Księga Przychodów I Rozchodów (KPiRo)



Pobieranie 85,92 Kb.
Data03.03.2018
Rozmiar85,92 Kb.

1.WSTĘP


Moduł "Księga Przychodów i Rozchodów (KPiRo)" jest dołączony do programu głównego jako osobna opcja, a dokładniej jako jeden z elementów listy, która pojawia się na ekranie po wyborze opcji: "Księgowość: Programy Zewnętrzne".

Moduł ten stanowi niezależny system, jednak ma wbudowane mechanizmy przenoszenia danych z programu głównego.

Zadaniem modułu jest prowadzenie i wydruk podatkowej księgi przychodów i rozchodów zgodnie z obowiązującymi przepisami skarbowymi.

2.OGÓLNE ZASADY PRACY Z MODUŁEM


Ogólne zasady pracy z modułem "KPiRo" są podobne do zasad obowiązujących w programie głównym. Podobieństwo dotyczy wyglądu ekranu, sposobu edycji i drukowania danych. Różnice wynikają ze specyfiki i zasad prowadzenia księgi przychodów, ograniczonych przepisami skarbowymi.
W dalszej części opisu będą stosowane następujące terminy:

· Rozporządzenie - Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 grudnia 1992 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (z późn.zm.)

· księga lub książka - podatkowa księga przychodów i rozchodów.

· program główny lub moduł główny - program nadrzędny w stosunku do modułu "KPiRo".

· miesiąc otwarty - miesiąc, za który w danym momencie można wprowadzać dane do księgi.

· miesiąc zamknięty - każdy miesiąc, który poprzedza aktualny miesiąc otwarty.

· sortowanie - przenumerowanie i ułożenie zapisów w księdze w taki sposób, aby była zachowana chronologia.

· eksport danych - automatyczne przenoszenie danych z programu głównego do księgi (z poziomu programu głównego).

· import danych - automatyczne przenoszenie danych z programu głównego do księgi (z poziomu księgi).

2.1.Obsługa tabeli danych (zapisów w księdze)


Księga przychodów i rozchodów jest przedstawiona w postaci jednej tabeli danych obejmującej cały rok podatkowy. Tabela wyświetla się na ekranie po wyborze (z poziomu programu głównego) opcji "Księgowość: Programy Zewnętrzne: Księga Przychodów i Rozchodów" .

Tabela składa się z kilku części: tytułu, opisu zawartości, wnętrza zawierającego dane, strzałek, które wskazują, czy powyżej (poniżej) pierwszej (ostatniej) pozycji widocznej na ekranie znajdują się jeszcze jakieś dane, wiersza do podsumowań poszczególnych kolumn.



Po lewej stronie tytułu wyświetlona jest nazwa otwartego miesiąca, a po prawej rok.

Każdy wiersz tabeli reprezentuje jeden zapis w księdze i zawiera skróconą informację na jego temat. Zawsze jeden z wierszy tabeli jest wyróżniony innym kolorem (wskaźnikiem). Wiersz ten nazywa się wierszem aktywnym, a odpowiadający mu element bazy danych: elementem aktywnym (wyróżnionym). Kolumna widoczna na ekranie nazywa się kolumną aktywną. Poniżej przedstawiono listę klawiszy obsługujących tabelę danych.

Tabela 1. Lista klawiszy obsługujących tabelę zapisów w księdze


Nazwa klawisza

Reakcja programu na klawisz

Uwagi

â,á,

(Ctrl)Home, (Ctrl)End, (Ctrl)PageUp, (Ctrl)PageDn

Przesuwanie pionowe wskaźnika (zmiana aktywnego wiersza tabeli)




(Ctrl)ß,

(Ctrl)à

Przesuwanie poziome wskaźnika (zmiana aktywnej kolumny tabeli)




Enter

Wyświetlenie pełnej informacji dotyczącej aktywnego elementu (zapisu w księdze)




Insert

Wprowadzenie nowego zapisu do księgi

Patrz: punkt 3.1.Wprowadzanie nowych zapisów

Ctrl-Insert

Import danych z programu głównego

Patrz: punkt 3.1.2.Import danych...

Delete

Usunięcie zapisu z księgi

Patrz: punkt 3.2.Kasowanie zapisów

+, plus

Podsumowanie elementów aktywnej kolumny u dołu tabeli

Nie dotyczy pierwszej kolumny

Alt-S

Sortowanie pozycji w księdze

Patrz: punkt 3.4.Sortowanie

Alt-F2

Wydruk aktywnej kolumny




Alt-F5

Założenie filtra (warunku logicznego) na tabelę




Alt-F6

Skasowanie nałożonego filtra




Alt-F7

Zapamiętanie filtra na dysku




Alt-F8

Odtworzenie z dysku zapamiętanego wcześniej filtra




F5

Tabela kosztów stałych

Patrz: punkt 3.5.Koszty stałe

F7

Wydruk księgi w formie ustawowej

Patrz: punkt 3.6.Drukowanie księgi

F10

Zamknięcie miesiąca

Patrz: punkt 3.3.Zamknięcie miesiąca

Alt-F10

Anulowanie zamknięcia miesiąca

j.w.

Ctrl-J

Wyszukiwanie zapisów w księdze wg różnych kluczy




Ctrl-N

Szukanie następnego zapisu o podanym ostatnio kluczu




0,1,...9

Wyszukiwanie zapisu w księdze o podanym numerze

Wg numeru porządkowego zapisu

A,B,...Z

Wyszukiwanie zapisu w księdze o podanej nazwie

Wg opisu zdarzenia gospodarczego

Esc

Zakończenie wyświetlania tabeli





2.2.Obsługa okna z danymi


Każdy zapis w księdze można wyświetlić również w postaci okna. W oknie znajdują się wszystkie informacje na temat danego zapisu. Okno z danymi można zobaczyć, przesuwając wskaźnik w tabeli na interesującą nas pozycję i wciskając klawisz Enter. Poniżej przedstawiono listę klawiszy obsługujących okno z danymi.

Tabela 2. Lista klawiszy obsługujących okno z danymi


Nazwa klawisza

Reakcja programu na klawisz

Uwagi

â,á

Przewijanie bazy o 1-ną pozycję w dół i w górę




F2

Edycja zawartości okna

Można edytować tylko zapisy z otwartego miesiąca

F3

Edycja uwag dotyczących zapisu




Alt-F2

Wydruk okna




Esc

Zakończenie wyświetlania okna





2.3.Zasady edycji danych


Dodawanie nowych elementów do bazy lub poprawianie już wprowadzonych nazywa się edycją danych. Program wchodzi w tryb edycji, gdy Użytkownik wyświetlając tabelę danych naciśnie klawisz Insert (dodawanie nowych elementów), lub gdy, wyświetlając okno z danymi, naciśnie klawisz F2 (lub F3). Edycję przeprowadza się według stałych zasad, obowiązujących w całym programie. Pola edycyjne są wyświetlane w jasnym kolorze, a w jednym z nich znajduje się migający wskaźnik, tzw. kursor, "zapraszający" do pisania. Pole to nazywa się polem aktywnym. Pole aktywne, na kolorowym monitorze, jest wyróżnione innym kolorem. Tabela poniżej przedstawia klawisze aktywne w trakcie edycji.

Tabela 3. Lista klawiszy edycyjnych


Nazwa klawisza

Reakcja programu na klawisz

Enter

Przesunięcie kursora do następnego pola lub, jeżeli pole jest ostatnie, zamknięcie edycji i zapisanie zmian na dysku

Uwaga: jeżeli przed polem edycyjnym jest umieszczona strzałka:â, to naciśnięcie klawisza Enter wywoła tzw. listę wyboru. Jest to tabela elementów, z których wybiera się jeden i umieszcza w polu edycyjnym

Tab

Przesunięcie kursora do następnego pola bez uaktywniania listy wyboru

á

Przesunięcie kursora do poprzedniego pola

Ctrl-Home

Przesunięcie kursora do pierwszego pola

Ctrl-PageDown

Zamknięcie edycji (w dowolnym miejscu).

Uwaga: Nie zalecane przy wprowadzaniu ważnych danych

ß,à

Przesunięcie kursora o jedną pozycję w lewo (w prawo) w polu edycyjnym

Home, End

Przesunięcie kursora na początek (koniec) pola edycyjnego

Delete, Backspace

Kasowanie znaku nad kursorem (z lewej strony kursora)

Insert

Zmiana trybu pisania: rozsuwanie/nadpisywanie

Ctrl-T

Kasowanie słowa z prawej strony kursora

Ctrl-Y

Kasowanie od kursora do końca pola

F3

Wprowadzenie "polskiej litery"

F4

Wprowadzenie "niemieckiej litery"

F5

Automatyczne wpisanie nazwy miasta (siedziby Użytkownika)

F6

Automatyczne wpisanie bieżącej daty

F10, Ctrl-U

Odtworzenie pierwotnej zawartości pola

Esc

Zaniechanie edycji bez zapamiętania zmian

W trakcie edycji danych należy pamiętać o kilku zasadach:

· aby zapisać zmiany na dysku należy "przejść" przez wszystkie pola edycyjne i, będąc w ostatnim, nacisnąć klawisz Enter

· jeżeli przy polu edycyjnym widać wyróżnioną jaśniejszym kolorem strzałkę (â), to oznacza ona, że po naciśnięciu klawisza Enter, pojawi się tzw. lista wyboru (np: wypełniając pole "Nazwa kontrahenta", można, zamiast wpisywania za każdym razem pełnej nazwy, nacisnąć Enter i wybrać odpowiedniego kontrahenta z listy)

· Listę wyboru można próbować ominąć klawiszem Tab.

· jeżeli, mimo pojawienia się listy wyboru, nie chcemy z niej nic wybrać, należy użyć klawisza Esc lub Spacja

· wszystkie daty wpisuje się w formacie: dd.mm.rr (np: 23.02.95)

· aby uzyskać "polską literę" (ą,ę,ś,ć, itd.), której nie ma na klawiaturze, należy posłużyć się klawiszem pomocniczym (Alt albo Ctrl). Sposób polega na naciśnięciu klawisza pomocniczego i, trzymając go, naciśnięciu łacińskiego odpowiednika "polskiej litery". Można też użyć klawisza F3 i wybrać żądaną literę z tabeli. Uwaga: Alt-Z lub Alt-V generuje ż (zet z kropką), Alt-X generuje ź (zet z kreską). "Polskich liter" nie można uzyskać, jeżeli nie ma wybranego standardu.

· aby uzyskać "niemiecką literę" (ä,Ä,ë,Ë,ß,itd.), której nie ma na klawiaturze, należy użyć klawisza F4 i wybrać żądaną literę z tabeli.

· dźwięk ostrzegawczy w trakcie edycji oznacza, że Użytkownik naciska klawisze niezgodne z typem wypełnianego pola (np. litery w trakcie wpisywania daty) lub że kursor "doszedł" do końca pola i nie ma już miejsca na dalszy zapis

· naciśnięcie klawisza Esc w trakcie edycji spowoduje zaniechanie wszelkich wprowadzonych zmian (po naciśnięciu tego klawisza program poprosi o potwierdzenie)
Uwaga: W księdze przychodów nie można edytować zapisów z zamkniętego miesiąca

2.4."Gorące" klawisze


"Gorącym" klawiszem nazywa się klawisz, który jest zawsze (lub prawie zawsze) aktywny w trakcie pracy programu, tzn. powoduje stałą, ściśle określoną reakcję.

Tabela 4. Lista "gorących" klawiszy


Nazwa klawisza

Reakcja programu na klawisz

F1

Wywołanie okna z informacją pomocniczą (tzw. "HELP")

Alt-1

Zmiana parametrów drukarki

Esc

Rezygnacja z aktualnie przeprowadzanej operacji


3.ZASADY PROWADZENIA KSIĘGI

3.1.Wprowadzanie nowych zapisów


Nowy zapis umieszcza się w księdze na trzy sposoby:

· bezpośrednio w opcji "Księgowość: Programy zewnętrzne: Księga przychodów..." (klawisz Insert)

· poprzez eksport pozycji (przychód lub koszt) wprowadzonej do bazy w programie głównym (klawisz F8, z poziomu programu głównego)

· poprzez import pozycji (przychody i koszt) wprowadzonych do bazy w programie głównym (klawisze Ctrl-Insert, w opcji "Księgowość: Programy zewnętrzne: Księga przychodów...")


Uwaga: Zapis wprowadzony wg pierwszego sposobu nie ma swego odpowiednika w programie głównym. Umożliwia to niezależne (od bazy danych programu głównego) prowadzenie księgi przychodów i rozchodów.

Pozostałe dwa sposoby są wygodne, jeśli w bazie danych programu głównego wpisane są dane (przychody lub koszty), które należy umieścić także w księdze.
Do księgi można wprowadzić tylko zapis, który dotyczy aktualnie otwartego miesiąca. Uwaga ta nie dotyczy pierwszego zapisu, który może mieć określoną dowolną datę wpisu (patrz: punkt 3.1.3.Pierwszy zapis (otwarcie księgi)).

3.1.1.Eksport danych z programu głównego do księgi


W programie głównym znajdują się dane (przychody i koszty), które powinny być umieszczone także w księdze przychodów i rozchodów. Aby nie wprowadzać ponownie tych samych informacji można skorzystać z mechanizmu polegającego na automatycznym przeniesieniu potrzebnych danych do księgi.
Aby przerzucić przychód (koszt) do księgi przychodów i rozchodów, należy go odszukać (ustawić wskaźnik w odpowiedniej tabeli w module głównym) i nacisnąć klawisz F8. Następnie należy ustalić, w jakiej rubryce księgi ma zostać umieszczona kwota oraz przeedytować okno z danymi w celu poprawienia ewentualnych niezgodności.
Sposób ten jest wygodny, jeśli księga przychodów jest uzupełniana na bieżąco, tzn. dane są eksportowane tuż po wprowadzeniu ich do bazy w programie głównym.
Uwaga: Jeśli pozycja została wcześniej przerzucona do księgi, to naciśnięcie klawisza F8 spowoduje wyświetlenie okna przedstawiającego odpowiedni zapis w księdze.

3.1.2.Import danych z programu głównego do księgi


Dane z programu głównego można importować, tzn. "ściągać" je do księgi w trakcie jej wyświetlania w opcji "Księgowość: Programy zewnętrzne: Księga przychodów...".
Aby ściągnąć przychody (koszty) do księgi przychodów i rozchodów, należy, w trakcie wyświetlania księgi, nacisnąć klawisze Ctrl-Insert. Wyświetli się wówczas lista wszystkich (nie przerzuconych dotychczas) pozycji obejmujących aktualnie otwarty miesiąc. Każdy element tej listy można przerzucić do księgi klawiszem Enter (z możliwością edycji) lub klawiszem Spacja (bez możliwości edycji). W drugim przypadku program musi "znać" wszystkie potrzebne dane.
Sposób ten jest wygodny, jeśli księga przychodów jest uzupełniana co pewien okres (np. pod koniec dnia lub co tydzień).
Uwaga: Aby móc korzystać z tego sposobu, w księdze musi znajdować się conajmniej jeden zapis umieszczony inną metodą.

3.1.3.Pierwszy zapis (otwarcie księgi)


Pozycje w księdze przychodów i rozchodów muszą być podsumowywane narastająco od początku roku. W związku z tym powstaje problem, gdy Użytkownik przechodzi na komputerowe prowadzenie księgi w trakcie roku podatkowego i nie chce jej uzupełniać wstecz (np. z powodu dużej ilości zapisów).
W takim przypadku należy postąpić w następujący sposób:

· określić miesiąc, od którego będzie prowadzona księga na komputerze (miesiąc startowy).

· dokonać pierwszego wpisu do księgi za ten miesiąc. Uwaga: Można wówczas nadać odpowiedni numer porządkowy wpisu, aby zachować ciągłość numeracji z poprzednich miesięcy.

· zaraz po dokonaniu pierwszego wpisu zamknąć miesiące od stycznia do miesiąca poprzedzającego miesiąc startowy (patrz: punkt 3.3.Zamknięcie miesiąca). Zamykając każdy miesiąc należy poprawić kwoty zamknięcia, tzn. wpisać w odpowiednie pola sumy miesięczne wyliczone w trakcie "ręcznego" prowadzenia księgi.


Uwaga: Rok "wzięty" z daty pierwszego zapisu staje się automatycznie rokiem za który prowadzona jest cała księga. Jest on stale wyświetlony w prawym, górnym rogu tabeli.
PRZYKŁAD

W 1996 r. Użytkownik prowadził książkę "ręcznie" do maja włącznie (ostatni zapis w maju miał nr porządkowy 200) i w czerwcu chce rozpocząć pracę na komputerze.


2-go czerwca 1996 r. (miesiąc startowy) dokonuje pierwszego wpisu do księgi, nadając mu numer porządkowy: 201 i datę 02.06.96. Następnie zamyka (klawisz F10) kolejno miesiące: styczeń, luty, marzec, kwiecieńmaj. Przy każdym zamknięciu poprawia kwoty sumujące miesiąc (sumy miesiąca), przepisując je z księgi prowadzonej "ręcznie".

3.2.Kasowanie zapisów


Z księgi można usunąć tylko ostatnio wprowadzony zapis (klawiszem Delete) pod warunkiem, że nie został zamknięty miesiąc, którego ten zapis dotyczy.

3.3.Zamknięcie miesiąca


W trakcie pracy z księgą zawsze jakiś miesiąc jest otwarty. Jego nazwa jest wyświetlana w lewym, górnym rogu tabeli. Po umieszczeniu wszystkich wpisów w danym miesiącu, należy miesiąc zamknąć. Zamknięcie miesiąca jest jednocześnie otwarciem miesiąca następnego.
Zamknięcia miesiąca dokonuje się klawiszem F10.
Operacja ta jest odwracalna (klawisze Alt-F10), o ile po zamknięciu nie dokonano zapisów za następny miesiąc.

3.4.Sortowanie


Przed zamknięciem miesiąca zapisy w księdze można posortować wg daty wpisu.
Sortowania dokonuje się klawiszami Alt-S.
Po posortowaniu może zmienić się numeracja wpisów, więc z tej opcji należy korzystać bardzo ostrożnie, gdyż numer porządkowy wpisu do księgi powinien być umieszczony na rachunku. W praktyce sortowanie ma sens wówczas, gdy Użytkownik wprowadził dużą część danych do księgi w jednej serii (np. poprzez import), nie troszcząc się o chronologię.
Uwaga: Operacja sortowania jest nieodwracalna i dotyczy tylko zapisów z aktualnie otwartego miesiąca.

3.5.Koszty stałe


Osoba prowadząca księgę przychodów i rozchodów często ma do czynienia z sytuacją, w której każdego miesiąca powtarzają się zapisy dotyczące wydatków (np. koszt wynajmu lokalu, telefonu, itp.). Zapisy te można umieścić na tzw. liście kosztów stałych
Tabela kosztów stałych jest dostępna poprzez klawisz F5
Każdy element tabeli kosztów stałych można przerzucić do księgi (klawisz F8).
Uwaga: W trakcie zamykania miesiąca program przypomina o kosztach stałych, które w danym miesiącu nie zostały umieszczone w księdze i umożliwia ich wpisanie.

3.6.Drukowanie księgi


Drukowania księgi w kształcie określonym Rozporządzeniem dokonuje się klawiszem F7

Po wybraniu miesiąca, za który ma być sporządzony wydruk, księga ukaże się na ekranie. Wówczas należy wywołać procedurę wydruku klawiszem F5 (lub Enter). W przypadku druku na wąskiej drukarce (8 cali), należy drukować osobno lewą i prawą stronę księgi.


Uwaga: Można drukować wszystkie miesiące zamknięte oraz miesiąc aktualnie otwarty. W tym drugim przypadku należy mieć na uwadze, że mogą dojść nowe zapisy i będzie potrzebny ponowny wydruk.

3.7.Księga a program główny


Niektóre czynności mające wpływ na pracę z księgą przychodów i rozchodów wykonuje się w module głównym. Należą do nich:

· Dostęp do opcji "Księga przychodów i rozchodów"

Standardowo, w wersji roboczej programu głównego, moduł "Księga przychodów..." jest niedostępny. Aby go "włączyć" należy spełnić dwa warunki:

· wykupić moduł u producenta programu

· w module głównym, w opcji "Konfiguracja: Parametry pracy: Aktualne stawki podatkowe...", w oknie p.t. "Sposób opodatkowania firmy" ustawić parametr na "KPRO" (klawisz F3).

· Zamknięcie roku.

Po zamknięciu grudnia w księdze nie można dokonać już żadnego wpisu. Nowa, pusta księga na następny rok otworzy się po zamknięciu starego roku w module głównym (opcja: Narzędzia: Zamknięcie roku).

· Archiwizacja

Nie można archiwizować samej księgi. Księga, jako element współpracujący i powiązany z modułem głównym archiwizuje się razem z tym modułem (opcja: Narzędzia: Archiwizacja).

Analogiczna uwaga dotyczy odtworzenia archiwum.

· Parametry drukarki

Z modułu głównego ściągnięty jest system wydruku (opcja: Konfiguracja: Parametry techniczne). Szczególne znaczenie ma tu parametr "szerokość wałka drukarki". W przypadku drukarek wąskich (wałek 8 cali), księga musi być drukowana na dwóch stronach równolegle.


4.SPIS TREŚCI


1.WSTĘP 1

2.OGÓLNE ZASADY PRACY Z MODUŁEM 1

2.1.Obsługa tabeli danych (zapisów w księdze) 1

2.2.Obsługa okna z danymi 2

2.3.Zasady edycji danych 2

2.4."Gorące" klawisze 3

3.ZASADY PROWADZENIA KSIĘGI 4

3.1.Wprowadzanie nowych zapisów 4

3.1.1.Eksport danych z programu głównego do księgi 4

3.1.2.Import danych z programu głównego do księgi 4

3.1.3.Pierwszy zapis (otwarcie księgi) 5



3.2.Kasowanie zapisów 5

3.3.Zamknięcie miesiąca 5

3.4.Sortowanie 5

3.5.Koszty stałe 6

3.6.Drukowanie księgi 6

3.7.Księga a program główny 6

4.SPIS TREŚCI 6









©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna