Audyt – zespół czynności sprawdzających działalność organizacji



Pobieranie 44,92 Kb.
Data06.11.2017
Rozmiar44,92 Kb.

AUDYT
Jest to zespół czynności sprawdzających działalność organizacji.
Audire (łac.) – słyszeć, słuchać, przesłuchiwać, badać.
Audit (ang.) – rewizja ksiąg, sprawdzenie rachunków i dokonanie ostatecznych korekt.

AUDYT WEWNĘTRZNY

(1) ogół działań, przez które zarządzający organizacją zyskuje obiektywną i niezależną ocenę funkcjonowania organizacji w zakresie głównie gospodarki finansowej pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, a także przejrzystości i jawności.


(2) jest to niezależna, obiektywna doradcza działalność, której celem jest dodanie wartości i ulepszanie operacji danej organizacji. Pomaga ona w osiąganiu jej celów poprzez wprowadzanie systematycznego, zdyscyplinowanego podejścia do oceny i udoskonalenia efektywności procesów zarządzania ryzykiem, procesów kontroli i nadzoru.
(3) wg Institute of Internal Auditors – badanie i ocena adekwatności i efektywności systemów kontroli wewnętrznej oraz jakości działania organizacji.
AUDYT ZEWNĘTRZNY – każdy audyt przeprowadzany przez instytucje niezależne od kierownictwa jednostki poddawanej audytowi.

RODZAJE AUDYTU





  • audyt finansowy – badanie dowodów księgowych,

  • audyt systemu – gromadzenia i rozdysponowania środków finansowych,

  • audyt działalności – ocena efektywności i gospodarności organizacji.


MODELE AUDYTÓW

MODEL AUDYTU PRAWIDŁOWOŚCI – badanie i ocena reguł, zasad oraz wzorców funkcjonowania organizacji.

Misją audytu prawidłowości jest zapewnienie bezpieczeństwa lub zgodności sposobu funkcjonowania organizacji z głównymi i oczekiwanymi rezultatami jej działalności.
MODEL AUDYTU SPRAWNOŚCI – badanie odpowiedniości (trafności) i doskonalenia celów realizowanych przez organizację.

Misją audytu sprawności jest dążenie do zapewnienia skuteczności lub jakości otrzymanych informacji. Inaczej mówiąc jest to dążenie do tego, aby zadanie uzyskania wyników księgowych w określonym czasie po zamknięciu okresu gospodarczego odpowiadało realnym potrzebom i usprawiedliwiało ilość oraz wartość środków użytych do ich osiągnięcia.


Zatem audyt sprawności bada:


  • adekwatność środków w stosunku do osiągniętego celu,

  • trafność przyjętych metod realizacji celów,

  • jakość decyzji menedżerskich,

  • adekwatność celów i strategii.

ROLA AUDYTORA WEWNĘTRZNEGO POLEGA NA UPEWNIENIU SIĘ, CZY DECYZJE W ORGANIZACJI PODEJMOWANE SĄ PRAWIDŁOWO, A NIE NA BADANIU CZY SĄ ONE DOBRE.




KONTROLA WEWNĘTRZNA

Procesy i mechanizmy kontrolne wdrożone przez kierownictwo organizacji, mające na celu sprawdzenie, czy organizacja:




  • realizuje i optymalizuje swoje działania operacyjne,

  • przedstawia w swoich sprawozdaniach wiarygodną informację finansową,

  • funkcjonuje zgodnie z prawem i obowiązującymi przepisami.

KONTROLA WEWNĘTRZNA obejmuje 5 powiązanych ze sobą składników:




  • środowisko kontroli,

  • identyfikowanie i szacowanie ryzyka,

  • czynności kontrolne,

  • informacja i komunikacja,

  • monitoring.

CELEM KONTROLI WEWNĘTRZNEJ jest skuteczna ochrona majątku organizacji oraz pomoc menedżerom i właścicielom w osiąganiu założonych celów przez:




  • zapewnienie prawidłowego i efektywnego prowadzenia działalności podstawowej,

  • dostarczanie kierownictwu na czas wiarygodnych i rzetelnych informacji, szczególnie o charakterze finansowym,

  • pełnienie funkcji weryfikatora trafności podejmowanych decyzji,

  • ujawnianie wszelkich zakłóceń, zagrożeń, błędów, nieprawidłowości i nadużyć w zarządzaniu zasobami,

  • przyczynianie się do optymalizowania osiągniętych wyników,

  • tworzenie systemu wczesnego ostrzegania,

  • wspieranie organizacji w realizacji jej misji i strategii.

Mechanizmy te sprzyjają:



  • realizacji misji przedsiębiorstwa,

  • maksymalizacji zysku i wartości,

  • minimalizacji ryzyka związanego z prowadzoną działalnością.

DZIĘKI KONTROLI WEWNĘTRZNEJ ŁATWIEJ JEST:




  • podejmować decyzje,

  • działać w ciągle zmieniającym się otoczeniu,

  • reagować na poczynania konkurentów,

  • zaspokajać potrzeby klientów,

  • przeprowadzać niezbędne zmiany restrukturyzacyjne,

  • umożliwiać szybszy przyszły rozwój organizacji.

SYSTEM KONTROLI WEWNĘTRZNEJ ZŁOŻONY JEST Z NASTĘPUJĄCYCH ELEMENTÓW:




  • środowiska kontroli,

  • oszacowania ryzyka,

  • czynności kontrolnych,

  • informacji i komunikacji,

  • monitoringu.

Najbardziej znana jest wewnętrzna kontrola budżetowa (finansowa) jednostek publicznych. Zajmuje się ona badaniem:




  • dokumentacji i ewidencji operacji gospodarczych,

  • legalności podejmowanych działań,

  • gospodarności i celowości wydatkowania środków budżetowych.

Jednostki kontrolowane mają obowiązek:




  • umożliwić kontrolerom dokonanie czynności kontrolnych,

  • udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli,

  • przedstawiać żądane dokumenty i dowody,

  • zapewniać wgląd w dokumentację,

  • zapewniać warunki do pracy,

  • udostępniać środki do pracy (telefon, komputer, fax, kopiarka).

Uprawnienia osób wykonujących czynności kontrolne:




  • przeprowadzanie kontroli w siedzibie jednostki kontrolowanej,

  • żądanie informacji i danych niezbędnych do oceny prawidłowości wykonywania zadań kontrolnych,

  • pobieranie oraz zabezpieczanie niezbędnych dokumentów za pokwitowaniem,

  • współdziałanie z zewnętrznymi organami kontrolnymi,

  • żądanie wyjaśnień,

  • przesłuchiwanie świadków,

  • zasięganie opinii biegłych,

  • przygotowanie raportu pokontrolnego,

  • sprawdzanie zaleceń pokontrolnych.

Przedmiotem działania kontroli wewnętrznej są wszystkie występujące w przedsiębiorstwie procesy techniczne, technologiczne, ekonomiczne i społeczne dotyczące zarówno działalności eksploatacyjnej i inwestycyjnej. Kontrola bada i ocenia efekty tych procesów, ale również rzeczowe i pieniężne składniki majątkowe oraz wszelkiego rodzaju dokumenty, urządzenia i sprawozdania.



KONTROLA FAKTYCZNA I DOKUMENTALNA

KONTROLA FAKTYCZNA – polega na tym, że stan rzeczywisty jest ustalany bezpośrednio, osobiście przez kontrolera, a więc nie przez dokumenty, które zawsze przedstawiają jedynie wycinek działania danej organizacji.


Przedmiotem kontroli faktycznej mogą być:

  • zasoby pieniężne,

  • zasoby rzeczowe,

  • operacje pieniężne,

  • operacje gospodarcze (np. produkcja),

  • działania inwestycyjne.

KONTROLA DOKUMENTALNA – polega na ustalaniu zarówno stanu rzeczywistego, jak i wyznaczonego na podstawie odpowiednich dokumentów, takich jak:



  • dokumenty finansowe,

  • dokumenty przyjęcia i wydania towarów, materiałów itp.,

  • księgi i sprawozdania finansowe,

  • plany,

  • kartoteki,

  • dokumenty produkcyjne,

  • zarządzenia,

  • umowy,

  • protokoły z poprzednich kontroli.


KONTROLA DOKUMENTALNA JEST FORMALNA I MERYTORYCZNA
KONTROLA FORMALNA – przedmiotem tej kontroli są następujące cechy dokumentacji, ewidencji, rachunkowości i sprawozdawczości:

  • ogólna zgodność stanu dokumentacji oraz sposobu sporządzania, przechowywania i przesyłania poszczególnych dokumentów z przepisami regulującymi tryb jej prowadzenia,

  • prawidłowość doboru formularzy i wypełnienie poszczególnych ich rubryk,

  • wzajemna zgodność odpowiadających sobie danych liczbowych ujętych w różnych zestawieniach, a także w oryginalnych dokumentach i ich kopiach lub odpisach,

  • trafność i kompletność operowania jednostkami miary właściwymi dla poszczególnych dokumentów,

  • poprawność działań arytmetycznych,

  • prawidłowość dokonywania ewentualnych skreśleń i poprawek,

  • prawidłowość podpisania poszczególnych dokumentów przez właściwe osoby we właściwym miejscu,

  • kompletność i trafność doboru pieczęci wymaganych przepisami,

  • prawidłowość oznaczenia i umieszczenia daty sporządzenia dokumentu lub dokonania zapisu,

  • terminowość napływania dokumentów potrzebnych do księgowania.

KONTROLA MERYTORYCZNA – obejmuje treść wszelkich zjawisk, stanów i operacji odzwierciedlonych w dokumentacji.



ZADANIA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ





  1. Przekazywanie informacji kierownictwu organizacji służących ocenie efektywności działania oraz podejmowania przedsięwzięć zmierzających do ich doskonalenia.

  2. Badanie zgodności działania z obowiązującymi zasadami, wzorcami, normami o charakterze organizacyjnym oraz wskazywanie sposobów eliminowania nieprawidłowości.

  3. Ujawnianie niewykorzystywanych rezerw i nadarzających się szans.

  4. Weryfikowanie trafności decyzji gospodarczych.


WARUNKI SKUTECZNOŚCI KONTROLI WEWNĘTRZNEJ:


  1. odpowiedni poziom w strukturze organizacyjnej,

  2. odpowiedni dobór metod i środków kontrolnych,

  3. łatwy dostęp do danych i informacji,

  4. niezależność i profesjonalizm kontrolerów,

  5. umiejętność prowadzenia przez kontrolerów konsultacji,

  6. ocena skuteczności wdrażania wcześniejszych zaleceń.

W CELU SPEŁNIENIA TYCH WARUNKÓW NALEŻY W ORGANIZACJI:




  1. utworzyć odrębną komórkę organizacyjną ds. kontroli,

  2. przygotować plan roczny działania tej komórki,

  3. na bieżąco zbierać i weryfikować wszelkie niezbędne dokumenty,

  4. opracowywać i przekazywać wszystkim szczegółową tematykę każdej kontroli.


ZAKRES KONTROLI WEWNĘTRZNEJ





  1. Analiza i ocena dokumentów, środowiska informatycznego, zapisów księgowych itp.,

  2. Kontrola zgodności z prawem, przepisami wewnętrznymi, przyjętymi strategiami i procedurami,

  3. Kontrola systemów finansowych.


CECHY WSKAŹNIKÓW AUDYTU WEWNĘTRZNEGO

Ogólnie rzecz ujmując wskaźniki wykorzystywane w audycie wewnętrznym powinny być:



  • zgodne i stałe, aby można było przeprowadzić analizę porównawczą w czasie,

  • właściwe, tzn. dające możliwość sterowania poprzez wprowadzanie zmian w funkcjonowaniu organizacji,

  • mierzalne – bardziej ilościowe, a nie jakościowe,

  • proste – zarówno w kalkulacji, jak i w zrozumieniu ich wartości przez odbiorców audytu,

  • porównywalne w zakresie osiągnięte a zakładane cele.

Przykłady wskaźników audytu wewnętrznego usług jednostek komunalnych:




  1. efektywności działania:

    • koszt oczyszczania 1 m3 wody (usługi komunalne),

    • koszt jednego pogrzebu (usługi komunalne),

    • koszt pasażerokilometra (komunikacja miejska),

    • koszt naprawy 1 km drogi (drogownictwo),

    • koszt wypożyczonej książki (biblioteki miejskie).




  1. wykorzystania i zasięgu usług komunalnych:

  • procent na czas przeprowadzonych wywózek śmieci,

  • procent odwołanych kursów autobusowych,

  • procent pobranych podatków lokalnych,

  • liczba wykupionych miejsc na targowiskach,

  • liczba pasażerów w każdym kursującym autobusie,

  • procent wykorzystania miejsc w szkołach,

  • ilość wypożyczanych książek,

  • liczba widzów w teatrach, salach widowiskowych.




  1. jakości usług i zadowolenia klientów:

  • procent próbek wody pomyślnie przechodzących testy jakości,

  • procent kursów autobusowych ukończonych punktualnie,

  • procent śmieci uprzątniętych na czas,

  • procent klientów zadowolonych z różnych usług – na podstawie przeprowadzonych ankiet i wywiadów.



SKUTKI ŹLE SKONSTRUOWANYCH MIERNIKÓW





  • selektywność działań podlegających analizie – mierniki na ogół obejmują tylko te aspekty działania organizacji, które najlepiej poddają się mierzeniu, a co za tym idzie, zarządzający będzie poprawiał tylko te obszary działania, które podlegają analizie, a będzie zaniedbywał resztę,

  • mierniki często określają tylko oczekiwaną dolną granicę wykonawstwa np. usługi – poprzestaje się wtedy tylko na osiąganiu owej dolnej granicy,

  • miernik bywa nie dopracowany pod względem ekonomicznym i skłania do zachowań niegospodarnych,

  • mierniki wadliwe autonomizują się, tzn. żyją własnym życiem w oderwaniu od tego, co miały mierzyć.


PROCEDURA PRZEPROWADZANIA KONTROLI I AUDYTU WEWNĘTRZNEGO


  1. Wstępny przegląd organizacji w celu zapoznania się z jej działaniem,

  2. Ocena stosowanych mechanizmów kontroli i audytów,

  3. Prześledzenie procesów wewnętrznych w organizacji,

  4. Zebranie i skompletowanie dokumentów – schematy organizacyjne, dokumentów finansowych itp. Dokumentacja powinna być wystarczająca, kompletna, istotna i przydatna,

  5. Ocena zebranych dokumentów i opinii,

  6. Przygotowanie wstępnego raportu z kontroli,

  7. Prezentacja wyników kontroli,

  8. Przygotowanie ostatecznego raportu pokontrolnego, obejmującego wnioski i zalecenia.

SPRAWOZDANIE Z KONTROLI WEWNĘTRZNEJ POWINNO ZAWIERAĆ NASTEPUJĄCE ELEMENTY:




  • Stwierdzenie stanu istniejącego (co jest?),

  • Kryteria (co powinno być?),

  • Skutek (co z tego co jest wynika?),

  • Przyczyna (dlaczego tak się dzieje?),

  • Zalecenia (co należy zrobić?).

CECHY SPRAWOZDANIA Z AUDYTU (KONTROLI) WEWNĘTRZNEJ:




  • Dokładność i oparcie na faktach (sprawozdanie musi potwierdzać bezstronność, wysoki poziom rzeczowej, merytorycznej i obiektywnej wiedzy kontrolera),

  • Jasność, tak aby nie potrzebne były dodatkowe interpretacje ustne,

  • Kwantyfikacja – większość informacji powinna mieć charakter ilościowy,

  • Zwięzłość, co nie oznacza że sprawozdanie ma być krótkie, ale powinno być trafne i dotyczyć przedmiotu audytu,

  • Rzetelność – nacisk należy położyć na warunki poprawy wyników, a nie na krytykę osób lub zdarzeń z przeszłości,

  • Terminowość,

  • Przypisanie odpowiedzialności do konkretnych osób – wszelkie sprawozdania powinny podawać, kto, jak i kiedy ma podejmować działania naprawcze.



CZEŚCI SPRAWOZDANIA Z AUDYTU





  • Data sprawozdania, do kogo jest ono adresowane, tytuł lub temat audytu oraz nazwiska audytorów,

  • Opis celu audytu, zakresu prac kontrolnych, czasu objętego audytem, zastosowane metody audytu,

  • Ustalenia i zalecenia oraz odpowiadające im terminy wykonania i nazwiska (lub funkcje) osób odpowiedzialnych za wykonanie zaleceń,

  • Załączniki,

  • Streszczenie audytu,

  • Podpisy audytorów,

  • Lista osób otrzymujących sprawozdanie z przeprowadzenia audytu.


KTO MOŻE BYĆ AUDYTOREM WEWNĘTRZNYM W POLSCE





  • Osoba mająca obywatelstwo polskie,

  • Pełną zdolność do czynności prawnych,

  • Nie była karana,

  • Ma wyższe wykształcenie,

  • Zdała egzamin przed Państwową Komisją Egzaminacyjną.



ZAGADNIENIA NA EGZAMIN NA AUDYTORA





  • Proces audytu,

  • Normy audytu,

  • Wiedza z zakresu administracji publicznej,

  • Wiedza z zakresu zarządzania finansami, rachunkowości i kontroli,

  • Socjologiczne i psychologiczne aspekty pracy audytora (komunikowanie się, organizacja pracy własnej itp.)




©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna