Informacje dotyczące przeprowadzonych kontroli w I kwartale 2007 roku

Kolegium jest samorządową jednostką oświatową działającą na podstawie statutu uchwalonego przez Radę Programową w dniu 27 września 2007 r.

Zasady (polityka) rachunkowości oraz procedury kontroli finansowej opracowane były
w oparciu o obowiązujące przepisy w tym zakresie.

W ramach kontroli przestrzegania procedur kontroli finansowej sprawdzono

Przeprowadzone w 2007 roku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

Dane wykazane w sprawozdaniach budżetowych sporządzanych za 2007 rok wynikały

Stwierdzono, że w Dyrektor Kolegium, nie zaplanował w budżecie dochodów sklasyfikowanych w dziale 854, rozdziale 85410, § 0830 które uzyskano

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie wypełniania pełnomocnictwa do samodzielnego dysponowania składnikami mienia ruchomego w zakresie ich zbycia, wynajmu, użyczenia i likwidacji o wartości nie przekraczającej 3.500 zł, udzielonego uchwałą Nr 1144/285/06 Zarządu Województwa Mazowieckiego z dnia 6 czerwca 2006 r. Informacja roczna o działaniach podejmowanych w zakresie udzielonego pełnomocnictwa została złożona Zarządowi Województwa Mazowieckiego.

W wyniku przeprowadzonej kontroli zostały skierowane następujące zalecenia pokontrolne:

1. 
   Stosownie do art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy
   z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) przestrzegać terminów płatności zobowiązań, nie dopuszczając do powstania odsetek z tytułu nieterminowych płatności,
   
2. 
   Stosownie do zapisów § 4, w tym pkt. 2
   i 3 rozporządzenia Ministra Finansów
   z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych
   i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu
   w inną formę organizacyjno-prawną
   (Dz. U. Nr 116 poz. 783 ze zm.), opracowywać plany finansowe budżetu
   w szczegółowości podziałek klasyfikacji budżetowej.
   

07.10.2008 - 15.10.2008

Kolegium jest publiczną, oświatową jednostką budżetową Samorządu Województwa Mazowieckiego utworzoną na podstawie Decyzji Kuratora Oświaty Nr 10/94 z dnia 15 czerwca 1994 roku. W 2007 roku podstawy prawne funkcjonowania Kolegium stanowiły:

- Statut uchwalony przez Radę Programowa Kolegium dnia 20 września 1999 roku,

- Regulamin Organizacyjny wprowadzony z dniem 1 września 2005 roku Zarządzeniem Dyrektora Kolegium Nr 1/2005.

Organizację obsługi finansowo księgowej Dyrektor Kolegium określił w „Instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo – księgowych” wprowadzonej Zarządzeniem z dnia 29 grudnia 2006 roku. Powyższa instrukcja opracowana na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r.,
Nr 76, poz. 694 ze zm.) zawiera postanowienia dotyczące organizacji i funkcjonowania kontroli wewnętrznej, gospodarki pieniężnej, gospodarki drukami ścisłego zarachowania oraz zasady prowadzenia ewidencji finansowo – księgowej.

Obowiązujące w Kolegium procedury dotyczące kontroli finansowej w zakresie celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków Zarządzeniem Dyrektora Kolegium Nr 7 z dnia 29 grudnia 2006 roku dostosowano do wymogów określonych

Podstawę gospodarki finansowej Kolegium, jako jednostki budżetowej w 2007 roku stanowił plan finansowy, w którym po zmianach przewidziano osiągnięcie dochodów

- 2.489.446,00 zł, stanowiły wydatki z tytułu wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń,

- 346.825,86 zł, stanowiły wydatki bieżące.

Niewykorzystane środki finansowe w kwocie 39.570,80 zł zwrócono na rachunek bankowy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w dniu 31 grudnia 2007 roku.

Na podstawie skontrolowanych 20 dowodów księgowych (faktur zakupu) dokumentujących wydatki o łącznej wartości 65.160,21 zł, co stanowiło 19% wydatków bieżących Kolegium stwierdzono, że zbadane dowody księgowe zawierały:

• 
  adnotacje o sprawdzeniu pod względem merytorycznym,
  
• 
  adnotacje o sprawdzeniu pod względem formalno – rachunkowym,
  
• 
  adnotacje o kontroli po względem celowości, gospodarności i legalności,
  
• 
  akceptacje (zatwierdzenia przez osoby upoważnione) wydatku, operacji do realizacji,
  
• 
  adnotacje dotyczące podstaw dokonania zakupu.
  

W 2007 roku Kolegium zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.) sporządzało następujące sprawozdania budżetowe:

- Rb-27S miesięczne/roczne z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego – w wyniku kontroli sprawozdań sporządzonych na dzień 31 marca 2007 roku, 30 czerwca 2007 roku, 30 września 2007 roku i 31 grudnia 2007 roku ustalono, że dane zawarte w sprawozdaniach były zgodne z zapisami analitycznej ewidencji księgowej,

- Rb-28S miesięczne/roczne z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego – w wyniku kontroli sprawozdań sporządzonych na dzień 31 marca 2007 roku, 30 czerwca 2007 roku, 30 września 2007 roku i 31 grudnia 2007 roku ustalono, że dane zawarte w sprawozdaniach wynikały z zapisów analitycznej ewidencji księgowej,

- Rb-Z kwartalne o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji
i poręczeń - w wyniku kontroli sprawozdań sporządzonych na dzień 31 marca 2007 roku, 30 czerwca 2007 roku, 30 września 2007 roku i 31 grudnia 2007 roku ustalono, że dane zawarte w sprawozdaniach były zgodne z zapisami analitycznej ewidencji księgowej,

- Rb-N kwartalne o stanie należności – w wyniku kontroli sprawozdań sporządzonych na dzień 31 marca 2007 roku, 30 czerwca 2007 roku, 30 września 2007 roku i 31 grudnia 2007 roku ustalono, że dane zawarte w sprawozdaniach wynikały z zapisów analitycznej ewidencji księgowej,

- Rb-34 kwartalne z wykonania planów finansowych dochodów własnych jednostek budżetowych i wydatków nimi finansowanych – w wyniku kontroli sprawozdań sporządzonych na dzień 30 czerwca 2007 roku i 31 grudnia 2007 roku ustalono, że po stronie dochodów i wydatków wykazano kwoty zgodne z zapisami ewidencji księgowej,

- Rb-ST roczne o stanie środków na rachunkach bankowych samorządowych jednostek budżetowych – w wyniku kontroli ustalono, że stań środków na rachunku bankowym wykazany w sprawozdaniu na dzień 31 grudnia 2007 roku wynoszący 110.589,84 zł był zgodny z saldem konta rachunku bankowego Kolegium.

Wszystkie sprawozdania budżetowe były podpisane przez Głównego Księgowego
i Dyrektora Kolegium oraz sporządzone w obowiązujących terminach. W Kolegium nie prowadzono rejestru korespondencji wychodzącej (wysłanej), co skutkowało brakiem możliwości potwierdzenia i udokumentowania faktycznych terminów wysłania, przekazania sprawozdań budżetowych do Departamentu Skarbu i Finansów Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego.

10.12.2008 r.

W wyniku przeprowadzonej kontroli zostały skierowane następujące zalecenia pokontrolne:

- w celu dokumentowania, potwierdzenia terminów (dat) wysłanej korespondencji,

gospodarowanie mieniem

zatrudniania, zwalniania, wypłaty wynagrodzeń i innych świadczeń.

19.03.2008 – 04.04.2008

Zasady (polityka) rachunkowości – wprowadzone w życie z dniem 1 stycznia 2003 r. - aktualizowano siedmiokrotnie, jednakże w dokumentacji brak danych wymaganych art. 10 ust. 1 pkt. 1, 2, 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). W opracowanych procedurach kontroli finansowej, nie określono zasad dotyczących środowiska wewnętrznego, zarządzania ryzykiem, informacji i komunikacji, monitorowania i oceny o czym stanowi Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58).

Oceniając realizację procedur kontroli finansowej w obszarze „Środowisko wewnętrzne – struktura organizacyjna”, na podstawie kontroli akt losowo wybranych pracowników Zespołu stwierdzono, iż Główny Księgowy przyjął zakres obowiązków, bez wskazania daty przyjęcia do wiadomości i stosowania.

Kolegium uzyskało dochody budżetowe w łącznej kwocie 7.146,86 zł, co stanowiło 70,07 % wykonania planu. Wydatki budżetowe w 2007 roku wyniosły 2.258.504,21 zł, co stanowiło 99,40 % wykonania planu. Dochody budżetowe oraz niewykorzystane środki na wydatki przekazane były na rachunek bankowy organu prowadzącego

Stawki wynagrodzenia oraz dodatkowe składniki wynagrodzenia przyznawane nauczycielom Kolegium oraz pracownikom niebędącym nauczycielami były zgodne

Rozliczenia z tytułu zawartych umów cywilno-prawnych, podróże służbowe krajowe oraz ryczałt z tytułu używania prywatnego pojazdu do celów służbowych rozliczone były zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie.

Zapisy w Regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych niezgodne były
z postanowieniami art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.). Odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych naliczony był zgodnie z przepisami przywołanej ustawy i przekazany na rachunek bankowy w obowiązujących terminach.

W dniu 27 grudnia 2006 r. Kolegium zawarło umowę dotyczącą wykonania przyłączenia do sieci elektroenergetycznej zaplanowanego do budowy obiektu nowej siedziby Kolegium. Umowę z wykonawcą na wykonanie przyłączenia do sieci zawarto bez przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie określonym w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U.

Skontrolowane dowody źródłowe wydatków budżetowych i wydatków finansowanych dochodami własnymi, na łączną kwotę 222.370,11 zł, co stanowiło 9,06 % wydatków ogółem, zawierały: dekretację księgową, opis dokonanych zakupów, przedmiotów bądź usług, informację o sprawdzeniu dokumentu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym potwierdzoną podpisami Głównego Księgowego i Dyrektora Kolegium oraz zatwierdzenie do wypłaty. Zobowiązania wobec dostawców regulowane były terminowo.

13.06.2008r.

W wyniku przeprowadzonej kontroli zostały skierowane następujące zalecenia pokontrolne:

1. 
   Opracować zasady (politykę) rachunkowości zgodnie z art. 10 ustawy z dnia 29 września
   1994 r. o rachunkowości (Dz. U.
   z 2002 Nr 76, poz. 694 ze zm.),
   
2. 
   Opracować procedury kontroli finansowej, zgodnie z art. 47
   ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104
   ze zm.) biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej ogłoszone
   w Komunikacie nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58),
   
3. 
   W związku z art. 94 pkt 1 ustawy
   z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) oraz stosownie do standardów kontroli finansowej dotyczących środowiska systemu kontroli finansowej, określonych
   w Komunikacie Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58), w zakresach obowiązków pracowników Kolegium zawierać informację
   o terminach ich przyjęcia do wiadomości i stosowania,
   
4. 
   Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dostosować do przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U.
   Nr 70 poz. 335 ze zm.).
   
5. 
   Dokonując zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane wykonawcę wybierać stosownie
   do przepisów ustawy z dnia
   29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655). Zgodnie z art. 10 ustawy Prawo zamówień publicznych podstawowym trybem udzielania zamówienia publicznego jest przetarg nieograniczony
   i przetarg ograniczony.
   

25.04.2008 – 08.05.2008

Centrum jest wojewódzką samorządową jednostką oświatową działającą jako zakład budżetowy. Centrum funkcjonuje na podstawie statutu stanowiącego załącznik do uchwały nr 67/05 Sejmiku Województwa Mazowieckiego z dnia

Pozytywnie oceniono działania Centrum w tym zakresie realizacji uchwały

Dokumentację opisującą zasady (politykę) rachunkowości oraz procedury kontroli finansowej opracowano stosownie do obowiązujących przepisów prawa tym zakresie.

Stwierdzono, iż Centrum przestrzegało procedur kontroli w zakresie zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków, co stwierdzono na podstawie skontrolowanych dowodów źródłowych wydatków na łączną kwotę 2.228.529,81 zł, co stanowiło 18,60% wydatków rzeczowych, z zastrzeżeniem prawidłowości klasyfikowania zgodnie
z podziałkami klasyfikacji budżetowej, opłat za dostawę wody, odprowadzenie ścieków, dostawę energii elektrycznej oraz kosztów przeprowadzonych rozmów telefonicznych. Przeprowadzono prawidłowo postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego,
w trybie przetargu nieograniczonego, na realizację zadania pn.: „Modernizacja budynku Mazowieckiego Samorządowego Centrum Doskonalenia Nauczycieli w Warszawie Wydział w Radomiu”.

13.06.2008r.

W wyniku przeprowadzonej kontroli zostały skierowane następujące zalecenie pokontrolne:

- Klasyfikować wydatki budżetowe zgodnie

gospodarowanie mieniem szkoły;

zatrudnianie, zwalnianie, wypłaty wynagrodzeń
i innych świadczeń.
Przeprowadzona w okresie:

07.07.2008 – 25.07.2008

Biblioteka jest samorządową jednostką budżetową działającą na podstawie statutu wprowadzonego Zarządzeniem Nr 021/5/2006 Dyrektora Biblioteki z dnia 7 września 2006 r. Biblioteka posiada filie w Węgrowie, Łosicach, Sokołowie Podlaskim, Mińsku Mazowieckim oraz Garwolinie.

Wprowadzone w Bibliotece zasady (polityka) rachunkowości nie wyczerpują postanowień zawartych w art. 10 ust. 1 pkt 2, 3 i 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). Obowiązujące w Bibliotece procedury kontroli finansowej nie uwzględniały standardów kontroli finansowej określonych w komunikacie Ministra Finansów w tej sprawie.

Biblioteka uzyskała dochody budżetowe w kwocie 422,95 zł. Wydatki budżetowe

Stawki wynagrodzenia oraz dodatkowe składniki wynagrodzenia przyznawane nauczycielom Biblioteki oraz pracownikom niebędącym nauczycielami były zgodne

Składki na ubezpieczenie zdrowotne, społeczne, Fundusz Pracy, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych dokonywane były terminowo, w kwotach wynikających

Rozliczenia z tytułu umów cywilno-prawnych, rozliczenia kosztów podróży służbowych oraz z tytułu zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodu prywatnego prowadzone były zgodnie z przepisami.

Środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) gospodarowano stosownie do postanowień zawartych w wewnętrznym Regulaminie.

Dwa postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w oparciu o przepisy ustawy

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie wypełniania pełnomocnictwa do samodzielnego dysponowania składnikami mienia ruchomego w zakresie ich zbycia, wynajmu, użyczenia i likwidacji o wartości nie przekraczającej 3.500 zł. Informacja roczna o działaniach podejmowanych w zakresie udzielonego pełnomocnictwa została złożona do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego.

Nie stwierdzono uchybień w zakresie wydatkowania środków przeznaczonych na doskonalenie zawodowe nauczycieli.

27.11.2008 r.

W wyniku przeprowadzonej kontroli zostały skierowane następujące zalecenia pokontrolne:

1. 
   Opracować zasady (politykę) rachunkowości zgodnie z art. 10 ustawy
   z dnia 29 września 1994 r.
   o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r.
   Nr 76, poz. 694 ze zm.).
   
2. 
   Opracować procedury kontroli finansowej, zgodnie z art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r.
   o finansach publicznych (Dz. U.
   Nr 249, poz. 2104 ze zm.) biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej ogłoszone w Komunikacie Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r.
   w sprawie „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58). ), zapoznać pracowników Biblioteki z tymi procedurami.
   
3. 
   Wyeliminować z „Regulaminu premiowania pracowników niepedagogicznych” zapis sprzeczny z art. 11² ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.).
   
4. 
   Pobierać przysługujące płatnikom składek wynagrodzenie, z tytułu wykonywania zadań związanych
   z ustaleniem prawa i wysokości świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, zgodnie
   z rozporządzeniem Ministra Pracy
   i Polityki Socjalnej z dnia 14 grudnia 1998 r. w sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań
   z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U.
   Nr 153, poz. 1005). Uzyskane z tego tytułu dochody odprowadzać na rachunek bankowy budżetu województwa.
   
5. 
   Monitorować zmiany w przepisach prawa powszechnie obowiązującego, na podstawie których na bieżąco opracowywać wewnętrzne zarządzenia regulujące funkcjonowanie Biblioteki.
   
6. 
   Dochowywać terminów zawierania umów w sprawie zamówień publicznych, określonych w art. 94 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.).
   

i majątkiem;

sprawy kadrowe – zgodność zatrudniania z arkuszem organizacyjnym;

wykorzystanie środków na doskonalenie zawodowe nauczycieli (tzw. 1%);

prawidłowość sporządzania sprawozdań.
Przeprowadzona w okresie:

25.02.2008 – 14.03.2008

Biblioteka jest budżetową, samorządową jednostką oświatową.

W dokumentacji określającej zasady (politykę) rachunkowości Biblioteki nie zawarto danych wymaganych przepisami art. 10 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). Nie zaktualizowano Instrukcji inwentaryzacyjnej opracowanej w 2000 roku. Regulamin organizacyjny, Regulamin pracy, Procedury kontroli finansowej, Regulamin udzielania zamówień publicznych oraz Regulamin wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami zgodne były z przepisami obowiązującymi w danym zakresie.

Stwierdzono, że na trzech spośród ośmiu skontrolowanych zakresach czynności

Biblioteka osiągnęła dochody budżetowe w łącznej kwocie 28.202,81 zł (100,33% planu). Dochody budżetowe oraz niewykorzystane środki na wydatki odprowadzone były do budżetu województwa w obowiązujących terminach. Wydatki budżetowe

W umowie najmu zawartej z Zakładem Obsługi Szkół w Przysusze nie określono miejsca wynajmowanej powierzchni. W Bibliotece nie prowadzono zapisów na kontach ewidencji pomocniczej dla rozrachunków z odbiorcami, czym naruszono art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości.

W ramach kontroli przestrzegania procedur kontroli finansowej w zakresie zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków skontrolowano dowody źródłowe wydatków budżetowych na łączną kwotę 259.434,30 zł, co stanowiło 7,41 % wydatków budżetowych, wydatków sfinansowanych dochodami własnymi w kwocie 13.779,67 zł (14,5%) oraz wydatków, które nie wygasły z upływem 2006 roku w kwocie 58.409,94 zł (14,3%). Dowody finansowe sprawdzone były pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty, co było zgodne
z obowiązującymi w Bibliotece procedurami kontroli finansowej. Na podstawie osiemdziesięciu czterech faktur zakupu stwierdzono, iż zobowiązania Biblioteki regulowane były terminowo, za wyjątkiem dwóch faktur, zapłaconych odpowiednio 1 i 6 dni po terminie. Błędnie zaklasyfikowano wydatki na usługi komunalne oraz wydatki poniesione na zakup zestawów komputerowych i procesorów.

W trakcie kontroli gospodarki kasowej stwierdzono, że Biblioteka nie ujęła

Pracownicy Biblioteki zatrudniani byli zgodnie z zatwierdzonym arkuszem organizacyjnym, co stwierdzono na podstawie 3 umów zawartych w I semestrze roku szkolnego 2007/2008. Stawki wynagrodzeń zasadniczych oraz dodatkowych składników wynagrodzenia pracowników zgodne były z przepisami obowiązującymi w tym zakresie. W wyniku nieterminowego składania przez pracowników Biblioteki dokumentów stanowiących podstawę do rozliczeń z ZUS, w trzech okresach rozliczeniowych wystąpiły różnice pomiędzy wysokością składek ZUS wynikająca z deklaracji a kwotami składek odprowadzonymi na rachunek Stwierdzono, że nie sporządzono korekt deklaracji ZUS P DRA, co należało zrobić zgodnie z art. 41 ust. 6 i 7 ustawy

W maju, czerwcu i grudniu 2007 roku zatrudnienie osób niepełnosprawnych wynosiło poniżej 5% w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, w związku z powyższym Biblioteka złożyła Deklarację miesięczną wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz dokonała wpłaty w kwotach wynikających z deklaracji

Podróże służbowe rozliczane były zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej w tej sprawie. Środki przeznaczone na doskonalenie zawodowe nauczycieli wydatkowane były zgodnie z uchwałą w tej sprawie.

Stwierdzono, iż zapisy w Regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych sprzeczne były z postanowieniami art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r.
o zakładowym świadczeń socjalnych (Dz. U. 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.) oraz że świadczeń z ZFŚS udzielano pracownikom w równej wysokości, biorąc pod uwagę wyłącznie wymiar bądź okres zatrudnienia pracownika w Bibliotece. Odpis na zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) obliczony został zgodnie
z obowiązującymi przepisami.

Przeprowadzone w 2007 roku przez Bibliotekę dwa postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, przeprowadzone zostały zgodnie z przepisami w sprawie udzielania zamówień publicznych.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w ewidencjonowaniu majątku Biblioteki i jego inwentaryzacji, za wyjątkiem nie klasyfikowania pozostałych środków trwałych zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 112, poz. 1317 ze zm.).

Dane wykazane w sprawozdaniach budżetowych sporządzonych za okres od

03.07.2008 r.

1. 
   Zaktualizować zasady (politykę) rachunkowości zgodnie z art. 10 ustawy
   z dnia 29 września 1994 r.
   o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.).
   
2. 
   Opracować Instrukcję inwentaryzacyjną na podstawie obowiązujących przepisów, w tym ustawy o rachunkowości.
   
3. 
   W regulaminie gospodarowania ZFŚS wyeliminować zapisy sprzeczne z ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U.
   z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.).
   
4. 
   Egzekwować od pracowników umieszczanie daty przy podpisie potwierdzającym zapoznanie się
   z zakresem czynności i obowiązków.
   
5. 
   Wystąpić do Zakładu Obsługi Szkół
   w Przysusze o umieszczenie w zawartej w dniu 22 listopada 2007 r. umowie, zapisu dotyczącego miejsca wynajmowanej powierzchni.
   
6. 
   Zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy
   o rachunkowości prowadzić zapisy na kontach ksiąg pomocniczych (ewidencję analityczną) do rozrachunków
   z kontrahentami.
   
7. 
   Stosownie do art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy
   z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) przestrzegać terminów płatności zobowiązań, nie dopuszczając do powstania odsetek z tytułu nieterminowych płatności.
   
8. 
   Wydatki klasyfikować zgodnie
   z rozporządzeniem Ministra Finansów
   z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.).
   
9. 
   W księgach rachunkowych jednostki ujmować wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody
   i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami stosownie do art. 6. ust. 1, art. 7 ust. 3 ustawy o rachunkowości oraz prowadzić rzetelnie zapisy w księgach rachunkowych stosownie do art. 24 ust. 2 ustawy.
   
10. 
    Sporządzić i przesłać do ZUS korekty imiennych raportów miesięcznych oraz deklaracji rozliczeniowej za luty, marzec, kwiecień 2007 roku, zgodnie z art. art. 41 ust. 6 i 7 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DZ. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 ze zm.)
    
11. 
    Wysokość udzielanych świadczeń
    z ZFŚS uzależniać wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy
    o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
    
12. 
    Pozostałe środki trwałe klasyfikować zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 112, poz. 1317 ze zm.).
    

23.06.2008 – 18.07.2008

Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka funkcjonuje na podstawie Statutu nadanego uchwałą nr I/1/07 Rady Pedagogicznej Biblioteki z dnia 31 stycznia 2007 r. oraz Regulaminu organizacyjnego nadanego uchwałą Rady Pedagogicznej Biblioteki nr V/5/07 z dnia 21 listopada 2007 r.

Do dnia 27 grudnia 2007 r. w Bibliotece obowiązywała „Instrukcja kontroli finansowej, zasady (polityka) rachunkowości, zakładowy plan kont oraz instrukcja obiegu dowodów księgowo – finansowych” wprowadzone w dniu 18 lipca 2006 r. W dniu 28 grudnia 2007 r. Zarządzeniem Dyrektora nr 30 wprowadzono znowelizowaną dokumentację opisująca zasady (politykę) rachunkowości oraz instrukcję kontroli finansowej, które opracowano stosownie do postanowień określonych w art. 10 ustawy o rachunkowości, przepisów określonych w ustawie o finansach publicznych oraz przepisów wykonawczych do ustawy o finansach publicznych, w tym do Komunikatu nr 13 Ministra Finansów w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych.

Regulamin udzielania zamówień publicznych oraz Organizację i tryb działania komisji przetargowej określono w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych.

Przeciętne zatrudnienie w Bibliotece wynosiło 123 osoby, w przeliczeniu na 114,5 etatów. Oceniając realizację procedur kontroli finansowej w obszarze „Środowisko wewnętrzne - struktura organizacyjna” nieprawidłowości nie stwierdzono

W ramach kontroli przestrzegania procedur kontroli finansowej w zakresie zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków rzeczowych skontrolowano dowody źródłowe wydatków budżetowych na łączną kwotę 2.733.991,40 zł, co stanowiło 32,66% wydatków rzeczowych, w tym wydatków na realizację zadania inwestycyjnego. Kontrola potwierdziła, że obowiązujący w Bibliotece system kontroli finansowej w zakresie zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków był przestrzegany.

Dyrektorowi Biblioteki, Zarząd Województwa Mazowieckiego udzielił pełnomocnictwa do wykonywania wszelkich czynności w imieniu Województwa Mazowieckiego dotyczących realizacji zadania pn.: „Modernizacja, nadbudowa i rozbudowa Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej przy ul. Gocławskiej 4 w Warszawie”. W 2006 roku wyłoniono w trybie przetargu nieograniczonego o udzielenie zamówienia publicznego wykonawcę dokumentacji projektowo – kosztorysowej budynku Biblioteki. Dokumentacja została wykonano zgodnie z umową, jednakże z 8 dniowym opóźnieniem w związku z czym wykonawca został obciążony karą umowną. Wykonawca inwestycji został wyłoniony w wyniku postępowania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego. W związku ze składanymi zapytaniami do siwz, jej treść modyfikowana była siedem razy. W dokumentacji z postępowania brak potwierdzenia zamieszczenia zmian siwz na stronie internetowej Biblioteki, czym nie dopełniono wymogu określonego w art. 97 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie

Biblioteka przeprowadzała postępowania zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych oraz wewnętrznym Regulaminem. Przeprowadzone oględziny potwierdziły wykonanie zadań zgodnie z treścią protokółów odbioru robót oraz harmonogramem rzeczowo–finansowym. Przeprowadzone oględziny potwierdziły wykonanie zadania,

Pozytywnie oceniono realizację procedur kontroli finansowej w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków oraz realizację zadania inwestycyjnego „Modernizacja, nadbudowa i rozbudowa Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej przy ul. Gocławskiej 4 w Warszawie” z zastrzeżeniem uchybień

06.10.2008 r.

W wyniku przeprowadzonej kontroli zostały skierowane następujące zalecenia pokontrolne:

1. 
   Stosownie do art. 12 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655) przechowywać
   w dokumentacji z postępowań treść ogłoszeń, których obowiązek zamieszczania w Biuletynie Zamówień Publicznych wynika z przepisów ww. ustawy.
   
2. 
   Zgodnie z art. 97 ust. 1 przywołanej ustawy przechowywać wraz z protokółem z postępowania wszystkie załączniki związane z danym postępowaniem
   o udzielenie zamówienia publicznego.
   

14.11.2008 – 27.10.2008

W zakresie zadań statutowych stwierdzono:

W 2007 roku podstawy prawne działalności Biblioteki stanowiły:

- Statut wprowadzony Zarządzeniem Dyrektora Biblioteki Nr 1/2003 z dnia 1 listopada 2003 roku, po zatwierdzeniu przez Radę Pedagogiczną Biblioteki w dniu 13 października 2003 roku,

- Regulamin organizacyjny zatwierdzony przez Radę Pedagogiczną Biblioteki w dniu 13 października 2003 roku.

W 2007 roku kontrola finansowa w Bibliotece sprawowana była na podstawie nw. aktów prawnych:

Ww. akty prawne spełniały merytoryczne i formalnoprawne kryteria określone

W 2007 roku Biblioteka zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.) sporządzała następujące sprawozdania budżetowe:

- Rb-27S miesięczne/roczne z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego – w wyniku kontroli sprawozdań sporządzonych na dzień
31 marca 2007 roku, 30 czerwca 2007 roku, 30 września 2007 roku i 31 grudnia 2007 roku ustalono, że dane zawarte w sprawozdaniach były zgodne z zapisami analitycznej ewidencji księgowej,

- Rb-28S miesięczne/roczne z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego – w wyniku kontroli sprawozdań sporządzonych na dzień

- Rb-34 kwartalne z wykonania planów finansowych dochodów własnych jednostek budżetowych i wydatków nimi finansowanych – w wyniku kontroli sprawozdania sporządzonego na dzień 31 grudnia 2007 roku ustalono, że dane zawarte w sprawozdaniu wynikały z zapisów analitycznej ewidencji księgowej,

- Rb-Z kwartalne o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji
i poręczeń - w wyniku kontroli sprawozdań sporządzonych na dzień 31 marca 2007 roku, 30 czerwca 2007 roku, 30 września 2007 roku i 31 grudnia 2007 roku ustalono, że dane zawarte w sprawozdaniach były zgodne z zapisami analitycznej ewidencji księgowej,

- Rb-N kwartalne o stanie należności – w wyniku kontroli sprawozdań sporządzonych na dzień 31 marca 2007 roku, 30 czerwca 2007 roku, 30 września 2007 roku i 31 grudnia 2007 roku ustalono, że dane zawarte w sprawozdaniach wynikały z zapisów analitycznej ewidencji księgowej,

- Rb-ST roczne o stanie środków na rachunkach bankowych samorządowych jednostek budżetowych – w wyniku kontroli ustalono, że stan środków na rachunku bankowym wykazany w sprawozdaniu na dzień 31 grudnia 2007 roku wynoszący 140.695,55 zł był zgodny z saldem konta rachunku bankowego Biblioteki.

W 2007 roku Biblioteka terminowo regulowała swoje zobowiązania, w związku z czym nie dokonała zapłaty kar i odsetek. Biblioteka realizowała wydatki zgodnie z planem finansowym ustalonym na 2007 rok. Kwota wydatków poniesionych przez Bibliotekę

W wyniku kontroli 4 losowo wybranych umów o pracę pracowników Biblioteki stwierdzono, że kwoty przyznanych wynagrodzeń odpowiadały wartościom przewidzianym w kategoriach zaszeregowania ustalonych w Regulaminie wynagradzania. Wszystkie zmiany wysokości wynagrodzenia zasadniczego dokonywano w drodze nowego angażu.

W 2007 roku zawarto 8 umów o dzieło i zleceń z osobami nie będącymi pracownikami Biblioteki. Rachunki do ww. umów zostały sprawdzone pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzone do wypłaty przez Główną Księgową
i Dyrektora Biblioteki.

Zarządzeniem Dyrektora Nr 9/2005 z dnia 14 listopada 2005 roku w Bibliotece wprowadzono Regulamin udzielania zamówień publicznych, który Aneksem

Na podstawie kontroli 44 faktur dokumentujących zakupy towarów i usług stwierdzono, że wartości pozostałych udzielonych zamówień publicznych w 2007 roku nie przekraczały równowartości kwot 6.000 euro (do dnia 10 czerwca 2007 roku) oraz 14.000 euro (od dnia 11 czerwca 2007 roku). W związku z powyższym w myśl art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych nie stosowano cyt. normy prawa.

W wyniku przeprowadzenia kontroli losowo wybranych 55 faktur dokumentujących poniesione wydatki o łącznej wartości 116.186,37 zł, co stanowiło 5,35 % ogólnej kwoty wydatków Biblioteki w 2007 roku stwierdzono, że zbadane dowody księgowe zawierały:

• 
  adnotacje o sprawdzeniu pod względem merytorycznym,
  
• 
  adnotacje o sprawdzeniu pod względem formalno – rachunkowym,
  
• 
  adnotacje o kontroli pod względem celowości, gospodarności i legalności,
  
• 
  akceptacje (zatwierdzenia przez osoby upoważnione) wydatku, operacji do realizacji,
  
• 
  adnotacje dotyczące podstaw dokonania zakupu.
  

22.01.2009 r.

W związku z powyższymi ustaleniami nie sformułowano zaleceń pokontrolnych.

21.07.2008 – 01.08.2008

Na podstawie umowy nr 27/ES.SE.III./D/06 z dnia 20 października 2006 r. zawartej

W związku z realizacją przedmiotowego zadania inwestycyjnego zgodnie z umową

1. na zakup i dostawę sprzętu komputerowego – postępowanie przeprowadzono, pomimo iż wartość zamówienia (3.191,25 euro) nie obligowała do stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.) (zwaną dalej ustawą Pzp),

2. na zakup i dostawę oprogramowania komputerowego. Stwierdzono, że wśród załączników do protokółu brak było potwierdzenia przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, do czego Ośrodek był zobowiązany na podstawie art. 95 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy Pzp.

Obowiązujące w 2007 r. procedury kontroli finansowej wprowadzone zostały Zarządzeniem Dyrektora z dnia 2 kwietnia 2007 r. w sprawie wprowadzenia w życie instrukcji kontroli finansowej i zasad rachunkowości, zakładowego planu kont oraz obiegu dowodów finansowo - księgowych z mocą obowiązującą od dnia 1 stycznia

Na podstawie analizy dowodów księgowych dokumentujących wydatki na kwotę 591.126,76 zł, stanowiącą 6,9 % wydatków ogółem stwierdzono, że procedury

Prawidłowość udzielania zamówień publicznych w trakcie realizacji zadania ujętego

31.10.2008 r.