Jeszcze raz o poczcie elektronicznej



Pobieranie 49,39 Kb.
Data23.10.2017
Rozmiar49,39 Kb.



182 Jeszcze raz o poczcie elektronicznej cz. 1


Poczta elektroniczna staje się naturalnym narzędziem komunikacji niemal na każdym stanowisku pracy. W zasadzie stwarza wiele nowych, bardzo korzystnych warunków funkcjonowania biura. Przede wszystkim jest nadzwyczaj tania, eliminuje papier jako nośnik informacji (pomijając część kadry zarządzającej, która toleruje nadal wyłącznie druk) oraz jest mało absorbująca – nie dzwoni i nie trzeba jej czytać natychmiast w chwili gdy dotarła do naszego komputera (jak ma to miejsce z telefonem). Owe zalety już kilka lat temu mocno eksponował szef Microsoft’a, mówiąc o sposobie pracy swojej firmy w Redmont. Papier był i jest tam nadal niedozwolonym nośnikiem korespondencji w ramach firmy, a wielkim nietaktem jest dzwonienie – zazwyczaj przeszkadza ono w pracy. W siedzibie Microsoft’a papierowe dokumenty są stosowane wyłącznie do korespondencji zewnętrznej, w tym ważnych dokumentów.

Po paru latach intensywnego upowszechniania się tego nadzwyczaj prostego w użyciu narzędzia okazuje się, iż liczba przesyłanych informacji (często bezużytecznych) rośnie wykładniczo. Skoro to nic nie kosztuje dlaczego nie wysłać znajomemu kolejnej kolorowej historyjki lub dowcipu sprzed wielu lat? Gdyby nie poczucie niemal zerowych kosztów e-maili, duża część takiej korespondencji nigdy by nie została wysłana. Ale skoro jest to za darmo... Ruch w sieci rośnie, liczba otrzymywanych listów elektronicznych pęcznieje. W rezultacie tak zwana „obsługa” przeciętnej paczki codziennej korespondencji elektronicznej – 50 „maili” zajmuje około czterech godzin – 50% czasu dnia pracy!

===Ciekawa jest w tej kwestii intencja Wspólnej Europy. Dokument ten, opublikowany w maju br. mówi o konieczności zachowania pewnej prywatności korespondencji pracowników nawet jeśli ona jest tworzona i odbierana w miejscu pracy1.

Zdaniem doświadczonych w administrowaniu serwerami pocztowymi, groźna jest łatwość tworzenia e-maili, następnie szybkość, natychmiastowość ich wysłania i świadomość dużej liczby odbiorców. Nadawcy często bezmyślnie dołączają sporej wielkości załączniki - obrazki, statyczne i ruchome (video) prezentacje i dopiero po pewnym czasie zastanawiają się nad tym co zrobili. Zjawisko to ma już swoją nazwę „clicker’s remorse” (wyklikane skrupuły?). Często brakuje wówczas klawisza „cofnij operację” – niestety w przypadku e-maila jest to niemożliwe, list bezpowrotnie rozpoczął swoją wędrówkę po wirtualnym świecie wprost do adresata. Komu z użytkowników poczty elektronicznej to się nie zdarzyło?

Jaskrawym przykładem konsekwencji ujawnionych „elektronicznie” informacji był skandal Enron’a, którego sprawę zapoczątkowały ujawnione dokumenty przesłane pocztą elektroniczną.

Stanowi to o coraz większym zainteresowaniu kontrolą poczty nie tylko ze względu na ewentualne wirusy lub obrażające treści, ale przede wszystkim ze względu na ewentualne ujawnianie tajemnic firmy. Operacja wysłania listu stała się tak prosta jak nigdy. Niestety wiąże się to z całkiem sporą liczbą listów wysłanych przypadkowo. Dołączenie nawet bardzo poufnej informacji jest kwestią jednego kliknięcia (potwierdzenia operacji dołączenia do listu pliku chyba, jak na razie nie, nie żąda żaden program do obsługi poczty).

Zabawnym przykładem zbytecznej korespondencji w ramach sieci korporacyjnej jest na przykład odebrany w Ciechocinku list mówiący o tym, iż znaleziono klucze do samochodu na parkingu w siedzibie Frankfurckiego oddziału naszej firmy, lub, że właśnie przywieziono świeże pączki w sopockim oddziale ... Często pracownicy zasypywani są także pocztą, którą wysłano do nich na wszelki wypadek. Niektórzy doświadczeni w tej materii urzędnicy sugerują na przykład aby wyeliminować przycisk „reply all” (odpowiedz wszystkim) lub usunąć nawet przycisk „cc” (do wiadomości).

Outlook zawiera wiele funkcji filtrujących pocztę – lecz któż je wykorzystuje? Wydaje się, że obecnie stosowanie poprawnych zasad korzystania z poczty elektronicznej jest nakazem czasu.

Usiłując rozwiązać ten problem jedna z firm w kolebce Internetu proponuje oprogramowanie, które, wykorzystując procesy analizy naturalnego języka, analizuje pocztę (niestety tylko w języku angielskim), a nawet na nią logicznie odpowiada. Inne funkcje tego programu to szeregowanie poczty względem wagi treści jakich ona dotyczy. Program ten automatycznie tworzy statystyki jak użytkownik postępuje z otrzymaną korespondencją – jak odpowiada na nią, komu przesyła dalej, czy ją zapisuje do dalszej pracy czy kasuje. Stanowi to podstawę do stosunkowo szybkiej nauki automatu zarządzającego pocztą określonej osoby. W rezultacie automat-program samodzielnie sortuje pocztę na ważną, i na tę, która jeszcze może poczekać. Taki asystent okazuje się cennym narzędziem oszczędzającym czas poświęcany obsłudze poczty elektronicznej.


Filtry

Zważywszy na wymiar problemu poczty niechcianej, SPAMów (1/3 poczty) lub nie związanej z pracą, bardzo szybko rośnie nowa, prężna branża, która zajmuje się filtrowaniem, kontrolą informacji przesyłanej elektronicznie. Idzie tu o programy, które automatycznie analizują cały ruch korespondencji elektronicznej w firmie. Funkcja filtrowania pozwala znacznie ograniczyć ruch w sieci firmy (nawet o 60%!), likwidując prywatną korespondencję, tym samym udrażniając kanały cyfrowej komunikacji dla służbowej wymiany informacji. Ponadto filtrowanie skutecznie ogranicza niebezpieczeństwo infekcji ukrytymi w korespondencji wirusami. Jednak podstawowym celem filtrowania jest zwiększenie produktywności zatrudnionych, którzy mają dostęp do Sieci.


Tabela 1. Wpływy (mln. USD, świat) z oprogramowania zarządzającego bezpieczeństwem treści2.

Lata

Antywirusy

Filtrowanie WWW

Skanowanie e- maili

2001

1672

202

139

2002

2001

270

184

2003

2332

371

267

2004

2673

492

371

2005

3023

608

505

2006

3407

730

662


183 Jeszcze raz o poczcie elektronicznej cz. 2


Filtry, po co?

Troska o produktywność pracowników (niechciana poczta, spam, prywatne zakupy, ściąganie muzyki, oglądanie video),

Troska o sieciowe resursy firmy - prywatna multimedialna aktywność- blokowanie pasma (gry, muzyka, sport),

Zabezpieczanie organizacji przed potencjalnymi procesami sądowymi – wynik nadużycia e-maili przez pracowników (molestowanie, paszkwile),

Bezpieczeństwo poufnych informacji firmy (90% własności intelektualnej jest obecnie w postaci cyfrowej – przypadkiem lub celowo jej przesłanie jest kwestią jednego kliknięcia)

Wysłanie „szkodliwego” e-maila z firmy powoduje prawne implikacje identyczne z tymi jakie ciągnie za sobą wysłaniem listu na firmowym papierze


Automatyczne, przez dedykowane filtrujące oprogramowanie, sprawdzanie poczty elektronicznej rośnie bardzo szybko – o 37% rocznie. Podobnie szybko instalowane są narzędzia do kontroli przeglądanych przez pracowników Stron WWW – rynek tego typu oprogramowania w ubiegłym roku był wart ponad 200 milionów USD, a za cztery lata ma wzrosnąć o niemal 30%.



Rysunek 1. Potentaci oprogramowania filtrującego e-maile (% światowego rynku), za Financial Times, Oct. 2, 2002

Jednak nie można zapominać, że oprogramowanie filtrujące uruchamia sporo fałszywych alarmów, także w odniesieniu do e-maili. Na przykład niektóre firewall’e (zabezpieczenia firmowych sieci) „uczulone” są na niektóre zwroty, i tak na przykład w niektórych firmach blokowane jest odczytywanie Strony piszącego te słowa, jej adres zawiera bowiem, często zastrzeżony (dlaczego?) zwrot „gogo” (www.gogolek.w.pl).
Innym, dyskusyjnym dotychczas, sposobem na ograniczenie lawinowo rosnącej liczby „byle jakich” e-maili jest propozycja Microsoftu, który proponuje by za e-maile płacić. Formą rozliczania może być elektroniczna forma znaczków pocztowych. Poza wieloma, najważniejszym, jawi się tu problem rozliczeń. Jednak niewątpliwie duża liczba niechcianych listów, SPAMów, znacznie by się zmniejszyła.
Pamięć

Popularna miara kilo oznacza tysiąc, mega, od greckiego wielki – milion, giga, także od greckiego olbrzymi, ogromny – miliard. W zasadzie wielkości te są powszechnie znane, szczególnie dzięki informatyce. Ostatnio dyski mają pojemność mierzoną właśnie gigabajtami. Jednak należy już wkrótce spodziewać się kolejnych miar, takich jak tera (od greckiego: monstrum, potwór) co oznacza bilion i dalej peta (1000 bilionów), exabajty (jeszcze razy tysiąc) i hebtabajty – trudne do wyobrażenia wielkości opisujące pojemność cyfrowych nośników informacji.

Wspomniane wielkości stają się stopniowo realne, oto na początku tego roku, w pięćdziesiątą rocznicę zbudowania pierwszych taśmowych nośników informacji, IBM zbudował kasetę magnetyczną, która może pomieścić jeden terabajt – bilion bajtów. Ta chwila zadumy nad wielkościami nośników ma bezpośredni związek z pocztą elektroniczną, której liczba rośnie wykładniczo.

Nie wszystkie listy są prywatne lub zbyteczne, zdecydowana większość z nich wymaga profesjonalnej archiwizacji, a to z kolei zwiększa zapotrzebowanie na wielkości cyfrowych archiwów. W 2002 roku każdego dnia, w skali świata, wysyłamy 30 miliardów e-maili, przewiduje się, iż do 2006 roku codziennie po wirtualnym świecie transportowane będą 60 miliardy e-maili. Oznacza to, że każdy obywatel Ziemi wyśle lub otrzyma każdego dnia około 10 listów, zważywszy jednak na to, że Internautów jest 10%, liczba ta rośnie do 100 e-maili na 24 godziny3.

Ruch elektronicznej poczty w ostatnich dwóch latach wzrósł o 50%. To nie koniec potencjalnych ilościowych kłopotów – kolejny to coraz bardziej rozbudowane listy (długie) i rosnące załączniki (obrazy, video). Katalizatorem tego procesu jest, także w Polsce, usankcjonowanie dokumentu elektronicznego jako równoznacznego z papierem (podpis elektroniczny!). Coraz większa liczba firm akceptuje dokumenty elektroniczne jako równoznaczne z papierowymi. Liczba e-maili tym bardziej rośnie.

Stanowi to nie tylko o potrzebach archiwizacji, ale także zarządzania tak ogromnymi zasobami informacyjnymi – ich klasyfikowania, wyszukiwania, szybkiego udostępniania. Służą temu coraz wydajniejsze specjalistyczne systemy takie jak np. Veritas, KVS, StorageTek E-mail Xcelerator.

Ważkim uzupełnieniem korespondencji elektronicznej stają się SMSy, które skutecznie konkurują z papierową korespondencją i idą w parze z e-mailami.

Podsumowując, mając na uwadze także poprzednie odcinki Szkoły, poświęcone e-mailom, należy stwierdzić, iż nie ma odrotu od tego stosunkowo nowego kanału komunikacji. Jak każdy może służyć wielu celom, jednak per saldo wydaje się, że druga strona medalu poczty elektronicznej jest „dużo mniejsza”. Opóźniający się w korzystaniu z e-maili (praca, dom, rozrywka) stawiają się na gorszej pozycji.


Warszawa, październik, 2002-10-30

Włodzimierz Gogołek





1 Prevention better than litigation, Financial Times, Oct. 2, 2002

2 Balancing the risk against the risque, Financial Times, Oct. 2, 2002

3 Financial Times, October 16, 2002, IDC Research: Over 60 billion daily email messages to be sent Oct 04 2002:





©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna