Do Zarządzenia Rektora nr r-0121-101/2007z dnia 14 grudnia 2007 roku



Pobieranie 19,12 Kb.
Data24.02.2019
Rozmiar19,12 Kb.

Załącznik

do Zarządzenia Rektora

nr R-0121-101/2007z dnia 14 grudnia 2007 roku
(Załącznik nr 5

do Zarządzenia Rektora nr R-0121-14/2005 z dnia 14 marca 2005r.

w sprawie zasad (polityki) rachunkowości)

Szczególne zasady (polityka) rachunkowości



w zakresie projektów współfinansowanych ze środków pomocowych



  1. Dla każdego projektu współfinansowanego ze środków pomocowych zakłada się wyodrębniony rachunek bankowy, jeżeli wymaga tego umowa o dofinansowanie projektu lub projekt dofinansowywany jest na zasadzie zaliczek. Jeżeli umowa o dofinansowanie nie wymaga dla danego projektu rachunku bankowego wydzielonego tylko dla tego projektu i projekt rozliczany jest na zasadzie refundacji, rachunkiem bankowym projektu jest rachunek bankowy jednostki realizującej dany projekt.

  2. Księgi rachunkowe w zakresie projektów współfinansowanych ze środków pomocowych prowadzone są komputerowo, w programie finansowo-księgowym pod nazwą FK T-Soft. Program ten jest powiązany z programem płacowym o nazwie INFO-QATRO oraz systemem internetowym banku BPH PEKAO S.A. BusinessNet Professional.

  3. Dokumenty dotyczące w całości poszczególnych projektów księgowane są
    w oddzielnych rejestrach i przechowywane w odrębnych opisanych segregatorach
    w kwesturze.

  4. Po podpisaniu umowy o dofinansowanie projektu współfinansowanego ze środków pomocowych, dla każdego projektu tworzy się wyodrębnione konta księgowe zgodnie
    z wymogami zawartymi w umowach lub innych dokumentach, w których określono obowiązek wydzielenia zapisów księgowych dotyczących danego projektu. Dla każdego projektu konta księgowe wprowadza się w formie kolejnego załącznika do Załącznika
    nr 1 do Zarządzenia Rektora w sprawie zasad (polityki) rachunkowości.

  5. Dekretacja dokumentów księgowych polega na ustaleniu i oznaczeniu
    na dokumencie sposobu jego ewidencji w odpowiednich urządzeniach księgowych, czyli na podaniu tzw. korespondencji kont oraz na nadaniu nazwy rejestru i numeru
    w rejestrze. Dekretacja na konta księgowe jest zamieszczana na dokumencie. Ponadto w systemie księgowym przechowywany i widoczny jest zapis kto i kiedy wprowadził dokument do systemu finansowo-księgowego.

  6. Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu czy:

    1. operacja gospodarcza była celowa,

    2. dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości,

    3. operacja znajduje potwierdzenie w założeniach budżetu projektu,

    4. operacji gospodarczej dokonały osoby do tego celu upoważnione,

    5. na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta umowa,

    6. zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami,

    7. dokument został wystawiony przez właściwy podmiot,

    8. zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem.

  7. Kontrola formalno-rachunkowa polega na sprawdzeniu czy:

  1. badany dokument jest oryginałem,

  2. nie zawiera śladów poprawek,

  3. poprawnie wykonane są działania matematyczne,

  4. poddany został kontroli merytorycznej,

  5. dokument zawiera niezbędne podpisy i pieczątki,

  1. Zatwierdzenie do wypłaty (końcowa akceptacja dokumentu) dokonywane jest
    przez kierownika jednostki lub upoważnione osoby – poprzez złożenie podpisu
    na dokumencie.

  2. Opis faktur oraz innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej związane z realizowanymi projektami winny być opisane w sposób zgodny z zawartymi umowami bądź z wytycznymi Instytucji Wdrażającej.

  3. Sugerowany opis dokumentów może zawierać następujące elementy:

    1. dane identyfikacyjne projektu (pełna nazwa lub identyfikator zakładowy projektu, numer umowy, dzień zawarcia umowy),

    2. informację, z jakich środków i w jakiej części projekt jest współfinansowany,
      a w przypadku kosztów wspólnych – obliczenie wskazujące na sposób ustalenia kwoty, przypadającej na dany projekt,

    3. tryb wyboru wykonawcy zgodnie z prawem zamówień publicznych (w przypadku gdy zakupy realizowano przy zastosowaniu procedur przewidzianych tym prawem) lub też objaśnienie, dlaczego procedur tych nie zastosowano,

    4. zapis stwierdzający sprawdzenie faktury pod względem merytorycznym, formalnym, rachunkowym wraz z podpisem i pieczątką osoby uprawnionej do sprawdzenia (wraz z datą). Osoby, które podpisują dokumenty pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym są wskazane w procedurach finansowych jednostki,

    5. adnotacja kierownika jednostki (podpis i wskazanie daty) o zatwierdzenie
      do zapłaty,

    6. rodzaj wydatku, czego dotyczy, jak został zakwalifikowany (kategoria wydatku
      w odniesieniu do budżetu projektu),

    7. w przypadku, gdy kwota dokumentu nie jest z punktu widzenia projektu w pełni wydatkiem/kosztem kwalifikowanym – wskazanie na kwotę kosztów kwalifikowanych, łącznie ze sposobem jej obliczenia.

  4. Koszty pośrednie w projektach współfinansowanych ze środków pomocowych ustala się zgodnie z wytycznymi dla programu w ramach którego projekt jest dofinansowywany. Szczegółowe zasady ustalania kosztów pośrednich opracowywane są dla każdego projektu oddzielnie na początku realizacji.

  5. Zakupione na potrzeby projektu środki o wartości do 3 500  zł księgowane są bezpośrednio w koszty projektu i ewidencjonowane na koncie pozabilansowym.
    Po zakończeniu realizacji projektu przenoszone są na bilansowe konto majątkowe Uczelni jako w pełni zamortyzowane.

  6. Zakupione na potrzeby projektu środki o wartości przekraczającej 3 500 zł wchodzą
    do majątku Uczelni – ewidencjonowane są w systemie ST i STE, gdzie automatycznie naliczana jest amortyzacja. Kwota amortyzacji przenoszona jest na koniec każdego miesiąca do systemu finansowo-księgowego .Przez czas realizacji projektu amortyzacja obciąża koszty projektu.

  7. Naliczenia koszów wynagrodzeń z systemu płacowego do systemu finansowo-księgowego są przekazywane są w formie pliku elektronicznego w wartościach zagregowanych według miejsc powstawania kosztów. Odzwierciedleniem pliku jest rozdzielnik kosztów w formie papierowej. Z uwagi na niedoskonałości systemu, polegające na braku możliwości rozdzielenia wynagrodzeń pracownika na różne stanowiska kosztów, wynagrodzenia z tytułu umów cywilno-prawnych księgowane są
    na konta przejściowe. Z konta przejściowego są przenoszone na właściwe konto kosztowe. Wobec powyższego dekretem opatrzony jest rozdzielnik, a nie lista płac.

  8. Dla porządku analogicznie postępuje się z wynagrodzeniami z tytułu umów cywilno-prawnych zawartymi z pracownikami obcymi (tj. tymi, którzy nie są zatrudnieni
    w Uniwersytecie Ekonomicznym na podstawie umowy o pracę).

  9. Księgowanie odbywa się na konto realizowanego projektu/zadania, zgodnie z opisem zawartym w umowie lub na odwrocie rachunku.

  10. W przypadku rozliczania w projekcie części etatu koszty wynagrodzeń nalicza się proporcjonalnie do zaangażowania osób w dany projekt (wg sporządzanych kart pracy – proporcjonalnie do liczby godzin przepracowanych na rzecz danego projektu i stawki wynagrodzenia zasadniczego, wynikającej z umowy o pracę). Analogicznie rozliczane są koszty ZUS ponoszone przez pracodawcę.

  11. Koordynator projektu dołącza do kopii każdego sprawozdania z realizacji projektu, przechowywanego w dokumentacji projektu, uzyskany z księgowości wydruk zestawienia obrotów i sald kont analitycznych dotyczących projektu, z którym to sprawozdanie uzgadnia.

  12. Do pozostającej w ramach dokumentacji projektu kopii każdego wniosku o płatność koordynator projektu dołącza uzyskany z księgowości wydruk zapisów księgowych
    na kontach, dotyczących projektu (za okres objęty danym wnioskiem o płatność),
    z którym ten wniosek uzgadnia. Do powyższej kopii wniosku o płatność dołącza się ponadto drugie kopie (dwustronne) każdego z dokumentów, wymienionych
    w zestawieniu dowodów księgowych, załączanym do wniosku o płatność.

  13. Kwestor lub osoba przez niego upoważniona weryfikuje – w części finansowo-księgowej – opracowywane przez koordynatorów projektów sprawozdania z realizacji projektów oraz wnioski o płatność, zamieszczając swoją parafę na kopii sprawozdania/wniosku
    o płatność, przechowywanej w jednostce.

  14. W związku z wymogami programów pomocowych (m.in. strukturalnych) – dokumentację dot. poszczególnych projektów archiwuje się (przechowuje) co najmniej przez okres określony w umowach dot. tych projektów. W pozostałych przypadkach oraz przy braku w umowie ustaleń w tym zakresie – dokumentację przechowuje się na ogólnych zasadach, określonych w ustawie o rachunkowości.




©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna