Instrukcja kasowa część I zasady ogólne



Pobieranie 68,16 Kb.
Data22.05.2018
Rozmiar68,16 Kb.



Załącznik Nr 1

do zarządzenia Nr 18 / 2009

Prezydenta Miasta Kielce

z dnia 15 stycznia 2009r.
INSTRUKCJA KASOWA 


Część I ZASADY OGÓLNE

1. Instrukcja określa zasady funkcjonowania kas w Urzędzie Miasta Kielce.


2. Wszelkie decyzje związane z wykonywaniem dyspozycji pieniężnych winny zmierzać do stosowania obrotu bezgotówkowego. Występowanie obrotu gotówkowego winno być ograniczone do niezbędnego minimum i może dotyczyć tylko operacji bieżących, nie przekraczających dla poszczególnych transakcji kwot maksymalnych, ustalonych przepisami prawa.
3. Wartości pieniężne muszą być przechowywane w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zaginięciem.
4. Dowody wpłaty – KP, kwitariusze przychodowe i dowody wypłaty – KW oraz raporty kasowe – RK, jeżeli są stosowane w formie papierowej, są drukami ścisłego zarachowania. Powyższe nie dotyczy w/w dowodów emitowanych w ramach zintegrowanego systemu informatycznego „OTAGO”.
5. Kopie raportów kasowych, dowodów wpłaty, dowodów wypłaty za dany rok obrotowy przechowywane są w kasie do dnia zakończenia inwentaryzacji za dany rok obrotowy po czym podlegają komisyjnemu zniszczeniu na podstawie dyspozycji dyrektora Wydziału Księgowości Urzędu
6. Oryginały raportów kasowych wraz z załączonymi dowodami przechowuje się łącznie z innymi dowodami księgowymi przez okres 5 lat po zakończeniu roku obrotowego.

Część II ZASADY FUNKCJONOWANIA KASY GŁÓWNEJ
7. Kasa główna jako wyodrębnione wieloosobowe stanowisko pracy Wydziału Księgowości Urzędu jest zlokalizowana w budynku przy ul. Szymanowskiego 6.
8. Pomieszczenie kasy winno spełniać obowiązujące wymogi bezpieczeństwa w zakresie przechowywania środków pieniężnych i dokonywania operacji kasowych.
9. Środki pieniężne znajdujące się w kasie po zakończeniu pracy przechowywać należy w kasie pancernej. Zapasowe klucze do kasy pancernej winny być złożone w depozycie bankowym.
10. Kasa funkcjonuje w dniach pracy Urzędu Miasta w wydłużonym czasie pracy w godz. od 730 do 1700 z ustalonymi stałymi przerwami i jest obsługiwana przez 2-ch pracowników w systemie zmianowym określonym przez Dyrektora Wydziału Księgowości Urzędu.
11. Zasady przyjmowania wpłat:
1) w zakresie przychodów kasa przyjmuje opłaty za niżej wymienione czynności administracyjne, wykonywane przez komórki organizacyjne Urzędu Miasta usytuowane w budynku przy ul. Szymanowskiego 6:

a) wydawanie dowodów osobistych i udzielanie informacji adresowych,

b) wydawanie kart wędkarskich i kart łowiectwa podwodnego,

c) wydawanie kart parkingowych dla osób niepełnosprawnych,

d) inne czynności podlegające opłatom, w tym również opłacie skarbowej,
2) wysokość opłat za poszczególne czynności określają na piśmie dyrektorzy wydziałów realizujących czynności administracyjne związane z opłatami,
3) przyjęcie opłaty dokumentowane jest dowodem wpłaty, wystawionym przez kasjera w 3-ch egzemplarzach przeznaczonych dla:

- oryginał dla wpłacającego,

- egz. nr 2 dla księgowości (załącznik do raportu kasowego),

- egz. nr 3 pozostaje w bloczku do rozliczenia druków ścisłego zarachowania,


4) kwoty przyjętych opłat kasjerzy zobowiązani są wpłacać na właściwy rachunek bankowy Urzędu Miasta przy zachowaniu następujących ustaleń szczegółowych:

a) sumy poszczególnych rodzajów przyjętych opłat wpłacane są osobno,

b) kasjer z I zmiany dokonuje wpłaty opłat przyjętych w danym dniu na I zmianie oraz opłat przyjętych na II zmianie dnia poprzedniego z uwzględnieniem postanowień ppkt 5)

c) potwierdzeniem wpłaty do banku jest bankowy dowód wpłaty,


5) kasjer I zmiany może pozostawić w kasie gotówkę w drobnych nominałach i bilonie w kwocie do 200,00 zł (słownie złotych: dwieście) celem prawidłowego funkcjonowania kasy na II zmianie,
6) kasjer II zmiany pozostawia środki pieniężne przyjęte za opłaty w kasetce, którą przechowuje się w szafie pancernej,
7) kasjer I zmiany przed rozpoczęciem pracy sprawdza czy stan gotówki , wynikający z raportu kasowego jest zgodny ze stanem faktycznym; w razie stwierdzenia różnicy (nadwyżka lub niedobór), zobowiązany jest do niezwłocznego zawiadomienia Dyrektora Wydziału Księgowości Urzędu, celem wszczęcia postępowania wyjaśniającego,
8) kwoty przyjętych opłat i sumy wpłacone na rachunki bankowe Urzędu Miasta kasjerzy ujmują w prowadzonych ręcznie raportach kasowych przy zachowaniu następujących ustaleń szczegółowych:


  1. raporty kasowe są prowadzone odrębnie dla:

- opłat za dowody osobiste i informacje adresowe

- opłat za karty wędkarskie, łowiectwa podwodnego i karty parkingowe dla osób niepełnosprawnych,

- opłat skarbowych.
Wyróżnikiem dla poszczególnych raportów są:
-  litera D w numerze raportów z tytułu opłat za dowody osobiste i informacje adresowe,
-  litera K w numerze raportów z tytułu opłat za karty wędkarskie, karty łowiectwa podwodnego i karty parkingowe dla osób niepełnosprawnych,
- litera O w numerze raportów za pozostałe opłaty.
b) w kolumnie „Przychody” kasjer wpisuje sumę przyjętych opłat z tytułu określonego w kolumnie „Treść” wraz ze wskazaniem numerów dowodów wpłat. W przypadku anulowania dowodów wpłaty informację o anulowaniu wskazanych numerów kasjer zamieszcza w treści raportu kasowego,
c) w kolumnie „Rozchody” kasjer wykazuje sumy opłat z poszczególnych tytułów wpłaconych na rachunek bankowy Urzędu Miasta wpisując w kolumnie „Treść” – „wpłata do banku z tytułu opłat za .....”,
d) operacje kasowe rejestrowane w raportach kasowych należy wpisywać w porządku chronologicznym,
e) do raportów kasowych załączyć należy ułożone chronologicznie dowody źródłowe, którymi są dowody przyjętych opłat i bankowe dowody wpłat przekazanych na rachunki Urzędu Miasta,
f) częstotliwość sporządzania raportów kasowych:
- raporty kasowe z opłat za dowody osobiste i informacje adresowe należy sporządzić codziennie,
- raporty kasowe z pozostałych opłat, w dniach w których opłaty występują 
g) kasjerzy przekazują:

- raporty kasowe dotyczące przyjętych opłat skarbowych (oznaczone literą O w numerze raportów kasowych), wyznaczonemu pracownikowi Referatu Księgowości Podatkowej w Wydziale Podatków,

- raporty kasowe dotyczące przyjętych opłat za dowody osobiste i informacje adresowe, opłat za karty wędkarskie i łowiectwa podwodnego oraz opłat za karty parkingowe dla osób niepełnosprawnych (oznaczone literami D i K w numerze raportów kasowych) wyznaczonemu pracownikowi Referatu Księgowości Dochodów Urzędu Miasta w Wydziale Księgowości Urzędu,

następnego dnia po ich zamknięciu.


12. Zasady dokonywania wypłat:
1) wypłaty gotówkowe z kasy są dokonywane na postawie dyspozycji przekazanych do kasy w ramach systemu informatycznego „OTAGO” - moduł „KASA” oraz dowodów źródłowych zatwierdzonych do wypłaty, przekazywanych równolegle z dyspozycjami,
2) obowiązujące w tym zakresie procedury i emitowane dokumenty łącznie z raportami kasowymi określa instrukcja eksploatacyjna systemu „OTAGO”,
3) raporty kasowe dotyczące wydatków są sporządzane okresowo w miarę potrzeb i obowiązkowo w dniu roboczym kończącym miesiąc,
4) raporty kasowe po sporządzeniu i podpisaniu kasjer przekazuje za pokwitowaniem wyznaczonemu pracownikowi Referatu Księgowości Wydatków Urzędu Miasta i Funduszy Celowych w Wydziale Księgowości Urzędu prowadzącemu ewidencję księgową. Załączone do raportów dowody wypłat winny być opatrzone w klauzulę „wypłacono dnia” podpisaną przez kasjera. 
13. W kasie mogą znajdować się następujące środki pieniężne:
1) zapas gotówki na bieżące wydatki (pogotowie kasowe) w kwocie nie przekraczającej 7.000 zł (słownie złotych: siedem tysięcy),
2) gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków,
3) gotówka pochodząca z przyjętych do kasy opłat.
14. Niezbędny zapas gotówki w kasie w miarę potrzeb uzupełniany jest do wysokości ustalonego pogotowia kasowego.
15. Operacji kasowych dokonuje pracownik zatrudniony na stanowisku kasjera. Obowiązków tych nie wolno powierzyć głównemu księgowemu oraz osobom, uprawnionym do dysponowania środkami finansowymi Urzędu Miasta.
16. Kasjer musi posiadać wykaz osób upoważnionych do zatwierdzenia dowodów wypłaty oraz osób upoważnionych do dysponowania środkami pieniężnymi na rachunkach bankowych.
17. Do obowiązków kasjera należy w szczególności:
1) właściwe przechowywanie i zabezpieczanie środków pieniężnych,
2) dokonywanie operacji gotówkowych na podstawie dowodów rozchodowych sprawdzonych pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzonych do wypłaty przez uprawnione osoby oraz dowodów przychodowych,
3) dokonywanie wypłat gotówkowych jedynie ze środków pogotowia kasowego lub podjętych z rachunków bankowych na określone wydatki,
4) bieżące odprowadzanie przyjętych wpłat do banku,
5) niezwłoczne zawiadomienie Dyrektora Wydziału Księgowości Urzędu o stwierdzonych niedoborach i zauważonych nieprawidłowościach,
6) bieżące prowadzenie raportów kasowych.
18. Kasjer ponosi odpowiedzialność w szczególności za:
1) nieprzestrzeganie zasad gospodarki kasowej,

2)dokonywanie wypłat bez udokumentowania podpisami odbiorców,

3) nienależyte zabezpieczenie i przechowywanie gotówki,

4)wypłacenie gotówki na podstawie dowodów nie zatwierdzonych do wypłaty . 


19. Wszystkie wpłaty i wypłaty kasjer ujmuje w raportach kasowych w/g zasad określonych w cz. II pkt 12 i 13 niniejszej instrukcji.
20. Prawidłowość sporządzania wszystkich raportów kasowych sprawdzają wyznaczeni pracownicy Wydziałów prowadzących ewidencję księgową poszczególnych opłat.

W szczególności ustalają oni czy wykazane przez kasjera poszczególne przychody i rozchody są udokumentowane dowodami kasowymi, czy załączone dowody kasowe odpowiadają określonym wymogom oraz zaopatrzone są w odpowiednie klauzule oraz czy ustalono w sposób prawidłowy stan gotówki w kasie. 


21. Kierownik Referatu Księgowości Wydatków Urzędu Miasta i Funduszy Celowych winien pobrać od kasjera i złożyć do akt osobowych w Wydziale Organizacyjnym oświadczenie o odpowiedzialności materialnej o treści:
„Na podstawie art 124 kp Prezydent Miasta Kielce powierza Panu/i/...........................................................odpowiedzialność materialną za środki pieniężne znajdujące się w kasie głównej Urzędu Miasta Kielce, z obowiązkiem wyliczenia się albo do zwrotu.

/Pracownik/ /za Prezydenta/ ”

22. Przyjęcie obowiązków kasjera oraz każdorazowe przekazanie kasy innej osobie należy obowiązkowo dokonywać na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego podpisanego przez zdającego i przyjmującego. W przypadkach szczególnych brak jednej ze stron zastępuje komisja powołana przez Dyrektora Wydziału Księgowości Urzędu.
23. Ustala się następujące rodzaje dowodów kasowych dla udokumentowania operacji kasowych:
1) w zakresie wypłat

a) listy wypłat imienne (wynagrodzenia, stypendia),

b) delegacje służbowe,

c) wnioski na zaliczki,

d) rozliczenia zaliczek,

e) KW – kasa wypłaci.


Odbiór gotówki przez inną osobę niż imiennie wskazana w dowodzie kasowym winien być potwierdzony pełnomocnictwem udzielonym przez osobę uprawnioną.
2) w zakresie wpłat:
a) dowody „KP” – kasa przyjmie przy wpłatach gotówki podjętej z rachunku bankowego,

b) asygnaty przychodowe.


24. Wszystkie operacje gotówkowe powinny być udokumentowane dowodami kasowymi tj. wpłaty gotówkowe - przychodowymi dowodami kasowymi, wypłaty gotówkowe – rozchodowymi dowodami kasowymi.

25. W dowodach kasowych nie można dokonywać żadnych poprawek kwot wypłat lub wpłat gotówki wyrażonych cyframi i słownie. Błędy w tym zakresie poprawia się przez anulowanie błędnych przychodowych lub rozchodowych dowodów i wystawienie prawidłowego dowodu kasowego.


26. Wpłaty gotówki mogą być dokonywane wyłącznie na podstawie przychodowych dowodów kasowych podpisanych przez kasjera. Na dowodzie wpłat gotówki należy wpisać słownie kwotę wpłaconej gotówki oraz datę wpłaty i jej tytuł.
27. Formularze dowodów wpłat gotówki powinny być połączone w bloki (kwitariusze). Liczba formularzy dowodów wpłaty w każdym bloku powinna być poświadczona przez głównego księgowego lub osobę przez niego upoważnioną.
28. Na okładce każdego bloku należy odnotować:

a) numer kolejny bloku formularzy,

b) numer dowodów wpłat formularzy (od nr......... do nr............. )„

c) data wydania kwitariusza.


29. Bloki formularzy dowodów wpłaty mogą być wydane osobom upoważnionym wyłącznie za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania, która powinna umożliwić kontrolę przychodu, rozchodu oraz stanu bloków formularzy. 
30. Źródłowe dowody kasowe w zakresie wypłat gotówki powinny być przed dokonaniem wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym oraz formalno - rachunkowym.
31. Dowody kasowe wpłat i wypłat mogą być ujmowane w raporcie kasowym zbiorczo na podstawie odpowiednich zestawień wpłat i wypłat gotówkowych dotyczących jednorazowych operacji gospodarczych. Zbiorcze zestawienia wpłat i wypłat powinny być zaopatrzone w pieczątkę kasy, datę i podpis kasjera.
32. Rozchodu gotówki z kasy nie udokumentowanego rozchodowymi dowodami kasowymi nie uwzględnia się przy ustalaniu gotówki w kasie. Rozchód taki stanowi niedobór kasowy. Gotówka w kasie nie udokumentowana przychodowym dowodem kasowym stanowi nadwyżkę kasową.
33. Wystąpienie różnic kasowych (nadwyżek i niedoborów) powoduje wszczęcie obowiązkowej procedury wyjaśniającej przyczyny powstania różnic zakończonej ustaleniem wniosków w zakresie ich rozliczenia i działań zabezpieczających przed ich powstaniem.

Część III ZASADY FUNKCJONOWANIA KAS POMOCNICZYCH


  1. Kasy pomocnicze mogą być tworzone przez wydziały i równorzędne komórki organizacyjne Urzędu Miasta zlokalizowane w budynkach pozbawionych obsługi kasowej, które wykonują na rzecz interesantów czynności administracyjne poprzedzone wniesieniem obowiązkowej opłaty.

  2. Decyzję o utworzeniu kasy pomocniczej podejmuje Prezydent Miasta na wniosek dyrektora zainteresowanego wydziału uzgodniony z dyrektorem Wydziału Księgowości Urzędu.

Decyzja określa lokalizację kasy pomocniczej, rodzaje pobieranych opłat i kwotę dopuszczalnego pogotowia kasowego.


  1. Kasę pomocniczą organizuje dyrektor zainteresowanego wydziału w porozumieniu z Dyrektorem Wydziału Księgowości Urzędu.

W tym celu dyrektor wydziału:
1) wyznacza pracowników, zwanych dalej – kasjerami, określa im zadania i pobiera oświadczenie o odpowiedzialności materialnej o treści: „ Na podstawie art. 124 KP Prezydent Miasta powierza Pani/u/…………………………………………………… odpowiedzialność materialną za środki pieniężne znajdujące się w kasie pomocniczej z obowiązkiem wyliczenia się albo zwrotu.

…………………………… …………………….

Pracownik za Prezydenta

przeznaczone do akt osobowych w Wydziale Organizacyjnym





  1. przekazuje informację o wyznaczeniu kasjerów do Wydziału Organizacyjnego /wraz z oświadczeniami/ i Wydziału Księgowości Urzędu w celu udzielenia instruktażu.




  1. wskazuje pomieszczenie i wyposaża stanowisko pracy.



  1. zgłasza kasjerów do nadania uprawnień pracy w Module KASA Systemu OTAGO.




  1. Kasa pomocnicza jest uprawniona do przyjmowania opłat określonych w decyzji o jej utworzeniu i przechowywania środków pieniężnych z tego tytułu w granicach ustalonego pogotowia kasowego.

  2. Przyjmowanie opłat oraz dokumentowanie i raportowanie operacji kasa pomocnicza przeprowadza w Module KASA Zintegrowanego Systemu OTAGO.




  1. Zgromadzone środki pieniężne kasy pomocniczej przekazuje na właściwy rachunek bankowy Urzędu Miasta obowiązkowo w ostatnim dniu roboczym każdego miesiąca. Wpłaty dokonuje osobiście kasjer lub za pośrednictwem upoważnionego pracownika Wydziału Księgowości Urzędu.

Upoważniony pracownik Wydziału Księgowości Urzędu potwierdza kasjerowi odbiór gotówki do banku pokwitowaniem o treści:
„Wydział Księgowości Urzędu”

Pokwitowanie


Kwituję pobieranie z kasy pomocniczej Wydziału ……………………….. kwoty …………………….. zł /słownie …………………………………...../ w celu odprowadzenia w/w kwoty na rachunek bankowy Urzędu Miasta w BGŻ O/ Kielce.
Kielce dnia …………………… …………………………………….

Pieczęć imienna i podpis




  1. Do obowiązków kasjera należy:




  1. bieżące dokumentowanie przyjmowanych opłat, przekazywanie zgromadzonych środków pieniężnych na rachunek bankowy w ustalonych terminach, prowadzenie raportów kasowych i przekazywanie ich do Wydziału Księgowości Urzędu drogą informatyczną w terminach ustalonych w pkt 39.




  1. właściwe przechowywanie i zabezpieczenie środków pieniężnych w kasie pomocniczej.



  1. informowanie przełożonych o utrudnieniach w pracy i nieprawidłowościach.

41. Kasjer odpowiada za :


1) dopuszczenie do powstania zawinionego niedoboru w kasie pomocniczej,
2) nieprzestrzeganie ustalonych zasad funkcjonowania kasy pomocniczej,
42. Raporty kasowe weryfikowane są przez wyznaczonego pracownika Wydziału Księgowości Urzędu, który prowadzi ewidencję księgową danych operacji kasowych.
Weryfikacja raportów kasowych polega na sprawdzeniu:
1) zachowania ciągłości ewidencyjnej i bilansowej dokumentów,
2) prawidłowości przyjętych wpłat,
3) prawidłowości odprowadzania środków pieniężnych do banku i przestrzegania

ustalonego pogotowia kasowego.


43. Zmiana na stanowisku kasjera wymaga sporządzenia protokołu zdawczo –

odbiorczego.




©operacji.org 2019
wyślij wiadomość

    Strona główna