Na/P/129/2014 Załącznik z03 do siwz elektroniczny obieg I archiwizacja dokumentów



Pobieranie 193,48 Kb.
Data13.01.2018
Rozmiar193,48 Kb.



nr sprawy NA/P/129/2014

Załącznik z03 do SIWZ

Elektroniczny obieg i archiwizacja dokumentów

Objaśnienia użytych skrótów:

a) „Ob:” oznacza, że funkcjonalność jest wymagana

b) „ObP:” oznacza, że funkcjonalność jest wymagana najpóźniej w dniu uruchomienia produkcyjnej wersji systemu

c) „Dod:” oznacza, że funkcjonalność jest opcjonalna.

Dla każdej z wymienionych funkcjonalności należy potwierdzić gotowość jej dostarczenia w ramach oferowanego systemu, umieszczając odpowiedni znak w nawiasie kwadratowym w następujący sposób: [ x ] oznacza potwierdzenie dostarczenia funkcjonalności, a [ - ] oznacza brak potwierdzenia dostarczenia funkcjonalności. Wymagane jest wypełnienie wszystkich pól [  ].



Architektura

  1. Ob: [  ] Zamawiający wymaga architektury trójwarstwowej nie wymagającej instalacji komponentów na stacji roboczej użytkowników.

  2. Ob: [  ] Rozwiązanie musi posiadać własny silnik workflow.

  3. Ob: [  ] Metadane opisujące obiegi i konfigurację procesów, oraz dane zbierane w formularzach uzupełnianych przez użytkowników (np. dane opisujące wnioski, dokumenty) muszą być składowane w dedykowanej bazie danych systemu, działającej na silniku transakcyjnej bazy danych. Wraz z dostawą systemu obiegu i archiwizacji dokumentów Zamawiający wymaga dostawy licencji na silnik transakcyjnej bazy danych na potrzeby wdrożenia oferowanego systemu. Licencja powinna zapewniać pracę na co najmniej 10 rdzeniach CPU.

  4. Ob: [  ] Załączniki (np. skany dokumentów) muszą być składowane w podstawowej bazie danych lub niezależnych bazach danych załączników.

  5. Dod: [  ] Baza załączników może być stworzona dla każdego procesu osobno.

  6. Ob: [  ] Wymagane są funkcje integracyjne (dwustronnie, na poziomie bazodanowym i aplikacyjnym - webserwisy), zintegrowane logowanie i zarządzanie uprawnieniami.

  7. Ob: [  ] Aplikacja musi zawierać część Deweloperską (moduł) i działać w modelu klient – serwer służąca do definiowania formularzy, obiegów, procesów, źródeł danych oraz do zarządzania środowiskiem workflow.

  8. Ob: [  ] Aplikacja musi posiadać moduł OCR

  9. Ob: [  ] Aplikacja musi posiadać wbudowany moduł generowania kodów kreskowych

  10. Ob: [  ] Aplikacja musi posiadać wbudowany moduł dla deweloperów (dodatek typu SDK)

  11. Ob: [  ] Wymagana jest autoryzacja użytkowników w oparciu o login domenowy usługi katalogów (tzw. single-sign-on)

  12. Ob: [  ] Wymagana jest możliwość wykorzystania w systemie grup na potrzeby przypisywania zadań i zarządzania dostępami

  13. Ob: [  ] Wymagana jest obsługa wielu prefiksów

Interfejs

  1. Ob: [  ] Aplikacja musi posiadać graficzny interfejs do projektowania i edycji obiegów i procesów (metoda przeciągnij i upuść) w języku polskim

  2. Ob: [  ] Podstawowy interfejs użytkownika musi stanowić zestaw stron dostępny przez przeglądarkę internetową. Zestaw ten stanowią formularze edycyjne do zbiorczej prezentacji danych (raporty operacyjne w formie list dokumentów, zadań i spraw oraz wykresy).

  3. Ob: [  ] Aplikacja musi obsługiwać interfejs mobilny dla urządzeń opartych o iOS (iPhone, iPad), Android oraz Windows Phone.

  4. Dod: [  ] Aplikacja powinna posiadać następujące wbudowane interfejsy

  1. Microsoft Exchange Server 2007 / 2010: wpisy w kalendarzu, zadania, autoodpowiedzi: poza biurem, monitorowanie skrzynek pocztowych.

  2. Microsoft OCS / Lync: przesyłanie wiadomości IM, prezentacja dostępności użytkowników (balonik informacyjny Lync).

  3. Active Directory: możliwość definiowania zapytań LDAP, zakładania i blokowania kont domenowych, przydzielania kont do grup domenowych.

  1. Ob: [  ] System musi być przyjazny dla użytkowników, posiadać polskojęzyczny interfejs użytkownika oraz administratora, zapewniający intuicyjną obsługę

  2. Ob: [  ] Na życzenie administrator może uruchomić dowolną wersje językową formularzy elektronicznych. Wersja angielska musi być wbudowana w system przez producenta.

  3. Ob: [  ] System jest wyposażony w dokumentację użytkownika końcowego, techniczną i administratora w języku polskim

  4. Ob: [  ] System musi być wyposażony we wbudowaną pomoc kontekstową w języku polskim

  5. Ob: [  ] System umożliwia opisanie na każdym kroku obiegu instrukcji stanowiskowej dla użytkownika.

  6. Ob: [  ] Główny (startowy) interfejs użytkownika końcowego musi zawierać następujące funkcjonalności i zakres informacji

  1. pisma, wnioski, zadania, sprawy podzielone ze względu na ich status: bieżące, przedawnione, zakończone, anulowane, ich priorytet, a także źródło powstania (zewnętrzne, wewnętrzne),

  2. możliwość współpracy z systemem poczty elektronicznej

Skalowalność

  1. Ob: [  ] Aplikacja musi sprawnie obsługiwać min. 500 użytkowników jednocześnie

  2. Ob: [  ] Rozwiązanie musi umożliwiać różne konfiguracje instalacji, zachowując spójność jednego, niepowielanego systemu, np.

  1. aplikacja workflow i baza danych na jednym serwerze,

  2. aplikacja workflow na osobnym serwerze, bazy danych na osobnym serwerze

  3. wiele serwerów dostępowych (front-end) i wiele baz danych

Funkcjonalność

  1. Ob: [  ] Użytkownicy systemu są autoryzowani za pomocą mechanizmów autoryzacyjnych korzystających z usług katalogowych.

  2. Ob: [  ] Uprawnienia użytkownika w zakresie obiegów dokumentów (szerzej: procesów) są nadawane na poziomie:

  1. Dokumentu, sprawy, zadania: w momencie przypisania do użytkownika zadania (oraz zadania DW) użytkownik otrzymuje uprawnienie związane z danym elementem workflow (dokumentem, sprawą). Uprawnienie takie zezwala na edycję elementu w zakresie edycji określonym dla danego kroku. Po zakończeniu zadania i przesłania dokumentu dalej (przekazania do kolejnej osoby lub kroku) dokument pozostaje dostępny dla osoby w trybie ‘tylko do odczytu’.

  2. Globalnym: dla każdego procesu oraz kombinacji typu dokumentu z obiegiem możliwe jest określenie uprawnień: administracyjnych, modyfikacji bez usuwania, odczytu, odczytu bez załączników, rozpoczynania nowego obiegu.

  1. Ob: [  ] System umożliwia audyt historii operacji każdego dokumentu (sprawy, elementu workflow) m.in. w zakresie:

  1. edycji formularza,

  2. wyboru ścieżek przejścia (decyzji),

  3. wywołania akcji (w tym notyfikacji i akcji integracyjnych),

  4. przydzielonych zadań,

  5. załączników,

  6. pozwalając określić autora oraz daty realizacji wpisów (zmian).

  1. Ob: [  ] System posiada mechanizm wersjonowania załączników i formularzy.

  2. Ob: [  ] System posiada wizualizacje historii zmian formularzy elektronicznych z dokładnością do pola (atrybutu) tego formularza. Dane prezentowane są w tabeli tak aby użytkownik łatwo mógł porównać zmiany w poszczególnych częściach formularza na poszczególnych krokach procesu/obiegu. Dodatkowo system zamieszcza informację o wszystkich użytkownikach dokonujących zmiany.

  3. Dod: [  ] System powinien posiadać mechanizm OCR pozwalający na automatyczną rejestrację dokumentów w systemie. Mechanizm nie może być oparty o szablony OCR bazujące na rozmieszczeniu wyszukiwanych elementów we wskazanych w szablonie obszarach dokumentów, innymi słowy wykorzystane szablony muszą być uniwersalne dla danego typu dokumentu (np. dla faktury system musi w oparciu o dostarczony szablon rozpoznawać faktury wystawiane na różnych formularzach).

  4. Dod: [  ] System powinien dawać możliwość tworzenia dokumentów PDF zawierających oryginalnie zeskanowany dokument (bitmapa), oraz zapisywać w nim tekst (tekst pod bitmapą, będący wynikiem działania mechanizmu OCR) – uzyskanie dokumentu z możliwością wyszukiwania

  5. Ob: [  ] Interfejs weryfikacji jakości rozpoznania dokumentów za pomocą mechanizmu OCR musi być dostępny w ramach podstawowego interfejsu wykorzystywanego w obiegu dokumentów niedopuszczalne jest np. wykorzystanie zewnętrznych aplikacji wymagających opuszczenia interfejsu, na którym realizowane są czynności związane z rejestracją dokumentów i ich procesowaniem przez pracownika)

  6. Ob: [  ] Zamawiający wymaga referencji potwierdzającej wykorzystanie mechanizmu OCR w produkcyjnie działającym rozwiązaniu

  7. Ob: [  ] System posiada obsługę zastępstw i możliwe jest oparcie zastępstwa o dane z systemu kadrowo płacowego

  8. Ob: [  ] Zamawiający wymaga możliwość konfiguracji procesów niezależnie od struktury organizacyjnej

  9. Ob: [  ] Zamawiający wymaga obsługę podglądu zadań pracowników podległych (wg. aktualnej na moment podglądu struktury organizacyjnej firmy wykorzystywanej w procesie)

  10. ObP: [  ] System musi umożliwiać wymianę informacji z zakresu obsługi spraw interesanta pomiędzy nim samym, a serwisem informacyjnym ePUAP

Komunikacja.

  1. ObP: [  ] System musi umożliwiać komunikację z systemem poczty elektronicznej obecnie użytkowanym przez uczelnię (Postfix, Dovecot, LDAP, wszystkie dane dotyczące obsługiwanych użytkowników, domen, aliasów przechowywane są w bazie MySQL). System umożliwia wysyłkę maili.  Startowanie procesów na podstawie wiadomości przychodzących.

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów.

  1. Ob: [  ] System musi umożliwiać archiwizację dokumentów – docelowo Centralne Archiwum Elektroniczne będące elektroniczną formą archiwum Uczelni

  2. Ob: [  ] System musi zapewniać stały dostęp do dokumentów, w tym również do takich, które zostały już zarchiwizowane. Archiwizacja zostanie przeprowadzona przez Zamawiającego przy użyciu Systemu dostarczonego przez Wykonawcę.

  3. Ob: [  ] System musi wspomagać proces archiwizowania papierowych wersji dokumentu z uwzględnieniem dwóch rodzajów dokumentów:

  1. dokumenty, których oryginał nie jest potrzebny w trakcie bieżącej pracy użytkowników Systemu i może być zarchiwizowany

  2. dokumenty, których oryginał musi krążyć wraz z wersją elektroniczną.

  3. Oba rodzaje dokumentów mogą być obsługiwane w ten sam sposób (np. te same definicje procedur obiegu dokumentów)

  1. Ob: [  ] System musi umożliwić sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych spraw przekazywanych do archiwum

  2. Ob: [  ] System musi umożliwiać przechowywanie i edytowanie informacji (z dokładnością do stanowiska pracy) gdzie znajduje się papierowa wersja dokumentu

  3. Ob: [  ] System musi wspierać proces udostępniania dokumentów wcześniej zarchiwizowanych w wersji papierowej (skanowanie i udostępnianie wersji elektronicznych dokumentów)

  4. Ob: [  ] System musi mieć możliwość tworzenia archiwum elektronicznego z dokumentów już zarchiwizowanych w wersji papierowej, jako elementu Centralnego Archiwum Elektronicznego. Archiwizacja zostanie przeprowadzona przez Zamawiającego przy użyciu Systemu dostarczonego przez Wykonawcę.

  5. Ob: [  ] System musi dawać możliwość określenia czasu, po którym dokumenty/sprawy zostaną przeniesione do archiwum od momentu ich zakończenia

  6. Ob: [  ] System musi posiadać funkcje organizacji archiwum:

  1. dowolna ilość archiwów,

  2. otwieranie i zapisywanie załączników z archiwum,

  3. obsługa wniosków o wypożyczenie/udostępnienie akt

  1. Ob: [  ] System musi umożliwiać import dokumentów z lokalnego systemu plików jako załączników do spraw/zadań/dokumentów

  2. Ob: [  ] System musi umożliwiać uruchomienie skanowania dokumentu z wykorzystaniem sterownika TWAIN skanera podłączonego do stacji roboczej użytkownika. System pozwala zapisać domyślne ustawienia w zakresie rozdzielczości skanowania, trybu (kolor, odcienie szarości, czarno-biały), itp.

  3. Ob: [  ] System musi umożliwiać pobieranie obrazów znajdujących się w schowku systemowym bez potrzeby ich uprzedniego zapisania na dysku w postaci pliku.

  4. Ob: [  ] System musi umożliwiać ograniczenie praw dostępu do określonych rodzajów dokumentów, zadań, spraw na podstawie nadanych użytkownikowi/grupie uprawnień

  5. Ob: [  ] System musi mieć zaimplementowany mechanizm ochrony przed całkowitym usunięciem dokumentów przez osoby inne niż Administrator Procesu.

  6. Ob: [  ] Jednym z elementów systemu musi być OCR (rozpoznający język polski – pismo drukowane)

  7. Ob: [  ] OCR musi umożliwiać rozpoznawanie tekstu wg dowolnie określanych przez użytkownika systemu harmonogramów (np. w tle, ad hoc) (określenie dni i godzin uruchamiania i zakończenia przetwarzania OCR dla wybranego zakresu dokumentów) dla całości lub wskazanych przetwarzanych przez system dokumentów

  8. Ob: [  ] System musi umożliwiać sprawne wyszukiwanie pełno-tekstowe wśród dokumentów wcześniej przetworzonych przez OCR

  9. Ob: [  ] System musi umożliwiać konfigurację serwera OCR na niezależnej maszynie od serwera aplikacyjnego i bazodanowego systemu.

  10. Ob: [  ] System umożliwia stworzenie archiwum akt procesu kształcenia studenta na uczelni

  11. Ob: [  ] System umożliwia stworzenie bazy używanych na uczelni formularzy dla pracowników i studentów wraz z obsługą procesów

  12. Ob: [  ] System pozwala zakładać archiwa dotyczące prowadzonych projektów, kursów, wydarzeń w postaci predefiniowanej witryny intranetowej, do obsługi której nie jest wymagana specjalistyczna wiedza informatyczną

  13. Ob: [  ] System umożliwia pobieranie dokumentów bezpośrednio z urządzeń skanujących

  14. Ob: [  ] Skanowane dokumenty muszą trafić automatycznie do wybranej biblioteki dokumentów.

Praca grupowa.

  1. Dod: [  ] System powinien umożliwić jednoczesne edytowanie dokumentu (docx) przez wielu użytkowników, przy czym rozpoczęcie edytowania dokumentu przez jednego z użytkowników nie powinno blokować jego edycji dla pozostałych użytkowników – blokowane powinny być jedynie aktualnie edytowane części wewnątrz dokumentu (np. na poziomie akapitu).

  2. Ob: [  ] System musi zapewnić możliwość współdzielonego dostępu do dokumentów zapewniając ich spójność

  3. Ob: [  ] System musi umożliwiać wersjonowanie dokumentów z opisem historii zmian. Wersjonowanie dotyczy formularzy opisujących dokument jak i załączniki. Możliwość wywołania podglądu zmian między wersjami załącznika wewnątrz edytora tekstu.

  4. Ob: [  ] System musi umożliwiać zablokowanie użycia nieaktualnej wersji dokumentu

  5. Ob: [  ] System musi umożliwiać podgląd dowolnej wersji historycznej dokumentu

  6. Ob: [  ] System musi posiadać mechanizm umożliwiający przesłanie dokumentu/sprawy/zadania do akceptacji, weryfikacji i opiniowania przez innych użytkowników Systemu

  7. Ob: [  ] System musi być wyposażony w funkcje akceptacji, które umożliwiać będą co najmniej:

  1. Akceptację dokumentu przesłanego do jednego użytkownika – dokument/sprawa/zadanie jest zaakceptowane tylko przez ww. użytkownika.

  2. Przesłanie dokumentu do wielu i akceptację przez jednego z nich – dokument/sprawa/zadanie jest zaakceptowane, gdy tę operację wykona jeden z grupy użytkowników (np.: jeden z trzech).

  3. Przesłanie i akceptację przez wielu użytkowników – dokument/sprawa/zadanie jest zaakceptowane, gdy tę operację wykona większość użytkowników (np.: dwóch z trzech).

  4. Przesłanie i akceptację przez wszystkich – dokument/sprawa/zadanie jest zaakceptowane, gdy tę operację wykonają wszyscy użytkownicy (np.: trzech z trzech).

  1. Ob: [  ] System musi umożliwiać łatwą modyfikację obiegu akceptacji dokumentów z użyciem interfejsu  graficznego (projektowanie procesów workflow z użyciem schematu blokowego).

  2. Ob: [  ] Modyfikacja definicji  obiegu dokumentu (np. dodanie kolejnego kroku akceptacji) nie może powodować konieczności ponownego uruchomienia obiegu dokumentów – element będący w kroku poprzedzającym kroki dodane powinien być procesowany zgodnie z nową definicją procesu.

  3. Ob: [  ] Proces przepływu pracy musi zapisywać ścieżkę akceptacji i mierzyć czasy podejmowania decyzji i umożliwiać późniejsze raportowanie.

  4. Ob: [  ] Mechanizmy przepływu pracy muszą być wyposażone w system raportowania:

  1. ilości dokumentów w poszczególnych fazach;

  2. ilości zaakceptowanych dokumentów z podziałem na typy dokumentów i osoby;

  3. ilości odrzuconych dokumentów z podziałem na typy dokumentów i osoby;

  4. czasy odpowiedzi na dokument dla poszczególnych użytkowników

Tworzenie/edycja dokumentów.

  1. Ob: [  ] System musi współpracować z eksploatowanym przez Zamawiającego pakietem MS Office (wersja minimum 2007) na poziomie przygotowania i edycji dokumentów. System ma umożliwiać otwarcie dokumentu w MS Office z poziomu Systemu

  2. Dod: [  ] System powinien współpracować z pakietem LibreOffice na poziomie przygotowania i edycji dokumentów. (eksport i import do/z formatów obsługiwanych przez pakiet). System ma umożliwiać otwarcie dokumentu w LibreOffice z poziomu Systemu

  3. Ob: [  ] System musi umożliwiać generowanie dokumentów na podstawie szablonów pism obecnie funkcjonujących w Uczelni.

  4. Ob: [  ] System musi umożliwiać tworzenie, przeglądanie, edycję, usuwanie i drukowanie utworzonych dokumentów przez uprawnione do tego osoby

  5. Ob: [  ] System musi zapewniać możliwość automatycznego nadawania sygnatury pism (numery kancelaryjne i wydziałowe)

  6. Ob: [  ] System musi z poziomu administratora systemu umożliwiać definiowanie reguł nadawania sygnatury w odniesieniu do zdefiniowanej wcześniej struktury organizacyjnej z możliwością dodefiniowania jej do poziomu użytkownika końcowego (np. jego inicjałów)

  7. Ob: [  ] System musi mieć wbudowane mechanizmy współpracy z edytorem tekstu z dokładnością do śledzenia zmian w dokumencie w taki sposób aby zmiany w pliku były rejestrowane przez system w bazie danych.

  8. Dod: [  ] System w wersji produkcyjnej powinien mieć wbudowane mechanizmy współpracy z LibreOffice z dokładnością do śledzenia zmian w dokumencie Writer, w taki sposób aby zmiany w pliku były rejestrowane przez system w bazie danych.

Zarządzanie procesami

  1. Ob: [  ] System musi umożliwiać definiowanie, zarządzanie i wykonywanie procesów automatycznie przetwarzających zadania (workflow).

  2. Ob: [  ] System musi umożliwiać definiowanie procesów w oparciu o obieg dokumentów/spraw/zadań

  3. Ob: [  ] System w ramach zarządzania procesami musi umożliwiać wykorzystanie informacji o strukturze organizacyjnej, jednostkach organizacyjnych, pracownikach, ich rolach w systemie do wyznaczania osób odpowiedzialnych za realizację poszczególnych etapów procesu

  4. Ob: [  ] System musi umożliwiać automatyczne uruchamianie procesów realizacji zadań na podstawie wpływu pism od nadawców (dany rodzaj dokumentu inicjuje konkretną procedurę, np. przez profile dokumentów na skanerze )

  5. Ob: [  ] System musi umożliwiać ręczne wywoływanie procesów (ad hoc), poprzez przydział zadań pracownikom przez osoby do tego uprawnione (np. przez właścicieli procesów)

  6. Ob: [  ] System musi umożliwiać tworzenie i edycję procesów bez konieczności korzystania z pomocy dostawcy z poziomu uprawnionego użytkownika systemu. Tworzenie procesów powinno odbywać się za pomocą graficznego, intuicyjnego interfejsu, który będzie umożliwiał modyfikowanie logiki zamodelowanych procesów

  7. Ob: [  ] Modyfikacja obiektów (m.in. kroku, ścieżki, nazwy atrybutu) występujących w procesie musi być propagowana na wszystkie elementy na których występuje obiekt celem minimalizacji pracy operatora systemu. Przykładem zastosowania może być przyjęcie nowego pracownika (obiektu), który przejmuje wszystkie uprawnienia i dokumenty/sprawy/zadania innego pracownika

  8. Ob: [  ] System musi udostępniać bazę procedur/procesów odpowiednim użytkownikom, zgodnie ze zdefiniowanymi uprawnieniami

Zarządzanie zadaniami

  1. Ob: [  ] System musi mieć możliwość definiowania zadań przez uprawnione osoby oraz przekazywanie ich do wykonania podległym pracownikom

  2. Ob: [  ] System musi umożliwiać osobie tworzącej oraz dekretującej zadanie określanie stopnia ważności, czasu realizacji oraz uwag dotyczących sposobu realizacji zadania

  3. Ob: [  ] System musi umożliwiać wykonującemu zadanie określanie postępu realizacji zadania oraz dodanie uwag dotyczących toku wykonywania zadania

  4. Ob: [  ] System musi umożliwiać przypisywanie jednej osobie, kilku osobom bądź grupie osób określonych zadań do wykonywania

  5. Ob: [  ] Użytkownik musi mieć możliwość dodania do zadania dokumentów oraz innych plików z wewnętrznego systemu plików

  6. Ob: [  ] W przypadku zadań generowanych przez predefiniowane procesy system musi informować użytkownika o kolejnych czynnościach, jakie musi wykonać, aby prawidłowo zakończyć realizację zadania

  7. Ob: [  ] System musi automatycznie powiadamiać osoby wyznaczone do realizacji danego zadania o konieczności podjęcia odpowiednich czynności

  8. Ob: [  ] System musi umożliwiać przekierowanie zadania do innego wykonawcy (np. w związku z absencją osoby dotychczas realizującej dany etap zadania)

  9. Ob: [  ] System musi sygnalizować o przekroczeniu terminu realizacji zadań

  10. Ob: [  ] System musi zapewniać automatyczne generowanie przypomnień i ponagleń dla zadań, w których minął lub zbliża się termin realizacji, kierowanych do zaangażowanych w proces użytkowników oraz osób, które przydzieliły zadanie

  11. Ob: [  ] System musi informować bądź prezentować osoby odpowiedzialne za wykonanie danego zadania oraz przydzielającego to zadanie o zakończeniu realizacji danego zadania

  12. Ob: [  ] System musi umożliwiać śledzenie procesów, sprawdzenie, na jakim etapie znajduje się realizacja danego zadania

  13. Ob: [  ] System musi umożliwiać sprawdzenie listy zadań do wykonania, przydzielonych określonemu pracownikowi (informacja dotycząca ilości wykonywanych zadań itp.)

  14. Ob: [  ] System musi posiadać możliwość przeglądania przez przełożonego zadań swoich podwładnych

  15. Ob: [  ] System musi posiadać odpowiednie mechanizmy umożliwiające wypełnianie wniosków urlopowych, delegacji oraz innych dokumentów związanych z nieobecnością pracownika oraz ich obsługę zgodnie ze zdefiniowanymi procesami przetwarzania tych zadań

  16. Ob: [  ] System musi oferować możliwość wydruku wypełnionego wniosku urlopowego według definiowanego wzoru

Współpraca z innymi systemami i urządzeniami

  1. Ob: [  ] System musi zapewniać integrację z pakietem MS Office, umożliwiając zapis wersji formularza.

  2. Dod: [  ] System powinien zapewniać integrację z pakietem LibreOffice, umożliwiając zapis wersji formularza.

  3. Dod: [  ] Klienci systemu powinni poprawnie pracować na stanowiskach wyposażonych w system operacyjny Linux

  4. Ob: [  ] System musi umożliwiać zastosowanie XML jako standardu wymiany danych oraz opisu konfiguracji systemu

  5. Ob: [  ] System musi zapewniać możliwość współpracy z urządzeniami peryferyjnymi (np. drukarka, skaner, czytnik itp.)

  6. Ob: [  ] System musi pracować na bazie danych, której silnik pozwala na:

  1. utworzenie klastra,

  2. pracuje jako usługa systemu, nie wymagająca zalogowania się użytkownika, startująca automatycznie wraz ze startem systemu operacyjnego,

  3. stworzenie mirroringu online baz(y) danych.

  1. Ob: [  ] System musi umożliwiać jednoczesną pracę użytkowników w ramach jednego procesu akceptacji.

  2. Ob: [  ] System musi zapewniać możliwość wydajnej współpracy ze skanerami przemysłowymi

  3. Ob: [  ] System musi współpracować z serwerem skanów (repozytorium zeskanowanych dokumentów) System musi umożliwiać opisywanie dokumentów, które zostały wcześniej, niezależnie zeskanowane

  4. Ob: [  ] System musi umożliwiać definiowanie rozdzielczości skanowania

  5. Ob: [  ] System musi umożliwić automatyczne redukowanie rozdzielczości skanowanych plików po zakończeniu procesu OCR.

  6. Ob: [  ] System musi spełniać rolę systemu komunikacyjnego umożliwiającego przesłanie korespondencji wewnętrznej w formie elektronicznej pomiędzy wszystkimi wydziałami, działami, sekcjami, grupami pracowników i pracownikami

Użytkownicy systemowi/uprawnienia

  1. Ob: [  ] System musi mieć możliwość pobrania struktury organizacyjnej oraz listy użytkowników z usług katalogowych (logowanie do systemu powiązane z logowaniem do domeny, zdefiniowanego prefix'u)

  2. Ob: [  ] Minimalny poziom autoryzacji użytkowników systemu musi korzystać z usług katalogowych (w zakresie kont użytkowników i autoryzacji dostępu)

  3. Ob: [  ] System musi zapewniać łatwe zarządzanie strukturą organizacyjną i użytkownikami (wraz z odzwierciedleniem zależnościami pomiędzy pracownikami – np. relacji przełożony/podwładny) oraz ich uprawnieniami dostępu do poszczególnych funkcji, elementów systemu oraz praw do wykonywania określonych zadań

  4. Ob: [  ] System musi mieć możliwość tworzenia dowolnych grup roboczych użytkowników (wynikających ze struktury organizacyjnej oraz niezależnie od struktury organizacyjnej - np. grupa użytkowników należących do komisji przetargowej, która korzysta z tych samych dokumentów)

  5. Ob: [  ] System musi umożliwiać określenie praw dostępu do poszczególnych rodzajów dokumentów/spraw dla danego użytkownika lub grupy użytkowników

  6. Ob: [  ] System musi umożliwiać upoważnienie innego pracownika do obsługi dokumentów/spraw/zadań podczas sprawowanego przez niego zastępstwa

  7. Ob: [  ] System musi umożliwiać definiowanie uprawnień nadawanych poszczególnym użytkownikom w zależności od rodzaju wykonywanych przez nich funkcji zgodnie z wcześniej zdefiniowanym obiegiem dokumentów

  8. Ob: [  ] System musi mieć możliwość dostosowania interfejsu indywidualnie dla każdego użytkownika. Interfejs użytkownika musi być dostosowany do zakresu uprawnień przyznanych do wykorzystywanych funkcjonalności

  9. Ob: [  ] System nie może przechowywać haseł użytkowników (logowanie zintegrowane single sign on).

  10. Ob: [  ] System umożliwia zarządzanie uprawnieniami z wykorzystaniem grup domenowych (Active Directory), możliwe jest także zakładanie użytkowników AD i przypisywanie ich do grup AD bezpośrednio w systemie.

Podpis elektroniczny.

  1. Ob: [  ] System musi umożliwiać wykorzystanie podpisu elektronicznego do podpisywania dokumentów

  2. Ob: [  ] System musi umożliwiać składanie i weryfikację podpisów elektronicznych, zgodnie z wymogami ustawy o podpisie elektronicznym

Wymagania Techniczne.

  1. Ob: [  ] System musi umożliwiać szybką i sprawną aktualizację systemu z zachowaniem środków bezpieczeństwa przed utratą danych

  2. Ob: [  ] System nie wymaga instalacji na stanowiskach użytkownika końcowego (interfejs WEB).

  3. Ob: [  ] System musi posiadać wygodny i funkcjonalny panel administracyjny, umożliwiający m.in.:

  1. zarządzanie użytkownikami i/lub grupami użytkowników,

  2. zarządzanie systemem uprawnień użytkowników i grup użytkowników,

  3. definiowanie ról systemowych dla użytkowników i grup użytkowników,

  4. modyfikację systemu przez administratora systemu (bez udziału dostawcy oprogramowania). Modyfikacje powinny obejmować zmianę wyglądu szablonów, tworzenie nowych klas dokumentów, modyfikowanie i budowanie procesów pracy (workflow)

  1. Ob: [  ] System musi charakteryzować się elastyczną konfiguracją zapewniającą przystosowanie systemu do zmian zachodzących w strukturze organizacyjnej Uczelni. Wszelka konfiguracja musi być dokonywana przez Administratora Systemu

  2. Ob: [  ] System musi posiadać konstrukcję modułową, z możliwością niezależnego, stopniowego uruchamiania poszczególnych funkcjonalności. Jednocześnie system musi stanowić integralną całość i być obsługiwany za pośrednictwem wspólnego interfejsu

  3. Ob: [  ] System umożliwia stosowanie polityki archiwizacji niezależnej dla każdego zbioru załączników (skanów) w procesach. W szczególności możliwe jest stosowanie innej polityki archiwizacyjnej dla załączników każdego z procesów.

  4. Ob: [  ] System musi charakteryzować się otwartą architekturą, zapewniającą możliwość integracji z innymi bazami danych w Uczelni (MS SQL, Oracle, Postgres, Mysql).

  5. Ob: [  ] System musi zapewniać spójność poprzez wykorzystywanie odpowiednich mechanizmów gwarantujących spójność danych (danych konfiguracyjnych i danych użytkowników) w przypadku awarii systemu

  6. Ob: [  ] System musi być odporny na zawieszenie się stacji roboczych, tj. usterka stacji roboczej w trakcie pracy w systemie nie może spowodować niestabilności pracy systemu dla pozostałych użytkowników

  7. Ob: [  ] System u użytkownika końcowego musi pracować z rozdzielczością ekranu stacji roboczej

  8. Ob: [  ] System musi wizualnie oznaczać w interfejsie użytkownika pola, których uzupełnienie w Systemie jest obligatoryjne

  9. Ob: [  ] System musi umożliwiać jednoczesną pracę min. 500 użytkowników końcowych, przetwarzających średnio dziennie 500 dokumentów wchodzących (1-5 stron) i 500 dokumentów wychodzących (3-10 stron), z uwzględnieniem dni w których maksymalny ruch dokumentów sięga 1500 dokumentów wchodzących (3-10 stron) i 1500 dokumentów wychodzących (3-10 stron) dziennie. Obsługę 2 procesów dla studentów. Liczba nazwanych użytkowników korzystających z systemu wynosi 1800.

  10. Ob: [  ] System musi posiadać możliwość jego przeskalowania w przyszłości na pracę większej ilości użytkowników (1500) -  w przypadku wystąpienia takich okoliczności finansowanie odbywać się będzie na odrębnie ustalonych zasadach

Dostęp do systemu i jego zasobów.

  1. Ob: [  ] System musi umożliwiać uwierzytelnianie i autoryzację użytkowników

  2. Ob: [  ] System musi umożliwiać jednoczesny dostępu do danych przez wielu użytkowników, z ochroną tych danych przed utratą spójności lub zniszczeniem

  3. Ob: [  ] System musi umożliwiać personalizację warstwy prezentacji danych indywidualnie dla każdego z użytkowników lub dla grupy użytkowników

  4. Ob: [  ] System musi posiadać zabezpieczenia danych przed niepowołanym dostępem, dzięki możliwości przydzielania zakresu uprawnień poszczególnym użytkownikom i grupom użytkowników

  5. Ob: [  ] System musi zapewniać bezpieczne połączenia sieciowe, uniemożliwiające podsłuchiwanie (np. wykorzystywać SSL)

  6. Ob: [  ] System musi zapewniać prowadzenie dzienników zdarzeń i dostępu do obiektów danych, spraw i dokumentów, powinien być rozliczalny

  7. Ob: [  ] System musi być objęty tworzeniem kopii zapasowej, zarówno danych jak i aplikacji.

  8. Ob: [  ] System musi dawać możliwość odtworzenia danych/aplikacji, do innej niż produkcyjna instancji systemu.

  9. Ob: [  ] System musi uniemożliwiać wprowadzanie i modyfikację danych w sposób anonimowy

Komunikacja z jednostkami organizacyjnymi Zamawiającego

  1. Ob: [  ] Architektura systemu musi zakładać jedną centralną bazę danych, która będzie przetwarzana w głównej siedzibie Uczelni, oraz możliwość wydzielenia niezależnych baz załączników dla każdego z procesów.

  2. Ob: [  ] System posiada interfejs mobilny dla platform iOS, Android, Windows 8 w postaci dedykowanych aplikacji (transfer danych za pomocą ‘lekkiego’ protokołu REST) umożliwiający co najmniej wywoływanie wybranych jako dostępnych z poziomu urządzenia mobilnego ścieżek akceptacji, delegację wykonania zadania do innych pracowników, podgląd  załączników (skanów pism) oraz dołączanie notatek głosowych  i zdjęć z aparatu urządzenia.

Integracje pozostałe

  1. ObP: [  ] System umożliwia zintegrowanie się z platformą ePUAP przy pomocy webservice.

  2. Dod: [  ] System umożliwia zintegrowanie się z platformą Plagiat.pl przy pomocy webservice.

  3. ObP: [  ] System umożliwia zintegrowanie się z systemem rekrutacyjnym będącym aplikacją własną Zamawiającego wykorzystującą bazę Postgres, w zakresie obsługi decyzji o przyjęciach na studia.

  4. ObP: [  ] System posiada możliwość integracji z systemem kadrowo-płacowym.


z03 załącznik do SIWZ Elektroniczny obieg i archiwizacja dokumentów Strona z





©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna