Kodowanie I uklad dokumentacji



Pobieranie 453,37 Kb.
Strona4/4
Data15.02.2018
Rozmiar453,37 Kb.
1   2   3   4

Wskaźniki ustalone dla całego systemu zarządzania


Wskaźniki dla całego systemu zrządzania

Oznaczenie

Miernik/ wskaźnik

Częstotliwość

pomiaru/ monitoring

MIER-SZJ-01

Średnia ocen z pytań zamkniętych w ankiecie badania satysfakcji klienta (po uwzględnieniu wag)

półrocznie

UWAGI:














  1. SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ – UZUPEŁNIENIE




    1. Wdrożenie Polityki jakości


Polityka jakości została opracowana i zatwierdzona przez Naczelnika Urzędu. Postanowienia zawarte w polityce mają swoje odzwierciedlenie w celach jakościowych i celach dla systemu zarządzania ustanawianych dla poszczególnych szczebli i funkcji w organizacji. Cele są okresowo przeglądane i aktualizowane przez Naczelnika Urzędu.

Wszyscy pracownicy urzędu zostali zapoznani z treścią polityki jakości. Treść polityki dostępna jest w Portalu Sharepoint ISO9001 oraz wybranych pomieszczeniach urzędu.



    1. Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna


Najważniejsze ustalenia dotyczące bieżącej działalności urzędu są komunikowane w formie zarządzeń, poleceń oraz decyzji wydawanych przez Naczelnika Urzędu.

Komunikacja wewnętrzna oparta jest ponadto na informacjach przekazywanych pocztą elektroniczną, kalendarzami elektronicznymi, korespondencją wewnętrzną, ustnie i telefonicznie oraz podczas bezpośrednich spotkań wewnętrznych.


6.2.1. Komunikacja elektroniczna

Oparta jest na zintegrowanym rozwiązaniu polegającym na połączeniu ze sobą poczty elektronicznej, wspólnych kalendarzy elektronicznych, prowadzenia dyskusji oraz bibliotek plików zawierających wzory formularzy, pisma, regulacje wewnętrzne, wewnętrzne akty prawne oraz pliki własne pracowników. Umożliwia to łatwą współprace pomiędzy pracownikami, działami a także klientami. W urzędzie funkcjonuje także helpdesk pozwalający na zgłaszanie problemów dotyczących funkcjonowania w zakresie informatyki.

Wszystko odbywa się pod kontrolą, na którą pozwala nadawanie odpowiednich uprawnień do poszczególnych zasobów.

Na terenie urzędu znajduje się komputer z dostępem do internetu, z którego klient może skorzystać w każdej chwili. Dla Klientów stworzona została także strefa z możliwością skorzystania z bezprzewodowego dostępu do internetu. Strefa ta znajduje się przy punkcie obsługi Klienta, gdzie znajduje się na ten temat informacja.

Urząd Skarbowy posiada „Informator o systemie obsługi Klienta” gdzie znaleźć można procedury dotyczące załatwiania spraw oraz wszystkie potrzebne do tego formularze. Informator ten znajduje się oficjalnej stronie internetowej urzędu.

Do Informacji Klienta o funkcjonowaniu urzędu służą dwie strony Internetowe obsługiwane przez jednostkę nadrzędną tj. Izbę Skarbową w Katowicach, a aktualizowane przez urząd:

-BIP (http://www.isnet.katowice.pl/bip/Bielsko2s.htm) gdzie umieszczone są informacje ogólne na temat:

-funkcjonowania urzędu,

-statusu prawnego,

-majątku,

-aktualnego stanu przyjmowanych spraw,

-ofert pracy,

-trybu działania władz publicznych,

-sposobu przyjmowania i załatwiania spraw,

-zasad udostępniania informacji.

-Oficjalna Strona Internetowa (http://www.isnet.katowice.pl/us/Bielsko2s.htm) gdzie znajdują się następujące pozycje:

- Lokalizacja,

- Zasięg terytorialny,

- Przewodnik po urzędzie,

- Informator o systemie obsługi Klienta,

- Informacje podatkowe,

- Terminy wpłat,

- Zamówienia publiczne,

- Komunikaty.


Wszystkie czynności wykonywane w ramach szeroko pojętej komunikacji są w każdej chwili do zidentyfikowania dzięki rejestrowaniu zdarzeń takich jak data, czas, użytkownik itd.

W zakresie spraw związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania, ogłaszane są w Portalu Sharepoint ISO9001.


6.2.2 Komunikacja tradycyjna

Komunikacja tradycyjna wewnątrz organizacji odbywa się poprzez organizacje spotkań na różnych szczeblach tj. spotkania kierowników, pracowników lub spotkania dotyczące określonych spraw czy zadań. Na co dzień informacje przekazywane są w postaci ustnej, telefonicznej lub pisemnej.

Z Klientami komunikacja odbywa się poprzez pocztę tradycyjną oraz kontakt telefoniczny.

Dla ułatwienia poruszania się Klientom na terenie urzędu, przy każdym pokoju znajdują się tabliczki informacyjne z nazwą działu, imieniem oraz nazwiskiem i zakresem wykonywanych czynności.


    1. Środowisko pracy


Środowisko pracy niezbędne do osiągnięcia zgodności z wymaganiami jest określone i nadzorowane. Wymagania w zakresie zarządzania środowiskiem pracy zostały określone poprzez wymagania prawne. Nadzór nad poszczególnymi elementami środowiska pracy sprawują kierownicy komórek organizacyjnych. Pracownicy zobowiązani są do przestrzegania zasad zawartych w opracowanych w tym zakresie dokumentach wewnętrznych.
      1. Systemy informatyczne


W Urzędzie dąży się do jak największej informatyzacji środowiska pracy pozwalającego na łatwą identyfikację oraz wyszukiwanie dokumentów oraz informacji. W chwili obecnej dostępne jest kilkanaście aplikacji ułatwiających i organizujących pracę.

Nowością jest system informatyczny Sharepoint ISO9001:2001, w którym prowadzona jest kontrola oraz nadzorowanie dokumentacji. System podzielony jest na procesy funkcjonujące w urzędzie, a poszczególne procesy podzielone są na biblioteki oraz listy, w których prowadzone i przechowywane są dokumenty oraz informacje. Nadzorowanie odbywa się dzięki specjalnie stworzonym bibliotekom, które odnotowują: kiedy dokument został zatwierdzony, przez kogo zatwierdzony, kto dokument utworzył, kto dokument aktualizował, kiedy dokument był aktualizowany, zapisuje wersję dokumentu oraz dostęp do każdej poprzedniej wersji modyfikowanego dokumentu. Jest tu także możliwość pracy grupowej jak i prowadzenie wspólnych kalendarzy, monitorowania wykonywanych zadań itp.. System został stworzony na podstawie doświadczeń związanych z zarządzaniem jakością przez Pełnomocnika ds. SZJ w Drugim Śląskim Urzędzie Skarbowy w Bielsku-Białej Adama Szafraniec. System ten stworzony został na bazie darmowego oprogramowania.


        1. Poltax


System bazodanowy służący do przetwarzania oraz przechowywania danych podatkowych ze składanych przez Klientów deklaracji, zeznań oraz innych dokumentów. Przechowywana jest w tym systemie także baza danych informacji o klientach. Informacje zgromadzone w systemie Poltax wykorzystywane są przez szereg innych podsystemów pracujących w organizacji. Aplikacja Poltax podzielona jest na kilka obszarów:

- Wymiar – wykorzystywany w procesach: Wprowadzanie danych, Wymiar podatku, Obsługa podatników. (szczegółowe informacje znajdują się w podręczniku użytkownika znajdującego się na stronie głównej systemu Sharepoint ISO9001)

- Rejestracja – wykorzystywany w procesie Ewidencja i identyfikacja podatników. (szczegółowe informacje znajdują się w podręczniku użytkownika znajdującego się na stronie głównej systemu Sharepoint ISO9001).

- Sprawozdawczość – moduł wykorzystywany do wymiany informacji z Ministerstwem Finansów.

- KEP(Krajowa Ewidencja Podatników) – Moduł służący do weryfikacji danych o klientach w centralnej bazie danych Ministerstwa Finansów. Aplikacja wykorzystywana w procesie Ewidencji i identyfikacji podatników.

W ramach każdego modułu znajdują się także raporty ułatwiające pracę oraz pozwalające na wykonywanie zestawień informacji potrzebnych do wykonywania i monitorowania wykonywanych zadań.

Wymagania sprzętowe:

- komputer - zalecany klasy Pentium

- zalecane 128MB pamięci RAM

- karta sieciowa 10Mb/s

- rozdzielczość ekranu 800x600

- inne podzespoły – standardowe


        1. Poltax2b


Podsystem używany w procesie Rozliczenia Finansowe. Jest to podsystem korzystający z informacji przetwarzanych w systemie Poltax. Na ich podstawie realizowane są rozliczenia podatkowe. System posiada także własną bazę danych, w której przetwarzane są informacje związane tylko z rozliczeniami podatków. System posiada także swój system raportowania pozwalający na robienie dowolnych zestawień finansowych pozwalających na monitorowanie kart kontowych Klientów.

Aplikacja korzysta ze wspólnej bazy systemu Poltax.


Wymagania sprzętowe:

- komputer - zalecany klasy Pentium IV

- zalecane 512MB pamięci RAM

- karta sieciowa 100Mb/s

- rozdzielczość ekranu 800x600

- paleta kolorów co najmniej 16 bit

- inne podzespoły – standardowe

        1. Egapoltax


Podsystem używany w procesie Egzekucja Administracyjna. Przetwarzane w nim są informacje dotyczące, klientów, którzy nie mają uregulowanych zobowiązań podatkowych.

Z poziomu tego programu zarządza się wszystkimi danymi dotyczącymi spraw egzekucyjnych w zakresie od wprowadzenia wniosku poprzez zarządzanie całą sprawą, obsługą służby poborców skarbowych, obsługą sprzedaży, zbiorem pism i zapisów egzekucyjnych tworzonych na podstawie danych z egzekucji oraz podsystemu Poltax oraz rozliczeniami finansowymi realizowanymi w ramach egzekucji administracyjnej. Wszystkie procedury są zautomatyzowane i realizowane przez ten podsystem.

(szczegółowe informacje znajdują się w podręczniku użytkownika znajdującego się na stronie głównej systemu Sharepoint ISO9001)

Aplikacja korzysta ze wspólnej bazy systemu Poltax.


Wymagania sprzętowe:

- komputer - zalecany klasy Pentium IV

- zalecane 512MB pamięci RAM

- karta sieciowa 100Mb/s

- rozdzielczość ekranu 800x600

- paleta kolorów co najmniej 16 bit

- inne podzespoły – standardowe

        1. Kontrola


Podsystem używany w procesie Kontrola podatkowa. W podsystemie tym opracowywane i realizowane są plany kontroli oraz wszystkie procedury składające się na przeprowadzenie kontroli od wystawienia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli aż do protokołu po przeprowadzonej kontroli klienta. System ma także moduł pozwalający na typowanie podmiotów do kontroli. W systemie tym dokumenty oraz zapisy związane z kontrolą są nadzorowane i archiwizowane. System ściśle powiązany jest z informacjami zawartymi w podsystemach Egapoltax, Poltax2B oraz Mandaty, a także w systemie Poltax.

(szczegółowe informacje znajdują się w podręczniku użytkownika znajdującego się na stronie głównej systemu Sharepoint ISO9001).

Aplikacja korzysta ze wspólnej bazy systemu Poltax.
Wymagania sprzętowe:

- komputer - zalecany klasy Pentium IV

- zalecane 512MB pamięci RAM

- karta sieciowa 100Mb/s

- rozdzielczość ekranu 800x600

- paleta kolorów co najmniej 16 bit

- inne podzespoły – standardowe

        1. Mandaty


Aplikacja wykorzystywana w procesie Sprawy karno-skarbowe. Podsystem ten służy do rejestrowania oraz prowadzenia spraw karnych skarbowych oraz do wystawiania mandatów karnych. Przeprowadzana jest w tym programie cała procedura dotycząca funkcjonowania tego procesu. W programie prowadzona jest także księgowość we współpracy z procesem Rozliczenia finansowe. Wykorzystywana w programie jest baza systemu Poltax. (szczegółowe informacje znajdują się w podręczniku użytkownika znajdującego się na stronie głównej systemu Sharepoint ISO9001)

Aplikacja korzysta ze wspólnej bazy systemu Poltax.


Wymagania sprzętowe:

- komputer - zalecany klasy Pentium IV

- zalecane 512MB pamięci RAM

- karta sieciowa 100Mb/s

- rozdzielczość ekranu 800x600

- paleta kolorów co najmniej 16 bit

- inne podzespoły – standardowe

        1. Biblioteka Akt


Biblioteka Akt to aplikacja służąca do obsługi kancelaryjnej Drugiego Śląskiego Urzędu Skarbowego w Bielsku-Białej. Odpowiedzialna jest za cały obieg dokumentów obowiązujący w urzędzie. W aplikacji BA rejestrowane są wszystkie dokumenty przychodzące, wewnętrzne oraz wychodzące z urzędu. Poszczególne dokumenty przypisywane są do spraw, co pozwala pracownikowi na dokładne nadzorowanie danej sprawy (odpowiedzi, decyzje, terminy).

Sprawy zakończone jak i obsłużone deklaracje rejestrowane są w modułach teczki, paczki, co pozwala na ich lepszy nadzór oraz szybsze odszukanie w Bibliotece Akt czynnych czy w archiwum.

Dla celów kontroli udostępniony jest specjalny moduł – „podmioty nieistniejące”, który zawiera bazę nieistniejących bądź zlikwidowanych podmiotów, które próbowały np. wyłudzać zwrot nadpłaconego podatku z US.

Dokładny opis funkcjonowania obiegu dokumentów i powiązania z tym programu Biblioteka Akt zawarty jest w Instrukcji Obiegu Dokumentów (załącznik nr 2 do Regulaminu organizacyjnego).

Aplikacja korzysta ze wspólnej bazy systemu Poltax.

Wymagania sprzętowe:

- komputer - zalecany klasy Pentium IV

- zalecane 512MB pamięci RAM

- karta sieciowa 100Mb/s

- rozdzielczość ekranu 800x600

- paleta kolorów co najmniej 16 bit

- inne podzespoły – standardowe

        1. Hurtownia danych WHTAX


W hurtowni tej prowadzone są zestawienia danych pobieranych z systemu Poltax przez Ministerstwo Finansów. Gotowe zestawienia dostępne są dla Procesów Egzekucji, Rozliczeń finansowych oraz wymiaru podatku. Wykorzystywane one są do sprawozdań oraz monitorowania wykonywanych zadań.

Wymagania sprzętowe:

- komputer - zalecany klasy Pentium IV

- zalecane 512MB RAM

- karta sieciowa 100Mb/s

- rozdzielczość ekranu 800x600

- inne podzespoły – standardowe

        1. RB

Program służy do wykonywania sprawozdań księgowych oraz przekazywania tych danych do IS K‑ce. Z programu korzystają pracownicy procesu Rozliczenia Finansowe.


Wymagania sprzętowe:

- komputer - zalecany klasy Pentium lub szybszy

- zalecane 64MB RAM

- karta sieciowa 100Mb/s

- rozdzielczość ekranu 800x600

- inne podzespoły – standardowe


        1. RB – program zautomatyzowany

Program (działający w Windows NT, 2000, XP) służy do automatycznego przekazywania danych do IS K-ce, pobieranych z systemu POLTAX. Dane wykorzystywane są w hurtowniach danych WHTAX.


Wymagania sprzętowe:

- komputer - zalecany klasy Pentium III

- zalecane 256MB RAM

- karta sieciowa 100Mb/s

- rozdzielczość ekranu 800x600

- inne podzespoły – standardowe



        1. KCIK

Program jest wykorzystywany do sprawdzania w bazie danych na serwerze podatników, którzy mieli założone sprawy karno-skarbowe. Program KCIK łączy się z serwerem znajdującym się w Komendzie Głównej Policji i służy do sprawdzania, czy dany podatnik nie był karany za przestępstwo karne lub skarbowe. Program ten jest wykorzystywany jest w procesie Sprawy karne-skarbowe.


Wymagania sprzętowe:

- komputer - zalecany klasy Pentium III

- zalecane 512MB RAM

- karta sieciowa 100Mb/s

- rozdzielczość ekranu 800x600

- inne podzespoły – standardowe



        1. Czynności Majątkowe

Program służy do rejestracji transakcji kupna-sprzedaży, spadków i darowizn dokonywanych przez podatników. Korzysta z informacji o podatnikach zawartych w bazie danych systemu POLTAX. Umożliwia import-eksport informacji o transakcjach z innych urzędów skarbowych.

Niezbędne informacje z programu można wydrukować korzystając z zestawu standardowych raportów. Dostęp do programu chroni system haseł.

Program jest używany w Procesie Wymiar Podatku


Wymagania sprzętowe:

- komputer - zalecany klasy Pentium III

- zalecane 512MB RAM

- karta sieciowa 100Mb/s

- rozdzielczość ekranu 800x600

- inne podzespoły – standardowe



        1. Ewidencje – Kasy Fiskalne.


Program służy do rejestracji kas fiskalnych instalowanych przez podatników. Korzysta z informacji o podatnikach zawartych w bazie danych systemu POLTAX. Program umożliwia rejestrację i wyrejestrowanie kasy fiskalnej oraz generuje niezbędne dokumenty wystawiane przez Naczelnika Urzędu Skarbowego. W programie prowadzona jest również ewidencja kas skradzionych.

Dostęp do programu chroni system haseł.

Program jest używany w Procesie Obsługa Podatnika.
Wymagania sprzętowe:

- komputer - zalecany klasy Pentium III

- zalecane 512MB RAM

- karta sieciowa 100Mb/s

- rozdzielczość ekranu 800x600

- inne podzespoły – standardowe



        1. System Bankowości Elektronicznej VideoTEL.


System umożliwia pełną obsługę rachunków bankowych urzędu prowadzonych w NBP.

Pracując w trybie off-line służy do przeglądania operacji na rachunkach i rejestracji przelewów. Umożliwia import przelewów wygenerowanych w innych systemach informatycznych (Poltax2b, Płace, Finanse). Wymiana danych z NBP odbywa się okresowo podczas połączeń z systemem bankowym. Dostęp do programu chroni system haseł oraz karty chipowe, służące do podpisywania przelewów przez upoważnione osoby oraz do nawiązywania połączenia z bankiem.

System używany jest w Procesie Rozliczenia Finansowe.
Wymagania sprzętowe:

- komputer - zalecany klasy Pentium III

- zalecane 512MB RAM

- karta sieciowa 100Mb/s

- rozdzielczość ekranu 800x600

- inne podzespoły – standardowe



        1. System Bankowości Elektronicznej KONTAKT.


System umożliwia pełną obsługę rachunków bankowych urzędu prowadzonych w PKOBP.

Pracując w trybie off-line służy do przeglądania operacji na rachunkach i rejestracji przelewów.

Umożliwia import przelewów wygenerowanych w innych systemach informatycznych (EGAPOLTAX, Finanse)

Wymiana danych z PKOBP odbywa się okresowo podczas połączeń z systemem bankowym. Dostęp do programu chroni system haseł.

System używany jest w Procesach Rozliczenia Finansowe oraz Egzekucja Administracyjna.
Wymagania sprzętowe:

- komputer - zalecany klasy Pentium III

- zalecane 512MB RAM

- karta sieciowa 100Mb/s

- rozdzielczość ekranu 800x600

- inne podzespoły – standardowe



        1. System Kadrowo-Płacowy REKORD.


Moduł KADRY umożliwia prowadzenie pełnej ewidencji kadrowej wraz z funkcjami eksportu danych do systemu PFRON. Rozbudowany system generowania raportów umożliwia wydruk niezbędnych dokumentów kadrowych pracownika oraz zestawień dla Działu Kadr. Moduł PŁACE korzysta z danych zawartych w bazie kadrowej i umożliwia generowanie listy płac, eksport danych do systemu PŁATNIK i eksport przelewów do systemu VIDEOTEL. Moduł PŁACE, podobnie jak KADRY ma bogaty zestaw raportów. Dostęp do programu chroni system haseł.

System używany w Procesach Rozliczenia Finansowe oraz Zarządzanie Zasobami Ludzkimi.


Wymagania sprzętowe:

- komputer - zalecany klasy Pentium III

- zalecane 512MB RAM

- karta sieciowa 100Mb/s

- rozdzielczość ekranu 800x600

- inne podzespoły – standardowe



        1. System Finanse REKORD.


System służy do prowadzenia finansów własnych urzędu, rejestracji księgowań, faktur oraz realizacji przelewów. System prowadzi ewidencję syntetyczną i analityczną oraz umożliwia realizację zadań sprawozdawczości budżetowej urzędu. Współpracuje z systemami bankowości elektronicznej VIDEOTEL i KONTAKT. Dostęp do programu chroni system haseł.

System używany jest w Procesie Rozliczenia Finansowe


Wymagania sprzętowe:

- komputer - zalecany klasy Pentium III

- zalecane 512MB RAM

- karta sieciowa 100Mb/s

- rozdzielczość ekranu 800x600

- inne podzespoły – standardowe



        1. System PŁATNIK – ZUS.


System umożliwia realizację obowiązków urzędu jako płatnika wobec ZUSu. Umożliwia rejestrację dokumentów oraz przekazywanie ich drogą elektroniczną do ZUSu. Dane do programu można wprowadzać ręcznie lub importować z programu Kadrowo-Płacowego. Dostęp do programu chroni system haseł oraz okresowo aktualizowane certyfikaty ZUSu.

Program używany w Procesie Zarządzanie Zasobami Ludzkimi


Wymagania sprzętowe:

- komputer - zalecany klasy Pentium III

- zalecane 512MB RAM

- karta sieciowa 100Mb/s

- rozdzielczość ekranu 800x600

- inne podzespoły – standardowe



Za monitorowanie warunków, w których przechowywane są dokumenty w składnicy akt oraz składnicach podręcznych odpowiada Anna Kromczyk.
    1. Ocena dostawców


W zakresie dostaw mających wpływ na jakość ocena dostawców prowadzona jest na podstawie analizy zrealizowanych dostaw w odniesieniu do warunków zaproponowanych w ofercie i potwierdzonych w zamówieniu lub umowie, w zakresie dostaw materiałów biurowych, sprzętu biurowego i komputerowego. Zapisem z oceny dostawców jest notatka sporządzana przez pracownika odpowiedzialnego za odbiór sprzętu. Ocena dokonywana jest nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym.

    1. Własność klienta – ochrona danych osobowych


W systemie zarządzania jako podstawową kategorię własności klienta określono: dane osobowe. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi zostały wprowadzone określone standardy przetwarzania oraz zabezpieczenia posiadanych przez urząd danych osobowych. Działania podejmowane w przypadku utraty lub uszkodzenia danych prowadzone są w porozumieniu z klientem, a wyniki tych działań są dokumentowane i utrzymywane jako zapisy.

    1. Identyfikacja i identyfikowalność


System identyfikacji podatników i płatników oraz zapisy w systemach informatycznych pozwalają monitorować i odtworzyć przebieg czynności związanych z wykonywaniem podstawowych zadań urzędu. Każdy z pracowników posiada unikalny identyfikator wykorzystywany w systemach informatycznych oraz przy tworzeniu wybranych zapisów w formie papierowej.
  1. SŁOWNIK POJĘĆ



Regulacja wewnętrzna – zarządzenie, decyzja lub pismo okólne Naczelnika, służące Naczelnikowi Urzędu jako narzędzie do organizacji pracy jednostki.

Audit jakości – systematyczny, niezależny i udokumentowany proces, uzyskiwania dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu.

Decyzja – decyzja to akt administracyjny rozstrzygający sprawę, co do jej istoty albo w inny sposób kończący postępowanie w danej instancji.

Dostawca – organizacja lub osoba, która dostarcza wyrób/usługę.

Działanie korygujące – działanie w celu wyeliminowania przyczyny wykrytej niezgodności lub innej niepożądanej sytuacji.

Działanie zapobiegawcze – działanie w celu wyeliminowania przyczyny potencjalnej niezgodności lub innej potencjalnej niepożądanej sytuacji.

ISO 9001:2000 – norma „Systemy zarządzania jakością - Wymagania” wydana przez International Organization for Standarization, wydana w Polsce przez Polski Komitet Normalizacyjny z oznaczeniem PN-EN ISO 9001:2001.

Kryteria auditu – zestaw polityk, procedur lub wymagań stosowanych jako odniesienie.

Miernik/ wskaźniki do procesów/ systemu zarządzania – zdefiniowane miary pozwalające ocenić skuteczność działań realizowanych w ramach procesu lub systemu zarządzania. Wartości wskaźników/ mierników nie muszą zależeć bezpośrednio od działań realizowanych przez pracowników urzędu.

Najwyższe kierownictwo – Naczelnik Urzędu oraz Zastępca/y Naczelnika.

Polityka jakości – ogół zamierzeń i ukierunkowanie organizacji, dotyczące jakości, formalnie wyrażone przez najwyższe kierownictwo.

Proces – zbiór działań wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących, które przekształcają wejścia w wyjścia.

Procedura – ustalony sposób przeprowadzenia działania lub procesu (określa jednoznacznie i szczegółowo tryb postępowania w zakresie tematu, którego dotyczy).

Strona – każdy czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo, kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek.

System zarządzania jakością – to struktura organizacyjna, procesy, procedury i zasoby niezbędne do zarządzania jakością.

Urząd – Urząd Skarbowy w XXXXXX.

Wartość akceptowalna (wskaźnika/ miernika) – wartość, której przekroczenie powinno być raportowane do Naczelnika Urzędu.

Właściciel procesu – osoba, która odpowiada za jakość standardów obowiązujących w ramach danego procesu.

Wyrób – to wynik działań lub procesów albo wynik pewnego procesu.

Wyrób niezgodny - działanie niezgodne z prawem lub wytycznymi Ministra Finansów i Dyrektora Izby Skarbowej, w zakresie zadań realizowanych w ramach procesów głównych. Dodatkowo za wyrób niezgodny z punktu widzenia wyniku procesów uznaje się: zasadną skargę na działania pracownika Urzędu, błędne wprowadzenie dokumentu wymiarowego lub rejestracyjnego, przekazanie zwrotów na niewłaściwe konto lub w sposób niezgodny z żądaniem podatnika.

Zapis – dokument, w którym przedstawiono uzyskane wyniki lub dowody przeprowadzonych działań

Zaświadczenie – urzędowy dokument potwierdzający istniejący lub zaistniały w przeszłości stan prawny lub będący potwierdzeniem stanu prawnego; zaświadczenie wydaje się w celu przedstawienia w odpowiednim urzędzie, instytucji bądź w firmie ubezpieczeniowej.


  1. DOKUMENTY SYSTEMU ZARZĄDZANIA




    1. Zarządzenia Naczelnika


Wykaz obwiązujących zarządzeń Naczelnika oraz zarządzenia, opublikowane są w serwisie systemu zarządzania Sharepoint ISO9001:2001.

    1. Wykaz procedur systemu zarządzania


Proces

Lp.

Nazwa procedury

OBSŁUGA PODATNIKÓW, PŁATNIKÓW ORAZ PODMIOTÓW UPRAWNIONYCH



Wniosek podatnika o wydanie zaświadczenia –potwierdzającego brak obowiązku uiszczenia podatku VAT z tytułu nabycia środka transportu



Informacja o wewnątrzwspólnotowym nabyciu środka transportu



Wydanie zaświadczenia



Procedura wniosku o udzielenie pisemnej interpretacji

EWIDENCJA PODATNIKÓW I PŁATNIKÓW ORAZ WPROWADZANIE DANYCH



Wniosek o wydanie certyfikatu rezydencji.



Zapytanie



Wniosek o wydawanie duplikatu decyzji w sprawie nadania numeru identyfikacji podatkowej



Wniosek o wydanie zaświadczenia

WYMIAR PODATKU



Odpowiedź podatnika na wezwanie US



Wniosek o sprostowanie błędu rachunkowego/oczywistej omyłki w decyzji lub postanowieniu



Deklaracja w sprawie wymiaru opłaty skarbowej – poprzednio RWD niepodlegająca wprowadzeniu do systemu



Sprawozdanie finansowe

ROZLICZENIA FINANSOWE



Informacja o zmianie rachunku bankowego



Informacja o przekazanie kwartalnych informacji o stanie i terminie realizacji dochodów

KONTROLA PODATKOWA



Kontrola podatkowa



Czynności sprawdzające



Odczyt kas fiskalnych



Sprawozdawczość

POSTĘPOWANIA KARNE SKARBOWE



Pomoc prawna



Wyjaśnienia



Czynny Żal



Zawiadomienie o popełnieniu czynu zabronionego



Wniosek o udzielenie zezwolenia na dobrowolne poddanie się odpowiedzialności



Dane o stanie majątkowym



Postanowienia, wyroki oraz zawiadomienia



Zapytanie o udzielenie informacji o osobie



Wniosek o ukaranie

EGZEKUCJA



Oświadczenia dłużników zajętych wierzytelności



Wniosek o wydanie wypisów z Centralnego Rejestru Zastawów Skarbowych



Żądanie wyłączenia spod egzekucji administracyjnej rzeczy lub praw majątkowych



Wniosek o zwolnienie z egzekucji określonego składnika majątkowego



Wniosek o odstąpienie od czynności egzekucyjnych / od egzekucji ze składnika majątkowego zobowiązanego



Skarga na czynności organu egzekucyjne lub egzekutora / przewlekłość postępowania egzekucyjnego.



Wniosek o wydanie postanowienia w sprawie kosztów egzekucyjnych



Zarzut w sprawie prowadzonego postępowania egzekucyjnego



Umorzenie postępowania egzekucyjnego



Zawieszenie prowadzonego postępowania egzekucyjnego

WPROWADZANIE DANYCH



Procedura załatwienia deklaracji złożonej przez podatnika

ROZPATRYWWANIE WNIOSKÓW O ZMIANE SPOSOBU UREGULOWANIA ZOBOWIĄZAŃ PODATKOWYCH

  1. u

Wniosek o rozłożenie na raty podatku lub zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę



Wniosek o odroczenie terminu płatności podatku lub zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę



Wniosek o umorzenie zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę lub umorzenie odsetek za zwłokę



Wniosek o ograniczenie poboru zaliczek na podatek



Wniosek o zawieszenie postępowania w sprawach ulgowych



Wniosek o podjęcie zawieszonego postępowania w sprawach ulgowych



Odwołanie od decyzji ulgowej



Zażalenie na postanowienie



Odwołanie od decyzji ulgowej



Wniosek o uchylenie lub zmianę decyzji ostatecznej w sprawie ulgowej



Wniosek o wydanie opinii w trybie art. 13 ust.1 pkt 3 ustawy o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. Nr 123 poz. 1291



Wniosek o udzielenie pisemnej informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego dot. pomocy publicznej (art. 14a ustawy – Ordynacja podatkowa)



Wniosek o sprostowanie błędów rachunkowych / oczywistej omyłki w decyzji lub postanowieniu w sprawie ulgowej



Pismo uzupełniające do wniosku otrzymane w związku z wezwaniem



Zapytanie innej instytucji o sprawy ulgowe dot. konkretnego podmiotu



Zapytanie EA o możliwość zawieszenia postępowania egzekucyjnego w związku z wnioskiem podatnika o zastosowanie ulg w spłacie oraz wnioskiem o zawieszenie postępowania egzekucyjnego



Informacja o nie wywiązaniu się podatnika z obowiązku terminowej zapłaty raty lub odroczonego podatku / zaległości



Sprawozdanie

OBSŁUGA ADMINISTRACYJNA URZĘDU



Faktury



Sprawozdania (GUS, Izba Skarbowa, Urząd Służby Cywilnej

ZARZĄDZANIE ZASOBAMI LUDZKIMI



Oferty pracy



Polecenia, interpretacje z Izby Skarbowej lub bezpośrednio  z Ministerstwa Finansów albo z  Urzędu Służby Cywilnej, dot. spraw kadrowych, organizacyjnych lub administracyjno-gospodarczych



Oferty szkoleń z IS, ROKK, Ośrodków Szkoleniowych Min. Fin.



Plany szkoleń wewnętrznych



Plany szkoleń zewnętrznych

OBSŁUGA INFORMATYCZNA



Spis procedur znajduje się w serwisie Sharepoint ISO9001:2001

NADZOROWANIE SYSTEMU ZARZĄDZANIA



Działania zapobiegawcze



Działania korygujące



Audity SZJ



Nadzór nad zapisami



Nadzór nad dokumentami


















    1. Instrukcje systemu zarządzania


L.p.

Nazwa instrukcji



Instrukcja układu dokumentacji


  1. ZAŁĄCZNIKI


BRAK

Wszystkie zmiany oraz wersje Księgi jakości są prowadzone i monitorowane w Systemie Zarządzania Jakością Sharepoint ISO9001:2001


Obecna wersja Księgi Jakości w Systemie zarządzania jakością to:


Drugi Śląski Urząd Skarbowy w Bielsku-Białej


1   2   3   4


©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna