Charakterystyka systemu przetwarzania danych



Pobieranie 79,2 Kb.
Data01.03.2018
Rozmiar79,2 Kb.

III. CHARAKTERYSTYKA SYSTEMU

PRZETWARZANIA DANYCH


  1. Wykaz programów komputerowych dopuszczonych do stosowania w systemie przetwarzania danych w Jednostce ZHP

Dopuszcza się stosowania w Głównej Kwaterze ZHP z dniem 1 stycznia 2007 roku pro-

gram RAKSSQL nabyty od Firmy MSM Sp. z o. o jako program podstawowy służący do prowadzenia ksiąg rachunkowych (zbiorów tworzących księgi rachunkowe) Głównej Kwatery ZHP, składający się z następujących modułów:
1) „Finanse i Księgowość” obejmujący :


    1. „Księgę Handlową”,

    2. „Środki Trwałe”,

    3. „Kasę, Banki, Rozrachunki”;

  1. „Sprzedaż” obejmujący:

    1. „Sprzedaż”,

    2. „Zakupy”,

    3. „Kasa, Bank i Rozrachunki”;

  2. „Kadry i Płace” obejmujący:

    1. „Kadry i Płace”,

    2. „Kasę, Banki, Rozrachunki”.



  1. Wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe na nośnikach czytelnych dla komputera

Ogólne zasady działania programu RAKSSQL i lokalizację zbiorów tworzących księgi

rachunkowe ustala się następująco.

Zbiory danych tworzące księgi rachunkowe Głównej Kwatery ZHP znajdującej się w serwerze o nr seryjnym GA – 81915ME 50638200700 oraz na płytach w Wydziale Finansowo-Ekonomicznym Głównej Kwatery ZHP.

Serwer działa w oparciu o system operacyjny LINUX zainstalowany na komputerze
o numerze seryjnym GA – 81915ME 50638200700 i wykorzystuje jego zbiory danych niezbędne do prawidłowego funkcjonowania.

Szczegółową lokalizację i wykaz zbiorów programu : RAKSSQL oraz zbiorów tworzących księgi rachunkowe Główna Kwatera ZHP ustala w następujący sposób.



Wykaz zbiorów danych odpowiedzialnych za prawidłowe
funkcjonowanie programu
RAKSSQL


Dysk\katalog\podkatalog

Nazwa zbioru

Funkcja

Powiązania

/baza/raks/bin


*.* exe


plik wykonywalny
(uruchamia program)

/baza/raks/scripts
Wykaz zbiorów tworzących

księgi rachunkowe Głównej Kwatery ZHP:


Dysk\katalog\podkatalog

Nazwa zbioru

Funkcja

Powiązania

/baza/bazasql/


Raks3000.gdb/F00001.gdb

plik umożliwiający dostęp do danych Jednostki

brak



Wykaz zbiorów danych tworzących

archiwum Głównej Kwatery ZHP:

Lokalizacja


Nazwa zbioru
Funkcja

Powiązania

Nagrana płyta CD


pliki *.*.zip

skompresowane programem pakującym ZIP

brak




  1. Opis systemu przetwarzania danych

System przetwarzania danych tworzą programy wymienione w wykazie programów komputerowych dopuszczonych do stosowania (w p-kcie 1).

Ustala się wzajemne powiązania oraz kierunki przepływu danych pomiędzy poszczególnymi modułami systemu przetwarzania danych według następującego schematu.


SYSTEM PRZETWARZANIA DANYCH



PROGRAM „FINANSE i KSIĘGOWOŚĆ” (FK)






MODUŁ

Środki Trwałe”





MODUŁ

Księga Handlowa „





MODUŁ

Sprzedaż i Zakupy”



















MODUŁ

Kasa, Bank i Rozrachunki”











MODUŁ

Kadry i Płace”


  1. Charakterystyka programów przetwarzania danych

Ogólna charakterystyka i funkcje programu (modułu)

„KSIĘGA HANDLOWA ”

Moduł „Księga Handlowa” stanowi główną część systemu przetwarzania danych.
W module tym prowadzone są:

  1. dziennik oraz księga główna, które służą do chronologicznego i systema­tycznego ujęcia wszystkich zdarzeń i operacji gospodarczych, jakie wys­tąpiły w danym okresie sprawozdawczym,

  2. następujące pomocnicze księgi rachunkowe:

  • rozrachunki z odbiorcami i dostawcami według kontrahentów,

  • ewidencja szczegółowa transakcji w walutach obcych,

  • rozrachunki publicznoprawne,

  • ewidencja szczegółowa dla potrzeb VAT (rejestry zakupów i sprzedaży),

  • ewidencja szczegółowa kosztów operacyjnych według ich rodzajów oraz miejsc ich powstawania.

Główną część programu „Księga Handlowa” stanowi zakładowy plan kont dostosowany do wymogów przyjętego w zakładowych zasadach (polityce) rachunkowości wykazu ksiąg rachunkowych, dostosowany do ustalonych tu zasad prowadzenia ewidencji szczegółowej do poszczególnych kont księgi głównej wymagającej takiej ewidencji.

Otwieranie i zamykanie ksiąg rachunkowych.

Bilans otwarcia roku obrotowego generowany jest automatycznie na podstawie bilansu zamknięcia roku poprzedniego zapewniając możliwość kontrolowania, przez operatora programu, poprawności wykonania tej czynności.

Program „Księga Handlowa” umożliwia zamkniecie ksiąg rachunkowych zgodnie z postanowieniami art. 12, ust. 5 ustawy o rachunkowości, które polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe i tak powinien być wykorzystywany.

Komputerowe wydruki danych

Komputerowe wydruki danych powinny spełniać wymagania określone w art. 13 ust. 2-6 ustawy o rachunkowości a w szczególności:



  1. powinny być trwale oznaczone nazwą skróconą Głównej Kwatery ZHP lub jej jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej, której dotyczą, oraz zrozumiałą nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej,

  2. powinny być wyraźnie oznaczone, co do roku obrotowego, co do miesiąca i co do daty sporządzenia,

  3. powinny posiadać automatycznie numerowane strony z oznaczeniem pier­wszej i ostatniej (koniec wydruku) oraz być sumowane na kolejnych stro­nach w sposób ciągły w miesiącach i w roku obrotowym,

  4. powinny być oznaczone nazwą programu przetwarzania danych.

Wszystkie dowody księgowe, przenoszone za pośrednictwem urządzeń łącz­ności, powinny być oznaczane, przez ich zakwalifikowanie do ujęcia w księgach rachunkowych, w sposób automatyczny wcześniej zdefiniowany i zgodny z przyjętymi zasadami (polityką) rachunkowości.

Transmisja danych powinna następować po ich sprawdzeniu przez osobę odpowiedzialną
i być możliwą tylko i wyłącznie po podaniu hasła „unikalnego”, znanego jedynie osobie odpowiedzialnej, przez co następuje jej identyfikacja.

Przenoszenie zbiorów danych tworzących pomocnicze księgi rachunkowe
do podstawowego systemu FK

(nastąpi po synchronizacji programów pomocniczych z programem FK


według poniższych zasad)

Zapisy księgowe pochodzące z modułów – zbiorów, tworzących po­moc­nicze księgi rachunkowe - ewidencję szczegółową, powinny być wpro­wa­dzane do modułu głównego


„ Księga Handlowa” automatycznie za poś­rednictwem urządzeń łączności. Zapisy te powinny spełniać warunki ok­re­ślone w art. 20, ust 5 ustawy o rachunkowości, w szczególności z następujących powodów:

  1. zapewnienia ich trwałej i czytelnej postaci,

  2. umożliwienia stwierdzenia źródła ich pochodzenia,

  3. zapewnienia możliwości sprawdzenia poprawności przetworzenia określonych danych,

  4. zapewnienia ochrony danych źródłowych w miejscu ich wprowadzania na zasadach określonych w zakładowych przepisach dotyczących ochrony danych.
PROGRAM POMOCNICZY – „ŚRODKI TRWAŁE”

(będzie funkcjonował po synchronizacji z programem FK w następujący sposób)
Program pomocniczy (moduł) „Środki Trwałe” służy do ewidencji szczegółowej składników rzeczowych aktywów trwałych oraz ich umorzeń (amortyzacji). Na podstawie uprzednio wprowadzonych lub zmodyfikowanych danych dotyczących środków trwałych, w momencie ich przyjęcia do użytkowania, program powinien auto­ma­tycznie generować dane liczbowe dotyczące:

  1. naliczania odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych) i aktualizacyjnych z uwzględnieniem zarówno przepisów ustawy o rachunkowości jak i usta­wy o podatku dochodowym od osób prawnych,

  2. aktualizowania wartości początkowej środków trwałych i dokonywanych od nich odpisów umorzeniowych (aktualizacyjnych) w/g odrębnych prze­pi­sów.

Na koniec każdego miesiąca, na komendę operatora, program powinien generować polecenie księgowania dotyczące naliczenia odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych) i aktualizacyjnych, które powinno być, za poś­red­nic­twem urządzeń łączności, transmitowane do modułu „Księga Handlowa” gdzie podlega ujęciu zbiorczo na odpowiednich kontach księgi głów­nej: Dt konto 400 – „Amortyzacja” i Ct konto 070 – „Umorzenia i odpisy ak­tu­alizacyjne środków trwałych”.
PROGRAM POMOCNICZY – „SPRZEDAŻ I ZAKUPY”

(będzie funkcjonował po synchronizacji z programem FK w następujący sposób)
Program pomocniczy (moduł) „Sprzedaż i Zakupy” służy do ewi­den­cji szczegółowej (ilościowej i wartościowej) materiałów, towarów i produktów według poszczególnych magazynów. W module tym wystawiane są, przez osoby uprawnione, dokumenty przyjęcia materiałów i tworów od dos­taw­ców np. dowody PZ oraz dowody przyjęcia produktów z produkcji do magazynu jak również dowody wydania materiałów, towarów i produktów z magazynu np. dowody Wz i Rw. Ewidencja szczegółowa materiałów i to­wa­rów prowadzona jest w rzeczywistych cenach nabycia (zakupu), a produktów w rzeczywistym koszcie wytworzenia w zależności od ustaleń w zakła­do­wym planie kont. Rozchód materiałów, towarów i produktów wyceniany jest automatycznie na podstawie jednej z przyjętych zasad ustalonych w zakładowym planie kont.

Wszystkie dane wynikające z dokumentów (dowodów księgowych), ujęte w module „Sprzedaż i Zakupy” na polecenie operatora progra­mu, powinny być przenoszone automatycznie, za pośrednictwem urządzeń łącz­ności, do modułu „Księga Handlowa” i ujmowane zbiorczo na odpowiednich kontach zespołu 3, 6 i 7 według zasad określonych w zakładowym planie kont.

W programie (module) pomocniczym „Sprzedaż i Zakupy” powinna być prowa­dzona także ewidencja szczegółowa przychodów ze sprzedaży według posz­cze­gól­nych asortymentów (rodzajów) produktów, usług, towarów i materiałów oraz według ich odbiorców, według miejsc jej wykonywania oraz stawek po­dat­ku VAT a także sprzedaży zwolnionej lub nie objętej tym podatkiem.

W programie powinny być wystawiane automatycznie faktury VAT, za pośrednictwem urządzeń łączności a następnie przenoszone do modułu „Księga Handlowa” oraz ujmowane zbiorczo na odpowiednich kontach zespołu 2 i 7 według zasad określonych w zakładowym planie kont.



PROGRAM POMOCNICZY „KADRY I PŁACE”

(będzie funkcjonował po synchronizacji z programem FK w następujący sposób)
Program pomocniczy (moduł) „Kadry i Płace” służy do ewidencji szczegółowej rozrachun-ków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń oraz do ewidencji rozra­chunków z tytułu ubezpieczeń społecznych i świadczeń na rzecz pracowników oraz podatku dochodowego od o­sób fizycznych.

Ewidencja szczegółowa rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń powinna być prowadzona w tym programie w postaci imiennych kart wynagrodzeń. Na podstawie danych charakteryzujących każdego pracowni­ka, w programie „Kadry i Płace” powinna być automatycznie generowana lista płac oraz naliczane zobowiązania wobec ZUS i Urzędu Skarbowego z tytułu skła­dek ZUS oraz podatku dochodowego od osób fizycznych.

Oprócz danych identyfikujących pracownika, niezbędnych do powyższych rozrachunków, każdy pracownik powinien być określony cechą pozwalającą na precyzyjne ustalenie miejsca jego pracy. Na podstawie tej cechy koszty wynagrodzeń i przypisane im koszty świadczeń na rzecz pracowni­ków powinny być, na podstawie automatycznie tworzonego rozdzielnika, au­to­matycznie przenoszone do modułu „Księga Handlowa” na konta zes­po­łu 4 – „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie” oraz równolegle na konta zespołu 5 – „Koszty według typów działalności i ich rozliczenie” i ewen­tu­al­nie na odpowiednie konta zespołu 6 – „Produkty i rozliczenia między­okre­so­we”.

W programie „Kadry i Płace” powinna być prowadzona ewidencja szczegółowa dla potrzeb rozrachunków z ZUS oraz dla potrzeb rozliczeń z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych.



Program „Kadry i Płace” powinien ściśle współpracować z programem „Płatnik – Teletransmisja”, przez co deklaracje rozliczeniowe z ZUS będą automatycznie, za pośrednictwem urządzeń łączności, przekazywane do ZUS.

Wszystkie dokumenty wystawione w module „Kadry i Płace” powinny być przenoszone automatycznie, za pośrednictwem urządzeń łączności, do modułu „Księga Handlowa” i ujmowane zbiorczo na odpowiednich kontach zespołu 2,4, i 6 według zasad ustalonych w zakładowym planie kont.
PROGRAM POMOCNICZY – „KASA , BANK I ROZRACHUNKI”

(będzie funkcjonował po synchronizacji z programem FK w następujący sposób)


W programie pomocniczym (module) „Kasa, Bank i Rozrachunki” powinna być pro­wadzona ewidencja szczegółowa przychodów gotówki do kasy oraz rozchodów gotówki
z kasy w tym na rachunek bankowy a także wpływy i wypływy z rachunków bankowych. Na podstawie danych, na koniec każdego dnia, powinien być generowa­ny raport kasowy pośrednictwem urządzeń łączności, pod­lega przeniesieniu do modułu „Księga Handlowa” gdzie powinien być ujmowany na odpowiednich kontach zes­po­łu 1, 2 i 7 według zasad określonych
w zakładowym planie kont.

────── • ──────

Szczegółowe opisy działania każdego z powyższych programów stanowiących system przetwarzania danych zawarte są w odpowiednich instrukcjach obsługi, które podlegają zabezpieczeniu i starannemu przechowywaniu w wydziale Finansowo-Ekonomicznym Głównej Kwatery ZHP oraz w biurach poszczególnych jednostek organizacyjny – samobilansujących – nie posiadających osobowości prawnej.


  1. Zasady ochrony danych i ich zbiorów generowane z komputerowych pro­gramów przetwarzania

Przetwarzane dane w systemie komputerowym podlegają szczegól­nej ochronie ze względu na możliwość:



  • całkowitej utraty danych,

  • częściowej utraty danych,

  • uszkodzenia danych podczas przetwarzania,

  • celowego wprowadzenia błędnych danych przez osoby nieuprawnione,

  • wejścia w posiadanie danych przez osoby nieuprawnione.

Mając na względzie powyższe zagrożenia wprowadza się obowiązek codziennej archiwizacji danych. Jest ona tworzona automatycznie na serwerze oraz raz na tydzień nagrywane są płyty z danymi tygodniowymi, a w szczególności:

  1. płyty zawierające zarchiwizowane dane muszą być przechowywane, do czasu ponownego wykorzystania, pod zamknięciem; wskazane jest przechowywanie ich w innym pomieszczeniu niż znajduje się komputer zawierający dane,

  2. płyty zawierające dane zarchiwizowane, w dniu zamknięcia kolejne­go miesiąca i sporządzenia wydruków, o których mowa w art. 14, ust. 4 us­tawy o rachunkowości, powinny być przechowywane, co najmniej do dnia os­ta­tecznego zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obro­to­wy; płyty te przechowuje się bezwzględnie pod zamknięciem w in­nym pomieszczeniu niż znajduje się komputer zawierający dane; w miarę możliwości należy je przechowywać w odpowiednio zabezpieczonym miejscu poza siedzibą danej Jednostki ZHP a przynajmniej w oddalonym pomieszczeniu,

  3. do płyt instalacyjnych programu oraz ich kopii zapasowych stosują się odpowiednio postanowienia punktu 6 przedmiotowej charakterystyki.

Wprowadza się następujące zasady ochrony danych przed możliwością całkowitej lub częściowej ich utraty, w wyniku różnych zdarzeń, a w szcze­gólności:

  1. od kradzieży sprzętu komputerowego; pomieszczenie w którym znajduje się komputer zawierający chronione dane musi być zamykane w okresie, gdy nie przebywa w nim żaden z pracowników oraz odpowiednio za­bezpieczone przed możliwością włamania,

  2. od całkowitego zniszczenia sprzętu komputerowego w wyniku pożaru, zalania lub innych zdarzeń losowych; przechowywanie zapasowych kopii danych i programu instalacyjnego powinno być, zgodne z wyżej ustalo­ny­mi zasadami; obowiązuje też zapewnienie nadzoru nad pomiesz­cze­niami Jednostki ZHP poza godzinami pracy,

  3. od uszkodzenia sprzętu komputerowego spowodowanego niewłaściwymi parametrami zasilania z sieci energetycznej; wymagane jest zapewnienie właściwego stanu instalacji zasilającej, stosowanie wyłącznie instalacji z uziemieniem oraz zasilaczy awaryjnych tak zwanych UPS lub co najmniej urządzeń zapewniających eliminację przepięć występujących w sieci ener­ge­tycznej,

  4. od świadomego usunięcia danych z twardego dysku; obowiązuje maksy­mal­ne ograniczenie dostępu do komputera zawierającego dane księgowe a także bezwzględny zakaz pozostawiania włączonego komputera (lub ter­mi­nalu) w sieci bez opieki lub możliwości uruchomienia programu oraz dokonywania w nim jakiekolwiek operacji z klawiatury bez podania hasła,

  5. od przypadkowego usunięcia danych przez użytkownika; obowiązuje szcze­­gólna uwaga przy wykonywaniu operacji usuwających zbiory (kasowanie, formatowanie),

  6. od przypadkowego usunięcia lub modyfikacji danych w wyniku działania innego programu (wirusa); obowiązuje bezwzględny zakaz wykorzys­ty­wa­nia komputera do odtwarzania danych i uruchamiania programów z jakich­kolwiek nośników nie poddanych uprzednio sprawdzeniu pro­gra­mem antywirusowym i bezpośrednich połączeń z rozległymi sieciami.

Ochrona danych przed uszkodzeniem w trakcie przetwarzania powinna być zapewniona przez stosowanie przetestowanego uprzednio sprzętu i właściwych parametrów zasilania.

Ochrona danych przed celowym ich zniekształceniem przez osoby nie­po­wołane polega na przestrzeganiu powyższych ustaleń zawartych w punk­cie 4-tym oraz zdefiniowaniu dla każdego użytkownika programu księgowego jego identyfikatora i hasła. W przypadku użytkowania komputera w sieci lo­kalnej, administrator sieci obowiązany jest dodatkowo ograniczyć dostęp do ka­talo­gów z programem księgowym wyłącznie do użytkowników upraw­nio­nych.

Ochrona przed wejściem w posiadanie danych przez osoby nieuprawnione polega na:



  1. przestrzeganiu postanowień dotyczących fizycznego ograniczenia dostępności sprzętu,

  2. przestrzeganiu postanowień dotyczących zabezpieczeń programowych (de­finicji użytkowników haseł, przestrzegania zachowania poufności haseł),

  3. ograniczeniu do niezbędnego minimum możliwości zdalnej pracy (spoza siedziby Jednostki ZHP na komputerze zawierającym dane księgowe,

  4. bezwzględnym przestrzeganiu zasad przechowywania kopii archiwalnych.

Zapewnienie prawidłowych zasad sytemu bezpieczeństwa danych polega na:

  1. wyznaczeniu jednego administratora odpowiedzialnego za nadawanie ok­reślonych uprawnień pozostałym operatorom programu,

  2. posiadaniu przez wszystkich użytkowników programu identyfikatora elek­tronicznego
    i hasła umożliwiających rozpoznanie zapisów dokonywa­nych przez te osoby.

Wyznaczenie administratorów sieci oraz dopuszczenie innych osób do danych księgowych w systemie oprogramowania a także do kontrolowania przestrzegania przez te osoby postanowień ustalonych w tej części przyjętych zasad (polityki) rachunkowości należy do obowiązków Naczelnika i Skarbnika ZHP oraz Komendanta i Skarbnika Chorągwi ZHP lub
z ich upoważnienia do osoby prowadzącej księgi rachunkowe danej Jednostki.

Załącznik Nr 3

do Uchwały Głównej Kwatery ZHP nr 65/2007z dnia 8 stycznia 2007 r.



E. SYSTEM OCHRONY DANYCH I ICH ZBIORÓW


  1. Ochrona danych dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i sprawozdań finansowych

Dokumentacja dotycząca organizacji, rachunkowości i wprowadzenia jej do stosowania oraz samego prowadzenia rachunkowości, to jest:

    1. dokumentacja przyjętych zasad (polityki) rachunkowości Jednostki ZHP,

    2. dowody księgowe,

    3. księgi rachunkowe (zbiory tworzące księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych),

    4. dokumenty inwentaryzacyjne,

    5. sprawozdania finansowe i sprawozdania z działalności,

podlega przechowywaniu w Jednostce ZHP w należyty, z góry ustalony, sposób oraz ochronie przed niedozwolonymi zmianami, uszkodzeniem, zniszczeniem a także nieupoważnionym rozpowszechnieniem.

Prowadząc księgi rachunkowe, przy użyciu komputerów, system ochrony danych powinien polegać w szczególności na:



  1. stosowaniu odpornych na zagrożenia, nośników danych, oraz środków ich zewnętrznej ochrony,

  2. systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zarejestrowanych na nośnikach komputerowych z uwzględnieniem zapewnienia trwałości zapisów przez okres nie krótszy jak wymagany do przechowywania ksiąg rachunkowych,

  3. zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych informatycznego systemu rachunkowości, na zasadzie stosowania właściwych rozwiązań organizacyjnych i programowych stanowiących ochronę przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Księgi rachunkowe mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na komputerowych nośnikach danych pod warunkiem przestrzegania powyższych zasad ich ochrony jeżeli są, podobnie jak prowadzone w formie tradycyjnej:

  1. trwałe oznaczone nazwą Jednostki ZHP, nazwą danego rodzaju księgi (zbioru) oraz nazwą programu przetwarzania,

  2. wyraźnie oznaczone jakiego roku obrotowego i okresów sprawozdawczych dotyczą oraz datami ich sporządzania,

  3. starannie przechowywane w z góry ustalonej kolejności.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputerów za równoważne z nimi należy uznać informatyczne zasoby rachunkowości zorganizowane w formie oddzielnych zbiorów danych, baz danych lub ich wyodrębnionych części bez względu na miejsce powstania i przechowywania. Umożliwia to posiadanie przez Jednostkę ZHP oprogramowania pozwalającego na uzyskanie czytelnych informacji dotyczących zapisów w księgach rachunkowych poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny nośnik danych o co dana Jednostka powinna zadbać.

W przypadku gdy system ochrony zbiorów danych ksiąg rachunkowych, na nośnikach komputerowych, nie spełnia w pełni warunków ich ochrony, to zapisy dokonane na komputerowych nośnikach danych powinny być wydrukowane najpóźniej na koniec roku obrotowego.

Przeniesienie i przechowywanie zapisów ksiąg rachunkowych na inny nośnik danych dopuszcza się pod warunkiem zapewnienia możliwości ich odtworzenia w formie wydruków.

  1. Przechowywanie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i sprawozdań finansowych

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne należy przechowywać w biurach: Jednostki ZHP i odpowiednio Zakładu lub innej jednostce organizacyjnej w formie oryginałów, w porządku z góry ustalonym i dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych z podziałem na okresy sprawozdawcze i lata obrotowe, w formie ułatwiającej łatwe ich odszukanie.

W podobny sposób należy przechowywać, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy:

  1. dokumentację przyjętych zasad (politykę) rachunkowości,

  2. księgi rachunkowe (zbiory tworzące księgi rachunkowe),

  3. sprawozdania finansowe i sprawozdania z działalności.

Zbiory roczne dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych należy oznaczyć ich nazwami rodzajów oraz symbolami lat i numerami w zbiorach.

Treść dowodów księgowych, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, za dany rok obrotowy, może być przeniesiona na komputerowe nośniki danych, pozwalające właściwie zachować, w trwałej postaci, zawartość dowodów księgowych z wyłączeniem dokumentów dotyczących:

  1. przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości,

  2. znaczących umów,

  3. dokumentów dotyczących powierzenia odpowiedzialności za aktywa Jednostki ZHP,

  4. list płac,

  5. innych wyjątkowo ważnych dokumentów.

Warunkiem przeniesienia treści dowodów księgowych na komputerowe nośniki danych, w celu przechowywania ich w tej formie, jest posiadanie urządzeń umożliwiających ich odtworzenie w formie wydruków.

  1. Czas przechowywania dokumentacji z zakresu rachunkowości

Sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z działalności podlegają prze­chowywaniu w nieskończoność.

Pozostałą dokumentację z zakresu rachunkowości należy przechowywać w Jednostce ZHP, co najmniej:



  1. dokumentację przyjętych zasad (politykę) rachunkowości przez 5 lat od daty upływu jej stosowania,

  2. księgi rachunkowe przez 5 lat po upływie roku obrotowego, którego dotyczą,

  3. imienne karty wynagrodzeń i pozostałe dokumenty dotyczące wynagrodzeń i ubezpieczeń społecznych przez okres 50 lat po roku obrotowym którego dotyczą,

  4. dowody księgowe dotyczące wieloletnich realizacji środków trwałych w bu­dowie, pożyczek, kredytów, umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym, karnym lub podatkowym – przez 5 lat po roku obrotowym w którym przedmiotowe operacje gospodarcze, transakcje lub postępowania zostały ostatecznie odpowiednio: rozliczone, spłacone, zakończone lub przedawnione,

  5. dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – przez 1 rok po upływie terminu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,

  6. dokumenty inwentaryzacyjne – po upływie 5 lat po roku obrotowym którego dotyczą,

  7. dowody księgowe ze sprzedaży detalicznej towarów i usług – przez okres do zatwierdzenia sprawozdania finansowego, za dany rok obrotowy, nie wcześniej jednak jak do czasu rozliczenia pracowników którym powierzono aktywa do sprzedaży; ze względów podatkowych należałoby przechowywać te dowody księgowe przez okres 5 lat po roku obrotowym którego dotyczą,

  8. pozostałe dowody księgowe i dokumenty - przez 5 lat po roku obrotowym którego dotyczą.

  1. Udostępnienie danych i dokumentów Jednostki ZHP

Udostępnienie danych, dowodów księgowych, sprawozdań finansowych i innych dokumentów z zakresu rachunkowości albo ich części może mieć miejsce:

    1. w siedzibie Jednostki ZHP do wglądu; wymaga jednak zgody Komendanta i Skarbnika lub upoważnionej przez nich osoby osoby,

    2. poza siedzibą Jednostki ZHP, wymaga pisemnej zgody Komendanta i Skarbnika oraz pozostawienia pisemnego pokwitowania zawierającego spis wydanych dokumentów,

z wyjątkiem sytuacji wynikających z odrębnych przepisów (gdzie dostęp może być całkowicie zakazany).

  1. Zabezpieczenie dokumentacji po zaprzestaniu działalności Jednostki ZHP

W przypadku gdy Jednostka ZHP zakończy swoją działalność w wyniku np. połączenia się z inną jednostką, przekształci się w inną formę prawną, zbiory dokumentów – należy przekazać, we właściwej pisemnej formie, Jednostce kontynuującej działalność – z zachowaniem obowiązujących tu zasad i okresów przechowywania i zabezpieczania.

W przypadku gdyby doszło do likwidacji Jednostki ZHP dokumentację przejmie do przechowywania wyznaczona osoba lub Jednostka. O miejscu przechowywania dokumentacji poinformuje pisemnie Sąd Rejestrowy – KRS i Urząd Skarbowy – potencjalny Likwidator Jednostki.









©operacji.org 2019
wyślij wiadomość

    Strona główna