Podręcznik programu ang. Programme Manual



Pobieranie 5,42 Mb.
Strona8/8
Data15.02.2018
Rozmiar5,42 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8

AUDYT I KONTROLA





  1. Kontrola pierwszego stopnia

Przed wysłaniem raportu z postępu realizacji projektu do WST, wszystkie koszty muszą być zweryfikowane pod względem zgodności z prawem i poprawności przez niezależne instytucje kontrolujące. W tym celu, każde państwo członkowskie stworzyło tzw. „system kontroli pierwszego stopnia”. Oznacza to, że zostali zdefiniowani kontrolerzy upoważnieni i odpowiedzialni za potwierdzanie wydatków zadeklarowanych przez partnerów projektów. Zadania kontroli obejmują weryfikowanie dostaw produktów, słuszność zadeklarowanych wydatków oraz przestrzeganie zasad dotyczących wydatkowania unijnych, programowych i krajowych środków.


Systemy dotyczące kontroli pierwszego stopnia są różne w różnych krajach biorących udział w Programie Południowy Bałtyk. Jedne z państw utworzyły tzw. „zcentralizowany system”, w którym tylko niektóre jednostki wyznaczone przez rząd uprawnione są do potwierdzania wydatków partnerów projektu. Inne zaś wybrały „zdecentralizowany system”, w którym partnerzy projektu mogą wybrać np. prywatną firmę audytową kontrolującą ich zadania. Jednakże należy podkreślić, że nie wszystkie firmy mogą być wybrane (krajowe wymagania w tej dziedzinie przedstawia tabela poniżej).
Opis systemu kontroli pierwszego stopnia w Południowym Bałtyku został przedstawiony w tabeli poniżej. W przypadku wprowadzania zmian, zaktualizowane informacje będzie można znaleźć na stronie Programu lub w odpowiednim Punkcie Kontaktowym.
System kontroli pierwszego stopnia w państwach biorących udział w Programie Południowy Bałtyk.


Państwo członkowskie

Instytucje przeprowadzające kontrolę pierwszego stopnia

Dania

Dania wybrała zdecentralizowany system kontroli. Kiedy duńscy beneficjenci zostaną powiadomieni, że Komitet Sterujący Program Południowy Bałtyk zatwierdził projekt, w którym biorą udział, beneficjenci z Danii będą musieli zaproponować niezależnego kontrolera zewnętrznego do instytucji odpowiedzialnej za utworzenie systemu kontroli pierwszego stopnia.

Beneficjenci z Regionu Zealand do:

Region Zealand, Allen 15, DK-4180 Sorö (RZ)

Strona internetowa http://www.regionsjaelland.dk


Beneficjenci z Regionu Bornholm do:

RegionalMunicipality of Bornholm, Ullasvej 23, DK-3700 Rönne (RB)

Strona internetowa: http://www.brk.dk
Beneficjent powinien zaproponować kontrolera, który ma doświadczenie w kontrolowaniu funduszy strukturalnych oraz zna angielski. Zaproponowany kontroler powinien mieć status: „statsautoriseret” (zaakceptowanymi przez państwo) lub „registreret” (zarejestrowanymi).
Wspomniane powyżej jednostki po sprawdzeniu, że są wystarczająco niezależne od działań projektu oraz jego finansowania oraz kwalifikują się do przeprowadzenia kontroli projektu w Programie Południowy Bałtyk zostaną autoryzowane do pełnienia roli kontrolera pierwszego stopnia dla danego partnera projektu.
Kontroler musi zostać oficjalnie autoryzowany przed złożeniem pierwszych wydatków do raportowania i zatwierdzenia.
Koszty kontroli zostaną przedstawione jako kwalifikowalne koszty ekspertyz zewnętrznych zgodnie z odpowiednimi uregulowaniami unijnymi i zasadami Programu.



Niemcy

Ministerstwo Gospodarki, Budownictwa i Turystyki Meklemburg-Vorpommen wyznaczyło w Niemczech publicznych księgowych autoryzowanych przez państwo, którzy są odpowiedzialni za kontrolowanie wydatków zadeklarowanych przez niemieckich beneficjentów. Dla poszukiwania autoryzowanych przez państwo publicznych księgowych jest utworzony indeks online - www.wpk.de pomaga on partnerom projektu znaleźć publicznych księgowych w swoim regionie.
Beneficjent może wybrać zgodnie z krajowymi zasadami zamówień publicznych księgowego autoryzowanego przez państwo. Koszt Kontrolera pierwszego stopnia jest kwalifikowalny.


Litwa

Na Litwie stosowany jest zdecentralizowany system, zgodnie z którym Litewscy partnerzy muszą wskazać Kontrolerów Pierwszego Stopnia z zastosowaniem procedury zamówień publicznych. Partnerzy projektu mogą zawrzeć w projekcie koszty Kontrolerów Pierwszego Stopnia aby mogły być opłacone z budżetu projektu.
Wymagania dla Kontrolerów Pierwszego Stopnia, obejmujące raporty, certyfikacje, listy sprawdzające, model umowy Kontrolera Pierwszego Stopnia itp. zostaną przygotowane przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych. Wszyscy partnerzy Litewscy oraz Kontrolerzy Pierwszego Stopnia zostaną zobligowani do postępowania zgodnie z wymaganiami dla Kontrolerów Pierwszego Stopnia na Litwie oraz „ Generalnymi zasadami dla Kontrolerów Pierwszego Stopnia dla Programu Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk 2007-2013”.
Lista zatwierdzonych audytorów jest zatwierdzana i dostarczana przez Litewską Izbę Audytorów, która jest publiczną, prawną jednostką stowarzyszającą uprawnionych audytorów litewskich (około 200 firm audytowych)

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych będzie sprawdzało, czy kontrolerzy przedstawili wymagania niezbędne do akceptacji (zgodnie z dokumentami zawartymi w procedurze zamówień publicznych, umowami itp.) Zewnętrzni audytorzy wybrani w procedurze zamówień publicznych będą odpowiedzialni za zapewnienie kwalifikacji kontrolerów zgodnie z wymaganiami zawartymi w umowach oraz wymaganiami „Wymagań dla audytu na Litwie” i „Generalnymi zasadami dla Kontrolerów Pierwszego Stopnia dla Programu Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk 2007-2013”.



Polska

W Polsce funkcjonuje zcentralizowany system kontroli na poziomie krajowym, angażujący organy administracji publicznej. Pierwszy poziom kontroli jest realizowany przez Urzędy Wojewódzkie: Zachodniopomorski (Szczecin), Pomorski (Gdańsk) oraz Warmińsko-Mazurski (Olsztyn). Beneficjenci powinni zwracać się do organu właściwego pod względem przynależności terytorialnej. Lista zawierająca szczegóły kontaktów jest dostępna na stronie internetowej Programu.


Szwecja

W Szwecji został zastosowany zcentralizowany system kontroli. Rząd szwedzki wskazuje/wyznacza organy na poziomie krajowym – Tillvaxtverket- Szwedzka Agencja Rozwoju Gospodarczego i Regionalnego. Kontrola jest przeprowadzana przez urzędników państwowych.

Bez względu na system kontroli zastosowany w danym kraju Kontrolerzy Pierwszego Stopnia muszą być niezależni od projektu, działań w projekcie oraz bez osobistych uprzedzeń do kontrolowanych partnerów projektu. Generalną zasadą jest nie wybieranie kontrolerów wewnętrznych do certyfikowania wydatków, o ile specyficzne zasady krajowe w systemie scentralizowanym nie stanowią inaczej.


Wyłącznie koszty potwierdzone zgodnie z systemem kontroli pierwszego stopnia utworzonym w kraju, w którym jest zlokalizowany partner, będą rozpatrywane jako koszty kwalifikowalne w Programie Południowy Bałtyk. Kontrola pierwszego stopnia przeprowadzana jest na poziomie partnera, tj. odrębnie dla wydatków każdego partnera w projekcie. Przeprowadzone kontrole obejmują weryfikację administracyjną opartą na Raportach z postępu realizacji projektu jak również na kontroli na miejscu, dla projektów wybranych na podstawie próby
Poziomy Kontroli pierwszego stopnia

W tym procesie, kontroler pierwszego stopnia sprawdza, czy:



  • Wszystkie koszty w projekcie są kwalifikowalne;

  • Projekt jest realizowany zgodnie z harmonogramem działań i finansowania określonym we wniosku o dofinansowanie;

  • Faktury i płatności są poprawnie raportowane oraz poparte niezbędną dokumentacją;

  • Działania rzeczywiście miały miejsce i są realizowane;

  • Jeśli ma zastosowanie: kontroler weryfikuje metodę podziału kosztów dzielonych (więcej informacji dotyczących metody podziału wspólnych kosztów przedstawiono w rozdziale 6.14 „Podział kosztów wspólnych projektu”);

  • Są przestrzegane wspólnotowe i krajowe zasady, w szczególności zasady dotyczące zamówień publicznych, ochrony środowiska oraz informacji i promocji.

Weryfikacja przeprowadzana przez kontrolera pierwszego stopnia opiera się na odpowiedniej dokumentacji (np. listy sprawdzające, sprawozdanie z kontroli).


Partner Wiodący musi sprawdzić, że raport partnera z postępu realizacji projektu złożony do niego został zweryfikowany przez niezależnego kontrolera zgodnie ze specyficznymi wymaganiami dotyczącymi kontroli w danym Państwie Członkowskim. Partner Wiodący jest również odpowiedzialny za prawidłowo przeprowadzony proces składania raportu partnera z postępu realizacji projektu na potrzeby raportu z postępu realizacji projektu, którego częścią jest wniosek o płatność do Instytucji Zarządzającej.
W Programie Południowego Bałtyku nie jest obowiązkowe dodatkowo certyfikowanie Raportów z postępu projektu oraz Raportów kosztów wspólnych przez Kontrolerów pierwszego stopnia. Jednakże aby zapobiec błędom i w rezultacie zminimalizować ryzyko Partnera Wiodącego, Partnerzy Wiodący z Danii, Niemiec i Litwy mają możliwość zaangażowania Kontrolera pierwszego stopnia do certyfikowania również opracowanego Raportu z realizacji projektu. W takim przypadku w projekcie muszą być uwzględnione zadania Kontrolera pierwszego stopnia jako usługa wykonywana na podstawie umowy zawartej z Partnerem Wiodącym. Proszę zwrócić uwagę, że na dzień dzisiejszy Kontrolerzy pierwszego stopnia z Polski i Szwecji jako kontrolerzy scentralizowanego systemu kontroli nie mają opcji certyfikowania Raportu z postępu projektu.
Koszty kontroli pierwszego stopnia, zarówno obowiązkowej kontroli na poziomie partnerów jak i nieobowiązkowej kontroli na poziomie projektu jeśli taka jest przeprowadzana, mogą być rozpatrywane jako koszty kwalifikowalne. Ważne jest, aby koszty te zostały zaplanowane podczas przygotowywania projektu budżetu, z uwzględnieniem wymagań dotyczących kontroli w danym Państwie Członkowskim. Podczas gdy Kontrola Pierwszego Stopnia jest wolna od opłat w scentralizowanym systemie w Polsce i Szwecji, partnerzy z Dani, Niemiec i Litwy mogą zlecić podwykonawstwo do kontrolerów zewnętrznych oraz pokryć koszty ich zatrudnienia. Również koszty możliwych kontroli na miejscu należy rozważyć w tym kontekście. Koszty Kontrolera Pierwszego Stopnia zostaną uwzględnione w Linii budżetowej 5 „Ekspertyzy zewnętrzne i usługi”.
Więcej informacji na temat Kontroli Pierwszego Stopnia można znaleźć w „Generalnych zasadach dla Kontrolerów Pierwszego Stopnia dla Programu Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk 2007-2013”, które są dostępne na stronie Programu Południowego Bałtyku (www.southbaltic.eu) Koszty kontroli należy zaplanować w linii budżetowej „Zewnętrzne ekspertyzy i usługi”.


  1. Audyt (Kontrola drugiego stopnia)

W Programie Południowy Bałtyk, Instytucja Audytowa oraz Grupa Audytorów (GoA) są włączone w system zarządzania i kontroli.


Wspomniane powyżej organy odpowiedzialne są za:

  • zapewnienie efektywnego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli w Programie, poprzez przeprowadzanie audytu w Instytucji Zarządzającej, Instytucji Certyfikującej, Wspólnym Sekretariacie Technicznym oraz u kontrolerów pierwszego stopnia;

  • zapewnienie, że kontrole (audyty) są przeprowadzone na operacjach wybranych na podstawie próby, w celu zweryfikowania wydatków, które zostały zadeklarowane.

Audyty dla projektu są organizowane przez krajowych audytorów Państwa Członkowskiego danego Partnera Wiodącego. Partner Wiodący jest odpowiedzialny za zorganizowanie ścieżki audytu na poziomie partnera projektu, choć za audyt partnera odpowiedzialny jest audytor krajowy zlokalizowany na jego terytorium.


Aby rozpocząć audyt audytor Partnera Wiodącego musi poinformować Partnera Wiodącego o tym fakcie, jego celach oraz harmonogramie kontroli. Partner projektu musi być poinformowany przez swoich krajowych audytorów.
Audyt obejmuje zarówno kontrolę zza biurka jak i kontrolę na miejscu.
Obowiązkiem Partnera Wiodącego oraz wszystkich partnerów zaangażowanych w projekt jest ułatwienie działań audytu, dostarczenie wymaganych dokumentów oraz udostępnienie siedziby i pomieszczenia.
Po zakończeniu audytu, każdy Partner Projektu otrzyma raport z przeprowadzonej kontroli (audytu). Każdy ze skontrolowanych partnerów otrzyma możliwość i odpowiedni czas do skomentowania i odniesienia się do wniosków z audytu.
Wszystkie komentarze zostaną zawarte w końcowym raporcie z audytu, który zostanie złożony do Instytucji Audytowej oraz Instytucji Zarządzającej. Raport będzie zawierał również sugerowane niezbędne do przeprowadzenia działania pokontrolne.
Każdy projekt może zostać poddany audytowi podczas swojego czasu trwania. Tym samym ważne jest, aby cała niezbędna dokumentacja projektu została należycie złożona i zabezpieczona.



  1. Przechowywanie dokumentów

Odpowiedzialnością Partnera Wiodącego jest zapewnienie, że każdej kontroli finansowej cała dokumentacja jest udostępniana bez trudu. W razie potrzeby, Partner Wiodący może poprosić partnerów projektu o dostarczenie kopii odpowiednich dokumentów finansowych.


Wszystkie dokumenty związane z projektem muszą być przechowywane przynajmniej do 31 grudnia 2020 przez Partnera Wiodącego, Partnerzy Projektu oraz zaaprobowani Kontrolerzy pierwszego stopnia przynajmniej do 31 grudnia 2010r lecz nie krócej niż trzy lata po zamknięciu Programu (art. 90 Rozporządzenia Ogólnego UE 1083/2006 ) . Lista głównych dokumentów które należy przechowywać podana w tabeli poniżej;


Dokumenty, które powinny być dostępne dla celów kontroli/audytu do 31 grudnia 2020 r.


  • Zatwierdzony wniosek o dofinansowanie,

  • Umowa o dofinansowaniu oraz umowy partnerskie,

  • Raporty z postępu realizacji projektu,

  • Cała korespondencja związana ze wspomnianymi powyżej kwestiami,

  • Lista wydatków zadeklarowanych przez partnerów,

  • Potwierdzenia kontroli przeprowadzonych u partnerów (wraz z dokumentacją wspierającą: lista sprawdzająca z kontroli, raporty),

  • Potwierdzenia z konta bankowego, będące dowodem przekazania środków UE do Partnera Wiodącego oraz dalej na konta partnerów projektu,

  • Faktury/rachunki/inne równoważne dokumenty,

  • Potwierdzenia z konta bankowego/dowody opłacenia poszczególnych faktur,

  • Dokumentacja dostarczająca kalkulację kosztów pracowników, np. listy czasu pracy, umowy o pracę, zapisy czasu pracy, itp. (więcej informacji w podrozdziale „Personel”),

  • Dokumentacja dotycząca dostarczycieli ekspertyz zewnętrznych oraz usługi (listy podwykonawców, wykonawców, itp.),

  • Kalkulacja kosztów administracyjnych (więcej informacji w podrozdziale „Koszty administracyjne”),

  • Dokumentacja dotycząca podróży i zakwaterowania, np. karty pokładowe, raporty z podróży, faktury (więcej informacji w podrozdziale „Podróże i zakwaterowanie),

  • Dokumentacja dotycząca informacji i promocji,

  • Dokumentacja związana z zamówieniami publicznymi, taka jak zakres uprawnień, oferty, formularze zamówień, umowy, itp.,

  • Dowody dostarczenia dóbr i usług (broszury, protokoły ze spotkań, itp.),

  • Zapisy zakupu rzeczy wartościowych razem z kopiami dokumentacji.




  1. Nieprawidłowości

Jest możliwe, że na podstawie raportu z Postępu realizacji projektu, podczas kontroli finansowej/audytu, z prasy, itp. zostaną wykryte nieprawidłowości w projekcie.


Nieprawidłowości, które mogą pojawić się podczas realizacji projektu można podzielić na dwie podgrupy:

  • Nieprawidłowości systemowe, tj. nieprawidłowości wykryte w systemie zarządzania i kontroli Państwa Członkowskiego, Instytucji Zarządzającej, Instytucji Certyfikującej itp.;

  • Nieprawidłowości wykryte podczas weryfikowania projektu, które są wynikiem winy lub zaniedbania partnera projektu.

W pierwszym przypadku odpowiedzialność za sytuacją spoczywa na Państwie Członkowskim, z którego pochodzi beneficjent gdzie zostały wykryte nieprawidłowości związane z wykorzystaniem funduszy. Natomiast w przypadku drugim, tstroną odpowiedzialną za wystąpienie nieprawidłowości jest dany partner.

W przypadku, gdy kontrola finansowa wykryje nieprawidłowości dotyczące wykorzystania przez partnera projektu przyznanych funduszy lub podejrzenie jej wystąpienia, możliwe są następujące konsekwencje:


  • wycofanie przyznanego dofinansowanie wraz z naliczonymi należnymi odsetkami od beneficjenta, w uzasadnionym przypadku,

  • zredukowanie dofinansowania;

  • zawieszenie dofinansowania;

  • w przypadku znacznych nadużyć przyznanych funduszy, należy przeprowadzić postępowanie prawne.

W przypadku wykrycia, że całość lub część przyznanego współfinansowania EFRR była:




  1. wykorzystana niezgodnie z alokacją,

  2. wykorzystana z naruszeniem procedury,

  3. zebrana w sposób nieodpowiedni lub w nadmiernej kwocie,

Partner Wiodący zostanie zobowiązany do zrekompensowania tej kwoty, odpowiednio części lub całości razem z odsetkami, w czasie i terminie wyznaczonym przez Instytucje Zarządzającą.
W takim przypadku Instytucja Zarządzająca może poprosić Partnera Wiodącego o:

  • wpłacenie kwoty razem z odsetkami na konto wskazane przez instytucję Zarządzającą lub,

  • pomniejszenie o tę kwotę następnej refundacji lub,

  • podjąć działania niezbędne do odzyskania dofinansowania EFRR, włącznie z pojęciem działań prawnych. W takim przypadku koszty działań mających na celu odzyskanie dofinansowania EFRR, będą pokryte przez Partnera Wiodącego.

Jeśli Partner Wiodący wykorzystał całość lub część dofinansowania niezgodnie z przeznaczeniem, bez zastosowania wymaganych procedur lub zdobył fundusze w nielegalny sposób bądź w nadmiernej kwocie, zobowiązany jest do zwrotu tych funduszy, w części lub w całości, razem z należnymi odsetkami, w terminie i kwocie wskazanej przez Instytucję Zarządzającą.


Instytucja Zarządzająca decyzją określi Partnerowi Wiodącemu, kwotę do zwrotu oraz datę rozpoczęcia naliczania odsetek.
Jeśli Partner Wiodący nie zwróci dofinansowania w wyznaczonym czasie, Instytucja Zarządzająca potrąci nieprawidłowo wykorzystane lub otrzymane kwoty dofinansowania wraz z odsetkami z kwoty następnej transzy refundacji oraz może podjąć działania mające na celu odzyskanie dofinansowania, łącznie z rozpoczęciem procedury prawnej. Koszty działań mających na celu odzyskanie dofinansowania będą ponoszone przez Partnera Wiodącego.
Należy podkreślić, że w przypadku wykrycia błędów systemowych, Instytucja Zarządzająca oraz Instytucja Certyfikująca mają prawo do tymczasowego wstrzymania płatności do poszczególnych Państw Członkowskich, co w rezultacie spowoduje opóźnienia w płatności do Partnera Wiodącego z tego państwa, tak długo jak długo będzie to konieczne. Jednakże Instytucja Certyfikująca, jest zobowiązana zagwarantować, że Partner Wiodący otrzyma płatności EFRR tak szybko jak to tylko będzie możliwe.
Należy podkreślić, że wydatki, które zostały uznane jako nieprawidłowości nie mogą zostać ponownie wykorzystane w projekcie. Zasada ta wynika z Artykułu 98 Rozporządzenia Ogólnego
Po wykryciu nieprawidłowości związanych z wykorzystaniem funduszy, Partner Wiodący oraz partnerzy projektu są zobowiązani dostarczyć całą niezbędną dokumentację wymaganą przez organy kontrolujące, Koordynatora Krajowego, Instytucję Zarządzającą, Instytucję Certyfikującą lub Instytucję Audytową.

  1. PROMOCJA I INFORMACJA

Informacja i komunikacja odgrywają ważną rolę w realizacji projektu. Działania efektywnej informacji i komunikacji są głównymi narzędziami dla rozprzestrzeniania się wiadomości o rezultatach indywidualnych projektów. W tym samym czasie wzrasta widzialność Programu Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk 2007-2013 oraz uwidacznia się rola Unii Europejskiej w satysfakcjonujących osiągnięciach różnych regionów UE. Stąd działania informacyjne i promocyjne nie powinny być pominięte podczas planowania realizacji projektu, mając w rozliczeniu korzyści jakie projekt może uzyskać w tym procesie.


Komunikacja jest procesem przekazywania informacji/wiadomości z jednego źródła do drugiego przy użyciu różnych metod. Obejmuje ona trzy elementy: wysyłanie wiadomości, wiadomości (utworzone) oraz odbiorcy (grupy). Komunikacja może być podzielona na komunikację wewnętrzną i zewnętrzną. Oba typy komunikacji są ważne podczas realizacji projektu, dlatego powinny być brane pod uwagę już na etapie planowania projektu.


  1. Komunikacja wewnętrzna

Komunikację wewnętrzną można opisać jako:




  • Komunikację w projekcie tj. pomiędzy Partnerem Wiodący, Partnerami i Organizacjami Stowarzyszonymi;




  • Komunikację z ludźmi, którzy pracują w instytucjach Partnera Wiodącego oraz Partnerów, ale nie są bezpośrednio zaangażowani w działania w projekcie.

Dla Programu Południowego Bałtyku, gdzie projekty angażują Partnerów czasami z pięciu krajów, zorganizowanie wewnętrznej komunikacji jest bardzo ważne. Działania takie zapewniają, że każdy kto jest zaangażowany w prace ma na celu osiągnięcie wspólnych celów oraz pozwalają projektowi mówić jednym głosem.


Generalnie, komunikacja wewnętrzna ma na celu;

  • Organizowanie przepływu informacji pomiędzy Partnerem Wiodącym i Partnerami/Organizacjami Stowarzyszonymi, jak również pomiędzy Partnerami/Organizacjami Stowarzyszonymi;

  • powodowanie, że wszyscy Partnerzy i Organizacje Stowarzyszone postrzegają się nawzajem jako część większego obrazu (projektu), a nie tylko koncentrują się na działaniach na swoim poziomie;

  • zapewnianie, że Partnerzy/Organizacje Stowarzyszone identyfikują się z głównymi celami projektu.

Komunikacja wewnętrzna obejmuje również innych kolegów lub Partnerów/ Organizacje Stowarzyszone z organizacji Partnera Wiodącego. Dlatego powinni oni być informowani o celach projektu oraz konkretnym zaangażowaniu ich instytucji.


Narzędziami komunikacji wewnętrznej mogą być;


  • wirtualne spotkania np. konferencje z wykorzystaniem skypa;

  • spotkania Partnerów;

  • wewnętrzna strona internetowa i intranet;

  • wewnętrzna informacja (email, online, kopie materiałów drukowanych);

  • materiały drukowane (broszury, ulotki itp.).



  1. Komunikacja zewnętrzna

Komunikacja zewnętrzna skupia się na ludziach i instytucjach spoza obszaru projektu. Może ona być:




  • Bezpośrednią komunikacją: przekazywanie komunikatów bezpośrednio u odbiorcy, np. plakat reklamowy w regionie;




  • Pośrednią komunikacją; przekazywanie komunikatów, wiadomości przez pośredników, np. przez media (radio, telewizję, prasę), stowarzyszenia, pan-Bałtyckie organizacje itp.;




  • Komunikacją o mieszanych informacjach; przekazywane są przez liczne narzędzia komunikacyjne (a zatem mieszanie komunikacji pośrednich i bezpośrednich), np. ogłoszenie w gazecie zapraszające czytelników do zapoznania się z broszurą przesłaną emailem, itp.



Narzędzia dla zewnętrznej komunikacji

Grupy docelowe i narzędzia dla zewnętrznej komunikacji różnią się w zależności od etapu projektu. W tabeli poniżej zostały zaprezentowane możliwe grupy odbiorców i narzędzia dla różnych etapów projektu.




Etap projektu

Grupa docelowa

Narzędzia

Rozwój idei projektu

Potencjalni Partnerzy/kluczowi partnerzy

  • Projekt idei spotkań

  • Projekt idei kart informacyjnych

Zatwierdzenie projektu

Kluczowi partnerzy

  • Projekt spotkań

  • Konferencje rozpoczynające

  • Komunikaty prasowe; projekt ulotki

Realizacja projektu

Kluczowi partnerzy/ główne grupy docelowe

  • Strona internetowa projektu

  • Konferencje

  • Informacje medialne

  • Badania (ankietowe) projektu

  • Publikacje projektu

Zamykanie projektu

główne grupy docelowe / kluczowi partnerzy/szersza publiczność (np. całkowita publiczność)

  • Konferencje końcowe

  • Doniesienia medialne (gazety, radio, TV)


Strona internetowa projektu

Strona internetowa może być użytecznym narzędziem komunikacyjnym. Projekty w Programie Południowego Bałtyku mogą opracowywać swoją własną stronę internetową, chociaż nie jest to obowiązkowe. W specyficznych przypadkach (np. kiedy projekt jest bardzo mały) mogłoby być bardziej stosowne odesłanie do oddzielnej sekcji np. na stronie Partnera Wiodącego lub stronie Partnera projektu zamiast tworzenia oddzielnej strony.

Przy tworzeniu strony internetowej najistotniejsze są trzy elementy; plan, struktura i zawartość. Dobra strona internetowa musi mieć następujące cechy; musi ona być


  • Przyjazna w stosunku do użytkownika




  • Prosta i łatwa w użyciu, jak również




  • Często uaktualniana

Doradza się testowanie strony z użytkownikami, którzy nie są zorientowani w temacie.


Strona internetowa powinna zawierać;


  • Informacje o projekcie;

  • Informacje o wdrażaniu projektu

  • Rezultaty projektu;

  • Wydarzenia w projekcie;

  • Dane kontaktowe Partnera Wiodącego i Partnerów Projektu;

  • Logo Programu, znak Unii Europejskiej, odniesienie do funduszy EFRR oraz linki do odpowiednich stron Programu i Unii Europejskiej.



Strona powinna być zachowana przez przynajmniej 5 lat od zamknięcia projektu.



  1. Specyficzne wymagania komunikacyjne w Programie Południowy Bałtyk

Opis rozpowszechniania działań

Projekty w Programie Południowego Bałtyku nie są zobligowane do sporządzania odrębnego planu komunikacji. Dlatego działania komunikacyjne i promocyjne muszą być szczegółowo opisane we Wniosku o Dofinansowanie (Komponent 2 „Komunikacja i rozpowszechnianie”). Informacje w Komponencie muszą zawierać między innymi kwestiami również;




  • Narzędzia wykorzystane do komunikacji i rozpowszechniania,




  • Grupy docelowe i specyficzną zawartość narzędzi jak również




  • Odpowiedzialności Partnerów.

Jeśli planuje się zatrudnienie lub wybranie w drodze przetargu pracownika zajmującego się promocją (ang. Information Officer), odpowiednie informacje należy umieścić we wniosku o dofinansowanie. W przypadku większych projektów zaleca się wyznaczenie pracownika ds. informacji i promocji, który będzie odpowiedzialny za realizację działań informacyjnych i komunikacyjnych oraz współpracę z WST (patrz również Rozdział 5.12 „Zarządzanie projektem”)



Odniesienie do prawodawstwa UE

Projekty muszą spełniać wymogi informacji i promocji ustanowione Rozporządzeniem Wykonawczym (Art.8 i 9, Aneks 1



Stosowanie logo Programu i znaków UE.

Projekty muszą spełniać wymogi Artykułu 8 i 9 Rozporządzenia Wykonawczego dotyczące wykorzystywania znaków Programu i Unii Europejskiej tak długo jak jest to konieczne, tj. projekt musi stosować logo Programu i znaki UE równolegle. Zasady związane z informacją i promocją będą dotyczyły produktów i rezultatów w okresie trwałości projektu (szczegóły patrz rozdział 5.14 „Trwałość rezultatów projektu”


Logo Programu oraz znaki UE są dostępne na stronie internetowej Programu (www.southbaltic.eu) lub można poprosić WST o ich przesłanie.
Logo Programu Południowy Bałtyk


Zgodnie z warunkami ustalonymi w Rozporządzeniu Wykonawczym, logo Programu, znak Unii Europejskiej oraz odniesienie do EFRR muszą być umieszczone na wszystkich produktach promocyjnych wyprodukowanych w projekcie, takich jak:

  • strony internetowe;

  • dokumenty (raporty, prezentacje, korespondencja, itp.);

  • publikacje, materiały promocyjne (koszulki, kubki, itp.). Dla produktów bardzo małych, np. długopisy itp. stosuje się tylko logo Unii Europejskiej;

  • informacje dla mediów, newsletter, gazetki projektu;

  • bilbordy, znaki, bannery objaśniające;

  • wydarzenia –logo Programu oraz znak UE muszą być wystawiane na wszystkich wydarzeniach organizowanych w projekcie (seminaria, konferencje, itp.);

  • każde wyposażenie finansowane z funduszy Programu (naklejki nie mogą być usuwane po zakończeniu projektu).

Standardowa naklejka, zgodnie z Rozporządzeniem Wykonawczym powinna wskazywać elementy jak pokazano poniżej:




Współfinansowane przez Unię Europejską

(Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego)


Jeśli materiały są publikowane w języku narodowym lub są wielojęzyczne, na naklejkach powinny być również tłumaczenia na język narodowy lub pozostałe języki. Proszę kontaktować się z WST aby upewnić się, czy sformułowanie w danym języku jest właściwe.


Na materiałach piśmiennych powinna być dodana formułka zastrzeżenia, np.: „książka/raport odzwierciedla spojrzenie autorów/partnerów. Komisja Europejska i Instytucja Zarządzająca nie odpowiadają za zawarte w niej informacje”.
Jeśli dodatkowo zastosowane są również inne loga (np. logo projektu lub Partnera organizującego wydarzenie), Logo Programu Południowego Bałtyku oraz znak UE muszą być przynajmniej tej samej wielkości co inne loga.
Proszę mieć na uwadze, że koszty wszystkich materiałów lub działań informacyjnych (np. konferencji), itp. bez wyżej wspomnianych odniesień do UE i Programu będą uważane za koszty niekwalifikowalne. Proszę nie wahać się kontaktować z WST w kwestiach zastosowania logo Programu i znaków UE.



  1. Współpraca ze Wspólnym Sekretariatem Technicznym

Proszę mieć na uwadze, że Wspólny Sekretariat Techniczny Programu Południowy Bałtyk pomaga zatwierdzonym projektom w ich działaniach komunikacyjnych poprzez rozpowszechnianie rezultatów projektu oraz najlepszych praktyk na stronie internetowej Programu (www.southbalic.eu) w biuletynie „Compass” oraz innych materiałach promocyjnych. Dlatego rekomenduje się dostarczanie dobrych informacji o działaniach w projekcie i osiągniętych rezultatach.


Ponadto, dla celów informacji i promocji, projekt powinien informować WST o wydarzeniach w projekcie przynajmniej z trzytygodniowym wyprzedzeniem za pomocą emaila na adres southbaltic@southbaltic.eu. Informacje o nadchodzących wydarzeniach będą publikowane na stronie Programu.
W przypadku specjalnego przewodnika/wsparcia potrzebnego do komunikacji, proszę kontaktować się z Oficerem Informacyjnym WST.
KONTAKTY
INSTYTUCJE WDRAŻAJĄCE PROGRAM
WSPÓLNY SEKRETARIAT TECHNICZNY

ul. Rzeźnicka 58

80-822 Gdańsk

Polska


telefon/fax +48 58 761 00 30

e-mail: southbaltic@southbaltic.eu



www.southbaltic.eu
INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA

Departament Współpracy Terytorialnej

Ministerstwo Rozwoju Regionalnego

ul. Wspólna 2/4

00-956 Warszawa

Polska


telefon: +48 22 501 51 55, +48 22 501 51 05

Fax: +48 22 501 51 56

www.mrr.gov.pl

www.ewt.gov.pl


Strona internetowa Programu:

www.southbaltic.eu

INSTYTUCJA CERTYFIKUJĄCA

Departament Instytucji Certyfikującej

Ministerstwo Rozwoju Regionalnego

ul. Wspólna 2/4

00-956 Warszawa

Polska
INSTYTUCJA AUDYTOWA

Ministerstwo Finansów

Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej

ul. Świętokrzyska 12

00-916 Warszawa

Polska
PUNKTY KONTAKTOWE
DANIA

Niels Chresten Andersen

telefon: +45 5692 1303

Mobile: +45 6026 1303

Fax: +45 5692 1301

e-mail: Niels.Chresten.Andersen@brk.dk
Kirstine Friis Nielsen

e-mail: Kirstine.Nielsen@brk.dk


Adres:

Bornholms Regionskommune

Regional Udvikling

(Regional Municipality of Bornholm,

Regional development)

Ullasvej 23

DK 3700 Rønne

Denmark
Kjeld Peter Ahlmann Olsen

telefon: + 45 57 87 57 63

e-mail: kaole@regionsjaelland.dk /

info@europedirect-sjaelland.dk
Adres:

EuropeDirect Sjælland

Region Sjælland

Alléen 15

DK 4180 Sorø

Denmark
NIEMCY



Ronald Lieske

telefon: +49 (0)381 45484 5284 (Office)

Mobile: +49 (0)163 600 5284

Fax: +49 (0)381 45484 5282

e-mail: ronald.lieske@eu.baltic.net
Adres:

South Baltic Cooperation Programme

Contact Point Mecklenburg-Vorpommern

Grubenstrasse 20

18055 Rostock

Germany


General e-mail: sbp@eu.baltic.net

LITWA

Audrone Auzbikaviciute

telefon : +370 5260 8503

e-mail: uadrone.auzbikaviciute@lsa.lt


Adres:

Association of Local Authoritis in lithuania

T.Vrublevskio g. 6

01100 Vilnius

Lithuania
Klaipeda Office

H. Manto 84

92294 Klaipeda

Lithuania

Phone: + 370 46 38 00 88

SZWECJA
Punkt Kontaktowy Regionu Blekinge

Lisa Wagnborg

telefon: +46 (0)455-30 50 00

e-mail: lisa.wagnborg@regionblekinge.se
PG Lindencrona

(support to the politicians in the SC and MC)

telefon: +46 455 305 011

Mobile: +46 708 830 111

e-mail: pg.lindencrona@regionblekinge.se
Adres

Region Blekinge

Ronnebygatan 2

S-371 32 Karlskrona

Sweden
Punkt KontaktowyRegionu Kalmar

Lena Westman

telefon: +46 480 448 369

Mobile: +46 706 323 886

e-mail: lena.westman@kalmar.regionforbund.se


Johan Lundbäck

telefon: +46 480 448 342

Mobile: +46 705 853 730

e-mail: johan.lundback@kalmar.regionforbund.se


Adres

Regionförbundet i Kalmar län

(Regional Council in Kalmar County)

Box 762 (Nygatan 34)

S-392 47 Kalmar

Sweden


Punkt Kontaktowy Regionu Kronoberg

Mariana Gómez-Johannesson

telefon: +46 470 724 752

Mobile: +46 733 300 448

e-mail: mariana.johannesson@rfss.se


Ulf Andersson

telefon: +46 470 778 548

Mobile: +46 734 084 470

e-mail: ulf.andersson@rfss.se


Adres:

Regionförbundet Södra Småland Videum

S-351 96 Växjö

Sweden


www.rfss.se

Punkt Kontaktowy Regionu Skåne

Maria Korner

Phone: +46 44-3093580

e-mail: Maria.Korner@skane.se
Adres:

Region Skåne

Stortorget 9

S-211 22 Malmö

Sweden

KRAJOWI KOORDYNATORZY
DANIA
Danish Business Authority

Vejlsøvej 29

DK-8600 Silkeborg

Denmark


NIEMCY
Ministry of Economics, Construction and Tourism Mecklenburg-Vorpommern

Unit 250, European territorial cooperation, INTERREG

Johannes-Stelling-Str. 14

19053 Schwerin

Germany

LITWA
Ministry of the Interior of the Republic of Lithuania

Šventaragio str. 2

LT-01510 Vilnius

Lithuania



SZWECJA
Ministry of Enterprise, Energy and Communications

Mäster Samuelsgatan 70

103 33 Stockholm

Sweden




1 NUTS – Nomenklatura Jednostek Statystyki Terytorialnej (ang. Nomenclature of Units for Territorial Statistics) stworzona w Unii Europejskiej w celu identyfikowania statystycznych jednostek terytorialnych (ROZPORZĄDZENIE (WE) NR 1059/2003 PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY z dnia 26 maja 2003 r. w sprawie ustalenia wspólnej klasyfikacji Jednostek Terytorialnych do Celów Statystycznych (Dz.U. L 154 z 21.6.2003, str. 1)).

2 Europejskie Instrument Sąsiedztwa i Partnerstwa (EISP, ang. European Neighbourhood and Partnership Instrument – ENPI) – instrument finansowania, w ramach którego udzielane jest unijna pomoc dla państw spoza obszaru EU. EISP działa od 1 stycznia 2007 r. i zastąpił instrumenty MEDA i TACIS. Więcej informacji znajduje się na stronie www.ewt.gov.pl.

3 Rozumianą jako jednostkę podlegającą zasadom zdefiniowanym w Art. 1(9) Dyrektywy 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 Marca 2004rw sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi (OJ L 134, 30.04.2004, p.114). Zaleca się aby organizacje non-profit utworzone przez jednostki, które chciałyby pełnić rolę Partnera Wiodącego były przedmiotem dokładnej oceny w odniesieniu do wyżej wspomnianej definicji.




1   2   3   4   5   6   7   8


©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna