Instrukcja w sprawie przechowywania dokumentacji projektowej przez beneficjentów



Pobieranie 17,48 Kb.
Data13.06.2018
Rozmiar17,48 Kb.

Instrukcja przechowywania przez beneficjentów dokumentacji projektowej Programu ZPORR i INTERREG

Prawidłowość wypełniania przez beneficjenta obowiązku przechowywania dokumentacji projektowej podlega kontroli na miejscu realizacji projektu.
Naruszenie niżej wymienionych reguł może stanowić podstawę do rozwiązania umowy o dofinansowanie i w konsekwencji konieczność zwrotu przez beneficjenta całości lub części pobranego dofinansowania.

  • Beneficjent jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektów współfinansowanych ze środków unijnych.

  • Dokumentacja powinna zawierać zarówno wydatki kwalifikowane jak i wydatki niekwalifikowane w ramach projektu.

  • Beneficjent jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu w sposób gwarantujący jej udostępnienie oraz prawidłowe zabezpieczenie do czasu zamknięcia ZPORR (zawarty w umowie o dofinansowanie).

  • Dokumentacja projektowa powinna być przechowywana w siedzibie Beneficjenta
    w miejscu do tego przeznaczonym.

  • Dokumenty należy przechowywać w formie oryginałów lub kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem (np. kserokopie dokumentów oryginalnych, wersje elektroniczne dokumentów oryginalnych, zdjęcia, filmy itp.).

  • Dokumentacja projektowa powinna być wyodrębniona z całości prowadzonej dokumentacji przez beneficjenta z uwzględnieniem obowiązków informacji i promocji w ramach ZPORR (tj. oznakowane segregatory ze spisem dokumentów).

  • Wszystkie dokumenty związane z projektem musza być dostępne na żądanie instytucji uprawnionych do kontroli beneficjenta.


W szczególności należy przechowywać następujące dokumenty wraz z załącznikami (jeżeli beneficjent posiada wersję elektroniczną dokumentu to powinien również ją archiwizować):


  • dokumentacja ogólna projektu:




    1. wniosek aplikacyjny z załącznikami,

    2. oryginał umowy o dofinansowanie, (w przypadku zmian w umowie – aneks),

    3. oryginały wniosków o płatność wraz z załącznikami,

    4. oryginał informacji pokontrolnej po przeprowadzonej kontroli, zalecenia do informacji pokontrolnej wraz z dokumentacją potwierdzającą wykonanie zaleceń i usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości,

    5. sprawozdania z realizacji projektu,

    6. oryginalną korespondencję dotyczącą projektu,




  • dokumentacja finansowo-księgowa projektu:

    1. wydruki operacji gospodarczych z księgi rachunkowej dotyczące realizowanego projektu w przypadku beneficjentów, którzy prowadzą pełną księgowość na podstawie ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.,

    2. wydruki z książki przychodów i rozchodów, ryczałtu ewidencjonowanego lub karty podatkowej, w przypadku beneficjentów wykorzystujących w tym celu programy komputerowe, którzy nie są zobligowani na podstawie obowiązujących przepisów do prowadzenia pełnej księgowości,

    3. oryginały papierowych wersji zaewidencjonowanych operacji gospodarczych dotyczących realizowanego projektu, w przypadku odręcznego prowadzenia
      w tym celu księgi rachunkowej, książki przychodów i rozchodów, ryczałtu ewidencjonowanego, karty podatkowej,

    4. zestawienia poniesionych wydatków, w przypadku pozostałych beneficjentów lub w przypadku beneficjentów, którzy przed podpisaniem umowy
      o dofinansowanie projektu nie dysponowali wyodrębnioną ewidencją,

    5. oryginały dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (faktury, rachunki, paragony, listy płac, deklaracje ZUS, US, polecenia księgowania PK, potwierdzenie przelewu/wpłata gotówki, wyciągi z rachunku bankowego, itp.),

    1. deklaracje VAT za okres realizacji projektu oraz w okresie 5 lat od jego zakończenia – jeżeli stanowił koszt kwalifikowany w ramach projektu,

    2. polecenie wyjazdu służbowego, bilety potwierdzające odbycie podróży służbowej, ewidencja przebiegu pojazdu w przypadku użycia samochodu prywatnego do celów służbowych – jeżeli były stosowane,

    3. polityka rachunkowości, zakładowy plan kont,

    4. oryginał dokumentu potwierdzający zastosowany sposób księgowania operacji projektu, w przypadku beneficjentów prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, ryczałt ewidencjonowany lub kartę podatkową,




  • dokumentacja merytoryczna z projektu:

  1. oryginały dokumentów dotyczących inwestycji budowlanej (kosztorysy inwestorskie, kosztorysy powykonawcze, dziennik budowy, protokoły odbioru, protokoły konieczności, pozwolenia, decyzje administracyjne dotyczące realizacji inwestycji, studium wykonalności itp.,

  2. dokumenty potwierdzające osiągnięcie zakładanych efektów projektu;
    w szczególności dotyczące wskaźników osiągnięcia celów projektu,

  3. oryginały dokumentów dotyczących zakupów sprzętu i wyposażenia
    (świadectwa, certyfikaty, gwarancje, licencje, protokoły odbioru),

  4. oryginały dokumentów, których sporządzenie było ujęte w budżecie projektu w kategorii wydatków kwalifikowanych lub niekwalifikowanych (analizy, kosztorysy, opinie, pozwolenia, raporty z badań itp.),

  5. oryginały aktów notarialnych, umów związanych z realizowanym projektem oraz aneksów do tych umów (w tym umowę o prace, o dzieło, zlecenia), oddelegowania do projektu,

  6. akta osobowe pracowników finansowych w ramach projektu np. kierownika kontraktu, inżyniera nadzoru w przypadku kwalifikowanych kosztów wynagrodzeń,

  7. karty czasu pracy, listy obecności – jeżeli były stosowane,

  8. regulaminy wynagradzania pracowników w przypadku kwalifikowanych kosztów wynagrodzeń,



  1. oryginały dokumentów dotyczących promocji projektu (materiały
    z konferencji, szkoleń organizowanych w ramach projektu – zaproszenia, potwierdzenia uczestnictwa, listy uczestników, materiały szkoleniowe, zdjęcia z przeprowadzonych szkoleń, konferencji, zdjęcia tablic informacyjnych, ulotki, plakaty, oryginały gazet, czasopism, w których zamieszczono ogłoszenia i inne informacje dotyczące projektu, nagrania radiowe, telewizyjne – jeżeli w ten sposób informowano o realizowanym projekcie, wydruki ze stron internetowych na których zamieszczono informacje promocyjne, inne dowody dotyczące promocji projektu).




    • dokumentacja przetargowa dotycząca projektu:

  1. w przypadku beneficjentów, którzy byli zobowiązani stosować w projekcie ustawę Prawo Zamówień Publicznych – wszystkie niezbędne dokumenty zgodne z wymogami tej ustawy,

  2. dokumentacja związana z wyborem wykonawców usług, robót budowlanych, dostaw związanych z realizowanym projektem, a prowadzonych poza ustawą Prawo Zamówień Publicznych, np. ogłoszenie o poszukiwaniu wykonawcy, cenniki ofertowe.




  • inne dokumenty dotyczące projektu:

    1. oryginały informacji z kontroli przeprowadzonych przez uprawnione do tego podmioty innych niż Instytucja Pośrednicząca (informacje pokontrolne, protokoły, wyniki kontroli, zalecenia pokontrolne wraz z dokumentacją potwierdzającą wykonanie zaleceń i usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości),

    2. raporty z audytu wewnętrznego,

    3. zarządzenie w sprawie archiwizacji,

    4. korespondencja prowadzona z różnymi podmiotami i organami w trakcie realizacji przedmiotowego projektu,

    5. badanie zachowania wskaźników i celów projektu sporządzane w okresie trwałości projektu,

    6. inne dokumenty związane z realizacją projektu nie wymienione powyżej.








©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna