Poradnik dla początkujących księgowych I skarbników. Podstawa prawna



Pobieranie 44,41 Kb.
Data11.12.2017
Rozmiar44,41 Kb.

Poradnik dla początkujących księgowych i skarbników.

Podstawa prawna

Poradnik został opracowany w oparciu o przepisy ogólne obowiązujące oraz wytyczne w zakresie organizacji, kontroli i obiegu dokumentów na podstawie przepisów:

-Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.

-Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowo-gospodarcze w ZHP obowiązująca od 1 stycznia 2007 roku (załącznik do uchwały G K ZHP nr 57/2006 z dnia 11 grudnia 2006)



Część szczegółowa

1. Dowód księgowy − dokument będący podstawą dokonanego zapisu w księgach rachunkowych (np. faktura VAT).

a. Treść dowodu księgowego

Ustawa o rachunkowości wymaga, aby dowód księgowy zawierał:



  • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego

  • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej

  • opis operacji gospodarczej, oraz jej wartość, w miarę możliwości określoną także w jednostkach naturalnych

  • datę dokonania operacji, a także datę wystawienia dowodu (gdy sporządzono go pod inną datą)

  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów

  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania

b. Cechy dowodu księgowego

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, dowody księgowe powinny być:



  • rzetelne - zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej

  • kompletne

  • wolne od błędów rachunkowych

c. Rodzaje dowodów księgowych

Wyróżnić można następujące rodzaje dowodów księgowych:



  • zewnętrzne własne - przekazane w oryginale kontrahentowi

  • zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów

  • wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki

Podstawą do zapisów w księgach rachunkowych mogą być również dowody księgowe:

  • zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych, które muszą być wymienione w dowodzie zbiorczym

  • korygujące

  • zastępcze - wystawione do czasu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego

  • rozliczeniowe - ujmujące dokonane uprzednio zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych

d. Prawidłowość dokumentów księgowych

Za prawidłowy dowód księgowy uważa się :



  • rzetelny, czyli zgodny z rzeczywistym stanem,

  • kompletny

  • wolny od błędów rachunkowych

  • zawierający:

*określenie rodzaju dowodu;

*określenie stron( nazwy, adresy)

*opis operacji oraz jej wartości

*datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inna datą, także datę sporządzenia dowodu,

Dowód księgowy powinien być wystawiony w sposób staranny, czytelny i trwały oraz treść winna nosić zrozumiały tekst. Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie długopisem, piórem.



f. Błędy w dowodach księgowych

Błędy w dowodach księgowych można poprawiać poprzez:

-skreślenie błędnej treści lub kwoty w całości z utrzymaniem czytelności skreślonych kwot lub wyrażeń oraz umieszczenie podpisu osoby do tego upoważnionej.

-błędy na dokumentach zewnętrznych/fakturach, rachunkach/ można korygować za pomocą noty korygującej lub faktury korygującej wysłanej do kontrahenta.

Niedopuszczalne w dowodach księgowych jest dokonywanie wymazywania i przeróbek

g. Akceptacji dokumentów

Wszystkie dokumenty stanowiące podstawę księgowania powinny być przedstawione oraz zaakceptowane pod względem merytorycznym, rachunkowym i formalnym i następnie zaksięgowane. Akceptacji dokumentów dokonują osoby upoważnione i materialnie odpowiedzialne tj. komendant ,skarbnik i księgowy wg załączonego wzoru



Stwierdzono pod względem merytorycznym

dnia……………………..20…r

podpis……………………….. Komendant

Sprawdzono po względem formalnym i rachunkowym

dnia……………………..20…r

podpis……………………….. Skarbnik lub ksiegowy

Zatwierdzono do zapłaty na kwotę

złotych………………………………..

Słownie złotych……………………..

Data…………………….20…r

2 podpisy

Skarbnik Komendant

 

h. Dekretacja

Dekretacja określa się czynności związane z przygotowaniem dokumentów. Właściwa dekretacja polega na:

-nadaniu dokumentom numerów/liczby porządkowej/, pod którymi zostaną zaksięgowane w książce finansowej,

-określenie kont księgowych na jakich ma być zaksięgowany wydatek,

-określenie daty księgowania,

-podpisanie /akceptacja/ przez osoby upoważnione,



2. Dokumenty księgowe

Za dokumenty księgowe uznaje się:

-faktury,

-rachunki,

- noty księgowe,

-dowody wpłaty KP,

-dowody wypłaty gotówki KW,

-polecenie wyjazdu służbowego/ delegacje/,

-wnioski o zaliczkę,

- wyciągi bankowe,

-listy płac,

-umowy zlecenie,

-przyjecie środka trwałego OT,

-likwidacja środka trwałego LT,

-meldunek zakupionego sprzętu,

3. Opis dowodów księgowych:

-Faktury i rachunki wystawione przez kontrahenta powinny zawierać prawidłową nazwę odbiorcy, czytelna kwotę do zapłaty, formę płatności /przelew, gotówka/, nip, datę wystawienia dokumentu,

-Noty księgowe sporządzane są w dwóch egzemplarzach przez księgowego .Oryginał przekazany jest do dokumentów obozowych lub przekazany odpowiedniemu kontrahentowi /hufcowi/

Noty księgowe są dokumentami pomiędzy jednostkami Śląskiej Komendy Chorągwi



-KP czyli wpłata gotówki do kasy. KP wystawia się w trzech egzemplarzach jako dowód wpłaty gotówki, oryginał dowodu zostaje w dokumentach hufca , kopia przeznaczona jest dla wpłacającego i trzeci egzemplarz do rozliczenia druku ścisłego zarachowania.

Jako wpłacający winno być imię i nazwisko lub numer-nazwa drużyny, szczep, hufiec .

-KW czyli wypłata gotówki z kasy. KW wystawia się w trzech egzemplarzach jako dowód wypłaty gotówki, oryginał dowodu zostaje w dokumentach hufca , kopia przeznaczona jest dla odbierającego gotówkę i trzeci egzemplarz do rozliczenia druku ścisłego zarachowania. Jako wypłacający winno być imię i nazwisko lub numer-nazwa drużyny, szczep, hufiec .

-Polecenie wyjazdu służbowego /delegacja/zostaje wystawiona dla instruktorów celem wykonania prac lub zadań poza miejscem siedziby hufca. Delegacja wystawiona zostaje w jednym egzemplarzu który powinien zawierać;

* nr kolejny polecenia wyjazdu

*datę wystawienia

*Imię i nazwisko delegowanej osoby

* miejscowość, do której osoba jest delegowana

* cel wyjazdu

*rodzaj środka lokomocji

*ewidencję przebiegu pojazdu jeżeli delegowany będzie korzystał z własnego pojazdu oraz umowy.

Ponadto polecenie wyjazdu służbowego podlega ewidencji w zeszycie ewidencji delegacji. Ewidencja powinna zawierać : nr kolejny, imię i nazwisko delegowanej osoby, datę wystawienia oraz datę zwrotu delegacji w celem zatwierdzenia do wypłaty. Po sprawdzeniu pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym przez osoby upoważnione tj. komendanta i skarbnika.



-Wnioski o zaliczkę wystawiana jest przez zaliczko biorcę ,określając rodzaj zakupu, kwotę i termin rozliczenia. Akceptowana przez osoby upoważnione tj. komendanta i skarbnika oraz osobę pobierającą zaliczkę,

Pobrana zaliczka powinna być rozliczona do 7 dni od daty pobrania.



-Wyciągi bankowe są dokumentem wydawanym przez bank jako potwierdzenie dokonanych operacji na rachunku bankowym.

-Listy płac sporządzane są w dwóch egzemplarzach jeden egzemplarz przekazany jest do Komendy Chorągwi w momencie odprowadzenia składek od umów zleceń, druga lista znajduje się w dokumentach księgowych hufca celem poniesionych kosztów od umów zleceń.



- Umowy zlecenie zawiera się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednej dla każdej ze stron przy czym oryginał umowy znajduje się w dokumentach KCH.

- Przyjecie środka trwałego OT sporządza się w trzech egzemplarzach .Po podpisaniu przez bezpośredniego użytkownika oryginał przekazywany jest do działu finansowego KCH, drugi do bezpośredniego użytkownika, trzeci do hufca

-Protokół likwidacji środka trwałego sporządza się w trzech egzemplarzach ,jeden do komórki finansowej KCH, drugi do bezpośredniego użytkownika, trzeci do hufca.

-Meldunek zakupionego sprzętu. Zakup drobnego sprzętu należy wpisać do książki inwentarzowej w odpowiedniej grupie oraz sporządzić meldunek do dokumentu zakupu /faktury/celem zaksięgowania w KCH.

-Raporty kasowe i bankowe sporządzone w dwóch egzemplarzach jeden do rozliczenia w KCH drugi w dokumentach KH. Raporty sporządza się jeden raz w miesiącu.

Raporty winny zwierać :

-liczbę porządkową /narastająco od początku roku/oraz zgodność liczby porządkowej z dokumentem jej przypisanym,

-datę księgowania,

-numer dokumentu księgowanego/ nr faktury rachunku/,

-treść zakupionego artykułu,

-kwotę wydatku lub przychodu

-saldo kasy lub banku.

4.Dodatkowe informacje:

-jak przechowywać gotówkę . Gotówkę przechowujemy w kasetkach metalowych przytwierdzonych na stałe,

-wielkość salda kasy, pogotowie kasowe zgodne z ubezpieczeniem. Gotówka w kasie nie może przekraczać kwoty z deklarowanej w ubezpieczeniu.

-odprowadzenie salda kasy na koniec roku. Do końca grudnia saldo kasy musi być wpłacone na konto bankowe oraz sporządzony ma być protokół kasy ze stanem zerowym salda.

-składki członkowskie. Obowiązkiem członków ZHP jest zapłacenie składek w danym roku. Nie wolno pokrywać składek przekazywanych do KCH przez KH z finansów ogólnych hufca.

-wystawianie faktur VAT

*do 7 dni od dokonania wpłaty należy wystawić fakturę

*dla osób prawnych (firmy, szkoły…) zawsze należy wystawić fakturę

* dla osób fizycznych wystawiamy na prośbę po uprzednim poinformowaniu

*faktury zewnętrzne wystawiamy na osoby wpłacające (widniejące na wyciągu) na HAL, HAZ, biwaki i inne imprezy.

*odpowiednie PKWiU dla usługi

*faktury wewnętrzne wystawiamy gdy osoba wpłacająca nie zgłosiła prośby o wystawienia faktury

-faktury z VAT

*obliczenie VAT na podstawie PKWiU oraz ustawy o VAT, każdorazowo do konsultacji z pracownikiem KCH

-wpłata naliczonego podatku VAT należy przekazać do KCH do 15 dnia następnego miesiąca

-do wystawionych faktur (wewnętrznych, zewnętrznych i VAT)należy sporządzić rejestry (przekazać do 10 następnego miesiąca w wersji elektronicznej program exel i papierowej) oraz deklaracje VAT-7

-do faktur zawierających drobne nagrody musi być dołączona lista odbioru tych nagród,

-co zrobić gdy hufiec nie ma pieniędzy. O wyczerpaniu zasobów finansowych hufca należy niezwłocznie poinformować Skarbnika lub Główną Księgową w KCH. Brak środków może powodować poważne konsekwencje finansowe od dostawców/energia, woda, c.o ,itp./

- do faktur z zakupioną żywnością muszą być dołączone listy obecności z podpisami,

-faktury za paliwo do samochodu muszą zawierać numer rejestracyjny pojazdu dla którego dokonano zakupu.



-do faktur zapłaconych gotówką stosujemy pieczątkę o niżej podanej treści

Kwotę otrzymałem

Nazwisko iimię…………….

……………………………..

Data………………………..

Podpis……………………..

Przygotowała phm Elżbieta Bartosik






©operacji.org 2019
wyślij wiadomość

    Strona główna