Opracowania



Pobieranie 287,75 Kb.
Strona1/4
Data01.03.2019
Rozmiar287,75 Kb.
  1   2   3   4


Zarządzenie Nr 2/2017
Dyrektora Instytucji Pośredniczącej


Aglomeracji Wałbrzyskiej

z dnia 05.01.2017 roku

zmieniające Zarządzenie nr 7/2015 w sprawie wprowadzenia Zasad (polityki) rachunkowości obowiązującej w Instytucji Pośredniczącej Aglomeracji Wałbrzyskiej.

Na podstawie § 7 ust. 3 Statutu Instytucji Pośredniczącej Aglomeracji Wałbrzyskiej stanowiącego załącznik do uchwały Nr III/21/2015 Rady Miejskiej Wałbrzycha z dnia 22 stycznia 2015 r. w sprawie utworzenia gminnej jednostki organizacyjnej pod nazwą: Instytucja Pośrednicząca Aglomeracji Wałbrzyskiej, § 7 ust 1. Regulaminu Organizacyjnego oraz na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047), art. 40 ust. 1 ustawy 2 dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz.U. z 2016 r. poz. 1870 z późn.zm.), oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5.07.2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz.U. z 2013 r. poz. 289 z późn. zm.), w zarządzeniu nr 7 Dyrektora Instytucji Pośredniczącej Aglomeracji Wałbrzyskiej z dnia 02.03.2015 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości obowiązującej w Instytucji Pośredniczącej Aglomeracji Wałbrzyskiej wprowadza się następujące zmiany:


§ 1


  1. W załączniku nr 1 do Zarządzeniu Nr 7/2015 Dyrektora Instytucji Pośredniczącej Aglomeracji Wałbrzyskiej z dnia 02 marca 2015 r. w sprawie wprowadzenia zasad polityki rachunkowości obowiązującej w Instytucji Pośredniczącej Aglomeracji Wałbrzyskiej wprowadza się następujące zmiany:




  1. W rozdziale 2 § 3, ust.13 pkt 4 g otrzymuje brzmienie:

„g) należności warunkowe (weksle) – zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektów w ramach realizowanych przez jednostkę priorytetów RPO WD, składane przez beneficjentów tych umów: podstawą ewidencji weksli jest protokół przyjęcia zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu”.

  1. Rozdział 2 § 3 ust. 22 otrzymuje brzmienie:

„22. Udokumentowane operacje gospodarcze, które mają miejsce na przełomie okresów sprawozdawczych, a które wpłynęły do działu finansowego w terminie do 5 dnia następnego miesiąca, ujmuje się w księgach rachunkowych tego okresu sprawozdawczego, którego dotyczą. Przepis ten nie dotyczy rocznych sprawozdań budżetowych i finansowych”.

3. W rozdziale 2 § 3 dodaje się ust. 33, 34 i 35 o następującej treści:

„33. W zawiązku z centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług VAT w Gminie Wałbrzych ustala się, że podatnikiem podatku od towarów i usług zarejestrowanym w urzędzie skarbowym jest Gmina Wałbrzych. Gmina Wałbrzych rozlicza się z urzędem skarbowym z czynności opodatkowanych wraz z jej jednostkami organizacyjnymi.

34. Od dnia 1.01.2017 r. podmiotem stosunków cywilnoprawnych, w szczególności związanych z dostawą lub nabyciem towarów oraz ze świadczeniem usług, jest Gmina Wałbrzych. W dokumentach potwierdzających stosunki cywilnoprawne, tj. umowach, zleceniach, porozumieniach, a także w fakturach VAT/rachunkach dokumentujących dostawę / nabycie towarów oraz świadczenie usług wskazywana jest Gmina Wałbrzych. W dokumentach tych dodaje się również nazwę jednostki – Instytucja Pośrednicząca Aglomeracji Wałbrzyskiej.

Stroną dotychczasowych stosunków cywilnoprawnych, w których wskazywana była Instytucja Pośrednicząca Aglomeracji Wałbrzyskiej z dniem 01.01.2017 r. jest Gmina Wałbrzych.

35. Informacje o prowadzonej ewidencji, w formie jednolitego pliku kontrolnego, będącego zbiorem danych, tworzy się z systemów informatycznych IPAW poprzez bezpośredni eksport danych, zawierającym informacje o operacjach gospodarczych za dany okres, posiadającym ustandaryzowany układ i format (schemat XML) umożliwiający jego przetwarzanie.

W skład struktur logicznych wchodzą:

a) Struktura 1 – księgi rachunkowe – JPK_KR

b) Struktura 2 – wyciąg bankowy – JPK_WB

d) Struktura 4 – ewidencje zakupu i sprzedaży VAT – JPK_VAT

e) Struktura 5 – faktury VAT – JPK_FA

Generowanie danych w zapisie struktur logicznych, innych niż JPK_VAT odbywa się do 15 dnia miesiąca następującego po każdym zakończonym miesiącu/kwartale/półroczu i podlegają archiwizowaniu”.
4. W rozdziale 5 § 8 dodaje się ust. 13 o następującej treści:

„13) ustawy z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz.U.2016.1454 z 2016.09.13 r.;

w skrócie: ustawa o centralizacji).


  1. Załącznik nr 2 zatytułowanym „Instrukcja Obiegu i Kontroli Dokumentów Księgowych w Instytucji Pośredniczącej Aglomeracji Wałbrzyskiej” otrzymuje brzmienie określone w Załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia.



§ 2
Pozostałe postanowienia zarządzenia nr 7/2015 pozostają bez zmian.
§ 3
Zobowiązuje się pracowników IPAW w Wałbrzychu do zapoznania się z treścią niniejszego zarządzenia i jego stosowania.

§ 4

Wykonanie zarządzenia powierza się Głównemu księgowemu.



§ 5

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Bożena Dróżdż

Dyrektor


Instytucji Pośredniczącej Aglomeracji Wałbrzyskiej

Załącznik nr 1

do Zarządzenia Nr 2 /2017

Dyrektora IPAW w Wałbrzychu

z dnia 05.01.2017 r.
Instrukcja Obiegu i Kontroli Dokumentów Księgowych w Instytucji Pośredniczącej Aglomeracji Wałbrzyskiej
Cześć I – Ustalenia ogólne
§ 1.


  1. Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli, obiegu, przechowywania i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych Instytucji Pośredniczącej Aglomeracji Wałbrzyskiej oraz określa kompetencje i odpowiedzialność związaną z prawidłowym i rzetelnym opracowaniem dowodów od momentu ich wystawienia lub wpływu z zewnątrz, aż do przekazania ich do zbiorów archiwalnych.




  1. Instrukcja ma zapewnić prawidłowe zarządzanie i kierowanie Instytucji Pośredniczącej Aglomeracji Wałbrzyskiej przez zapewnienie pełnych informacji o realizacji zadań finansowo-rzeczowych wynikających z planu finansowego. Wdrożenie przyjętych w niej zasad winno sprzyjać sprawnemu funkcjonowaniu jednostki, przez łatwy i szybki dostęp do niezbędnych informacji. Informacji tych dostarcza ewidencja prowadzona wg zasad określonych w aktach normatywnych. Ewidencja prowadzona jest na podstawie rzetelnie i prawidłowo sporządzonych dokumentów i stanowi podstawę do sporządzania wymaganych sprawozdań.




  1. Instrukcja została opracowana na podstawie przepisów ogólnie obowiązujących, oraz wypracowanych i sprawdzonych w praktyce rozwiązań w zakresie organizacji, kontroli i obiegu dokumentów, a w szczególności na podstawie:

  1. ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn.zm.),

  2. ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 z późn.zm.),

  3. ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. 2013 r. poz. 907 z późn.zm.),

  4. ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn.zm.),

  5. rozporządzenia Ministra Finansów z 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2014 r. poz. 119),

  6. rozporządzenia Ministra Finansów z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2013 r. poz. 1485),

  7. rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67 z późn.zm.),

8) komunikatu nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF Nr 15, poz. 84),

9) innych aktów prawnych, na które powołuje się instrukcja w zakresie omawianych zagadnień,

10) ustawy z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz.U.2016.1454 z 2016.09.13 r.;

w skrócie: ustawa o centralizacji)



§ 2.


    1. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o:

  • kierowniku jednostki – oznacza to Dyrektora Instytucji Pośredniczącej Aglomeracji Wałbrzyskiej

  • głównym księgowym – oznacza to Głównego księgowego Instytucji Pośredniczącej Aglomeracji Wałbrzyskiej

  • jednostce – oznacza to Instytucję Pośredniczącą Aglomeracji Wałbrzyskiej w skrócie IPAW




    1. Przepisy niniejszej instrukcji stosuje się łącznie z obowiązującymi przepisami zarządzeń wewnętrznych regulujących sprawy nie objęte niniejszą instrukcją . W szczególności są to:

  1. regulamin organizacyjny jednostki,

  2. zasady funkcjonowania Systemu Kontroli Zarządczej,

  3. regulamin wynagradzania pracowników IPAW,

  4. zasady prowadzenia rachunkowości w IPAW, w tym instrukcja wewnętrzna w sprawie inwentaryzacji składników majątkowych w jednostce,

  5. instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz instrukcji kancelaryjnej,

  6. regulamin postępowania ws. zamówień publicznych oraz prac komisji przetargowej w Instytucji Pośredniczącej Aglomeracji Wałbrzyskiej

  7. inne obowiązujące w IPAW.




    1. Instrukcja określa podstawowe zasady obiegu i kontroli dowodów księgowych, przede wszystkim:

  1. rodzaje dowodów księgowych stosowanych w jednostce, ich elementy, i zasady funkcjonowania,

  2. sposób i terminy oraz komórki organizacyjne zobowiązane do wystawiania i osoby upoważnione do podpisywania poszczególnych dowodów księgowych,

  3. komórki organizacyjne oraz osoby zobowiązane do sprawdzenia dowodów księgowych pod względem merytorycznym, formalno - rachunkowym,

  4. sposób postępowania w razie wykrycia w toku kontroli nieprawidłowości w dowodach księgowych lub ujętych w nich operacjach gospodarczych,

  5. terminy przekazywania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych do działu finansowego po ich opracowaniu i skontrolowaniu.


Cześć II – Ustalenia szczegółowe
Rozdział I - Dowody księgowe – dane ogólne

§ 3.


  1. Wszystkie operacje gospodarcze w jednostce powinny być udokumentowane odpowiednimi dowodami księgowymi.




  1. Dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej w określonym miejscu i czasie. Prawidłowo wystawiony dowód księgowy stanowi podstawę do zaksięgowania go
    w odpowiedniej ewidencji.

  2. Wystawienie konkretnego dowodu księgowego jest związane z zaistnieniem operacji: kupna, sprzedaży, przesunięcia, wydania, przyjęcia, likwidacji, zmiany, darowizny, zużycia, zniszczenia środków rzeczowych albo operacji finansowych - gotówkowych lub bezgotówkowych, w pieniądzu lub w papierach wartościowych, realnych lub szacunkowych (wycenionych metodami pośrednimi) - w postaci: wpłat, wypłat, przedpłat, regulowania należności lub zobowiązania naliczenia płatności, wyceny składników majątkowych i różnych rozliczeń wartościowych.




  1. Dowodami księgowymi dokonuje się również korekty sprawozdań
    i przeszacowań.




  1. Poza spełnieniem podstawowej roli, jaką jest uzasadnienie zapisów księgowych, oraz odzwierciedlenie operacji gospodarczych – prawidłowo, rzetelnie i starannie opracowane dowody księgowe mają za zadanie stworzenie:

  1. podstawy w kierowaniu, kontroli i badaniu działalności jednostki, szczególnie z punktu widzenia legalności i celowości dokonywanych operacji gospodarczych,

  2. podstaw do dochodzenia praw i udowodnienia obowiązków, w szczególności w celu dochodzenia należności.




  1. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych operacja gospodarcza może być udokumentowana za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Możliwość takiego udokumentowania dopuszcza art. 20 ust.4 ustawy o rachunkowości.

Dokument ten powinien zawierać:



  1. określenie stron dokonujących operacji,

  2. opis operacji i jej wartość,

  3. datę dokonania operacji i datę sporządzenia dowodu,

  4. przedmiot i wartość operacji gospodarczej,

  5. podpis wystawcy dowodu - osoby, która bezpośrednio dokonała wydatku, lub innej czynności stanowiącej operację gospodarczą,

  6. przy zakupie rodzaj nabytych składników majątkowych, ich ilość i cenę jednostkową, a w pozostałych przypadkach – cel dokonania wydatku.

Wzór dowodu zastępczego stanowi załącznik nr 7 do Instrukcji.


Zastępcze dokumenty wewnętrzne podlegają kontroli merytorycznej i formalno - rachunkowej, akceptacji Głównego księgowego i zatwierdzeniu przez Dyrektora.


  1. Dowód księgowy powinien zawierać:

  1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikującego – poprzez wskazanie nazwy dowodu i ewentualnie jego symbol lub kod,

  2. określenie stron dokonujących operacji gospodarczej – tj. podanie na dowodzie pełnej nazwy z adresem kontrahentów lub podmiotów uczestniczących w operacji gospodarczej,

  3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

  4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu – w przypadku zapłaty zaliczkowej może zawierać również datę otrzymania lub przekazania zaliczki,

  5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów – na fakturach VAT, fakturach oraz fakturach korygujących: imię i nazwisko osoby wystawiającej, przy czym nie jest wymagany podpis osoby wystawiającej na wyciągach bankowych oraz fakturach VAT, oraz innych dokumentach, jeżeli przepisy szczególne dopuszczają brak podpisu;

  6. nie wymaga się wskazania i podpisu osoby uprawnionej do odbioru faktury VAT lub faktury.

  7. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca księgowania oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania,

  8. w przypadku dokumentów zobowiązań lub dyspozycji dokonania wydatków, potwierdzenie pokrycia wydatków i zaciągniętych zobowiązań w planie finansowym,

  9. sprawdzenie pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym przez właściwe komórki organizacyjne jednostki oraz na dowód sprawdzenia podpisy osób upoważnionych,

  10. numer identyfikacyjny dowodu umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

  11. W jednostce, o ile nie jest to określone w odrębnych przepisach lub w niniejszej instrukcji, nie stosuje się jednolitych wzorów druków i formularzy dowodów księgowych, z tym, że dowód powinien zawierać elementy wskazane w ustawie o rachunkowości oraz odpowiadać wymogom stawianym przepisami prawa, (w szczególności w odniesieniu do faktur, rachunków, i innych pokrewnych im dokumentów).

  12. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską, według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzania operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie.

  13. Dowody księgowe powinny być wystawione w sposób staranny, czytelny, trwały i rzetelny, to jest zgodnie z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej; być kompletne, zawierające wszystkie dane wymagane przepisami i wynikające z operacji, które dokumentują; być wolne od błędów rachunkowych, zostać opatrzone numerem kolejnym według przyjętych w jednostce zasad numerowania dowodów księgowych.




  1. Podstawą księgowań są dowody źródłowe (dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej):

    1. zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,

    2. zewnętrzne własne – przekazane w oryginale kontrahentom,

    3. wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki,

    4. zbiorcze – służące dokonaniu łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione i załączone do dowodu,

    5. korygujące poprzednie zapisy – w szczególności faktury i noty korygujące - dowody obce lub zewnętrzne własne, oraz wewnętrzne dowody „Polecenia księgowania”, służące do sprostowania zapisów księgowych, lub storn,

    6. zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego, lub – wobec braku możliwości jego otrzymania, na zasadach określonych w § 3 ust 6.

    7. rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych, lub dokumentujące wszelkiego typu przeksięgowania o charakterze technicznym, np. otwarcie ksiąg, przeniesienia między ewidencjami, przeksięgowania w końcu roku, itp.

9. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wystawienie i doręczenie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.


10. Błędy w dowodach wewnętrznych, oraz opisy i adnotacje własne jednostki dokonane na dowodach obcych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisaniem treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenia podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. Korekt dokonuje się jednocześnie na wszystkich egzemplarzach dokumentu. Nie można w ten sposób poprawiać dokumentów stanowiących wydruk odzwierciedlający elektroniczny zapis księgowy – w tym przypadku należy dokonać korekty poprzez wprowadzenie w księgach rachunkowych zapisów korygujących.
11. W zapisie komputerowym za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

  1. uzyskują trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,

  2. możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,

  3. stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identycznych zapisów,

  4. dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.


Rozdział II - Obieg dokumentów księgowych
§ 4

  1. Obieg dowodów księgowych obejmuje drogę od chwili ich sporządzenia albo wpływu do jednostki, poprzez przejście dokumentu przez właściwe stanowiska pracy, aż do momentu ich zadekretowania, zaksięgowania i włączenia do zbiorów dokumentacji księgowej.

  2. W przypadku stwierdzenia, że dokumenty nie były skontrolowane, lub zawierają braki formalne (np. brak podpisu, pieczątki, opisu) należy je zwrócić do właściwej komórki w celu uzupełnienia.




  1. W obiegu dokumentów księgowych należy przestrzegać obowiązujących zasad obiegu dowodów księgowych:

  1. zasady terminowości:

      1. otrzymane dowody księgowe (faktury, rachunki, noty i inne) po uzupełnieniu pieczątką wpływu (datą wpływu) i zaewidencjonowaniu kieruje się na właściwe stanowisko pracy rozpoczynające drogę obiegu – w większości przypadków do wydziału merytorycznego prowadzącego daną sprawę,

      2. własne dowody księgowe, po ich wystawieniu kieruje się bezzwłocznie w obieg,

      3. własne dowody księgowe dokumentujące zaistniałe zdarzenia gospodarcze wystawia się niezwłocznie po ich wystąpieniu,

      4. niedopuszczalne jest antydatowanie dokumentów własnych i wystawianie ich w nieuzasadnionym opóźnieniu w stosunku do faktycznej daty wystąpienia zdarzenia gospodarczego, które dokumentują,

      5. należy bezwzględnie przestrzegać terminów arbitralnych np. termin płatności, termin załatwienia sprawy,

      6. należy dążyć do maksymalnego skrócenia czasu przetwarzania i przekazania dokumentów pomiędzy stanowiskami,

      7. niedopuszczalne jest nieuzasadnione przetrzymywanie jakichkolwiek dokumentów księgowych na stanowiskach pracy, w szczególności dokumentów z określonym terminem płatności.

    1. zasady systematyczności i częstotliwości – unikanie przestojów i nieuzasadnionego wstrzymywania dokumentów na stanowisku, zapobieganie okresowemu spiętrzeniu prac, które mogą spowodować powstanie pomyłek i błędów poprzez wykonywanie czynności związanych z obiegiem dokumentów w sposób ciągły, równomierny i systematyczny,

    2. zasady odpowiedzialności indywidualnej – imienne, wynikające z zakresu czynności wyznaczenie osób odpowiedzialnych za konkretne czynności przynależne do systemu obiegu dokumentów, przekazywanie dokumentów tylko do tych stanowisk, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych i są kompetentne do ich sprawdzenia lub przetworzenia, oraz dyscyplinarna odpowiedzialność indywidualna za spowodowanie uchybień w prawidłowym obiegu dokumentów księgowych,

    3. zasady samokontroli obiegu – poszczególne stanowiska nawzajem się kontrolują i wymuszają ciągły ruch obiegowy.




  1. W realizacji programów wspieranych środkami funduszy europejskich lub innych im podobnych źródeł, celem zapewnienia prawidłowego sposobu rozliczania tych projektów, stosując niniejszą instrukcję należy uwzględnić zasady określone w zatwierdzonych podręcznikach procedur i innych zarządzeniach wewnętrznych regulujących szczególne zasady obiegu dokumentów związanych z realizacją projektów.


Rozdział III - Rodzaje dowodów księgowych
§ 5


        1. Dowody kasowe.

Jednostka nie prowadzi gospodarki kasowej i nie stosuje konta „Kasa”.


        1. Dowody bankowe.

Przez dokumenty bankowe rozumie się takie dowody, którymi dokonuje się dyspozycji środkami na rachunku bankowym, lub które potwierdzają dokonanie operacji na rachunkach bankowych, a zwłaszcza:

    1. polecenie przelewu,

    2. wyciąg z rachunku bankowego,




        1. Polecenie przelewu.

Podstawą wystawienia polecenia przelewu powinien być dokument źródłowy stanowiący o zobowiązaniu i obowiązku zapłaty lub inny właściwy dowód księgowy, zastępczy lub źródłowy, z wyjątkiem:

  1. przypadków gdy podstawą dokonania przelewu są przepisy prawa – w tych przypadkach na poleceniu wskazuje się tytuł prawny do wypłaty środków,

  2. gdy przelewu dokonuje się w celu przeniesienia środków pomiędzy właściwymi rachunkami jednostki (np. refundacje prowizji itp.),

  3. zapłaty faktur i rachunków, które traktowane są jako samodzielne dokumenty podlegające zapłacie.

Polecenie przelewu wystawia pracownik działu finansowego, który po podpisaniu przez upoważnione osoby przekazuje je złączem elektronicznym.


        1. Wyciąg bankowy.

Wyciągi bankowe są dokumentami potwierdzającymi dokonanie operacji na rachunku bankowym jednostki. Wyciągi bankowe drukują z systemu obsługi bankowej pracownicy działu finansowego lub inni upoważnieni pracownicy w dniu udostępnienia wyciągu w systemie bankowym. Otrzymany wyciąg podlega sprawdzeniu z dokumentami źródłowymi – jeżeli występują. W przypadku stwierdzenia niezgodności w wyciągu bankowym, należy pisemnie dokonać niezbędnych wyjaśnień z bankiem obsługującym rachunek. Kontroli podlegają również wszystkie załączniki będące odzwierciedleniem dokonanych zapisów księgowych na rachunku bankowym, jednocześnie wyciąg z rachunku bankowego odzwierciedla stan środków pieniężnych jednostki. Do wyciągu w formie załączników dołącza się te polecenia przelewu (i inne dokumenty pomocnicze), które nie podlegają rejestracji w innych zbiorach dokumentów księgowych jako odrębne dowody księgowe, a które stanowią dyspozycję wydatkowania środków, lub są powiązane z tą dyspozycją. W przypadku obciążeń rachunków bankowych z tytułu opłat i prowizji bankowych do wyciągu bankowego nie sporządza się dodatkowych dowodów księgowych. Sprawdzeniu podlega zasadność pobrania opłaty lub prowizji, to jest zgodność z umową obsługi bankowej. Wyciąg bankowy nie wymaga podpisu co wynika z art. 7 ustawy prawo bankowe.


        1. Rozliczeniowe dowody księgowe.

Rozliczeniowymi dowodami księgowymi są:

    1. nota księgowa,

    2. nota obciążeniowa,

    3. nota uznaniowa,

    4. polecenie księgowania,


Ad. 1 nota księgowa -to uniwersalny dowód księgowy, służący dokumentowaniu rozrachunków wzajemnych między jednostką a obcymi podmiotami zewnętrznymi, dla których nie przewidziano innego sposobu dokumentacji, w szczególności rozrachunków nie podlegających fakturowaniu lub objęciu faktury (np. kary umowne). Występują:
Ad. 2 noty obciążeniowe – własne lub obce zewnętrzne dowody księgowe, wskazujące na występowanie należności IPAW od osoby trzeciej wskazanej w wystawionej lub otrzymanej nocie, z określonego tytułu.
Ad. 3 noty uznaniowe – własne lub obce zewnętrzne dowody księgowe, wskazujące na występowanie zobowiązania IPAW wobec osoby trzeciej wskazanej w otrzymanej lub wystawionej nocie, z określonego tytułu.
Nota księgowa zawiera podstawowe elementy dowodu księgowego, podlega sprawdzeniu pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, akceptacji Głównego księgowego, zatwierdzenia Dyrektora.
Szczególnym rodzajem noty jest nota odsetkowa z naliczeniem należnych odsetek, którą można stosować w przypadkach, gdy odsetki nie są objęte innymi dokumentami np. upomnieniem lub wezwaniem do zapłaty.
Ad. 4 polecenie księgowania („PK”)

Polecenie księgowania (symbol „PK”) to ogólny wewnętrzny wtórny dowód księgowy mający zastosowanie do udokumentowania zapisów księgowych, które stanowią:



      1. przeniesienie danych księgowych z ewidencji analitycznej do syntetycznej, oraz pomiędzy wyodrębnionymi jednostkami księgowymi, w tym kompensaty wewnętrzne,

      2. dokonanie w księgach rachunkowych przeniesień i zmian klasyfikacji,

      3. dokonanie różnego rodzaju przeksięgowań o charakterze technicznym i formalnym, wymaganych przez przepisy i metodologię dokonywania zapisów księgowych,

      4. dokonanie w księgach rachunkowych storn i korekt błędnych zapisów,

      5. operacje gospodarcze nieudokumentowane odrębnymi dowodami księgowymi, lub udokumentowane dowodami nie będącymi samodzielnymi dowodami księgowymi w rozumieniu niniejszej instrukcji – w szczególności:

  1. aktualizacja należności,

  2. wycena aktywów,

  3. umorzenie i amortyzacja środków trwałych, i wartości niematerialnych i prawnych,

  4. inne wyżej nie wymienione.

Pod dowody „PK” dołącza się dokumenty źródłowe typowe dla charakteru ewidencjonowanej w księgach rachunkowych operacji. Dowodem źródłowym mogą być także stosowne wydruki z ksiąg rachunkowych.



Dowody „PK” podpisują pracownicy sporządzający i podlegają one zatwierdzeniu, którego dokonują upoważnione osoby w zależności od rodzaju operacji odzwierciedlonej dokumentem PK - zatwierdza Główny księgowy lub kierownik działu finansowego.
Rozdział IV - Dokumenty księgowe dotyczące majątku trwałego


  1   2   3   4


©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna