dziecka ,,Stanica” posiada 50 miejsc. Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Katowicach nie wydał 33 decyzji dla wychowanków z tytułu odpłatności za pobyt dziecka lub osoby pełnoletniej w całodobowej placówce opiekuńczo – wychowawczej.

  6. Wydanych decyzji ustalających odpłatność za pobyt w całodobowej placówce opiekuńczo – wychowawczej jest zaledwie 12.

Pracownicy socjalni Domu Dziecka ,,Stanica” we własnym zakresie nie podejmują działań mających na celu motywowanie opiekunów prawnych wychowanków do regulowania należności.

W kartotekach wychowanków znajduje się informacja o źródle dochodu opiekuna prawnego np. ojciec dziecka pobiera świadczenie emerytalne. Nie dochodzenie należności skutkuje mniejszym dochodem placówki i wskazuje na brak gospodarności.



  1. Czas pracy Dyrektora (w okresie kontrolowanym Dyrektorem była Pani Olga Kańtoch) na rzecz wychowanków placówki opiekuńczo – wychowawczej, czyli godziny zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych tzw. pensum są stałe, co oznacza, że w planie pracy Dyrektor powinien wykazać sześć godzin pensum tygodniowo.

  2. W dwóch tygodniach w miesiącu Pani Dyrektor pracowała tylko dwie godziny na rzecz wychowanków, natomiast w pozostałych dwóch dziesięć godzin, co oznacza, że w dwóch tygodniach wyrobiła o cztery godziny pensum za mało, a w dwóch pozostałych o cztery godziny za dużo.

  3. Stałe godziny pracy Pani Dyrektor to (poza godzinami zastępstw doraźnych) godziny od 06:00 do 08:00 (w tym przedziale czasowym jest pobudka, wychowankowie jedzą śniadanie i idą do szkoły) oraz od 22:00 do 06:00 (w tym przedziale czasowym wychowankowie śpią). W godzinach tych nie ma możliwości przeprowadzenia zajęć dydaktycznych lub wychowawczych.

  4. Dyrektor placówki opiekuńczo – wychowawczej pełni funkcję zarządzającą i powinien być ostatnią osobą, która wpisywana zostaje do grafiku zastępstw. Poza tym Pani Dyrektor pracując osiem godzin w nocy zostawała w następnym dniu w pracy.

  5. Nie wydaje się aby zasadnym była praca Dyrektora w soboty i niedziele oraz w godzinach nocnych.

  6. Dyrektor Domu Dziecka ,,Stanica” nie sprawował adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, co jest naruszeniem art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r o finansach publicznych (Dz. U 2009 nr 157 poz. 1240 z późn. zm). Ponadto wydatkowanie środków publicznych na wynagrodzenia za nadgodziny dla pracowników zatrudnionych zgodnie z przepisami ustawy Karta Nauczyciela było dokonywane w sposób niecelowy, z naruszeniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów.




13

Zalecenia pokontrolne:

W związku z ustaleniami dokonanymi w toku kontroli w Domu Dziecka ,,Stanica” w Katowicach wydano następujące zalecenia i ewentualne propozycje w zakresie doskonalenia działalności skontrolowanego podmiotu:

  1. Rozważyć możliwość wyciągnięcia konsekwencji służbowych w stosunku do Zastępcy Dyrektora Pani Olgi Kańtoch, w związku z nieprawidłowościami wykazanymi w trakcie kontroli.

  2. Niezwłocznie wystąpić do Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Katowicach o kopie decyzji w sprawie ustalenia odpłatności za pobyt dziecka lub osoby pełnoletniej w całodobowej placówce opiekuńczo – wychowawczej lub podanie informacji dotyczących etapu prowadzonego postępowania w w/w sprawie.

  3. Na bieżąco aktualizować, jednak nie rzadziej niż raz na kwartał informacje, na jakim etapie jest postępowanie w sprawie ustalenia odpłatności za pobyt dziecka lub osoby pełnoletniej w całodobowej placówce opiekuńczo – wychowawczej.

  4. Regulamin pracy obowiązujący w Domu Dziecka ,,Stanica” zmienić zgodnie z uwagami zawartymi w protokole z kontroli z dnia 22 marca 2012r.

  5. Każdorazowo w piśmie informującym o wykonaniu zaleceń pokontrolnych powoływać się na rzeczywiste nazwy dokumentów obowiązujących w Jednostce.

  6. Każdy dokument wewnętrzny opatrzyć pieczątką oraz podpisem osoby wykonującej.

  7. Każdorazowo w Zeszycie pouczeń i poleceń służbowych, obowiązującym w Domu Dziecka ,,Stanica”, pod wpisanym pouczeniem lub poleceniem służbowym umieszczać podpis Dyrektora oraz pracownika, którego pouczenie lub polecenie służbowe dotyczy.


Zalecenia pokontrolne wykonano.






1

Znak sprawy:


PS-II.1711.4.2012.NK

2

Nazwa jednostki kontrolowanej:

Żłobek Miejski w Katowicach


3

Adres jednostki kontrolowanej:


ul. Orkana 3a, 40-001 Katowice

4

Tematyka przeprowadzonej kontroli:


Na podstawie listy zadań realizowanych w Żłobku Miejskim w Katowicach wybrano dwa obszary do skontrolowania:

  1. Zadanie: monitorowanie potrzeb w zakresie opieki nad dzieckiem (ryzyko: niedoszacowanie możliwości lokalowych w zakresie zapewnienia miejsc wszystkim dzieciom).

  2. Zlecanie zadań w oparciu o ustawę Prawo zamówień publicznych (brak kontroli nad środkami publicznymi, niegospodarne wydatkowanie środków).

Ponadto, w związku z bieżącym nadzorem nad Żłobkiem Miejskim w Katowicach, skontrolowana została organizacja pracy w filiach oraz komputeryzacja pracy Jednostki.

5

Rodzaj przeprowadzonej kontroli:



Kontrola instytucjonalna

6

Data rozpoczęcia kontroli:


02.04.2012r



7

Data zakończenia kontroli:


18.04.2012r

8

Okres objęty kontrolą:


01.01.2012r – 31.03.2012r

W przypadku gdy zachodziła konieczność sprawdzenia dokumentacji z roku 2011, Kontrolujący analizował również w/w rok.




9

Pracownik prowadzący kontrolę:


Natalia Kasperczyk

10

Wielkość dochodów i wydatków ujęta w planie finansowym jednostki:


Wielkość dochodów jednostki na dzień 01.01.2012r – 1 495 430,00 zł

Wielkość wydatków jednostki na dzień 01.01.2012r – 8 950 198,00 zł



11

Wielkość kwot objętych kontrolą (w tym wielkość w %)

Kontrolą objęto wydatki w kwocie 59 670,19 zł, co stanowi 5,34 % planowanych wydatków w 2012r

12

Wyniki kontroli, w tym stwierdzone nieprawidłowości:


  1. W planie finansowym na rok 2012 Jednostka posiada na zakup wyposażenia i środków czystości zabezpieczoną kwotę w wysokości 114 800 zł, co stanowi równowartość 28 560 euro. Zakup powyższego nie odbywa się w drodze zlecania zadań w oparciu o ustawę Prawo zamówień publicznych. Zakupów dokonują Kierownicy/specjaliści ds. organizacji opieki nad dzieckiem.

  2. Na zakup żywności Żłobek Miejski posiada w planie finansowym na rok 2012 zabezpieczoną kwotę w wysokości 477 630 zł, co stanowi równowartość 118 852 euro. Zakup żywności dokonywany jest przez intendentów zatrudnionych w Oddziałach Żłobka i pobierane są na ten cel zaliczki stałe, w różnej wysokości, w zależności od liczby dzieci przebywających w danym Oddziale.

  3. W każdym Oddziale Żłobka zatrudniony jest zarówno magazynier, jak i intendent (w wymiarze po jednym etacie). Ponadto ewidencja magazynowa (ilościowo – wartościowa) oraz dokumentowanie przychodu i rozchodu odbywa się ręcznie, w Jednostce nie prowadzi się elektronicznej ewidencji magazynów.

  4. W Regulaminie wynagradzania nie podano wysokości kwot do jakich może zostać wypłacona premia. Zgodnie z § 12 pkt. 5 Dyrektor co miesiąc określa maksymalne wskaźniki premiowe, przy czym wskaźniki te nie są określane, podawana jest tylko ogólna kwota środków pieniężnych przeznaczonych na premie dla pracowników poszczególnych Oddziałów Żłobka oraz Administracji. Ponadto występuje duża rozbieżność w wysokości przyznawania premii pomiędzy pracowników.

  5. Zakresy obowiązków są chaotyczne, wiele czynności pokrywa się na różnych stanowiskach. Zakresy są niedostosowane do posiadanych przez personel kwalifikacji, zbyt ogólne i pozbawione obowiązku przestrzegania istniejących w Żłobku Miejskim procedur. Ponadto zakresy winny być indywidualne dla pracownika, a nie stanowiska, gdyż każda grupa żłobkowa posiada personel na różnych stanowiskach i z różnymi kwalifikacjami.

  6. Naruszono § 4 pkt. 6 umowy nr 47/2011 z dnia 22.12.2011r (umowa dotyczyła wykonania ścian łazienek z materiałów łatwo zmywalnych w Oddziale Żłobka przy ul. Wojciecha 23a) oraz umowy nr 46/2011 z dnia 22.12.2011r (umowa dotyczyła wykonania ścian łazienek z materiałów łatwo zmywalnych w Oddziale Żłobka przy ul. Zadole 24a) – zapłaty za wykonaną usługę dokonano po terminie.




13

Zalecenia pokontrolne:


W związku z ustaleniami dokonanymi w toku kontroli w Żłobku Miejskim w Katowicach wydano następujące zalecenia i ewentualne propozycje w zakresie doskonalenia działalności skontrolowanego podmiotu:

  1. Rozważyć możliwość zakupu materiałów biurowych oraz wyposażenia w drodze zlecania zadań w oparciu o ustawę Prawo zamówień publicznych.

  2. Na każdym Oddziale Żłobka połączyć funkcje magazyniera i intendenta.

  3. W planie finansowym na 2013 rok zaplanować środki finansowe na zakup komputerów, z przeznaczeniem na prowadzenie elektronicznej ewidencji pracy magazynów.

  4. W Regulaminie wynagradzania zawrzeć jednolite zasady przyznawania premii pracownikom Żłobka Miejskiego.

  5. Zakresy obowiązków pracowników Żłobka Miejskiego przygotować zgodnie z uwagami zawartymi w protokole z kontroli z dnia 26 kwietnia 2012r.

  6. Każdorazowo dochowywać terminu dokonania przelewu za wykonaną usługę, zgodnie z zapisami zawartymi w umowie.

  7. Regulaminy: pracy, wynagradzania i organizacyjny dostosować do aktualnych przepisów prawa oraz uwag zawartych w protokole z kontroli z dnia 26 kwietnia 2012r.

Wykonanie zaleceń pokontrolnych przedłużono do 06 lipca 2012r, ponieważ nie otrzymano odpowiedzi na trzecie zalecenie. Odpowiedź otrzymano w terminie.
Zalecenia pokontrolne wykonano.


1

Znak sprawy:


PS-II.1711.4.2012.NK

2

Nazwa jednostki kontrolowanej:

Dom Dziecka ,,Tęcza” w Katowicach


3

Adres jednostki kontrolowanej:


ul. Rybnicka 1, 40-731 Katowice

4

Tematyka przeprowadzonej kontroli:


Na podstawie listy zadań realizowanych w Domu Dziecka ,,Tęcza” w Katowicach wybrano dwa obszary do skontrolowania:

  1. Prowadzenie zamówień publicznych na roboty budowlane, usługi, dostawy (nierzetelność dokumentowania czynności związanych z dokonywaniem zamówień, niezgodność dokumentu księgowego potwierdzającego operację gospodarczą).

  2. Zapewnienie dzieciom prawidłowej opieki i wychowania (nie przestrzeganie obowiązujących procedur wychowawczych, brak współpracy z rodzinami, brak realizowania obowiązku szkolnego dzieci, nieprawidłowa diagnoza indywidualna wychowanka).

Ponadto, w związku z bieżącym nadzorem nad Domem Dziecka ,,Tęcza”, skontrolowane zostały należności ponoszone z tytułu odpłatności za pobyt dziecka lub osoby pełnoletniej w całodobowej placówce opiekuńczo – wychowawczej.


5

Rodzaj przeprowadzonej kontroli:



Kontrola instytucjonalna

6

Data rozpoczęcia kontroli:



08.05.2012r

7

Data zakończenia kontroli:



10.05.2012r

8

Okres objęty kontrolą:


01.01.2012r – 30.04.2012r

W przypadku gdy zachodziła konieczność sprawdzenia dokumentacji z roku 2011, kontrolujący analizował również w/w rok.




9

Pracownik prowadzący kontrolę:


Natalia Kasperczyk

10

Wielkość dochodów i wydatków ujęta w planie finansowym jednostki:


Wielkość dochodów jednostki na dzień 01.01.2012r – 73 071,00 zł

Wielkość wydatków jednostki na dzień 01.01.2012r – 2 972 585,00 zł



11

Wielkość kwot objętych kontrolą (w tym wielkość w %)

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

12

Wyniki kontroli, w tym stwierdzone nieprawidłowości:


  1. § 9 pkt. 1 Regulaminu pracy Komisji Przetargowej brzmi: ,,Komisja pracuje na podstawie planu pracy, przedstawionego przez Dyrektora”, przy czym w Jednostce plan taki nie jest sporządzany.

  2. § 19 pkt. 1 i 3 Regulaminu pracy Komisji Przetargowej brzmi: ,,Komisja proponuje wybór najkorzystniejszej oferty na podstawie indywidualnej lub zbiorczej oceny ofert dokonanej przez członków Komisji, po szczegółowym zapoznaniu się z ofertami (….). Każdy z członków Komisji sporządza pisemne uzasadnienie indywidualnej oceny”, przy czym zarówno karta indywidualnej oceny oferty, jak i streszczenie oceny i porównanie złożonych ofert nie zostało sporządzone przez członka Komisji Panią …………...

  3. W przedstawionej dokumentacji przetargowej nie było protokołu końcowego z przeprowadzonego postępowania. Kontrolujący otrzymał protokół w dniu następnym.

  4. W punkcie 20 protokołu końcowego z przeprowadzonego postępowania nie wpisano nazw dokumentów stanowiących załączniki do protokołu oraz ich nie dołączono.

  5. Regulamin udzielania zamówień publicznych w Jednostce nie jest dostosowany do obowiązujących przepisów prawa m.in. w § 3 pkt. 5 ppkt. 2 podana jest nieaktualna wysokość kwoty, przeznaczona na realizację wszczętego postępowania, powyżej której ogłoszenie publikuje Urząd Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich.

  6. W Indywidualnych planach pracy z dzieckiem i rodziną brak pieczątek osób sporządzających oraz osoby zatwierdzającej.

  7. W trzech przypadkach brak ciągłości w sporządzaniu Indywidualnych planów pracy z dzieckiem i rodziną.

  8. W Indywidualnych planach pracy z dzieckiem i rodziną brak pieczątek osób sporządzających oraz osoby zatwierdzającej.

  9. W trzech przypadkach brak ciągłości w sporządzaniu Indywidualnych planów pracy z dzieckiem i rodziną.

13

Zalecenia pokontrolne:


W związku z ustaleniami dokonanymi w toku kontroli w Domu Dziecka ,,Tęcza” w Katowicach wydano następujące zalecenia i ewentualne propozycje w zakresie doskonalenia działalności skontrolowanego podmiotu:

  1. Prace Komisji Przetargowej powinny być realizowane zgodnie z zapisami Regulaminu pracy Komisji Przetargowej obowiązującego w Jednostce.

  2. Dokumentację z postępowania przetargowego przechowywać w całości.

  3. Protokół końcowy z postępowania przetargowego sporządzać zgodnie z zapisami ustawy Prawo zamówień publicznych.

  4. Regulamin udzielania zamówień publicznych dostosować do obowiązujących przepisów prawa.

  5. Dokumentację dotyczącą wychowanków przebywających w placówce opiekuńczo – wychowawczej każdorazowo opatrzyć pieczątką osoby sporządzającej i zatwierdzającej.

  6. Wzmóc nadzór nad pracownikami opracowującymi plany pomocy dziecku, tak aby sporządzane były zgodnie z zapisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 grudnia 2011r w sprawi instytucjonalnej pieczy zastępczej (terminowość).

  7. Niezwłocznie wystąpić do Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Katowicach o kopie decyzji w sprawie ustalenia odpłatności za pobyt dziecka lub osoby pełnoletniej w całodobowej placówce opiekuńczo – wychowawczej lub podanie informacji dotyczących etapu prowadzonego postępowania w w/w sprawie.

  8. Na bieżąco aktualizować, jednak nie rzadziej niż raz na kwartał informacje, na jakim etapie jest postępowanie w sprawie ustalenia odpłatności za pobyt dziecka lub osoby pełnoletniej w całodobowej placówce opiekuńczo – wychowawczej.


Zalecenia pokontrolne wykonano.



1

Znak sprawy:


PS-II.1711.4.2012.NK

2

Nazwa jednostki kontrolowanej:

Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej


3

Adres jednostki kontrolowanej:


ul. Jagiellońska 17, 40-032 Katowice

4

Tematyka przeprowadzonej kontroli:


Na podstawie listy zadań realizowanych w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Katowicach wybrano dwa obszary do skontrolowania:

  1. Świadczenia z funduszu alimentacyjnego (nieterminowe lub błędne rozpatrzenie wniosku o przyznanie świadczeń z funduszu alimentacyjnego, nieprawidłowe ustalenie lub nie ustalenie nienależnie pobranych świadczeń, nieterminowe lub nieprawidłowe postępowanie wobec dłużników alimentacyjnych, niewydajnie decyzji o zwrocie należności dłużnika alimentacyjnego, błędna weryfikacja przyjmowanych wniosków).

  2. Świadczenia rodzinne (nieterminowe lub błędne rozpatrzenie wniosku o przyznanie świadczeń rodzinnych, nieprawidłowe ustalenie lub nieustaleni nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych, błędna weryfikacja przyjmowanych wniosków).

5

Rodzaj przeprowadzonej kontroli:

Kontrola instytucjonalna

6

Data rozpoczęcia kontroli:



19.06.2012r

7

Data zakończenia kontroli:



09.07.2012r

8

Okres objęty kontrolą:



01.01.2012r – 15.06.2012r

W przypadku gdy zachodziła konieczność sprawdzenia dokumentacji z lat wcześniejszych (2010r – 2011r), kontrolujący analizowali również w/w lata.




9

Pracownik prowadzący kontrolę:


Natalia Kasperczyk, Anna Konieczna - Przybyła

10

Wielkość dochodów i wydatków ujęta w planie finansowym jednostki:


Wielkość dochodów jednostki na dzień 01.01.2012r – 46 750 033,00 zł

Wielkość wydatków jednostki na dzień 01.01.2012r – 130 519 761,00 zł



11

Wielkość kwot objętych kontrolą (w tym wielkość w %)

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

12

Wyniki kontroli, w tym stwierdzone nieprawidłowości:


  1. W trzech przypadkach wnioski o ustalenie prawa do świadczeń z funduszu alimentacyjnego były niekompletnie wypełnione – brak informacji jakie dokumenty są do wniosku dołączone. Z wyjaśnień złożonych przez Zastępcę Dyrektora wynika, że ,,Wypełnienie przez wnioskodawcę części wniosku zawierającej wykaz dokumentów dołączonych do wniosku jest niezależne od organu rozpatrującego wniosek. Wniosek wypełnia osoba go składająca i to na niej ciąży obowiązek kompletnego wypisania wniosku. Należy również zwrócić uwagę na fakt, iż brak wypełnienia w/w części wniosku nie daje podstaw do pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia (…) zatem wniosek zostaje rozpatrzony bez względu na wypełnienie lub niewypełnienie przez wnioskodawcę informacji o dokumentach załączonych do wniosku”. Zwraca się uwagę, że w protokole z kontroli nie napisano aby, w przypadku brak wypełnienia w/w części wniosku, zostawić go bez rozpatrzenia. Ponadto pracownik przyjmujący wniosek zobowiązany jest do przyjęcia kompletnie wypełnionego wniosku.

  2. W czterech przypadkach w dokumentacji brak metryki sprawy.

  3. Na zaświadczeniu z dnia 02 lutego 2012r potwierdzającym kontynuowanie nauki w Zespole Szkół Zawodowych Specjalnych nr 6 przez panią …………. brak daty wypływu powyższego do Jednostki.

  4. Wniosek pani ……….. został zwrócony do DPI, jednakże nie umieszczono w nim daty zwrotu, tylko przekreślono datę wpływu. Ponadto we wniosku, że ,,pozostałe dokumenty dołączono do wniosku o zas. rodzinny”, przy czym wniosek o zasiłek rodzinny znajdował się w Terenowym Punkcie Pomocy Społecznej nr 8 wraz z wezwaniem informacją o uzupełnienie brakujących dokumentów (wniosek o zasiłek rodzinny złożony w dniu 29 lutego 2012r). Brak przepływu informacji pomiędzy działami.

  5. Zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych pani ………… wpłynęło w dniu 19 marca 2012r, pod pieczątką daty wpływu podpisany jest pracownik DPI, przy czym we wniosku, ten sam pracownik, zaznaczył, że brakujący dokument został dostarczony w dniu 20.03.2012r.

  6. Wniosek pani ………….. został przekazany do DRA w dniu 12 marca 2012r, jednakże skreślono datę wpływu, ponadto wniosek zwrócono do DPI i nie umieszczono w nim daty zwrotu, tylko przekreślono datę wpływu.

  7. W dwóch przypadkach wnioski o ustalenie prawa do zasiłku rodzinnego i jego dodatków były niekompletnie wypełnione – brak informacji jakie dokumenty są do wniosku dołączone.

  8. Brak chronologii w dokumentacji pani ………… – akty urodzenia dzieci znajdowały się w dokumentacji dotyczącej wniosku złożonego w 2009 roku.

  9. Dokumenty dotyczące dodatku do zasiłku rodzinnego z tytułu kształcenia i rehabilitacji dziecka niepełnosprawnego znajdowały się w dokumentacji dotyczącej zasiłku pielęgnacyjnego, a powinny w dokumentacji źródłowej przyznającej prawo do zasiłku rodzinnego (akta sprawy pani ……………).

  10. We wniosku pani …………… brak potwierdzenia przyjęcia przez pracownika DRA, ponadto w części VIII wniosku, dotyczącej dochodów rodziny, naniesiono korekty, jednakże brak parafy pracownika dokonującego zmiany.

  11. W dokumentacji pani …………… znajduje się protokół przyjęcia klienta, w którym klientka oświadcza, że syn Adrian prowadzi odrębne gospodarstwo domowe, jednakże w protokole brak daty przyjęcia strony oraz podpisu osoby przyjmującej.

  12. W dokumentacji pani ………., - część VIII wniosku wypełniona jest połowicznie ołówkiem.

  13. Naruszenie § 2 pkt. 2 rozdziału I Zarządzenia wewnętrznego nr ZA-DPI-DRA/44/2011 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Katowicach z dnia 06 września 2011r w sprawie wprowadzenia w życie instrukcji tworzenia i obiegu dokumentów związanych z postępowaniem administracyjnym w sprawie świadczeń rodzinnych – wniosek pani ………….. przekazany 10 dni po terminie do DRA.

  14. W jednym przypadku w dokumentacji brak metryki sprawy.

  15. W dwóch przypadkach w dokumentacji sprawy brak metryki.

  16. W dokumentacji pani …………, w postanowieniu podejmującym postępowanie w sprawie ustalenia prawa do zasiłku pielęgnacyjnego, powołana jest data dokumentu zawieszającego postępowanie wcześniejsza, niż data złożenia wniosku.

  17. W sześciu przypadkach w dokumentacji sprawy brak metryki.

  18. W dokumentacji pani ……….. nastąpiło naruszenie § 5.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 04 października 2011r w sprawie szczegółowych warunków realizacji rządowego programu wspierania osób pobierających świadczenie pielęgnacyjne: ,,Wniosek (…) składa się w terminie do dnia 31.10.2011r, a w przypadku gdy świadczenie pielęgnacyjne przyznano po tym dniu, w terminie 7 dni od dnia, w którym decyzja o przyznaniu prawa do świadczenia pielęgnacyjnego stała się ostateczna”. Decyzja została wydana z naruszeniem przepisów prawa.

  19. W dokumentacji Pani …………. brak aktu urodzenia dziecka. Dyrektor MOPS złożył stosowne wyjaśnienia „…nie ma potrzeby dublowania dokumentów znajdujących się w zasobach jednego działu..”. Zwraca się uwagę, że w pozostałych przypadkach świadczeniobiorca pobierający zasiłek rodzinny, zasiłek pielęgnacyjny oraz świadczenie pielęgnacyjne posiada oddzielną dokumentację i dokumenty niezbędne do przyznania wymienionych świadczeń powielają się (akt urodzenia, orzeczenie o niepełnosprawności itp.). Dyskusyjną kwestią jest, w których przypadkach jest ekonomika działania organu oraz oszczędność zasobów.

Dalsze wyjaśnienia Dyrektora MOPS odnośnie zapisu art. 220 Kodeksu postępowania administracyjnego są nieuzasadnione, gdyż kontrolujący nie zobowiązywali do wezwania strony do dostarczenia dokumentu tylko zasugerowali, że pracownik przyznający dane świadczenie powinien skopiować niezbędny do przyznania świadczenia dokument.

  1. W dokumentacji pani …………… pismo skierowane do TPPS nr 6 nie zostało wysłane terminowo.

  2. W sześciu kontrolowanych przypadkach były podejmowane kolejne kroki postępowania w sprawie ustalenia nienależnie pobranych świadczeń pomimo braku potwierdzenia skutecznego doręczenia zawiadomień o wszczęciu postępowania, wobec tego strona nie miała zapewnionego czynnego udziału w postępowaniu administracyjnym.

  3. W trzech kontrolowanych przypadkach ponowne przeliczenie dochodu nie zostało sporządzone na nowym dokumencie tylko na informacji o dochodach członków rodziny osiągniętych w danym roku rozliczeniowym naniesiono długopisem nowe przeliczenie, bez podpisu pracownika sporządzającego.

  4. Dokumentacja pani ………….. - 16.09.2011r klientka dostarczyła wymagane dokumenty, jednakże w/w decyzja została wydana dopiero dnia 20.03.2012r. Z wyjaśnień złożonych przez Dyrektora podczas trwania postępowania kontrolnego wynika, że ,,Termin zakończenia postępowania wynikał z faktu, iż w okresie od sierpnia do grudnia trwa okres zasiłkowy, w którym następuje natężenie pracy związane z rozpatrywaniem nowych wniosków. W okresie powyższym priorytetem działania Ośrodka w zakresie świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego jest terminowe rozpatrzenie nowych wniosków (…)”. Informuję, że zgodnie z zapisami art. 30 ust. 8 ustawy z dnia 28 listopada 2003r o świadczeniach rodzinnych (Dz. U 2006 nr 139 poz. 992 z późn. zm) ,,Kwoty świadczeń rodzinnych (….) podlegają zwrotowi łącznie z ustawowymi odsetkami na rachunek bankowy wskazany przez organ właściwy. Odsetki są naliczane od pierwszego dnia miesiąca następującego po dniu wypłaty świadczeń rodzinnych do dnia spłaty”, w związku z czym naraża się klienta na wyższą kwotę odsetek do spłaty. Niewłaściwym wydaje się przedłużanie postępowania administracyjnego, dotyczącego wydania decyzji w sprawie nienależnie pobranych świadczeń.

  5. W dokumentacji sprawy Pani ……………. - w okresie od 10 listopada 2010r do 23 kwietnia 2012r nie podjęto działań mających na celu ustalenia stanu faktycznego oraz zebrania dowodów niezbędnych do zakończenia postępowania. Z wyjaśnień złożonych przez Dyrektora podczas trwania postępowania kontrolnego wynika, że ,,Postępowanie w sprawie Pani ………… zostało wszczęte w listopadzie 2010 roku. Prowadzone było przez pracownika, w stosunku do którego istniało podejrzenie, że w powyższym okresie dopuścił się zaniedbań w prowadzonych sprawach (…). Problem nienależytego wykonywania obowiązków służbowych przez powyższego pracownika został ujawniony w DRA w listopadzie 2011r. W związku z powyższym, po ustaleniu, iż istnieje prawdopodobieństwo nie załatwienia spraw klientów, w okresie od stycznia do maja 2012r przeprowadzono wewnątrz działową kontrolę, która polegała na przeglądnięciu wszystkich teczek klientów, z uwzględnieniem teczek w/w pracownika (…)”. Zwraca się uwagę, że Kierownik DRA nie sprawował żadnego nadzoru nad w/w pracownikiem, a wewnątrz działowe kontrole powinny być przeprowadzane systematycznie, a nie w momencie ujawnienie nieprawidłowości.

  6. Pani …………… - w dniu 16 listopada 2011r wystosowano wezwanie celem złożenia wyjaśnień odnośnie sytuacji rodzinnej, którego strona nie odebrała. W dokumentacji sprawy znajduje się zwrot z poczty z informacją o niepodjęciu przez adresata przesyłki. W dniu 23 lutego 2012r (brak podjętych działań przez 3 miesiące) została wydana decyzja uchylająca świadczenia rodzinne wraz z dodatkami, w okresie od 01 maja 2011r do 31 sierpnia 2011r. W tym samym dniu zostało wystosowane wszczęcie do strony w sprawie nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych. Strona nie odebrała przesyłki, na kopercie znajduje się informacja, że adresat wyprowadził się (datowana na 29.02.2012r). W dniu 07 marca 2012r wydano decyzję stwierdzającą nienależnie pobrane świadczenia rodzinne oraz zobowiązującą klientkę do spłaty należności w terminie 30 dni od dnia kiedy decyzja stanie się ostateczna. Decyzja została wysłana na adres, pod którym klientka nie zamieszkuje. Decyzja została zwrócona, nie podjęto działań w celu ustalenia aktualnego adresu klientki. Należy zaznaczyć, że Pani ………….. pobiera zasiłki rodzinne oraz fundusz alimentacyjny, w aktualnym okresie zasiłkowym.

  7. Pani ………… w dniu 17 października 2011r wpłaciła całą kwotę na rzecz nienależnie pobranego świadczenia pielęgnacyjnego, jednakże dopiero w dniu 15 maja 2012r wysłano do klientki upomnienie o wysokości naliczonych odsetek.

  8. Pani …………. - wyjaśnienie dotyczące przedłużającego się postępowania identyczne jak w przypadku pani Jolanty Słonina.

  9. Pani …………… – w dokumentacji sprawy znajduje się zaświadczenie o zarobkach syna, jednakże nie ma informacji w jakim dniu klientka dostarczyła w/w dokument. Pomimo braku potwierdzenia skutecznego doręczenia decyzji (uchylającej świadczenia rodzinne) w dniu 02.06.2011r została wydana decyzja stwierdzająca nienależnie pobrane świadczenia rodzinne oraz zobowiązująca klientkę do spłaty należności w terminie 30 dni od dnia kiedy decyzja stanie się ostateczna. W dokumentacji sprawy brak zwrotnego potwierdzenia odbioru o dostarczeniu w/w decyzji.

Ponadto z wyjaśnień przedstawionych przez Zastępcę Dyrektora wynika, że ,,(…) Należy zwrócić uwagę na fakt, iż zidentyfikowanym ryzykiem w ramach zadania: świadczenia z funduszu alimentacyjnego oraz w ramach zadania: świadczenia rodzinne jest ustalenie nienależnie pobranych świadczeń. W ramach zmniejszania powyższego ryzyka, a także w związku z zaistniałą (…) sytuacją (dot. Pani ………… oraz pani ……….) została przeprowadzona kontrola funkcjonalna, która wykryła sytuacje nie ustalenia nienależnie pobranych świadczeń, co umożliwiło podjęcie działań mających na celu likwidację sytuacji objętych ryzykiem (…)”. Zwraca się uwagę, że kontrola funkcjonalna oznacza bieżące podejmowanie działań zapewniających realizacje celów i zadań, w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. W DRA kontrola została przeprowadzona dopiero po ujawnieniu nieprawidłowości.


13

Zalecenia pokontrolne:


W związku z ustaleniami dokonanymi w toku kontroli w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Katowicach wydano następujące zalecenia i ewentualne propozycje w zakresie doskonalenia działalności skontrolowanego podmiotu:

  1. Każdy wniosek o ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych przyjmować kompletnie wypełniony przez świadczeniobiorcę.

  2. Każdy dokument wpływający do Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Katowicach opatrzyć pieczątką wpływu.

  3. Podjąć działania mające na celu usprawnienie przepływu informacji pomiędzy działem przyjmującymi wnioski a rozpatrującym.

  4. Każdorazowo zwracając wniosek z DRA do DPI z wezwaniem o uzupełnienie dokumentów, umieścić informację na formularzu wniosku z datą i podpisem pracownika.

  5. Każdorazowo w dokumentacji świadczeniobiorcy zachować chronologię.

  6. Każdorazowo wnioski o dodatki do zasiłku rodzinnego (uzupełniające), przechowywać razem z dokumentacją źródłową.

  7. Każdorazowo nanosząc korekty, bądź ponowne przeliczenia na dokumentach źródłowych niezbędnych do przyznania świadczeń rodzinnych, dokonywać wpisu długopisem wraz z datą i podpisem pracownika.

  8. Każdorazowo przyjmując protokół przyjęcia klienta, wpisywać datę oraz oparzyć pieczątką pracownika.

  9. Podjąć działania mające na celu usunięcie naruszenia przepisów prawa w przyznaniu świadczenia pani ……………….

  10. Każdorazowo przeprowadzając postępowanie administracyjne, na każdym etapie tego postępowania, zapewnić czynny udział stronie w tym postępowaniu.

  11. Podjąć działania mające na celu zniwelowanie przedłużającego się postępowania w sprawie ustalenia nienależnie pobranych świadczeń oraz nie narażania klienta na naliczanie wyższych kwot odsetek do spłaty, po spłacie zobowiązania głównego.

  12. Wzmóc nadzór nad pracą pracowników działu, poprzez systematyczne kontrole doraźne.

  13. Każdorazowo po uzyskaniu informacji o zmianie miejsca zamieszkania świadczeniobiorcy, podjąć działania mające na celu ustalenie aktualnego adresu strony.

Na dzień sporządzania sprawozdania tj. 21 sierpnia 2012r Jednostka nie odpowiedziała na wydane zalecenia.








©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna