Instrukcja: nowy układ faktury transportowej, diety



Pobieranie 264,21 Kb.
Strona1/5
Data04.06.2018
Rozmiar264,21 Kb.
  1   2   3   4   5


Spis treści






strona

I. Charakterystyka programu

2

II. Instalacja programu

8

III. Przygotowanie programu do pracy

11

IV. Opis menu

13

     1. Baza taboru

14

     2. Transport

21

     3. Spedycja

37

     4. Klienci

43

     5. Bazy

51

     6. Funkcje

56


I. Charakterystyka programu

Program przeznaczony jest do obsługi całości zleceń transportowych i spedycyjnych przy jednoczesnym rozliczeniu całości kosztów własnych wyjazdu w transporcie własnym.

Program posiada własną bazę środków transportowych, bazę klientów, bazę zezwoleń i karnetów TIR, pełne rozliczenie zaliczek kierowców, rozliczenie zagranicznych podróży służbowych (diety, noclegi), bazę kursów walut z notowaniami dowolnych walut za dowolny okres.

Program umożliwia sporządzanie szeregu wydruków, z których najważniejsze to: zlecenia transportowe i spedycyjne zewnętrzne i własne, potwierdzenia przyjęcia zlecenia, faktury VAT i rachunki uproszczone za usługi transportowe i spedycyjne (w czterech językach), wnioski o zaliczki, pokwitowania przyjęcia karnetów TIR i zezwoleń oraz wiele innych. Program umożliwia także sporządzenie dowolnej faktury, nie związane z transportem ani spedycją. Faktura taka, na dowolny towar lub usługę, może być wydrukowana w dowolnej walucie, przy czym poszczególne jej pozycje mogą być wyrażone w dowolnych innych walutach.

Istotnym elementem są funkcje kontrolne pozwalające na precyzyjne rozliczenie zużycia paliwa jak również kontrola celowości wwozu/wywozu paliwa przez granicę.


Obsługa kursów walut
Baza kursów zawiera kursy dla częściej używanych do rozliczeń walut. Ilość obsługiwanych walut można ustalić samodzielnie w funkcji "kursy walut" - należy jednak pamiętać, że dla skasowanej waluty (całej kolumny) nie można odtworzyć ponownie jej wartości z okresu poprzedniego. Wartości tych kursów muszą być uzupełniane na bieżąco (codziennie) wg aktualnych notowań. Oczywiście uzupełnienia wymagają jedynie kursy tych walut w których prowadzimy rozliczenia i zawsze kurs DEM, gdyż wg tego kursu przeliczane są wszystkie wartości uwzględniane przy obliczeniach. Wpis wartości wymuszony jest zawsze po pierwszym uruchomieniu programu danego dnia - nie ma możliwości pominięcia tej operacji. Wpisane wartości można zmienić lub uzupełnić korzystając z funkcji "kursy walut".

W trakcie wymuszonego wpisu mamy do wyboru dwie opcje - "uzupełnij wg daty" lub "wprowadzaj kolejno" - w pierwszym przypadku wartości kursów zostaną przepisane zgodnie z poprzednim wpisem (także np. na sobotę i niedzielę) na dzień bieżący umożliwiając korektę tego wpisu. W przeciwnym razie wszystkie wartości dla dni w których nie dokonano aktualizacji zostaną udostępnione do wpisywania kursów kolejno dzień po dniu. Za daty przeliczania walut przyjmuje się daty CMR dla frachtów, natomiast dla kosztów - daty powstania kosztu. Należy pamiętać, aby w pracy z programem używać tylko walut uwzględnionych w bazie walut.



Baza taboru samochodowego
Baza zawiera podstawowe dane o posiadanym sprzęcie transportowym (parametry techniczne, normy eksploatacyjne) oraz umożliwia rejestrację i podstawową analizę najważniejszych działań związanych z taborem. Każdemu z zarejestrowanych środków transportu można przypisać kierowcę z bazy kierowców i właściciela z bazy (w menu personalia). Wskazane jest również przypisanie (o ile to możliwe) ciągnikom naczep - w grupie danych dotyczących ładowności - co umożliwi wygodne wybieranie całych zestawów w transportowej części programu.

Dla rozróżnienia sprzętu jako podstawowego np."ciąg.siodł.", czy współdziałającego np."naczepa" wprowadzono ich wymuszone oznaczenie w pozycji "jako" celem wykorzystywania do selekcji podczas wyboru.



Dane stałe
Baza zawiera stałe wartości cenowe niektórych kosztów jak paliwo własne i kredytowe. Wartości te wykorzystywane są w trakcie obliczania kosztów wyjazdu. Niezależnie od faktu sprecyzowania tych wartości każdorazowo możliwe jest określenie innej wartości jeżeli rzeczywisty koszt tego wymaga. Na szczególną uwagę zasługuje pozycja „koszt własny/km” - jest to wartość kosztu ogólnego wynikającego np. z amortyzacji, płac itp. -koszt ten doliczany jest do każdego przejechanego km w trakcie realizacji zleceń transportowych. Jeżeli wartość kosztu ogólnego nie jest znana lub nie ma być brana pod uwagę to wartość tą należy określić jako 0. Korzystając z funkcji "dane stałe" można również w sposób dowolny ustalić treść opisową zleceń wystawianych dla kierowcy w "transporcie" i dla przewoźnika w ”spedycji”. Drukowana jest ona na końcu zleceń..

Możliwe jest ustalenie adresów jednostek z którymi następuje rozliczenie zezwoleń i karnetów TIR.


Baza klientów
Baza zawiera podstawowe dane zleceniodawców (także przewoźników) niezbędne do wystawienia faktur i zleceń, w bazie tej rejestrowane są obroty ze zleceniodawcami w postaci wpisów wartości całkowitych z faktur (z vatem) - co umożliwia w szybki sposób określić wielkość obrotów z każdym z klientów oraz określić, który z nich i na jaką orientacyjną kwotę zalega z zapłatą faktur. Analiza taka jest możliwa pod warunkiem systematycznego rejestrowania zapłaconych faktur w bazie faktur. Istnieje możliwość określenia dla każdego kontrahenta indywidualnie dopuszczalnego pułapu zadłużenia. Uwaga! - nie ma możliwości korekty ustalonego indeksu firmy!!! Wprowadzona nazwę firmy można modyfikować, lecz zmiana musi dotyczyć tej samej firmy ze względu na potrzebę jednoznaczności tych nazw w zleceniach i fakturach - jeżeli nazwa ulega zmianie w sposób wymagający odrębnych rozliczeń należy dokonać nowego wpisu na zasadzie "nowa pozycja". Pamiętać należy, że po ewentualnym skasowaniu firmy z bazy jej obroty nie będą uwzględniane w statystyce. Zasady kasowania opisano w podpowiedzi - klawisz F1. Stany na kontach są aktualizowane po każdym pierwszym uruchomieniu programu danego dnia lub mogą być uaktualniane na żądanie (klawisz ).

Baza faktur
Baza umożliwia pełen przegląd i analizę wszystkich wystawionych faktur. Możliwy jest wydruk duplikatu faktury i faktury korygującej. Należy pamiętać, że numeracja faktur tworzona jest automatycznie i rozpoczyna się od numeru podanego w "danych stałych" - numer ten należy ustalić tylko i wyłącznie na początku pracy z programem, jeżeli wystawiono już faktury nie ujęte w programie. Zmiana tego numeru w późniejszym okresie jest niedopuszczalna.

Zasady rejestracji i rozliczeń zleceń i wyjazdów
Przyjęta konwencja programu zakłada , że rozliczany jest wyjazd samochodu w trakcie którego można zrealizować dowolną liczbę zleceń i ponieść dowolną liczbę kosztów. Tak więc każde zlecenie i każdy koszt identyfikuje się z wyjazdem przez jego numer. Kolejność rejestracji nie jest obowiązkowa a wiec możliwe są dwa zasadnicze sposoby pracy z programem:


1. sposób:

- rejestrowane są wszystkie napływające zlecenia bez przydzielania im numeru   wyjazdu (wpis 0), mogą zostać ustalone frachty, daty za i wyładunku a nawet   w szczególnych przypadkach wystawione faktury,

- po zebraniu określonej ilości zleceń w tym samym (zbliżonym) kierunku rejestruje    się nowy wyjazd przydzielając mu te zlecenia które ma zrealizować.

2. sposób:

- rejestruje się przewidywane wyjazdy w określonych kierunkach i terminach,

- rejestrując wpływające zlecenie przydziela mu się od razu numer wyjazdu.
W obu przypadkach, bądź ich kombinacji koszty wyjazdu można wprowadzać w dowolnym momencie (także bez przydziału) należy jednak pamiętać, że po całkowitym rozliczeniu wyjazdu nie ma możliwości dopisania do niego zlecenia lub kosztu. Całkowitego rozliczenia wyjazdu należy dokonać pod warunkiem uzupełnienia wszystkich związanych z nim kosztów i zleceń, oraz wystawienia i zarejestrowania wszystkich faktur dla tych zleceń.

Istnieje możliwość zapisania w postaci wzorców zleceń stale się powtarzających (ten sam zleceniodawca, ładunek, fracht itd.). W momencie przyjmowania takiego zlecenia nie trzeba wpisywać wszystkich danych od nowa, a tylko odwołać się do wzorców. Na tej samej zasadzie można wstępnie przyjąć zlecenie bez określenia, czy będzie ono realizowane w transporcie czy w spedycji. W odpowiednim momencie można zadecydować o sposobie realizacji takiego zlecenia i umieścić je wśród zleceń transportowych bądź wśród zleceń spedycyjnych.



Zlecenia w spedycji
Obsługa zleceń odbywa się na zasadzie, że każde zlecenie jest samodzielne. Możliwe jest wystawienie faktury dla zleceniodawcy także przed ustaleniem frachtu przewozu. Zlecenie jest najmniejszą jednostką rozliczeniową w spedycji. Do każdego zlecenia można zarejestrować fakturę obciążającą kontrahenta jak również faktury kosztowe wystawione przez przewoźników. Pozwala to na błyskawiczne określenie zysku z danego zlecenia lub przeprowadzenie analizy za wybrany okres.

Zamknięcie okresu
Wykonanie funkcji powoduje zlikwidowanie z baz zleceń całkowicie rozliczonych i przeznaczona jest głównie do umożliwienia rozpoczęcia pracy w nowym roku kalendarzowym. Zleceniom i wyjazdom nadane zostaną nowe numery (od 1) a numery faktur wystawionych do nie rozliczonych wyjazdów zostaną poprzedzone znakiem (-). Przed wykonaniem funkcji bezwzględnie wykonać kopie programu. W uzasadnionych przypadkach np.dużej ilości wyjazdów i zleceń spowalniających prace programu funkcja umożliwia (oczywiście po dokonaniu pełnej analizy tego okresu) likwidację z pozostawieniem kolejności numeracji faktur. Tym samym zamknięcia okresu można dokonać np. po kwartale.

Zaliczki kierowców
Do każdego wyjazdu można pobrać dowolną ilość zaliczek w dowolnych walutach. Zaliczkę może pobrać dowolny kierowca z bazy kierowców (także nie wymieniony przy wyjeździe). Po wprowadzeniu zaliczek można dla każdego z osobna wydrukować wniosek o zaliczkę. Po powrocie program dokona rozliczenia zaliczki na podstawie wprowadzonych kosztów w "KOSZTACH". Zaliczki kierowca może pobierać kilkakrotnie do tego samego wyjazdu. Rozliczenie może być dokonane wstępnie (bez wydruku) celem sprawdzenia przewidywanych wyników. Zaliczka może być rozliczana w takich walutach, w jakich została pobrana lub w dowolnej innej walucie. Za podstawę przeliczenia przyjmuje się kurs za dzień pobrania lub dzień powstania kosztu.

Karnety TIR i zezwolenia
Rejestracja w bazie następuje "paczkami" wg dokonanych zakupów tworząc kartotekę dokumentów wg ich numerów. Każdy nr dokumentu można przydzielić kierowcy wystawiając jednocześnie pokwitowanie odbioru. Przydział można odwołać Jeżeli nastąpi zwrot bez wykorzystania i przydzielić innemu kierowcy. Przydziału dokumentu do wyjazdu (zlecenia) można dokonać przy jego wydaniu lub zostanie on przydzielony automatycznie w trakcie rejestracji kosztu wyjazdu, przy czym cena zostanie pobrana automatycznie z kartoteki. Dokument (karnet, zezwolenie) zostają oznaczone automatycznie jako "do zwrotu" po wprowadzeniu jako pozycja kosztów. Można dokonać zwrotu dokumentu niewykorzystanego. Każda operacja związana z karnetem lub zezwoleniem może zostać opatrzona dodatkowym komentarzem, który w przyszłości pozwoli na prześledzenie indywidualnej historii danego dokumentu.
Ochrona danych
W celu ochrony danych należy wykonywać kopie danych możliwie najczęściej.

Możliwe jest kopiowanie danych na twadry dysk lub na dyskietkę z poziomu programu. Zaleca się wykonywanie kopii danych codziennie, przy wykorzystaniu kilku kompletów nośników, np. oddzielnie na każdy dzień tygodnia.

Należy pamiętać, że część operacji wykonywanych przez program jest nieodwracalna (np. zarejestrowanie faktury), w takiej sytuacji, przy popełnieniu błędów nienaprawialnych, można odtworzyć poprzedni stan danych korzystając z wykonanej kopii. Po ewentualnym odtworzeniu danych z kopii należy natychmiast po uruchomieniu programu przeprowadzić "indeksację bazy". Indeksację należy przeprowadzić także w każdym przypadku pojawienia się zakłóceń w pracy programu, po wyłączeniach prądu, lub przypadkowym zresetowaniu komputera. Jeżeli po skopiowaniu zbiorów z kopii do katalogu DANE nie można uruchomić programu, należy skasować wszystkie pliki o rozszerzeniu *.ntx i ponownie uruchomić program

Pomoc
1. Prawie w każdym miejscu programu transportowego dostępna jest podpowiedź     klawiszem F1 informująca o możliwych do wykorzystania klawiszach lub     działaniach. Treść podpowiedzi zależy od aktywnego menu a nieraz i od położenia     kursora .

2. Niemal wszędzie gdzie klawisz powoduje wyświetlenie informacji     szczegółowych - rodzaj tych informacji zależy od położenia kursora w wybranej     kolumnie, np. w bazie taboru możemy nie opuszczając bazy dowiedzieć się     o danych kierowcy (naprowadzamy kursor na kolumnę kierowca i naciskamy      gdy chcemy zobaczyć informacje, klawisz gdy chcemy zmienić     kierowcę), naciśnięcie w kolumnie obsługa udostępni nam zbiorową     informację o wszystkich działaniach z tym środkiem transportu. Podobnie     w transporcie, mając otwarte okno wyjazdów możemy dowiedzieć się danych     wybranego ciągnika lub kierowcy itp.



Klawisze funkcyjne

W programie konsekwentnie przestrzegana jest zasada analogiczności wykorzystania klawiszy funkcyjnych. Obsługa jest łatwiejsza wykorzystaniu nawyków, umiejętności i doświadczeń użytkowników z innych modułów programu lub zgoła innych programów.



Poniżej przedstawiono listę stosowanych klawiszy klawiszy funkcy

Klawisze funkcyjne

Opis działania



Dopisywanie nowej pozycji. Ma zastosowanie we wszystkich bazach danych i słownikach podpowiedzi



Kasowanie/anulowanie pozycji



Potwierdzenie operacji



Escape (ucieczka) - „wycofanie się” z operacji



Wyświetla na ekranie pomoc

Klawisze „strzałek”

Pozwalają na poruszanie się w bazie danych o jedną pozycję

PageUp (PgUp)

Przesunięcie w górę o jeden ekran

PageDown (PgDn)

Przesunięcie w dół o jeden ekran, zatwierdzenie całego ekranu

+


Przejście na początek listy

+


Przejście na koniec listy



Korekta pozycji w bazie danych lub słowniku, wywołanie słownika podpowiedzi



Wydruk zestawienia

+

Z dowolnego miejsca w programie wywołuje kalkulator

+

Z dowolnego miejsca w programie wywołuje książkę spedytora

+


Zmiana konfiguracji wydruku na czas jednej sesji



W polu daty wstawia datę bieżącą

szary <+>

W polu daty zwiększa wartość o 1

szary <->

W polu daty zmniejsza wartość o 1



















szary <+>





II. Instalacja programu
Program nie wymaga specjalnych konfiguracji sprzętowych, ważne jest aby na dysku twardym było ok. 1MB wolnego miejsca i dostępne 640 RAM. Aby program pracował poprawnie należy zmodyfikować istniejące komendy w plikach (lub dopisać) tak, aby:
- w autoexec.bat znalazło się:

SET CLIPPER=F150

- w config.sys



FILES=150

Instalację należy przeprowadzić w następujący sposób:


- włożyć dyskietkę instalacyjną do stacji dysków,

- komendami DOS przejść do napędu w którym znajduje się dyskietka instalacyjna,

- napisać INSTAL X TRANSP

gdzie X oznacza dowolna nazwę dysku (bez ":")

TRANSP oznacza dowolna nazwę katalogu

i nacisnąć

Program zainstaluje się automatycznie we wskazanym katalogu na wybranym dysku zakładając w nim katalog DANE zawierający komplet baz danych. Uruchomienie programu następuje po wydaniu z poziomu katalogu komendy "transp" (transp.bat).

Korzystnie jest zainstalować program nie tylko w wersji roboczej, lecz również w wersji szkoleniowej. W tym celu należy przeprowadzić drugą instalację wskazując inny niż poprzednio katalog na dysku twardym, np. "TRENING". Wszystkie operacje, co do których możemy mieć wątpliwości można na próbę przeprowadzić w programie szkoleniowym i dopiero po upewnieniu się w skutkach naszego działania powtórzyć "na czysto".

Nie należy zmieniać nazw katalogu ani dysku gdyż wymaga to zmiany zawartości plików uruchomieniowych.

W przypadku współpracy z niektórymi wersjami programu Norton Commander mogą wystąpić trudności w znalezieniu plików. Aby temu zapobiec, instalacji programu i jego uruchomienia należy dokonać po opuszczeniu Nortona Commandera lub przenieść na stałe komendy "set........" z pliku transp.bat do autoexec.bat.

Mogą wystąpić trudności w uruchomieniu programu, gdy w pliku autoexec.bat wpisany jest program share.exe. W przypadku niektórych komputerów mogą wystąpić problemy, gdy zainstalowany jest w pamięci sterownik emm386.
Plik transp.bat zawiera parametry wywołania programu ttransp.bat:

  0 - wywołanie bez polskich liter na ekranie,

  1 - wywołanie z polskimi literami na ekranie - standard Mazovia,

  2 - wywołanie z polskimi literami na ekranie - standard Latin 2,

11 - instalacja w systemie polskich liter w standardzie Mazovia i uruchomienie        programu w tym standardzie,

12 - instalacja w systemie polskich liter w standardzie Latin 2 i uruchomienie        programu w tym standardzie.


Deklaracje standardu polskich liter na ekranie i na drukarce w pliku uruchomieniowym powinny być zgodne z konfiguracją w menu Funkcje \ Dane stałe \  - parametry programu. W miarę możliwości, o ile nie ma innych przeciwwskazań, zaleca się korzystanie ze standardu Mazovia.

Uzyskanie polskich liter na ekranie nie jest możliwe w przypadku starych monitorów pracujących w standardzie Hercules.

W przypadku instalacji programu w sieci lub korzystania z kilku drukarek przyłączonych do różnych portów komputera w każdej chwili istnieje możliwość określenia portu i typu drukarki na którą ma być skierowany wydruk (klawisze  + 
). Parametry domyślne można umieścić w pliku autoexec.bat:

SET TDRUK=ABCLPT1

gdzie:

A - kody drukarki



0 - bez polskich liter

1 - Mazovia

2 - Latin II

3 - DHN


4 - dodruk „ogonków”

B - typ drukarki

1 - laser (HP II)

2 - Epson

3 - IBM

4 - atramentowa (HP Desk Jet)



itd. jak w „Danych Stałych”

C - monitor

0 - monochromatyczy

1 - kolorowy

LPT1 - port drukarki
Nie zaleca się uruchamiania programu z poziomu nakładek na system opearcyjny (np. Norton Commander, DOS Navigator itp.).
W przypadku instalowania programu pod systemem operacyjnym Windows’95 najwygodniej uruchomić komputer w trybie MS-DOS, a następnie przeprowadzić instalację wg wcześniejszych wakazówek. Po zainstalowaniu programu można uruchamiać go z pulpitu Windows’95. W tym celu na pulpicie można założyć skrót do TRANS-SPED.


Uwagi o instalacji programu w sieci pear-to-pear
W pliku autoexec.bat należy dopisać linie:
SET CLIPPER=F150

SHARE /L:200 /F:12280


Program w czasie pracy otwiera ponad 130 plików. Z tego względu parametr files w config.sys należy zmodyfikować:
FILES=150
Wartość ta dotyczy "końcówki" sieci. Na serwerze liczba plików musi być zdublowana i wynosić przynajmniej 260. Ponadto niektóre sieci partnerskie posiadają własne parametry określające liczbę otwartych plików (np. parametr "USER TASKS" itp.) - należy więc ustawić odpowiednio dużą wartość tych parametrów.
W zależności od potrzeb innych programów może być również wymagane:
SHELL=C:\COMMAND.COM /P /E:2048
Ze względu na wymaganą ilość wolnej pamięci opreacyjnej program powinien być uruchamiany z  DOS bez pośrednictwa programów rezydentnych, np. Norton Commander.

III. Przygotowanie programu do pracy
Po uruchomieniu nowo zainstalowanego programu następuje zapytanie o hasło. Dostęp do programu uzyskuje się po podaniu hasła producenta (000000). Później użytkownik będzie mógł ustanawiać własne hasła dla poszczególnych operatorów systemu z określeniem ich uprawnień. Po podaniu hasła dostępu należy podać aktualne kursy walut. Wpis wartości wymuszony jest zawsze po pierwszym uruchomieniu programu danego dnia. Uzupełniamy tylko kursy walut wykorzystywanych w rozliczeniach. Każdorazowo konieczne jest podanie kursu DEM.

Po podaniu kursów walut program jest gotowy do pracy. Przed przystąpieniem do codziennego użytkowania polegającego na przyjmowaniu zleceń, wystawianiu faktur itd. należy jeszcze określić szereg danych stałych i parametrów konfiguracyjnych, takich jak np. początkowe numery dokumentów, wpisanie użytkowników i przydzielenie im uprawnień, założenie bazy taboru, bazy kierowców itp.

W pierwszej kolejności należy określić szereg parametrów konfiguracyjnych porgramu rzutujących na jego dalszą pracę.
W menu Funkcje \ Dane stałe \  określa się parametry pracy programu,  takie jak ostatnie numery dokumentów: faktury, faktury korygującej, faktury ogólnej, ostatni numer zlecenia transportowego i spedycyjnego. Deklaruje się rodzaj monitora (czarno-biały lub kolorowy), sposób wyświetlania polskich znaków na ekranie, tryb pracy drukarki (IBM, Epson lub HP) i standard polskich znaków na drukarce. Opcja "uprzedzaj o terminach" pozwala określić, na ile dni przed upłynięciem jakiegoś terminu jest to sygnalizowane. Ponadto określa się wg jakich dat będą przeliczane poszczególne kursy walut, w jaki sposób będzie dokonywana wycena faktury walutowej dla księgowości, w jaki sposób będą obliczane diety  kierowców itd.



  1   2   3   4   5


©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna