Podręcznik programu ang. Programme Manual



Pobieranie 5,42 Mb.
Strona7/8
Data15.02.2018
Rozmiar5,42 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8

MONITOROWANIE I SPRAWOZDAWCZOŚĆ

Wszystkie projekty muszą być wdrażane zgodnie z zasadą oszczędności, wydajności i efektywności. Obowiązkiem Partnera Wiodącego jest zapewnienie jakości realizacji projektu poprzez monitoring oraz raportowanie postępu w projekcie. Obejmuje to badanie oraz ocenę osiągnięć partnerów projektu oraz przegląd ogólnego postępu w projekcie.

System monitoringu powinien obejmować następujące kwestie:


  • Efektywność i wydajność realizacji projektu; czy projekt jest realizowany zgodnie z działaniami oraz finansowym profilem przedstawionym we Wniosku o dofinansowanie? Czy budżet jest realizowany zgodnie z planem? Czy projekt osiągnął uzgodnione cele? Czy projekt zdoła osiągnąć założone rezultaty i produkty?

  • Jakość zarządzania; Czy procedury zarządzania są wydajne? I zapewniają jakość realizacji projektu.

Głównym instrumentem dla monitorowania są raporty z postępu realizacji projektu. Na ich podstawie WST monitoruje realizację projektów. W tym samym czasie jest to narzędzie Partnera Wiodącego do badania działań oraz kosztów ponoszonych pomiędzy partnerami projektu oraz organizacji stowarzyszonych.

  1. Raporty z postępu realizacji projektu

Partner Wiodący jest zobowiązany do przeprowadzenia monitoringu projektu oraz w rezultacie jest odpowiedzialny za przygotowanie oraz złożenie raportu z postępu realizacji projektu do WST. Raport z postępu składa się z;



  • Raportu z działania, który zawiera opis działań, wykonanie produktów/rezultatów oraz

  • Raportu finansowego, który zawiera finansowe informacje o realizacji projektu, realizacji budżetu, certyfikaty kontrolera pierwszego stopnia, listę wydatków.

Dla potrzeb raportowania muszą być brane pod uwagę następujące dwa wymagania:



    1. Raport partnera z postępu realizacji projektu: prezentuje tylko część projektu realizowaną przez danego partnera. Taki raport musi być przygotowany przez każdego partnera odrębnie (włączając Partnera Wiodącego). Jest on składany razem z dokumentami finansowymi do Kontrolera pierwszego stopnia danego Partnera w celu uzyskania certyfikatu, a następnie do Partnera Wiodącego odpowiedzialnego za zsumowanie działań i wydatków na poziomie całego projektu.

    2. Raport z postępu realizacji projektu: przedstawia realizację całego projektu i jest tworzony na podstawie raportów partnerów potwierdzonych certyfikatem oraz raportów zaangażowanych organizacji stowarzyszonych. Zawiera zsumowane działania i koszty, jak również szczegółową listę wydatków poniesionych w ramach całego projektu. Raport z postępu musi być złożony przez Partnera Wiodącego do WST w określonych terminach.

W przypadku wystąpienia wspólnych kosztów w projekcie, należy przygotować dodatkowy raport na takie wydatki przygotowany przy wykorzystaniu szablonu kosztów wspólnych. Dla wydatków wspólnych ujętych w ww. raporcie jest wystawiany certyfikat przez kontrolera pierwszego stopnia partnera realizującego. Wydatki te są następnie uznawane w raporcie partnera z postępu realizacji projektu przez poszczególnych Kontrolerów pierwszego stopnia zarówno partnera realizującego jak i partnerów płacących i włączony przez Partnera Wiodącego do raportu z postępu realizacji projektu (szczegółowe informacje w rozdziale 6.14 „Podział kosztów projektu”).


Raport z postępu realizacji projektu jest traktowany jako wniosek o płatność. W związku z tym certyfikaty wydawane przez narodowych kontrolerów pierwszego stopnia, potwierdzające wydatki w projekcie (wydawane dla raportu każdego partnera oraz jeśli dotyczy oddzielny dla kosztów wspólnych, patrz rozdział 11.1 „Kontrola pierwszego stopnia”) oraz lista wydatków są integralną częścią tego Raportu.
Wstępnie wypełniony wzór raportu z postępu realizacji projektu dla właściwego projektu będzie dostarczany przez WST do Partnera Wiodącego przed zakończeniem każdego okresu raportowania. Tylko raporty z postępu realizacji projektu wypełnione przy zastosowaniu takiego wzoru będą akceptowane. Po sprawdzeniu raportu z postępu realizacji projektu oraz wyjaśnieniu potencjalnych kwestii, Instytucja Zarządzająca zatwierdza wysokość wnioskowanej kwoty. Partner Wiodący zostaje poinformowany o zatwierdzeniu raportu.
Odrębnie dla każdego okresu raportowania WST przekaże Partnerowi Wiodącemu na obowiązujących formularzach Raportu z postępu partnera oraz Kosztów wspólnych w formacie Excel, wszystkie informacje niezbędne dla Kontrolera pierwszego stopnia oraz przelicznik EUR. Formularze te Partner Wiodący powinien przekazać do swoich partnerów. Wzory formularzy ( w formacie pdf) są dostępne na stronie internetowej Programu (www.southbaltic.eu).


  1. Okresy raportowania

Zgodnie z wymogami raportowania dotyczącymi Partnera Wiodącego, realizacja projektu jest podzielona na sześcio-miesięczne okresy sprawozdawcze:



  • Od 1 stycznia do 30 czerwca;

  • Od 1 lipca do 31 grudnia.

Partner Wiodący jest zobowiązany do składania raportów z postępu realizacji projektu do WST dla każdego okresu sprawozdawczego. Raporty muszą być dostarczane do WST w ciągu 70 dni kalendarzowych od zakończenia okresu sprawozdawczego, tj.:



  • Dla pierwszego okresu sprawozdawczego do 8 września danego roku;

  • Dla trzeciego okresu sprawozdawczego do 11 marca następnego roku.


Uwaga: Jako wyjątek, projekty zatwierdzone w pierwszym naborze miały możliwość wybrać pomiędzy okresem raportowania sześcio-miesięcznym a cztero-miesięcznym (1styczeń – 30 kwiecień >raportowanie do 9 lipca; 1 maj – 31sierpień > raportowanie do9 listopad; 1 wrzesień – 31 grudzień > raportowanie do 11 marca następnego roku ).

Końcowy raport z postępu realizacji pełni rolę wniosku o płatność końcową. Składa się on ze zwykłego raportu z postępu realizacji oraz dodatkowych załączników. Informacje wymagane w załącznikach odnoszą się szczególnie do rezultatów i celów projektu. Partner Wiodący składa ww. raport i załączniki do WST w ciągu 120 dni kalendarzowych od zakończenia realizacji projektu (data ustalona w umowie o dofinansowanie).


W trakcie przygotowywania raportu jest ważne, aby raporty partnerów zostały złożone we właściwym czasie. Dlatego w umowie partnerskiej powinny zostać ustalone terminy ostatecznego złożenia do Partnera Wiodącego raportów partnerów z postępu realizacji projektu. Partner Wiodący powinien mieć wystarczająco dużo czasu na przygotowanie raportu z postępu realizacji całego projektu.


  1. Co należy raportować?


Raport z postępu realizacji projektu jest wymagany jeśli w wymaganym okresie sprawozdawczym:

  • zostały podjęte działania lub

  • wydatki zostały opłacone.

W przypadku, kiedy w okresie sprawozdawczym nie zostały podjęte żadne działania oraz nie zostały poniesione wydatki, nie jest wymagane składanie raportu z postępu realizacji projektu. Partner projektu zobowiązany jest tylko do przesłania takiej informacji do Partnera Wiodącego i swojego kontrolera pierwszego stopnia. Partner Wiodący jest zobowiązany do informowania WST o tego rodzaju sytuacjach.


Koszty są przypisane do okresu raportowania w odniesieniu do czasu, w którym zostały opłacone. Data płatności decyduje, w którym raporcie z postępu realizacji projektu koszty powinny być ujęte.
Generalną zasadą jest, że tylko koszty opłacone w okresie sprawozdawczym mogą być ujęte w raporcie. Pierwszy raport z postępu realizacji projektu obejmuje również koszty przygotowawcze i możliwe koszty opłacone przed zatwierdzeniem projektu przez Komitet Sterujący.
Końcowy raport z postępu realizacji projektu obejmuje również koszty zamykania projektu, które obejmują koszty poniesione po zakończeniu działań związanych z realizacją projektu lecz przed złożeniem końcowego raportu z postępu realizacji projektu do WST.
Jeśli koszty zostały opłacone w poprzednim okresie sprawozdawczym, ale z różnych przyczyn nie zostały potwierdzone przez kontrolera pierwszego stopnia, WST może wyrazić zgodę na odstępstwo od ww. generalnej zasady. Jednakże pozycje mogą być wyłączone z raportu tylko po wcześniejszym uzgodnieniu z WST, który podejmuje decyzje osbno dla każdego przypadku. Jeśli są one raportowane w późniejszym raporcie z postępu bez wcześniejszego uzyskania zgody z WST, partner może stracic możliwość uzyskania dla nich dotacji EFRR.
Może zaistnieć także sytuacja, kiedy działania będą realizowane w danym okresie sprawozdawczym, ale opłacenie ich nastąpi w następnym okresie sprawozdawczym. W takim przypadku należy opisać działania w danym okresie sprawozdawczym, ale wydatki wykazać w następnym okresie sprawozdawczym.


Przykład:

Zaplanowana w projekcie konferencja została zorganizowana 25 czerwca, faktura zaś została opłacona przez partnera projektu 4 lipca. Działania należy opisać w raporcie za okres sprawozdawczy styczeń - czerwiec w części opisującej działania, ale bez raportowania wydatków poniesionych później. Koszty poniesione (zapłacone) w związku z tym wydarzeniem, które zostaną następnie zrefundowane z Programu, powinny być ujęte w części finansowej raportu z postępu realizacji projektu złożonego za następny okres, tj. lipiec - grudzień, ponieważ zostały one opłacone w lipcu.


  1. Procedura raportowania

Wymagania dotyczące raportowania opisane w poprzednim rozdziale zostały  przedstawione krok po kroku w następującej procedurze:



  1. Partner Wiodący jest odpowiedzialny za przygotowanie spójnego systemu raportowania w ramach projektu, który pozwoli śledzić działania i wydatki wszystkich partnerów. Procedura raportowania z uwzględnieniem terminów i ścieżka audytu powinna być uprzednio uzgodniona z Partnerem Wiodącym (najlepiej w formie umowy partnerskiej) i stosować obowiązujące wzory formularzy dla ; raportu z postępu projektu (ang. Project Progress Report), raportu z postępu partnera (Partner Progress Report) oraz raportu kosztów wspólnych (Shared Costs Template) dostarczonych przez WST Rapotr z postępu partnera oraz raport kosztów wspólnych powinny być opracowane w formie elektronicznej aby łatwiej było je przekazać do Raportu z postępu projektu. Wewnętrzny system raportowania w projekcie powinien być opracowany odpowiednio wcześnie, najlepiej w ciągu trzech miesięcy od zatwierdzenia projektu.

  2. Tylko w przypadku stosowania kosztów wspólnych: Partner realizujący przygotowuje Raport kosztów wspólnych na obowiązującym formularzu dostarczonym przez WST do Partnera Wiodącego, który to przekazał ten formularz do Partnera realizującego. Wypełniony przez Partnera realizującego raport zostanie zweryfikowany przez jego Kontrolera pierwszego stopnia (który wystawi certyfikat kosztów wspólnych) a następnie przesłany do Partnera Wiodącego, który następnie prześle jego kopie do wszystkich Partnerów płacących. Partnerzy płacący wykorzystają Raport kosztów wspólnych do opracowania swojego raportu postępu partnera (patrz również rozdział 6.14 „Koszty wspólne w projekcie”) Opracowanie Raportu kosztów wspólnych oraz wystawienie certyfikatu kosztów wspólnych powinno nastąpić w ciągu 10 dni licząc od daty zakończenia okresu raportowania.

  3. Każdy partner projektu (również Partner Wiodący) przygotowuje swój raport z postępu realizacji jego części projektu poprzez wypełnienie obowiązującego wzoru przesłanego od Partnera Wiodącego, który z kolei otrzymał go od WST. Partner Wiodący może dostarczyć wstępnie wypełniony raport partnera z postępu realizacji projektu partnerom oraz przeprowadzać z nimi konsultacje w czasie przygotowywania raportu z postępu partnera, w celu zminimalizowania błędów. Opracowanie Raport postępu partnera powinno nastąpić w ciągu 10 dni licząc od daty zakończenia okresu raportowania np. niezwłocznie po otrzymaniu certyfikatu kosztów wspólnych, jeśli partner brał udział w kosztach wspólnych.

  4. Każdy partner projektu (również Partner Wiodący) wysyła swój raport partnera z postępu realizacji projektu do swojego Kontrolera pierwszego stopnia w celu otrzymania certyfikatu potwierdzającego poniesione wydatki. Kontroler pierwszego stopnia poinformuje danego partnera, jakie dokumenty (faktury/rachunki/inne równoważne dokumenty/oświadczenia dotyczące konta bankowego/dowody płatności poszczególnej faktury/dokumentacja przedstawiająca kalkulację kosztów zatrudnienia pracowników, np. listy czasu pracy, umowy o pracę, zapisy czasu pracy, itp.) muszą zostać złożone w celu przeprowadzenia kontroli, w zależności od tego czy zdecyduje się on skontrolować wszystkie dokumenty czy próbę wybraną na podstawie listy wydatków, która jest obowiązkowym załącznikiem do raportu. Jeśli kontroler będzie chciał zweryfikować wszystkie dokumenty projektu, należy je dołączyć już do składanego raportu partnera z postępu realizacji projektu.

  5. Kontroler pierwszego stopnia weryfikuje raport partnera z postępu realizacji projektu, potwierdza wydatki (poprzez wydanie certyfikatu). W przypadku wystąpienia w projekcie kosztów wspólnych, kontroler uznaje część tego kosztu poniesioną prze partnera zgodnie z wcześniej zatwierdzonym raportem kosztów wspólnych (więcej szczegółów w rozdziale 6.14 „Dzielenie kosztów projektu”).

  6. Każdy z partnerów projektu wysyła swój raport partnera z postępu realizacji projektu razem z Certyfikatem i listą wydatków do Partnera Wiodącego w terminie określonym w umowie partnerskiej. Zaleca się, aby partnerzy wysyłali swoje raporty zarówno w wersji elektronicznej jak i papierowej, najpóźniej w ciągu 50 dni od dnia zakończenia okresu raportowania. Forma papierowa jest obowiązkowa i musi zawierać podpisy partnera. Partner Wiodący jest zobowiązany do przechowywania poszczególnych raportów otrzymywanych od partnerów dla celów audytu.

  7. W przypadku projektów, w których zaangażowane są organizacje stowarzyszone (współuczestniczące w projekcie ze swoim własnym źródłem finansowania, stanowiącym część niekwalifikowaną budżetu), nie występujące o dofinansowanie z EFFR, informacje o ich działaniach i związanych z nimi wydatkach w ramach projektu muszą być dostarczone do Partnera Wiodącego. Mogą być one przedstawione zarówno na standardowym wzorze raportu partnera z postępu realizacji projektu jak i w innej formie uzgodnionej z Partnerem Wiodącym w umowie partnerskiej. Partner Wiodący zobowiązany jest do umieszczenia takiej informacji w raporcie z postępu realizacji projektu.

  8. Na podstawie poszczególnych raportów partnera z postępu realizacji projektu otrzymanych od partnerów oraz swojego własnego, Partner Wiodący przygotowuje raport z postępu realizacji całego projektu na wzorze wstępnie wypełnionym i przesłanym z WST. Partner Wiodący sprawdza działania i wydatki poniesione przez partnerów oraz czy informacje dostarczone przez partnerów zostały zweryfikowane i potwierdzone przez kontrolerów pierwszego stopnia. Partner Wiodący podpisuje cały raport z postępu realizacji projektu oraz listę wydatków w ten sposób potwierdzając poprawność raportu z postępu realizacji projektu oraz poprawność kontroli przeprowadzonej przez kontrolerów pierwszego stopnia. Możliwe jest, aby kontrolerzy pierwszego stopnia wspierali Partnera Wiodącego poprzez certyfikowanie raportu z postępu realizacji projektu (nie jest to obowiązkowe, choć zalecane w przypadku, gdy system kontroli pierwszego stopnia na to pozwala). Powinno to nastąpić w przypadku, kiedy jest wymagane dla Kontrolera kontrasygnowanie raportu.

  9. Partner Wiodący składa do WST raport z postępu realizacji projektu, który obejmuje listę wydatków dla całego projektu jak również inne załączniki określone w „Wytycznych do raportowania” w wersji elektronicznej oraz jednej oryginalnej, podpisanej wersji papierowej (jeśli to możliwe podstemplowanej) razem z podpisanymi oryginałami certyfikatów wszystkich partnerów projektu. Raport musi być dostarczony do WST w ciągu 70 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu raportowania.

  10. WST weryfikuje raport z postępu realizacji projektu. Jeśli jest to konieczne wysyłane jest do Partnera Wiodącego pismo z prośbą o wyjaśnienia. W przypadku konieczności wprowadzenia korekty dotyczącej kosztów kwalifikowalnych, Partner Wiodący zwraca się do partnerów, których koszty zostały zakwestionowane, aby zwrócili się do swojego Kontrolera pierwszego stopnia o wystawienie nowego Certyfikatu dla jego części wydatków.

  11. Po zakończeniu procesu wyjaśniania i ostatecznym zweryfikowaniu raportu z postępu realizacji projektu, WST wysyła raport z postępu realizacji projektu do Instytucji Zarządzającej, gdzie proces weryfikacji jest kontynuowany a następnie rozpoczyna się proces refundacji kosztów EFRR.

Opisana procedura jest przedstawiona w poniższych wykresach;


Ramy czasowe i kolejnośc raportowania i Kontroli pierwszego stopnia
Kontroler pierwszego stopnia/certyfikowanie Kontroler pierwszego stopnia/certyfikowanie na poziomie partnera

-tylko Partnerzy Realizujący -wszyscy partnerzy włącznie z Partnerem Wiodącym

- tylko koszty wspólne - certyfikowanie kosztów nie dzielonych

- przyjęcie do wiadomości kosztów wspólnych każdego partnera















Schematyczne przedstawienie procedury składania raportów oraz przepływów finansowych



1   2   3   4   5   6   7   8


©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna