Instrukcja w sprawie przechowywania dokumentacji projektowej przez beneficjentów
|
Pobieranie 17,48 Kb.
|
|
Instrukcja przechowywania przez beneficjentów dokumentacji projektowej Programu ZPORR i INTERREG Prawidłowość wypełniania przez beneficjenta obowiązku przechowywania dokumentacji projektowej podlega kontroli na miejscu realizacji projektu. Naruszenie niżej wymienionych reguł może stanowić podstawę do rozwiązania umowy o dofinansowanie i w konsekwencji konieczność zwrotu przez beneficjenta całości lub części pobranego dofinansowania. Beneficjent jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektów współfinansowanych ze środków unijnych. Dokumentacja powinna zawierać zarówno wydatki kwalifikowane jak i wydatki niekwalifikowane w ramach projektu. Beneficjent jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu w sposób gwarantujący jej udostępnienie oraz prawidłowe zabezpieczenie do czasu zamknięcia ZPORR (zawarty w umowie o dofinansowanie). Dokumentacja projektowa powinna być przechowywana w siedzibie Beneficjenta w miejscu do tego przeznaczonym. Dokumenty należy przechowywać w formie oryginałów lub kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem (np. kserokopie dokumentów oryginalnych, wersje elektroniczne dokumentów oryginalnych, zdjęcia, filmy itp.). Dokumentacja projektowa powinna być wyodrębniona z całości prowadzonej dokumentacji przez beneficjenta z uwzględnieniem obowiązków informacji i promocji w ramach ZPORR (tj. oznakowane segregatory ze spisem dokumentów). Wszystkie dokumenty związane z projektem musza być dostępne na żądanie instytucji uprawnionych do kontroli beneficjenta. W szczególności należy przechowywać następujące dokumenty wraz z załącznikami (jeżeli beneficjent posiada wersję elektroniczną dokumentu to powinien również ją archiwizować): dokumentacja ogólna projektu: wniosek aplikacyjny z załącznikami, oryginał umowy o dofinansowanie, (w przypadku zmian w umowie – aneks), oryginały wniosków o płatność wraz z załącznikami, oryginał informacji pokontrolnej po przeprowadzonej kontroli, zalecenia do informacji pokontrolnej wraz z dokumentacją potwierdzającą wykonanie zaleceń i usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości, sprawozdania z realizacji projektu, oryginalną korespondencję dotyczącą projektu, dokumentacja finansowo-księgowa projektu: wydruki operacji gospodarczych z księgi rachunkowej dotyczące realizowanego projektu w przypadku beneficjentów, którzy prowadzą pełną księgowość na podstawie ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r., wydruki z książki przychodów i rozchodów, ryczałtu ewidencjonowanego lub karty podatkowej, w przypadku beneficjentów wykorzystujących w tym celu programy komputerowe, którzy nie są zobligowani na podstawie obowiązujących przepisów do prowadzenia pełnej księgowości, oryginały papierowych wersji zaewidencjonowanych operacji gospodarczych dotyczących realizowanego projektu, w przypadku odręcznego prowadzenia w tym celu księgi rachunkowej, książki przychodów i rozchodów, ryczałtu ewidencjonowanego, karty podatkowej, zestawienia poniesionych wydatków, w przypadku pozostałych beneficjentów lub w przypadku beneficjentów, którzy przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu nie dysponowali wyodrębnioną ewidencją, oryginały dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (faktury, rachunki, paragony, listy płac, deklaracje ZUS, US, polecenia księgowania PK, potwierdzenie przelewu/wpłata gotówki, wyciągi z rachunku bankowego, itp.), deklaracje VAT za okres realizacji projektu oraz w okresie 5 lat od jego zakończenia – jeżeli stanowił koszt kwalifikowany w ramach projektu, polecenie wyjazdu służbowego, bilety potwierdzające odbycie podróży służbowej, ewidencja przebiegu pojazdu w przypadku użycia samochodu prywatnego do celów służbowych – jeżeli były stosowane, polityka rachunkowości, zakładowy plan kont, oryginał dokumentu potwierdzający zastosowany sposób księgowania operacji projektu, w przypadku beneficjentów prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, ryczałt ewidencjonowany lub kartę podatkową, dokumentacja merytoryczna z projektu: oryginały dokumentów dotyczących inwestycji budowlanej (kosztorysy inwestorskie, kosztorysy powykonawcze, dziennik budowy, protokoły odbioru, protokoły konieczności, pozwolenia, decyzje administracyjne dotyczące realizacji inwestycji, studium wykonalności itp., dokumenty potwierdzające osiągnięcie zakładanych efektów projektu; w szczególności dotyczące wskaźników osiągnięcia celów projektu, oryginały dokumentów dotyczących zakupów sprzętu i wyposażenia (świadectwa, certyfikaty, gwarancje, licencje, protokoły odbioru), oryginały dokumentów, których sporządzenie było ujęte w budżecie projektu w kategorii wydatków kwalifikowanych lub niekwalifikowanych (analizy, kosztorysy, opinie, pozwolenia, raporty z badań itp.), oryginały aktów notarialnych, umów związanych z realizowanym projektem oraz aneksów do tych umów (w tym umowę o prace, o dzieło, zlecenia), oddelegowania do projektu, akta osobowe pracowników finansowych w ramach projektu np. kierownika kontraktu, inżyniera nadzoru w przypadku kwalifikowanych kosztów wynagrodzeń, karty czasu pracy, listy obecności – jeżeli były stosowane, regulaminy wynagradzania pracowników w przypadku kwalifikowanych kosztów wynagrodzeń, oryginały dokumentów dotyczących promocji projektu (materiały z konferencji, szkoleń organizowanych w ramach projektu – zaproszenia, potwierdzenia uczestnictwa, listy uczestników, materiały szkoleniowe, zdjęcia z przeprowadzonych szkoleń, konferencji, zdjęcia tablic informacyjnych, ulotki, plakaty, oryginały gazet, czasopism, w których zamieszczono ogłoszenia i inne informacje dotyczące projektu, nagrania radiowe, telewizyjne – jeżeli w ten sposób informowano o realizowanym projekcie, wydruki ze stron internetowych na których zamieszczono informacje promocyjne, inne dowody dotyczące promocji projektu). dokumentacja przetargowa dotycząca projektu: w przypadku beneficjentów, którzy byli zobowiązani stosować w projekcie ustawę Prawo Zamówień Publicznych – wszystkie niezbędne dokumenty zgodne z wymogami tej ustawy, dokumentacja związana z wyborem wykonawców usług, robót budowlanych, dostaw związanych z realizowanym projektem, a prowadzonych poza ustawą Prawo Zamówień Publicznych, np. ogłoszenie o poszukiwaniu wykonawcy, cenniki ofertowe. inne dokumenty dotyczące projektu: oryginały informacji z kontroli przeprowadzonych przez uprawnione do tego podmioty innych niż Instytucja Pośrednicząca (informacje pokontrolne, protokoły, wyniki kontroli, zalecenia pokontrolne wraz z dokumentacją potwierdzającą wykonanie zaleceń i usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości), raporty z audytu wewnętrznego, zarządzenie w sprawie archiwizacji, korespondencja prowadzona z różnymi podmiotami i organami w trakcie realizacji przedmiotowego projektu, badanie zachowania wskaźników i celów projektu sporządzane w okresie trwałości projektu, inne dokumenty związane z realizacją projektu nie wymienione powyżej. |