Analiza Systemów Biznesowych



Pobieranie 1,63 Mb.
Strona2/8
Data24.02.2019
Rozmiar1,63 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8

2. Opisywanie i dokumentowanie poszczególnych procesów

Po określeniu wejść i wyjść procesu można sporządzić graficzny model procesu, czyli stworzyć jego mapę. Mapę można sporządzić na kilku poziomach szczegółowości, w przypadku naszej metodologii będzie to: proces, działalność, zadanie. Tworzenie jej polega na naniesieniu graficznych symboli reprezentujących wyżej wymienione elementy oraz określeniu powiązań między nimi. Każde zadanie realizowana jest przez pracownika na określonym stanowisku pracy z wykorzystaniem zasobów, co znajduje odzwierciedlenie na diagramie.



3. Dokumentowanie charakterystyk procesów – karta procesu.

Podejście procesowe wymaga nie tylko zidentyfikowania procesów, ale również ich zarządzania i doskonalenia. Aby móc nadzorować te działania niezbędne jest określenie oraz dokumentowanie elementów procesów. Do tego zwykle wykorzystuje się następujące elementy charakterystyki procesów:



  • cele i wskaźniki procesów

  • identyfikację wejść i wyjść z procesu

  • schemat procesu: działalności

  • diagram procesu: uczestnicy + opis zadań

  • określenie uprawnień i odpowiedzialności dla uczestników w ramach wykonywanych przez nich zadań

  • zagrożenia dla procesów

  • zapisy

  • dokumenty związane

  • pozostałe wymagania

Procesy z mapy procesów opisuje się bardziej szczegółowo na poziomie Schematu procesu, gdzie prezentujemy wejścia i wyjścia z procesu oraz wstępny podział na działalności. Działalności reprezentują wydzielony obszary funkcjonowania procesu. Stosowanie podziału na działalności podyktowane jest koniecznością uproszczenia i zwiększenia czytelności najbardziej szczegółowego poziomu Diagramu procedury.

Kolejnym elementem opisu procesu jest wskazanie jego uczestników w ramach poszczególnych działalności oraz przypisanie im konkretnych zadań. Graficznie jest to reprezentowane na Diagramie procedury. Uzupełnieniem postaci graficznej jest opis słowny poszczególnych zadań oraz wskazanie odpowiedzialności i uprawnień poszczególnych uczestników w ramach przypisanych im zadań. Na tym poziomie opisu pokazujemy zapisy i dokumenty związane, jakie powstają w czasie funkcjonowania procesu, określamy miejsca i okresy ich przechowywania, osoby nadzorujące, kto ma do tych dokumentów dostęp.



Diagram procesów składa się ze składników, których znajomość jest niezbędna do prawidłowego zbudowania i właściwego zrozumienia modelu procesów.

JEDNOSTKA ORGANIZACYJNA (ang. Organization Unit)
Podczas modelowania procesów okazuje się, że dany proces wymaga zaangażowania różnych grup ludzi bądź organizacji. W diagramie przepływu procesów można zdefiniować tzw. jednostki organizacyjne, mogące oznaczać osobę, grupę osób lub organizację, które są odpowiedzialne za wykonywanie pewnych konkretnych czynności w przedsiębiorstwie.

Diagram przepływu procesów daje również możliwość zobrazowania struktury jednostek organizacyjnych.

Dzięki temu:

- można wyodrębnić niezależne od siebie jednostki organizacyjne

oraz

- jeśli w danej organizacji istnieje pewna hierarchia jednostek organizacyjnych,



istnieje możliwość określenia jednostek nadrzędnych i podrzędnych.

To, jaka jednostka będzie odpowiedzialna za daną czynność w przedsiębiorstwie, można zilustrować poprzez umieszczenie na poziomie danej jednostki organizacyjnej kroku procesu opisującego tę czynność.



Zobrazowane jest to na poniższym rysunku.

KROK PROCESU (ang. Process Step)
Każdy proces biznesowy składa się z szeregu pojedynczych zadań opisujących poszczególne następujące po sobie czynności, które w sumie tworzą dany proces. W diagramie przepływu procesów pojedyncze zadanie jest nazywane krokiem procesu. Krokami procesu są:

- czynności związane z zapisywaniem bądź odczytywaniem informacji;

- punkty decyzyjne, na etapie których podejmowana jest decyzja jaką, ścieżką danego procesu iść;

- tworzenie raportów.



Z poszczególnymi wyżej wymienionymi typami kroków procesów jest ściśle związana symbolika używana podczas tworzenia diagramu przepływu procesów.
Poniżej przedstawiony jest symbol opisujący ogólny krok procesu (ang. Process Step):


Symbol nazywany wejściem danych (ang. Data Entry), reprezentujący zdarzenie związane z czynnością powodującą zapis bądź modyfikację informacji wygląda następująco:

Jeśli w procesie istnieje możliwość wyboru, którą ścieżką procesu iść, wówczas mamy do czynienia z punktem decyzyjnym (ang. Decision Point), którego symbol wygląda następująco:



Często zdarza się, że jakiś proces zachodzący w przedsiębiorstwie musi lub może skończyć się jakąś dokumentacją, raportem (ang. Report). Taki krok opisany jest za pomocą poniższego symbolu:




1   2   3   4   5   6   7   8


©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna