Instrukcja sporządzania,kontroli I obiegu dokumentów księgowych dla projektu wspóŁfinansowanego z europejskiego funduszu społecznego w ramach programu operacyjnego kapitał ludzki



Pobieranie 93,03 Kb.
Data22.05.2018
Rozmiar93,03 Kb.

Załącznik Nr 2

do Zarządzenia Nr 49/2011

Burmistrza Przasnysza

z dnia 26 maja 2011r.
INSTRUKCJA

SPORZĄDZANIA ,KONTROLI I OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH
DLA PROJEKTU WSPÓŁFINANSOWANEGO Z EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU SPOŁECZNEGO W RAMACH PROGRAMU OPERACYJNEGO KAPITAŁ LUDZKI

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§1


  1. Instrukcja określa zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów finansowo - księgowych w ramach realizowanych projektów ze środków UE.

  2. Instrukcja została sporządzona na podstawie wypracowanych i sprawdzonych przez politykę rozwiązań w zakresie organizacji , kontroli, obiegu i archiwizacji dokumentów księgowych na podstawie przepisów prawnych:

  1. Ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009r.
    Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.),

  2. Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz.1240
    z późn. zm.),




  1. Sprawy nie uregulowane niniejsza Instrukcją zostały uregulowane odrębnymi zarządzeniami Burmistrza Przasnysza.

Rozdział II

Dowody księgowe

§2


  1. Wszystkie operacje gospodarcze musza być udokumentowane odpowiednimi dowodami księgowymi (dowodami źródłowymi).

  2. Dowód księgowy jest dokumentem stwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej w określonym czasie i miejscu i stanowi podstawę do zaksięgowania go w wyodrębnionej ewidencji księgowej dla każdego realizowanego projektu.

  3. Dowody księgowe powinny być rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują. Powinny być kompletne i bez błędów rachunkowych.

Każdy dowód księgowy powinien cechować:

  1. dokumentalność zaistniałych zdarzeń lub stanów,

  2. trwałość wpisanej treści i liczb,

  3. rzetelność danych (dane na dowodzie muszą odzwierciedlać stan faktyczny, realnie istniejący),

  4. kompletność danych (dane na dowodzie muszą być kompletne, zawierać co najmniej elementy określone w ust. 1 niniejszej Instrukcji).

  5. jednorodność dokumentowanych operacji gospodarczych lub finansowych na jednym dowodzie księgowym można dokonywać operacje tego samego rodzaju lub jednorodne” za wyjątkiem faktur VAT”,

  6. chronologiczność wystawionych kolejno dowodów księgowych,

  7. systematyczność numerowania dowodów księgowych,

  8. poprawność formalna tj. zgodność wystawionego dowodu księgowego z przepisami prawa i niniejszą Instrukcją,

  9. poprawność merytoryczna tj. zgodność przedmiotowa, cenowa, podatkowa, odpowiedniość zastosowanych miar,

  10. poprawność rachunkowa tj. zgodność obliczeń rachunkowych ze stanem faktycznymi zasadami matematyki, przy czym wartość w dowodzie może być pominięta, jeżeli

  11. w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych, następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem,

  12. podmiotowość dowodu księgowego (każdy dowód księgowy musi zawierać dane
    o pomiocie lub podmiotach uczestniczących w operacji gospodarczej lub finansowej, wg tej cechy stosuje się podział kolejnych egzemplarzy, oryginał dla nabywcy, kopia dla sprzedawcy),



  1. Dowód księgowy winien spełniać funkcję:

  1. dokumentu- prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem w rozumieniu prawa; dowody księgowe wchodzą do zbioru dokumentów,

  2. dowodową – opisane w nim operacje gospodarcze i finansowe rzeczywiście nastąpiły w określonym miejscu i czasie, w wymiarze wartościowym lub ilościowym – dowód w sensie prawa materialnego,

  3. księgowa – jest podstawa do księgowania,

  4. kontrolną – pozwala na kontrolę analityczną (źródłową) dokonanych operacji gospodarczych i finansowych

Rozdział III

Treść dowodu księgowego

§3

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:



  1. określenie rodzaju dowodu,

  2. numer identyfikacyjny dowodu,

  3. określenie wystawcy i wskazanie stron (nazwy i adres) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

  4. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji, której dowód dotyczy (jeżeli data operacji gospodarczej jest zbieżna z datą wystawienia dowodu, wystarczy podanie jednej daty),

  5. przedmiot i wartość operacji gospodarczej oraz ilościowe jej określenie , jeżeli operacja jest wymierna w jednostkach naturalnych,

  6. podpis wystawcy dowodu jak również osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe,

  7. stwierdzenie sprawdzenia dowodu pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym, potwierdzone podpisami osób odpowiedzialnych za sprawdzenie dowodu,

  8. stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) przez wskazanie kont, na których widnieje dokonany zapis.

Rozdział IV

Zasady sporządzania dowodów księgowych

§4


  1. Prawidłowo sporządzony dowód księgowy powinien:

- zawierać zapisy dokonane w sposób trwały, wypełniony czytelnie, ręcznie (piórem, długopisem, maszynowo lub komputerowo, zapobiegający ich usunięciu, poprawieniu lub uzupełnieniu),

- kompletny, a treść i liczby w poszczególnych polach (rubrykach) winny być nanoszone starannym pismem w sposób poprawny i bezbłędny, nie budzący żadnych wątpliwości,

- poszczególne pola ( rubryki) wypełnione zgodnie z przeznaczeniem, wypełnione rzetelnie, rzeczowo, wiarygodnie w sposób wolny od błędów rachunkowych,

- kompletny, zawierający wszystkie dane wymagane przepisami i wynikające z operacji którą dokumentuje

- zawierać elementy o których mowa w §3,

- zawierać pieczątki, daty oraz podpisy,

- posiadać numeracje kolejno wystawionych dowodów księgowych – numeracja musi być ciągła, bezpośrednio przyporządkowana chronologii (wg kolejności dat) i przyjętych w jednostce zasad numerowania dowodów księgowych,

- w przypadku zbiorczych dowodów księgowych powinny być sporządzone na podstawie prawidłowo wystawionych dokumentów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym prawidłowo wypełnione,

- pozbawione jakichkolwiek przeróbek, wymazywania.

2. Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim.

3. Treść dowodu powinna być pełna i zrozumiała, dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych w języku polskim.

4. Jeśli określone operacje gospodarcze są udokumentowane dwoma lub więcej dowodami lub egzemplarzami tego samego dowodu ustala się na stałe, że oryginał dowodu stanowi podstawę zapisu w księgach rachunkowych.

5. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek, - błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba, że inne przepisy stanowią inaczej,

- błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej


i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej.

6. Zasady wyrażone w pkt. 5 nie mają zastosowania do dowodów księgowych dla których został ustalony przepisami szczególnymi zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek (czeki, itp.) oraz dowodów obcych.

7. Dokumenty księgowe własne są wystawione przez upoważnionych do tego pracowników.

8. Dowody obce (faktury, rachunki) wpływające do Urzędu Miasta przekazywane są do koordynatorów projektów, powołanych odrębnymi Zarządzeniami Burmistrza Przasnysza.

9. Dowodami dokumentującymi zakupy materiałów, towarów i usług są: zamówienia, umowy, zlecenia wykonania usługi, dowody wydania towaru, faktury VAT.

10. Do księgowania powinny być przekazane kompletne dokumenty dotyczące zakupu towarów i usług.

11. Dokumenty potwierdzające dokonane zakupy w oparciu o ustawę o zamówieniach publicznych powinny dodatkowo zawierać elementy wymienione w ustawie Prawo zamówień publicznych.

12.Umowy, zamówienia, zlecenia sporządzają komórki merytoryczne. Oryginał umowy, zlecenia, zamówienia powinny być przekazane d księgowości bezpośrednio po jej akceptacji

i podpisaniu. Realizacja umowy zakupu towarów lub usług jest dokonywana w oparciu o komplet dokumentów uzasadniających wybór dostawcy.

13.Sprostowania i korekty w zakresie błędów merytorycznych i rzeczowych dokonywane są przez komórki merytoryczne za pomocą pism wyjaśniających lub not korygujących. Błędy rachunkowe korygowane są przez komórkę finansową księgowa za pomocą not księgowych,

14. Zapłata za dostarczone towary i usługi dokonywana jest na podstawie zaakceptowanych do płatności rachunków i faktur, elektronicznym przelewem bankowym.

Rozdział V

Kontrola dowodów księgowych

§ 5


  1. Każdy dowód księgowy winien być sprawdzony przed dokonaniem realizacji księgowej, kasowej lub bankowej. Kontrola dokumentów księgowych ma na celu ustalenie prawidłowości, zgodności z przepisami normującymi budowę dokumentów, samych dokumentów oraz prawidłowości operacji gospodarczych, których te dokumenty dotyczą.

  2. Sprawdzenie dowodów księgowych dokonuje się pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym.

Rozdział VI

Kontrola merytoryczna

§ 6


  1. Sprawdzenie pod względem merytorycznym dowodów księgowych polega na sprawdzeniu rzetelności zawartych w nich danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych, a także na stwierdzeniu, że dowody zostały wystawione przez właściwe jednostki.

  2. Kontrola merytoryczna polega w szczególności na sprawdzeniu:

- czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot,

- czy operacji gospodarczej dokonały osoby do tego upoważnione,

- czy planowana operacja gospodarcza znajduje potwierdzenie w założeniach zatwierdzonego planu finansowego,

- czy dokonana operacja gospodarcza była celowa tj. czy była zaplanowana do realizacji w okresie w którym została dokonana,

- czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości np. czy dane dotyczące wykonania rzeczowego, faktycznie zostały wykonane, czy zostały wykonane w sposób rzetelny i z obowiązującymi normami,

- czy na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta umowa: mowa o pracę lub wykonawstwo usługi, umowa dostawy, względnie czy złożono zamówienie zgodnie


z obowiązującymi przepisami w zakresie udzielenia zamówień publicznych,

- czy zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami obowiązującymi w danym zakresie,

- czy zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem.


  1. Przygotowanie dokumentu do kontroli merytorycznej przez upoważnione osoby dokonuje pracownik zajmujący się sprawą – zatrudniony do realizacji projektu koordynator projektu – załącznik Nr 1 do niniejszej Instrukcji.

Przygotowanie dokumentu polega na:

  1. opisie dokumentu

-numer umowy

-nazwę projektu

-informację, że projekt jest współfinansowany z EFS

-nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu, w ramach którego wydatek jest ponoszony, lub adnotacja, że dokument dotyczy wydatków pośrednich

-kwotę kwalifikowaną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań – kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania

b) opisie operacji gospodarczej:

-nazwa zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie w ramach którego wydatek jest ponoszony lub adnotacja, że dokument dotyczy wydatków pośrednich,

-nazwa wydatku oraz z jakiego tytułu wynika (nr umowy z dnia , nr zlecenia z dnia),

-potwierdzenie dostarczenia dostawy, wykonania usługi – adnotacja o wykonaniu, odbiorze usługi, dostawy,

-potwierdzenie dokonania operacji gospodarczej zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych,



  1. Opis, o którym mowa w pkt.3 dokonuje pracownik zajmujący się sprawą na odwrocie dokumentu, podpisując się poniżej czytelnym podpisem- imieniem i nazwiskiem lub umieszczając parafkę wraz z pieczątka imienną.

  2. Kontroli merytorycznej dokonują wyłącznie osoby upoważnione przez kierownika jednostki.

  3. Kontrolujący na dowód dokonania kontroli merytorycznej zamieszcza na odwrocie dokumentu klauzulę stwierdzającą dokonanie kontroli, a w szczególności umieszcza datę dokonania kontroli i własnoręczny podpis wraz z pieczątką imienną.

  4. Wzór pieczęci z klauzulą opisująca dokument i dokonania kontroli merytorycznej stanowi załącznik nr 2 do niniejszej Instrukcji.

Rozdział VII

Kontrola formalno-rachunkowa

§7


  1. Kontrola formalno- rachunkowa polega w szczególności na sprawdzeniu czy:

  1. dowód księgowy posiada cechy wymienione w §3,

  2. czy dokonano kontroli merytorycznej tj. czy dowód księgowy jest opatrzony odpowiednia klauzulą o dokonaniu tej kontroli oraz czy wynik dokonania kontroli merytorycznej umożliwia prawidłowe ujecie4 zdarzenia gospodarczego w księgach rachunkowych.

  1. Zadaniem kontroli formalno – rachunkowej jest niedopuszczenie do zaksięgowania dokumentu posiadającego wady formalne i merytoryczne.

  2. Kontroli formalno- rachunkowej dokonuje pracownik referatu finansowo-księgowego Urzędu Miasta zatrudniony do realizacji projektu.

  3. Kontrolujący w dowód wykonania kontroli rachunkowej zamieszcza na odwrocie dokumentu klauzulę stwierdzającą dokonanie kontroli a w szczególności umieszcza datę dokonania kontroli i własnoręczny podpis.

  4. Do kontrolującego pod względem formalno-rachunkowym należy również:

- przygotowanie dowodu księgowego do zatwierdzenia, poprzez wprowadzenie klauzuli zatwierdzającej, kwotę na którą opiewa dowód, liczbę i słownie, oraz zadbanie o to by dowód księgowy został zakwalifikowany i zatwierdzony (przed zaksięgowaniem) do ujęcia w księgach rachunkowych przez osoby upoważnione, dekretacja dokumentu zgodnie
z przyjętym planem kont dla projektu.

6 Sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym dokument jest podstawą stwierdzenia celowości, legalności oraz gospodarności operacji gospodarczej, której dotyczy. Burmistrz Przasnysza oraz Skarbnik Miasta zatwierdzają do realizacji (zapłaty) dokument księgowy. Podpis głównego księgowego na pieczęci zatwierdzającej oznacza dokonanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczej i finansowej z planem finansowym zgodnie z art.45 ust.1 ustawy o finansach publicznych.



  1. Wzory podpisów osób upoważnionych do dokonywania kontroli merytorycznej, formalno- rachunkowej oraz zatwierdzania dokumentów umieszcza się w karcie wzorów podpisów, tabela nr2.2 do niniejszej Instrukcji. Karta ulega aktualizacji w przypadku zmiany osób upoważnionych.

Rozdział VIII

Archiwizacja dokumentów księgowych związanych z realizacją projektu

§ 8


  1. Do zakończenia projektu akta spraw przechowywane są w biurze projektu, w odpowiednio zamkniętych, oznaczonych segregatorach, teczkach i skoroszytach, z wyjątkiem dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisów w księgach rachunkowych, które przekazywane są w Referacie Finansowo-Księgowym.

  2. Po zakończeniu realizacji projektu akta należy przekazać do archiwum zakładowego, gdzie należy je przechowywać do 31 grudnia 2020 r.

  3. Za dokumentację dotyczącą projektu odpowiada koordynator.

Rozdział IX

Obieg dokumentów księgowych.

§ 9

Drogę dokumentów od chwili otrzymania bądź sporządzania do momentu ich dekretacji



i przekazania do księgowania określa „Obieg dokumentów, który winien odbywać się drogą najkrótszą i najszybszą. Schemat obiegu dokumentów księgowych przedstawia załącznik nr 1 do niniejszej Instrukcji.

Rozdział X

Postanowienia końcowe.

§10


Za prawidłowe przestrzeganie niniejszej Instrukcji odpowiedzialne są osoby zatrudnione przy realizacji projektu.

Załącznik Nr 1 do instrukcji

Schemat obiegu dokumentów księgowych



Dokument

Osoba przyjmująca/ sporządzająca

Zadanie

Termin miejsce przekazania

Korespondencja wychodząca i przychodząca dotycząca zmian w projekcie

Koordynator projektu

Wprowadzanie zmian w budżecie projektu

Niezwłocznie po sporządzeniu- instytucja pośrednicząca-kserokopia- księgowość projektu, koordynator projektu

Umowy, umowy zlecenia, zapytania ofertowe

-Koordynator projektu, -asystent projektu,

-radca prawny

-księgowa projektu,

- specj. d/s zam. publicznych

- specj. d/s promocyjnych


Zakup towarów i usług

Do 2 dni po zawarciu i podpisaniu - kserokopia księgowość projektu

Faktury, rachunki za zakupione towary i usługi

-Koordynator projektu

-Księgowość projektu



- opis dokumentu i kontrola pod względem merytorycznym,

- kontrola pod względem formalnym i rachunkowym, zatwierdzenie do zapłaty



Do 2 dni od dnia otrzymania dowodu – księgowość projektu

Opisane i zapłacone faktury i rachunki

Księgowość projektu

Dekretacja na kontach analitycznych, ujęcie w księgach rachunkowych projektu

Niezwłocznie po zaksięgowaniu - oryginał –biuro projektu , księgowość projektu, akta sprawy

Rachunki wg umów zleceń

Koordynator projektu, radca prawny, księgowa projektu, asystent projektu, spec. ds. zam . publicznych, spec. ds. promocji

Opis dokumentu oraz kontrola pod względem merytorycznym

Referat Finansowo-Księgowy; księgowość projektu

Sporządzone na podstawie rachunków listy płac

Księgowość projektu

Sprawdzenie pod względem formalno- rachunkowym, zatwierdzenie do wypłaty, sporządzenie przelewu, dekretacja na kontach, ujecie w księgach rachunkowych

Niezwłocznie po zaksięgowaniu oryginał – biuro projektu

Kserokopia referat finansowo- księgowy



Polecenia księgowania

Księgowość projektu

Refundacja wydatków poniesionych z rachunku bieżącego budżetu

Niezwłocznie po sporządzeniu i zaksięgowaniu oryginał – biuro projektu

Kserokopia- referat finansowo- księgowy



Sprawozdania z wykonania wydatków Rb-28s

Księgowość projektu

Miesięczne sprawozdania z wykonania planu wydatków budżetowych projektu

Niezwłocznie po sporządzeniu Referat Finansowo-Księgowy


Załącznik Nr 2 do instrukcji

Wydatek finansowany z projektu „Komputer w pracy- zadbaj o przyszłość i podnieść swoje kwalifikacje” realizowanego na podstawie umowy o dofinansowanie projektu nr UDA-POKL.08.01.01-14-479/09-00 z dnia 10.06.2010r.

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Priorytet VIII, Działanie 8.1, Poddziałanie 8.1.1 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki



Opis merytoryczny wydatku – kwota na fakturze dotyczy:

…………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………..



Wydatek poniesiono w ramach: koszty bezpośrednie/pośrednie

…………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………..


Sprawdzono pod względem merytorycznym

Data i podpis

……………………………………………………..



Wartość wydatków kwalifikowanych …………………………… słownie zł ………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………..



Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym

Data i podpis

……………………………………………………….



Wydatek został poniesiony zgodnie z art. ……………….……. Ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2010r. Nr.113, poz. 759 z późn. zm.)


Załącznik Nr 3 do instrukcji

Karta wzorów podpisu

  1. Osoby upoważnione do kontroli merytorycznej



Nazwisko i imię

Stanowisko

Wzór podpisu upoważnionego

Waldemar Trochimiuk

Burmistrz Przasnysza




Marta Przewodowska

Koordynator projektu






  1. Osoby upoważnione do kontroli formalno- rachunkowej



Nazwisko i imię

Stanowisko

Wzór podpisu upoważnionego

Zofia Zatońska

Skarbnik Miasta




Jadwiga Kowalska

Księgowa projektu






  1. Osoby upoważnione do zatwierdzania dowodu do wypłaty



Nazwisko i imię

Stanowisko

Wzór podpisu upoważnionego

Waldemar Trochimiuk

Burmistrz Przasnysza




Wiesława Helwak

Zastępca Burmistrza Miasta




Zofia Zatońska

Skarbnik Miasta




Iwona Domańska

Kierownik Referatu Finansowo -Księgowego







©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna