18 lipca 2007 roku



Pobieranie 60,25 Kb.
Data18.06.2018
Rozmiar60,25 Kb.




Sygnatura:

KWiA-I-0914/4/07

Opole dnia:

18 lipca 2007 roku

Wnioski pokontrolne




Numer kontroli


6/07

Termin przeprowadzenia kontroli

10.04.2007r. – 16.05.2007r.

Jednostka Kontrolowana

Dom Pomocy Społecznej dla Kombatantów

w Opolu


Organ sprawujący nadzór nad jednostką kontrolowaną

Prezydent Miasta Opola

Imię Nazwisko oraz stanowisko służbowe kierownika Jednostki Kontrolowanej

Leszek Krzyżanowski

dyrektor


Imię Nazwisko oraz stanowisko służbowe członków zespołu kontrolnego

Izabela Dziewulska- Gaj – główny specjalista

w WKWiA


Monika Pijanka – podinspektor w WKWiA Katarzyna Osiecka – starszy specjalista w WO

Zakres kontroli:

  1. Sprawy kadrowe

  2. Gospodarowanie środkami publicznymi



Cele:

    1. Ocena prawidłowości realizacji zadań kadrowych.

    2. Ocena gospodarności celowości w realizacji zadań finansowych


Metody:

  1. Analiza dokumentacji

  2. Testy

  3. Wyjaśnienia pisemne i ustne do protokołu



  1. Uwagi i wnioski do ustaleń kontroli




Akta kadrowe

Zbadano wszystkie akta osobowe pracowników pod kątem zgodności z obowiązującymi wymogami prawnymi.

Ustalono następujące nieprawidłowości:


  • brak aktualnych badań lekarskich (13%)

  • brak informacji wymaganej zgodnie z art. 29 § 3 Kodeksu pracy (64%)

  • niekompletność poszczególnych części akt osobowych w Części A (45%), B (62%), C (77%),

  • nieprawidłowa numeracja akt w Części A (42%), B (62%), C (76%),

  • dokumenty ułożone w niewłaściwej części akt (dot. wszystkich przypadków z Części C- 95%),

  • dokumenty wymieniane we wszystkich wykazach były nieidentyfikowalne

  • kserokopie nie potwierdzone za zgodność z oryginałem (92%),

  • w aktach osobowych znajdują się oryginalne dokumenty (10%),

  • brak chronologii (20%).

Aneksy

Podpisano aneksy do umów o pracę , które naruszały obowiązujące przepisy prawne lub nie należały do materii objętej umową o pracę, bądź ustalenia wyraźnie ingerujące w prawa i wolności pracownika, naruszające jego prywatność.



Zatrudnianie specjalistów i premie

Dokonano analizy zatrudnienia 3 specjalistów. Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie zapłaty za usługi. (Tab. 1 Protokołu kontroli).

W wyniku badania umów stwierdzono problemy z realizacją świadczenia dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)), które były efektem wewnętrznych personalnych nieporozumień pomiędzy kierownictwem Domu. Podobna sytuację stwierdzono przy zatrudnieniu (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)).

Zatrudniony na umowę o pracę (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) nie odnotowywał swojej obecności w listopadzie 2006r. na liście obecności. Nie ustalono godzin pracy oraz nie opracowano zakresu czynności. Z akt wynika, ze nie wypracował wymaganej normy miesięcznej oraz wykorzystał urlop w ilości dni przekraczających urlop należny. W aktach osobowych stwierdzono brak karty urlopowej, pomimo wykorzystania urlopu.

Premie za miesiąc grudzień 2006r. zostały przyznane 3 osobom, które zgodnie z obowiązującym Regulaminem premiowania nie kwalifikowały się do jej otrzymania.

Wnioski premiowe za grudzień 2006r. zostały zatwierdzone po wypłacie pierwszej transzy premii.


Czas pracy

Podczas kontroli stwierdzono:



  • niezgodne z ogólnymi przepisami prawnymi uregulowania Regulaminu pracy, bo dopuszczające przekroczenie ustalonego wymiaru czasu pracy,

  • stosowanie równoważnego czasu pracy dla pielęgniarek i opiekunów, pomimo braku stosownych uregulowań wewnętrznych w tym względzie,

  • nie stosowano rygorów prawnych związanych z równoważnym czasem pracy,

  • brak harmonogramów czasu pracy dla każdego pracownika.

Sporządzane rozkłady pracy i rozliczenia godzin pracy uniemożliwiają kontrolę czasu pracy.


Biorąc pod uwagę dokumentację dot. czasu pracy nie istnieje w ogóle możliwość sprawdzenia, czy wnioski o nadgodziny były zasadne, czy prawidłowo naliczono godziny nadliczbowe oraz czy istniała konieczność zlecania pracy w godzinach nadliczbowych (Tab. nr 2 Protokołu kontroli).
Ponieważ przedstawione do skontrolowania dokumenty z zakresu czasu pracy (rozkłady pracy i rozliczenia godzin pracy pielęgniarek, opiekunów i pokojowych) prowadzone są w całości nieprawidłowo nie było możliwości kontroli rozliczenia czasu pracy ( w tym rozliczenia nadgodzin).

Przekazywanie stanowisk pracy

Pracownik na (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) przed odejściem z pracy (do 31.03.2007r.) nie przekazał dokumentacji. Powyższe uczynił dopiero w dniu 8.05.2007r. po zatrudnieniu przez pracodawcę innego pracownika

Podczas dodatkowego zatrudnienia na czas sporządzenia list płac za kwiecień nie rejestrował swojej obecności w zakładzie pracy, przebywał także po godzinach pracy administracji w jednostce.

Książeczka ubezpieczeniowa dla jednego z pracowników DPS została wydana dopiero po upływie 1,5 miesiąca od dnia złożenia wniosku.



Zastępstwa

Na stanowisku (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) od dnia 12.05.2007r. do dnia 12.07.2007r. nie było obsady do pełnego zakresu obowiązków.



Szkolenia

Udzielanie urlopów szkoleniowych odbywało się bezumownie.

Decyzje dyrektora o przyznaniu urlopu przekazywano ustnie.

Czas wykorzystany na urlop szkoleniowy był płatny przez pracodawcę, co jest niezgodnie z obowiązującymi przepisami, nakazującymi traktować ten urlop jako bezpłatny.

Dyrektor nie wymagał zaświadczeń o odbywaniu nauki.

Brak ewidencji osób korzystających z dofinansowania.

Jeden pracownik poinformował, że otrzymał urlop dopiero po skardze do prezydenta Miasta Opola, natomiast inny pracownik otrzymał decyzje o urlopie już po zakończeniu szkolenia.

Programy komputerowe

W dniu 15.03.2007r. DPS zapłacił fakturę za nowy program kadrowo-płacowy na kwotę 10.797,00 zł. Nie podpisano umowy licencyjnej na korzystanie z tego programu.




Telefony służbowe

W DPS dyrektor i (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) posiadają telefony służbowe.

Brak umów na korzystanie z telefonów służbowych.

Dyrektor oświadczył, że reguluje rachunki za wykonane z telefonu służbowego rozmowy prywatne.



Samochód służbowy

Korzystanie przez (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) z samochodu służbowego następuje wyłącznie na podstawie umowy o pracę. Nie istnieją żadne dodatkowe umowy w tym względzie.

Sposób korzystania z samochodu służbowego nie został w żaden sposób uregulowany w DPS.

Karty pojazdu prowadzono do kwietnia 2005r., a następnie od stycznia 2006r.

Od lipca 2006r. dyrektor wprowadził obowiązek sporządzania miesięcznych raportów dyspozytorskich za korzystanie z samochodu służbowego.

Stwierdzono bałagan w rozliczaniu samochodu służbowego.

Karty pojazdu prowadzone były nierzetelnie.


Gospodarka finansowa

Nieprawidłowo klasyfikowano w § 4300 - zakup usług pozostałych - usługi konserwatorskie i naprawy środków transportu, konserwacje dźwigów i instalacji gazowej oraz remonty bieżące maszyn i sprzętu. Zgodnie z obowiązująca klasyfikacją paragrafów winny być rozliczane w § 4270 – zakup usług remontowych.


Nieprawidłowo klasyfikowano zakupione książki w § 4210 – zakup materiałów i wyposażenia. Zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami winny być ewidencjonowane w § 4240 – zakup pomocy naukowych.
Wypłacany tytułem używania auta prywatnego do celów służbowych ryczałt był nieprawidłowo ewidencjonowany w § 4300 – zakup usług pozostałych. Zgodnie z przepisami winien być ewidencjonowany w § 4410 – podróże służbowe krajowe.
Przychody osiągnięte z tytułu odsetek, które zgodnie z obowiązującymi przepisami winny być ewidencjonowane w § 092 – pozostałe odsetki, były ewidencjonowane w § 083 – wpływ z usług.

Przychody osiągnięte z tytułu otrzymanych darowizn pieniężnych były ewidencjonowane w § 083 – wpływy z usług. Zgodnie z przepisami winny być ewidencjonowane w § 096 – otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej.


Podczas analizy rocznego sprawozdania RB-28S za 2006 r. stwierdzono, że w § 4220 nastąpiło przekroczenie planu o kwotę 381,16 zł.
Jednostka posiadała dwa rachunki bankowe dotyczące zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, co jest niezgodne z art. 6 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych
Nieterminowo przekazywano środki na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. W terminie do 31 maja 2006 r. przekazano na dwa rachunki bankowe łącznie 20.000,00 zł. Ustalono, że winno być przelane 75 % równowartości odpisu, czyli 37.500,00 zł. Takie postępowanie jest niezgodne z art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dokonano wydatku na zakup kwiatów, co jest niezgodne z art. 2 pkt. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Dokonano przedpłat tytułem przyszłych usług oraz zakupu towarów na łączną kwotę 39.154,41 zł. Operacje te były wykonane bez żadnego dokumentu (faktury, rachunku, noty). Postępowanie takie jest nieprawidłowe, ponieważ zgodnie z art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. W tym przypadku przekazanie środków budżetowych kontrahentom nastąpiło bez uprzednio zaciągniętych zobowiązań oraz bez uprzedniego wykonania usług. Postępowanie takie naraziło jednostkę na możliwość poniesienia strat w przypadku niewykonania usługi przez danego kontrahenta bądź zaprzestania przez niego działalności.
W dniu 28.11.2006 r. dyrektor DPS-u zawarł umowę z (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) tytułem ochrony obiektu. Zgodnie z § 3 pkt. 3 zawartej umowy wykonawca wystawia fakturę VAT za wykonaną usługę jeden raz w miesiącu, natomiast DPS jest zobowiązany do zapłaty faktury w terminie 30 dni po jej otrzymaniu. W wyniku kontroli dokumentów księgowych stwierdzono, że w miesiącu grudniu 2006 r. firma ochroniarska wystawiła dwie faktury:

  • z dnia 28.12.2006 r. na kwotę 5.359,02 zł (za ochronę obiektu w miesiącu grudniu 2006),

  • z dnia 30.12.2006 r. na kwotę 6.000,00 zł (tytułem zaliczki na poczet usług ochrony, które miały być wykonane dopiero w styczniu i lutym 2007 r.).

Środki za ww. faktury zostały przelane w dniu 28.12.2006 r. W przypadku faktury na kwotę 6.000,00 zł środki przekazano na dwa dni przed wystawieniem faktury.
Stwierdzono, że w czterech przypadkach zostało przekroczone „pogotowie kasowe” , które zostało ustalone zarządzeniem Dyrektora DPS-u w wysokości 4.000,00 zł.
Sprawdzono terminowość rozliczania pobranych zaliczek gotówkowych. Ustalono, że w kontrolowanej jednostce nie ma opracowanej procedury dotyczącej zaliczek. W 2006 r. zostało wypłaconych sześć zaliczek, z czego dwie zaliczki były stałe. W dwóch przypadkach znacznie przekroczono termin rozliczenia zaliczki, natomiast w pozostałych dwóch na wniosku o zaliczkę brak było wskazania terminu rozliczenia. Zaliczki były ujmowane w księgach rachunkowych pod jednym wspólnym kontem rozrachunkowym 234, co jest niezgodne z zapisem art. 17 ustawy ust. 1 pkt. 3 o rachunkowości, który stanowi, iż konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla rozrachunków z pracownikami.
Skontrolowano terminowość wypłaty wynagrodzeń. W zakresie tym nieprawidłowości nie stwierdzono.


  1. Osoby odpowiedzialne

Leszek Krzyżanowski - dyrektor DPS



Bernadeta Ogórek – główna księgowa DPS


  1. Proponowane zalecenia




    1. Poprawić akta osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami.

    2. Wycofać aneksy do umów o pracę, które naruszają obowiązujące przepisy prawne.

    3. Nadzorować obecność pracowników w pracy.

    4. Na bieżąco ustalać godziny i czas pracy pracowników w niepełnym wymiarze czasu pracy.

    5. Zaprowadzić brakujące karty urlopowe.

    6. Udzielać premii zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz zgodnie z postanowieniami Regulaminu premiowania obowiązującego w DPS.

    7. Rozliczać czas pracy zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami prawnymi.

    8. Wprowadzić harmonogramy czasu pracy, rozkłady pracy i rozliczenia godzin pracy.

    9. Zwiększyć nadzór nad przestrzeganiem trybu przekazywania stanowisk pracy.

    10. Sprawy pracowników załatwiać niezwłocznie.

    11. Przy ustalaniu zastępstw zabezpieczyć zastępstwo do wszystkich czynności wykonywanych na danym stanowisku.

    12. Zakupić licencję do programów komputerowych.

    13. Wdrożyć w DPS procedury korzystania z telefonu służbowego.

    14. Wdrożyć w DPS procedury korzystania z samochodu służbowego.

    15. Kontrolować rozliczenia korzystania z samochodu służbowego.

    16. Dla wydatków jednostki stosować prawidłową klasyfikacje budżetową zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.).

    17. Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych przekazywać na jeden wyodrębniony rachunek bankowy zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

    18. Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych przekazywać w terminach zgodnych z ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

    19. Środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wydatkować zgodnie z zapisami art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

    20. Ściśle przestrzegać zasady dokonywania wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym DPS-u.

    21. Zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy o finansach publicznych wydatki dokonywać w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Przy czym należy wziąć pod uwagę, iż zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 20 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. - przez zobowiązanie rozumie się wynikający z przeszłych zdarzeń obowiązek wykonania świadczenia o wiarygodnie określonej wartości, który spowoduje wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów jednostki.

    22. Za wykonane usługi dokonywać przelewów w terminach ustalonych zgodnie z wcześniej zawartymi umowami.

    23. Opracować procedurę dotyczącą rozliczeń pobieranych przez pracowników zaliczek pieniężnych.

    24. Na wniosku o zaliczkę każdorazowo wskazywać termin rozliczenia pobranej gotówki.

    25. Bezwzględnie przestrzegać terminów rozliczenia pobranych zaliczek pieniężnych.

    26. Przestrzegać zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020) oraz zasad wyrażonych w art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości - rozliczenia z pracownikami DPS-u księgować za pośrednictwem analitycznych kont rozrachunkowych – 234.

    27. Nie przekraczać ustalonego w zarządzeniu Dyrektora jednostki pogotowia kasowego.


Termin wykonania zalecenia: do dnia 30 sierpnia 2007 r.



  1. Adresat wystąpienia pokontrolnego:


Dyrektor Domu Pomocy Społecznej dla Kombatantów w Opolu

Ponadto:
Zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych odpowiedzialnym za całość gospodarki finansowej jest kierownik jednostki. Stwierdzone w trakcie kontroli istotne nieprawidłowości, w tym także w zakresie gospodarowania środkami budżetowymi, świadczą o braku należytego sprawowania nadzoru nad działalnością kontrolowanej jednostki. Charakter i zakres stwierdzonych nieprawidłowości może stanowić podstawę do wyciągnięcia konsekwencji służbowych łącznie z rozważeniem możliwości odwołania dyrektora z pełnionej funkcji.

W związku z powyższym proponuje się wydać zalecenie Zastępcy Prezydenta Miasta Opola nadzorującemu kontrolowaną jednostkę opracowania i przedstawienia Prezydentowi Miasta wniosku w sprawie określenia rodzaju konsekwencji służbowych wobec dyrektora Domu Pomocy Społecznej dla Kombatantów.




  1. Adresat wystąpienia pokontrolnego:


Zastępca Prezydenta - Pan Janusz Kwiatkowski



Sporządził:

(Kontrolujący)


Data:

Sprawdził:

(Główny Specjalista)


Data:



Zatwierdził:

(Naczelnik Wydziału)

Data:



Uwagi Naczelnika WKWiA:

.................................................................................................................


.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................



Akceptuję wnioski i zalecenia:

(Prezydent)
Data:


Uwagi Prezydenta:
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
................................................................................................................



©operacji.org 2017
wyślij wiadomość

    Strona główna