ProtokóŁ kontroli kompleksowej



Pobieranie 0,81 Mb.
Strona1/12
Data25.06.2018
Rozmiar0,81 Mb.
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12

PROTOKÓŁ KONTROLI KOMPLEKSOWEJ


gospodarki finansowej Gminy Nowa Ruda

przeprowadzonej w Urzędzie Gminy

57-400 Nowa Ruda ul. Niepodległości 4
Numer statystyczny Gminy Wiejskiej - 000536580-85989605-42 - 2 - 914 - 89205

Kontrolę przeprowadzili:

=> Barbara Duda, inspektor ds. kontroli gospodarki finansowej z Regionalnej Izby

Obrachunkowej we Wrocławiu, działająca na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia

kontroli nr 132 z dnia 23 września 2003 r., w okresie od l października 2003 r,, do 12 grudnia

2003 r., z wyłączeniem dni 22 - 24 października 2003 r., 7 listopada 2003 r,, 28 listopada

2003 r., 10 - 12 grudnia 2003 r, oraz 24 grudnia 2003 r.;

=> Kacper Siwek, ml. inspektor ds. kontroli gospodarki finansowej z Regionalnej Izby

Obrachunkowej we Wrocławiu, działający na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia

'1 kontroli nr 133 z dnia 23 września 2003 r., w okresie od l października 2003 r., do 12 grudnia 2003 r. z wyłączeniem dni 22 - 24 października 2003 r., 19 listopada 2003 r., 10 - 12 grudnia 2003 r. oraz 24 grudnia 2003 r.


Kontrolą objęto gospodarkę finansową Gminy za okres od l stycznia 2002 r. do


30 września 2003 r. oraz wykonanie zaleceń przekazanych Gminie przez Prezesa Regionalnej

Izby Obrachunkowej pismem m- WK 0913/324/K-55/99 z 7 marca 2000 r.

Ustalenia kontroli opisano w następujących rozdziałach:

I. Ustalenia ogólno - organizacyjne...............................................................................str. l

II. Księgowość i sprawozdawczość budżetowa.............................................................. str. 8

III. Gospodarka pieniężna i rozrachunki..........................................................................str. 13

IV. Wykonanie budżetu................................................................................................... str. 31

V. Mienie komunalne..................................................................................................... str. 67

VI. Zadania zlecone i realizowane w ramach porozumień................................................ str. 84

VII Rozliczenia finansowe jednostki samorządu terytorialnego z jej jednostkami

organizacyjnymi........................................................................................................ str. 86

Dane zawarte w załącznikach nr 11/6, IV/2, P//3, IV/4, IV/5, IV/7, IV/11, IV/12, IV/13,

IV/14, IV/15, IV/16, IY/19, IV/20, iV/22 objęte są tajemnicą skarbową na podstawie art. 293

§ l ustawy Ordynacja podatkowa.

I. Ustalenia ogólno-organizacyjne

=> Dane ogólne

1. Wójtem Gminy jest Pan Bogusław Rogiński, wybrany w wyborach bezpośrednich, które odbyły się 10 listopada 2002 r.; poprzednio funkcję tę pełnił również pan Bogusław Rogiński wybrany uchwałą nr 5/11/98 Rady Gminy z dnia 4 listopada 1998 r.;

2. Zastępcą Wójta do dnia 10 listopada 2002 r. był Pan Krzysztof Malec, powołany na

stanowisko uchwałą nr 6/III/98 Rady Gminy z dnia 9 listopada 1998 r. Obecnie nie został

powołany Zastępca Wójta;


3. Sekretarzem Gminy jest Pani Bożena Goliasz, powołana na stanowisko uchwałą

m- YI/22/90 Rady Gminy z dnia 5 września 1990 r.;


4. Skarbnikiem Gminy jest Pani Lidia Walterowska, powołana na stanowisko uchwałą

nr IW16/90 z dnia 9 lipca 1990 r.;


5. Przewodniczącą Rady Gminy była Pani Teresa Paździemiak wybrana przez Radę Gminy

uchwałą nr 1/1/2002 z dnia 18 listopada 2002 r., w poprzedniej kadencji funkcję tę pełniła

również Pani Teresa Paździemiak wybrana na to stanowisko uchwałą nr 1/1/98 Rady

Gminy z 27 października 1998 r. Następnie uchwałą m- 56/XI11/03 Rady Gminy Nowa

Ruda z dnia 5 grudnia 2003 r. w sprawie powołania Przewodniczącego Rady Gminy Nowa

Ruda na stanowisko Przewodniczącego Rady Gminy powołano Pana Zdzisława Nykla.


=> Wewnętrzne regulacje prawne

Podstawą działania Gminy Nowa Ruda był statut nadany przez Radę Gminy uchwałą

w 37/DC/96 z dnia 4 marca 1996 r., ze zmianami wprowadzonymi uchwałami: m- 49/Xn796 z dnia 18 września 1996 r., nr 36/VIII/99 z dnia 17 maja 1999 r. i nr 78/XIII/00 z dnia 14 lutego 2000 r., m- 141/XX/00 z dnia 18 grudnia 2000 r., nr 176/XXV/01 z dnia 25 czerwca 2001 r.

W okresie od 7 lipca 2003 r. do 22 sierpnia 2003 r. w Gminie obowiązywał statut uchwalony

przez Radę Gminy uchwałą nr 23/VII/03 z dnia 28 kwietnia 2003 r. Obecnie w Gminie^

obowiązuje statut nadany Uchwałą Rady nr 31/DC/03 z dnia 30 czerwca 2003 r. opublikowany

w Dzienniku Urzędowym Województwa Dolnośląskiego m- 122, póz. 2204 z 8 sierpnia 2003 r.

W dniu l listopada na terenie Gminy funkcjonowało 16 jednostek pomocniczych

(sołectw), ich wykaz stanowi załącznik m- 4 do Statutu Gminy.

Zadania Gminy realizowało wg stanu na dzień 30 września 2003 r, 19 jednostek

organizacyjnych: w tym - 18 jednostek budżetowych oraz jedna instytucja kultury. Wykaz

funkcjonujących w Gminie jednostek organizacyjnych wraz ze wskazaniem formy

organizacyjnej przedstawiono w załączniku nr 1/1 do protokołu kontroli.

Zasady organizacji i funkcjonowania Urzędu Gminy określał Regulamin Organizacyjny

Urzędu Gminy Nowa Ruda (zwany w dalszej części protokołu regulaminem) wprowadzony

Uchwałą nr 37/VIII/99 Rady Gminy z 17 maja 1999 r. ze zmianami wynikającymi z uchwały nr 177/XXV/01 z 25 czerwca 2001 r. Zarządzeniem nr 56/03 Wójta Gminy Nowa Ruda z dnia 25 marca 2003 r. został w prowadzony nowy Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Nowa Ruda.

Według stanu na 30 września 2003 r. Strukturę wewnętrzną Urzędu tworzyły 4 referaty:

organizacyjny i spraw obywatelskich; budżetowe — finansowy; gospodarowania mieniem

komunalnym, rozwoju gospodarczego, samodzielne stanowiska: ds. oświaty, kultury i sportu

oraz radcy prawnego.

Organizacja wewnętrzna Urzędu w zakresie objętym kontrolą była zgodna z przepisami

regulaminu. W regulaminie dokonano podziału kompetencji Wójta Gminy, Skarbnika i

Sekretarza. W regulaminie nie określono wielkości zatrudnienia w poszczególnych komórkach

organizacyjnych urzędu. Obsadę referatu finansowego stanowiło 15 osób.

W okresie od l stycznia 2002 r. do 30 września 2003 r. w Gminie przeprowadzono

następujące kontrole zewnętrzne w zakresie:

=> funkcjonowania skarg i wniosków oraz przestrzegania przepisów antykom? cyjnych w

Urzędzie Gminy oraz Radzie Gminy Nowa Ruda - Dolnośląski Urząd Wojewódzki we

Wrocławiu;

=> zorganizowania stażu u pracodawcy dla 2 absolwentów - Powiatowy Urząd Pracy w

Kłodzku wymienionego w póz. 5 ww. załącznika nie ujęto zadania polegającego na sporządzaniu sprawozdania z wykonania budżetu, mimo iż faktycznie czynność ta była przez niego realizowana.

Wszyscy spośród poddanych kontroli pracowników posiadali zastępstwa w przypadku ich

nieobecności, co stwierdzono na podstawie zapisów ujętych w opracowanych dla nich

zakresach czynności.

Postanowienia dotyczące obiegu dokumentów księgowych zawarte zostały w ostatnim -

XVI rozdziale instrukcji obiegu i kontroli dokumentów i dotyczyły wyłącznie procedury

rejestracji i obiegu dokumentów wpływających do Urzędu. Uregulowania te miały charakter

ogólny i nie zawierały szczegółowej charakterystyki wszystkich wpływających do Urzędu

dokumentów księgowych oraz szczegółowo wymienionych ogniw obiegu, do których były

przekazywane. W instrukcji nie wskazano osób odpowiedzialnych za kontrolę dokumentów

pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym. Ustalona procedura rejestracji

wpływu dokumentów księgowych nie była przestrzegana w stosunku do wszystkich

dokumentów wpływających do Urzędu. Ewidencji nie podlegały min. faktury oraz rachunki,

których zapłata następowała bezpośrednio z kasy. Spośród 472 skontrolowanych dokumentów

zewnętrznych ujętych w ewidencji księgowej Urzędu w miesiącu grudniu 2002 r. i 2003 r. w

rejestrze zaewidencjonowano 182 dokumenty. Data ujęta na poddanych kontroli dokumentach

finansowo-księgowych wpływających do Urzędu zgodna była z datą w rejestrze

kancelaryjnym,

Zasady obiegu dokumentów księgowych opisane zostały również w obowiązującej w

Urzędzie instrukcji kasowej, dotyczyły one wyłącznie dokumentów operacyjnych kasy (raport

kasowy „RK", dowód wpłaty „KP", dowód wypłaty „KW"). Poza dokumentami

wymienionymi w instrukcji kasowej, kierownik jednostki nie określił dokumentów

stanowiących podstawę dokonywania zapisów w księgach rachunkowych oraz nie opracował

procedur obiegu pozostałych (poza kasowymi) dowodów księgowych (m.in. dokumentów

przedstawiających ruch składników majątku trwałego, dokumentów dotyczących zakupu.

dokumentów dotyczących sprzedaży, dokumentów dotyczących gospodarki bankowej.

dokumentów wewnętrznych). W związku z powyższym niemożliwe było przeprowadzenie

kontroli wszystkich zaewidencjonowanych w księgach rachunkowych w miesiącu grudniu

2002 r. i styczniu 2003 r. dokumentów pod kątem ich zgodności z wymogami określonymi

przez kierownika jednostki. Kontrola ta została ograniczona do dokumentów stanowiących

podstawę zapisów na koncie 101 - „Kasa". W zakresie tym nie stwierdzono nieprawidłowości

Zapisów na koncie 101 dokonywano wyłącznie na podstawie dokumentów wymienionych w

instrukcji kasowej wprowadzonej postanowieniem nr 156/98 Wójta Gminy Nowa Ruda z dnia 5

listopada 1998 r. wraz ze zmianami wprowadzonymi postanowieniem nr 58/00 Wójta z dnia 13 marca 2000 r. W przypadku dokumentów źródłowych stanowiących podstawę wypłaty gotówki z kasy (listy płac, listy wypłat diet radnych, lista wypłat dodatków mieszkaniowych wnioski o zaliczkę) w karcie obiegu dokumentów kasowych stanowiącej załącznik do instrukcji kasowej, ograniczono się do wymienienia tych dokumentów źródłowych, nie opisano natomiast zasad i harmonogramu ich wystawiania, poszczególnych pracowników odpowiedzialnych za ich sporządzenie, kontrolę formalno-rachuukową i merytoryczną, terminu przekazywania dokumentów oraz osób odpowiedzialnych za archiwizację poszczególnych dokumentów.

W trakcie kontroli postanowieniem nr 39/03 Wójta Gminy Nowa Ruda z dnia 3 listopada

2003 r. w wprowadzona została „Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych"

Urzędu Gminy Nowa Ruda. Dokument ten przedłożony został w dniu podpisania protokołu.

Procedur obiegu i kontroli dokumentów nie określono również w przypadku dokumentów

finansowo-księgowych dotyczących jednostek organizacyjnych gminy (szkół podstawowych. gimnazjów i przedszkoli), których księgi rachunkowe prowadzone były w Urzędzie Gminy. Autoryzacji operacji gospodarczych i finansowych dotyczących ww. jednostek poza Wójtem dokonywała również Pani Sekretarz, bez stosownego upoważnienia.

W rozdziale VII ww. regulaminu uregulowano zasady podpisywania dokumentów

Zgodnie z § 16 ust. 3 tego rozdziału do podpisywania wszelkich dokumentów (z wyjątkiem

umów i innych oświadczeń woli mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych

kontra sygnowanych przez Skarbnika oraz odpowiedzi na wnioski interpelacje i zapytania

radnych, wnioski obywateli i organizacji społecznych - podpisywane również przez Sekretarza

lub Skarbnika Gminy) upoważniony był wyłącznie Wójt Gminy, Ponadto w § 16 ust, 4

rozdziału VII wprowadzono zasadę, iż dokumenty mogą być podpisywane przez Sekretarza.

Skarbnika lub kierowników referatów oraz pracowników na samodzielnych stanowiskach, w

tym Radcę Prawnego na podstawie indywidualnych upoważnień Wójta. Ustalono również (';

16 ust. 5 regulaminu), że zasady podpisywania dokumentów księgowych określa instrukcja

obiegu dokumentów księgowych opracowana przez Skarbnika. Tymczasem obowiązująca w

Urzędzie instrukcja obiegu i kontroli dokumentów wprowadzona postanowieniem nr 160/98

Wójta Gminy z dnia 5 listopada 1998 r. nie zawierała żadnych uregulowań odnośnie

podpisywania dokumentów księgowych. Instrukcja ta określała przede wszystkim zasady i tryb

wykonywania czynności kancelaryjnych. Na podstawie dokumentów finausowo-księgowych

zaewidencjonowanych w księgach rachunkowych Urzędu w miesiącach: grudzień 2002 r. i

styczeń 2003 r. ustalono, że autoryzacja dokumentów, oznaczająca wydanie polecenia

realizacji operacji gospodarczych lub finansowych, poza kierownikiem jednostki dokonywana

była również przez Panią Sekretarz. Upoważnienia do autoryzacji operacji gospodarczych

i finansowych nie zostały wydane na piśmie, co było sprzeczne z postanowieniami art. 28a

ust. 2 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym kierownik jednostki może powiel żyć

określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki a przyjęcie

tych obowiązków powinno być stwierdzone dokumentem. W związku ze stwierdzoną

nieprawidłowością wyjaśnienie złożyła Pani Sekretarz (załącznik nr 1/4 do protokołu

kontroli). Wynika z niego, iż dokumenty księgowe zatwierdzane były przez nią do wypłaty na

podstawie zarządzenia nr 127/03 Wójta Gminy z dnia 11 września 2003 r. w sprawie

powierzenia prowadzenia spraw Gminy, a wcześniej na podstawie Uchwały nr 282/69/01

Zarządu Gminy z 15 stycznia 2001 r. w sprawie wyrażenia zgody na powierzenie Sekretarzowi

prowadzenia spraw Gminy oraz na podstawie upoważnienia m- OiSO - 0113-21/03 Wójta

Gminy z dnia 30 października 2003 r. do dokonywania wydatków budżetowych. Odnosząc się

do powyższego należy zauważyć, że z ww. uchwały Zarządu oraz zarządzenia Wójta Gminy

nie wynikała możliwości prowadzenia gospodarki finansowej jednostki i zatwierdzania

dokumentów księgowych do wypłaty, tym samym dysponowania środkami pieniężnymi, a

wyłącznie prowadzenie spraw Gminy w imieniu Wójta, w zakresie kierowania Urzędem

Gminy. Ponadto upoważnienie udzielone na podstawie uchwały Zarządu Gminy miało

zastosowanie w przypadku nieobecności Wójta. Z kolei upoważnienie nr OiSO - 01 13-21/03

do dokonywania wydatków budżetowych zostało wydane w trakcie trwania kontroli - w dniu

30 października 2003 r.

Na podstawie dokumentów księgowych ujętych w księgach rachunkowych w grudniu

2002 r. (dow. ks. nr 662/8819, 662/8820, 662/8821, 667/8860, 667/8861, 667/8863,

667/8867, 667/8871, 667/8877, 667/8878, 667/8879) i styczniu 2003 r. (dow, ks. nr 66/760.

66/759, 66/758, 66/757, 66/756, 66/755, 66/754, 66/753, 66/752, 66/751, 66/750, 66/749.

66/748, 66/747, 66/746, 66/745, 66/744, 66/743, 66/742, 66/741, 66/740, 66/739, 66/738.

66/737, 66/736, 66/735, 64/718, 64/716. 64/715, 64/714, 64/713, 64/712, 64/711, 61/698.

61/697, 61/696, 61/695, 61/694, 61/693, 61/692, 61/689, 60/687, 60/684, 60/683. 60/682.

60/681, 60/680, 60/679, 60/678, 60/677, 60/676, 60/675, 58/664, 58/663, 58/662, 58/661.

58/660, 58/659, 58/658, 58/657, 57/653, 57/651, 57/650, 57/649, 57647, 57/646, 57/645.

57/644, 57/643, 57/642, 57/641, 55/632, 55/626, 55/625, 55/623, 54/621, 54/618, 54/617.

54/616, 54/615, 54/614, 54/613, 54/612, 52/602, 52/600, 49/576) stwierdzono przypadki

składania podpisów przez Inspektora ds. księgowości budżetowej na dokumentach

księgowych w miejscu na podpis Głównego Księgowego, pod klauzulą „Zatwierdzono do

wypłaty", bez upoważnienia udzielonego przez kierownika jednostki, o którym mowa w

art. 28a ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Ze złożonego wyjaśnienia (załącznik nr 175 do

protokołu kontroli) przez Panią inspektor ds. księgowości budżetowej wynika, że na

dokumentach księgowych składała podpis w miejscu na podpis Głównego Księgowego na

podstawie ustnego upoważnienia udzielonego przez kierownika jednostki, co zostało

potwierdzone na piśmie w dniu 30 października 2003 r. i obowiązywało z mocą od dnia l l

listopada 2002 r. Odnosząc się do wyjaśnienia należy zauważyć, że zgodnie z art. 28a ust 2

powołanej ustawy przyjęcie obowiązków w zakresie gospodarki finansowej powinno być

stwierdzone dokumentem.

Kontrolującym nie przedłożono dokumentów potwierdzających fakt zapoznania się

pracowników z obowiązującymi w Urzędzie regulaminami i instrukcjami. Na regulaminie

organizacyjnym, regulaminie kontroli wewnętrznej, instrukcji obiegu i kontroli dokumentów,

instrukcji kasowej, instrukcji druków ścisłego zarachowania, instrukcji inwentaryzacyjnej oraz

dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości nie stwierdzono

podpisów potwierdzających fakt zapoznania się pracowników z tymi przepisami. Pani

Skarbnik oświadczyła natomiast, że jako kierownik Referatu Budżetowo-Finansowego

otrzymywała wszystkie postanowienia, zarządzenia Wójta Gminy oraz nowe przepisy

dotyczące Referatu Budżetowo-Finansowego z Referatu Organizacyjnego i Spraw

Obywatelskich. Ponadto oświadczyła, że każdy pracownik Referatu Budżetowo-Finansowego

był informowany ustnie o wprowadzanych zmianach przepisów lub nowych przepisach oraz

otrzymywał kserokopie przepisów z Dziennika Ustaw, gdy bezpośrednio dotyczyły jego

stanowiska, a także to, że każdy pracownik ma zapewniony swobodny dostęp i wgląd do

przepisów zgromadzonych w odrębnym segregatorze. Oświadczenie to stanowi załącznik nr

1/6 do protokołu kontroli.

Spośród 15 pracowników referatu budżetowo-finansowego, w roku 2002 i 2003 w

szkoleniach uczestniczyło 7 pracowników, na dowód czego kontrolującym przedłożono

zapłacone faktury i rachunki za odbyte szkolenia: faktura nr 4/05/2002 z dnia 24.05.2002 r., 111

15/2003 z dnia 20.03.2003 r., m- 1345/02 z dnia 5.11.2002 r. oraz rachunek m- 49/S/02 z dnia 4.02.2002 r., m- 161/S/02 z dnia 5.03.2002 r., nr 150/S/03 z dnia 28.03.2003 r., m- 21/2003 z dnia 20.01.03 r. i zaświadczenie o ukończeniu szkolenia przez Panią Skarbnik

zorganizowanego przez Agencję Rozwoju Regionalnego „Agroreg" S.A. Wykaz pracowników

uczestniczących w szkoleniach w 2002 i 2003 r. stanowi załącznik nr 1/7 do protokołu

kontroli.

Kierownik jednostki nie ustani procedur kontroli, o których mowa w art. 35a ust. 2 pkt. l

ustawy o finansach publicznych, co uniemożliwiało wypełnianie obowiązków wynikających z art. 127 ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych. Ze złożonego przez Pana Wójta

wyjaśnienia (załącznik nr 1/8 do protokołu kontroli) wynika, że procedury kontroli

finansowej, przyjęte i stosowane na wszystkich etapach planowania wydatków i wydatkowani;) środków finansowych nie zostały zebrane i opisane w jednym akcie prawnym. Wedle

złożonego wyjaśnienia procedury kontroli finansowej zawarte są w różnych aktach prawnych i regulują je: regulamin kontroli wewnętrznej wprowadzony postanowieniem nr 157/98 Wójta Gminy Nowa Ruda z dnia 5 listopada 1998 r., regulamin organizacyjny Urzędu Gminy (rozdział X Organizacja działalności kontrolnej) nadany Zarządzenie Nr 56/03 Wójta Gminy Nowa Ruda, postanowienie nr 9/03 Wójta Gminy Nowa Ruda z dnia 31 stycznia 2003 r. w sprawie udzielania zamówień publicznych przez Gminę Nowa Ruda, Statut Gminy Nowa Ruda (pkt. 4 rozdział I Działu II Zasady i tryb działania Komisji Rewizyjnej) uchwalony uchwałą ni 31/DC/03 Rady Gminy Nowa Ruda z dnia 30 czerwca 2003 r., uchwała m- 58/XI/99 Rady

Gminy Nowa Ruda z dnia 8 listopada 1999 r. w sprawie procedur uchwalania budżetu gminy

oraz rodzaju i szczegółowości materiałów informacyjnych towarzyszących projektowi uchwały

budżetu, uchwała Nr 168/XXIII/01 Rady Gminy Nowa Ruda z dnia 26 marca 2001 r \v

sprawie zasad współ pracy samorządu Gminy Nowa Ruda z organizacjami pozarządowymi

Pan Wójt oświadczył również, iż w trakcie kontroli przystąpiono do wykonania obowiązku

dotyczącego dodatkowego pisemnego uregulowania w jednym akcie, w trybie art. 35 a ust. 3

ustawy o finansach publiczny, procedur kontroli finansowej.

W trakcie kontroli rozpoczęto opracowywanie ww. procedur kontroli finansowej.

Dodatkowo w załączniku nr 1/9 do protokołu kontroli Pan Wójt opisał przypadki

przeprowadzania wstępnej oceny celowości dokonywania wydatków oraz zaciągania

zobowiązań finansowych. Zgodnie z udzieloną odpowiedzią ocena taka przeprowadzana jest

zarówno przed zaciągnięciem zobowiązań finansowych, jak i przed dokonywaniem wydatków

Polega ona na:

- zlecaniu opracowywania studium wykonalności zadania specjalistycznym instytucjom

zewnętrznym (w przypadku większych zamówień);

- przeprowadzaniu narad (przed zaciągnięciem zobowiązań) z udziałem Wójta, Skarbnika

oraz pracowników merytorycznych komórek organizacyjnych oraz przeprowadzaniu wizji

terenowych poprzedzających narady;

- stosowaniu uproszczonej procedury umożliwiającej wybór najkorzystniejszej oferty -

przy udzielaniu zamówień niewymagających stosowania ustawy o zamówieniach publicznych:

- przeprowadzaniu kontroli w powyższym zakresie przez Inspektora ds. oświaty oraz

przedstawiciela Kuratora wobec oświatowych jednostek organizacyjnych;

- kwartalnej analizie celowości wydatków; przeprowadzanej przez Wójta i Skarbnika w

odniesieniu do zrealizowanych dochodów.

Pan Wójt oświadczył ponadto, że jego postanowieniem z dnia 31 stycznia 2003 r. w

sprawie udzielania zamówień publicznych określono zasady udzielania zamówień publicznych.

w wyniku których dochodzi do powstania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków

oraz to, że każde udzielenie zamówienia poprzedzone jest wstępną oceną jego celowości.

dokonywaną przez pracownika merytorycznego lub kierownika jednostki organizacyjnej, n

decyzja o udzieleniu zamówienia podejmowana jest przez Wójta Gminy, również na podstawie

wstępnej oceny celowości zaciągnięcia danego zobowiązania.

Działalność organizacji kontrolnej opisana została w rozdziale X § 22 regulaminu

organizacyjnego. Określono w nim zasady przeprowadzania kontroli wewnętrznej oraz

kontroli zewnętrznej - przeprowadzanej w jednostkach organizacyjnych i pomocniczych

Gminy Ustalono, iż działalność kontrolną prowadzi się w formie kontroli planowych i

doraźnych, na podstawie imiennego upoważnienia podpisanego przez Wójta 1ub Sekretarza (w przypadku kontroli doraźnych w zakresie przestrzegania prawa oraz metod i trybu załatwiania przez referaty indywidualnych spraw mieszkańców), a z przeprowadzonych kontroli sporządza się protokół zawierający w razie stwierdzenia nieprawidłowości zalecenia pokontrolnego. W § 6 tego regulaminu ustalono, że koordynatorem działalności kontrolnej (realizacja kontroli. sporządzanie okresowych planów kontroli, prowadzenie rejestru wydanych upoważnień) jest

Referat Organizacyjny i Spraw Obywatelskich nadzorowany bezpośrednio przez Sekretarza

Gminy. Zakres przedmiotowy, termin i metody kontroli powinny być uzgadniane z

Sekretarzem.

Prowadzenie kontroli finansowej w jednostkach budżetowych i innych jednostkach

powiązanych z budżetem należało zgodnie z § 26 pkt. 8 ww. regulaminu do zadań Referatu

Budżet owo-Finansowego. Ponadto w § 12 ust. 3 pkt. 6 tego regulaminu ustalono, iż kontroli

gospodarki finansowej dokonuje Skarbnik Gminy, do którego obowiązków - w ramach

posiadanych kompetencji, zgodnie z § 22 ust. 7 regulaminu należało również przeprowadzanie

kontroli zewnętrznej jednostek organizacyjnych Gminy, Z przedłożonej do kontroli

dokumentacji - rejestru upoważnień oraz protokołów z przeprowadzonych w Gminie kontroli

wynika, iż nie dotyczyły one gospodarki finansowej prowadzonej w Urzędzie Gminy oraz w

jednostkach podległych i nadzorowanych przez Gminę. W roku 2002 i 2003 w Gminie

przeprowadzano kontrole w zakresie realizacji zadań wymienionych w art. 39 ust. l pkt. 5

i ust. 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 1996 r. nr 67, póz. 329

ze zm.) oraz art. 7 ust. 2 pkt. 5 Karty Nauczyciela w funkcjonujących na terenie Gminnych

gimnazjach (Gimnazjum nr l w Jugowie, nr 2 w Ludwikowicach, m" 3 w Bożkowic).

przedszkolach (w Ludwikowicach, Przygórzu, Bożkowie, Włodowiach oraz Woliborzu).

szkołach podstawowych (w Ludwikowicach oraz Włodowicach). Z przeprowadzonych

kontroli każdorazowo sporządzano protokoły.

Nie wypełniano obowiązków odnośnie sporządzania planów kontroli, do czego zgodnie z

rozdziałem X § 22 ust. 6 regulaminu organizacyjnego zobowiązany był Referat Organizacyjny

i Spraw Obywatelskich. Ze złożonego przez Panią Sekretarz wyjaśnienia (załącznik nr 1/10 do protokołu kontroli) wynika, że Referat Organizacyjny i Spraw Obywatelskich nie opracował

planu kontroli z uwagi na natłok prac zleconych dotyczących przeprowadzania spisu

powszechnego i spisu rolnego (luty-sierpień 2002 r.), konsultacji społecznych dot. utworzenia

powiatu noworudzkiego (kwiecień 2002 r.), wyborów do rad gmin, rad powiatów i sejmików

wojewódzkich (sierpień - listopad 2002 r.), wyborów uzupełniających do Senatu RP (marzec-

kwiecień 2003 r.), referendum ogólnokrajowego (kwiecień - czerwiec 2003 r.), wymiany

dowodów osobistych wydanych przed 1972 r., ustalenia kapitału początkowego osobom

zatrudnionym w Urzędzie Gminy (luty - październik 2003 r.), wyborów ławników (czerwiec

październik 2003 r.), spraw związanych z repatriantami, za których wykonanie odpowiadał

Sekretarz oraz Referat Organizacyjny i Spraw Obywatelskich. Odnosząc się do wyjaśnienia

należy zauważyć, iż w obowiązującym w Urzędzie regulaminie nie przewidziano możliwości

odstąpienia od opracowywania planu przeprowadzania kontroli, z jakichkolwiek względów.

Poza uregulowaniami zawartymi w regulaminie organizacyjnym, kwestie dotyczące

kontroli ujęte zostały również w regulaminie kontroli wewnętrznej wprowadzonym

postanowieniem m' 157/98 Wójta Gminy z dnia 5 listopada 1998 r. Przepisy regulaminu

organizacyjnego w zakresie organizacji działalności kontrolnej stanowiły powielenie zapisów

ujętych w regulaminie kontroli wewnętrznej.





  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12


©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna